Các vấn đề trong quản lý dự án

Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh Niên khố 2005-2006 PMConflict.doc 1 G.V. Cao Hào Thi CÁC VẤN ĐỀ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 2 LÀM VIỆC THEO NHĨM (Team Work) Làm việc theo nhĩm là các cá nhân cùng làm việc với nhau để hồn thành nhiệm vụ Hiệu quả tổng hợp (Synergy): Tối ưu tổng thể > tổng các tối ưu cục bộ > 1 + 1 = 2 ? < Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 3 LÀM VIỆC THEO NHĨM CĨ HIỆU QUẢ • Các yếu tố giúp làm việc theo nhĩm cĩ hiệu quả: - Kỹ năng của các thành viên - Cấu trúc tổ chức - Kiểu quản lý • Các phẩm chất nghề nghiệp của thành viên - Quan tâm và chịu trách nhiệm của cơng việc - Chịu sự kích thích của mơi trường làm việc - Cầu tiến trong nghề nghiệp - Cĩ các Kỹ năng cần thiết + Kỹ năng kỹ thuật + Kỹ năng xử lý thơng tin + Kỹ năng giao tiếp hiệu quả + Kỹ năng ra quyết định Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 4 • Lợi ích của làm việc theo nhĩm - Nâng cao được thành quả - Xây dựng được hiệu quả tổng hợp - Nâng cao được khả năng sáng tạo - Làm giảm bớt được căng thẳng và các mâu thuẫn - Giải quyết vấn đề một cách hiệu quả - Nâng cao được yếu tố đạo đức, tinh thần, sự quan tâm và sự tin tưởng lẫn nhau - Đương đầu với thử thách • Các khĩ khăn của làm việc theo nhĩm - Tốn thời gian và tốn cơng sức - Ra quyết định chậm - Dẫn đến xu hướng nhĩm tách rời khỏi tổ chức “Mẹ” - Hình thành bè phái Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 5 • Giao tiếp hiệu quả: yếu tố chủ yếu của làm việc theo nhĩm - Biết lắng nghe + Thái độ: quan tâm, chú ý, tơn trọng. + Dáng điệu: nghe bằng mắt, khơng cắt ngang lời nĩi người khác. + Tập trung: nội dung, cảm xúc - Giải quyết mâu thuẫn Quan điểm cũ Quan điểm mới - Tìm cách tránh mâu thuẫn - Mâu thuẫn là do sai lầm của quản lý - Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu - Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ - Khơng thể trách được mâu thuẫn Ỉ cần phải đương đầu với mâu thuẫn - Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân khác nhau - Mâu thuẫn cĩ thể xấu, cĩ thể tốt - Mâu thuẫn cần phải được quản lý và kiểm sốt • Các điều kiện để nhĩm làm việc cĩ hiệu quả - Thời gian: mọi thành viên đều phải cam kết dành thời gian để hồn thành nhiệm vụ - Tình cảm: mọi thành viên phải quan tâm tới mục tiêu, cơng việc, tương lai và con người trong nhĩm - Tập trung: Tất cả các thành viên trong nhĩm phải biết vấn đề của nhĩm và trong đầu mỗi thành viên phải cĩ thứ tự các ưu tiên của nhĩm Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 6 CÁC THẤT BẠI CỦA LÀM VIỆC THEO NHĨM - Mâu thuẫn nội bộ (mâu thuẫn khơng giải quyết được) - Các thành viên đều lo lắng và nản lịng (cĩ tâm trạng muốn thốt ra khỏi nhĩm) - Các quyết định tùy tiện được ra bởi một người hay một số người khơng cĩ sự chấp nhận của những người khác. Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 7 XÂY DỰNG NHĨM • Các yếu tố để xây dựng nhĩm: - Chọn đúng việc phối hợp các người trong nhĩm - Tổ chức nhĩm hồn thành nhiệm vụ - Chọn đúng kiểu lãnh đạo • Các vấn đề cần quan tâm - Thơng tin hiệu quả giữa các thành viên trong nhĩm - Cách giải quyết vấn đề hiệu quả - Cách giải quyết mâu thuẫn - Tính sáng tạo trong nhĩm - Khơng khí làm việc tin cậy và hỗ trợ - Phải rõ được mục tiêu của nhĩm và vai trị của các thành viên trong nhĩm • Các biện pháp tổng quát - Mọi việc phải được hoạch định và thực hiện cẩn thận. Những vấn đề khơng rõ thì nên nhờ tư vấn / chuyên viên - Thu thập thơng tin đầy đủ - Phải cĩ quá trình tự đánh giá Điều kiện để thành cơng - Được sự hỗ trợ từ các nhà quản lý - Sự tự nguyện tham gia của các thành viên trong nhĩm Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 8 LÃNH ĐẠO (Leadership) LÃNH ĐẠO VÀ QUYỀN LỰC • Lãnh đạo: Là hành động động viên hay cưỡng ép người khác hồn thành một nhiệm vụ cụ thể để đạt tới mục tiêu của tổ chức • Quyền lực: là khả năng của một người này ảnh hưởng tới hành vi của một người khác. • Nguồn gốc quyền lực: + Quyền lực chính thức + Quyền lực do sự tưởng thưởng + Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt) + Quyền lực chuyên mơn + Quyền lực tơn phục (uy tín) Các loại quyền lực khác: + Thơng tin + Thuyết phục + Liên kết (mối quen biết với người cĩ quyền lực lớn) Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 9 LÝ THUYẾT LÃNH ĐẠO Lãnh đạo theo cổ điển Ỵ sinh ra là cĩ vai trị lãnh đạo ỴTính cách lãnh đạo > < khơng cĩ tính cách lãnh đạo Lãnh đạo theo hành vi Ỵ Lãnh đạo thì phải thơng qua đào tạo huấn luyện - Các nhiệm vụ của nhà lãnh đạo - Kiểu lãnh đạo Lãnh đạo theo sự phù hợp Ỵ Việc lãnh đạo hiệu quả tùy thuộc vào các yếu tố của mơi trường - Tính cách, kinh nghiệm của người lãnh đạo và của nhân viên - Cấu trúc của nhiệm vụ cần được thực hiện (cấu trúc tốt hay cấu trúc kém) - Vị trí cơng tác của người lãnh đạo Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 10 CÁC KIỂU LÃNH ĐẠO Quan tâm đến cơng việc Quan tâm đến con người A D CD B Mức độ tham gia của cấp lãnh đạo trong quá trình ra quyết định Mức độ tham gia của người dưới quyền trong quá trình ra quyết định Tự do (phân quyền) Độc tài (tậptrung quyền lực) Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 11 MƠ HÌNH V. VROOM LEADERSHIP MODEL - AI Authoritarian Tập trung (độc đốn, chuyên quyền) - AII - CI Consultative (Tham vấn) - CII - GII Group Phân quyền (Tập thể) BA QUY TẮC ĐỂ BẢO VỆ CHẤT LƯỢNG CỦA QUYẾT ĐỊNH • QUY TẮC THƠNG TIN Nếu: - chất lượng là quan trọng - nhà lãnh đạo khơng đủ thơng tin Thì: loại kiểu AI • QUY TẮC VỀ PHÙ HỢP MỤC TIÊU: Nếu: - Chất lượng là quan trọng - Những người nhân viên khơng rõ mục tiêu của tổ chức Thì: khơng nên dùng GII QUY TẮC MÀ VẤN ĐỀ KHƠNG CĨ CẤU TRÚC: Nếu: - Chất lượng là quan trọng - Vấn đề khơng cĩ cấu trúc - Người lãnh đạo khơng đủ thơng tin và khơng biết lấy thơng tin ở đâu Thì: AI, AII, CI, CII đều bị loại bỏ Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 12 BỐN QUY TẮC BẢO VỆ SỰ CHẤP NHẬN CỦA QUYẾT ĐỊNH QUY TẮC CHẤP NHẬN: Nếu - Người lãnh đạo khơng biết nhân viên cĩ chấp nhận thực hiện quyết định này hay khơng - Người lãnh đạo khơng biết chắc quyết định độc đốn của tơi cĩ được nhân viên chấp nhận hay khơng Thì: AI, AII bị loại bỏ QUY TẮC MÂU THUẪN Nếu - Người lãnh đạo khơng biết nhân viên cĩ chấp nhận thực hiện quyết định này hay khơng - Người lãnh đạo khơng biết chắc quyết định độc đốn của tơi cĩ được nhân viên chấp nhận hay khơng - Quyết định đĩ gây ra mâu thuẫn giữa các nhân viên Thì: AI, AII, CI đều bị loại bỏ QUY TẮC CƠNG BẰNG Nếu - Chất lượng là khơng quan trọng - Sự chấp nhận là quan trọng Thì: AI, AII, CI, CII đều bị loại bỏ QUY TẮC ƯU TIÊN CHẤP NHẬN Nếu - Sự chấp nhận là quan trọng - Khơng đảm bảo được quyết định là độc đốn hay khơng - Tin tưởng vào nhân viên Thì: AI, AII, CI, CII đều bị loại bỏ Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 13 MỘT SỐ NGUYÊN TẮC RA QUYẾT ĐỊNH KHÁC DỰA TRÊN TRỰC GIÁC ¾ QUYẾT ĐỊNH BỪA, CHỚP NHỐNG ¾ DỰA TRÊN NHỮNG THỦ TỤC CHUẨN ĐÃ ĐƯỢC CHẤP NHẬN ¾ DỰA TRÊN SỰ GỢI Ý CỦA TRỢ LÝ ¾ CHỌN PHƯƠNG ÁN ĐẦU TIÊN THỎA MÃN NHỮNG ĐIỀU KIỆN CẦN THIẾT TỐI THIỂU ¾ TRÁNH BỊ PHẠT ¾ GIỮ HỊA KHÍ CỦA CẢ NHĨM Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 14 7 BƯỚC CẦN LÀM NẾU MUỐN CĨ NHỮNG QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ CĨ CHẤT LƯỢNG CAO 1. Xem xét trên phạm vi rộng những mục tiêu cần đạt được, chú ý đến tính đa dạng của những giá trị đang theo đuổi; 2. Bàn bạc trên phạm vi rộng những phương án cĩ thể; 3. Đi sâu tìm kiếm những thơng tin mới giúp cho đánh giá các phương án; 4. Cân nhắc và xem xét một cách đúng mức những thơng tin mới hoặc những đánh giá của các chuyên gia mà bạn thu lượm được, ngay cả khi thơng tin của những đánh giá đĩ khơng ủng hộ cho phương án được ưa thích ban đầu. 5. Trước khi ra quyết định cuối cùng phải xem xét lại kỹ lưỡng những hệ quả tích cực và tiêu cực của những phương án mà ban đầu được coi là khơng chấp nhận được; 6. Xem xét cẩn thận những chi phí và rủi ro của những hệ quả tiêu cực, cũng như những ảnh hưởng tích cực của phương án định lựa chọn; 7. Chuẩn bị chi tiết cho việc thực hiện và theo dõi phương án đã chọn, đặc biệt chú ý đến những kế hoạch dự phịng cần thiết nếu những rủi ro đã tính trước cĩ thể xảy ra; Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 15 GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN KEPNER-TREGOE TRONG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ BỐN CÁCH SUY NGHĨ CƠ BẢN: + Cái gì đang xảy ra? - Tiếp cận và làm rõ + Cái gì đã xảy ra? - Nguyên nhân và ảnh hưởng + Chúng ta nên hành động như thế nào? - Lựa chọn + Cái gì đang ở phía trước? - Dự đốn BA GIAI ĐOẠN: Giai đoạn 1: Phân tích vấn đề Giai đoạn 2: Phân tích quyết định Giai đoạn 3: Phân tích vấn đề cịn tiềm ẩn Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 16 GIAI ĐOẠN 1: PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ + Xác định vấn đề, hay là nêu những sai lệch + Mơ tả vấn đề ở 4 khía cạnh: Phát hiện: Cái gì là vấn đề? (và cái gì khơng phải?) Địa điểm: Ta thấy nĩ ở đâu (và khơng thấy nĩ ở đâu) Thời gian: Khi nào nĩ xuất hiện Cường độ: Mức độ nghiêm trọng như thế nào, độ rộng như thế nào + Thơng tin chính xác ở 4 khía cạnh giúp đưa ra những nguyên nhân cĩ thể: Sự phân biệt: ở những địa điểm nào, thời gian nào xuất hiện vấn đề Sự thay đổi: Những thay đổi nào cĩ khả năng nhiều nhất gây ra vấn đề Những nguyên nhân cĩ thể là gì ? + Thử nguyên nhân đáng khả nghi nhất + Xác định, chứng minh nguyên nhân phát hiện được MƠ TẢ SAI LỆCH Câu hỏi / Trả lời Cái khơng đạt như mong muốn Cĩ gì khác