Chuyên đề Tổ chức dữ liệu hệ thống kế toán

LOGO Chuyên đề 2 Tổ chức dữ liệu hệ thống kế toán Nguyễn Bích Liên 1Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên Mục tiêu You can briefly add outl ine of this slide page in this text box. 1. Hiểu các cách tổ chức dữ liệu kế toán 2. Hiểu nguyên tắc tổ chức dữ liệu & tích hợp dữ liệu (theo cấu trúc quan hệ) 3. Hiểu các phương pháp mã hóa dữ liệu 4. Ảnh hưởng của tổ chức dữ liệu tới kế toán 2Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên Nội dung Tổ chức dữ liệu kế toán I Qui trình Xử lý dữ liệuII Mã hóa dữ liệu III Thảo luận ảnh hưởng của tổ chức dữ liệu tới hệ thống thông tin kế toán IV 3Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên V Tích hợp mô hình tổ chức dữ liệu - sơ đồ REA I. Tổ chức dữ liệu kế toán Khái niệm tổ chức dữ liệu1 Các mô hình tổ chức dữ liệu kế toán2 3 4Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên Tổ chức dữ liệu mô hình E-R- REA Khái niệm tổ chức dữ liệu Tổ chức dữ liệu là việc sắp xếp các dữ liệu của hệ thống theo những nguyên tắc nhất định tại các nơi lưu trữ dữ liệu. • Dữ liệu: 5Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên • Cơ sở dữ liệu: là tất cả các dữ liệu của một tổ chức (hay một phạm vi nào đó) được sử dụng trong hệ thống xử lý thông tin của tổ chức hay phạm vi đó Trong môi trường KT bằng tay, dữ liệu được lưu trữ ở đâu? Trong môi trường bằng máy, dữ liệu được lưu ở đâu? Theo nguyên tắc nào? Tổ chức dữ liệu  Về mặt logic các dữ liệu trong CSDL được sắp xếp: Ký tự -> vùng dữ liệu -> mẩu tin- tập tin dữ liệu -> CSDL Nguyễn Bích Liên 6Ch2. Tổ chức dữ liệu Kế toán bằng tay Kế toán bằng máy Ví dụ Ký tự Vùng dữ liệu Tập tin dữ liệu Cơ sở dữ liệu  Các tập tin trong CSDL có quan hệ với nhau theo những nguyên tắc nhất định. Ví dụ ? Sự phát triển của kỹ thuật CSDL Nguyễn Bích Liên 7Ch2. Tổ chức dữ liệu Mốc Sự kiện Kỹ thuật CSDL (trích GeorgeH.Bodnar, William S.Hopwood-AIS) 1960s Máy tính lớn (mainframe) Hệ thống tập tin Máy tính như một nơi chứa các tập tin. 1960s Hệ quản trị CSDL (DBMS) Quản trị CSDL (database management) Chuẩn hóa lưu trữ, xử lý và truy cập dữ liệu 1960s Dịch vụ thông tin trực tuyến Quản trị văn bản (text managemant) CSDL gồm các văn bản, (từ tạp chí, báo), hình ảnh, giọng nóiv.v. Người sử dụng truy cập qua HT dịch vụ mạng trực tuyến 1970s Hệ chuyên gia (expert systems) Suy luận, suy đoán CSDL về các qui luật ra quyết định, logic ra quyết định 1970s Lập trình hướng đối tượng 1980s Hypetext systems Tìm kiếm thông qua các kết nối trong CSDL 1990s Intelligent database systems Kết hợp tất cả các kỹ thuật trên Các kỹ thuật CSDL trong kế toán Nguyễn Bích Liên 8Ch2. Tổ chức dữ liệu  Tổ chức dữ liệu kế toán thủ công thế nào? Tập trung loại dữ liệu gì? Kế toán đã sử dụng các mô hình tổ chức dữ liệu nào? Trong điều kiện