Chuyên đề Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty in tạp chí Cộng Sản

iều khách hàng khó tính nhất. Để phù hợp với tình hình mới, ngày 26/5/1995 Ban Bí thư TW Đảng đã quyết định giao Nhà in về Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản quản lý và ngày 14/11/1995 Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản quyết định đổi tên thành Nhà in Tạp chí Cộng sản. Cùng với việc sắp xếp lại tổ chức, Nhà in tiếp tục được bổ sung thiết bị, phát huy năng lực sản xuất, thu hút thêm nhiều khách hàng, tạo thế đi lên vững chắc. Với những thay đổi cơ bản như đã nêu trên, Nhà in luôn hoàn thành xuất sắc trong mọi hoàn cảnh nhiệm vụ in Tạp chí Cộng sản và một số tạp chí định kỳ quan trọng như Nhân dân hàng tháng, Hoa học trò và đã thu hút được nhiều khách hàng khác. Kể từ năm 1992 đến năm 1995 – năm bắt đầu sự phục hồi của Nhà in thì kết thúc năm 1997 giá trị sản lượng tăng gấp 5 lần. Thu nhập bình quân tăng gấp 4,5 lần. Năm 1998, đánh giá cao thành tích vượt khó đi lên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của Nhà in Tạp chí Cộng sản, kỷ niệm 30 năm ngày thành lập, Nhà in được Nhà nước tặng phần thưởng cao quý: Huân chương lao động hạng nhất. Giai đoạn 1978-nay Ngày 22/1/1998, tức chỉ sau lễ kỷ niệm 30 năm ngày thành lập Nhà in Tạp chí Cộng sản và lễ đón nhận huân chương lao động hạng nhất hai ngày thì trụ sở 38 Bà Triệu của Nhà in được dỡ bỏ để xây lên một trụ sở mới. Và cũng chỉ sau 168 ngày, một trụ sở 5 tầng đàng hoàng, hiện đại đã mọc lên xứng với tầm vóc và sự đổi mới của Nhà in Tạp chí Cộng sản. Từ năm 2000, chuyển về làm việc ở trụ sở mới thì năng lực Nhà in Tạp chí Cộng sản tăng lên đáng kể, không năm nào không có sự đầu tư đổi mới thiết bị, có những thiết bị trị giá nhiều tỷ đồng. Đến thời điểm hiện nay thì hầu hết các bộ phận, các dây chuyền sản xuất đều được đầu tư số thiết bị hiện đại. Ngay phân xưởng sách là một bộ phận thủ công, các công đoạn đều dựa chủ yếu vào đôi bàn tay công nhân thì nay trong tất cả các khâu đều đã được trang bị máy thay thế. Các Nhà in khi tìm hiểu năng lực kỹ thuật thì bao giờ trước hết người ta cũng nhằm vào bộ phận chế bản. Khâu này có hiện đại, tinh xảo, khả năng xử lý các yêu cầu kỹ thuật cao thì sản phẩm mới có chất lượng cao. Thực vậy, phân xưởng chế bản của Nhà in Tạp chí Cộng sản là phân xưởng được đổi mới thiết bị liên tục. Không năm nào là không có trang thiết bị mới, hiện đại. Đến nay đây là phân xưởng chế bản mạnh trong số các Nhà in ở Hà Nội. Phù hợp với xu thế đi lên trong cơ chế thị trường, trong đó đa dạng các loại hình kinh doanh để tăng tổng giá trị sản lượng, năm 2000 Bộ Biên tập và UBND Thành phố Hà Nội quyết định nâng cấp Nhà in thành Công ty in Tạp chí Cộng sản. Năm 2001, Nhà in Tạp chí Cộng sản được cấp trên trang bị cho một máy in rất hiện đại trị giá nhiều tỷ đồng, riêng năm 2003 công ty mua sắm thêm 2 máy in 4 màu, đưa năng lực in nói riêng và vị thế của Nhà in lên thành một Nhà in vào hàng ngũ các Nhà in hiện đại nhất Thủ đô. Dù thiết bị in có hiện đại đến đâu nhưng yếu tố con người mới là quyết định. Nắm bắt được điều đó, dưới sự lãnh đạo của Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản , công tác tuyển dụng, đào tạo rất được Ban lãnh đạo công ty coi trọng. 30% tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty in Tạp chí Cộng sản có trình độ đại học hoặc tương đương. Tất cả các công nhân kỹ thuật được đào tạo nâng cấp thường xuyên và đều đạt trình độ tương đương trung cấp. Công tác công đoàn, đoàn thanh niên và phụ nữ hoạt động đều và có hiệu quả. Trong các năm gần đây kể từ năm 1998, các phong trào của công ty đều đạt danh hiệu tiên tiến hoặc xuất sắc. Trong đó phải kể đến công tác quân sự, phòng chống cháy nổ, an toàn vệ sinh lao động, công tác bảo vệ đưa vị thế của Công ty in Tạp chí Cộng sản lên hàng đơn vị mạnh đồng đều của thủ đô, xứng đáng với uy tín Nhà in của Đảng. Như vậy, Công ty in Tạp chí Cộng sản đã trải qua 37 năm trưởng thành và phát triển. Công ty đã có những đóng góp to lớn trong sự nghiệp phục vụ công tác tuyên truyền của Đảng và hiện nay đã trở thành một Công ty in nổi tiếng ở miền Bắc. 2. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây . Công ty In Tạp chí Cộng Sản có nhiệm vụ chủ yếu là in ấn Tạp chí Cộng Sản và các tài liệu khác của Đảng ,Ngoài ra công ty còn phát hành rất nhiều các loại sách báo ,tạp chí khác như :Nguyệt san Nhân Dân ,Hoa học trò 1,2 Sinh Viên ,Tạp chí Truyền Hình ....Với hơn 30 năm tồn tại và phát triển tập thể lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong công ty không ngừng nỗ lực xâựng công ty ngày càng lớn mạnh có đủ sức cạnh tranh trên thị trường .Thêm vào đó ,Công ty luôn nhân được sự quan tâm của các cấp ,ban ngành đoàn thể mà đặc biệt là Bộ biên Tập Tạp chí Cộng Sản :Hàng năm công ty luôn được cấp máy móc trang thiết bị mới theo kịp xu thế phát triển của khoa học công nghệ .Do đó công ty đã đạt được những thành tịu vượt bậc trong sản xuất kinh doanh .Điều này được minh hoạ qua báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh qua các năm : Bảng 1 :Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu 2000 2001 2002 2003 2004 1.Tổng doanh thu 24.340.527 28.802.611 52.494.613 50.006.476 56.700.000 2.Lợi nhuận thực hiện 2.088.430 2.244.664 2.466.810 3.509.928 3.200.000 3.Nộp ngân sách 1.172.600 1.330.348 2.381.206 2.372.250 1.018.000 4.Tổng số vốn SX-KD 18.642.000 39.650.430 42.725.640 44.103.386 47.105.286 5.Vốn cố định 16.426.000 36.825.658 39.062.744 40.543.066 42.207.106 6.Vốn lưu động 2.824.000 2.824.000 3.560.320 3.560.320 4.898.180 7.Thu nhập bình quân 1.25 1.629 2.069 2.06 2.124 của Công ty in Tạp chí Cộng sản ĐV tính: 1000đ (Nguồn :Phòng TC-HC –TH) Qua biểu trên ta thấy :Nhìn chung kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong các năm qua đều đạt chỉ tiêu năm sau cao hơn năm trước ,doanh thu không ngừng tăng .Tuy nhiên trong năm 2003 doanh thu có giảm đôi chút nhưng lại tiếp tục tăng trong năm 2004 .