Chế độ kế toán dành cho các Câu Lạc Bộ có hoạt động tín dụng

000 Tổng tài sản 6.000.000 Tổng nguồn vốn 6.000.000 Ví dụ 3: Ngày 8/4 CLB tiếp nhận vốn tài trợ từ nhà tài trợ CRD nhập quĩ tiền mặt số tiền là 30.000.000đ chuẩn bị cho thành viên vay vốn. Lúc này phương trình kế toán như sau : Biểu 3 : Ngày 5/5/07 Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền - Tiền mặt - Vật liệu in ấn 35.945.000 55.000 - Cổ phần xác lập - Quĩ vốn tài trợ 6.000.000 30.000.000 Tổng tài sản 36.000.000 Tổng nguồn vốn 36.000.000 Ví dụ 4 : Ngày 10/4/07 Tiến hành họp kỳ 1 và cho thành viên vay vốn, CLB phát vốn cho vay hết 30.000.000 đ . Lúc này phương trình kế toán như sau : Biểu 4 : Ngày 10/4/07: Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền - Tiền mặt - Vật liệu in ấn - Vốn cho vay 5.945.000 55.000 30.000.000 - Cổ phần xác lập - Quĩ vốn tài trợ 6.000.000 30.000.000 Tổng tài sản 36.000.000 Tổng nguồn vốn 36.000.000 Ví dụ 5: Khi phát vốn, CLB thu được một khoản thu nhập từ phí cho vay 1% là 30.000.000đ x 1% = 300.000đ. Chi phí trong kì hết toàn bộ khoản hiện vật (mua trước đó) là 55.000đ. Thu nhập lưu giữ ròng là : 300.000 - 55.000 = 245.000 đ. Biểu 5 : Phương trình kế toán ngày 10/4/07 sau hạch toán thu phí và chi phí vật liệu in ấn Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền - Tiền mặt tại quĩ - Vốn vay 6.245.000 30.000.000 - Cổ phần xác lập - Quĩ vốn tài trợ - Thu nhập ròng lưu giữ 6.000.000 30.000.000 245.000 Tổng tài sản 36.245.000 Tổng nguồn 36.245.000 Tóm lại, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tổ chức rất đa dạng, tuy nhiên chúng không làm thay đổi tính cân đối giữa tài sản và nguồn hình thành tài sản trên phương trình kế toán Phần 2 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN Những vấn đề chung về hệ thống tài khoản Định nghĩa về tài khoản : Tài khoản là một công cụ kế toán được sử dụng để phân loại và hệ thống hoá sự tăng giảm, số dư của mỗi loại tài sản, nguồn vốn, thu nhập, chi phí. Tài khoản được thiết lập cho từng yếu tố của quá trình hoạt động như tiền mặt, các khoản phải thu, và các khoản phải trả... Cấu trúc của tài khoản kế toán Cấu trúc của một tài khoản kế toán bao gồm : Tên tài khoản- số hiệu, cấu hình. Dạng đơn giản nhất để ghi chép việc tăng giảm, người ta sử dụng cấu hình tài khoản chữ T như sau : Tên tài khoản - số hiệu TK Nợ Có “ Nợ ”, “ Có” là những thuật ngữ kế toán được qui ước ghi vào bên trái và bên phải của tài khoản. Nợ được ghi bên trái của tài khoản Có được ghi bên phải của tài khoản Phân loại tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán dùng cho các Tổ chức Tài chính Cộng đồng được xây dựng theo hệ thống tài khoản do Ngân hàng nhà nước ban hành (kèm theo Quyết định số 435/1998/QĐ - NHNN2) và các văn bản hướng dẫn của Ngân hàng nhà nước cho các Quĩ tín dụng nhân dân (áp dụng từ ngày 1 tháng 4 năm 1999). Phân loại tài khoản dựa trên tính chất hoạt động: Dựa theo tính chất hoạt động, các tài khoản được chia làm 9 loại . Từ loại 1 đến loại 8 gọi là các tài khoản trong bảng cân đối kế toán. Các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán thuộc loại 9: Loại 1 : Vốn khả dụng và các khoản đầu tư Loại 2 : Hoạt động tín dụng Loại 3 : Tài sản cố định và tài sản có khác Loại 4 : Các khoản phải trả Loại 5 : Hoạt động thanh toán (dùng cho cấp huyện) Loại 6 : Vốn chủ sở hữu loại 7 : Thu nhập Loại 8 : Chi phí Loại 9 : Các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán Mối quan hệ giữa tài khoản với phương trình kế toán. Ghi chép sự thay đổi của tài sản, công nợ phải trả và vốn của chủ sở hữu: Trước hết ta cần nắm chắc phương trình kế toán : Tài sản = Công nợ phải trả + nguồn vốn chủ sở hữu Nhận xét : - Tài sản nằm ở vế trái, do đó việc tăng lên được ghi vào “bên trái” của tài khoản chữ T. - Công nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu nằm ở bên phải của phương trình nên khi tăng lên sẽ được ghi vào “bên phải” (bên có) của tài khoản chữ T. Cách ghi vào tài khoản giao dịch 1 ngày 3/4/2007 (số liệu ở ví dụ 1): Tài khoản tiền mặt thuộc tài sản khi tăng nên ghi bên Nợ 6.000.000, Tài khoản vốn cổ phẩn xác lập thuộc Vốn chủ sở hữu khi tăng ghi bên Có 6.000.000 Tiền mặt Vốn Cổ phần xác lập (1) 6.000.000 6.000.000 (1) Cách ghi vào tài khoản giao dịch 2 ngày 4/4/2007 (số liệu ở ví dụ 2 ): Tài khoản tiền mặt thuộc tài sản khi giảm ghi bên Có 55.000, tài khoản vật liệu in ấn thuộc tài sản khi tăng ghi bên Nợ 55.000 Tiền mặt Vật liệu in ấn Vốn cổ phần xác lập (1) 6.000.000 55.000 (2) (2) 55.000 6.000.000 (1) Cách ghi vào tài khoản giao dịch 3 ngày 8/4/2007 (số liệu ở ví dụ 3 ): Tài khoản tiền mặt thuộc tài sản khi tăng ghi bên Nợ 30.000.000, tài khoản vốn tài trợ thuộc công nợ phải trả khi tăng ghi bên Có 30.000.000 Tiền mặt Vật liệu in ấn Vốn cổ phần xác lập (1) 6.000.000 55.000 (2) (2) 55.000 6.000.000 (1) (3) 30.000.000 Vốn tài trợ 30.000.000 (3) Cách ghi vào tài khoản giao dịch 4 ngày 10/4/2007 (số liệu ở ví dụ 4 ): Tài khoản tiền mặt thuộc tài sản khi giảm ghi bên Có 30.000.000, tài khoản Vốn cho vay thuộc tài sản khi tăng ghi bên Nợ 30.000.000 Tiền mặt Vật liệu in ấn Vốn cổ phần xác lập (1) 6.000.000 55.000 (2) (2) 55.000 6.000.000 (1) (3) 30.000.000 30.000.000 (4) Vốn tài trợ Vốn cho vay 30.000.000 (3) (4) 30.000.000 Ghi chép sự hình thành, thay đổi thu nhập và chi phí - Với hoạt động thu Về nguyên tắc, các tài khoản phản ảnh thu nhập luôn luôn phát sinh “bên có” trừ trường hợp có sự thoái thu, điều chỉnh giảm... mới ghi “bên nợ” Cơ sở của nguyên tắc này là thu nhập tăng làm tăng lợi nhuận ròng hay tăng nguồn vốn chủ sở hữu mà như trên đã nói, khi tăng nguồn vốn chủ sở hữu thì ghi bên Có của tài khoản. Bởi vậy khi thu nhập tăng được ghi bên có vào tài khoản phản ánh thu nhập. 5a) Cách ghi vào tài khoản giao dịch 5 ngày 10/4/2007 (số liệu ở ví dụ 5 ): Khi thu phí về tài khoản thu phí cho vay thuộc thu nhập khi tăng ghi bên Có 300.000 .Tài khoản tiền mặt thuộc tài sản khi tăng ghi bên Nợ 300.000 Tiền mặt Vật liệu in ấn Vốn cổ phần xác lập (1) 6.000.000 55.000 (2) (2) 55.000 6.000.000 (1) (3) 30.000.000 30.000.000 (4) (5a) 300.000 Vốn tài trợ Vốn cho vay Thu phí tín dụng 30.000.000 (3) (4) 30.000.000 300.000 (5) - Hoạt động động chi: Về nguyên