Các chu trình nghiệp vụ

Chương 4: Các chu trình nghiệp vụ BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA TIN HỌC THƯƠNG MẠI Nội dung chương 4 4.1. Các chu trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp 4.2. Chu trình doanh thu (bán hàng) 4.3. Chu trình chi phí (mua hàng) Chu trình chuyển đổi (sản xuất) Chu trình tài chính * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ 4.1.1. Khái niệm về CTNV Mục đích: Hiểu sự khác biệt giữa cách tiếp cận HTTT KT theo chu trình nghiệp vụ và theo cách tiếp cận truyền thống. Nhận biết các hoạt động trong mỗi chu trình. Yêu cầu thông tin và các quyết định quan trọng trong mỗi hoạt động của từng chu trình. Quy trình lập – luân chuyển chứng từ. Các thủ tục kiểm soát. Các báo cáo quan trọng. * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ 4.1.2. Mối liên hệ giữa các CTNV trong DN Hoạt động của một doanh nghiệp thường có tính lặp theo chu kỳ. Việc thu thập dữ liệu, xử lý, và cung cấp thông tin kế toán chịu ảnh hưởng và có liên hệ với tất cả các hoạt động. Quá trình vận động của các đối tượng kế toán có liên quan chặt chẽ với nhau. * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ 4.1.2. Mối liên hệ giữa các CTNV trong DN(tt) Kế toán truyền thống: Tiếp cận theo đối tượng KT/ nhóm đối tượng KT cùng loại. Tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ: Theo hoạt động – nhóm NV - nghiệp vụ cùng loại. Xác lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các đối tượng KT Theo dõi toàn bộ quá trình hoạt động – kể cả các nghiệp vụ, hoạt động phi tài chính. Kiểm soát nội bộ theo chu trình nghiệp vụ. * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ 4.2. Chu trình chi phí (mua hàng) Mục tiêu Hiểu các hoạt động kinh doanh và sự kiện xảy ra trong chu trình chi phí Tổ chức kế toán ghi nhận, xử lý sự kiện để cung cấp thông tin Kiểm soát nội bộ cần có trong chu trình * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Chu trình chi phí Nội dung Các sự kiện xảy ra trong chu trình chi phí Tổ chức kế toán ghi nhận, xử lý sự kiện tạo báo cáo Xử lý bằng tay Xử lý bằng máy * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Chu trình chi phí Hoạt động kinh tế Trao đổi hàng hoá, dịch vụ với người bán Thanh toán tiền cho người bán Sự kiện kinh tế - Yêu cầu hàng - Đặt hàng mua với người bán Nhận hàng Chấp thuận hóa đơn người bán Thanh toán tiền cho người bán * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Xử lý yêu cầu hàng Xác định nhu cầu Gửi yêu cầu mua hàng tới bộ phận mua hàng Lưu ý: các bộ phận liên quan khác như bán hàng (lập Back Order) hay BP có nhu cầu TSCĐ cũng có thể lập yêu cầu mua Kho hàng Mua hàng * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Xử lý mua hàng Chọn người bán: Giá cả, chất lượng hàng, vấn đề giao hàng Gửi thông tin đặt hàng cho người bán (purchase order) Người bán Xem xét, kiểm tra yêu cầu Trả lời chấp thuận hay không đặt hàng mua hàng Thông báo các bộ phận liên quan về đặt hàng Mua hàng * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Xử lý nhận hàng, nhập kho Nhận hàng Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận Chấp nhận việc giao hàng Ghi nhận thông tin nhận hàng Gửi thông tin nhận hàng cho các bộ phận liên quan Kho hàng Tham gia kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận Nhập kho hàng nhận Ký nhận thông tin nhận hàng * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Chấp nhận HĐBH - theo dõi phải trả Kế toán phải trả Nhận hóa đơn bán hàng Đối chiếu chứng từ liên quan Chấp nhận hóa đơn bán hàng Theo dõi phải trả người bán * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Thanh toán tiền Thủ quỹ thanh toán tiền theo lệnh của kế toán phải trả Ghi, ký bổ sung nội dung liên quan vào chứng từ chi tiền Chuyển chứng từ chi tiền cho những bộ phận liên quan * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Tổ chức hệ thống kế toán xử lý nghiệp vụ chu