biệt Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 17 Xác định (Vấn đề của bộ phận/ tổ chức nào) (Vấn đề là gì) Định vị (Quan sát thấy sự sai lệch ở đâu) (Càng chi tiết và chính xác càng tốt) Thời gian (Quan sát thấy vấn đề lần đầu tiên khi nào) (Từ đĩ cịn quan sát thấy khi nào nữa) (Mức độ liên quan của những thời điểm quan sát được và chu trình sản xuất) Mức độ (Phạm vi của vấn đề) (Cĩ sự sai lệch ở mặt nào) GIAI ĐOẠN 2: PHÂN TÍCH QUYẾT ĐỊNH + Khi tuyên bố một quyết định cần chỉ ra phạm vi hành động và kết quả mong muốn. + Xây dựng mục tiêu (hay tiêu chuẩn) cho quyết định của chúng ta: + Đưa ra những phương án để lựa chọn + Đánh giá các phương án đĩ: cho điểm, xét mức độ quan trọng, lựa chọn sơ bộ và xét những ảnh hưởng cĩ thể của nĩ (ví dụ: cĩ dễ thực hiện khơng, những vấn đề gì sẽ nảy sinh, ...) Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 18 GIAI ĐOẠN 3: PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ CỊN TIỀM ẨN + Xác định những khu vực cĩ nhược điểm + Xác định cụ thể những vấn đề cịn tiềm ẩn + Xác định những nguyên nhân cĩ thể của những vấn đề này và những hành động ngăn chặn khơng cho chúng xảy ra + Xác định những hành động dự phịng cần làm khi những biện pháp ngăn chặn thất bại, hoặc khi khơng thể ngăn chặn được. Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 19 CÁC TIÊU CHÍ CHO MỘT QUYẾT ĐỊNH CĨ CHẤT LƯỢNG CAO ¾ ĐA MỤC TIÊÙ ¾ ĐA GIẢI PHÁP ¾ TÌM KIẾM THƠNG TIN ĐỂ ĐÁNH GIÁ CÁC GIẢI PHÁP (CẢ THƠNG TIN TÍCH CỰC VÀ TIÊU CỰC) ¾ HOẠCH ĐỊNH – GIÁM SÁT – THỰC HIỆN VỚI KẾ HOẠCH DỰ PHỊNG Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 20 CÁC SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI ¾ CỐ GẮNG GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ TRƯỚC KHI PHÂN TÍCH CẶN KẼ ¾ PHÂN TÍCH QUÁ CHUNG CHUNG GIẢI PHÁP KHƠNG KHẢ THI ¾ KHƠNG CĨ KẾ HOẠCH CHO THỰC HIỆN GIẢI PHÁP ¾ THIẾU SỰ CAM KẾT Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 21 QUẢN LÝ XUNG ĐỘT (Conflict Management) Xung đột: Hành vi ứng xử của một cá nhân, một nhĩm hoặc một tổ chức nhằm ngăn cản hoặc hạn chế (ít nhất là tạm thời) một cá nhân, một nhĩm hoặc một tổ chức khác đạt được những mục đích mong muốn. Các kiểu xung đột: • Cá nhân: giữa người này với người khác • Nhĩm: giữa hai hoặc nhiều nhĩm/tổ chức • Đến từ bên trong: xung đột giữa những người hoặc nhĩm người trong cùng một tổ chức • Đến từ bên ngồi: xung đột giữa một người (hoặc một nhĩm hoặc nhiều người) với một người (hoặc một nhĩm hoặc nhiều người) khác từ bên ngồi của dự án. Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 22 CÁC QUAN ĐIỂM VỀ XUNG ĐỘT QUAN ĐIỂM 1 1. XUNG ĐỘT LÀ KẾT QUẢ CỦA NHỮNG SAI LẦM TRONG QUẢN LÝ 2. XUNG ĐỘT LUƠN GÂY RA NHỮNG KẾT QUẢ TAI HẠI, CHẲNG HẠN NHƯ: • LÀM GIẢM HIỆU QUẢ VÀ NĂNG SUẤT • TẠO NHỮNG PHE CÁNH TRONG NỘI BỘ ĐƠN VỊ • GÂY NÊN NHỮNG BẤT ỔN VÀ LÀM GIẢM LỊNG NHIỆT TÌNH • XUNG ĐỘT CĨ THỂ TRÁNH ĐƯỢC VÀ LOẠI BỎ TẤT CẢ CÁC XUNG ĐỘT LÀ NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ. Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 23 QUAN ĐIỂM 2 NHỮNG XUNG ĐỘT TÍCH CỰC • Kích thích những ý kiến, tính sáng tạo và quan tâm • Khiến cho các vấn đề tiềm ẩn hiện ra bên ngồi và được giải quyết • Buộc con người phải tỏ rõ lập trường và tìm kiếm phương thức mới • Tạo điều kiện cho con người thử thách những năng lực của mình. NHỮNG XUNG ĐỘT TIÊU CỰC • Hiệu quả và năng suất bị giảm sút • Chủ nghĩa bè phái • Sự bất ổn khơng cần thiết Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 24 NHỮNG NGUYÊN NHÂN CĨ THỂ CỦA XUNG ĐỘT • TRAO ĐỔI THƠNG TIN ¾ CÁC MỤC ĐÍCH ¾ CÁC NGUYÊN TẮC / TIÊU CHUẨN ¾ CÁC ẢNH HƯỞNG • CÁC GIÁ TRỊ ¾ CÁ NHÂN ¾ NGHỀ NGHIỆP ¾ ĐỊA PHƯƠNG / QUỐC GIA / TÍN NGƯỠNG • MỐI QUAN TÂM ¾ CÁC Ý TƯỞNG VÀ NIỀM TIN KHÁC NHÁ ¾ NHỮNG MỐI QUAN TÂM ĐẾN KẾT QUẢ • CON NGƯỜI ¾ NHÂN CÁCH ¾ TÌNH CẢM ¾ CÁC VẤN ĐỀ / XUNG ĐỘT TRONG QUÁ KHỨ CHƯA ĐƯỢC GIẢI QUYẾT Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 25 GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT GIỮA CÁC NHĨM SỰ PHÁT TRIỂN XUNG ĐỘT Cạnh tranh → Xung đột giữa các nhĩm Liên kết trong nhĩm → Xuất hiện thủ lĩnh nhĩm → Nhận thức của nhĩm bị bĩp méo CÁC GIẢI QUYẾT BẤT THÀNH Cung cấp những thơng tin cĩ lợi về nhĩm đối thủ Ép các nhĩm vào với nhau Bố trí cho lãnh đạo của các nhĩm đàm phán GIẢI PHÁP CĨ TÁC DỤNG Mục đích bao trùm Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 26 CÁC GIẢI PHÁP CHO XUNG ĐỘT RÚT LUI: Rút lui khỏi bất đồng đang cĩ hoặc sắp xảy ra. • Chúng ta cĩ thể nhượng bộ và quên nĩ đi được khơng? • Tơi khơng cĩ thời gian để nghĩ về nĩ. • Tốt hơn là khơng nên mạo hiểm làm cho đồng sự hoặc xếp nổi giận. LÀM DỊU: Làm giảm hoặc tránh tập trung vào các điểm khác biệt, và nhấn mạnh tới các điểm tương đồng. • Tơi nghĩ rằng đĩ chỉ là một sự hiểu lầm. • Chúng ta khơng cần thiết phải làm to chuyện, chúng ta cĩ nhiều mối quan tâm chung. ÉP BUỘC: Áp đặt quan điểm của một người cho người khác • Hoặc là chấp nhận quan điểm của tơi, hoặc là tơi sẽ chọn một cộng sự khác • Nào chúng ta hãy bỏ phiếu • Hãy mở sách ra và xem những nguyên tắc trong đĩ như thế nào. • Hãy đi hỏi và làm theo ý kiến người thứ ba. Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 27 THỎA HIỆP hoặc ĐIỀU ĐÌNH: Tìm những giải pháp mang lại sự hài lịng nhất định cho các bên tham gia tranh cãi. Đặc trưng hĩa bởi quan điểm “cho và nhận” • Nếu tơi chấp nhận điểm này, anh cĩ thể chấp nhận điểm kia của tơi chứ? ĐỐI MẶT: Đối mặt trực tiếp với xung đột với phương thức giải quyết vấn đề, từ đĩ làm cho các bên liên quan vượt qua được những bất đồng của mình. • Nào hãy ngồi lại và xem vấn đề của chúng ta là gì, và nguyên nhân của vấn đề là ở chổ nào? • Những phương án khác nhau nào cĩ thể giải quyết vấn đề này? Chúng ta đánh giá chúng như thế nào? • Chúng ta cĩ thể nhất trí về một giải pháp được khơng? Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 28 THƯƠNG LƯỢNG (Negotiation) Bốn nguyên tắc: 1 - Tách con người ra khỏi vấn đề 2 - Tập trung vào quyền lợi đơi bên - Cách lắng nghe - Cách đặt câu hỏi - Cách trả lời câu hỏi 3 - Sáng tạo, đưa ra cách chọn lựa cĩ hiệu quả, cĩ lợi cho đơi bên Ỵ đưa ra tất cả các chọn lựa 4 - Dùng các tiêu chuẩn khách quan VẤN ĐỀ Nếu khơng cĩ được thỏa thuận Ỵ vậy cĩ lựa chọn nào tốt hơn ? Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 29 HỊA GIẢI (Mediation) Hịa giải giúp hai bên nhìn vào quyền lợi của nhau thay vì mỗi bên chỉ giữ lấy quyền lợi của chính mình Ỵ giải tỏa các định kiến - Bên trung lập - Bên được trao quyền - Nhà hịa giải phải tạo được niềm tin giữa hai bên - Bảo mật thơng tin theo quy định của luật pháp. Các cơ chế dàn xếp bất đồng - Khơng làm gì (Do nothing) - Thương lượng (Negotiation) - Hịa giải (Mediation) - Trọng tài (Arbitration) - Thưa kiện (Court) - Bạo lực (Violent) Khơng làm gì Thươn g lượng Hịa giải Trọng tài Thưa kiện Bạo lực Ai kiểm sốt Hai bên Hai bên Bên thứ ba Bên thứ ba Thời gian + + -/+ - Chi phí + + - - Chính thức 9 9 Khơng chính thức 9 9 Phổ biến 9 9 Nội bộ 9 9 Quan hệ giữa hai bên 9 9 Ỵ Tìm ra giải pháp Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 30 BÀI TẬP & TÌNH HUỐNG NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG NGHIÊN CỨU Giải quyết vấn đề SỬA CHỮA NHÀ Nhà thầu Gần đây, một chủ nhà thuê bạn xây dựng một tầng hai cho ngơi nhà của ơng/bà ta. Bạn ước tính khoảng 15.000 USD. Một vài tuần sau thi cơng, bạn gặp phải một vài trục trặc. Bạn khám phá rằng bạn phải bắt lại một vài đường điện và thêm vào các cột chống cho lầu một để cơng việc hồn tất. Bạn cho chủ nhà biết trục trặc này và ơng/bà ta bảo cứ tiếp tục và làm bất cứ việc gì cần thiết. Tuần rồi bạn đưa cho chủ nhà hĩa đơn tổng cộng là 20.000 USD. Chủ nhà rất tức giận về số tiền này và nĩi bạn là một kẻ lường gạt, sỉ nhục cơng việc của bạn và từ chối trả tiền. Bạn chưa nhận được một đồng nào cho việc sửa chữa này. Theo thỏa thuận, chủ nhà cĩ nhiệm vụ phải trả bạn 7.500USD ngay khi bắt đầu thi cơng và trả hết lúc kết thúc cơng việc. Nhưng khi bắt đầu thì chủ nhà lại thiếu tiền mặt. Tuy nhiên, bạn vẫn tiến hành dù chưa nhận được khoản tiền trả trước vì anh em họ của chủ nhà là bạn của bạn. Sau khi đưa hĩa đơn một ngày thì bạn ghé ngang để cố gắng nhận tiền một lần nữa. Chủ nhà đi vắng nhưng chồng/vợ thì ở nhà. Bạn giải thích lý do tại sao bạn đến và người chồng/vợ bảo bạn đến nhà hàng chú của chủ nhà. Người đĩ giải thích rằng người chú ấy cịn nợ tiền của họ. Trước khi bạn đi thì người chồng/vợ gọi điện bảo chú ấy là bạn đang trên đường đến nhà hàng và hãy làm ơn trả tiền cho bạn. Khi bạn đến nơi thì gặp phải một cú sốc. Người chú đang ngồi ở bàn cùng với bốn thương gia mà bạn đã gặp trước đây nhưng khơng quen biết nhiều. Khi bạn bước đến bàn thì người chú nĩi với bạn rằng chú ấy đã nhận được cú điện thoại của chủ nhà là khơng đưa đồng nào cho bạn bởi vì bạn là một Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 31 kẻ lường gạt và làm việc rất tồi. Bạn rất lúng túng và bị những lời nĩi đĩ sỉ nhục – đặc biệt là trước mặt các thương gia. Và bạn vẫn chưa nhận được tiền sửa nhà. Bạn nĩi chuyện với bạn của bạn đang là cộng sự hợp pháp của một cơng ty luật của Mỹ về vấn đề trên. Anh ta khuyến khích bạn làm đơn kiện chủ nhà. Bạn miễn cưỡng làm những việc như vậy – vì bạn chưa bao giờ ra tịa cả – nhưng bạn của bạn nĩi rằng anh ta đang bắt đầu suy nghĩ rằng đây là cách buộc người khác phải nghiêm chỉnh tuân theo các yêu cầu của bạn. Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 32 TÌNH HUỐNG NGHIÊN CỨU Giải quyết vấn đề SỬA CHỮA NHÀ Chủ nhà Gần đây, bạn cĩ thuê nhà thầu xây dựng tầng hai cho ngơi nhà của bạn. Nhà thầu ước tính khoảng 15.000 USD. Sau khi thi cơng vài tuần, nhà thầu cho bạn biết rằng ơng ta cĩ gặp vài vấn đề và ơng/bà ta phải bắt lại vài đường dây điện cộng với thêm các cột chống cho lầu một mới hồn tất cơng việc. Vì nhà thầu là bạn của một người em họ của bạn và cĩ tiếng tăm tốt nên bạn bảo nhà thầu cứ tiếp tục và làm những gì cần thiết. Tuần rồi bạn nhận hĩa đơn tổng cộng là 20.000 USD! Bạn bị sốc thật sự và từ chối trả tiền. Số tiền đĩ thái quá và hơn nữa nhà thầu làm việc quá tồi. Cửa sổ thì treo khơng đúng và lớp vữa tường thì khơng được trát phẳng đúng mức. Khơng cĩ lý do gì bạn phải trả số tiền đĩ. Theo thỏa thuận, bạn phải trả 7.500 USD khi cơng việc bắt đầu và thanh tốn hết lúc kết thúc. Khi khởi cơng thì bạn lại thiếu tiền mặt, nhưng nhà thầu vẫn tiến hành dù bạn chưa trả khoản tiền đầu tiên đĩ. Sau khi bạn nhận được hĩa đơn một ngày thì nhà thầu ghé ngang để thu tiền. Lúc đĩ bạn đi khỏi cịn chồng/vợ của bạn ở nhà. Bạn chưa cĩ dịp bảo chồng/vợ việc này hoặc cho biết theo ý bạn thì số tiền đĩ quá đáng. Chồng/vợ của bạn nghĩ việc trả tiền khơng cĩ gì nên bảo nhà thầu đến nhà hàng chú của bạn bởi vì chú ấy đang thiếu tiền của bạn. Trước khi nhà thầu đi, chồng/vợ bạn gọi điện cho nhà hàng để nĩi với chú của bạn là nhà thầu đang trên đường đến đĩ và hãy đưa tiền cho ơng/bà ta. Ngay sau khi nhà thầu đi thì bạn về nhà và biết chuyện sắp xếp trả tiền. Bạn điện ngay và bảo chú của bạn đừng đưa bất cứ đồng nào cho tên thầu lường gạt đĩ. Sau này nĩi chuyện với chú của bạn thì biết rằng đã cĩ cãi vã xảy ra lúc nhà thầu đến nhà hàng và biết rằng bạn gọi điện khơng trả tiền. Bạn vẫn chưa trả tiền và các khĩ khăn trong việc sửa chữa vẫn chưa giải quyết xong. Bạn hay rằng nhà thầu đã đệ đơn kiện bạn ở tịa án. Việc này tiến triển quá bất ngờ đối với bạn. Bạn chưa hề biết một ai phải ra hầu tịa vì một chuyện như vậy cả. Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 33 TÌNH HUỐNG NGHIÊN CỨU Giải quyết vấn đề CƠNG TY SIM Cơng ty SIM quyết định thực hiện dự án thuộc giai đoạn R&D cho một dự án mới do chính phủ đề nghị. Báo cáo cơng việc cĩ nêu rõ rằng dự án này cần phải được thực hiện trong vịng 90 ngày, và hợp đồng được ký kết giữa cơng ty SIM và chính phủ là hợp đồng cĩ chi phí cố định cộng với phí thực hiện cố định. Phần lớn cơng việc của dự án sẽ cho phịng thí nghiệm phát triển thực hiện. Theo luật lệ của chính phủ, chi phí ước lượng phải được tính dựa trên chi phí trung bình của tồn bộ phận R&D, và là $19.00/giớ. Tổng giá trị hợp đồng mà SIM ký là $305,000 (bao gồm chi phí + phí thực hiện). Sau một tuần thực hiện dự án, nhà quản lý dự án của cơng ty SIM đã tiến hành phân tích báo cáo lao động, qua đĩ ơng thấy rằng chi phí thực sự phát sinh tại phịng thí nghiệm là $28.5/giờ. Vì vậy, nhà quản lý dự án quyết định thảo luận vấn đề trên với trưởng phịng thí nghiệm. Sau đây là cuộc đối thoại giữa họ. Project manager: “Chắc hẳn anh biết rõ nguyên nhân của cuộc nĩi chuyện hơm nay. Với suất lao động gia tăng phát sinh tại phịng thí nghiệm, chúng ta sẽ vượt quá ngân sách phân bổ 50%.” Lab manager: “Đây là vấn đề của anh, chứ khơng phải là vấn đề của tơi. Khi tơi ước lượng chi phí lao động, tơi chỉ đưa ra số giờ lao động cần thiết để thực hiện dự án dựa trên cơ sở dữ liệu về định mức giờ lao động. Và bộ phận tính giá chuyển đổi từ giờ lao động sang giá trị dựa trên chi phí định mức trung bình cho một giờ lao động.” Project manager: “Đúng là như vậy, nhưng tại sao anh lại sử dụng nhân viên cĩ kỹ năng cao và làm cho chi phí lao động tăng? Trong khi rõ ràng rằng anh phải sử dụng nhân viên với chi phí lao động thấp hơn để thực hiện dự án.” Lab manager: “Vâng, tơi đã làm như vậy, nhưng khơng ai trong số họ cĩ thể hồn tất dự án trịng vịng 2 tháng mà hợp đồng yêu cầu. Chính vì vậy tơi phải sử dụng nhân viên cĩ kỹ năng cao hơn, và dĩ nhiên lương của họ khơng Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 34 thấp. Anh nên nĩi với bộ phận định giá tăng suất chi phí lao động cho phịng Lab. ” Project manager: “Giá mà tơi cĩ thể làm như vậy, nhưng chính phủ khơng cho phép điều đĩ. Bất kỳ lúc nào, nếu chúng ta bị thanh tra, hoặc nếu chi phí lao động trong đề cương dự án của chúng ta được so sánh với các đề cương dự án khác, chúng ta sẽ càng bị rắc rối hơn. Chỉ cĩ một cách hợp pháp duy nhất để giải quyết việc này là thành lập một bộ phận mới sử dụng những nhân viên cĩ chi phí lao động cao. Như vậy suất chi phí lao động trung bình sẽ khơng cĩ gì thay đổi.” “Nhưng rất tiếc là việc phát sinh chi phí quản lý hành chính do thành lập một bộ phận tạm thời trong vịng hai tháng sẽ khơng cho phép tơi thực hiện phương án này. Trong trường hợp dự án cĩ thời gian dài, kỹ thuật này vẫn thường được áp dụng.” “Tại sao anh khơng tăng số giờ lao động để bù đắp khoản chi phí gia tăng?” Lab manager: “Tơi phải nộp tồn bộ các báo cáo cáo bạch về số giờ lao động mà tơi ước tính. Nếu bộ phận của tơi bị thanh tra, tơi sẽ gặp rắc rối. Anh đừng quên rằng, chúng ta đã nộp tồn bộ các bản cáo bạch về tính tốn chi phí lao động trong đề cương dự án.” “Cĩ lẽ lần sau, trước khi nhận thầu một dự án cĩ thời gian thực hiện ngắn cấp trên nên suy nghĩ thật kỹ. Anh nên cố gắng bàn vấn đề này với khách hàng.” Project manager: “Phản ứng của khách hàng cĩ lẽ sẽ khơng cĩ gì thay đổi bất kể dù là tơi giả thích vấn đề này cho họ trước khi chúng ta đưa cho họ đề cương dự án hay là giải thích bây giờ một khi việc thương lượng đã xong. Chắc hẳn cĩ một cơ may tơi sẽ mất khoản tiền thưởng trong dịp Giáng Sinh năm nay.” Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh PMConflict.doc G.V. Cao Hào Thi 35 Câu hỏi thảo luận tình huống nghiên cứu 1. Cơ sở của vấn đề trên là gì? 2. Ai là người cĩ lỗi? 3. Làm thế nào để giải quyết tình huống này? 4. Cĩ cách nào để ngăn ngừa tình huống này khơng tiếp tục xảy ra trong tương lai hay khơng? 5. Giả sử rằng nếu thời gian thực hiện dự án dài hơn – 1 năm – và cĩ nhiều bộ phận tham gia vào dự án và khơng cĩ một bộ phận nào được thiết lập (ngồi phịng dự án), thì bạn sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào? 6. Trong trường hợp này, liệu khách hàng cĩ nên chấp nhận chia xẻ trách nhiệm tài chính với nhà thầu hay khơng thơng qua việc cho phép khoản dao động chi phí so với định mức? Nếu khách hàng chấp nhận, một dự án với thời gian dài bao nhiêu tháng thì được xem là dự án cĩ thời gian dài?