Điều này thể hiện công ty đã vượt qua được những khó khăn vướng mắc trong năm 2003 và dần đi vào ổn định. Mặt khác ,tổng số vốn công ty đưa vào sản xuất kinh doanh liên tục tăng mạnh qua các năm ,điều này chứng tỏ công ty không ngừng mở rộng quy mô sản xuất ,mở rộng thị trường mục tiêu ,tạo ra nhiều việc cho người lao động ,nâng cao mức sống bằng việc tăng thu nhập bình quân lên tới 2.100.000 đ trong năm 2004 . Để đạt được những thành tịu to lớn đó trước hết phải kể đến sự lãnh đạo sáng suốt của ban lãnh đạo công ty ,sự nỗ lực của các công nhân phân xưởng và sự quan tâm của Đảng ,Nhà nước và các ban ngành chức năng . Một nguyên nhân nữa khiến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty hàng năm đều tăng là do sản phẩm đầu vào, đầu ra hàng năm đều tăng: Đơn vị tính: 1000 tr bảng 2:Sản phẩm hiện vật của Công ty in Tạp chí Cộng sản TT Sản phẩm hiện vật 2000 2001 2002 2003 2004 1 Tạp chí cộng sản (19*27) 79000 103680 149085 155952 2 Nguyệt san nhân dân (19*27) 49000 55000 34695 35006 3 Các loại sách báo khác 334650.9 380000 562136 602000 4 Cộng trang in (19*27) 462650.9 538680 745916 792958 5 Trang in quy đổi ra 13*19 925301.8 1077360 1491832 1585916 (Nguồn :Phòng TC-HC ) 3.Các đặc điểm kinh tế –kỹ thuật có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty In Tạp chí Cộng sản . 3.1 Thị trường tiêu thụ sản phẩm . Mặc dù là cơ quan phục vụ công tác tuyên truyền của Đảng ,nhưng công ty In Tạp chí Cộng sản vẫn tham gia vào thị trường in một cách độc lập và tự quyết .Điều này thể hiện ở việc công ty tự quyết định nhận in thêm loại ấn phẩm nào ,số lượng bao nhiêu ,đơn giá ...Như vậy cũng đồng nghĩa với việc công ty phải cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường . Mặt khác ,đây là một thị trường đầy biến động về giá cả ,vật tư hàng hoá nói chung và vật tư ngành in noi riêng đã ảnh hưởng xấu đến chi phí đầu vào và đương nhiên sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả SX-KD .Đối với công ty In Tạp chí Cộng sản ,ngoài việc phải chịu tác động của những biến động chung đối với ngành in ,còn phải chịu tác động của những biến động riêng .Đó là việc ấn phẩm Tạp chí Cộng Sản – nhiệm vụ chính trị chủ yếu của công ty – giảm từ 36 kỳ xuống còn 24 kỳ trong năm 2004 đã ảnh hưởng đáng kể đến công tác định kỳ của CBCNV trong công ty .Đây cũng là một bài toán khó cho các cấp lãnh đạo của công ty trong việc lựa chọn một chiến lược mới ,lập ra một kế hoạch sản xuất mới cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty . 3.2 Quy trình công nghệ in ấn phẩm Quy trình công nghệ in là một quy trình phức tạp .Để in được một ấn phẩm phải trải qua nhiều công đoạn : Sơ đồ quy trình in một ấn phẩm : In Kiểm Mẫu In can In bìa Bình bản kiểm tra Phơi bản kiểm tra In Kiểm tra ki bông In sản lượng KCS Gia công KCS lần Việc qua nhiều bước ,nhiều công đoạn đòi hỏi phải được theo dõi ,quản lý chặt chẽ từng khâu ,từng công đoạn .Bởi sản xuất theo dây truyền nên các khâu phải có sự phối hợp chặt chẽ ,nhịp nhàng ,trong một khâu có sự cố thì các khâu khác cũng phải ngừng .Để đạt hiệu quả cao ,ban lãnh đạo cần phân chia cấp dưới xuống từng phân xưởng theo dõi sát sao từng công đoạn của quá trình sản xuất . Khác với các sản phẩm khác ,sau khi in xong cần phải có cả một quy trình hoàn thiện sản phẩm : Về công nghệ ,từ trước những năm 1995 ,công ty vẫn sử dụng công nghệ in offset với công nghệ thô sơ ,chủ yếu là thủ công và cần nhiều nhân lực .Đến đầu những năm 2000,công ty đã chuyển từ công nghệ in offset sang công nghệ in tipô .Đây là một bước chuyển biến mạnh mẽ trong công tác sản xuất kinh doanh mà cụ thể hơn là năng suất và sự thay đổi mạnh trong cơ cấu quản lý .Khi áp dụng công nghệ mới ,lượng lao động trực tiếp sẽ giảm do máy móc thay thế ,nhưng chất lượng và năng suất tăng lên . Về máy móc thiết bị :Được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Đảng ,của Bộ biên tập ,về cơ bản công ty đã được bổ xung ,trang bị thêm máy móc thiết bị mới để thay thế các thiết bị cũ .Năm 2001 ,công ty đã được mua một máy in tờ rời 4 màu có cụm láng lắc vào loại hiện đại nhất ở Phía Bắc ,một máy phơi bản ,máy hiện bản ,máy dao một mặt và đổi mới thiết bị của bộ phận phân màu .Đến năm 2002,công ty tiếp tục được trang bị một số máy móc hiện đại trị giá trên 3 tỷ đồng ,và cho đến năm 2003 ,công ty đã có trong tay cùng lúc 3 máy in 4 màu khổ lớn -điều mà rất ít công ty in khác có được .Hệ thống trang thiết bị máy móc này đã phát huy hiệu quả góp phần đưa chỉ tiêu sản xuất kinh doanh của công ty không ngừng tăng qua các năm . 3.3 Về lao động trong công ty . Theo báo cáo đến năm 2004,tổng số lao động của công ty là 196 lao động chính thức với hon 60 lao động thời vụ .Đây là đội ngũ góp phần đáng kể vào sự thành công của công ty trong những năm qua .Khác với lao đôngj trong nhiều ngành khác ,đội ngũ lao động trong công ty In Tạp chí Cộng sản mang nhiều nét khác biệt : Về trình độ :Có thể nói rất hiếm khi tìm được trong đơn vị sản xuất kinh doanh mà đội ngũ lao động lại có trình độ tốt nghiệp THPT 100% ,không những thế ,toàn bộ số lao động đều tốt nghiệp ở các khối trường kỹ thuật mà thấp nhất là trung cấp in .Đây là một thuận lợi lớn trong công tác sản xuất kinh doanh ,bởi lẽ người lao động có trình độ cao họ làm việc có ý thức tự giác trong công việc ,tỷ lệ sai hỏng hoặc lỗi kỹ thuật là hạn chế tới mức tối thiểu .Nhân viên trong các phòng ban chức năng toàn bộ được tuyển từ bậc Đại học hoặc tương đương : Bảng3: Phân tích trình độ lao động của công ty : STT Trình độ Số lượng Tỷ lệ % KSCN In 7 4.6 Tiến sỹ 1 0.67 CN Kinh tế 20 13.16 KS hàng hải 1 0.67 CN mỹ thuật 1 0.67 CĐ In 6 3.93 TC In 96 63.15 Trình độ khác 20 13.15 Tổng 152 100 (Nguồn :phòng TC-HC ) Qua biểu trên ta thấy :lượng lao động có trình độ trung cấp in chiếm số lượng cao nhất (63.15 %),đây là khối công nhân trực tiếp sản xuất .Tiếp đó là trình độ cử nhân kinh tế (13.16 %), đây là đội ngũ nhân viên các phòng ban chức năng .Đó là những người đã tốt nghiệp các trường thuộc khối kinh tế .Tuy nhiên trình độ cao nhất chỉ là cấp Tiến Sỹ với số lượng hạn chế ( 1 người ) điều này gây hạn chế trong việc áp dụng các tiến bộ kỹ thuật trong sản xuất ,ứng dụng thành tịu khoa học công nghệ .... Về cơ cấu giới tính : Cơ cấu lao động theo giới tính có ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng sản phẩm .Tuỳ từng loại hình sản xuất ma cơ cấu giới tính có sự khác nhau.Cơ cấu về giới tính được minh hoạ trong bảng sau : Bảng 4: Cơ cấu lao động của công ty In Tạp chí Cộng sản : Đơn vị Tổng số Nam Nữ Số lượng (người ) Cơ cấu (%) Số lượng (người ) Cơ cấu (%) Văn phòng 91 38 41.76 53 58.24 Phân xưởng 61 25 40.98 36 59.02 Toàn công ty 152 63 82.74 89 117.26 (nguồn :phòng TC-HC) Qua biểu trên ta thấy :Số lượng lao động nam giới chiếm một tỷ lệ lớn trong công .