tắc, các tài khoản chi phí trong năm chỉ phát sinh “bên nợ” trừ trường hợp điều chỉnh giảm chi do chi phí không hợp lệ mới ghi “bên có” Cơ sở của nó là chi phí tăng làm giảm thu nhập ròng cũng chính là giảm nguồn, tài khoản nguồn khi giảm ghi bên nợ, do đó khi chi phí tăng thì ghi bên nợ các tài khoản chi phí. 5b) Cách ghi vào tài khoản giao dịch 5 ngày 10/4/2007 (số liệu ở ví dụ 5 ): Khi tăng chi phí vật liệu in ấn ghi vào bên Nợ 55.000 đồng thời tài khoản vật liệu in ấn thuộc tài sản giảm do xuất ra sử dụng ghi vào bên Có 55.000 Tiền mặt Vật liệu in ấn Vốn cổ phần xác lập (1) 6.000.000 55.000 (2) (2) 55.000 55.000 (5b) 6.000.000 (1) (3) 30.000.000 30.000.000 (4) (5a) 300.000 Vốn tài trợ Vốn cho vay Thu phí tín dụng 30.000.000 (3) (4) 30.000.000 300.000 (5) Chi phí vật liệu in ấn (5b) 55.000 Xác định số dư trên tài khoản Số dư trên 1 tài khoản là phần chênh lệch giữa tổng số phát sinh bên nợ trừ đi tổng phát sinh bên có của tài khoản đó. Nếu tổng phát sinh bên nợ lớn hơn bên Có thì tài khoản đó có số dư Nợ, và nếu tổng phát sinh bên có lớn hơn bên nợ thì tài khoản đó có số dư Có. Công thức chung cho các tài khoản : Số dư cuối kì = Số dư đầu kì + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm Với tài khoản tiền mặt ở ví dụ trên thì số dư cuối kì =36.300.000 – 30.055.000 = 6.245.000 TK Tiền mặt 36.300.000 30.055.000 6.245.000 Mối liên hệ giữa số dư và tính chất của các loại tài khoản Với các loại tài khoản tài sản, số tăng được ghi bên Nợ, do đó những tài khoản này có số dư nằm bên Nợ và ngược lại công nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu khi tăng được ghi vào bên Có nên số dư của chúng nằm bên Có. Tài khoản thu nhập và chi phí: Đặc điểm của loại tài khoản này là cuối năm tài chính không có số dư (số dư =0) Cuối kì kế toán, các tài khoản này được kết chuyển vào tài khoản thu nhập lưu giữ chưa phân bổ hay còn gọi là Kết quả kinh doanh. Phương pháp kết chuyển như sau Chi phí Thu nhập lưu giữ Thu nhập 55.000 55.000 300.000 300.000 245.000 Kiểm tra tính cân đối của các tài khoản Biểu 6 - Lập bảng cân đối thử cho câu lạc bộ tháng 4/2007 TT Tên Tài khoản Số tài khoản Trong kì Luỹ kế cuối kì Nợ Có Nợ Có 1 Tiền mặt 1011 36.300.000 30.055.000 6.245.000 2 Vốn vay 2111 30.000.000 30.000.000 3 Vốn tài trợ 4511 30.000.000 30.000.000 4 Vốn cổ phần xác lập 601.2 6.000.000 6.000.000 6 Thu phí 72 300.000 300.000 7 Chi phí vật liệu in ấn 8511 55.000 55.000 8 Tổng cộng 66.355.000 66.355.000 36.300.000 36.300.000 Nguyên tắc ghi chép vào các loại tài khoản Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trước hết kế toán cần xác định xem nghiệp vụ đó có ảnh hưởng tới loại tài sản và nguồn vốn nào, sau đó xác định làm tăng hay giảm tài sản, công nợ hoặc nguồn vốn chủ sở hữu, thu nhập hay chi phí. Dựa trên sự nhận biết tăng giảm đó để ta ghi “nợ” hoặc “có”. Các tài khoản từ loại 1 đến loại 3 thuộc loại tài sản: khi có phát sinh tăng ghi vào bên “nợ”, khi có phát sinh giảm thì ghi bên “có”. Các tài khoản loại 4 và 6 thuộc loại Công nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu: khi có phát sinh tăng thì ghi bên “có”, khi có phát sinh giảm thì ghi bên “nợ” Các tài khoản thuộc thu nhập: khi có phát sinh tăng thì ghi “có”, khi có điều chỉnh giảm thì ghi bên “nợ”. Các tài khoản thuộc loại chi phí : khi có phát sinh tăng thì ghi bên “nợ”, khi có phát điều chỉnh giảm thì ghi bên “ có” Trong mỗi lần ghi vào tài khoản, số tiền ghi “Nợ” vào tài khoản phải bằng số tiền ghi “Có” vào tài khoản khác. Điều này có nghĩa là khi ta ghi Nợ một tài khoản này (TK A) một số tiền (a) thì ta cũng đồng thời ghi “Có” ở tài khoản khác (TK B) một số tiền bằng chính số tiền (a) đã ghi bên nợ của tài khoản A. Việc ghi “Nợ” vào tài khoản này và ghi “Có” vào tài khoản kia gọi là ghi sổ kép II- Hệ thống tài khoản áp dụng cho các Câu lạc bộ 1. Hệ thống tài khoản Biểu 8 : , 2- Diễn giải các tài khoản và cách hạch toán các tài khoản có liên quan tới Câu lạc bộ tại xã Loại I : Vốn khả dụng và các khoản đầu tư Loại này phản ảnh số hiện có cũng như tình hình biến động của các khoản vốn có thể sử dụng, các khoản đầu tư của Tổ chức tín dụng, với các Tổ chức TCCĐ, đó là tiền mặt. Tài khoản 101 - Tiền mặt bằng đồng Việt nam Tài khoản này phản ảnh tình hình thu chi, tồn quĩ tiền mặt đồng Việt nam tại các Tổ chức Tài chính cộng đồng. Chúng ta sử dụng tài khoản cấp 3, số hiệu 1011, để hạch toán như sau: Tiền mặt tại đơn vị - Số hiệu TK 1011: Cách hạch toán như sau: Bên nợ ghi : - Số tiền thu vào của Tổ chức Bên có ghi : - Số tiền chi ra của Tổ chức Số dư nợ : - Số dư tiền mặt hiện tại quĩ/két Khi hạch toán tài khoản này phải thực hiện theo các qui định sau: Khi nhập tiền mặt phải có giấy nộp tiền/phiếu thu. Khi xuất tiền phải có giấy Lĩnh tiền/ giấy đề nghị thanh toán hoặc đơn vay vốn kiêm cam kết trả nợ và phiếu chi. Tất cả các chứng từ trên phải thực sự hoàn thành và có kí duyệt của người có thẩm quyền. Kế toán xác định tính chất của các giao dịch thể hiện trên chứng từ, nếu các định khoản có sẵn trên chứng từ (nếu chưa có thì kế toán tiến hành định khoản) để ghi vào sổ nhật kí thu hoặc chi. Nếu là phiếu thu màu đỏ thì ghi bên nợ của tài khoản Tiền mặt trên sổ Nhật kí thu Nếu là phiếu chi có màu xanh thì ghi bên có của tài khoản Tiền mặt trên sổ Nhật kí chi. Trên sổ cái, Tài khoản Tiền mặt cũng được ghi tương tự: Bên nợ ghi số tiền thu vào Bên có ghi số tiền chi ra Thủ quĩ mở sổ quĩ (theo đúng mẫu 07/ss) và ghi chép theo các khoản mục đã hướng dẫn . Cuối ngày giao dịch kế toán và thủ quĩ đều phải tự cộng phần thu, phần chi trên sổ của mình và cân đối. Thủ quĩ phải đếm số tiền mặt trong két. Kế toán hỏi thủ quĩ về số tiền, nếu thấy chênh lệch với sổ kế toán thì phải kiểm tra lại sổ kế toán. Nếu kiểm tra lại mà vẫn thấy chênh lệch thì phải xử lí ngay như sau: Thủ Quĩ cộng lại sổ Quĩ và đối chiếu với sổ kế toán. Nếu vẫn chênh lệch thì Soát lại số tiền trên từng chứng từ đã vào sổ Nếu soát rồi vẫn thừa hoặc thiếu thì: + Trường hợp thu thừa so với chứng từ thì phải xuống ngay các cụm để đối chiếu, nếu tìm không ra thì kế toán lập 1 phiếu thu vào số tiền thừa và hạch toán vào khoản thu khác + Trường hợp thiếu tiền so với chứng từ thu, nếu kiểm tra các cụm không tìm