ứng dụng CNTT ra sao? Mô hình sổ kế toán Tập tin thông thường Hệ quản trị CSDL Sử dụng kế toán thủ công Phần mềm ứng dụng & dữ liệu gắn chặt với nhau; trùng lặp, không chuẩn hóa. Phần mềm ứng dụng & dữ liệu độc lập Hệ thống máy tinh lớn (mainframe) Sổ theo thời gian- đối tượng Hệ quản trị CSDL: Tổ chức tập tin thông thường theo từng ứng dụng Nguyễn Bích Liên 9Ch2. Tổ chức dữ liệu Sự kiện A (VD đặt hàng) Chương trình ứng dụng 1- (ví dụ bán hàng) Đối tượng B (VD hàng tồn kho) Đối tượng C (VD kh.hàng) Chương trình ứng dụng 2- (ví dụ hàng tồn kho) Sự kiện E (vd xuất kho) Đối tượng B (VD HTK) Sự kiện D (VD nhập kho) Người sử dụng  Được sử dụng trong môi trường Dữ liệu lưu trữ riêng biệt theo từng ứng dụng. Nhược điểm? Tổ chức theo hệ quản trị CSDL Nguyễn Bích Liên 10Ch2. Tổ chức dữ liệu Cơ sở dữ liệu Sự kiện A, đối tượng B, C. Sự kiện D, E, F … Module bán hàng Module gửi hàng Module….. …. Đặc điểm của mô hình tổ chức dữ liệu này Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Truy vấn dữ liệu (DQL- Data Query Language) • Tạo thông tin, báo cáo theo yêu cầu người sử dụng DBMS là phần mềm quản lý dữ liệu. Chức năng Thế nào là hệ quản trị CSDL? Nó thực hiện những công việc gì? Tại sao cần hệ quản trị CSDL? Xử lý dữ liệu (DML- data manipulation language) • Cập nhật dữ liệu • Sửa dữ liệu • Nhập dữ liệu • Trích dữ liệu Tổ chức dữ liệu (DDL- Data Description Language) Định nghĩa cấu trúc CSDL: • Tên của DL • Kiểu dữ liệu • Độ dài DL 11Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL)- DBMS Nguyễn Bích Liên 12Ch2. Tổ chức dữ liệu Người sử dụng 1 Người sử dụng 2 Người sử dụng 3 DBMS kế toán DBMS kế toán DBMS kế toán Schema or (database model) Database Kiến trúc của Cơ sở dữ liệu Nguyễn Bích Liên 13Ch2. Tổ chức dữ liệu Có 3 mức độ kiến trúc của Cơ sở dữ liệu Khái niệm CSDL Sử dụng CSDL Báo cáo mong muốn Thông tin cần hiển thị Mô hình cấu trúc dữ liệu: • Hình cây hay gọi là phân cấp • Mạng • Quan hệ • Hướng đối tượng DL lưu trữ thực sự theo cách để có Phương pháp truy cập : • Trình tự • Trình tự có chỉ mục (indexed sequencial) • Trực tiếp Sử dụng công cụ hỗ trợ mô tả (tùy mô hình cấu trúc dữ liệu) E-R; OMT (object orientation modeling technique)… Mô hình dữ liệu khái niệm: mối liên kết thực thể - entities relationship Nguyễn Bích Liên 14Ch2. Tổ chức dữ liệu Mô hình mối liên kết thực thể là công cụ mô tả mối quan hệ giữa các thực thể (các đối tượng cần thu thập và lưu trữ thông tin) trong CSDL. Mô hình dữ liệu Thực thể gì? Đối tượng cần thu thập và lưu trữ thông tin Thuộc tính của thực thể (tính chất của thực thể) • Thuộc tính mô tả • Thuộc tính tên gọi- khóa chính: duy nhất Để phân biệt: • Thuộc tính liên kết- khóa ngoại: Dùng liên kết giữa các tập thực thể. Mối quan hệ/liên kết giữa các thực thể 1:1 1- nhiều nhiều - nhiều Mô hình dữ liệu cấp khái