Chuẩn bị cho đàm phán

CHUẨN BỊ CHO ĐÀM PHÁN Sự chuẩn bị kỳ công sẽ đem lại một kết quả kì công” ROBERT H. SCHULLER Sự chuẩn bị trước rất cần thiết để đàm phán thành công. Các đối tác bước vào bàn làm việc với những thuận lợi riêng. Ví dụ, trong mối quan hệ người mua-người bán điển hình, người bán nắm thông tin cụ thể về giá sản xuất hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ. Người mua có cơ hội tiếp cận nhiều giá cạnh tranh và thông tin về điểm mạnh và điểm yếu của hàng hoá hoặc dịch vụ của bên bán. Mục tiêu chủ yếu của sự chuẩn bị trước là tạo nhiều khả năng đạt được kết quả thắng-thắng cho cả hai bên. Càng biết nhiều thông tin, cơ hội thành công càng nhiều. Có một điều là những người bận rộn thường không chú ý đến việc này, không dành thời gian cho công việc chuẩn bị. Không nên có sai lầm này. Trước khi tiến hành đàm phán, phải đảm bảo rằng bạn đã nghiên cứu kỹ mọi vấn đề và xác định rõ mục tiêu dựa trên những thông tin có được. ĐOÁN TRƯỚC QUAN ĐIỂM CỦA CẢ HAI BÊN Khi đàm phán, năng lực và độ tự tin của bạn được củng cố khi bạn có thể đàm phán thành công các mặt của vấn đề, vì vậy theo chúng tôi, bạn nên chuẩn bị trước quan điểm của chính mình và đoán trước quan điểm của đối tác trước mọi cuộc đàm phán. Bản câu hỏi thăm dò quan điểm trong phần này sẽ giúp bạn làm việc này SỬ DỤNG BẢNG CÂU HỎI THĂM DÒ QUAN ĐIỂM Trả lời các câu hỏi dưới đây để bạn có thể điền vào bảng Câu hỏi thăm dò quan điểm. Chủ đề: Chủ đề gì sẽ được đề cập tới trong cuộc đàm phán? Mục đích của bạn là gì? Mục đích của đối tác là gì? Mục đích của hai bên giống nhau hay khác nhau? Tầm nhìn: Cái nhìn của bạn về một kết quả ý tưởng là gì? Nguồn thông tin: Bạn thu thập thông tin để chuẩn bị cho cuộc đàm phán bằng cách nào? - Nói với bạn bè hoặc những người quen với những cuộc đàm phán kiểu này? - Nghiên cứu chủ đề cuộc đàm phán qua sách và băng video? - Tìm đến các nguồn đáng tin cậy như Báo cáo khách hàng, tài liệu Kelley Blue Book (dành cho ôtô), hoặc Danh sách dịch vụ (đối với nhà cửa)? - Đến thẳng hãng cạnh tranh? - Tra cứu trên Internet hoặc nguồn thông tin trực tuyến về sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự? - Tìm hiểu mục đích của đối tác bằng cách hỏi người đã từng có cuộc đàm phán tương tự với đối tác? - Tìm hiểu liệu người đó phải chịu phạt bằng hình thức nào khi không đạt được kết quả-bằng tiền lương hay bổn phận? (Thông tin này cho biết mức độ động cơ của người đó). Khi bạn đã thu thập được thông tin, hãy ghi tóm tắt lại và điền những thông tin có liên quan vào bảng thăm dò quan điểm. Bạn không thể nhớ hết được mọi thông tin vì thế việc ghi chép là rất cần thiết trong quá trình đàm phán. Thông tin hữu ích: Thông tin nào hữu ích cho cả bạn lẫn đối tác? Cả hai đều biết giá bán lẻ của sản phẩm, hoặc có bao nhiêu hãng cạnh tranh bán cùng một sản phẩm đó? Một số thông tin chỉ có lợi cho một bên. Ví dụ, chỉ có người bán mới