Câu hỏi ôn tập về môn quản trị học

Câu hỏi ôn tập môn quản trị học Nguyễn Văn Tú CĐT Page 1 Câu 1: Anh (chị) hãy nêu khái niệm quản trị tổ chức.Trình bày các chức năng quản trị?  Khái niệm QTTC Là quá trình lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được những mục đích và hiệ quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động.  Các chức năng của QT - Chức năng QT là những loại công việc của QT khác nhau, mang tính dộc lập tương đối được hình thành trong quá trình chuyên môn hóa hoạt động QT. - Các chức năng của QT thường được xem xét theo 2 cách tiếp cận + Theo quá trình QT + Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức  Theo quá trình QT Mọi quá trình QT đều được tiến hành theo những chức năng cơ bản: + Lập kế hoạch + Tổ chức + Lãnh đạo + Kiểm tra  Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức Tập hợp các hoạt động của tổ chức được phân thành những lĩnh vực khác nhau mang tính độc lập tương đối gắn liền với chúng là các chức năng cơ bản: + QT lĩnh vực marketing + QT lĩnh vực ngiên cứu và phát triển + QT lĩnh vực sản xuất + QT lĩnh vực tài chính + QT lĩnh vựcnguồn nhân lực + QT lĩnh vực chất lượng + QT các dịch vụ hỗ trợ: thông tin, pháp lí, đối ngoại … Câu2: Anh (chị) hãy phân tích để chứng minh:"quản trị là một khoa học,một nghệ thuật, một nghề".  QT là một khoa học - Tính khoa học xuất phát từ tính quy luật của các quan hệ QT trong quá trình hoạt động của tổ chức bao gồm các quy luật: kinh tế, công nghệ, xã hội.Những quy luật này nếu nhà QT nhận thức và vận dụng trong quá trình QT sẽ giúp họ đạt được kết quả mong muốn và ngược lại sẽ phải gánh chịu những hậu quả khôn lường. - Tính khoa học cảu QT đòi hỏi nhà QT phải nắm vững những quy luật liên quan đến quá trình hoạt động của tổ chức.Không chỉ là quy luật kinh tế mà hàng loạt các quy luật khác nhau như: tâm lí xã hội, công nghệ, đặc biệt là quy luật cảu QT.Đòi hỏi người QT phải biết vận dụng các phương pháp đo lường, những thành tựu tiến bộ kh-kt, các pp dự doán, tâm lí xã hội, các ứng xử …  QT là một nghệ thật - Tính nghệ thuật xuất phát từ tính đa dạng muôn hình muôn vẻ của các sự vật và hiện tượng trong kinh tế-xã hội và trong thị trường. - Tính nghệ thuật còn xuất phát từ bản chất của QTTC. Suy cho cùng là tác động của con người với nhu cầu đa dạng phong phú với những toan tính tâm tư tình cảm khó có thế cân , đo, đong đếm được. - Tính nghệ thuật còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và những thuộc tính tâm lý cá nhân của nhà quản trị. Câu hỏi ôn tập môn quản trị học Nguyễn Văn Tú CĐT Page 2  QT là một nghề - Đặc điểm này hiểu theo nghĩa có thể đi học nghề để tham gia các hoạt động QT nhưng có thành công hay không? Lại còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố của nghề. - Muốn QT có kết quả thì nhà QT tương lai phải được phát hiện năng lực, được đào tạo nghề nhiệp, kiến thức kĩ năng, tay nghề, kinh nghiệm 1 cách chu đáo để phát hiện nhận thức chuẩn xác và đầy đủ các quy luật khách quan, đồng thời có phương pháp nghệ thuật tích hợp nhằm tuân thủ đúng các đòi hỏi của quy luật đó. Câu 3: Anh (chị) hãy nêu khái niệm, đặc điểm và cơ chế sử dụng các quy luật trong quản trị?  Khái niệm Quy luật là mối quan hệ bản chất, tất yếu, phổ biến, bền vững, thường xuyên lặp đi lặp lại của các sự vật hiện tượng trong những điều kiện nhất định.  Đặc điểm - Con người không thể tạo ra quy luật nếu điều kiện của quy luật đó chưa có, ngược lại cũng không thể xóa bỏ quy luật nếu điều kiện tồn tại của nó vẫn còn. - Các quy luật tồn tại và hoạt động không lệ thuộc vào việc con người có nhận biết được nó hay không. - Các quy luật đan xen vào nhau tạo thành 1 hệ thống thống nhất nhưng khi xử lí cụ thể thường chỉ do 1 hoặc 1 số quy luật quan trọng chi phối.  