niệm: mối liên kết thực thể entities relationship Nguyễn Bích Liên 15Ch2. Tổ chức dữ liệu Thực thể 1 Thuộc tính 2 Thuộc tính 1 Thuộc tính … Thực thể 2 Thuộc tính 2 Thuộc tính 1 Thuộc tính …  Ký hiệu Mô hình E-R ứng dụng trong kinh tế/kế toán  Trong kinh tế và kế toán, các thực thể (entities) được phân thành các nhóm theo mô hình REAL Nguyễn Bích Liên 16Ch2. Tổ chức dữ liệu • Nguồn lực (Resources): TS DN sở hữu • Vị trí (Locations): xẩy ra sự kiện, nơi lưu nguồn lực, nơi/vị trí tác nhân • Sự kiện (Events): • Tác nhân/đối tượng tham gia (Agents) Mô hình E-R ứng dụng trong kinh tế/kế toán Nguyễn Bích Liên 17Ch2. Tổ chức dữ liệu Sự kiện Nguồn lực Vị trí (nếu cần) Tác nhân bên trong Tác nhân bên ngoài (nếu cần) Sự kiện Nguồn lực Tác nhân bên trong Tác nhân bên ngoài (nếu cần) Cấu trúc dữ liệu: cấp logic – cấu trúc quan hệ - relational structures  Các dữ liệu trong CSDL được lưu trữ dưới dạng bảng dữ liệu 2 chiều: cột, dòng Nguyễn Bích Liên 18Ch2. Tổ chức dữ liệu MAÕ KH TEÂN KH ÑÒA CHÆ SOÁ DÖ 01 Nguyeãn Vaên A xxxx 300 02 cty TNHH Hoa Huyeàn xxxx 500 SOÁ HÑ MAÕ KH NGAØY BAÙN HAØNG ÑK THANH TOAÙN 101 01 15/09 1 102 02 20/9 2 103 01 25/10 1 SOÁ HÑ MAÕ HAØNG SOÁ LÖÔÏNG 101 216 100 101 218 200 101 217 150 102 218 420 103 216 300 103 217 200 MAÕ HAØNGÕ TEÂN HAØNG HOÙA ÑÔN GÍA 216 Vaûi luïa 100,000 217 Vaaûi coton 40,000 218 Vaûi boá 20,000 KHAÙCH HAØNG Costomer Relation BAÙN HAØNG Sale Relation CHI TIEÁT BAÙN HAØNG (Detail Sale Relation) HAØNG HOÙA -GIAÙ VOÁN(goods Relation) Mô hình E-R ứng dụng trong kinh tế/kế toán Nguyễn Bích Liên 19Ch2. Tổ chức dữ liệu Mối liên kết giữa các thực thể mô tả vấn đề gì? Tập trung vào các khía cạnh hoạt động kinh tế hay tập trung vào ảnh hưởng tới TK kế toán?  Dựa vào đâu xác định các thực thể? Dựa vào đâu xác định các thuộc tính thực thể? Dựa vào đâu xác định mối liên kết giữa các thực thể?  Cách tiếp cận để phân tích HĐ kinh tế nhằm xây dựng mô hình REA? Cấu trúc dữ liệu: cấp vật lý Ở cấp độ vật lý, các bảng dữ liệu được lưu trữ trong hình thức các files dữ liệu phù hợp với các kiểu truy cập dữ liệu:  Trình tự  Trình tự có chỉ mục  Truy cập trực tiếp Nguyễn Bích Liên 20Ch2. Tổ chức dữ liệu  Các files dữ liệu sự kiện gọi các tập tin nghiệp vụ (transaction files), các files đối tượng, nguồn lực, vị trí được gọi là tập tin chính (master file). Các loại tập tin dữ liệu trong xử lý kế toán Nguyễn Bích Liên 21Ch2. Tổ chức dữ liệu  Có 4 kiểu tập tin được dùng ghi chép liên quan kế toán  Tập tin nghiệp vụ (transaction files): Ghi nhận sự kiện kinh tế, là căn cứ cập nhật tập tin chính. VD?  