trình chi phí Chứng từ Yêu cầu mua hàng Đặt hàng mua hàng Phiếu nhập kho Hóa đơn mua hàng Voucher (CTTT) Giấy gửi hàng (packing list) của người bán Dữ liệu gì ? * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Tổ chức HT kế toán xử lý chu trình chi phí Báo cáo Công nợ: Công nợ theo người bán Công nợ theo hóa đơn bán hàng Phân tích nợ theo thời hạn nợ. Thanh toán: Yêu cầu tiền thanh toán Báo cáo chi tiền Báo cáo quản trị khác Yêu cầu thông tin? * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Theo dõi chi tiết phải trả người bán Có 2 hình thức tổ chức theo dõi phải trả người bán: Theo dõi theo từng người bán Theo dõi theo từng hóa đơn bán hàng (hệ thống Voucher) * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ DFD ngữ cảnh HT chu trình chi phí * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ DFD chu trình chi phí Ðặt hàng Các bộ phận khác Thông báo thiếu hàng 1a Kiểm soát hàng tồn kho Y/C bổ sung hàng Nhận hàng ĐH th.hiện H.tồn kho Ch.thuận Hoá đơn Hàng hóa Nhà cung cấp Ch.trình DT Ch.trình chuyển đổi Hàng gửi Hóa đơn TK phải trả HT sổ cái và lập b.cáo Thanh toán Chứng từ thanhtoán Dữ liệu trả tiền Dữ liệu trả tiền Nhà CC Thông báo ÐH mua Y/C mua hàng Thông báo ÐH mua ÐH mua Thông báo ÐH mua Thông báo ÐH mua Hàng hóa Hàng nhận ÐH mua ÐH mua được chấp thuận Thông tin mua hàng-phải trả * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ 4.3. Chu trình doanh thu (bán hàng) Thông tin và các quyết định. Các hoạt động trong chu trình doanh thu. Quy trình lập – luân chuyển chứng từ Tổ chức xử lý nghiệp vụ. KSNB Báo cáo kế toán * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Thông tin và các quyết định Thông tin: Thông tin về tình trạng hàng hóa. Thông tin về khác hàng – tình hình công nợ - và tình trạng tín dụng. Thông tin về hiệu quả của các hoạt động. Thông tin về nguồn lực của doanh nghiệp và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Các quyết định: Giá cả Hoạt động Chính sách tín dụng Quảng cáo, khuyến mãi Nhu cầu vay vốn * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Mục tiêu kiểm soát Tất cả các nghiệp vụ đều phải được xét duyệt. Các nghiệp vụ sau khi xét duyệt phải được thực hiện đúng đắn. Tất cả các nghiệp vụ ghi chép đều có thực. Ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ hợp lệ. Bảo vệ tài sản liên quan. Các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Các hoạt động trong CTDT Tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt mua hàng của khách hàng. Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng. Lập hóa đơn – theo dõi nợ phải thu. Theo dõi việc thanh toán của khách hàng * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt mua hàng của khách hàng Tiếp nhận yêu cầu mua hàng: Nhận đơn đặt hàng. Xử lý yêu cầu mua hàng, lập lệnh bán hàng. Xét duyệt bán hàng và xét duyệt thanh toán. Gửi thông báo cho khách. * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt mua hàng của khách hàng (tt) Quy trình lập – luân chuyển chứng từ BP tiếp nhận y/c mua hàng của khách hàng – lập lệnh bán hàng. BP xét duyệt bán hàng, xét duyệt tín dụng. T/h doanh nghiệp ƯD ERP: Nhận đơn đặt hàng Nhập liệu ĐĐH. Xét duyệt trên phần mềm. In Lệnh bán hàng Gửi Lệnh bán hàng T/h doanh nghiệp không ƯD ERP Nhận đơn đặt hàng Lập Lệnh bán hàng Xét duyệt thủ công Gửi Lệnh bán hàng * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt mua hàng của khách hàng (tt) Rủi ro Ghi nhận y/c đặt mua hàng ko đầy đủ, ko chính xác. Nhận đơn đặt hàng giả mạo, xử lý đặt hàng của khách không có thực. Đồng ý bán những mặt hàng ko đủ số lượng, ko có trong kho. Đồng ý bán chịu cho k/h ko có khả năng thanh toán. Nhập liệu vào hệ thống sai. Hoạt động kiểm soát Kiểm soát chứng từ gốc. K/ tra đối chiếu hàng tồn kho. Tách biệt xét duyệt và bán chịu. Phân quyền truy cập đối với danh mục hàng hóa, k/h, chức năng nhập Đơn đặt hàng, in Lệnh Bán hàng. Kiểm soát quá trình nhập liệu Đơn đặt hàng. Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ * Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng Xử lý y/c xuất, giao hàng hóa. Lập phiếu xuất kho, phiếu giao hàng. Xuất kho. Gửi hàng/giao hàng cho khách. Chuyển chứng từ xuất kho, giao hàng cho kế toán  Lập hóa đơn. Ghi thẻ kho * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng (tt) Quy trình lập – luân chuyển chứng từ BP giao nhận hàng/ bp gửi hàng. BP kho. * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ T/h doanh nghiệp ứng dụng ERP: Dữ liệu có sẵn và chứng từ để tham chiếu. Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng được in từ hệ thống. Việc xác nhận đã xuất kho, đã giao hàng được thực hiện trên máy . Dữ liệu sau khi xuất hàng sẽ được cập nhật. T/h doanh nghiệp không ứng dụng ERP: Căn cứ Lệnh bán hàng để lập phiếu xuất kho, Phiếu giao hàng. BP kho căn cứ Phiếu XK xuất hàng cho BP gửi hàng hay cho Khách hàng. BP gửi hàng căn cứ Phiếu giao hàng, giao hàng cho doanh nghiệp vận tải. Kiểm đếm hàng và ký xác nhận. Ghi thẻ kho. Chuyển chứng từ cho kế toán và BP lập hóa đơn. Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng (tt) KSNB Rủi ro Lập chứng từ sai sót. Giao hàng nhầm Mất hàng. Ghi sổ, nhập liệu sai. Chỉnh sửa dữ liệu sau khi xuất hàng. Hoạt động kiểm soát Phân chia trách nhiệm giữa BP bán hàng, BP kho, BP gửi hàng và kế toán. Kiểm soát chứng từ. Hạn chế tiếp cận tài sản. Phân quyền truy cập dữ liệu Hàng tồn kho. Kiểm soát quá trình nhập liệu Lệnh bán hàng, in Phiếu xuất kho, Phiếu giao hàng. Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ * Lập hóa đơn – theo dõi nợ phải thu Nhận chứng từ xuất giao hàng. Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan. Lập hóa đơn. Gửi hóa đơn cho khách hàng. Ghi sổ/ nhập liệu nghiệp vụ bán hàng, nợ phải thu. Lưu chứng từ. * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ Lập hóa đơn – theo dõi nợ phải thu(tt) Quy trình lập – luân chuyển chứng từ BP kế toán. * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ T/h doanh nghiệp ứng dụng ERP: BP lập hóa đơn kiểm tra dữ liệu bán hàng, đối chiếu chứng từ, in HĐ. Dữ liệu nghiệp vụ bán hàng được cập nhật. Hóa đơn được gửi cho khách hàng . Kế toán kiểm tra dữ liệu, cập nhật doanh thu, giá vốn, nợ phải thu của KH. Lưu hóa đơn theo tên/ mã KH. T/h doanh nghiệp không ứng dụng ERP: BP lập hóa đơn kiểm tra dữ liệu bán hàng, đối chiếu chứng từ, lập HĐ. HĐ được gửi cho Khách hàng. Kế toán kiểm tra dữ liệu, nhập liệu/ghi sổ nghiệp vụ bán hàng, cập nhật doanh thu, giá vốn, nợ phải thu của KH. Theo dõi chi tiết hàng hóa, doanh thu bán hàng, nợ phải thu. Lưu hóa đơn theo tên/ mã KH. Lưu các chứng từ: Lệnh BH, Phiếu XK, Phiếu Giao hàng. Lập hóa đơn – theo dõi nợ phải thu(tt) KSNB Rủi ro Không lập hóa đơn. Lập hóa đơn cho nghiệp vụ bán hàng không có thực. Lập hóa đơn sai. Ghi sổ, nhập liệu sai. Chỉnh sửa dữ liệu trước khi thực hiện nghiệp vụ. Mất dữ liệu, lộ bí mật thông tin. Hoạt động kiểm soát Phân chia trách nhiệm giữa BP gửi hàng, BP bán hàng, bp kế toán. KS chứng từ. Kiểm tra hóa đơn trước khi giao cho KH. Đối chiếu số liệu giữa các BP. Phân quyền truy cập dữ liệu. KS nhập liệu hóa đơn, KS xử lý Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ * Theo dõi việc thanh toán của khách hàng Tiếp nhận y/c chiết khấu, giảm giá hay trả lại hàng từ khách hàng. Xét duyệt giảm nợ/ xóa nợ phải thu. Nhận hàng bán bị trả lại. Thu tiền. Nộp tiền vào ngân hàng. Ghi sổ/ nhập liệu và cập nhật dữ liệu. Lưu chứng từ. * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ DFD ngữ cảnh HT - chu trình doanh thu Khách hàng Chu trình chi phí Chu trình chuyển đổi HT lương Ngân hàng Sổ cái và báo cáo Yêu cầu đặt hàng Thanh toán Hóa đơn Dữ liệu Ch. trình doanh thu ĐH chấp nhận Yêu cầu Tiền, yêu cầu giấy báo Hãng vận tải hoa hồng * Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 3 - Các chu trình nghiệp vụ