Cơ chế sử dụng của các quy luật - Phải nhận biết được quy luật. Qúa trình nhận biết quy luật bao gồm 2 giai đoạn: nhận biết qua thực tiễn và qua các phân tích bằng khoa học, lý luận. - Tổ chức các điều kiện chủ quan của tổ chức để cho xuất hiện các điều kiện khách quan mà nhờ đó quy luật phát sinh tác dụng. - Tổ chức thu thập và xử lí thông tin sai phạm, ách tắc do việc không tuân thủ đòi hỏi của quy luật khách quan.  QT theo quy luật đòi hỏi: - Nhận thức rõ ràng thực trạng của tổ chức với tư cách là đối tượng cảu QT. - Phân tích đúc kết nhằm nhận thứ ngày càng đầy đủ hệ thống quy luật khách quan mang tính lịch sử, cụ thể đang tác động và ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. - Tìm tòi sáng tạo những biện pháp, hình thức cụ thể, sinh động nhằm vận dụng các quy luật khách quan trong thực tiễn QT. Câu 4: Anh (chị) hãy trình bày nhóm các nguyên tắc quản trị chung?  Khái niệm Các nguyên tắc QT là các nguyên tắc chỉ đạo những tiêu chuẩn, hành vi mà cơ quan QT và các nhà QT phải tuân thủ trong quá trình QT.  Nhóm các nguyên tắc QT chung - Nguyên tắc mối liên hệ ngược Đòi hỏi chủ thể trong quá trình QT phải nắm được hành vi của đối tượng thông qua thông tin phản hồi về các hành vi đó. - Nguyên tắc bổ sung ngoài Đối với những tổ chức phức tạp không thể mô tả đầy đủ được ngay từ lần đầu bằng 1 ngôn ngữ nào đó, cho dù ngôn ngữ phong phú đến đâu, để ô tả đầy đủ tổ chức, phải bổ sung việc mô tả bằng ngôn ngữ khác lấy từ ngoài tổ chức. Trong QT nguyên tắc bổ sung ngoài rất hay được sử dụng.  Nguyên tắc độ đa dạng cần thiết Câu hỏi ôn tập môn quản trị học Nguyễn Văn Tú CĐT Page 3 Đòi hỏi khi hành vi của đối tượng đa dạng và ngẫu nhiên, để điều khiển phải có 1 hệ thống các tác động điều khiển với độ đa dạng tương ứng để hạn chế độ bất định trong hành vi của đối tượng điều khiển.  Nguyên tắc phân cấp Một tổ chức phức tạp, chủ thể nếu độc quyền QT thì phải làm việc với q khối công việc rất lớn, và sẽ gặp phải 2 kết quả: - Không có khả năng xử lý hết thông tin và quyết định kém chính xác - Xử lí được thông tin cũ thì lại nảy sinh thông tin mới. Muốn QT được chủ thể phải phân cấp việc QT cho các phân hệ, mỗi phân hệ cần phải có 1 chủ thể QT với những quyề hạn, nhiệm vụ nhất định.  Nguyên tắc khâu xung yếu Trong quá trình QT thường xuất hiện sự đột biến ở 1 vài đối tượng nào đó - những khâu xung yếu với những mối liên hệ ngược dương hoặc âm dẫn đến sự hoàn thiện hoặc phá vỡ cơ cấu của đối tượng.  Nguyên tắc thích nghi với môi trường Đòi hỏi tổ chức phải biết tận dụng tiềm năng của môi trường để biến thành nội lực của mình. Câu 5: Anh (chị) hãy trình bày nhóm các nguyên tắc quản trị các tổ chức kinh tế - xã hội?  Tuân thủ pháp luật và thông lệ xã hội Nhằm quy địnhnhững điều mà các thành viên trong xã hội không được làm và là cơ sở để chế tài những hành động vi phạm các mối quan hệ xã hội mà pháp luật bảo vệ. Giữa các lĩnh vực chính trị - pháp luật – hoạt động quản trị, kinh doanh có mối liên hệ hữu cơ, trong đó thể chế chính trị giữ vai trò định hướng chi phối toàn bộ các hoạt động trong xã hội – trong các hoạt động kinh doanh. Sự ổn định chính trị - pháp luật tạo sẽ tạo môi trường thuận lợi đối với hoạt động kinh doanh, hấp dẫn nhà đầu tư, cho phép tận dụng lợi thế so sánh cảu nền kinh tế, thu hút vốn, công nghệ kĩ năng QT của bên ngoài và thâm nhập vào thế giới.  Tập trung dân chủ Là nguyên tắc cơ bản của QT phản ánh mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng QT cũng như yêu cầu và mục tiêu QT.  Nội dung của nguyên tắc: Phải đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và tối ưu giữa tập trung và dân chủ, dân chủ pahir được thực hiieenj trong khuôn khổ tập tung.  Kết hợp hài hòa các lợi ích - Nguyên tắc quan trọng của quản trị là phải chú ý đến lợi ích của con người, đảm bảo sự kết hợp hài hòa giữa lợi ích của con người, trong đó lợi ích của người lao động là trực tiếp, đồng thời chú ý đến lợi ích của tổ chức và của xã hội. - Phải kết hợp hài hòa lợi ích có liên quan đến tổ chức trên cơ sỡ những đòi hỏi của quy luật khách quan. + Thứ nhất: các quyết định QT phải quan tâm trước hết đến lợi ích của người lao động + Thứ hai: phải tạo ra những vecto lợi ích chung nhằm kết hợp các lợi ích kinh tế + Thứ ba: phải coi trọng lợi ích vật chất lẫn lợi ích tinh thần của tập thể và người lao động  Chuyên môn hóa Việc quản trị phải thực hiện bởi những người có chuyên môn, được đào tạo, có kinh nghiệm và khả năng điều hành để thực hiện các mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu quả.  Biết mạo hiểm Câu hỏi ôn tập môn quản trị học Nguyễn Văn Tú CĐT Page 4 Mạo hiểm ở đây không phải là sự liều lĩnh mà là sự phiêu lưu có tính toán, đòi hỏi các nhà QT phải biết tìm ra giải pháp độc đáo để tăng sức cạnh tranh cho tổ chức.  Hoàn thiện không ngừng Nhà QT cần hoạch định chiến lược, ủy quyền tối đa, đổi mới liên tục về nhận thức, hành động để thích nghi và phát triển bền vững trong 1 thế giới luôn thay đổi. Người QT phải khai thác thông tin có lợi từ mọi nguồn để kịp thời có đối sách tận dụng thời cơ.  Tiết kiệm và hiệu quả Là nguyên tắc quy định mục tiêu quản trị, bao gồm cả hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội, đòi hỏi người quản trị phải có quan điểm hiệu quả đúng đắn, biết phân tích hiệu quả trong nhiều tình huống khác nhau, biết đặt lợi ích tổ chức lên trên lợi ích cá nhân, từ đó ra quyết định tối ưu nhằm tạo thành quả có lợi nhất cho nhu cầu phát triển của tổ chức. Câu 6: Anh (chị) hãy phân tích các cơ sỡ, nguyên tắc và quá trình ra quyết định quản trị.Cho ví dụ minh họa.  Các cơ sở đề ra quyết định QT - Hệ thống mục đích và mục tiêu của tổ chức + Việc xác định rõ mục đích và mục tiêu có vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc đề ra quyết định QT + Đối với tổ chức kinh doanh, mục tiêu cơ bản là lợi nhuận thì tiêu chuẩn chủ yếu để lựa chọn phương án quyết định là tối đa hóa lợi nhuận. + Đối với tổ chức phi lợi nhuận, mục tiêu cơ bản là nhu cầu xã hội về sản phẩm dịch vụ thuộc chức năng của mình thì tiêu chuẩn lựa chọn phương án là mức độ đáp ứng tối đa hóa về số lượng và chất lượng theo nhu cầu xã hội. + Trong 1 tổ chức các quyết định đề ra ở các cấp khác nhau cũng như các bộ phận khhacs nhau . - Hệ thống pháp luật và thông lệ xã hội. + Các quyết đinh QT phải phù hợp với pháp luật hiện hành, khi lữa chọn phương án quyết định phương án nào trái với pháp luật cần loại bỏ. + Hệ thống pháp luật được thể hiện thông qua hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước.Khi đưa ra quyết định QT cần căn cứ vào văn bản pháp luật này. + Pháp luật như là 1 trong những giới hạn của việc đề ra quyết định QT xem xét trên 2 khía cạnh.Thứ nhất quyền hạn của người đề ra quyết định , thứ 2 nội dung của quyết định không trái với quy định của pháp luật. + Ngoài văn bản pháp luật quyết định QT còn dựa vào các thông lệ xã hội đang chi phối các hành vi của tổ chức. Những quyết định đi ngược với loại truyền thống tập thể sẽ có nguy cơ thất bại do sự phản ứng tập thể. - Những yếu tố hạn chế Là yếu tố cản trở việc đạt được mục tiêu của tổ chức. + Một phương án có thể gặp rất nhiều yếu tố hạn chế. Nếu không khắc phục được thì phương án đó không trở thành phương án quyết định. + Môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức cũng chứa đựng nhiều yếu tố hạn chế chi phối quyết định QT - Hiệu quả của quyết định quản trị Là khả năng đóng góp vào việc thực hiện các mục tiêu trong điều kiện các yếu tố hạn chế giải quyết được. + Nguyên tắc chung: chỉ có những phương án hiệu quả mới được phép ra quyết định. - Năng lực phẩm chất người ra quyết định QT Câu hỏi ôn tập môn quản trị học Nguyễn Văn Tú CĐT Page 5 Quyết định QT chiu ảnh hưởng rất lớn của năng lực và phẩm chất của người ra quyết định, người có năng lực tốt sẽ đưa ra những quyết định đúng đắn và ngược lại. + Phẩm chất đạo đức, chính trị, tính khí, tính cách của người ra quyết định cũng ảnh hưởng tới quyết định của họ.  Các nguyên tắc ra quyết định QT  Nguyên tắc hệ thống Đòi hỏi luôn xem tổ chức là một hệ thống tổ chức kinh tế xã hội, phải có sự phối hợp chặt chẽ trong hệ thống cấu thành các bộ phận có liên quan đến quyết định quản trị trong một tổ chức. Hệ thống đảm bảo thông tin, hệ thống tham mưu, hệ thống ra quyết định, hệ thống chấp hành và hệ thống phản hồi.  Nguyên tắc khả thi Vừa xem xét về nhu cầu vừa xem xét về khả năng, vừa xem xét về cơ hội có lợi và thành công vừa xem xét rủi ro, bất lợi, thất bại, cân nhắc toàn diện  Nguyê tắc khoa học + Phươg án được mọi người ủng hộ. + Phương án quyết định là phương án được lựa chọn từ nhiều phương án.  Nguyên tắc dân chủ Qúa trình quyết định cần có sự tham gia cảu tập thể, những người trong tổ chức.  Nguyên tắc kết hợp Qúa trình kết hợp giữa khoa học và khinh nghiệm, giữa định tính, định lượng, giữa lợi ích toàn cực và cục bộ, ngắn hạn và dài hạn,… Câu 7: Anh (chị) hãy trình bày khái niệm lập kế hoạch, vai trò và quá trình lập kế hoạch? Cho ví dụ minh họa?  Khái niệm Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương án để đạt được các mục tiêu đó.  Vai trò - Là 1 quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường tổ chức. - Là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn bằng việc xác định các phương án hành động để đạt được những mục tiêu cụ thể của tổ chức. - Tổ chức và khai thác con người và các nguồn lực của tổ chức một cách hiệu quả, giúp nhà quản trị và các nhân viên của họ đạt được mục tiêu riêng của mình.  Qúa trình lập kế hoạch  Bước 1: Nghiên cứu và dự báo Là điểm bắt đầu của quá trình lập kế hoạch giúp nhận thức được cơ hội cần phải có hiểu biết về thị trường, về sự cạnh tranh, về điểm mạnh và điểm yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh.Dự báo trước các yếu tố không chắc chắn và đưa ra phương án đối phó.  Bước 2: Thiết lập các mục tiêu Các mục tiêu đưa ra cần phải xác định rõ thời gian thực hiện và được lượng hóa đế mức cao nhất có thể. Mặc dù có hai loại mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng nhưng loại mục tiêu định lượng có vẻ rõ ràng hơn và dễ thực hiện hơn.  Bước 3: Phát triển các tiền đề Là các dự báo, các chính sách cơ bản có thể áp dụng. Chúng là giả thiết cho việc lập kế hoạch. Đó có thể là địa bàn hoạt động, quy mô hoạt động, mức giá, sản phẩm gì, triển khai công nghệ gì, mức chi phí, mức lương,… Câu hỏi ôn tập môn quản trị học Nguyễn Văn Tú CĐT Page 6  Bước 4: Xây dựng các phương án Tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động để lựa chọn. Cần giảm bớt các phương án lựa chọn để sao chỉ có những phương án có triển vọng nhất được đưa ra phân tích.  Bước 5: Đánh giá các phương án Đánh giá phương án theo các tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiền đề đã xác định.  Bước 6: Lựa chọn phương án và ra quyết định Sau quá trình đánh giá các phương án, một vài phương án sẽ được lựa chọn. Lúc này, cần ra quyết định để phân bố con người và nguồn nhân lực của tổ chức cho việc thực hiện kế hoạch. Câu 8: Anh (chị) hãy nêu khái niệm lập kế hoạch chiến lược? Có các cấp chiến lược nào?  Khái niệm Lập kế hoạch chiến lược là quá trình xác định làm sao đạt được những mục tiêu dài hạn của tổ chức với các nguồn nhân lực có thể huy động được. Về nội dung lập kế hoạch chiến lược là quá trình xây dựng chiến lược và không ngừng hoàn thiện bổ sung chiến lược khi cần thiết, xoay quanh việc xây dựng chiến lược cho tổ chức trên cơ sở phân tích vị trí của tổ chức trong môi trường hoạt động của nó.  Các cấp chiến lược  Chiến lược cấp tổ chức - Do bộ phận quản trị cao nhất vạch ra nhằm nắm bắt được những mối quan tâm và hoạt động trong một tổ chức - Các câu hỏi thường đặt ra: Tổ chức nên hoạt động trong lĩnh vực nào? Mục tiêu và kì vọng của mỗi lĩnh vực đó? Phân bố nguồn nhân lực ra sao để đạt được mục tiêu đó?  Chiến lược cấp nghành - Chỉ liên quan đến những mối quan tâm và hoạt động trong một nghành của tổ chức. - Các câu hỏi thường đặt ra là Lĩnh vực này của tổ chức có vị trí nào trong môi trường hoạt động của nó? Nên đưa ra những sản phẩm dịch vụ nào? Cần hướng vào phục vụ ai? Nguồn lực được phân bố trong nghành đó ra sao?  Chiến lược cấp chức năng - Các chiến lược cấp chức năng như nhân sự, tài chính, marketting, … được đặt ra trong khuôn khổ một lĩnh vực hoạt động của tổ chức. - Là sự chi tiết hóa cho chiến lược cấp nghành và liên quan đến việc quản trị các hoạt động chức năng nhằm hỗ trợ chiến lược cấp tổ chức và để tạo một lược đồ, cách thức quản trị nhằm đạt được mục tiêu đặt ra đối với lĩnh vực chức năng đó. Câu 9: Anh (chị) hãy trình bày khái niệm và nội dung của quản trị tác nghiệp? Cho ví dụ?  Khái niệm Quản trị tác nghiệp bao gồm một chuỗi hoạt động quản trị liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức như là lập kế hoạch sản xuất, tổ chức khai thác các nguồn nhân lực, chỉ dẫn cho các hoạt động và nhân sự đảm bảo sự hoạt động bình thường của các hệ thống trong tổ chức  Nội dung của QT tác ngiệp Lĩnh vực quản trị tác nghiệp đã được các nhà nghiên cứu và thực hành quan tâm do tầm quan trọng của nó. Họ đã xây dựng và phát triển một tập hợp lý thuyết, kiến thức nhằm Câu hỏi ôn tập môn quản trị học Nguyễn Văn Tú CĐT Page 7 cung cấp cho nhà quản trị tác nghiệp những công cụ, quan điểm, ý tưởng và kỹ thuật để thực hiện tốt công việc này. Những mảng lý thuyết chính là: Quản trị nguồn lực, quản trị chất lượng, lập kế hoạch và kiểm tra chất lượng công việc, thiết kế và phát triển các hoạt động. - Quản trị nguồn lực + Bao gồm con người, công nghệ, yếu tố vật chất và tài chính. + Là một mảng trọng yếu của quản trị tác nghiệp. Ở đây, người ta nghiên cứu về các nguyên tắc để đo lường công việc, về các công cụ giúp cho việc sử dụng nguồn nhân lực của con người có hiệu quả nhất. Quản trị công nghệ chủ yếu liên quan đến quản trị thiết bị máy móc như lắp đặt, vận chuyển, bảo hành, bảo quản và thay thế trang thiết bị. - Quản trị chất lượng + Là lĩnh vực được quan tâm khá nhiều + Ở hầu hết các lĩnh vực chất lượng sản phẩm, dịch vụ có ý nghĩa sống còn với mỗi tổ chức. Những giải pháp quản trị chất lượng đã được đưa ra: QT chất lượng đồng bộ (TQM), quy trình ISO,…đã thực hiện hiệu quả và rõ rệt trong nhiều lĩnh vực hoạt động sản xuất và dịch vụ. - Lập kế hoạch và kiểm tra công việc + Nhằm bảo đảm các công việc trong tổ chức được phối hợp nhịp nhàng, nhuần nhuyễn. + Các công cụ thường được sử dụng ở đây bao gồm: sơ đồ triển khai, biểu đồ Gantt và sơ đồ PERT. - Thiết kế và phát triển các hoạt động + Nội dung này liên quan đến việc thiết kế sản phẩm, dịch vụ cũng như xác định phương thức, quy trình sản xuất và cách cung cấp nhữn sản phẩm dịch vụ đó. + Để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng cần phối hợp với bộ phận marketing đồng thời phải áp dụng công nghệ vào sản xuất. + Giải pháp: liên kết CAD/CAM, CIM Câu 10: Cơ cấu tổ chức (Chính Thức) là gì? Phân tích yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức?  