Tập tin chính (Master files): o Các tập tin đối tượng tác nhân, nguồn lực, vị trí. o Các tập tin chứa dữ liệu kế toán: tập tin kiểm soát sổ cái (General Ledger Control Accounts) Các loại tập tin dữ liệu trong xử lý kế toán Nguyễn Bích Liên 22Ch2. Tổ chức dữ liệu  Có 4 kiểu tập tin được dùng ghi chép liên quan kế toán  Tập tin tham chiếu (Reference files): tập tin lưu trữ dữ liệu tiêu chuẩn (Chính sách) cho việc xử lý nghiệp vụ. Vì dụ: biểu thuế; Giá bán; Danh sách các nhiệm vụ/ công việc của nhân viên; Giới hạn bán chịu v.v..  Tập tin lưu trữ (Archive file): lưu trữ các mẩu tin về các nghiệp vụ kinh tế đã xẩy ra nhằm phục vụ cho các tham chiếu hay truy vấn tiếp tục ở tương lai. Vd các nghiệp vụ được cập nhật sổ cái, các nhân viên đã nghỉ việc, các mẩu tin nghiệp vụ đã hủy, số dư sổ cái kỳ trước. II. Qui trình xử lý dữ liệu Thu thập dữ liệu đầu vào1 Hoạt động Xử lý dữ liệu trên tập tin chính2 3 23Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên Phương pháp xử lý dữ liệu 4 Kết quả xử lý Thu thập dữ liệu Nguyễn Bích Liên 24Ch2. Tổ chức dữ liệu  Thu thập dữ liệu là hoạt động thu thập các DL hoạt động kinh doanh và chuyển dữ liệu thu thập vào hệ thống để thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu Thu thập dữ liệu Nội dung dữ liệu thu thập Phương pháp thu thập DL Yêu cầu kiểm soát DLthu thậpThông tin phục vụ nhu cầu của người sử dụng • Thông tin cơ bản về hoạt động/sự kiện kinh tế • Thông tin nhu cầu đặc biệt • Miệng, điện thoại, quan sát • Giấy tờ: chứng từ • Tự động: thiết bị thu thập DL tự động (POS; bar code reader), Magnetic Ink Character Recognition; Thẻ từ v.v..Tập tin dữ liệu. Xử lý dữ liệu trên tập tin chính Nguyễn Bích Liên 25Ch2. Tổ chức dữ liệu Hoạt động xử lý dữ liệu Thêm dữ liệu adding Cập nhật dữ liệu updating Thay đổi dữ liệu changingThêm mẩu tin mới vào tập tin chính Chuyển dữ liệu tập tin nghiệp vụ vào tập tin chính (thay đổi giá trị thuộc tính giá trị) Thay đổi giá trị thuộc tính mô tả (VD tên, …) Hủy dữ liệu Deleting Bỏ một mẩu tin (VD khách hàng) nếu không còn cần trong CSDL (nếu không còn giao dịch với DN)  Kiểm soát các hoạt động xử lý này: mục tiêu KS, hoạt động KS? Ví dụ hoạt động cập nhật dữ liệu Nguyễn Bích Liên 26Ch2. Tổ chức dữ liệu Tập tin nghiệp vụ Mã KH Kiểu NV Ngày NV Số ch.từ Số tiền 0123 sale 10/01/12 9876 10.000 Tập tin chính Mã KH Giới hạn BC … . Số dư 0123 30.000 18.000 Tập tin chính sau cập nhật Mã KH Giới hạn BC …. Số dư 0123 sale 28.000 Xử lý cập nhật dữ liệu • Kiểm tra dữ liệu chính xác • Tìm kiếm khóa chính tương ứng (match) • Cộng (add) số tiền nghiệp vụ vào số dư hiện hành • So sánh số dư mới và giới hạn bán chịu • Lặp lại bước 1 cho tất cả các nghiệp vụ • In báo cáo Kết xuất - output Nguyễn Bích Liên 27Ch2. Tổ chức dữ liệu  Kết xuất là bước cuối cùng trong qui trình xử lý thông tin Kết xuất Các loại kết xuất Mục đích/nội dung kết xuất Hình thức trình bày • Chứng từ • Báo cáo • Kết quả của một truy vấn nào đó • Thông tin tài chính cho đối tượng bên ngoài • Thông tin kế toán quản trị đối tượng nội bộ: • Lập kế hoạch • Thực hiện hoạt động • Kiểm soát • Đánh giá thực hiện hoạt động, đánh giá thực hiện kế hoạch • Văn bản • Bảng biểu • Đồ thị Kết xuất- tạo nhật ký, sổ cái, các báo cáo  Nhật ký: lấy dữ liệu từ các bảng dữ liệu sự kiện liên quan.  