biết được giá của hàng hoá là bao nhiêu để ra giá. Vấn đề có thể đàm phán:Những vấn đề nào có thể đàm phán được? Đó là những vấn đề về giá cả, chất lượng, ngày vận chuyển, bảo hành, hướng dẫn, cải tiến, màu sắc và kiểu mẫu, hàng kèm thêm, gửi hàng trọn gói hoặc từng phần, phí vận chuyển … Yêu cầu của các bên đàm phán: Yêu cầu và mối quan tâm của các nhân là gì, của đối tác đại diện cho một tổ chức, đoàn thể, hãng kinh doanh là gì? Hãy đề cập đến cả yêu cầu trực tiếp và yêu cầu ẩn của cả hai bên. Những yêu cầu hiện rất dễ thấy vì người đàm phán thường nói thẳng ra. Ví dụ, đối tác sẽ đưa ra các yêu cầu như giá hợp lý, mức nào anh ta có thể trả được, thời gian vận chuyển hàng hoá hoặc dịch vụ, và số lượng chính xác mà bên đó cần. Những yêu cầu ẩn lại khó phát hiện ra nếu bên đối tác không tiết lộ. Bao gồm những yêu cầu như muốn được thích, muốn được tin tưởng; tôn trọng; muốn mình đúng; muốn nhìn thấy sự tốt đẹp trong mắt người khác; muốn có quyền lực; muốn được đối xử tốt; muốn người khác lắng nghe mình; muốn được chấp nhận; muốn người khác nghĩ mình giỏi; muốn chiến thắng; thấy mọi việc quá dễ; và muốn thiết lập được mối quan hệ. Cần nhớ hết những yêu cầu ẩn đó để có thể điều khiển được cuộc đàm phán Cá nhân hoặc tập thể: Ai sẽ tham gia vào cuộc đàm phán? Bên phía bạn là một tập thể hay bạn đàm phán với tư cách cá nhân? Bên đối tác đàm phán với tư cách là tập thể hay cá nhân? Phong cách của người đàm phán:Phong cách hành vi của người đi đàm phán là gì? Phong cách của bạn là người Ôn hoà, Mạnh mẽ, Phân tích hay Tổng hợp? Phong cách của đối tác là gì? Trong cuộc đàm phán, bạn sẽ là Cá mập, Cá chép hay Cá heo? Đối tác của bạn sẽ là gì? Nếu đây là một cuộc đàm phán lần hai, đối tác xử sự với bạn như thế nào trước đây? Lựa chọn hoặc thay thế: Cả hai bên có những lựa chọn hoặc biện pháp thay thế nào để tiến tới kết quả thắng-thắng? Nhìn chung, các lựa chọn hoặc biện pháp đó càng khả thi thì cả hai càng có nhiều cơ hội đạt được mục đích. - Đây chỉ là cuộc đàm phán một lần hay sẽ có cuộc đàm phán khác trong tương lai? - Có tổ chức chính phủ hoặc luật pháp nào tham gia vào cuộc đàm phán không? - Có bên thứ ba tham gia vào cuộc đàm phán? Vị trí của vấn đề: Bạn đã xác định rõ mong muốn (kết quả tốt nhất), mức độ thoả mãn (kết quả mà bạn thấy hài lòng), và điểm mấu chốt (điểm bạn không thể bỏ qua) chưa? Bạn cần phải xác định những thông tin này cho mỗi vấn đề đặt ra. Bạn có biết gì về mong muốn, mức độ thoả mãn và điểm mấu chốt của đối tác chưa? So sánh mục đích hàng đầu của bạn với của đối tác giống khác nhau như thế nào? Chiến thuật và mẹo: Để đạt được mục đích, bạn sẽ sử dụng chiến thuật hoặc mẹo nào? Nếu bạn muốn mua ôtô, bạn có thể dùng đến sức mạnh của cạnh tranh, nói cho người bán biết bạn đang phân vân giữa hai hãng khác nhau để họ giảm bớt giá. Hoặc có thể sử dụng những con số và thông tin để chứng minh rằng giá mà bạn đưa ra là phù hợp. (Những chiến thuật và mẹo sẽ được đề cập đến chi tiết hơn trong phần sau). BATNA (Biện pháp dự phòng tốt nhất để tiến tới thoả thuận):  Bạn có chuẩn bị BATNA không? BATNA nghĩa là biện pháp dự phòng tốt nhất để tiến tới sự thoả thuận (Best Alternative to a Negotiated Agreement). Khái niệm này đã được đề cập đến vào năm 1981 trong cuốn “Có được sự đồng ý” của Roger Fisher và William Ury, yêu cầu bạn phải suy nghĩ xem bạn có thể chấp nhận được giải pháp nào khi đàm phán không thành công. Có BATNA, bạn vẫn cảm thấy mục đích của bạn vẫn được thoả mãn dù đối tác không chấp thuận. Cuộc đàm phán càng quan trọng đối với bạn, bạn càng phải cần đến yếu tố này, cả về tâm lý lẫn mưu lược. Ví dụ, nếu bạn được một côgn ty mời làm việc với mức lương bằng 2% so với mức lương hiện tại của bạn, bạn sẽ cảm thấy tự tin khi đàm phán một mức cao hơn vì bạn đã có biện pháp dự phòng rồi-tiếp tục công việc cũ mà bạn vẫn thích. Dựa trên biện pháp dự phòng để bạn chấp nhận hoặc không các vấn đề trong đàm phán. Khi xác định BATNA, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau: - Bạn có thể làm gì để thực hiện được mục tiêu nếu bạn đứng lên và chấm dứt cuộc đàm phán? Đôi khi bạn cần phải tìm một đối tác khác. Ví dụ, nếu giá bên đối tác đưa ra quá cao, lựa chọn của bạn là tìm đối tác khác. Trong các trường hợp khác, cách tốt nhất là không có sự chấp nhận nào. Ví dụ, bạn có thể quyết định không cần mua xe mới nữa. - Bạn có thể làm gì để có được sự hợp tác của đối tác nhằm đạt được mục tiêu? Khi trả phòng thuê, người chủ liệu có đồng ý trả lại đầy đủ tiền an ninh cho bạn không nếu bạn rời đi vào thời điểm có người khác muốn thuê tiếp? - Nếu cuộc đàm phán bị phá vỡ, có thể nhờ đến bên thứ ba như luật sư hoặc một người trung gian không? Nếu không thể thoả hiệp được sự bất đồng giữa công nhân và nhà quản lý về một hợp đồng mới thì có thể nhờ đến bên trung gian không? Chương trình tiến hành: Bạn sẽ là người chuẩn bị chương trình tiến hành? Hay là bên đối tác? Địa điểm: Cuộc đàm phán được diễn ra tại đâu? Ở chỗ của bạn, chỗ đối tác hay chỗ của bên trung gian? Bảng thăm dò quan điểm Phía bạn Phía đối tác Chủ đề: Chủ đề: Tầm nhìn: Tầm nhìn: Nguồn thông tin: Nguồn thông tin: Thông tin hữu ích: Thông tin hữu ích: Vấn đề đàm phán: Vấn đề đàm phán: Yêu cầu hiện: Yêu cầu hiện: Yêu cầu ẩn: Yêu cầu ẩn: Cá nhân hay tập thể: Cá nhân hay tập thể: Phong cách đàm phán: Phong cách đàm phán: Lựa chọn hoặc thay thế: Lựa chọn hoặc thay thế: Vị trí của vấn đề: Vị trí của vấn đề: Chiến thuật và mẹo: Chiến thuật và mẹo: BATNA: BATNA: Chương trình tiến hành: Chương trình tiến hành: Địa điểm: Địa điểm: THUẬN LỢI VÀ BẤT LỢI CỦA SỰ LỰA CHỌN Khi điền vào bảng trên, có thể bạn sẽ băn khoăn rằng: Sẽ tốt hơn khi đàm phán một mình hay đàm phán theo một nhóm? Sẽ tốt hơn khi tiến hành ở công ty mình hay ở công ty đối tác? Ai sẽ là người sắp lịch diễn ra đàm phán? Đây là những