Khái niệm Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu xác định.  Yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức chịu nhiều ảnh hưởng của nhiều yếu tố về môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức, với mức độ tác động thay đổi theo từng trường hợp.  Chiến lược + Cùng với cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong quản trị hiện đại. + Bất cứ chiến lược nào cũng được lựa chọn trên cơ sỡ phân tích: 1. các cơ hội và sự đe dọa của môi trường. 2. những điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức trong đó có cơ cấu đang tồn tại. + Quá trình phát triển của tổ chức thường phải trải qua các bước: 1. Xây dựng chiến lược mới 2. Phát sinh các vấn đề quản trị 3. Cơ cấu tổ chức mới, thích hợp hơn được đề xuất và triển khai Câu hỏi ôn tập môn quản trị học Nguyễn Văn Tú CĐT Page 8 4. Đạt được thành tích mong đợi  Công nghệ + Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. + Cơ cấu tổ chức thường đi sau các nhu cầu công nghệ, gây sự chậm trễ trong công việc khai thác dầy đủ công nghệ mới. + Các tổ chức xây dựng công nghệ mới thường có xu hướng sử dụng: 1. Cán bộ quản trị cấp cao có học vấn và kinh nghiệm về kĩ thuật. 2. Các cán bộ quản trị có chủ trương đầu tư cho các dự án hướng vào việc hậu thuẫn và duy trì vị trí dẫn đầu của tổ chức về mặt công nghệ. 3. Cơ cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ đảm báo sự điều phối một cách chặt chẽ trong việc ra các quyết định liên quan đến hoạt động chính của tổ chức và công nghệ.  Thái độ lãnh đạo cấp cao và năng lực đội ngũ nhân lực + Thái độ của lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến cơ cấu của tổ chức. + Cán bộ quản trị thường sử dụng theo phương thức truyền thống thường thích tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc họ ít sử dụng hình thức ma trận hay mạng lưới. + Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên. Nhân lực có trình độ thường hướng tới mô hình quản trị mở, các nhân viên cấp thấp thường thích mô hình có nhiều tổ đội nhằm phân định nhiệm vụ rõ ràng, tạo cơ hội để liên kết những đối tượng có chuyên môn tương đồng.  Môi trường + Những tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu của tổ chức. + Tùy thuộc vào điều kiện môi trường mà nên đưa ra quyết định mềm mỏng hay cứng rắn để mang lại hiệu quả cao. Câu 11: Nêu khái niệm cán bộ quản trị tổ chức và trình bày những yêu cầu đối với cán bộ quản trị tổ chức?  Khái niệm Là những người thực hiện các chức năng quản trị nhăm đảm bảo cho tổ chức đạt được những mục đích của mình với kết quả và hiệu quả cao.  Những yêu cầu đối với cán bộ quản trị  Yêu cầu về kĩ năng QT Kĩ năng quản trị là khả năng có thể đưa ra kiến thức thực tế nhằm đạt được kết quả mong muốn.  Kĩ năng kĩ thuật + Là khả năng của nhà quản trị thể hiện được kiến thức và tài năng trong quá trình quản trị các lĩnh vực thuộc hoạt động chuyên môn của mình. + Gắn với sư dụng cacs phương pháp, quá trình công cụ cụ thể để có kĩ năng kĩ thuật nhà QT phải được đào tại trải qua kinh nghiệm thực tế.  Kĩ năng thực hiện các mối quan hệ con người + Là khả năng của một người có thể làm việc được với những người khác, bao hàm những kỹ năng cụ thể sau: - Đánh giá đúng con người - Khả năng giành quyền lực, tạo ảnh hưởng - Mềm giẻo trong hành vi, kĩ năng giao tiếp, đàm phán - Sử dụng nghệ thuật phương pháp lãnh đạo con người - Xây dựng làm việc theo nhóm Câu hỏi ôn tập môn quản trị học Nguyễn Văn Tú CĐT Page 9 - Giải quyết mâu thuẫn trong tập thể - QT hiệu quả thời gian và căng thẳng của bản thân  Kĩ năng nhận thức + Là khả năng phát hiện, phân tích và giải quyết những vấn đề phức tạp. + Nhà quản trị phải có khả năng nhận thức được toàn cảnh về thực trạng và xu thế biến động của đơn vị do mình phụ trách, của toàn tổ chức và môi trường. + Kĩ năng cần phải có năng lực phân tích và giải quyết vấn đề.  