Sổ cái: lấy dữ liệu số dư đầu kỳ từ tập tin lưu trữ sổ cái; Số PS lấy từ các dữ liệu trên bảng sự kiện ảnh hưởng và sồ dư hiện hành từ tập tin chính sổ cái hiện hành. Nguyễn Bích Liên 28Ch2. Tổ chức dữ liệu  Báo cáo: tùy thông tin có thể lấy từ tập tin chính hoặc tập tin nghiệp vụ hoặc kết hợp cả hai Phương pháp Xử lý dữ liệu Nguyễn Bích Liên 29Ch2. Tổ chức dữ liệu  Các hoạt động dữ liệu được thực hiện theo 2 phương pháp xử lý dữ liệu. Xử lý dữ liệu Hoạt động xử lý DL Phương pháp xử lý DL Kiểm soát xử lý dữ liệu • Xử lý theo lô (batch processing): hoạt động cập nhật được thực hiện định kỳ • Xử lý trực tuyến theo thời gian thực (on-line Real- time processing) Kiểm soát hệ thống xử lý Kiểm soát hoạt động xử lý Nguuyễn Bích Liên C2- toå chöùc DL 30 Phương pháp xử lý dữ liệu Xử lý theo lô -Batch Processing Nhập lô nghiệp vụ Sắp xếp tập tin Tập tin ngh.vụ (lơ nghiệp vụ) Cập nhật lơ dữ liệu (định kỳ) Báo cáo 8 5 / •TT chính Tập hợp các chứng từ thành lô Nguuyễn Bích Liên C2- toå chöùc DL 31 Phương pháp xử lý dữ liệu Xử lý theo lô, nhập liệu ngay online -Batch Processing Nhập nghiệp vụ kinh tế Tập tin ngh.vụ (lơ nghiệp vụ) Cập nhật lơ dữ liệu (định kỳ) Báo cáo 8 5 / •TT chính Nguuyễn Bích Liên C2- toå chöùc DL 32 Phương pháp xử lý dữ liệu Xử lý ngay theo thời gian thực Online – Real time Processing Nhập nghiệp vụ kinh tế Tập tin ngh.vụ Cập nhật dữ liệu (thực hiện ngay khi nhập liệu Báo cáo 8 5 / •TT chính Sự khác nhau giữa 2 phương pháp xử lý Nguyễn Bích Liên 33Ch2. Tổ chức dữ liệu Tiêu thức Xử lý theo lô Xử lý theo thời gian thực Thời gian : Hoạt động KD – xử lý thông tin Có khoảng cách thời gian Không có khoảng cách thời gian Nguồn lực Về cơ bản yêu cầu nguồn lực ít hơn: thiết bị, phát triển hệ thống, khả năng (capacity) sử dụng hoạt động máy tính Hiệu quả hoạt động (operational Efficiency) Hiệu quả hơn cho hoạt động xử lý dữ liệu vì xử lý định kỳ, theo khối lượng lớn Kết luận: Khi thiết kế, lựa chọn phương pháp xử lý cần cân nhắc giữa hữu hiệu và hiệu quả xử lý Giải thích hiệu quả hoạt động xử lý thông tin trong xử lý theo lô  Ví dụ: xử lý hoạt động xuất bán hàng/ lập hóa đơn bán hàng. Nguyễn Bích Liên 34Ch2. Tổ chức dữ liệu  Tập tin chính phản ánh sự hoạt động o Hàng tồn kho (mặt hàng bán) o Khách hàng (khách hàng đang giao dịch)  Tập tin chính phản ánh kế toán -GL o Tài khoản doanh thu bán hàng o Tài khoản giá vốn hàng bán o TK hàng tồn kho o Tài khoản phải thu KH  Khi mẩu tin được truy cập để xử lý thì nó sẽ bị HT khóa tạm đối với các truy cập khác Lựa chọn phương pháp xử lý dữ liệu  Tùy mức độ yêu cầu, khả năng nguồn lực