câu hỏi đúng và việc lợi ích của việc sử dụng bảng thăm dò này là nó giúp bạn trả lời được những câu hỏi trên. Nhưng sự thật là bất cứ một sự lựa chọn nào đều có cả thuận lợi và bất lợi. ĐÀM PHÁN GIỮA TẬP THỂ VỚI CÁ NHÂN Một số người thích một mình đàm phán, trái lại một số lại chỉ muốn đàm phán theo tập thể. Trước khi quyết định, bạn nên xem xét những thuận lợi và bất lợi của cả hai lựa chọn này. Đàm phán cá nhân Đàm phán giữa cá nhân có những thuận lợi sau: 1. Khi mỗi bên đàm phán chỉ có một người, rất dễ có thể thiết lập được mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng. Cả hai đều muốn cùng đạt được mục đích. 2. Quyết định dễ hơn và nhanh hơn vì không cần phải hỏi ý kiến của người khác. 3. Cả hai đều không phải băn khoăn người khác sẽ nghĩ gì về kết quả đàm phán. 4. Hai bên không cần phải đặt câu hỏi cho thành viên kém nhất trong nhóm đối tác, hoặc không xảy ra sự bất đồng giữa các thành viên trong nhóm. 5. Quá trình diễn ra không tốn kém, vì chỉ cần đến thời gian của một người, mà thời gian là tiền bạc. Còn bất lợi của đàm phán cá nhân là gì? Khi hành động một mình, người đó sẽ trở lên dễ bị cảm giác chi phối và đưa ra quyết định không hài lòng nhất. Đồng thời, một người không đủ khả năng giải quyết vấn đề đang được đàm phán như khi đàm phán tập thể, có thể sử dụng kiến thức của tất cả các thành viên trong đội. Đàm phán tạp thể Nhiều lúc chúng ta buộc phải chọn hình thức đàm phán tập thể. Các thuận lợi là: 1. Có nhiều người càng có nhiều khả năng giải quyết vấn đề. Tất nhiên chỉ trong trường hợp mọi thành viên trong nhóm thực sự giúp ích được cho quá trình đàm phán. 2. Nhìn chung, khi có nhiều người để tìm để tìm các biện pháp giải quyết nhằm đạt được kết quả thắng-thắng thì cơ hội thành công càng nhiều hơn. 3. Số đông tạo ra sức mạnh. Tập hợp thành một nhóm thống nhất sẽ tạo ra được sức mạnh đáng kể 4. Mục tiêu không còn là của cá nhân Nguyên tắc trong thương lượng tập thể Nếu bạn quyết định tiến hành thương lượng theo hình thức tập thể, những nguyên tắc sau sẽ giúp ích cho bạn: - Xác định chuyên môn cần thiết để hỗ trợ vị thế của bạn. - Tìm người có đủ chuyên môn cần thiết; có kiến thức, giao tiếp tự tin và biết làm việc theo nhóm. - Gặp gỡ mọi người trong nhóm trước cuộc thương lượng để thống nhất về mục tiêu, chiến lược và chiến thuật. - Đảm bảo các thành viên trong nhóm được sử dụng hết khả năng trong cuộc thương lượng. - Bầu ra người đứng đầu. - Chọn một người chuyên ghi chép chính xác các thông tin từ cuộc họp vạch kế hoạch đến khi tiến hành thương lượng. - Chỉ định rõ nhiệm vụ và vai trò của từng thành viên. - Thực hành! Nhờ một số người khác đóng làm bên đối tác và thực hành trước. Một cuộc thương lượng thử càng giống thật càng giúp các thành viên trong nhóm tự tin hơn. Đàm phán đến một nhóm hoặc theo nhóm cũng có bất lợi. Khi có nhiều người, có thể xảy ra cac trường hợp một thành viên trong nhóm trở thành vật cản thay vì giúp ích, hoặc mục đích của cá nhân đó không hợp nhất với của cả nhóm. Nếu trong nhóm có nhiều mục đích khác nhau, đối tác sẽ thấy được sự chia rẽ đó và sẽ lợi dụng điều đó. ĐỊA ĐIỂM Nên tiến hành đàm phán ở chỗ bạn hay chỗ của đối tác? Điều đó còn tuỳ! Nhiều nhà đàm phán có kinh nghiệm sẽ nói rằng tại địa điểm của bạn sẽ tốt hơn. Ở “tại nhà” sẽ có nhiều thuận lợi hơn. Bạn thường cảm thấy thoả mái hơn ở môi trường quen thuộc; bạn có nhiều cơ hội tiếp cận được thông tin có giá trị; tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại; bạn được ngồi hoặc đứng cạnh chiếc bàn của bạn, điều đó tạo ra thế mạnh. Tất nhiên, không phải lúc nào bạn cũng được bàn việc ngay tại văn phòng của mình. Ví dụ, người bán phải đi đàm phán tại các cửa hàng. Nhưng nhiều khi dù phải đến nơi của đối tác hoặc của bên trung gian như khách sạn bạn vẫn có được sự thuận lợi. Đôi khi bạn không muốn biết thêm thông tin. Bạn có thể muốn trở về phòng riêng của mình để xem nên đưa ra thông tin gì và đưa ra như thế nào. Bạn có thể dành toàn bộ thời gian chú tâm vào cuộc đàm phán mà không có sự xao nhãng hay ngắt quãng xảy ra. Hoặc khi muốn có thời gian suy nghĩ về yêu cầu của đối tác hoặc thu thập thêm thông tin mà không có mặt của đối tác. Trong các trường hợp này, sẽ dễ dàng hơn nếu bạn xin phép ra ngoài khi ở cơ quan của đối tác thay vì yêu cầu đối tác ra khỏi phòng bạn. Điểm cốt yếu: Nếu bạn đã chuẩn bị kỹ càng cho cuộc đàm phán thì địa điểm nào cũng giống nhau. CHƯƠNG TRÌNH TIẾN HÀNH Để có sự lạc quan về sự thành công, bạn nên biết dựa vào chương trình tiến hành. Nhưng ai sẽ là người viết? Chương trình tiến hành có thể được chuẩn bị bởi một bên hoặc cả hai bên. Nếu bạn là người sắp xếp và báo cho đối tác biết, bạn có thuận lợi chuẩn bị chủ đề thảo luận và trình tự diễn ra. Nhìn chung, bạn sẽ có sự chuẩn bị tốt hơn nếu bạn sắp đặt chương trình. Tuy nhiên, được chuẩn bị chương trình tiến hành cũng có điều bất lợi. Đầu tiên, nếu đối tác biết sớm, họ sẽ có cơ hội chuẩn bị để đấu lại bạn. Thứ hai, bạn mất cơ hội được nghe đối tác nói trước khi đưa ra thông tin của mình. Nếu bạn phải chuẩn bị chương trình, có hai kiểu: tóm lược trong đó bạn sẽ trình bày với đối tác về sự thoả thuận chung để định hướng cuộc đàm phán, và kiểu thứ hai là bạn sẽ trình bày chi tiết. Điều đó giúp bạn có thể biết được đã đề cập đến mọi vấn đề chưa. MỞ ĐẦU CUỘC ĐÀM PHÁN Một số người thích mở đầu cuộc đàm phán bằng một cuộc nói chuyện nhỏ, hỏi những câu hỏi không liên quan như “Cuối tuần này anh có chơi gôn không?”. Nếu bạn thấy cách này thoải mái, chúng tôi cũng đồng ý. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy không thích, cũng không nên buộc đối tác đi ngay vào vấn đề. Không nên bắt đầu trước khi  bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng. Nếu ai đó cố bắt đầu trước khi bạn sẵn sàng, hãy nói thẳng cho họ biết “Tôi chưa sẵn sàng” và sắp đặt lại cuộc gặp. Nếu có thể, hãy để đối tác nói trước. Miễn là bạn xác định rõ được mong muốn, mục đích và điểm cốt yếu của bạn, bạn không phải lo lắng trước sự điều khiển của đối tác. Lắng nghe sự mở đầu của đối tác sẽ mang đến cơ hội thay đổi chiến thuật, mẹo và mức độ của mục đích một cách phù hợp. Nếu bạn nói trước, hãy đặt các câu hỏi để đảm bảo bạn có được lượng thông tin cần thiết để bắt đầu. PHÁ VỠ BẾ TẮC Cho dù bạn đã chuẩn bị kỹ đến đâu thì bạn vẫn có thể gặp bế tắc trong quá trình đàm phán. Hầu hết các bế tắc xảy ra là do mối quan tâm của hai bên đối chọi với nhau. Khi điều này xảy ra, độ căng thẳng sẽ tăng, và cả hai bên đều sẵn sàng chấp nhận kết quả thua-thua vì họ cảm thấy không thể đạt được sự thoả thuận. Một vấn đề là họ bị chi phối bởi nhận thức riêng của họ, mà có thể hoặc không phản ánh đúng sự thực. Có những cách sau để phá vỡ bế tắc: 1. Đặt câu hỏi mở: Khi cuộc đàm phán đến chỗ bế tắc, các bên đối tác có xu hướng nói nhiều và nghe ít. Một trong những cách hiệu quả để xoay chuyển tình thế và tạo không khí thoả mái hơn cho mối quan hệ là bắt đầu đặt ra những câu hỏi mở. 2. Tích cực lắng nghe: Khi các đối tác bận nói về mục đích và yêu cầu của họ mà không chịu lắng nghe, họ sẽ khó có thể tìm được tiếng nói chung. Thực sự lắng nghe đối tác nói là cách duy nhất để hiểu mục đích của họ và cho họ thấy bạn thật sự quan tâm đến mục đích của họ. 3. Hiểu thấu: Hỏi bản thân “Nếu mình ở vị trí của đối tác, mình có hành động giống như vậy không?”. Nếu câu trả lời là “có”, hãy tìm ra các biện pháp khác để đối tác có thể đạt được mục tiêu trong khi bạn vẫn có thể bảo vệ được quyền lợi của mình. 4. Tập trung vào vấn đề: Khi đối tác phát hiện ra sự bế tắc, họ thường bắt đầu cá nhân hoá ý kiến của họ thay vì tập trung đến vấn đề. Bạn có thể tiến tới kết quả thắng-thắng nếu tránh cá nhân hoá và tập trung nhiều đến các vấn đề, mục đích và nhu cầu của cả hai bên. 5. Làm rõ mối quan tâm cá nhân và chung: Không nên cố bảo vệ và củng cố mục tiêu của một mình bạn mà không để ý đến bên đối tác. 6. Tách riêng nhiều vấn đề và định hướng thoả thuận: Bắt đầu bằng vấn đề nhỏ dễ thoả thuận. Từ đó có thể dễ dàng thoả thuận các vấn đề lớn hơn. 7. Đưa ra nhiều giải pháp thay thế: Rất có lợi nếu cả hai bên đều có thể đưa ra nhiều giải pháp thay thế. Nếu một giải pháp không được thực hiện, vậy giải pháp thứ hai, ba,tư thì thế nào? 8. Nghỉ giải lao: Khi quá căng thẳng, các đối tác sẽ bắt đầu nói những điều mà sau này họ sẽ thấy hối tiếc. Để tránh điều này, hãy nghỉ giải lao trước khi quay lại bàn đàm phán. 9. Định thời gian quay lại công việc: Nếu hai bên cần nghỉ giải lao, hãy định giờ cụ thể mà hai bên đồng ý để trở lại bàn đàm phán. 10. Nhờ đến bên trung gian: Khi các bên đối tác đưa ra các giải pháp khác nhau cho cùng một vấn đề, họ sẽ khó có thể đưa ra được biện pháp thay thế. Khi đó, người trung gian sẽ giúp phá vỡ được bế tắc.