Yêu cầu về phẩm chất cá nhân + Ước muốn làm công việc quản trị: Người quản trị thành đạt có ước muốn mãnh liệt được làm nhà quản trị, có được ảnh hưởng với những người khác và thu được kết quả thông qua những cố gắng tập thể của cấp dưới. + Nhà quản trị phải là người có văn hóa: Có kiến thức, có thái độ đúng mực đối với những người xung quanh, tạo ấn tượng tốt, gây được sự chú ý và kính trọng, tỏ ra tự tin trong hành động và lời nói, luôn hành động một cách đúng đắn và có sáng tạo theo pháp luật và chuẩn mực đạo đức xã hội. + Có ý chí: Chấp nhận rủi ro, có khả năng duy trì công việc trong những điều kiện bất định hoặc không chắc chắn. Chịu được căng thẳng, duy trì được công việc ngay cả khi chịu áp lực nặng nề. Câu 12 : Anh chị hãy trình bày khái niệm nhóm, lãnh đạo theo nhóm, đặc điểm thường gặp của nhóm và các nguyên tắc lãnh đạo theo nhóm?  Khái niệm nhóm Nhóm là những người có tổ chức, có mục tiêu hoạt động, có liên quan về mặt kĩ thuật, nghiệp vụ mang tính chuyên môn sâu sắc vì lợi ích của hệ thống. Nhóm cần thỏa mãn 3 đk: đông người, có tổ chức, có mục tiêu hoạt động chuyên môn giống nhau vì lợi ích chung của hệ thống.  Khái niệm lãnh đạo theo nhóm Lãnh đạo theo nhóm là việc ủy quyền của người lãnh đạo hệ thống cho các người phụ trách nhóm với sự phân công rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích mà người phụ trách và nhóm được phân giao.  Đặc điểm thường gặp của nhóm - Lan truyền tâm lí + Là hiện tượng phổ biến trong nhóm biểu thị các tác động tâm lí tương hỗ thụ động giữa các thành viên trong nhóm. + Mang tính sâu sắc, là phản ứng thụ động quán tính của con người trong nhóm. + Có tác động khá lớn, có thể là tích cực hoặc tiêu cực. - Tâm trạng nhóm + Là trạng thái cảm xúc trong nhóm, nó được hình thành một cách tự phát, thể hiện tương đối bền vững biểu hiện sức ỳ của hệ thần kinh. + Có thể là tích cực, tiêu cực hiệu suất hoạt động sẽ tăng hoặc giảm. + Một nhóm nhiều thói hư tật xấu của người phụ trách => tâm trạng lo âu, mất hi vọng trong nhóm,… - Bầu không khí trong nhóm + Là hiện tượng tâm lý biểu hiện mức độ hoạt động, hòa nhập về phẩm chất tâm lý cá nhân của con người trong nhóm đối với công việc, bạn bè, đồng nghiệp và người lãnh đạo trong hệ thống. + Hình thành từ thái độ của con người đối với công việc, bạn bè, đồng nghiệp và người lãnh đạo. Câu hỏi ôn tập môn quản trị học Nguyễn Văn Tú CĐT Page 10 + Có thể là tốt hoặc xấu: hài hòa ủng hộ lẫn nhau hoặc không bằng lòng khó hợp tác. - Hành vi của nhóm + Hành vi hướng về công việc Là sự nhất trí mục tiêu, lợi ích, của các con người trong nhóm để cùng nhau thực hiện thành công nhiệm vụ của nhóm mình mà hệ thống giao phó. + Hành vi củng cố hệ thống Là hành vi gắn kết mọi người trong nhóm để một mặt làm tốt nhiệm vụ của nhóm mà hệ thống phân công, mặt khác, quan tâm tới các việc chung của cả hệ thống, tạo thuận lợi cho các nhóm khác trong hệ thống. + Hành vi củng cố cá nhân Là hành vi trong đó, các cá nhân trong nhóm hoặc gắn kết với nhau, bảo vệ nhau trong phạm vi nhỏ của nhóm đối ngược với lợi ích của cả hệ thống; hoặc cá nhân mâu thuẫn, xung đột với nhau, mệnh ai nấy lo. + Xung đột nhóm Là sự khác biệt tâm lý dẫn tới hành vi cản trở, tiêu diệt hoặc làm cho nhau mất hếc hiệu lực giữa các bên tham gia xung đột.  