và tài chính, HT có thể lựa chọn xử lý theo lô- xử lý theo lô thu thập DL trực tuyến – xử lý theo thời gian thực – hoặc kết hợp tất cả. Nguyễn Bích Liên 35Ch2. Tổ chức dữ liệu  Nguyên tắc: o Thông tin thuộc hệ thống nào cần cập nhật kịp thời thì sử dụng xử lý theo thời gian thực; Thông tin nào có thể cung cấp định kỳ -> lô o Cân nhắc hiệu quả xử lý hoạt động: khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh; o Nếu xử lý theo lô thì cân nhắc số lượng nghiệp vụ/lô (yêu cầu kiểm soát lô nghiệp vụ - lô càng nhỏ càng dễ kiểm soát) III. Tích hợp mô hình tổ chức dữ liệu – Sơ đồ REA Nguyên tắc tích hợp1 Ví dụ minh họa2 36Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên Tích hợp các sơ đồ REA  Các thực thể xuất hiện trong nhiều chu trình .  Inventory xuất hiện trong revenue và expenditure cycles.  Cash disbursements xuất hiện trong expenditure và payroll cycles.  Employees (agent) và cash (resource) xuất hiện trong cả 3 chu kỳ.  Các dư thừa này là cơ sở cho việc kết hợp các chu trình.  Ngoài ra còn lưu ý đến việc điều chỉnh các mối liên kết và nguyên tắc kết hợp các thực thể của sơ đồ REA Nguyễn Bích Liên 37Ch2. Tổ chức dữ liệu Tại sao cần tích hợp các sơ đồ mô hình dữ liệu? Nguyên tắc tích hợp các sơ đồ này thế nào? 38 Mô hình REA cho Revenue Cycle Inventory Call on Customer Take Cust. Order Employees (Salesperson) Customer Employees (Salesperson) Sales Customer Employees (Cashier)Receive CashCash 39 Mô hình REA cho Expenditure Cycle Order InventoryEmployees Suppliers Inventory Receive InventorySuppliers Employees (Cashier) Disburse Cash Cash 40 Mô hình REA cho Payroll Cycle Employees (Supervisor) Disburse Cash Cash Employee Time Time WorkedEmployees (as Payees) 41 42 Employees (Supervisor) Order InventoryEmployees Suppliers Inventory Call on Customer Take Cust. Order Employees (Salesperson) Customer Employees (Salesperson) Sales Receive Inventory CustomerSuppliers Receive Cash Employees (Cashier) Disburse Cash Cash Employee TimeTime Worked Employees (as Payees) Kết hợp các sơ đồ REA của ba chu trình IV. Mã Các loại mã1 Nguyên tắc xây dựng mã2 3 43Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên Ứng dụng mã Nguyeãn Bích LieânC2- toå chöùc 44 Mã Mã số là kết hợp các ký tự theo một trật tự nhất định để mô tả thông tin về đối tượng được mã hóa. Mã số thường được dùng trong thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu. Mã trình tự Các loại mã Mã nhóm Mã gợi nhớ Mã vạch Mã phân cấp Mã khối Nguyeãn Bích LieânC2- toå chöùc 45 Mã trình tự  Ví dụ mã số nhân viên một phòng ban; Mã số chứng từ 1,2,3,4 ; A,B,C v.v..  