ra thì thủ quĩ phải bỏ tiền ra đền bằng số tiền thiếu. Tài khoản 131- Tiền gửi các tổ chức tín dụng khác Tài khoản này phản ảnh số tiền gửi của Tổ chức tín dụng gửi tại các Tổ chức tín dụng khác. Đây là tài khoản tổng hợp cấp 2 được mở ra để tổng hợp tất cả các loại tiền gửi của tổ chức tín dụng gửi tiền ở các tổ chức tín dụng khác được thể hiện ở các tài khoản tổng hợp cấp 3 là Tài khoản tiền gửi không kì hạn - Số hiệu 1311 và Tài khoản tiền gửi có kì hạn - Số hiệu 1312 Bên nợ ghi : - số tiền gửi vào của Tổ chức Bên có ghi : - số tiền rút ra của Tổ chức Số dư nợ : - Số dư tiền gửi hiện tại Tài khoản tiền gửi có kì hạn tại các tổ chức tín dụng khác - Số hiệu 1312 Sử dụng 2 tiểu khoản để hạch toán tiền gửi có kì hạn ở 2 tổ chức khác nhau là Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn và Quĩ tín dụng nhân dân là: Tiểu khoản Tiền gửi có kì hạn tại ngân hàng - 13129.1 Tiểu khoản Tiền gửicó kì hạn tại Quĩ tín dụng nhân dân - 13129.2 Loại 2 - Hoạt động tín dụng Loại tài khoản này phản ảnh hoạt động tín dụng của các tổ chức Tài chính Cộng đồng. Sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản cho vay ngắn hạn - Số hiệu 211 Khi phát vốn và thu nợ, hạch toán như sau Bên nợ : - Ghi các khoản vốn cho vay phát ra Bên có : - Ghi các khoản thu gốc về Dư nợ vốn : - Là khoản gốc hiện tại ở một thời điểm mà người vay chưa trả hết. (Khoản gốc đó vẫn nằm trong thời hạn vay vốn). Nó bằng hiệu số của bên nợ và bên có của tài khoản) Tài khoản dự phòng mất vốn – Số hiệu 219 Phản ánh việc lập dự phòng và xử lí các khoản nợ mà khách hàng không thể trả được trong thời hạn thuộc niên độ kế toán Hạch toán như sau: Bên nợ : - Ghi giá trị các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lí xóa nợ Bên có : - Ghi giá trị dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí Dư nợ vốn : - Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại cuối kì Trên bảng cân đối tài sản, tài khoản Dự phòng các khoản nợ khó đòi/dự phòng mất vốn được đưa vào tài sản có với bút toán “âm” Loại 3 - Tài sản cố định và tài sản khác Tài sản cố đinh (Các câu lạc bộ xã chưa có nên không giới thiệu) Tài sản khác Tài khoản Tài sản khác - số hiệu 31 Tài sản khác trong Tổ chức TCCĐ ở đây bao gồm các công cụ lao động như két, máy tính tay, máy soi tiền, tủ giá đựng tài liệu, bàn ghế làm việc... và vật liệu in ấn chưa sử dụng đến như các loại thẻ vốn, sổ/thẻ tiết kiệm, báo cáo cụm, vật liệu sản xuất.... Tài khoản Công cụ lao động đang dùng - số hiệu 311 Tài khoản này được mở để theo dõi giá trị công cụ lao động đang dùng của tổ chức, cách hạch toán như sau : Bên nợ : - Ghi giá trị công cụ lao động đã đưa vào sử dụng Bên có : - Giá trị công cụ xuất khỏi tài sản của tổ chức Dư nợ : - Phản ánh giá trị công cụ đang sử dụng còn lại ở thời điểm chốt sổ Để theo dõi chi tiết các loại, kế toán cần mở sổ theo dõi chi tiết các loại công cụ cả về số lượng, giá trị của công cụ Tài khoản Giá trị công cụ lao động đang sử dụng đã ghi vào chi phí - số hiệu 312 Những công cụ lao động có giá trị nhỏ, dưới 5.000.000đ, thường được đưa hết vào chi phí 1 lần và mở tài khoản theo dõi, số hiệu 312. Cách hạch toán: Bên Có : - Ghi giá trị của công cụ lao động đưa ra sử dụng đã được phân bổ vào chi phí (phân bổ 1 lần 100% giá trị vào chi phí khi đưa ra sử dụng, ghi đối ứng với tài khoản chi phí) Bên nợ : - Ghi giá trị của công cụ lao động đã xuất khỏi tài sản của đơn vị (đối ứng với TK 311) Số dư có : - Phản ảnh giá trị công cụ lao động đang dùng đã phân bổ vào chi phí. Số dư của tài khoản này bằng số dư của tài khoản 311 nhưng ngược vế. Ví dụ: 1) Tháng 11 năm 2007, Câu lạc bộ xuất tiền mặt mua 3 máy tính tay loại 12 chữ số trị giá 1.500.000đ và 10 máy tính nhỏ loại 8 chữ số trị giá 800.000đ. Mua một bàn làm viêc 500.000đ và 6 ghế, mỗi ghế gía 50.000đ. Tổng giá trị công cụ lao động đưa vào sử dụng là 3.100.000đ (1) . Kế toán đã hạch toán vào các tài khoản như sau : Tiền mặt - 1011 Chi mua sắm công cụ -864 1a) 3.100.000 1 b) 3.100.000 Công cụ lao động đang dùng - 311 Giá trị CCLĐ đang dùng đã đưa vào chi phí -312 1a) 3.100.000 1b) 3.100.000 2) Tới tháng 6 năm 2008, xuất tiền mặt mua thêm 2 máy tính loại 12 chữ số là 1.000.000đ (2) nhưng lại bị hỏng không dùng được 5 máy tính nhỏ loại ra khỏi tài sản của CLB trị giá 400.000(3) và 2 cái ghế mọt gẫy bị loại trị giá 100.000đ(4). Lúc này các nghiệp vụ được hạch toán như sau: Khi mua thêm 2 máy tính hết 1.000.000 trả bằng tiền mặt, làm giảm tiền mặt nên ghi vào bên có Tài khoản 1011 và ghi vào bên nợ của Tài khoản 864 là 1.000.000. Số tài sản hỏng bị loại ra khỏi danh mục sử dụng = 400.000+100.000 = 500.000 được ghi giảm vào bên có TK 311, đồng thời ghi giảm bên nợ TK 312 Tiền mặt - 1011 Chi mua sắm công cụ - 864 1a) 3.100.000 1b) 3.100.000 2a) 1.000.000 2b) 1.000.000 CCLĐ đang sử dụng- 311 Giá trị CCLĐ đang sử dụng đã đưa vào CP - 312 1a) 3.100.000 1b) 3.100.000 2a) 1.000.000 2b) 1.000.000 2c) 400.000 2c) 400.000 2d) 100.000 2d)100.000 4.100.000 500.000 500.000 4.100.000 3.600.000 3.600.000 Như vậy ở thời điểm tháng 6/02, giá trị công cụ lao động đang dùng trong tổ chức là : Số dư nợ công cụ lao động đang sử dụng = 4.100.000 - 500.000 = 3.600.000đ và giá trị công cụ lao đông đang sử dụng đã đưa vào chi phí Số dư có giá trị công cụ lao động đã dưa vào sửu dụng đã đưa vào chi phí = 3.600.000đ Tài khoản vật liệu in ấn - số hiệu 313 Tài khoản này phản ảnh các vật liệu sử dụng của quĩ như các giấy tờ in, thẻ vốn/tiết kiệm, báo cáo... các phụ tùng thay thế... Yêu cầu với kế toán : Nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản ảnh theo giá trị thực tế hiện có Mở sổ chi tiết vật liệu để theo dõi cả số lượng và giá trị của từng loại vật liệu. Cuối hàng tháng phải kiểm kê, đối chiếu khớp đúng giữa sổ kho và sổ tài khoản chi tiết Cách hạch toán : Bên Nợ : - Ghi giá trị vật liệu nhập kho Bên Có : - Ghi giá trị vật liệu xuất kho Số Dư nợ : - Phản ảnh giá trị vật liệu tồn kho Ví dụ : Tháng 8- 2007, Câu lạc bộ HV in ấn công cụ quản lí trị giá 3.800.000đ(1) Tháng 9 xuất cho các cụm thẻ vốn trị giá 120.000đ( 2), biểu mẫu báo cáo hết 3.000đ (3). Lúc này hạch toán vào tài khoản như sau : Vật liệu Chi phí in ấn Tiền mặt 1011 1) 3.800.000 2) 120.000 2) 120.000 3.800.000 (1) 3) 3.000 3) 3.000 như vậy trong tháng hai, vật liệu còn lại là = 3.800.000 - (120.000 +3.000) = 3.677.000 Để quản lí tốt vật liệu in ấn, kế toán phải mở sổ theo dõi chi cho từng cụm, Thủ kho cũng phải mở sổ theo dõi về số lượng và chủng loại cũng như đơn giá từng loại và tổng số tiền đã xuất Tài khoản vật liệu sản xuất –Số hiệu TK 314 Có các tài khoản chi tiết như sau: Tài khoản 3141 “ Giống vật nuôi cây trồng” Phản ánh các vật liệu sử dụng ở CLB dành riêng cho hoạt động sản xuất vật nuôi cây trồng như con giống, hạt giống lúa, ngô, chè. Tài khoản 3142 “ Vật liệu sản xuất khác” Phản ánh các vật liệu sử dụng ở CLB dành riêng cho hoạt động sản xuất vật nuôi cây trồng ngoài Giống vật nuôi cây trồng kể trên như phân bón, thuốc trừ sâu,..... Yêu cầu và cách hạch toán 2 loại TK trên tương tự như hạch toán vật liệu in ấn Ví dụ: 1) Ngày 20/4 tháng 4 năm 2007 CLB HV mua 2000 cây con giống chè về nhập kho chuẩn bị cho ươm trồng. Trị giá của 2000 cây giống này là 1.800.000 đ. 2) Ngày 20 tháng 4 mua 20 kg phân bón trị giá 200.000đ nhập kho chuẩn bị trồng 2000 giống cây 3) Đến ngày 21 tháng 4 CLB cho huy động nhân giống. Các thành viên chuyên trách bộ phận trồng cây giống bao gồm 5 thành viên. Toàn bộ 2000 cây giống và 20kg phân bón này đã được đem trồng Cách hạch toán như sau: TK 1011”Tiền mặt” TK 3141 “Giống vật nuôi cây trồng” 1) 1.800.000 1) 1.800.000 3a) 1.800.000 2) 200.000 TK3142 “phân bón” TK 8931 “ CP vật liệu sản xuất trực tiếp” 2)200.000 3b ) 200.000 3a) 1.800.000 3b) 200.000 Tài khoản Giá trị sản phẩm dở dang - TK 315 Cuối tháng nếu mô hình sản xuất giống vật nuôi cây trồng chưa thể thu hoạch được và đem đi tiêu thụ thì chi phí phát sinh trong tháng liên quan đến hoạt động sản xuất sẽ được kết chuyển hết vào tài khoản này Hạch toán vào tài khoản này như sau: Bên Nợ: Giá trị sản phẩm dở dang phát sinh trong kì Bên Có: Kết chuyển tính trị giá vốn sản phẩm trong kì tiêu thụ Dư Nợ: Giá trị spdd cuối kì Ví dụ cuối tháng 4, kết chuyển chi phí sản xuất sang giá trị sản phẩm dở dang TK 8931 “ CP vật liệu sản xuất trực tiếp” Giá trị sản phẩm dở dang 3a)1.800.000 2.000.000 (4) (4) 2.000.000 3b) 200.000 Loại 4 : Công nợ phải trả Các tài khoản dưới đây được dùng để hạch toán các khoản công nợ phát sinh trong quá trình hoạt động mà tổ chức có trách nhiệm phải trả, đó là Tiết kiệm của thành viên, vay Quĩ Huyện hội hoặc các tổ chức, cá nhân bên ngoài. Vốn vay bên ngoài của các tổ chức tín dụng khác- số hiệu 414 Sử dụng tài khoản bổ sung 41489 Thông thường, các tổ chức TCCĐ chỉ giao dịch vay Quĩ Chi cục huyện thì chỉ cần mở tài khoản 41489 để hạch toán, nếu Tổ chức nào có vay từ bên ngoài thì mở 2 tiểu khoản : Tài khoản Vốn vay Quĩ chi cục - Số hiệu 41489.1 Tài khoản vốn vay bên ngoài khác -Số hiệu 41489.2 Bên có : - ghi số vốn vay của Chi Cục / bên ngoài Bên nợ : - ghi số vốn trả cho Chi Cục / bên ngoài. Dư nợ có : phản ảnh số tiền mà tổ chức TCCĐ còn nợ Chi cục/bên ngoài. Quĩ vốn tài trợ ủy thác đầu tư bằng đồng Việt Nam – Số hiệu 451 Theo luật ngân sách Việt nam thì tất cả các nguồn vốn do các Tổ chức Quốc tế tài trợ cho các tổ chức khác nhau của Việt nam thực hiện các chương trình thì dù ở cấp nào cũng đều thuộc nguồn ngân sách nhà nước. Bởi vậy nguồn vốn này được xếp vào loại công nợ phải trả - Tài khoản Vốn nhận trực tiếp từ các tổ chức Quốc tế - số hiệu 4511 - Vốn tài trợ khác Tài khoản 4519 – vốn tài trợ của chính quyền địa phương Cách hạch toán Bên có: - Ghi số vốn nhận tài trợ Bên nợ: - Ghi số vốn tài trợ hoàn trả Số dư Có: - Phản ánh số vốn tài trợ hiện tổ chức TCCĐ đang quản lí Loại 6 : Vốn chủ sở hữu Nguồn vốn chủ sở hữu là vốn do các thành viên góp cổ phần và vốn do tổ chức kiếm được thông qua dịch vụ tài chính. Nó thuộc quyền sở hữu của tổ chức. Dựa trên tính chất ổn định của vốn, người ta chia vốn chủ sở hữu làm 2 loại : vốn ổn định và vốn tạm thời. Vốn ổn định bao gồm vốn tổ chức, nó được trích từ lợi nhuận ròng theo chính sách của tổ chức cho tới khi đạt được tỉ trọng ít nhất là10 – 20%/ tổng tài sản có. Vốn tạm thời gồm : Vốn cổ phần xác lập Vốn hiện vật được cấp Các quĩ : gồm Quĩ phát triển nghiệp vụ và Đào tạo, quĩ phúc lợi, quĩ khen thưởng. Khi thực hiện phân bổ lợi nhuận ròng vào các tài khoản vốn và các quĩ, các tổ chức TCCĐ cần dựa trên các chỉ số an toàn tài chính ( Hệ số PEARLS) P: bảo vệ, E : Cấu trúc tài chính hiệu quả, A ; Chất lượng tài sản có, R : thu nhập và chi phí, L: thanh khoản, S : Chỉ số tăng trưởng và tham khảo qui định của Bộ Tài chính Thông tư số 97/2000/TT-BTC ngày 12/10/00 để phân bổ thu nhập như sau : Trong giai đoạn 2 -3 năm đầu, tổ chức hoạt động chưa có lãi hoặc lãi ít, tổng thu nhập ròng chưa đạt tỉ lệ 10% so với tài sản có thì toàn bộ thu nhập của tổ chức sau khi trừ đi chi phí được chuyển vào tài khoảnVốn tổ chức, chưa được trích để bất cứ loại quĩ nào. Khi Vốn Tổ chức đã đạt tỉ lệ 10% so tổng tài sản có thì bắt đầu phân chia thu nhập tích luỹ ròng theo cơ cấu như sau: Vốn tổ chức 60% - 50% Quĩ phát triển nghiệp vụ và đào tạo được phân bổ 30 %- 40% . Quĩ khen thưởng được phân bổ từ 3% - 5% Quĩ phúc lợi được phân bổ từ 3% - 5% Khi nào tỉ lệ vốn tổ chức so với tổng tài sản đạt trên 20% thì có thể thay đổi cơ cấu phân bổ, có thể chỉ cần đưa một tỉ lệ 40% - 30% thu nhập ròng vào Vốn tổ chức. Hạch toán Nguồn chủ sở hữu 1) Tài khoản khoản Vốn tổ chức - số hiệu 6011 Bên có : - Ghi số vốn tổ chức được phân bổ từ lợi huận ròng Bên nợ : - Ghi số vốn tổ chức bị giảm Số dư có : - Giá trị vốn của tổ chức ở thời điểm cân đối. Về mặt nguyên tắc, vốn tổ chức không được rút ra sử dụng, tuy nhiên trong thực tế có thể có (rất hạn hữu) những Tổ chức quá yếu kém, quản lí dư nợ kém, tình trạng nợ phải thu khó đòi rất nhiều thu không đủ bù đắp chi phí quản lí thì đương nhiên phải lấy từ vốn tổ chức để lập bù đắp mất vốn. Tài khoản khoản Vốn cổ phần xác lập - số hiệu 6012 Cổ phần xác lập là khoản tiền mà tổ chức yêu cầu người tham gia phải đóng góp, nó đã được đại hội thành viên thông qua, nó ghi nhận người tham gia là thành viên của Tổ chức, có những trách nhiệm và được hưởng những quyền lợi nhất định Cách hạch toán tài khoản này như sau : Bên có : ghi số tiền cổ phần thành viên góp Bên nợ : Ghi số tiền cổ phần thành viên rút ra Số dư có : Thể hiện giá trị vốn cổ phần ở thời điểm cân đối Tài khoản vốn hiện vật được cấp - số hiệu 6019 Vốn hiện vật là khoản giá trị hiện vật do cơ quan tài trợ mua sắm cho tổ chức và chuyển giá trị cho Tổ chức ghi nhận. Cách hạch toán tài khoản này như sau : Bên có : Ghi giá trị hiện vật được cấp Bên nợ : Giá trị hiện vật đã đưa vào sử dụng, hoàn trả hoặc thu hồi Số dư có : Thể hiện giá trị còn lại tại thời điểm cân đối Hạch toán các quĩ của tổ chức Các Quĩ của tổ chức - số hiệu 61 Sử dụng các tài khoản sau để hạch toán : Tài khoản Quĩ phát triển & đào tạo - số hiệu 6121 Tài khoản Quĩ khen thưởng - số hiệu 6191 Tài khoản quĩ phúc lợi - số hiệu 6192 Cách hạch toán : Bên có : - Ghi số tiền được phân bổ từ lợi nhuận ròng Bên nợ : - Ghi số tiền quĩ đã sử dụng Số dư có : - Giá trị còn lại của quĩ ở thời điểm cân đối. Tài khoản trung gian: Thu nhập lưu giữ/ cộng dồn chưa phân bổ - số hiệu 69 Sử dụng tài khoản tổng hợp cấp 1 để hạch toán là Tài khoản Thu nhập lưu giữ chưa phân bổ - 691 Đây là tài khoản trung gian để kết chuyển toàn bộ thu nhập và chi phí trong niên độ hoạt động. Sử dụng tài khoản này phải nghiêm túc thực hiện qui định phân bổ ngay khi kết thúc năm tài chính, nhất thiết không vì một lí do nào đó mà để lại sang năm sau. Loại 7 : Thu nhập Nguồn thu của Tổ chức TCCĐ Thu nhập của Tổ chức tài chính cộng đồng dưới dạng CLB gồm có 2 nguồn : Thu nhập từ hoạt động tài chính gồm : Thu lãi cho vay Thu phí dịch vụ tài chính Đầu tư linh hoạt : lãi thu được từ tiền gửi tại Ngân hàng/Quĩ Tín dụng/Quĩ chi cục huyện (nếu có) Đầu tư tài chính : mua trái phiếu... Thu nhập ngoài vận hành - Thu từ tài trợ cho các khoản đào tạo, quản lí hành chính, trang thiết bị - Thu quà tặng bằng tiền từ khách tham quan - Thu hoạt động sản xuất - Thu bất thường khác ( nợ treo, bán tài sản thanh lí,) Thu về hoạt động tín dụng - số hiệu 70 Trong kì kế toán, cách hạch toán tài khoản thu nhập như sau : Bên có - Ghi số thu phát sinh trong năm Bên nợ : - Ghi số thoái thu trong năm - Kết chuyển vào tài khoản thu nhập lưu giữ ở cuối năm tài chính Dư có : Số thu nhập trong năm chưa kết chuyển. Cuối năm tài chính, toàn bộ số thu được kết chuyển vào tài khoản 691 nên số dư bằng 0 1) Nhóm các tài khoản chi tiết được sử dụng hạch toán các khoản thu nhập từ hoạt động tài chính : Tài khoản Thu lãi vốn ngắn hạn - số hiệu 7011 Tài khoản thu lãi tiền gửi - số hiệu 711 Có các tài khoản chi tiết sau: - Thu lãi tiền gửi thanh toán (thu từ tài khoản của Tổ chức tại ngân hàng) - số hiệu 7111 - Thu lãi tiền gửi không kì hạn tại quĩ Huyện - số hiệu 7112 - Thu lãi tiền gửi có kì hạn tại Ngân hàng - số hiệu 7113 - Thu lãi tiền gửi có kì hạn tại Quĩ TDNN - số hiệu 7114. Tài khoản Thu phí dịch vụ - số hiệu 72 2) Nhóm các tài khoản thu nhập ngoài vận hành: Thu nhập ngoài vận hành là những khoản thu không phải do hoạt động tài chính đem lại mà do các nguồn khác như : - Tài khoản thu nhập từ tài trợ quản lí phí - số hiệu 791 Tài trợ quản lí phí bằng tiền do cơ quan tài trợ cấp từng tháng, quí hoặc năm, thường là hàng tháng - Tài khoản giá trị hiện vật tài trợ phân bổ - 792 Khi các hiện vật tài trợ như sổ sách chứng từ... xuất ra/cấp sử dụng trong kì là bao nhiêu thì quĩ hiện vật cũng phân bổ một lượng giá trị tương ứng vào sử dụng trong kì đó. - Tài khoản thu nhập bán sản phẩm - 793 Tài khoản này được mở và sử dụng trong trường hợp câu lạc bộ có các dự án chung của tập thể. Khi giống vật nuôi cây trồng đủ lớn, trưởng thành, CLB có quyết định đem tiêu thụ số vật nuôi cây trồng trưởng thành này cho các cá nhân, tổ chức nào muốn mua và thanh toán bằng tiền mặt. Trị giá bán vật nuôi cây trồng trưởng thành dựa theo giá thị trường hiện hành Kế toán hạch toán TK này như sau: Ghi Có: - Doanh thu do bán vật nuôi cây trồng trưởng thành Ghi Nợ: - Khoản giảm trừ doanh thu do sản phẩm hỏng bị trả lại - Kết chuyển vào lãi lưu giữ chưa phân bổ cuối tháng TK không có số dư do đã kết chuyển xác định kết quả hoạt động Ví dụ: Ngày 29 tháng 5 năm 2006, CLB quyết định bán 1.600 cây chè trưởng thành cho 10 thành viên trong CLB để các thành viên này tiếp tục đem lên đồi trồng đầu tư sau này thu hoạch làm chè đóng gói xuất ra các chợ nội tỉnh bán. CLB bán 1.600 cây này với giá là 2000đ/cây . Tổng thu về là 3.200.000 đ. Hạch toán như sau: TK “Tiền mặt” TK “ TN bán sản phẩm” TK “TN lưu giữ chưa phân bổ” (5a) 3.200.000 (6) 3.200.000 3.200.000 (5a) 3.200.000(6) - Tài khoản thu khác - 799 Các khoản thu khác như thu nợ khó đòi/nợ treo ( sau khi đã xoá nợ lại thu được ), thu bán tài sản đã hết khấu hao, bán giấy báo vụn của tổ chức, các khoản quà tặng từ khách tham quan, lệ phí tham quan... Loại 8: Chi phí Chi phí là một hoạt động quan trọng của tổ chức TCCĐ. Với hoạt động này, các tổ chức phải tuân theo các qui định sau đây : Phải tuân thủ chính sách về chi phí của tổ chức về mức chi cũng như danh mục chi ví dụ như chi trả lãi tiền gửi, chi lương và thù lao, quản lí hành chính trực tiếp và chi phí liên quan, chi tài sản và dự phòng mất vốn... Tất cả mọi khoản chi đều phải được trưởng ban điều hành đồng ý và kí duyệt . Kế toán viết phiếu chi, người nhận tiền kí vào phiếu rồi thủ quĩ mới được xuất tiền. Nếu kiểm tra phát hiện chi phí sai thì phải giải trình, giải trình không hợp lí thì phải xuất toán, cá nhân chi sai phải đền bồi hoàn cho quĩ. Tài khoản Chi phí tài chính - số hiệu 80 Trong kì kế toán, cách hạch toán tài khoản chi phí như sau : Nên nợ : - Ghi số chi phí phát sinh Bên có : - Số giảm chi do ghi sai, ghi nhầm - Kết chuyển vào tài khoản lưu giữ cuối năm Dư nợ : Số chi phí trong năm chưa kết chuyển Cuối năm tài chính, toàn bộ số chi phí được kết chuyển vào tài khoản 691 nên số dư bằng 0 Nhóm các tài khoản chi tiết được sử dụng để hạch toán chi phí tài chính : Tài khoản chi trả lãi tiền vay bên ngoài - số hiệu 802 Có các tiểu khoản : Tiểu khoản chi trả lãi tiền vay Chi cục - số hiệu 802.1 Tiểu khoản chi trả lãi tiền vay bên ngoài - số hiệu 802.2 Tài khoản chi phí hành chính – Số hiệu 84 Có các tiểu khoản sử dụng để hạch toán : Tiểu khoản chi trả lương cấp xã - Số hiệu 841.1 Tiểu khoản chi trả thù lao cấp nhóm/câu lạc bộ - Số hiệu 841.2 Tài khoản chi quản lí hành chính và công cụ- số