Các nguyên tắc lãnh đạo theo nhóm + Người phụ trách nhóm phải thỏa mãn các điều kiện nhất định: có nhận thức chính xác về lợi ích của nhóm và hệ thống, có uy tín, khả năng tập hợp và điều khiển những thành viên trong nhóm. + Người phụ trách nhóm được phân giao quyền hạn, trách nhiệm, nhiệm vụ và lợi ích tương xứng. + Người phụ trách nhóm được tự do, sáng tạo thực hiện nhiệm vụ của mình trong giới hạn của sự ủy quyền. + Người lãnh đạo hệ thống giúp cho người phụ trách nhóm tạo ra các biến đổi theo hướng phát triển và củng cố nhóm. Câu 13: Anh chị hãy trình bày nội dung giao tiếp và đàm phán trong lãnh đạo?  Giao tiếp - Là sự tiếp xúc giữa con người với con người trong cuộc sống để trao đổi tín hiệu, thông tin. - Đặc điểm giao tiếp: + Phải có 2 phía tham gia giao tiếp. + Phải có thông điệp từ người gửi sang người nhận. - Quá trình giao tiếp Là quá trình 2 bên người gửi người nhận trao đổi thông điệp cho nhau + Tiến trình: - B1người gửi xuất phát 1 ý tưởng nào đó có lợi cho mình => đưa ra thông điệp. - B2 thông điệp được truyền trên kênh. - Các loại giao tiếp trong QT + Giao tiếp xã giao + Giao tiếp có ý đồ lợi ích + Giao tiếp song phương + Giao tiếp đa phương + Giao tiếp trực tiếp + Giao tiếp gián tiếp Câu hỏi ôn tập môn quản trị học Nguyễn Văn Tú CĐT Page 11 + Giao tiếp bằng lời + Giao tiếp bằng ngôn ngữ quy ước khác + Giao tiếp chính thức + Giao tiếp không chính thức - Các yêu cầu: + phải tạo được sự cảm thông, hiểu biết. + Phải nắm bắt, tìm hiểu được một vấn đề gì đó với người giao tiếp. - Các nguyên tắc giao tiếp trong quản trị Là những điều nhà quản trị bắt buộc phải biết và thực hiện trong giao tiếp. + Nguyên tắc 1: có giao tiếp phải hơn không giao tiếp. + Nguyên tắc 2: cố gắng đạt được những mục tiêu trong giao tiếp. + Nguyên tắc 3: có chuẩn mực,có văn hóa. + Nguyên tắc 4: có thiện chí + Nguyên tắc 5: không nói thừa, không có cử chỉ thừa. + Nguyên tắc 6: phải có phong cách và kĩ năng giao tiếp tốt.  Đàm phán trong giao tiếp  Khái niệm Là hoạt động giao tiếp đặc biệt giữa người lãnh đạo với đối tác đàm phán nhằm đạt tới một thỏa thuận mong muốn về một vấn đề cụ thể nào đó.  Nguyên tắc đàm phán + Tạo được kết quả tốt nhất trong số các kết quả dự kiến. + Tạo được sự thỏa thuận tốt đệp giữa 2 bên trên cơ sở đồng cảm, chân tình, ủng hộ lẫn nhau  Các yếu tố lưu ý + Bối cảnh là yếu tố then chốt của đàm phán, bao gồm tình hình thực lực của đối phương. Cần tìm hiểu nhiều về đối phương, để đối phương biết càng ít về mình càng tốt. + Thời gian Cần biết thời điểm cần đàm phán và điểm kết thúc của việc đàm phán. + Quyền lực cần vận dụng đúng quyền lực và tiềm năng có ở trong tay. + Nghệ thuật đàm phán. là việc sử dụng hiệu quả các nguyên tắc để đạt được mục tiêu cần định. - Nguyên tắc đàm phán: + Tuân thủ các nguyên tắc giao tiếp + Chuẩn bị chu đáo trước khi đàm phán. + Trong đàm phán phải biết: Biết nghe, biết thách giá, biết trả giá, biết khắc phục bế tắc trong đàm phán. Câu 14: Anh chị hãy trình bày khái niệm vai trò của kiểm tra. Lấy ví dụ minh họa?  Khái niệm Kiểm tra là quá trình xem xét các hoạt động nhằm mục đích làm cho các hoạt động đạt kết quả tốt hơn, đồng thời, kiểm tra giúp phát hiện những sai sót, lệch lạc để có biện pháp khắc phục, bảo đảm cho hoạt động thực hiện đúng hướng.  Vai trò: + Là nhu cầu cơ bản nhăm hoàn thiện các quyết định trong quản trị. + Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch thực hiện với hiệu quả cao. + Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của những người lãnh đạo trong hệ thống + Kiểm tra giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường. Câu hỏi ôn tập môn quản trị học Nguyễn Văn Tú CĐT Page 12 + Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới.