Chương 3 Bài toán ứng dụng - Hệ THống Quản Lí Vật Tư

&KɉɇQJ III: Bài toán ͩng dͥng Hʃ TH͐NG QUɟN LÝ VɩT 7Ɉ 2N͙i dung 1. Gi͛i thiʄu Vɇ Oɉͣc vɾ HTQL Vɪt Wɉ 2. Khɠo sát HTQL Vɪt Wɉ 3. Biʀu ÿ͓ phân cɢp chͩc QăQJ HTQL Vɪt Wɉ 4. Biʀu ÿ͓ lu͓ng dͯ liʄu HTQL Vɪt Wɉ 31. Gi͛i thiʄXVɇOɉͣc vɾ HTQL VɪWWɉ † Công ty XYZ thͱc hiʄn các hoɞt ÿ͙ng kinh doanh liên quan t͛i mua bán vɪt Wɉ/nguyên vɪt liʄu. Các hoɞt ÿ͙ng nghiʄp vͥ quɠn lý nguyên vɪt liʄu do các b͙ phɪn Gɉ͛i ÿk\ ÿɠm nhiʄm chính: „ B͙ phɪn vɪt Wɉ: † Lɪp kɼ hoɞch cung ͩng vɪt Wɉ † Tìm và ÿánh giá nhà cung cɢp, khách hàng † Thͱc hiʄn mua, bán hàng „ B͙ phɪn kho: † Quɠn lý vɾ s͑ Oɉͣng vɪt Wɉ. † Tình hình nhɪp, xuɢt vɪt Wɉ † Báo cáo t͓n kho vɪt Wɉ 41. Gi͛i thiʄXVɇOɉͣc vɾ HTQL VɪWWɉ „ Kɼ toán nguyên vɪt liʄu: † Quɠn lý và theo dõi tình hình nhɪp, xuɢt nguyên vɪt liʄu v͛i các hình thͩc thanh toán khác nhau QKɉ thanh toán bɮng tiɾn mɴt, chuyʀn khoɠn, trɠ chɪm. quɠn lý hàng t͓n kho. † In báo cáo nhɪp, xuɢt chi tiɼt cŸng QKɉ t͕ng hͣp, in báo cáo t͓n kho hàng hóa( s͑ Oɉͣng t͓n và v͑n hàng t͓n), in thɸ kho… 52. Khɠo sát HTQL VɪWWɉ † Tính t͛i th͝i ÿLʀm hiʄn nay, công ty FKɉD có bɢt kƒ hʄ th͑ng thông tin quɠn lý vɪt Wɉ nào. † Hʄ th͑ng thông tin quɠn lý vɪt Wɉ m͛i ÿɉͣc xây dͱng dͱa trên: „ Khɠo sát vɾ các hoɞt ÿ͙ng nghiʄp vͥ „ Các h͓ Vɇ, tài liʄu thu thɪp ÿɉͣc „ Báo cáo t͕ng hͣp vɾ khó NKăQ và giɠi pháp 6Các hoɞt ÿ͙ng nghiʄp vͥ † A. Mua NVL vɾ nhɪp kho † B. Xuɢt NVL † C. Báo cáo, t͕ng kɼt 7A. Mua NVL vɾ nhɪp kho † Các Eɉ͛c thͱc hiʄn : 1. BPVT ch͍n NCC theo tiêu chí ÿã ÿɴt ra, lɪp phiɼu ÿánh giá NCC 2. Lͱa ch͍n NCC 3. Làm hͣp ÿ͓ng v͛i NCC 4. Lɪp ÿɇQ mua NVL 5. Khi ÿã có ÿͧ giɢy t͝ hͣp lʄ NCC sɺ cɢp hàng cho BPVT 8A. Mua NVL vɾ nhɪp kho (2) 6. BPVT thông báo cho kho ÿʀ nhɪn NVL 7. Tɞi kho, thͧ kho sɺ kiʀm tra s͑ Oɉͣng, BPVT kiʀm tra chɢt Oɉͣng NVL 8. Thͧ kho viɼt phiɼu nhɪp kho, r͓i viɼt vào thɸ kho theo tͫng s͑ danh ÿLʀm vɪt Wɉ. Sau m͗i lɤn nhɪp kho thͧ kho sɺ chuyʀn phiɼu nhɪp kho cho kɼ toán 9. Khi nhɪn ÿɉͣc phiɼu nhɪp kho (do thͧ kho chuyʀn vɾ) và hóa ÿɇQ (do BPVT chuyʀn vɾ), kɼ toán viên sɺ FăQ cͩ vào ÿó ÿʀ thanh toán v͛i NCC 9A. Mua NVL vɾ nhɪp kho (3) † Có 2 WUɉ͝ng hͣp xɠy ra: „ Mua NVL vɾ và thanh toán ngay cho NCC † Hình thͩc thanh toán: bɮng tiɾn mɴt thông qua phiɼu chi, chuyʀn khoɠn qua ngân hàng „ Mua NVL vɾ nhɪp kho QKɉQJ còn nͣ tiɾn NCC. † Khi ÿó kɼ toán sɺ theo dõi nͣ v͛i NCC 10 B. Xuɢt nguyên vɪt liʄu † Xuɢt NVL cho sɠn xuɢt: 1. Khi b͙ phɪn sɠn xuɢt cɤn bao nhiêu NVL sɺ báo vɾ cho BPVT 2. BPVT báo vɾ kho 3. Tɞi kho, thͧ kho xuɢt NVL theo s͑ Oɉͣng mà bên vɪt Wɉ yêu cɤu và viɼt phiɼu xuɢt kho sau ÿó chuyʀn vɾ cho kɼ toán 11 † Xuɢt bán: 1. Khi khách hàng có nhu cɤu mua NVL, BPVT lɪp ÿɇQ ÿɾ nghʈ xuɢt bán và thông báo cho kho 2. Tɞi kho, thͧ kho cŸng xuɢt NVL theo ÿúng s͑ Oɉͣng mà bên vɪt Wɉ yêu cɤu và viɼt phiɼu xuɢt kho, viɼt vào thɸ kho, chuyʀn phiɼu xuɢt kho vɾ cho kɼ toán 3. Kɼ toán viɼt hóa ÿɇQ cho khách hàng 4. Khách hàng sɺ FăQ cͩ vào ÿó ÿʀ thanh toán B. Xuɢt nguyên vɪt liʄu (2) 12 † Xuɢt bán: „ Nɼu khách hàng thanh toán trͱc tiɼp bɮng tiɾn mɴt kɼ toán sɺ viɼt phiɼu thu cho khách „ Nɼu khách hàng thanh toán bɮng chuyʀn khoɠn qua ngân hàng (bɮng91Ĉhoɴc ngoɞi tʄ). Nɼu trɠ bɮng ngoɞi tʄ phɠi quy ÿ͕iVDQJ91Ĉ theo tͷ giá thͱc tɼ „ Nɼu khách hàng mua NVL QKɉQJ còn nͣ tiɾn. Khi ÿó kɼ toán cŸng thͱc hiʄn viʄc theo dõi nͣ cͧa khách B. Xuɢt nguyên vɪt liʄu (3) 13 C. Báo cáo, t͕ng kɼt † Cu͑i m͗i kƒ BPVT cùng v͛i kɼ toán, thͧ kho kiʀm kê lɞi NVL „ Thͧ kho kiʀm kê vɾ s͑ Oɉͣng „ B͙ phɪn vɪt Wɉ kiʀm tra vɾ chɢt Oɉͣng † Sau ÿó kɼ toán ÿánh giá lɞi giá trʈ vɪt Wɉ † Tɞi bɢt kƒ th͝i ÿLʀm nào, phɠi báo cáo tình hình hàng hoá cͧa tͫng loɞi, tͫng kho, tình hình công nͣ nɼu lãnh ÿɞo yêu cɤu 14 Các h͓ Vɇ dͯ liʄu thu thɪp ÿɉͣc † ĈɇQ ÿɴt hàng † Phiɼu nhɪp kho † Phiɼu xuɢt kho † Phiɼu thu † Phiɼu chi † Thɸ kho † Hóa ÿɇQ thanh toán † Phiɼu ÿánh giá NCC † Hͣp ÿ͓ng