hiệu 85 Tài khoản Chi phí vật liệu in ấn, giấy bút sổ sách - số hiệu 8511 Khoản chi này được hiểu là mua các loại sổ sách quản lí hoạt động, kế toán hàng năm, sổ công tác cho nhân viên theo định mức, bút, thước, kéo dao.... bằng tiền mặt, được ghi vào bên nợ. Tài khoản chi phí đánh máy, phôtô - số hiệu 8512 Tài khoản chi phí đi lại - số hiệu 852 Chi phí đi lại bao gồm xăng dầu, vé tầu xe hoặc giá trị thanh toán tương đương cho các nhân viên thi hành công vụ theo qui định của quĩ. Tài khoản : Chi phí đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ- Số hiệu 853 Chi phí đào tạo nghiệp vụ hoặc qui chế quĩ cho các cán bộ xã, nhóm/cụm và thành viên theo qui định. Các khoá đào tạo có thể do quĩ huyện hoặc xã tổ chức, các cuộc giao ban hàng tháng, tham quan mô hình, cũng được coi là hoạt động đào tạo. Các khoản mục bao gồm chi tài liệu, nước uống, hội trường ( nếu phải thuê), ăn trưa, bồi dưỡng giảng viên theo chế độ qui định ... Tài khoản chi phí thông tin liên lạc (điện thoại, điện tín, fax...)- SH 855 Các chứng từ thông tin liên lạc chỉ được thanh toán khi nó được sử dụng cho việc phục vụ các hoạt động của Quĩ. Dựa trên yêu cầu cụ thể của hoạt động, Ban điều hành phải xây dựng định mức Tài khoản Các loại chi phí quản lí có liên quan - Số hiệu 859 Các hoạt động này là bao gồmchi hội nghị sơ tổng kết, chi kiểm tra, kiểm toán là những hoạt động có liên quan trực tiếp cần thiết được chi nhằm bảo đảm cho tổ chức đi đúng hướng và lành mạnh. - Tài khoản chi phí hội nghị sơ tổng kết – 8593 Hàng năm , tuỳ theo tình hình cụ thể mà các quĩ tiến hành sơ kết 6 tháng và Tổng kết 1 năm vào tháng cuối năm. Hội nghị 6 tháng nên làm nội bộ, hội nghị hàng năm nên có sự tham gia của lãnh đạo địa phương và các ngành có liên quan. Việc chi phí cho hội nghi cũng phải tuân thủ chính sách của Tổ chức đã qui định. Các chi phí được coi như hợp lệ là: chi cho phát hành báo cáo, nước uống, hội trường, biểu dương khen thưởng, ăn trưa... - Tài khoản chi phí kiểm toán/kiểm tra hoạt động quĩ - 8595 Được hạch toán khi có phát sinh các hoạt động trên Tài khoản Chi phí về tài sản - số hiệu 86 Tài khoản chi phí khấu hao tài sản cố định - số hiệu 861 Có các tiểu khoản sau được sử dụng để hạch toán: Tiểu khoản chi phí khấu hao Tài sản cố định - số hiệu 861.1 Tiểu khoản chi phí khấu hao mấy móc thiết bị - số hiệu 861.2 Tiểu khoản chi phí khấu hao phương tiện đi lại - số hiệu 861.3 Tài khoản Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa công cụ lao động - số hiệu 862 Tài khoản chi phí mua sắm công cụ lao động - số hiệu 864 Chi phí dự phòng 87 Tài khoản Chi phí dự phòng mất vốn - 8722 Khoản chi phí này được thực hiện theo hàng quí và xảy ra vào tháng cuối của quí. Tài khoản chi phí khác – 89 Chi phí về hoạt động sản xuất - 893 - TK nguyên vật liệu sản xuất trực tiếp - 8931 Tài khoản này phản ánh trị giá nguyên vật liệu đưa vào sản xuất và kết chuyển tính giá trị sản phẩm dở dang cuối kì - TK chi phí vốn sản phẩm tiêu thụ – 8932 Tài khoản này phản ánh trị gía vốn của số vật nuôi cây trồng trưởng thành đem đi tiêu thụ Cách hạch toán như sau: Ghi Nợ: Trị giá vốn vật nuôi cây trồng trưởng thành tiêu thụ Ghi Có: Kết chuyển vào TN lưu giữ chưa phân bổ TK này cuối tháng không có số dư Ví dụ: Lấy ví dụ ngày 29/5/2007 : Giá trị spdd - 315 CP vốn sp tiêu thụ - 8932 TN chưa phân bổ- 691 (4)2.000.000 2.000.000 (5b) (5b) 2.000.000 2.000.000 (6) (6) 2.000.000 Tài khoản Chi phí bất thường - số hiệu 89 Chi phí bất thường là các khoản chi ngoài danh mục được chi như trên, nó rất ít khi sảy ra nhưng Ban Đại diện / Tổ chức cấp trên cần có chính sách ghi rõ các khoản chi bất thường có thể sảy để dễ dàng sử lí khi gặp phải và cũng là căn cứ để kiểm tra, xuất toán các khoản chi không được phép, trách sự lạm dụng. Phần 3 HỆ THỐNG CHỨNG TỪ CỦA TỔ CHỨC CHÍNH CỘNG ĐỒNG I - Những vấn đề chung về chứng từ Định nghĩa: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, là căn cứ để ghi sổ Điều 4 khoản 7, Luật kế toán năm 2003 và giải quyết các tranh chấp phát sinh trong hoạt động. Nó có ý nghĩa kinh tế và pháp lí quan trọng không chỉ đối với công tác kế toán mà còn liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau. Chứng từ kế toán là nguồn thông tin ban đầu, nó được coi như nguồn nguyên liệu đầu vào để kế toán tạo lập nên những thông tin tổng hợp hoặc chi tiết theo các mục đích hoạt động nhằm phục vụ cho các đối tượng khác nhau. Vì vậy mức độ tuân thủ chế độ chứng từ sẽ quyết định trực tiếp chất lượng thông tin kế toán của tổ chức. Nếu một tổ chức tuân thủ đầy đủ, đúng đắn chế độ chứng từ theo như các văn bản pháp qui thì chất lượng thông tin là đầy đủ, trung thực và đáng tin cây. Ngược lại nếu không tuân thủ đầy đủ thì chất lượng thông tin vừa thiếu, yếu, không đáng tin và sẽ dẫn đến tổ chức đó không thể được coi là đơn vị hoạt động lành mạnh và minh bạch. Cấu trúc bản chứng từ Phần cơ bản Tên chứng từ : thể hiện tính khái quát hóa của nghiệp vụ ví dụ như phiếu thu/chi... Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân , hoặc một bộ phận thuộc tổ chức có liên quan đến nghiệp vụ. Đây là yếu tố rất quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất với nghiệp vụ kinh tế Ngày tháng và số thứ tự của chứng từ Ghi tóm tắt nội dung của hoạt động kinh tế tài chính, cần sử dụng các tên , các khái niệm và danh mục đã qui định nhưng chú ý tính thông dụng và dễ hiểu. Qui mô của nghiệp vụ về giá trị, số lượng...Thông thường qui mô này được ghi bằng số và cả bằng chữ. Trong các chứng từ thanh toán, qui định này là bắt buộc. Chữ kí của những người chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ. Về nguyên tắc phải có chữ kí của ít nhất là 2 người thuộc 2 bên tham gia vào việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế, kèm theo chữ kí của người có thẩm quyền xét duyệt chứng từ. Với các tổ chức, nhất thiết phải có dấu của tổ chức. Phần bổ sung Phản ảnh mối quan hệ của nghiệp vụ trên chứng từ với các loại tài sản của tổ chức, các loại sổ sách... Trong chế độ kế toán kép thì có thể định khoản ngay trên chứng từ hoặc các yếu tố khác như định mức của nghiệp vụ, phương thức mua, bán, thanh toán... Các chứng từ đã được lập đầy đủ các nội dung như trên, có đầy đủ chữ kí, hợp lệ... thì được gọi là chứng từ hoàn thành. Chỉ có chứng từ hoàn thành mới được coi là căn cứ để ghi vào các sổ. 3) Các nguyên tắc lập chứng từ kế toán Chứng từ phải tiến hành lập ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ lập theo đúng mẫu của Tổ chức đã qui định. Các yếu tố của chứng từ phải được ghi đầy đủ, không bỏ trống. Các chứng từ có nhiều liên thì phải lồng một lần qua giấy than, viết bằng bút bi hoặc bút lâu phai. Chứng từ khi lập không tẩy xoá, sửa chữa, không viết bằng bút chì, bút mực đỏ. Chứng từ phải có đầy đủ các chữ ký của người có liên quan. Tất cả các chữ kí phải kí trực tiếp vào từng liên và không được phép kí qua giấy than Khi sử dụng chứng từ để hạch toán, chúng ta cần phải tuân thủ nguyên tắc sau: Khi phát sinh hoạt động thu thì phải thực hiện "Thu tiền trước, ghi sổ sau" Khi phát sinh hoạt động chi thì phải thực hiện" Ghi sổ trước, chi tiền sau" Khi ghi vào tài khoản thì phải thực hiện "Ghi nợ trước, ghi có sau" Khi nhận được chứng từ kế toán, bộ phận kế toán thực hiện việc xử lý và luân chuyển chứng từ theo các bước sau: Cách bảo quản, lưu giữ chứng từ Tài liệu kế toán phải được bảo quản và lưu giữ đầy đủ, an toàn, phải lưu bản chính. Trong trường hợp cơ quan tài trợ yêu cầu chuyển bản chính cho họ thì Tổ chức phải lưu giữ bản sao, bản sao phải có chữ kí của người có thẩm quyền của cơ quan tài trợ và có đóng dấu ( nếu họ có) Hàng tháng sau khi khoá sổ, kế toán soạn lại các chứng từ, xếp xắp phân loại theo thứ tự thời gian và tính chất giao dịch (thu, chi, chuyển khoản), lập bảng kê từng loại. Sau 1 năm, kể từ ngày khoá sổ, các chứng từ được đóng gói cất giữ vào kho lưu, lưu giữ. Thời gian lưu giữ là 5 năm với các loại tài liệu kế toán dùng cho điều hành, kể cả chứng từ kế toán không dùng để trực tiếp ghi sổ và lập báo cáo. Thời gian lưu giữ là 10 năm với những loại tài liệu kế toán, chứng từ dùng trực tiếp ghi sổ Điều 40, luật kế toán, năm 2003 . Sau thời gian lưu giữ, nếu không có vấn đề gì thì lập hội đồng huỷ chứng từ, trước khi hủy cần lập biên bản hủy và lưu giữ lại biên bản. II . Các loại chứng từ của Tổ chức Các loại chứng từ được sử dụng trong Dự án Phiếu thu tiền kì dùng cho các nhóm khi thu tiền. Phiếu thu ( Mẫu Ngân hàng) Phiếu chi ( Mẫu Ngân hàngBa Bảng tính lãi trả cho tiền gửi tiết kiệm/cổ phần Các chứng từ bổ trợ khác do Dự án thiết kế 1. Phiếu Phiếu thu tiền kì dùng cho các nhóm khi thu tiền. Biểu: 01 Phiếu thu ( Mẫu Ngân hàng) Mẫu số15/TC Biểu 03: Đơn vị ....................................... Số......... PHIẾU THU Ngày ....tháng...năm 200... Số TK có :........................ Tên TK.............................. Họ và tên............................................................................................. Địa chỉ................................................................................................ Số CMND .............................cấp ngày..../..../.....Nơi cấp....................................................... Số tiền :.................................................................................................................................. Bằng chữ :.............................................................................................................................. Nội dung thu tiền :................................................................................................................. .............................................................................................................................................. Người nộp tiền Thủ Quĩ Kế toán Trưởng chi nhánh Mẫu số16/TC 4. Phiếu chi ( Mẫu Ngân hàng) Biểu 04: Đơn vị ....................................... Số......... PHIẾU CHI Ngày ....tháng...năm 200... Số TK Nợ :........................ Tên TK.............................. Họ và tên............................................................................................. Địa chỉ................................................................................................ Số CMND .............................cấp ngày..../..../.....Nơi cấp....................................................... Số tiền :.................................................................................................................................. Bằng chữ :.............................................................................................................................. Nội dung chi tiền :................................................................................................................. .............................................................................................................................................. Người nhận tiền Thủ Quĩ Kế toán Trưởng chi nhánh 5. Các chứng từ bổ trợ khác do Dự án thiết kế Phần 4 HỆ THỐNG SỔ SÁCH VÀ CÁCH GHI CHÉP Các loại sổ sách TT Loại sổ Mã số Quản lí 1 Sổ Tiết kiệm/thẻ Tiết kiệm 01/ss Thành viên, kế toán 2 Thẻ vay vốn chung 02a/ss Thành viên, CB PT nhóm 3 Sổ theo dõi hoạt động tài chính của từng TV 03/ss Kế toán 4 Sổ nhật kí chung ( nhật ký chi - thu) 04a-04b/ss Kế toán 5 Sổ Tổng hợp/sổ nhật kí chuyển khoản 04C/ss Kế toán 6 Sổ Cái mở cho từng tài khoản 05/ss Kế toán 7 Số Chi tiết mở cho các tài khoản chi tiết 06/ss Kế toán 8 Sổ quĩ tiền mặt 07/ss Kế toán 9 Sổ theo dõi vật liệu chi tiết 8/ss Kế toán 10 Sổ theo dõi tài sản cố định 9/ss Kế toán 11 Sổ lương 10/ss Kế toán Mẫu sổ và cách ghi chép SỔ/THẺ TIẾT KIỆM THÀNH VIÊN – MẪU SỐ 01/SS MS 01/ss Biểu 01 : Lõi Sổ tiết kiệm Kì Ngày Số CT Cổ phần Tiết kiệm Qui định Gửi Rút Lãi Dư Kí Biểu 02 : Thẻ tiết kiệm MS01/ss Câu lạc bộ:. Thẻ lưu theo dõi tiết kiệm Họ và tên...................................số hiệu.............................nhóm.....cụm........... Kì Ngày Số CT Cổ phần Tiết kiệm Qui định Gửi Rút Lãi Dư THẺ THEO DÕI VỐN – MẪU SỐ 02 /SS Biểu 03 : Ví dụ - Thẻ theo dõi vốn/sổ chi tiết khách hàng Ví dụ : Trả bình thừơng Họ và tên Nguyễn thị Vinh Sè hiÖu 04-11-06 Nhãm 3 Côm 1 MS 02a/ss Mức vay lần trước 1.000.000 Tình trạng trả nợ Đầy đủ đúng hạn Lần vay thứ 2 Mức : 3. 000.000đ Lãi: 300.000đ Thời hạn vay: 12kì Mục đích sử dụng vốn Cải tạo vườn tạp Ngày bắt đầu trả 10/10 /06 Trả hết 10/9/07 Kì Ngày Số CT Trả gốc Trả phí/lãi Vay/D nợ Lãi phải trả Chậm gốc Chậm lãI Họp Kí PV 25/9/06 3.000.000 300.000 1 10/10/06 25 250.000 25.000 3.000.000 300.000 x zoan 2 10/11 123 250.000 25.000 2.750.000 275.000 x zoan 3 10/12 124 250.000 25.000 2.500.000 250.000 x zoan 4 10/1/07 125 250.000 25.000 2.250.000 225.000 x zoan 5 10/2 126 250.000 25.000 2.000.000 200.000 x zoan 6 10/3 127 250.000 25.000 1.750.000 175.000 x zoan 7 10/4 128 250.000 25.000 1.500.000 150.000 x zoan 8 10/5 129 250.000 25.000 1.250.000 125.000 x zoan 9 10/6 130 250.000 25.000 1.000.000 100.000 x zoan 10 10/7 131 250.000 25.000 750.000 75.000 x zoan 11 10/8 132 250.000 25.000 500.000 50.000 x zoan 12 10/9/07 133 250.000 25.000 250.000 25.000 x zoan Tổng  3.000.000 300.000 0 0 Đã thanh toán xong Ngày.thángnăm 2007 Kế toán xác nhận SỔ THEO DÕI VỐN - TIẾT KIỆM CỦA CÂU LẠC BỘ Biểu 04:Sổ theo dõi hoạt động tài chính của thành viên (mở cho từng thành viên) Ngày Số CT Tiết kiệm Vốn vay Lãi tiết kiệm Thu Chi Gửi Rút Lãi Dư Vay Trả gốc Dư nợ gốc Chậm gốc Lãi phải trả Trả lãi Dư nợ lãi Chậm lãi Cổ phần 4) SỔ NHẬT KÝ THU, CHI Nhật kí chi MS 04b/ss Trang số ... Ngày CT Gửi tiền Phát vốn Chi nhân sự Chi quản lí DIỄN GIẢI Có tiền mặt Vốn chung Chi lơng Chi thù lao Chi phí t vấn Sổ bút, vpp Đánh máy, photo Đi lại Đào tạo Thông tin liên lạc Hội nghị Kiểm tra, kiểm toán 1011 1311 2111.1 841.1 841.2 846 8511 8512 852 853 855 8593 8595 Mang sang Chi về tài sản Chi khác Sửa chữa Mua sắm Cp nvl trực tiếp Giá vốn sản phẩm tiêu thụ Chi khác 862 864 8931 8933 899 5) SỔ TỔNG HỢP/ NHẬT KÝ CHUYỂN KHOẢN Biểu 07: Nhật kí chuyển khoản MS 04c/ss Ví dụ ghi tính lãi tiết kiệm Câu lạc bộ số 1 MS 04c/ss Đơn vị........................ SỔ NHẬT KÍ CHUYỂN KHOẢN Trang số Ngày Số chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Nợ Có TK ĐƯ Nợ Có Mang sang  25/9/06  56  56  Trả lãi TKQĐ T9 cho TV cụm 1  801.1  4373  10,137.4  Nhập lãi TKQĐ cộng dồn cho TV cụm 1  4373  801.1  10,137.4  Cộng cuối trang 6) SỔ CÁI (MỞ CHO TỪNG TÀI KHOẢN) MS 05/ss Biểu 08: Câu lạc bộ PN xã SỔ CÁI Tên tài khoảnSố tài khoản.......... Ngày Diễn giải Số trang trên sổ NK Tài khoản đối ứng Phát sinh Trong kì Số Dư Nợ Có 7) SỔ CHI TIẾT (MỞ CHO CÁC TÀI KHOẢN CHI TIẾT) Biểu số 09: MS 06/ss Câu lạc bộ xã SỔ CHI TIẾT Tên tài khoảnSố tài khoản Tên tiểu khoảnSố TK............ Ngày tháng Tài khoản đối ứng Phát sinh trong kì Số Dư Nợ Có Mang sang ... Cộng cuối trang 8) SỔ QUĨ TIỀN MẶT Biểu số 10: Câu lạc bộ PN xã MS 07/ss Chi nhánh .. SỔ QUĨ TIỀN MẶT Ngày Số chứng từ Diễn giải Số tiền Thu/Nợ Chi/Có Thu/Nợ Chi/Có Cân đối Mang sang ...... Cộng cuối trang Phần 5 HỆ THỐNG BÁO CÁO Hệ thống báo cáo của Câu lạc bộ TT Tên báo cáo Mẫu số Kì hạn Người làm Nơi gửi 1 Bảng cân đối tài khoản 01/BCTC Tháng Kế toán xã 2 Báo cáo thu nhập/kết quả hoạt động 02/BCTC Tháng Kế toán xã 3 Bảng cân đối tài sản 03/BCTC Tháng Kế toán xã 4 Báo cáo hoạt động thành viên 04/BCTC Tháng Người phụ trách Nhóm/cum 5 Báo cáo hoạt động của tổ chứcB 05/BCTC Tháng Trưởng Ban điều hành 6 Báo cáo nợ chậm trả 06/BCTC Tháng ( khi có trả chậm) Người phụ trách Nhóm/cum 7 Báo cáo sử dụng các Quĩ của tổ chức 07/BCTC Năm Kế toán xã 8 Báo cáo phát vốn 08/BCTC Tháng Trưởng CN 9 Báo cơ chế lãi vay/gửi 09/BCTC Qúi Trưởng CN 10 Báo cáo kết quả thu nợ quá hạn 10/BCTC Qúi Kế toán xã 3. Các báo cáo và cách lập báo cáo Cuối hàng tháng khi các số liệu trên sổ nhật kí đã được chuyển vào sổ cái, kế toán kiểm tra cẩn trọng và chốt các số dư trên sổ cái. Từ số dư các tài khoản trên sổ cái, kế toán Lập Bảng cân đối tài khoản Từ số dư trên sổ cái hoặc trên Bảng cân đối tài khoản, kế toán có thể lập các báo cáoThu nhập, bảng Cân đối tài sản Từ sổ theo dõi hoạt động cụm, kế toán lập Báo cáo hoạt động tiết kiệm avf tín dụng của các cụm toàn chi nhánh. Căn cứ vào báo cáo hoạt động cụm, báo cáo tài chính, các báo cáo chậm trả Trưởng ban điều hành lập báo cáo hoạt động của chi nhánh (Mẫu báo cáo xem phần phụ lục) Phần 6 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN I – Nhân viên Kế toán Công tác kế toán của một tổ chức có thể coi như hoạt động sống của tổ chức. Bởi vậy nhân viên kế toán là người rất quan trọng trong tổ chức. Là người chịu trách nhiệm mở sổ sách, lưu giữu chứng từ, lập báo cáo tài chính... Là người đầu tiên nắm được toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của nó trong tổ chức bởi vậy kế toán trước hết phải là người tuyệt đối trung thực, và tận tâm với tổ chức Họ cần có đủ trình độ văn hoá cần thiết, được đào tạo nghiệp vụ cẩn thận đạt tới trình độ tinh thông nghề nghiệp . Có trách nhiệm trước bản thân và tổ chức về tổ chức công việc kế toán của tổ chức. Là người bảo đảm cho hệ thống KT của TC vận hành theo đúng chính sách, thể lệ và các qui định của cơ quan chức năng cấp trên (Bộ phận chuyên môn của Tỉnh, Huyện Hội và các cơ quan chức năng của nhà nước). Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về các công việc kế toán của tổ chức do đó hơn ai hết kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc, những thủ tục quản lí tài chính do ngành chức năng cấp trên ban hành II – Tổ chức kiểm tra kế toán Ý nghĩa của công tác kiểm tra kế toán : Kiểm tra kế toán nhằm bảo đảm cho công tác kế toán trong tổ chức TCCĐ được thực hiện đúng như các chính sách và thủ tục đã ban hành Các thông tin do kế toán cung cấp được kịp thời , đầy đủ và có độ tin cậy cao. Nội dung kiểm tra : Kiểm tra việc tính toán, ghi chép , phản ảnh trên các chứng từ kế toán, tính hợp pháp của chứng từ... Kiểm tra việc ghi sổ kế toán, sổ thành viên, các thẻ vốn của cán bộ ghi sổ cấp nhóm. Kiểm tra các báo cáo kế toán. Kiểm tra việc chấp hành chế độ, thể lệ kế toán. Kiểm tra việc hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ kế toán. Cách thức kiểm tra : Kiểm tra ngay tại đơn vị làm việc thông qua việc xem xét lại các chứng từ, đối chiếu sổ sách giữa sổ nhật kí chứng từ với sổ cái và các sổ có liên quan. Xuống các nhóm để kiểm tra việc ghi sổ thành viên và các thẻ vốn của các nhóm trưởng/cụm trưởng. Người kiểm tra : Bản thân kế toán và cán bộ giám sát của Xã, huyện hội và khi cần thiết có thể có sự giám sát từ bên ngoài theo yêu cầu của thành viên hoặc cơ quan cấp trên Xem phụ lục kèm tài liệu này .