Đây là một điều dễ hiểu bởi do đặc tính kỹ thuật của ngành in cần lao động nam giới để vận hành máy móc thiết bị ,công việc thủ công không cần nhiều khi khoa học công nghệ ngày càng phát triển và được áp dụng rộng rãi .Tuy nhiên vẫn có sự mất cân đối trong cơ cấu lao động trong khối nhân viên văn phòng .Thông thường khối nhân viên gián tiếp thường có cơ cấu nữ lớn hơn nam bởi đó là những công việc nhẹ nhàng ,cần sự chăm chỉ ,cẩn thận của phái nữ .Tuy nhiên không phải là nam giới là không làm được .Còn dưới phân xưởng do phải vận hành máy móc thiết bị nặng nhọc nên nam chiếm chủ yếu . 4. Những thuận lợi và khó khăn của công ty . 4.1 Thuận lợi . Là một cơ quan phục vụ công tác tuyên truyền của Đảng ,công ty In Tạp chí cộng sản đã nhận được sự quan tâm ,những ưu đãi đặc biệt của Bộ biên tập ,Đảng và Nhà nước .Đó là một trong những nguyên nhân góp phần thúc đẩy năng suất và hiệu quả kinh doanh của công ty trong những năm qua . -Công tác quản lý sản xuất ,quản lý kỹ thuật đã được công ty quan tâm sát sao ,tạo sự chuyển biến tích cực về năng suất và chất lượng sản phẩm . - Máy móc thiết bị được công ty chú trọng bảo dưỡng định kỳ tu sửa thay thế chi tiết cần thiết đảm bảo cho sự hoạt động ổn định của thiết bị ,nâng cao chất lượng sản phẩm trong quá trình in và hoàn thiện sách - Công ty có một địa bàn khá thuận lợi :Nằm giữa trung tâm thành phố (38-Bà Triệu ) công ty có lợi thế về giao dịch ,được báo chí biết đến nhiều ,thuận lợi trong việc vận chuyển với chi phí thấp . - Là một công ty Nhà nước ,Công ty In tạp Chí cộng sản luôn nhận được những chính sách ưu đãi của Đảng và Nhà nước ,trong quan hệ đối ngoại hoặc tìm thị trường ở nước ngoài . 4.2 Khó khăn . Bên cạnh đó ,trong quá trình sản xuất kinh doanh công ty không ngừng gặp phải những khó khăn cản trở ,mà phải kể đến là : -Địa bàn hoạt động bị hạn chế : Do nằm giữa trung tâm thành phố nên diện tích hoạt động hẹp ,công ty đã phải xây nhà cao tầng nên việc bố trí trang thiết bị ,máy móc trên tầng gây nhiều cản trở ,ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh . - Là doanh nghiệp Nhà nước nên công ty luôn phải thực hiện theo chủ trương ,chính sách của Đảng và Nhà nước .Do đó khả năng cạnh tranh trên thị trường in bị hạn chế .\ II- Phân tích thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý cảu Công ty In Tạp chí Cộng Sản . Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty . 2.Chức năng ,nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban . 2.1 Bộ máy nhà in TCCS được tổ chức theo cơ chế trực tuyến chức năng, trong đó giám đốc trực tiếp chỉ huy các mặt sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, có phó giám đốc và các phòng tham mưu giúp việc. Bộ máy được tổ chức như sau: Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức, hành chính tổng hợp Phòng tài vụ Phòng sản xuất kinh doanh Phân xưởng chế bản Phân xưởng in Phân xưởng sách Cơ sở 2 của xí nghiệp Quyền hạn và nhiệm vụ của Giám đốc: Do ban biên tập bổ nhiệm, làm việc theo chế độ thủ trưởng xí nghiệp, có quyền cao nhất về quản lý và điều hành mọi hoạt động đối nội và đối ngoại. Quyết định phương hướng, kế hoạch sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của nhà in Báo cáo Ban biên tập về mọi mặt hoạt động của nhà in hàng quý, báo cáo tài chính cho Vụ tài chính Ban TCQTTW theo quy định. Báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Ban biên tập những trường hợp ngoài quyền hạn của Giám đốc. Quyết định việc mua bán máy móc thiết bị, thực hiện theo kế hoạch và theo khả năng, nhu cầu của nhà in, đúng quy định của Nhà nước. Trường hợp đột xuất, giám đốc được phép giải quyết dưới 100 triệu đồng nhưng sau đó báo cáo ngay với Ban biên tập. được quyền lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với nhiệm vụ chính trị được giao với mô hình sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương các chức danh trưởng, phó phòng, quản đốc, phó quản đốc trong bộ máy Nhà in. Quyết định kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật nghiệp vụ và công nhân. Tuyển dụng và thải hồi lao động theo đúng luật lao động của Nhà nước. b -Nhiệm vụ và quyền hạn của phó giám đốc: giúp việc giám đốc theo sự phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm về phần việc được giao. Thay mặt Giám đốc khi Giám đốc đi vắng để giải quyết những vấn đề được giám đốc uỷ quyền. 2- Phòng tổ chức, hành chính, tổng hợp:a. Cơ cấu tổ chức: Trưởng phòng Phó phòng Văn thư hành chính Lái xe Tổ thường trực bảo vệ Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng: Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Nhà in về tổ chức quản lý và điều hành phòng theo đúng những quy định về nhiệm vụ và quyền hạn sau đây: Nghiên cứu tổng hợp các văn bản của nhà in, của Bộ biên tập TCCS, của Đảng và nhà nước, soạn thoả một số quy định của nhà in, tham mưu cho ban giám đốc về giải pháp điều hành, chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các văn bản trên. Tiếp nhận, thụ lý, quản lý toàn bộ hồ sơ của cán bộ công nhân viên nhà in về công tác tổ chức, tuyển dụng, nâng bậc lương, đào tạo bồi dưỡng tay nghề, khen thưởng, kỷ luật. Chuẩn bị chương trình làm việc cho ban giám đốc trong tuần, tháng, và tham mưu cho ban giám đốc điều hoà phối hợp , sinh hoạt học tập trong xí nghiệp, bảo đảm quan hệ giữa chính quyền, ban chỉ huy, công đoàn. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ CNV và quản lýđóng dấu các loại dấu theo đúng quy định. Trình ký các văn bản do các phòng, phân xưởng thảo sau khí đã được các đồng chí trong ban giám đốc xét duyệt. Tổ chức thường trực, tiếp đón khách đến xí nghiệp quan hệ công tác một cách chu đáo, lịch sự. Tổ chức bảo vệ cơ quan 24/24 giờ an toàn, trông giữ xe đạp, xe máy, ô tô của cơ quan. Tổ chức các yêu cầu hội họp của Nhà in, tổ chức thực hiện công tác vệ sinh công nghiệp và nơi công cộng trong cơ quan, phòng làm việc của ban giám đốc và các phòng họp cơ quan. Cùng BCH công đoàn, các phòng chức năng, các phân xưởng của Nhà in giải quyết việc chăm lo đời sống của cán bộ công nhân viên theo chế độ chính sách của Nhà nước và cơ quan. Treo cờ, trang trí cơ quan những ngày lễ, hội họp. Chú trọng công tác an ninh, chính trị, quân sự; luật in ấn, công tác phòng cháy chữa cháyvà các biện pháp phòng cháy chữa cháy. Mua sắm, cung cấp thiết bị, phương tiện làm việc, sinh hoạt, văn phòng phẩm. Quản