Đặc điểm mã theo trình tự : là mã số phản ánh các đối tượng theo trình tự nào đó và không phản ánh thông tin chi tiết về đối tượng  Là mã số dùng các ký tự chữ hoặc số tự nhiên theo trình tự tăng dần hoặc giảm dần. Ví dụ 1,2,3; A,B,C  Ưu điểm: KS sự không liên tục nhóm nghiệp vụ  Nhược: o Không phản ánh thông tin chi tiết đối tượng mã o Khó sửa chữa, thay đổi do mức độ ảnh hưởng tới các mã đối tượng khác. Nguyeãn Bích LieânC2- toå chöùc 46 Mã nhóm  Ví dụ mã số nhân viên 01 001 bao gồm nhóm 2 ký tự đầu là mã chỉ phòng ban (KT 01, SX 02); 3 ký tự sau chỉ số thứ tự của NV;  Đặc điểm mã nhóm: mô tả thông tin chi tiết về đối tượng được mã hoá. Việc sửa chữa hoặc thay đổi nội dung của một nhóm thì nội dung các nhóm còn lại không thay đổi  Là mã số bao gồm nhiều nhóm ký tự, vị trí mỗi nhóm ký tự mô tả một loại thông tin về đối tượng được mã hoá. Trong mỗi nhóm người ta dùng mã trình tự để phân biệt từng đối tượng cụ thể.  Áp dụng Nguyeãn Bích LieânC2- toå chöùc 47 Mã phân cấp  Ví dụ mã số điện thoại; Mã số tài khoản kế toán VN  Đặc điểm mã phân cấp: giống mã nhóm  Là một dạng mã nhóm. Trong đó các nhóm thông tin phụ thuộc lẫn nhau và vị trí nhóm bên phải mô tả thông tin phụ thuộc vào thông tin nhóm bên trái. Như vậy mỗi nhóm mô tả một cấp độ thông tin Nguyeãn Bích LieânC2- toå chöùc 48 Mã gợi nhớ Ví dụ mã số gợi nhớ  Đặc điểm mã gợi nhớ: gợi nhớ, phụ thuộc vào ngôn ngữ và văn hóa từng vùng. Dễ tạo lầm lẫn về ý nghĩa Là mã sử dụng các ký tự chữ để gợi nhớ một thông tin nào đó. Ví dụ PX gợi nghĩa“phân xưởng”. Mã gợi nhớ được dùng kết hợp với mã nhóm.  Ứng dụng Nguyeãn Bích LieânC2- toå chöùc 49 Mã vạch Là một dạng mã nhóm nhưng thay vì sử dụng các ký tự thì người ta sử sụng các thanh/vạch hoặc các điểm. Người ta sử dụng độ đậm, nhạt, độ lớn của các thanh/vạch hoặc điểm để mô tả các nội dung thông tin. Phải có thiết bị tạo và đọc mã vạch encoded in Code 128 A series of numbers encoded in UPC encoded in Code 93 encoded in the DataMatrix 2D barcode Nguyễn Bích Liên C2- toå chöùc DL 50 Các nguyên tắc khi xây dựng mã • Có tính chất ổn định lâu dài • Phản ánh đúng và phù hợp với đặc điểm đối tượng được xây dựng mã tại DN • Linh hoạt, dễ sửa chữa, phát triển • Dễ sử dụng Các bước thực hiện xây dựng mã 1. Phân tích thơng tin mong muốn (yêu cầu quản lý), đặc điểm đối tượng XD mã liên quan, kế hoạch phát triển 2. Xác định kiểu mã sử dụng 3. Xây dựng cấu trúc mã 4. Xây dựng bảng mã ví dụ 5. Hồn tất hồ sơ xây dựng mã • Phản ánh đúng và đủ những thông tin mong muốn Nguyeãn Bích LieânC2- toå chöùc 51 Ứng dụng xây dựng hệ thống mã trong hệ thống thông tin kế toán Mã hoá các đối tượng quản lý chi tiết (mã khách hàng, mã kho hàng v.v..)  Mã hoá các chứng từ kế toán (mã số chứng từ )  Mã hoá các đối tượng kế toán (mã tài khoản) Thảo luận  Tổ chức và xử lý dữ liệu đã ảnh hưởng tới hệ thống AIS thế nào? Chức năng xử lý cung cấp thông tin, kiểm soát hệ thống Nguyễn Bích Liên 52Ch2. Tổ chức dữ liệu LOGO Add your company slogan 53Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên