Chức năng kiểm tra

TÓM TẮT BÀI 7: KIỂM TRA Cần nắm: 1. Tầm quan trọng của công tác kiểm tra 2.Nguyên tắc và yêu cầu của việc kiểm tra 3.Trình tự các bước thực hiện khi kiểm tra 4.Các Phương pháp kiểm tra 5.Phân biệt Chỉ tiêu, tiêu chuẩn, trong đánh giá kiểm tra. Dự đóan Cảm nhận Quyết định Kiểm tra là cơ sở cho các hoạt động cải tiến Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những mục tiêu đã được hoạch định, trên cơ sở đó sẽ đưa ra những quyết định phù hợp Kiểm tra là một trong những công việc quan trọng của nhà quản trị, cho nên mọi nhà quản trị đều có trách nhiệm thực hiện kiểm tra. Xét về thực chất kiểm tra là một hệ thống phản hồi, là bước sau cùng của tiến trình quản trị. Với quan niệm quản trị học hiện đại, vai trò của kiểm tra bao trùm toàn bộ tiến trình này. Bản chất của chức năng kiểm tra là xác định về mặt định lượng hoặc định tính các kết quả, các vấn đề hoặc hiện trạng của các hoạt oộng, các quá trình trong tổ chức … để từ đó phân tích, tính toán và đưa ra những quyết định điều chỉnh thích hợp. Những hình thức kiểm tra phổ biến là: 1. Kiểm tra lường trước; 2. Kiểm tra /kiểm soát trong quá trình hoạt động 3. Kiểm tra sau khi kết thúc/phản hồi. Thực tế người ta thường áp dụng tổng hợp cả ba phương pháp trên sao cho có hiệu quả nhất. Nguyên tắc của kiểm tra là phải đảm bảo tính độc lập và khách quan CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ 3.3.1.Phương pháp phòng thí nghiệm. Phương pháp này được sử dụng trong trường hợp các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật cơ bản…. cũng đồng thời là các thông số cần đánh giá (Công suất động cơ, tốc độ quạt gió, hàm lượng tốc độ, độ mài mòn…tỷ giá, lãi suất, lợi nhuận, ) - Đo trực tiếp: Đo trực tiếp độ dài, trọng lượng, công suất, thành phần, doanh số, lợi nhuận.. - Phương pháp phân tích : Xác định hàm lượng, thành phần hóa học, tạp chất, một số tính chất lý học, sự co giãn, độ bền...của sản phẩm hoặc các chỉ số liên quan đến các hoạt động SXKD. - Phương pháp tính toán: Tính năng suất, hiệu quả, giá thành, tuổi thọ, hao phí nguyên liệu... Ưu điểm của phương pháp này là cho chúng ta những số liệu chính xác. Các kết quả đánh giá có các thứ nguyên rõ ràng, dễ so sánh… Tuy nhiên, phương pháp này khá tốn kém, đòi hỏi phải có các thiết bị, máy móc thí nghiệm… Trong nhiều trường hợp, ta cần phải phá hủy sản phẩm để thực hiện các cuộc thử nghiệm… cho nên không phải bất kỳ lúc nào cũng có thể thực hiện được. 3.3.2.Phương pháp cảm quan. Là phương pháp đánh giá dựa trên việc sử dụng các thông tin thu được qua sự cảm nhận của các cơ quan thụ cảm của con người khi tiếp xúc, tiêu dùng sản phẩm như : thị giác, thính giác, khứu giác, xúc giác và vị giác….sự cảm nhận về thái độ khách hàng, những tín hiệu thị trường. Chính vì vậy, kết quả của đánh giá phụ thuộc rất nhiều vào trình độ, kinh nghiệm, thói quen… của các chuyên viên giám định. Kết quả của phương pháp này đôi lúc kém chính xác so với phương pháp thí nghiệm, nhưng lại đơn giản, ít tốn kém, nhanh. Phương pháp này được dùng phổ biến để xác định giá trị các chỉ tiêu chất lượng thực phẩm, một số chỉ tiêu thẩm mỹ như : Mùi, vị, mẫu mã, trang trí, các chỉ tiêu kinh tế, xã hội...). 3.3.3.Phương pháp chuyên viên. Cơ sở khoa học của phương pháp này là dựa trên các kết quả của các phương pháp thí nghiệm, phương pháp cảm quan, tổng hợp, xử lý và phân tích ý kiến giám định của các chuyên viên rồi tiến hành cho điểm Tuy nhiên, phương pháp chuyên viên mang tính chủ quan, kết quả đánh giá phụ thuộc vào phản ứng tự nhiên, kinh nghiệm và tâm lý của chuyên viên. Do đó khi sử dụng phương pháp này, khâu quan trọng nhất là khâu tuyển chọn chuyên viên. Khi tổ chức đánh giá bằng phương pháp này, người ta thường tổ chức theo hai biến thể: -Phương pháp DELPHI : Theo cách này, các chuyên viên đánh giá không được gặp gỡ, tiếp xúc và trao đổi với nhau khi đánh giá. Với hình thức này các kết quả đánh giá rất khách quan, nhưng chúng có những giá trị hết sức tản mạn, đòi hỏi phải có hệ thống xử lý số liệu tốt, mới cho kết quả cuối cùng chính xác. -Phương pháp PATERNE : Trong cách này, các chuyên viên được tiếp xúc trao đổi với nhau, ý kiến giám định của từng chuyên viên là cơ sở cấu thành ý kiến chung của cả nhóm. Kết quả thu được trong cách này cho những kết quả khá tập trung, nhưng đôi khi thiếu tính khách quan. Quá trình kiểm tra trong quản trị QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ BẰNG PHƯƠNG PHÁP CHUYÊN VIÊN 1/ Xác định đối tượng, mục tiêu đánh giá 2/ Xây dựng hệ thống chỉ tiêu phù hợp với mục đích đánh giá. 3/ Xác định hệ số tầm quan trọng đối với các chỉ tiêu đánh giá 4/ Lựa chọn thang điểm và phương pháp đánh giá. Ci Vi 5/ Đánh giá, lựa chọn chuyên viên giám định. 6/ Tổ chức Hội đồng giám định, các tổ chuyên viên, tổ chức năng. 7/ Thu thập, phân tích kết quả giám định, xử lý, tính toán. Cho 1 đơn vị Cho S đơn vị 8/ Nhận xét, Kết luận 9/ Quyết định điều chỉnh 4.2.MỘT SỐ CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HỆ SỐ CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ (Ka) Về mặt tính toán, có thể tính Ka theo nhiều cách, nhưng chủ yếu là dựa vào hai công thức tính trung bình số học có trọng số và trung bình hình học có trọng số. Theo phương pháp trung bình số học có trọng số, ta có thể tính Ka theo công thức: Trong trường hợp phải tính toán cùng một lúc nhiều loại hoạt động, nhiều đối tượng trong một tổ hợp lớn mà hoạt động sản xuất kinh doanh của nó phụ thuộc vào kết quả hoạt động của các đơn vị nhỏ hơn. Lúc đó, để đánh giá chất lượng sử dụng công thức: Trong đó: ·Kas : Hệ số chất lượng của S đơn vị , S quá trình. · j : Tỷ trọng giá trị của từng đơn vị / kết quả thực hiện của từng quá trình. j được tính bằng công thức sau: Gj: Giá trị của từng đơn vị S : Số lượng các đơn vị MỨC ĐỘ ĐÁP ỨNG MỤC TIÊU KẾ HỌACH (MQ) Mức độ đáp ứng những mục tiêu kế hoạch đã đề ra hoặc những kỳ vọng của nhà quản trị. Thường sử dụng phương pháp chuyên viên trong quá trình đánh giá. Công thức tổng quát: Tùy theo những dữ liệu có thể thu thập được và mục đích đánh giá, ta có thể đánh giá MQ theo 2 phương pháp: Coi : Kết quả thực hiện của 1 chỉ tiêu thứ i Ci : Kết quả mong muốn (mục tiêu) của 1 chỉ tiêu thứ i +Phương pháp vi phân: là phương pháp đánh giá dựa trên việc sử dụng các chỉ tiêu riêng lẻ. +Phương pháp tổng hợp: sử dụng khi các chỉ tiêu có mối quan hệ hàm số với nhau và có trọng số đã được xác định. Vi : Hệ số tầm quan trọng của các chỉ tiêu đánh giá Yêu cầu của việc kiểm tra 1-Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra; 2- Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị; 3- Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu; 4- Kiểm tra phải độc lập, khách quan; 5- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp; 6 - Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế; 7- Việc kiểm tra phải đưa đến hành động. Kết quả đánh giá sẽ cho biết thực sự cấp dưới đang làm gì, Hệ thống quản lý đang ở tình trạng nào thì việc ra quyết định sẽ có cơ sở khoa học vững chắc hơn. Kết quả đánh giá --------------->Biện pháp điều chỉnh Đạt Các biện pháp Duy trì Không đạt Các biện pháp Khắc phục Đạt ổn định Các biệc pháp Cải tiến