lý nhà xưởng, các tài sản của xí nghiệp, kết hợp với các phòng tài vụ có kế hoạch định kỳ kiểm kê, đánh giá lại tài sản, phát hiện nhắc nhở những trường hợp vi phạm chế độ sử dụng tài sản đồng thời định kỳ sửa chữa, bảo dưỡng trụ sở làm việc, nhà kho, nhà xưởng và các phương tiện tài sản khác. Giải quyết tốt điện chiếu sáng, nước, hệ thống vệ sinh tiêu thoát nước, hệ thống phòng chống lụt bão, hệ thống tường rào bảo vệ… Tổ chức và thực hiện nghiã vụ lao động theo chủ trương của thành phố và các hoạt động do chính quyền địa phương yêu cầu. Quản lý sử dụng tốt, sẵn sàng phục vụ thủ trưởng đi công tác, phục vụ sản xuất kinh doanh, có kế hoạch bảo dưỡng, khám xe theo định kỳ, thực hiện đăng ký nhật trình của xe. Ký đơn xin nghỉ phép, việc riêng và các đơn từ khác của cán bộ, nhân viên trong phòng trước khi gửi lên giám đốc. Được phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1-2 ngày trong tháng theo chế độ. 3- Phòng tài vụ: Cơ cấu tổ chức: Trưởng phòng Phó phòng Kế toán hạch toán Kế toán vật tư và thanh toán Thủ quỹ Thủ kho Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng: Trưởng phòng tài vụ là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tổ chức quản lý, hoạt động tài chính xí nghiệp nhằm đảm bảo nguồn tài chính cho các nhiệm vụ chính trị- kinh tế – xã hội của xí nghiệp và sử dụng có hiệu quả vốn cố định và vốn lưu động, nguồn lao động và nguồn tài chính của xí nghiệp. Nộp tiền theo đúng cam kết vào Ngân sách trả cho cơ quan cung cấp và ngân hàng. Chịu trách nhiệm thảo kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn, các kế hoạch tín dụng, kế hoạch thu chi cũng như các kế hoạch thực hiện sản phẩm , nhiệm vụ kế hoạch về lợi nhuận, thuế lưu thông, nâng cao tỷ suất doanh lợi của sản xuất; phổ biến các chỉ tiêu đã được duyệt cho các phòng, phân xưởng thiết kế. Xác định nhu cầu và tất cả các hình thức tín dụng. Tổ chức các biện pháp tăng nhanh vòng quay của vốn Đảm bảo đúng thủ tục quy định những dịch vụ hạch toán tài chính và ngân hàng, trả lương kịp thời cho công nhân viên. Kiểm tra việc lập, trình bày và duyệt các dự án tài chính để chi phí vào việc áp dụng kỹ thuật mới, dự toán chi tiêu quỹ phát triển sản xuất, quỹ khuyến khích vật chất, quỹ văn hoá xã hội và xây dựng nhà ở, quỹ chuyên dùng cũng như các văn bản khác có liên quan tới hoạt động tài chính của xí nghiệp. Kiển tra việc hoàn thành kế hoạch sản phẩm, kế hoạch lợi nhuận và các chỉ tiêu tài chính khác, kiểm tra việc ngừng sản xuất, sản phẩm không tiêu thụ được, việc chi tiêu tiền đúng đắn và sử dụng đúng mục đích tín dụng. Ký xác nhận báo cáo thống kê hợp đồng kinh tế, chứng từ tín dụng, thanh toán tài chính, tiền lương, tiền thưởng. Yêu cầu các phòng, phân xưởng của xí nghiệp cung cấp số liệu, tài liệu liên quan đến kế toán, thống kê và kiểm tra tài chính. Chấp hành đúng chế độ kế toán, chế độ báo cáo thống kê; báo cáo đột xuất về tài chính xí nghiệp theo yêu cầu của Giám đốc. Tổ chức bảo hiểm đúng chế độ cho CNVC trong xí nghiệp. Tổ chức bảo quản và giữ gìn tài liệu kế toán theo đúng quy định của Bộ tài chính và cục lưu trữ nhà nước. Ký đơn xin nghỉ phép, việc riêng cho và các đơn từ khác của cán bộ, nhân viên trong phòng trước khi gửi lên Giám đốc, được phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1-2 ngày trong tháng theo chế độ. 4.Phòng sản xuất kinh doanh: a. Cơ cấu tổ chức: Trưởng phòng Phó phòng Kỹ thuật viên Nhân viên tổng hợp Tổ OTK, tổ Marketing; tổ máy dao 1 mặt b. Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng: Lập kế hoạch tháng, quý, năm về sản xuất, tài chính và dự kiến kế hoạch đầu tư trang thiết bị phát triển sản xuất. đôn đốc các phòng, phân xưởng thục hiện hoàn thành kế hoạch được giao theo tiến độ. Được Giám đốc uỷ nhiệm ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng theo đúng luật định của nhà nước và của xí nghiệp. Giúp Giám đốc tổng điều độ cả 3 công đoạn: chế bản, in, đóng sách, bao gồm quản lý máy móc thiết bị, quản lý chất lượng sản phẩm. Đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao tay nghề cho công nhân; lập định mức lao động, kinh tế kỹ thuật cho mỗi máy từng công đoạn. quản lý toàn bộ tài sản, dụng cụ, tài liệu của phòng. Quản lý cán bộ, công nhân viên trong phòng, tổ chức OTK đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng. Tổ chức việc Marketing nhằm khai thác khách hàng, mở rộng thị trường, tăng doanh thu cho xí nghiệp, nắm bắt và thông tin kịp thời cho ban giám đốc về diễn biến của thị trường in, dự báo giá vật tư phục vụ cho việc in ấn của xí nghiệp. Được Giám đốc uỷ quyền lãnh đạo và điều hành các quản đốc phân xưởng chấp hành nghiêm lệnh của Giám đốc. Ký đơn xin nghỉ phép, việc riêng cho và các đơn từ khác của cán bộ, nhân viên trong phòng trước khi gửi lên Giám đốc, được phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1-2 ngày trong tháng theo chế độ. Ký giấy đề nghị khen thưởng cho cán bộ, công nhân viên trong phòng có thành tích sáng kiến cải tiến kỹ thuật; đề nghị Giám đốc nâng bậc lương hàng năm và thi hành kỷ luật đối với cán bộ, công nhân viên vi phạm quy định của nhà in. 5. Phân xưởng chế bản: Cơ câú tổ chức: Quản đốc Phó quản đốc Vi tính Soát bài Bình bản Phơi bản Nhiệm vụ và quyền hạn của phân xưởng: lập kế hoạch sản xuất hàng ngày của phân xưởng, bao gồm: + Sắp chữ điện tử, làm phim + Soát bài, sửa chữa hoàn chỉnh bài mẫu. + Bình theo ma két lập khuôn in cho từng loại máy + Phơi bản in cho các máy Quản lý toàn bộ tài sản, máy móc thiết bị, đồ nghề của phân xưởng Định mức kinh tế, kỹ thuật và xây dựng quy trình kỹ thuật cho từng máy, từng bộ phận. Tổ chức tốt phòng chống cháy, bảo đảm an toàn lao động trong khi sử dụng hoá chất tiếp xúc với tia cực tím Quản lý lao động của phân xưởng theo phân cấp quản lý của Giám đốc. Tổ chức học tập nâng cao trình độ cho công nhân trong phân xưởng thông qua thi tay nghề, nâng bậc lương hàng năm cho công nhân. Thống kê máy móc thiết bị hỏng trình Giám đốc để dự trù mua sắm và sửa chữa. Lập dự trù vật tư cho phân xưởng. Ghi chép số liệu ban đầu chính xác, tập hợp, kiểm tra và các phiếu sản xuất, cuối tháng thanh toán cho công nhân. Ký đơn xin nghỉ phép, việc riêng cho và các đơn từ khác của cán bộ, nhân viên trong phòng trước khi gửi lên Giám đốc, được phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1-2 ngày trong tháng theo chế độ. Ký giấy đề nghị khen thưởng cho cán bộ, công nhân viên trong phòng có thành tích sáng kiến cải tiến kỹ thuật; đề nghị Giám đốc nâng bậc lương hàng năm và thi hành kỷ luật đối với cán bộ, công nhân viên vi phạm quy định của nhà in, đề nghị Giám đốc nâng bậc lương hàng năm cho công nhân. 6. Phân xưởng máy in: Cơ cấu tổ chức: Quản đốc phân xưởng Phó quản đốc Đốc công Trưởng máy, trưởng kíp Các máy in và máy chuyên dùng khác Nhiệm vụ và quyền hạn của phân xưởng: Lập kế hoạch và tiến độ sản xuất ngày, giao nhiệm vụ cho từng máy sản xuất đảm bảo đúng số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng. Quản lý toàn bộ máy móc thiết bị, dụng cụ đồ nghề của phân xưởng. Định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng máy móc, đảm bảo các máy hoạt động tốt. Ký hợp đồng sưả chữa khi máy móc thiết bị hư hỏng, quản lý phân xưởng chịu trách nhiệm thanh toán theo đúng nguyên tắc với phòng tài vụ. Ký đơn xin nghỉ phép, việc riêng cho và các đơn từ khác của cán bộ, nhân viên trong phòng trước khi gửi lên Giám đốc, được phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1-2 ngày trong tháng theo chế độ. Ký giấy đề nghị lên giám đốc khen thưởng và kỷ luật, nâng bậc lương cho công nhân trong phân xưởng. 7. Phân xưởng sách: Cơ cấu tổ chức: Quản đốc Phó quản đốc Máy dao 3 mặt Máy đóng xén liên hợp Đóng sách thủ công Nhiệm vụ và quyền hạn của phân xưởng: Lập kế hoạch sản xuất, tiến độ sản xuất ngày, giao việc cho từng công nhân, bảo đảm số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng. Quản lý toàn bộ máy móc, thiết bị, dụng cụ, đồ nghề của phân xưởng. định mức kỹ thuật và xây dựng quy trình công nghệ cho từng máy, từng bộ phận. Tổ chức phòng cháy, chữa cháy, đảm bảo cho công nhân sản xuất và vận hành máy an toàn. Quản lý lao động của phân xưởng theo phân cấp của Giám đốc. Kiểm tra, bảo dưỡng máy móc theo định kỳ. Lập dự toán mua sắm máy móc thiết bị hư hỏng để thay thế và chịu trách nhiệm thanh toán với phòng tài vụ. Cập nhật các số liệu, kiểm tra và ký xác nhận vào phiếu sản xuất của công nhân trong phân xưởng, cuối tháng chịu trách nhiệm thanh toán cho công nhân. Ký đơn xin nghỉ phép, việc riêng cho và các đơn từ khác của cán bộ, nhân viên trong phòng trước khi gửi lên Giám đốc, được phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1-2 ngày trong tháng theo chế độ. Ký giấy đề nghị khen thưởng cho cán bộ, công nhân viên trong phòng có thành tích sáng kiến cải tiến kỹ thuật; đề nghị Giám đốc nâng bậc lương hàng năm và thi hành kỷ luật đối với cán bộ, công nhân viên vi phạm quy định của nhà in, đề nghị Giám đốc nâng bậc lương hàng năm cho công nhân. III- Nhận xét về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty In Tạp chí Cộng Sản . 1.Những kết quả đạt được . Trải qua hơn 35 năm xây dựng và phát triển ,mặc dù có sự thay đổi trong quá trình hoạt động ,nhưng về cơ bản cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty In Tạp chí Cộng Sản khá ổn định cả về cơ cấu cũng như số lượng .Những thành tịu mà bộ máy lãnh đạo của công ty đạt được thể hiện gián tiếp thông qua chặng đường hình thành và phát triển cũng như những thành công mà công ty đã đạt được trong thời gian qua .Cụ thể là : Thứ nhất :Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty theo mô hình trực tuyến –chức năng rất phù hợp với quy mô cũng như loại hình doanh nghiệp Nhà nước :Công tác chỉ đạo sản xuất rất kịp thời ,phát huy tối đa lợi thế của mô hình tổ chức thông qua sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban chức năng và ban giám đốc . Thứ hai :Việc phân chia quyền hạn ,nhiệm vụ của các phòng ban chức năng khá rõ ràng không những giúp tạo ra sự linh hoạt trong giải quyết đề mà còn thống nhất hành động ,không tạo ra sự chồng chéo trong mệnh lệnh và quá trình thực thi mệnh lệnh đó . Thứ ba :Theo mô hình cơ cấu trực tuyến ,ban lãnh đạo có thể quan sát một cách tổng thể và chi tiết toàn bộ hoạt động của công ty ,từ đó có những điều chỉnh hợp lý và kịp thời trước những biến động của môi trường ,tạo ra sự ổn định trong sản xuất ,công nhân yên tâm hơn về công việc và thu nhập của họ. Thứ tư :Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước ,công ty đã và đang thực hiện tinh giảm biên chế theo hướng gọn nhẹ và chất lượng . 2.Những hạn chế . Mặc dù đạt được những thành công đáng kể song trong quá trình hoạt động ,cơ cấu tổ chức của công ty đã có những thể hiện những hạn chế : Việc trao đổi thông tin ,sự truyền thông giữa các phòng ban chức năng bị hạn chế làm giảm sự gắn kết trong toàn bộ công ty .Do đó không tạo ra sự thống nhất hành động cao và rất khó để quy kết trách nhiệm cụ thể khi có sự cố xảy ra . Việc bố trí và sử dụng lao động trong các phòng ban chức năng còn nhiều bất cập như việc bố trí nhân viên không phù hợp với năng lực và sở trường của họ ,dẫn đến việc thực hiện công việc khó khăn ,kết quả đạt được không như mong muốn hoặc có chăng thì phải tốn một khoảng kinh phí để đào tạo lại hoặc làm công tác hướng nghiệp . Trong công ty có hai mảng quan trọng là tổ chức và sản xuất ,nhưng mới chỉ có một phó giám đốc phụ trách sản xuất nên giám đốc phải chuyển sang phụ trách phần tổ chức vì thế giám đốc không thể bao quát toàn bộ công ty trong khi đó phó giám đốc phụ trách sản xuất gần như có toàn quyền về mảng sản xuất kinh doanh nên không có sự phân chia quyền hạn rõ ràng giữa giám đốc và phó giám đốc sản xuất . Trong các phòng ban vẫn còn tình trạng bố trí nhân lực nhiều hơn khối lượng công việc dẫn đến tình trạng nhàn rỗi nhân viên văn phòng ,gây tốn chi phí cho việc nuôi bộ máy cồng kềnh ,làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty . Bầu không khí làm việc trong các phòng ban chức năng còn khá nặng nề ,công ty chưa xây dựng được bầu không khí vui vẻ ,thoải mái trong công việc .Vẫn còn tình trạng chỉ làm việc khi có mặt của trưởng phòng ,hoặc đôi khi không có thái độ nghiêm túc trong công việc .Nguyên nhân của tình trạng này một phần là do khối lượng công việc không nhiều dẫn đến tình trạng dư thừa lao động quản lý ,thời gian nhàn rỗi ở khối nhân viên gián tiếp lớn . Công ty chưa có một phòng riêng phụ trách các vấn đề về nhân sự và quản lý nhân sự . 3. Nguyên nhân của những hạn chế trên . 3.1 Nguyên nhân khách quan . Sự nghiệp chuyển đổi nền kinh tế ít nhiều có tác động đến công ty ,những thói quen ,tinh thần của cơ chế quản lý tập trung bao cấp vẫn còn ảnh hưởng đến phong cách làm việc cũng như thái độ của công nhân viên ,cùng với lượng lao động mới tuyển thì không thể tránh khỏi vẫn còn một số lượng lớn lao động là sản phẩm của nền kinh tế cũ .Đây là nhân tố gây sự trì trệ ,kìm hãm sự phát triển của công ty . Mặt khác ,tuy công ty được quyền quyết định vận mệnh của mình nhưng nhiệm vụ chính trị quan trọng và cao cả của công ty là đảm bảo đáp ứng đầy đủ và kịp thời 24 số ấn phẩm tạp chí trong năm ,ngoài ra những định hướng ,chỉ đạo của Đảng và Nhà nước không phải lúc nào cũng phù hợp ,tạo thuận lợi cho công ty . 3.2 Nguyên nhân chủ quan . Bản thân những người lao động cũng không muốn có sự thay đổi bởi khi có sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của họ đã làm việc quá lâu với cơ chế cũ ,hơn nữa do chưa cổ phần nên tinh thần trách nhiệm và tính tự giác chưa cao ,phần lớn họ chỉ coi công việc là chỗ để chắc ăn khi về hưu có chế độ lương của Nhà nước . Ngoài ra việc phát triển nguồn nhân lực trong công ty còn nhiều hạn chế bởi công tác quản lý nguồn nhân lực trong công ty bị xem nhẹ . Một nguyên nhân khác là xuất phát từ công tác tuyển dung đầu vào chưa được quản lý chặt và chất lượng .Chủ yếu việc tuyển dụng thêm do thân quen nên chất lượng nguồn lao động chưa cao . Như vậy ,nguyên nhân chủ yếu của công ty là từ nguồn nhân lực mà bộ máy lãnh đạo cũng bao gồm trong đó .Do đó trong thời gian tới công ty cần đưa ra những giải pháp nhằm tổ chức ,xắp xếp laik cơ ccấu bộ máy quản lý với mục đích giảm thiểu thời gian lao động rỗi trong khối nhân viên gián tiếp.Với những hiểu biết nhất định cộng thêm những điều em đã tìm hiểu được trong quá trình thực tập tại công ty ,em mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị với hy vọng nó sẽ có ý nghĩa thiết thực trong thực tế tại công ty. Chương 3 :Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty In Tạp chí Cộng Sản . 1 –Những định hướng của công ty trong thời gian tới . Trong thời gian tới ,với sự phát triển và hiện đại hoá của thị trường in cùng với sự cạnh tranh và hội nhập mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường , công ty vẫn tiếp tục phát triển bền vững ,nâng cao năng suất lao động , chất lượng sản phẩm ,thời gian thực hiện .Trong đó năng suất lao động và chất lượng sản phẩm là tiêu chí cơ bản đánh giá được sức mạnh và sự thành công của công ty ,tạo được uy tín và tên tuổi của công ty trong ngành in nói riêng và trên thị trường nói chung .Với phương hướng phát triển như vậy ,công ty đã dự kiến định hướng phát triển trong giai đoạn tới như sau : Một là :Tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chính trị trung tâm là làm các số Tạp chí Cộng sản với chất lượng cao nhất ,thời gian nhanh nhất ,không sai sót, đảm bảo tốt công tác tuyên truyền của Đảng . Hai là :Tiếp tục xắp xếp ,bố trí lại sản xuất ,điều chỉnh một cách chủ động và khoa học quy trình công nghệ ,quy trình quản lý bao gồm quản lý sản xuất ,quản lý chất lượng ,quản lý công nghệ và quản lý tài chính từng bước loại bỏ những khâu lao động thủ công với năng suất chất lượng thấp. Ba là :Tiếp tục đầu tư chiều sâu về công nghệ và nâng cao trình độ chuyên môn cho công nhân sản xuất ,năng lực quản lý cho cán bộ .Phát triển sản xuất ,công nghệ phải đi đôi với tiết kiệm vật tư .Hạn chế những hao phí không đáng có trong quá trình sản xuất ,góp phần giảm giá thành sản xuất . Bốn là :Đẩy mạnh công tác tiếp thị với định hướng cụ thể ,nguồn công việc và nguồn hàng phù hợp với quy trình cơ cấu thiết bị .Duy trì ổn định lượng khách hàng cũ và tìm mọi cách phát triển nguồn khách hàng mới ,nâng cao chỉ tiêu sản xuất kinh doanh ,làm tăng thu nhập bình quân cho người lao động ,ổn định công việc và đời sống cho người lao động . Phấn đấu đạt các chỉ tiêu cơ bản năm 2005: +Tổng doanh thu : 60 tỷ đồng . + Lợi nhuận :3.5 tỷ đồng . +Thu nhập bình quân :2.300.000 đồng /người /tháng . 2 -Một số kiến nghị về giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty in tạp chí cộng sản. 2.1.Tổ chức sắp xếp lại cơ cấu tổ chức trong các phòng ban chức năng . 2.1.1 Ban giám đốc . Theo như phân tích trên ,hiện nay trong công ty ban giám đốc còn thiếu một phó giám đốc phụ trách tổ chức .Việc giám đốc trực tiếp phụ trách kiêm tất cả việc tổ chức như vậy là không hợp lý bởi như vậy thì giám đốc không thể bao quát toàn công ty ma nghiêng nhiều về tổ chức trong khi hoạt động sản xuất kinh doanh lại giao toàn bộ cho phó giám đốc phụ trách kinh doanh đảm nhiệm .Do đó công ty cần bổ xung một phó giám đốc phụ trách chuyên sâu khâu tổ chức hành chính của công ty .Việc bổ nhiệm phó giám đốc này có thể làm theo hai hướng :Một là tuyển dụng một người mới ngoài công ty thông qua các phương tiện truyền thông .Theo cách này ,công ty có thể tận dụng được những phương pháp ,tiến bộ khoa học kỹ thuật từ bên ngoài .Hai là cân nhắc ,thuyên chuyển trưởng phòng TC-HC lên giữ chức vị phó giám đốc .Như vậy lại khuyết vị trí trưởng phòng TC-HC nên lại phả bổ nhiệm thêm .Với phương pháp này ,công ty có thể khuyến khích ,tạo động lực cho cán bộ công nhân viên tích cực ,gắn bó hơn với công việc .Họ sẽ cố gắng làm việc với hy vọng được thăng tiến ,đề bạt lên cấp cao hơn . 2.1.2 Các phòng ban chức năng a )Phòng tài vụ . Về số lượng thì trong phòng tài vụ hiện bao gồm 5 thành viên ,như vậy phòng còn thiếu một nhân viên kế toán phụ trách công việc hạch toán các khoản chi và thu của công ty .Do đó trong thời gian tới công ty nên tuyển thêm một kế toán viên chuyên phụ trách công việc này .Việc tuyển dụng có thể dựa trên một số tiêu thức cơ bản như : Tốt nghiệp đại học chính quy chuyên ngành kế toán – kiểm toán . Đã có kinh nghiệm làm kế toán . Biết tiếng anh và sử dụng thành thạo vi tính . Mặt khác ,trong phòng còn nhân viên Vũ Bá Khang phụ trách về amngr tiền lương là không hợp lý .Nên chuyển nhân viên này sang phòng TC_HC còn việc trả lương đã có nhân viên thủ quỹ phụ trách như vậy có sự rõ ràng hơn trong công việc cũng như nhiệm vụ và quyền hạn của từng người . b ) Phòng TC-HC-TH . Về cơ bản ,phòng TC- HC có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động ,bố trí công tác hành chính trong công ty .Theo phân tích ở trên ,hiện nay phòng thừa một nhân viên vì theo cơ cấu thì chỉ có 5 nhóm chính và được phân chia nhiệm vụ khá rõ nhưng nhân viên :Nguyễn Huy Hải không có nhiệm vụ rõ ràng .Lượng công việc trong phòng không lớn nên tình trạng thừa lao động trong phòng là không thể tránh khỏi .Có thể tinh giảm và giao cho phó phòng kiêm nhiệm một số công việc mà nhân viên này đang làm.Mặt khác ,trong phòng không có phó phòng nên công việc không cụ thể ,việc quy kết trách nhiệm không rõ ràng .Vì thế nên bầu ra một phó phòng phụ trách riêng .Tuy nhiên ,trong phòng có một nhân viên nữ rất thích hợp với công việc này bởi nhiều kinh nghiệm ,nhưng lại là nữ nên công tác ngoại giao nhiều khi không thuận lợi ,còn nhân viên nam thì lại không được đào tạo về quản trị mà là kỹ sư hàng hải . Ngoài ra ,công việc của phòng không cụ thể ,chưa rõ ràng giữa phòng với phòng sản xuất kinh doanh .Điều quan trọng hơn là bầu không khí làm việc trong phòng còn nặng nề ,không có được sự thoải mái trong quá trình thực hiện công việc nên hiệu quả chưa cao . Một vấn đề nữa là tổ bảo vệ còn quá đông so với công việc hiện cần .Với việc chia làm hai ca trực thì chỉ cần 4 nhân viên bảo vệ là đủ ,như vậy thừa hai nhân viên .Tuy nhiên hiện nay không thể cho họ nghỉ việc vì đây là những người gắn bó với công ty và có thâm niên làm việc từ lâu ,đây là những người đã có tuổi nên nếu giờ họ nghỉ việc thì thu nhập bị ảnh hưởng và họ sẽ khó tìm được một công việc khác .Đây là một vấn đề rất khó ,giải pháp có thể là chuyển họ sang làm công việc khác như trông coi kho hoặc làm công việc đóng gói hay giao hàng .Tuy nhiên khi thực hiện thuyên chuyển cần thông báo trước và giải thích cho họ hiểu ,trong thời gian đầu có thể khuyến khích bằng cách tăng lương hoặc các hình thức khuyến khích khác như thưởng ,cho nghỉ phép hoặc động viên tinh thần . c ) Phòng sản xuất kinh doanh . Công việc tìm hiểu thị trường và hoạch định sản xuất là những nhiệm vụ chính của phòng .Hiện phòng có 14 người trong đó có một trưởng phòng , một phó phòng và 12 nhân viên .Khối lượng công việc khá lớn nên số lượng cơ cấu này mới có thể đảm nhận và hoàn thành tốt công việc .Tuy nhiên trong phòng chưa có tổ marketing vì vậy nên chuyển một số nhân viên phụ trách về mảng marketing .Việc dùng nhân viên trong phòng có thể không thuận lợi về trình độ chuyên môn nên có thể cử họ đi học một lớp ngắn hạn về quản trị marketing hoăc thuê một chuyên viên marketing về hướng dẫn ,giảng trong một thời gian ngắn .Không cần tuyển thêm sẽ gây thừa cán bộ . d )Phòng vật tư+ máy dao . Phòng bao gồm 10 thành viên trong đó gồm 1 trưởng phòng ,1 thủ kho và 3 công nhân máy dao ,2 nhân viên và 3 CN v/c .Hiện trong phòng còn khuyết vị trí phó phòng vì vậy nên bổ xung một phó phòng .Hiện trong phòng có một cán bộ có thể cân nhắc lên vị trí này do đó không cần tuyển từ bên ngoài hoặc từ bộ phận khác . 2.2.Biện pháp nhằm hoàn thiện một số hoạt động quản trị nhân lực trong Công ty . Hiện trong phòng chưa có một phòng ban riêng phụ trách vấn đề nhân lực nên các công tác về nhân lực chưa được chú ý coi trọng ,Nhưng trong thực tế ,nguồn nhân lực của bất kỳ công ty nào cũng vô cùng quan trọng quyết định sự thắng lợi của công ty trong hoạt động và chiến thắng trong cạnh tranh .Vì thế nên trong thời gian tới công ty nên thành lập một phòng ban chức năng riêng phụ trách về nhân lực đảm bảo thực hiện tốt công tác kế hoạch nguồn nhân lực phù hợp với kế hoạch sản xuất của công ty .Mặt khác khi phòng nhân lực được thành lập thì các hoạt động quản trị nhân lực mới được coi trọng : 2.2.1 Đào tạo và phát triển . Trong công ty hiện còn rất nhiều cán bộ có trình độ chuyên môn không phù hợp với công việc họ đang làm và họ cũng mong muốn được cử đi đào tạo để có đủ kiến thức chuyên môn thực hiện công việc .Vì thế trong thời gian tới nhằm đáp ứng yêu cầu của công việc và nguyện vọng của nhân viên ,công ty nên cử những người không đúng chuyên môn đi học tại các trường Đại học ,cao đẳng trong cả nước hoặc khuyến khích họ tự đi đào tạo lại . Công tác đào tạo sẽ giúp công ty tăng năng suất lao động ,cung cấp một đội ngũ cán bộ đầy đủ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm hoàn thành công việc với năng suất cao . 2.2.2 Công tác tuyển dụng . Một thực trạng đáng buồn là tình trạng tuyển dụng cán bộ các phòng ban chủ yếu thông qua người thân quen trong công ty mà không áp dụng các biện pháp tuyển dụng bên ngoài .Hình thức tuyển dụng này gây ra sự trì trệ trong phong cách lãnh đạo ,không tân dụng được những ý tưởng mới từ bên ngoài ,và tình trạng bố trí cán bộ không phù hợp với chuyên môn là tất yếu .Vì thế trong thời gian tới công ty nên đa dạng các hình thức tuyển dụng ,chủ yếu và kết hợp với tuyển mới từ bên ngoài .Như vậy mới tuyển được những người có năng lực thực sự và phù hợp với công việc góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh ,loại bỏ được tình trạng làm trái ngành nghề trong công ty ,nâng cao hứng thú trong công việc và giảm chi phí đào tạo cán bộ ,công nhân viên trong công ty . 2.2.3 Tạo động lực vật chất và tinh thần . Ngoài việc trả lương cứng theo tháng ,để nâng cao hiệu quả công ty còn phải tăng cường áp dụng các hình thức tạo động lực cho cán bộ và công nhân viên . Tạo động lực vật chất . Trong công ty hiện nay ,hầu hết số cán bộ ,công nhân viên chức trong công ty đều cho rằng thu nhập thấp là khó khăn lớn nhất trong công việc hiên nay và thu nhập đã ảnh hưởng đến tinh thần ,thái độ của họ ,do đó nâng cao thu nhập cho người lao động là một biện pháp tạo động lực chủ yếu . Biện pháp tạo động lực tinh thần . Công ty cần tạo ra việc làm ổn định và đầy đủ cho nhân viên thông qua việc mở rộng thị trường tiêu thụ sảnm để họ yên tâm với công việc ,hơn nữa còn làm cho công việc trở nên phong phú và giảm thời gian nhàn rỗi xuống .Hàng năm tăng cường các hình thức khuyến khích tinh thần thông qua các cuộc nghỉ mát ,thăm quan , Thông qua công tác thi đua trong toàn công ty như :thi đua sáng kiến trong công việc ,phong trào thi đua lao động giỏi ..... nhằm tạo điều kiện cho người lao động có cơ hội bộc lộ tài năng và kiến thức của họ . Ngoài ra còn rất nhiều công tac quản lý nhân lực khác nhưng đòi hỏi phải có phòng nhân lực riêng mới có thể thực hiện tốt được ,nhưng một điều quan trọng là công ty cần sớm có những giải pháp tác động tới nguồn nhân lực trong công ty bởi đây là nhân tố quyết định sự thành công trong các hoạt động khác . 2.2.4 Đàm phán ,tiếp xúc ,đối thoại ,trao đổi ,thuyết phục và tăng cường sự tham gia của toàn bộ cán bộ ,nhân viên trong công ty vào sự thay đổi của cơ cấu bộ máy quản lý. Một thực trạng dễ thấy là ở trong công ty nhiều khi nhân viên không giám đóng góp ý kiến của mình bởi nhiều nguyên nhân như : họ cho rằng ý kiến của mình không có tác dụng hay làm mất lòng người lãnh đạo.