kinh tɼ † ĈɇQ ÿɾ nghʈ xuɢt bán † Báo cáo 15 Khó NKăQ và hɞn chɼ trong quɠn lý NVL † Các hoɞt ÿ͙ng nghiʄp vͥ còn khá ÿɇQ giɠn, FKɉD có hʄ th͑ng theo dõi NVL m͙t cách chi tiɼt † Nhɪp, xuɢt NVL ÿɉͣc thͱc hiʄn thͧ công † Viʄc quɠn lý khách hàng và NCC ÿɾu thͱc hiʄn trên giɢy t͝, s͕ sách dɨn ÿɼn viʄc tìm kiɼm thông tin rɢt khó NKăQ † Trong công tác kɼ toán viʄc sͭa chͯa trên giɢy t͝ là rɢt phͩc tɞp vì phɠi làm lɞi tͫ ÿɤu do nguyên tɬc không ÿɉͣc tɦy xóa 16 † Viʄc quɠn lý hʄ th͑ng các ÿ͙i trͱc thu͙c, các xí nghiʄp nh͏ là rɢt khó NKăQ do các b͙ phɪn phân b͑ rɠi rác, không tɪp trung † Viʄc t͕ng kɼt sau m͗i quý (niên ÿ͙) là không thʀ theo dõi triʄt ÿʀ ÿʀ báo cáo v͛i lãnh ÿɞo do ÿó khó ÿɉD ra chiɼn Oɉͣc hͣp lý ÿʀ phát triʀn công ty Khó NKăQ và hɞn chɼ trong quɠn lý NVL 17 Giɠi pháp khɬc phͥc † ͨng dͥng tin h͍c vào trong công tác quɠn lý ÿʀ giɠi quyɼt nhͯng vɢn ÿɾ còn t͓n tɞi † Viʄc xây dͱng hʄ th͑ng quɠn lý NVL sɺ ÿHP lɞi nhͯng hiʄu quɠ QKɉ sau: „ B͙ phɪn vɪt Wɉ: Quɠn lý ÿɉͣc NVL, NCC, khách hàng m͙t cách dʂ dàng. „ B͙ phɪn kho: Quɠn lý vɾ s͑ Oɉͣng chͧng loɞi vɪt Wɉ chính xác thuɪn tiʄn „ B͙ phɪn kɼ toán: Viʄc thu thɪp và xͭ lý dͯ liʄu tͫ các b͙ phɪn khác chuyʀn ÿɼn sɺ nhanh chóng 18 3. 6ɇ ÿ͓ phân rã chͩc QăQJ Quҧn lý nguyên vұt liӋu 1. Mua NVL 2. Nhұp NVL 3. Xuҩt NVL 4. Thӕng kê báo cáo 19 3. 6ɇ ÿ͓ phân rã chͩc QăQJ 1. Mua NVL 1.2 Làm hӧSÿӗng vӟi NCC 1.3 LұSÿѫQÿһt hàng 1.4 Nhұn hóDÿѫQWKDQKWRán 1.5 Thanh toán vӟi NCC 1.6 Theo dõi nӧ NCC 1.1 Lұp phiӃXÿánh giá NCC 20 1. Mua NVL † Mô tɠ chi tiɼt chͩc QăQJ 1.1 Lɪp phiɼu ÿánh giá NCC: Sau khi ÿL tìm hiʀu NCC, BPVT lɪp phiɼu ÿánh giá NCC theo tiêu chí ÿánh giá cͧa ÿɇQ vʈ. Tiêu chí ÿánh giá QKɉ: loɞi hình doanh nghiʄp, th͝i gian thành lɪp, QăQJ lͱc sɠn xuɢt, QăQJ lͱc nhà [ɉ͟ng, qui mô… 1.2 Làm hͣp ÿ͓ng v͛i NCC: Nɼu lãnh ÿɞo ÿɇQ vʈ cho phép lͱa ch͍n NCC BPVT sɺ làm hͣp ÿ͓ng v͛i NCC và 2 bên phɠi tuân thͧ nhͯng quyɾn hɞn trong hͣp ÿ͓ng 1.3 Lɪp ÿɇQ ÿɴt hàng: Khi lͱa ch͍n ÿɉͣc NCC theo yêu cɤu BPVT lɪp ÿɇQ ÿɴt hàng v͛i NCC ÿʀ mua hàng. 21 1. Mua NVL † Mô tɠ chi tiɼt chͩc QăQJ (2) „ 1.4 Nhɪn hóa ÿɇQ thanh toán: Nhà cung cɢp giao hàng cho BPVT ÿ͓ng th͝i BPVT nhɪn hóa ÿɇQ thanh toán „ 1.5 Thanh toán v͛i NCC: Sau khi mua NVL BPVT chuyʀn hóa ÿɇQ thanh toán vɾ cho kɼ toán. Hoɴc kɼ toán sɺ trͱc tiɼp thanh toán v͛i NCC hoɴc thông qua BPVT „ 1.6 Theo dõi nͣ NCC: Trong WUɉ͝ng hͣp mua NVL và nͣ lɞi tiɾn cͧa NCC kɼ toán sɺ thͱc hiʄn theo dõi nͣ v͛i NCC 22 3. 6ɇ ÿ͓ phân rã chͩc QăQJ (2) 2. Nhұp NVL 2.2 ViӃt thҿ kho 2.1 ViӃt phiӃu nhұp kho 23 2. Nhɪp NVL (2) † Mô tɠ chi tiɼt chͩc QăQJ „ 2.1 Viɼt phiɼu nhɪp kho: Sau khi kiʀm tra s͑ Oɉͣng, chɢt Oɉͣng NVL thͧ kho viɼt phiɼu nhɪp kho ÿʀ nhɪp NVL vào kho „ 2.2 Viɼt thɸ kho: Sau ÿó thͧ kho viɼt vào thɸ kho NVL vͫa nhɪp vɾ ÿʀ theo dõi tình hình NVL 24 3. 6ɇ ÿ͓ phân rã chͩc QăQJ (3) 3. Xuҩt NVL 3.1 LұSÿѫQÿӅ nghӏ xuҩt bán 3.2 ViӃt phiӃu xuҩt kho 3.3 ViӃt hóDÿѫQWKDQKWRán 3.4 Thanh toán vӟi khách hàng 3.5 Theo dõi nӧ cӫa khách 25 3. Xuɢt NVL † Mô tɠ chi tiɼt chͩc QăQJ „ 3.1 Lɪp ÿɇQ ÿɾ nghʈ xuɢt bán: Trong WUɉ͝ng hͣp khách hàng có nhu cɤu mua hàng. B͙ phɪn vɪt Wɉ lɪp ÿɇQ ÿɾ nghʈ xuɢt bán cho khách „ 3.2 Viɼt phiɼu xuɢt kho: Sau khi lɪp ÿɇQ ÿɾ nghʈ xuɢt bán trong WUɉ͝ng hͣp bán NVL. Thͧ kho viɼt phiɼu xuɢt kho ÿʀ xuɢt NVL cho khách hàng. Hoɴc thͧ kho viɼt phiɼu xuɢt kho trong WUɉ͝ng hͣp b͙ phɪn sɠn xuɢt yêu cɤu. 26 3. Xuɢt NVL (2) † Mô tɠ chi tiɼt chͩc QăQJ „ 3.3 Viɼt hóa ÿɇQ thanh toán: Khi khách hàng mua NVL kɼ toán sɺ viɼt hóa ÿɇQ thanh toán cho khách hàng „ 3.4 Thanh toán v͛i khách hàng: Khách hàng sɺ FăQ cͩ vào hóa ÿɇQ thanh toán ÿʀ thanh toán v͛i ÿɇQ vʈ khi mua NVL „ 3.5 Theo dõi nͣ khách hàng: Nɼu khách hàng mua NVL QKɉQJ nͣ tiɾn ÿɇQ vʈ. Kɼ toán sɺ theo dõi nͣ cͧa khách hàng. 27 4. 6ɇ ÿ͓ ngͯ cɠnh hʄ th͑ng 28 5. 6ɇ ÿ͓ lu͓ng dͯ liʄu 29 6ɇ ÿ͓ lu͓ng dͯ liʄu Mua NVL 30 6ɇ ÿ͓ lu͓ng dͯ liʄu Nhɪp NVL 31 6ɇ ÿ͓ lu͓ng dͯ liʄu Bán NVL