Đây là một điều tưởng chừng như đơn giản nhưng lại có ý nghĩa to lớn bởi chính những người làm việc họ mới nhận ra những bất hợp lý trong công tác tổ chức mà người lãnh đạo chưa thể hoặc không thể nhìn thấy hết được.Do vậy ban lãnh đạo cần có những biện pháp nhằm khai thác được những ý kiến đóng góp của toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty vào công tác xây dựng cơ cấu quản lý .Tuy nhiên công việc này không đơn giản ,để thành công người lãnh đạo có thể chú ý tới một số phương pháp sau: Chú ý quan tâm lắng nghe những phản ứng của nhân viên trong quá trình làm việc thông qua dư luận hoặc những cuộc nói chuyện,mặt khác cần làm cho họ hiểu rõ và nhận thấy tình hình khó khăn của công ty trong thời gian tới và rất cần có sự thay đổi . Tổ chức lấy ý kiến đóng góp của cán bộ công nhân viên trong công ty thông qua các cuộc họp ,hội thảo ,hội nghị ... Cần có những chính sách cụ thể và kịp thời động viên và khuyến khích những ý kiến đóng góp thông qua hình thức vật chất và tinh thần:Tăng thưởng cho những ý kiến thiết thực, cho nghỉ hoặc giảm thời gian làm việc của những cá nhân có đóng góp với tổ chức . Thành lập các hòm thư bỏ phiếu kín, các tổ điều tra trong toàn công ty. Biện pháp này sẽ làm giảm sự chống đối của cán bộ công nhân viên trong công ty giảm những căng thẳng bất đồng góp phần xây dựng bầu không khí văn hoá cởi mở trong công ty. 2.2.5 Nâng cao công tác lựa chọn cán bộ lãnh đạo ,quản lý doanh nghiệp. Công tác tuyển dụng luôn là một hoạt động quản trị nhân lực quan trọng trong mọi công ty ,và nó càng trở nên quan trọng hơn khi đối tượng tuyển dụng là cán bộ quản lý.Do đó với những vị trí còn thiếu trong công ty cần lựa chọn tuyển những nhân viên thích hợp .Để làm được điêu này công ty cần xuất phát từ những yêu cầu về kỹ năng của vị trí công việc cần tuyển và dựa trên một số tiêu chuẩn sau: Kỹ năng, nhận thức ,phân tích giải quyết vấn đề ,lập kế hoạch ,chiến lược cho công ty. Đây là yêu cầu quan trọng ,nó thể hiện trình độ, năng lực của người quản lý lãnh đạo. v Cá tính của người quản lý :Ước muốn được làm công việc đó,chính trực và trung thực .Yêu cầu này thể hiện tham vọng và phẩm chất đạo đức của người lãnh đạo, quản lý. Quá trình công tác trong quá khứ của người lãnh đạo,quản lý là cơ sở để dự đoán tư cách sau này của người lãnh đạo. Để lựa chọn cán bộ phù hợp ngoài những yếu tố đó công ty phải thực hiện kiên định việc tuyển dụng không qua quen biết hoặc người thân.Có sự ưu tiên nhưng trên cơ sở ứng viên đó phải có những kỹ năng phù hợp và cần thiết cho công việc tránh tình trạng tuyển nhân viên hoàn toàn trái ngành nghề họ được đào tạo ,do đó chi phí cho nhân lực rất cao và việc thực hiện công việc không đạt hiệu quả mong muốn. 3. Một số kiến nghị đối với công ty : Trong quá trình thực tập tại công ty, với những hiểu biết của mình và những gì em đã tìm hiểu được về công ty, em mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị của cá nhân mình với hy vọng nó có ý nghĩa thực tiễn: Thứ nhất:Công ty cần thay đổi văn hoá doanh nghiệp.Văn hoá trong doanh nghiệp là một yếu tố vô hình nhưng nó có tác động khá mạnh mẽ tới hoat hiệu quả làm việc trong công ty.Công ty cần xây dựng một không khí làm việc trong từng phòng ban cởi mở hơn,một tinh thần và thái độ làm việc tự giác và độc lập. Đây là một công việc khó làm và tốn thời gian, không thể thực hiện trong đơn vị thời gian là tuần hoặc tháng mà cần phải thay đổi dần ,tuy nhiên khi làm được em tin chắc nó sẽ phát huy hiệu quả cao ,đặc biệt đối với nhân viên gián tiếp. Thứ hai:Việc bố trí sơ đồ làm việc trong phòng TC-HC còn chưa hợp lý. Lối ra vào bị vướng bởi bàn máy tính . Tưởng chừng như đơn giản nhưng ít ai để ý rằng mỗi khi có khách vào làm việc thì họ rất ngại khi phải đi qua nhân viên này, đôi khi còn bị vướng vào lối đi .Do đó phòng cần chuyển lại các bàn làm việc cho hợp lý hơn. Kết luận Đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty In Tạp chí Cộng Sản” không phải là một đề tài mới mẻ nhưng nó rất quan trọng đối với các doanh nghiệp đặc biệt trong các doanh nghiệp Nhà nước .Cơ cấu bộ máy quản lý là một trong những nhân tố cơ bản quyết định tới những thành công của doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng được với cơ chế thị trường hội nhập trong khu vực và quốc tế .Đối với công ty In Tạp chí Cộng sản không phải là ngoại lệ . Trong suốt quá trình hình thành và phát triển ,cơ cấu tổ chức của Công ty In Tạp chí Cộng sản đã đạt được nhiều thành công , đưa công ty lớn mạnh và phát triển như ngày nay .Tuy nhiên cùng với những tác động của môi trường ,chính sách và các nhân tố khác , cơ cấu bộ máy quản lý của công ty gần đây đã bộc lộ nhiều hạn chế .Thực tế đó đòi hỏi ban lãnh đạo công ty cần có những điều chỉnh kịp thời và chính xác nhằm khắc phục những hạn chế đang tồn tại ,đưa công ty tiếp tục tồn tại và phát triển đi lên . Qua thời gian thực tập tại công ty ,với sự giúp đỡ của các bác ,cô chú trong toàn công ty em đã tìm hiểu được nhiều kiến thức bổ ích trong thực tế mà sách vở chưa triệt để nhắc đến .Thông qua đây ,em cũng mạnh dạn phân tích những mặt còn tồn tại trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty và nêu ra một số giải pháp cho tình trạng đó .Tuy rằng với trình độ và kiến thức còn hạn chế nên sự phân tích và giải pháp đưa ra chưa triệt để ,nhưng em hy vọng rằng nó sẽ có tác động giúp ích được cho công ty trong việc hoàn thiện bộ máy quản lý hiện nay . Em xin chân thành cảm ơn ! danh mục tài liệu tham khảo . 1. Nguyễn Hữu Thân : Giáo trình : “Quản trị nhân sự”_NXB Thống kê. 2.TS Nguyễn ngọc Quân và ThS Nguyễn vân Điềm: GIáo trình “Quản trị nhân lực”_NXB Giáo dục -2003. 3.PTS Mai văn Bưu ,PTS Đoàn Thị Thu Hà : Quản lý Nhà nước về kinh tế_ NXB khoa học và xã hội Hà Nội -1999. 4. PGS .TS Bùi Anh Tuấn : Giáo trình Hành Vi Tổ Chức. 5. Lee kangwoo: Quá trình đổi mới các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam giai đoạn 1986-2000 _NXB đại học quốc gia Hà Nội . 6. Bài giảng trên lớp của thầy cô . 7. Tạp chí cộng sản _tháng 12/2004 . 8. Các số báo ra hàng ngày :báo Hà Nội mới ,Báo lao động ,Báo tiền phong ,báo Nhân Dân ... 9. Luận văn tôt nghiệp của Lê thị thu Hà . 10. Tài liệu của công ty do phòng TC-HC cung cấp . Mục lục