Bản chất của hạch toán kế toán

ăm tiến hành ít nhất 1 lần trước khi lập Bảng cân đối kế toán cuối năm. - Kiểm kê từng phần: là kiểm kê từng loại tài sản nhất định phục vụ yêu cầu quản lý. 2.3 Theo thời gian tiến hành kiểm kê: - Kiểm kê định kỳ: là kiẻm kê theo thời hạn quy định tùy theo từng loại tài sản mà định kỳ kiểm kê khác nhau. - Kiểm kê bất thường: là kiểm kê đột xuất ngoài kỳ hạn quy định. Kiểm kê bất thường tiến hành trong trường hợp thay đổi người quản lý tài sản hoặc khi có cơ quan tài chính, chủ quản thanh tra, kiểm tra…. 3. Phương pháp kiểm kê: Công tác kiểm kê rất quan trọng và có liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận và cũng là một công tác hết sức phức tạp đòi hỏi hoàn thành khẩn trưng do đó phải được tổ chức và chỉ đạo chặt chẽ. Trước khi kiểm kê phải hoàn thành việc ghi sổ kế toán tại thời điểm kiểm kê. Khi tiến hành kiểm kê tùy theo tính chất của đối tượng kiểm kê mà sử dụng các phương pháp kiểm kê thích hợp. 3.1 Kiểm kê hiện vật: - Trước khi kiểm kê cần sắp xếp hiện vật theo thứ tự, ngăn nắp, chuẩn bị đủ phương tiện cân đo cần thiết. - Khi kiểm kê phải có mặt người phụ trách trực tiếp bảo quản , quản lý tài sản kiểm kê tham gia. - Kết quả kiểm kê phải ghi vào các mẫu biểu kiểm kê và phải đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán nhằm phân tích nguyên nhân và xác định trách nhiệm của người bảo quản. 3.2 Kiểm kê tiền mặt và các chứng khoán có giá trị như tiền: - Tiền mặt phải phân loại tiền và số đếm của từng loại . - Vàng, bạc, đá quý phải kiểm kê theo từng loại về mặt khối lượng, chất lượng và giá trị bằng tiền. - Các chứng khoán có giá trị cũng phải kiểm kê riêng từng loại về chỉ tiêu số lượng và giá trị. 3.3 Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán: Khi kiểm kê các tài khoản này phải có sự đối chiếu sổ sách kế toán đối với ngân hàng và từng khách nợ. Căn cứ vào kết quả kiểm kê các cấp lãnh đạo sẽ quyết định xử lý từng trường hợp cụ thể và kê toán căn cứ vào quyết đinh xử lý để phản ánh vào sổ kế toán. 3.4 Vai trò của kế toán trong kiểm kê: - Trước khi kiểm kê kế toán tham gia xây dựng phương hướng, xác định phạm vị kiểm kê, đối tượng kiểm kê. Kế toán hoàn thành việc ghi sổ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, khóa sổ đúng thời điểm kiểm kê, chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, mẫu biểu cần thiết phục vụ công tác kiểm kê. - Trong quá trình kiểm kê: kế toán tham gia kiểm tra, giám sát việc ghi chép kết quả kiểm kê, tham gia tổng hợp số liệu, đối chiếu số liệu với tài liệu kế toán. - Sau khi kiểm kê: kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê và ý kiếm giải quyết xử lý mà tiến hành diều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê. CHƯƠNG III PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN I KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 1. Khái niệm: Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp kế toán phân loại các đối tượng kế toán để phản ánh và kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tượng kế toán riêng biệt. 2. Ý nghía: Phản ánh những nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo mối quan hệ giữa các mặt, các yếu tố, các quá trình và các loại tài sản. Đồng thời đáp ứng yêu cầu phản ánh nhanh chóng, kịp thời các nghiêp vụ kinh tế nhiều, liên tục và ở những thời gian, địa diểm khác nhau, thỏa mãn được yêu cầu quản lý. II TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 1. Khái niệm: Tài khoản kế toán là một nội dung của phương pháp tài khoản kế toán, dùng để phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đối tượng kế toán cụ thể. 2. Kết cấu chung của tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình vận động của từng đối tượng kế toán riêng biệt. Mỗi đối tượng có nội dung kinh tế, ý nghĩa và yêu cầu quản lý khác nhau nhưng xét về sự vận động thì bất kỳ đối tượng kế toán cụ thế nào cũng luôn vận động theo 2 mặt đối lập nhau là tăng và giảm. Do đó để phản ánh riêng biệt 2 mặt đối lập này của sự vận động, tài khoản cần đươc chia làm 2 bên chủ yếu để phản ánh từng mặt riêng biệt của đối tượng kế toán. Trong thực tế công tác kế toán, tài khoản được thể hiện trong các tờ sổ bao gồm 2 cột chủ yếu là cột Nợ và cột Có và các cột khác liên quan . Trong học tập người ta sơ đồ hóa tài khoản theo hình thức chữ “ T “ như sau: Nợ Tài khoản ….. Có - Bên trái gọi là bên Nợ - Bên phải gọi là bên Có. Nợ, Có chỉ mang tính quy ước, không có hàm ý về kinh tế. Khi ghi chép vào tài khoản kế toán cần phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Các nghiệp vụ gây nên sự vận động tăng tập hợp một bên và bên còn lại tập hợp các nghiệp vụ gây nên sự vận động giam của đối tượng phản ánh. - Ghi Nợ một tài khoản là ghi một số tiền vào bên Nợ tài khoản đó. Và tương tự với bên Có 3. Phân loại tài khoản kế toán: 3.1 Phân loại theo nội dung kinh tế: theo cách phân loại này tài khoản được chia thành 4 loại: - Loại 1: Loại tài khoản phản ánh giá trị các loại tài sản (tài sản), gồm những tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế là giá trị tài sản. Loại này gồm 2 nhóm chính là : nhóm tài sản lưu động và nhóm tài sản cố định và các khoản đầu tư dài hạn. - Loại 2: loại tài khoản phản ánh nguồn hình thành tài sản: gồm những tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế là nguồn hình thành tài sản. Loại này cũng được chia làm 2 nhóm chính : nhóm tài khoản phản ánh nguồn vốn chủ sở hữu (hoặc nguồn kinh phí) và nhóm tài khoản phản ánh nợ phải trả. - Loại 3: loại tài khoản phản ánh quá trình hoạt động.. Loại này được chia thành các nhóm: nhóm tài khoản phản ánh các khoản thu. Và nhóm tài khoản phản ánh các khoản chi. - Loại 4: loại tài khoản xác định kết quả hoạt động kinh tế. · Tác dụng của việc phân loại tài khoản theo nội dung kinh tế: - Giúp chúng ta biết được đối tượng kế toán nào được phản ánh trên tài khoản nào. - Xác định số lượng tài khỏan cần phản ánh, lựa chọn các tài khoản phù hợp với nội dung hoạt động và điều kiện cụ thể của từng đơn vị kế toán. - Là cơ sở để xác định số lượng, tên gọi của tài khoản trong việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán.. 3.2 Phân loại theo công dụng và kết cấu: - Loại 1: Loại tài khoản cơ bản là những tài khoản phản ánh các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu, quan trọng. Loại này được chia thành 3 nhóm: + Nhóm tài khoản phản ánh các loại giá trị tài sản: dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng , giảm giá trị tai sản. + Nhóm tài khoản phản ánh nguồn hình thành tài sản. + Nhóm tài khoản hỗn hợp: là nhóm tài khỏan vừa mang kết cấu của tài khoản giá trị tài sản, vừa mang kết cấu của tài khoản nguồn hình thành tài sản. - Loại 2: Loại tài khoản điều chỉnh: dùng để tính toán lại các chỉ tiêu được phản ánh ở các tài khoản cơ bản nhằm cung cấp số liệu sát thực về tình hình tài sản tại thời điểm tính toán. Loại này được chia làm 3 nhóm: + Nhóm tài khoản điều chỉnh giảm: bao gồm tài khoản điều chỉnh giảm giá trị tài sản, nhóm tài khoản điều chỉnh giảm nguồn hình thành tài sản ( tài khoản thuộc nhóm này không có trong hệ thống tài khoản kế toán hiện hành ở Việt Nam). + Nhóm tài khoản điều chỉnh tăng: tài khoản thuộc nhóm này hiện không có trong hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam. + Nhóm tài khoản điều chỉnh vừa tăng, vừa giảm: các tài khoản thuộc nhóm này trong hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam chỉ có nhóm điều chỉnh vừa tăng vừa giảm nguồn hình thành tài sản. - Loại 3: Loại tài khoản nghiệp vụ: là nhóm những tài khoản dùng để tập hợp số liệu cần thiết rồi từ đó sử dụng các phương pháp mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật để xử lý số liệu. Loại này được chia làm 3 nhóm: + Nhóm tài khoản tập hợp phân phối: dùng để tập hợp chi phí rồi phân phối chi phí (kết chuyển chi phí). Nhóm tài khoản này không có số dư cuối kỳ. + Nhóm tài khoản phân phối theo dự toán: phản ánh các khoản chi phí phát sinh theo dự toán lập từ trước. Hoặc chi phí đã phát sinh sẽ lập dj toán phân phối cho các đối tượng sử dụng. Nhóm này gồm 2 tài khoản: tài khoản “ chi phí phải trả” và tài khoản” chi phí trả trước”. + Nhóm tài khoản tính giá thành: dùng để tập hợp chi phí sản xuất, cung cấp các chỉ tiêu để tính giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. + Nhóm tài khoản so sánh: dùng để xác định các chỉ tiêu cần thiết về hoạt động kinh doanh bằng cách so sánh giữa bên Nợ và bên Có của từng tài khoản. Tài khoản thuộc nhóm này là tài khoản đầu 5,7,9. · Tác dụng của cách phân loại này: tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản ánh, ghi chép của kế toán và việc tính toán xác định các chỉ tiêu cần thiết để cung cấp cho quản lý điều hành hoạt động sản xuất – kinh doanh. 3.3 Phân loại theo mối quan hệ tài khoản kế toán với các báo cáo tài chính: - Loại 1: Loại tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán: là những tài khoản mà số liệu cuối kỳ của nó được sử dụng để lập Bảng cân đối kế toán. (những tài khoản phản ánh giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản). - Loại 2: Loại tai khoản ngoài Bảng cân đối kế toán: là những tai khoản mà số liệu của nó nhằm giải thích, bổ sung rõ một số chỉ tiêu đã được phản ánh trong Bảng cân đối kế toán hoặc những tài khoản phản ánh tài sản không thuộc quyền sở hữu nhưng lại nắm quyền quản lý và sử dụng của đơn vị. Các tài khoản loại này có số dư bên Nợ và được ghi đơn. - Loại 3: Loại tài khoản thuộc các báo cáo kết quả kinh doanh, báo các các khoản thu – chi. Những tài khỏan thuộc loại này không có số dư. 3.4 Phân loại tài khoản theo mức độ khái quát của đối tượng kế toán phản ánh trong tài khoản: - Loại tài khoản tổng hợp : là loại tài khoản kế toán được dùng để phản ánh các đối tượng kế toán mang tính tổng hợp mà qua đó có thể tính toán và rút ra các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp (nguyên vật liệu, TSCĐ HH), việc ghi chép được sử dụng bằng thước đo giá trị. - Loại tài khoản chi tiết: là tài khoản kế toán được sử dụng để ghi chép một cách tỉ mỉ chi tiết các đối tượng đã được theo dõi trên tài khoản tổng hợp. Việc ghi chép có thể sử dụng cả thước đo giá trị và hiện vật. · Mối quan hệ giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết: - Việc ghi chép phản ánh tiến hành một cách đồng thời ở cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết, số liệu phải phù hợp với nhau. - Số dư (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) của tài khoản tổng hợp bằng tổng số dư (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) của các tài khoản chi tiết. - Số phát sinh tăng, giảm trên tài khoản tổng hợp bằng tổng số phát sinh tăng, giảm trên các tài khỏan chi tiết. - Giữa các tài khoản tông hợp có quan hệ đối ứng với nhau, nhưng giữa tài khoản chi tiết và tài khoản chi tiết không có quan hệ đối ứng vì chúng cùng phản ánh một hiện tượng kinh tế phát sinh của cùng một đối tượng kế toán. 4. Giới thiệu hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam. - Tên gọi của TK phù hợp với tên gọi của đối tượng kế toán mà tài khoản đó phản ánh - Số hiệu tài khoản: + Số hiệu của tài khoản cấp 1 được ký hiệu bằng 3 chữ số. Chữ số đầu chỉ tài khoản, chữ số thứ 2 chỉ nhóm tài khoản, chữ số thứ 3 chỉ tài khoản trong nhóm. + Số hiệu của tài khoản cấp 2 được ký hiệu bằng 4 chữ số. 3 chữ số đầu là tài khoản cấp 1 phải mở chi tiết,, chữ só thứ 4 chỉ tài khoản cấp 2 của tài khoản cấp 1 đó. - Tài khoản kế toán được phân loại và sắp sếp theo 1 trình tự nhất định. Loại 1 , loại 2 phản ánh tài sản ; loại 3, loại 4 phản ánh nguồn hình thành tài sản; loại 5,6 phản ánh quá trình kinh doanh. - Trong từng loại thứ tự các tài khỏan cũng theo nguyên tắc nhất định. + Trong tài khoản phản ánh tài sản thì vốn lưu động xếp trước. Tài khoản phản ánh nguồn hình thành tài sản thì nợ phải trả sắp xếp trước. - Mỗi tài khoản chỉ phản ánh một nội dung kinh tế nhất định và không sử dụng tài khoản vừa phản ánh tài sản vừa phản ánh nguồn hình thành tài sản. 5. Kết cấu tài khoản: Tài khoản ngoài bảng: - Bên Nợ ghi nhận phát sinh tăng - Bên Có ghi nhận phát sinh giảm. - Số dư bên Nợ và được ghi đơn. III CÁCH GHI CHÉP VÀO TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 1. Ghi đơn vào tài khoản kế toán: là việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản kế toán mà chỉ môt tài khoản mà thôi. - Ghi đơn vào tài khoản kế toán mới chỉ phản ánh được sự vận động riêng biệt, độc lập của từng đối tượng kế toán, mà chưa phản ánh được mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán. - Tài khoản ghi đơn bao gồm những tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán là tài sản không thuộc quyền sở hữu nhưng thuộc quyền quản lý và sử dụng của đơn vị. ( Thường là các tài khoản ngoài bảng ) 2. Ghi kép vào tài khoản kế toán: Để có thể ghi kép vào tài khoản kế toán mọi nghiệp vụ kinh tế đều phải được định khoản kế toán trước khi ghi sổ kế toán. 2.1 Định khoản kế toán: 2.1.1 Khái niệm, tác dụng của định khoản kế toán: Định khoản kế toán là việc xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến những đối tượng kế toán nào, được ghi vào bên Nợ, bên Có của những tài khoản kế toán có liên quan nào với số tiền cụ thể là bao nhiêu. - Tác dụng: Tránh nhầm lẫn có thể xảy ra trong công tác ghi sổ kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán. 2.1.2 Phân loại định khoản kế toán: Căn cứ vào số lượng tài khoản trong một định khoản, định khoản kế toán được chia thành 2 loại: - Định khoản giản đơn: là định khoản chỉ liên quan đến 2 tài khoản. Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt. - Định khoản phức tạp: là định khoản liên quan đến 3 tài khoản trở lên. Thực chất của định khỏan phức tạp là ghép nhiều định khỏan giản đơn lại với nhau. 2.1.3 Một số quy định về định khoản kế toán: - Xác định tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau. - Tổng số tiền ghi vào bên Nợ của các tài khoản luôn luôn = tổng tiền ghi vào bên Có của các tài khoản có liên quan trong cùng một định khoản. - Không nên gộp các định khoản giản đơn thành định khoản phức tạp, vì nó sẽ gây khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán và làm mất tính rõ ràng của kế toán. - Có thể tách định khoản phức tạp thành nhiều định khoản giản đơn. 2.2 Ghi kép vào tài khoản kế toán: Ghi kép vào tài khoản kế toán là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào trong tài khoản kế toán mà ít nhất là 2 tài khoản có liên quan. (đưa ví dụ ) · Cơ sở của việc ghi kép: là dựa vào mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán trong từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và kết cấu cấu của tài khoản kế toán đã được xây dựng. Mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán trong cùng nghiệp vụ kinh tế phát sinh là mối quan hệ chuyển hóa lẫn nhau, mối quan hệ nhân quả, nó kéo theo mối quan hệ giữa các tài khỏan kế toán phản ánh các đối tượng kế toán đó. Mối quan hệ giữa các tài khoản kế toán phản ánh các đối tượng kế toán có quan hệ với nhau trong cùng một nghiệp vụ gọi là quan hệ đối ứng tài khỏan. Các tài khoản có quan hệ đối ứng với nhau gọi là tài khoản đối ứng. · Xét sự ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế đến tài sản và nguồn hình thành tài sản có thể quy tất cả các loại nghiệp vụ kinh tế (các loại quan hệ đối ứng) về 4 loại sau: - Loại 1: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị tài sản này, đồng thời làm giảm tương ứng giá trị tài sản khác. (ví dụ : rút tiền gửi NH về quỹ TM). - Loại 2: Các nghiệp vụ làm tăng nguồn vốn này , đồng thời làm giảm nguồn vốn khác một lượng tương ứng. - Loại 3: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị tài sản, đồng thời làm tăng nguồn vốn một lượng tương ứng. - Loại 4: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cho giá trị tài sản này giảm xuống đồng thời làm giảm nguồn vốn một lượng tương ứng. · Nhận xét: mọi nghiệp vụ kinh tế diễn ra ở bất kỳ dạng nào cũng đều không làm ảnh hưởng đến tính cân bằng giữa giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản. Nói cách khác, ở bất kỳ thời điểm nào trong quá trình hoạt động kinh tế của đơn vị tổng giá trì tài sản luôn bằng tổng nguồn hình thành tài sản. Nguồn vốn chủ sở hữu = Tài sản - Nợ phải trả IV KIỂM TRA TÍNH CHÍNH XÁC CỦA CÁCH GHI PHẢN ÁNH CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH VÀO TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 1. Kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản kế toán tổng hợp: Việc kiểm tra được thực hiện bằng cách lập bảng đối chiển số phát sinh của các tài khoản, 1.1 Khái niệm: Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản là bảng kê đối chiếu số liệu: số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản kế toán tổng hợp sử dụng trong kỳ hạch toán. 1.2 Mẫu bảng: Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ STT Tên TK N C N C N C 1. TM 100 200 300 - 2. TGNH 900 300 200 600 3. PTKH 4. NVKD 8300 - 500 8800 A A B B C C Cộng Phương pháp lập ( lập theo bảng trên ) · Kiểm tra số liệu ghi chép của từng tài khoản: Số dư = Số dư + Số phát - Số phát sinh cuối kỳ đầu kỳ sinh tăng giảm trrong Nợ hoặc Có Nợ hoặc Có trong kỳ kỳ Có hoặc Nợ Nợ hoặc Có · Kiểm tra dòng tổng cộng: Tổng số dư đầu kỳ = Tổng số dư đầu kỳ (hoặc số dư cuối kỳ ) (hoặc số dư cuối kỳ ) Bên Nợ của các TK Bên Có của các TK Tổng số phát sinh = Tổng số phát sinh Trong kỳ bên Nợ trong kỳ bên Có của các TK của các TK 1.3 Tác dụng: - Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên tài khoản kế toán tổng hợp. - Khái quát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp trong 1 thời kỳ. - Số liệu ở cột số dư cuối kỳ là căn cứ để lập Bảng cân đối kế toán. · Hạn chế: - Không kiểm tra được sai sót trong quan hệ đối ứng tài sản. 2. Kiểm tra số liệu ghi chép trên tài khoản kế toán chi tiết với tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng: Công tác kiểm tra này được tiến hành vào cuối kỳ hạch toán, sau khi khóa sổ kế toán bằng các lập bảng chi tiết số phát sinh ( bảng tổng hợp chi tiết ). 2.1 Bảng chi tiết số phát sinh: là bảng kê đối chiếu toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản chi tiết của từng tài khoản tổng hợp tương ứng. - Bảng chi tiết số phát sinh đươc xây dựng theo 2 mẫu: mẫu dùng cho các tài khoản kế toán chi tiết chỉ sử dụng thước đo giá trị (các tài khoản tiền và các tài khoản thanh toán ), mẫu dùng cho các tài khoản kế tóan sử dụng cả thước đo giá trị và thước đo hiện vật ( vật liệu, thành phẩm, hàng hóa.). 2.2 Kết cấu bảng chi tiết số phát sinh: BẢNG CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH Tài khoản: ………. Tháng….. quý ……..năm……. Đơn vị tính……… Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ STT Tên đối tượng Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 2 Tổng cộng 2.3 Kiểm tra số liệu: - Kiểm tra số liệu ghi chép của từng tài khoản chi tiết: Số dư = Số dư + Số phát - Số phát sinh cuối kỳ đầu kỳ tăng trong kỳ giảm trong kỳ Nợ hoặc Có Nợ hoặc Có Nợ hoặc Có Nợ hoặc Có - Kiểm tra dòng tổng cộng: Tổng số dư đầu kỳ (hoặc cuối = Số dư đầu kỳ (hoặc cuối kỳ) bên Nợ của các TK chi tiết kỳ) của TK tổng hợp Tổng số phát sinh trong kỳ bên = Số phát sinh trong kỳ bên Nợ Nợ hoặc bên Có của các TK chi tiết hoặc bên có của TK tổng hợp. 2.4: Tác dụng: - Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên các TK chi tiết. - Số liệu trên Tk chi tiết dùng để phân tích hoạt động kinh tế và lập báo cáo hoàn chỉnh. CHƯƠNG IV PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ VÀ KẾ TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH CHỦ YẾU I Phương pháp tính giá 1. Khái niệm và ý nghĩa 1.1 Khái niệm: Phương pháp tính giá là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để tính toán xác định giá tị của từng loại và tổng số tài sản của đơn vị thông qua mua vào, sản xuất ra và số hiện có theo những nguyên tắc nhất định. 1.2 Ý nghĩa: Theo dõi, phản ánh và kiểm tra được các đối tượng kế toán bằng tiền. Tính toán và xác định được toàn bộ chi phí bỏ ra có liên quan đến việc mua, sản xuất và bán ra từng loại vật tư, sản phẩm ; xác định từng loại cũng như tổng số tài sản đơn vị đang có ; so sánh kết quả thu về và chi phí bỏ ra để dánh giá hiệu quả kinh doanh ; đánh giá cơ cấu, quy mô tài sản của đơn vị 2.Yêu cầu của việc tính giá tài sản: - Yêu cầu xác thực: việc tính giá tài sản phải tính trên cơ sở tổng hợp đầy đủ, đúng đắn, hợp lý những chi phí cấu thành nên tài sản. Đồng thời phải loại trừ những chi phí bất hợp lý, hợp lệ, những chi phí kém hiệu quả. -Đồng thời giá tính cho tài sản phải phù hợp với giá thị trường. -Yêu cầu này đảm bảo giá tài sản của các đơn vị được tính toán chính xác, trung thực, hợp lý, khách quan góp phần tính toán hiệu quả hoạt động kinh tế cũng như cung cấp thông tin báo cáo tài chính. -Yêu cầu thống nhất: việc tính giá tài sản phải đảm bảo thống nhất về nội dung và phương pháp tính giá giữa các kỳ hạch toán nhằm so sánh, đánh giá các chỉ tiêu kinh tế tài chính giữa các kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Yêu cầu này không nhất thiết phải duy trì trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp tuy nhên sự thay đổi cần phải đảm bảo tính hợp lý và chấp nhận được. Yêu cầu này còn được thể hiện trong việc xác định nội dung, phạm vi tính toán của những tài sản cùng loại của đơn vị. Những yêu càu này được đưa ra nhằm đảm bảo cho kế toán thu nhận, xỷ lý và cung cấp thông tin về tài sản, doanh thu, lợi nhuận, chi phí.. trên sổ kế toán và báo cáo tài chính được chính xác và hợp lý hơn 3. Nguyên tắc tính giá của tài sản: * Đối với nguyên vật liệu, công cụ , dụng cụ, hàng hóa mua ngoài: Giá thực tế = Giá mua + chi phí thu mua + thuế nhập khẩu (nếu có). Trong đó: - giá mua bao gồm cả thuế GTGT (nếu đơn vị áp dụng phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp; và đối với đơn vị sx – kd không thuộc diện chịu thuế GTGT, các đơn vị hành chính sự nghiệp mua dùng cho công tác chuyên môn). Giá mua không bao gồm thuế GTGT nếu đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ + Đối với vật liệu, dụng cụ… tự sản xuất: Giá thực tế = Giá thành sản xuất thực tế + Đối với vật liệu, dụng cụ .. nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế = Giá trị do hội đồng liên doanh định giá. + Đối với vật liệu, dụng cụ…. được biếu, tặng: Giá thực tế = Giá thị trường tương đương hoặc giá ghi trên hồ sơ của đơn vị bàn giao. .Đối với thành phẩm sản xuất ra Giá thực tế = Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + chi phí nhân công trực tiếp + chi phí sản xuất chung. . Đối với tài sản cố định: được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại: -Nguyên giá bao gồm toàn bộ chi phí mà đơn vị thực tế bỏ ra để mua và đưa tài sản vào sử dụng ( chi phí bỏ ra để đầu tư và mua sắm ban đầu ) + Đối với tài sản cố định mua ngoài: Nguyên giá = giá mua + chi phí vận chuyển, bốc dỡ + chi phí chạy thử (nếu có). + Đối với tài sản cố định hình thành qua đầu tư: Nguyên giá = Giá quyết toán được duyệt. + Đối với tài sản cố định nhận góp vốn liên doanh: Nguyên giá = trị giá vốn góp được hội đồng liên doanh thống nhất đánh giá. 4. Trình tự đánh giá tài sản: - Bước 1: xác định đối tượng tính giá: là xác định phạm vi, giới hạn của các chi phí mà đơn vị đã thực tế bỏ ra. - Bước 2: xác định nội dung chi phí cấu thành tài sản: Ví dụ: giá hàng hóa mua ngoài gồm 2 loại chi phí : giá mua và chi phí thu mua. - Bước 3: Tập hợp chi phí theo từng đối tượng tính giá: + Đối với những chi phí phát sinh chỉ liên quan đến 1 đối tượng thì tập hợp chi phí trực tiếp cho đối tượng đó. + Đối với những chi phí liên quan đến nhiều đối tượng mà không thể tách riêng ra được thì tập hợp chung và phân bổ cho tường đối tượng theo công thức sau: Mức phân bổ chi phí chung cho từng đối tượng = (Tổng chi phí chung cho tất cả các đối tượng cần phân bổ : Tổng tiêu thức phân bổ) x tiêu thức cần phân bổ cho từng đối tượng. - Bước 4: Tính toán xác định giá trị tài sản hình thành: + Trường hợp quá trình phát sinh chi phí hình thành tài sản diễn ra trong thời gian nhất định, không mang tính liên tục và kế tiếp : Giá trị thực tế của tài sản hình thành trong kỳ = Chi phí trực tiếp + Chi phí chung phân bổ cho đối tượng . + Trường hợp quá trình phát sinh phí để hình thành nên giá trị tài sản diễn ra thường xuyên, liên tục, kế tiếp nhau : Giá thực tế của tài sản hình thành trong kỳ= Chi phí dở dang đầu kỳ + Chi phí thực tế phát sinh trong kỳ- Chi phí dở dang cuối kỳ II KẾ TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH KINH TẾ CHỦ YẾU 1. Một số khái niệm: - Quá trình kinh doanh : là quá trình doanh nghiệp bỏ chi phí để có doanh thu và thu nhập, kết quả là thu lợi nhuận hoặc bị lỗ. - Chi phí : là toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra trong 1 thời kỳ nhất định và được biểu hiện bằng tiền. Bao gồm các loại + Chi phí mua H, NVL và các loại dự trự khác. + Chi phí sản xuất : NVL trực tiếp, nhân công……chi phí hoạt động tài chính, chi phí khác. - Doanh thu và thu nhập + Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. + Doanh thu hoạt động tài chính. + Thu nhập khác. 2. Kế toán quá trình mua hàng: 2.1 Khái niệm: - Quá trình mua hàng là quá trình doanh nghiệp mua NVL, H phục vụ SX- KD. Kết quả là doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp một số tiền tương ứng với giá trị NVL, H mua về theo giá thỏa thuận. - Kế toán quá trình mua hàng phải đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ sau; + Phản ánh, kiểm tra, giám sát kế hoạch mua hàng: chủng loại, số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí… + Phản ánh trung thực tình hình cung cấp về mặt số lượng, chi tiết thao từng chủng loại, quy cách, phẩm chất của từng loại vật tư, hàng hóa. + Tính toán đầy đủ, trung thực, kịp thời giá thực tế của đối tượng mua vào, giám sát thời gian cung cấp và tiến độ bàn giao, thanh toán tiền hàng. 2.2Tài khoản sử dụng: * TK “nguyên liệu, vật liệu “ – 152 - Công dụng: theo dõi giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu ở đơn vị theo giá thực tế, chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật tư theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. - Nội dung, kết cấu: (vẽ sơ đồ chữ T) * Tài khoản “Công cụ dụng cụ” – 153 * Tài khoản “Hàng hóa” – 156 Tài khoản này mở chi tiết cho từng kho, từng quầy, từng loại, từng nhóm, từng thứ hàng hóa. · Tài khoản “Hàng mua đi đường” - 151 - Công dụng : theo dõi toàn bộ vật tư, hàng hóa mà đơn vị đã mua hoặc chấp nhận mua nhưng cuối kỳ hàng vẫn chưa kiểm nhận, bàn giao nhập kho · Tài khoản “ Phải trả người bán “ - 331 1.1 Cách ghi chép một số nghiệp vụ : sơ đồ (KKĐK, KKTX) 1.2 Trường hợp đặc biệt: -Nếu kế toán chỉ nhận được hóa đơn mà không nhận được phiếu nhập kho kèm theo thì phải lưu hóa đơn vào 1 bộ hồ sơ riêng nếu trong kỳ kế toán nhận được phiếu nhập kho thì vào sổ bình thường. Nếu cuối kỳ vẫn chưa nhận được phiếu nhập kho thì phản ánh vào hàng mua đang đi đường. Sang kỳ nhận được phiếu nhập kho thì chuyển hàng mua đi đường về nhập kho - Nếu trong kỳ kế toán chỉ nhận được phiếu nhập kho mà chưa nhận được hóa đơn kèm theo, kế toán lưu phiếu nhập kho vào 1 bộ hồ sơ riêng. Nếu trong kỳ nhận được hóa đơn thì tiến hành ghi sổ bình thường. Nếu cuối kỳ chưa nhận được hóa đơn kế toán phải dựa vào phiếu nhập kho để ghi sổ hoặc ghi sổ theo giá tạm tính + Giá tạm tính là gia do doanh nghiệp ước tính để ghi sổ. Sang kỳ sau nếu hóa đơn về thì tiến hành so sánh giữa giá ghi sổ và giá thực tế để điều chỉnh. Có 2 cách điều chỉnh: -Ghi bút toán để xóa bút toán trước đây Nợ TK 111,112,331 giá tạm tính Có TK 152,156 Hoặc Nợ TK152,156.. ghi âm giá trị tạm tính Có TK111,112,331 Sau đó kết hợp hóa đơn và phiếu nhập kho để ghi sổ như bình thường. .Cách 2: - Phản ánh VAT được khấu trừ Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 - So sánh giữa giá tạm tính và giá thực tế Nếu giá tạm tính Nợ Tk 152,156 Có TK 111,112,331 chênh lệch Nếu giá tạm tính > giá thực tế thì xóa sổ bút toán cũ rồi ghi bút toán mới như bình thường. 2. Kế toán quá trình sản xuất 3.1: Khái quát quá trình sản xuất: - Sản xuất là quá trình DN bỏ chi phí vào sản xuất để tạo ra các sản phẩm, lao vụ , dịch vụ theo mục đích dã được xác định. Những chi phí DN bỏ ra trong quá trình sản xuất gọi là chi phí sản xuất. - Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế: + Chi phí nguyên vật liệu: là phần trị giá nguyên vật liệu tiêu hao cho sản xuất . + Chi phí nhân công : là phần trị giá lao động của con người tiêu hao cho quá trình sản xuất. ( tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương). + Chi phí hao mòn tài sản cố định và công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất. + Chi phí khác bằng tiền : là phần giá trị các loại lao vụ, dịch vụ mua ngoài và phần chi phí sản xuất theo công dụng. -Phân loại chi phí theo công dụng + Chi phí cơ bản: gồm các khoản chi phí trực tiếp làm nên sản phẩm như NVL trực tiếp, Nhân công trực tiếp. + Chi phí sản xuất chung: gồm các chi phí chi ra để quản lý và phục vụ sản xuất như chi phí NVL phục vụ sản xuất trực tiếp, tièn lương nhân viên quản lý, chi phí khác bằng tiền cho sản xuất.. -Yêu cầu của kế toán quá trình sản xuất: + Phản ánh, kiểm tra , giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất về mọi mặt. + Tính toán, tổng hợp đầy đủ, trung thực, kịp thời các khoản chi phí chi ra trong sản xuất, phục vụ cho việc tính giá thành sản xuất của sản phẩm. + Tính toán, xác định đúng đắn, kịp thời giá thành sản xuất của sản phẩm hoàn thành, kiểm tra việc chấp hành kế hoạch giá thành sản phẩm. 3.2 Tài khoản sử dụng - TK “giá thành sản xuất” – 631: tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 631 - Kết chuyển chi phí sản - Kết chuyển chi phí xuất dở dang đầu kỳ dở dang cuối kỳ - Tập hợp chi phí sản - Giá thành sản phẩm xuất trong kỳ hoàn thành - TK “ Chi phí sản xuất – kinh doanh dở dang “ – 154 : tập hợp chi phí sản xuất cung cấp số liệu để tính giá thành sản phẩm. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng ngành sản xuất, từng nơi phát sinh chi phí, từng sản phẩm…và theo từng khoản mục chi phí sản xuất TK 154 Số dư đầu kỳ Chi phí sản xuất kinh Doanh dở dang kỳ trước SPS SPS - chi phí NVL - Phế liệu thu hồi nhập trực tiếp kho - chi phí nhân công - Kết chuyển giá thành trực tiếp sản phẩm hoàn thành - chi phí sản xuất chung Cộng phát sinh Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ Chi phí sản xuất kinh Doanh dở dang kỳ này. - TK “ Thành phẩm “ – 155 : phản ánh số hiện có, tình hình tăng - giảm thành phẩm trong kỳ của doanh nghiệ TK 155 Số dư đầu kỳ Thành phẩm tồn kho đầu kỳ SPS SPS - Thành phẩm nhập - Thành phẩm xuất Kho trong kỳ kho trong kỳ Cộng phát sinh Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ Thành phẩm tồn kho cuối kỳ 3.3.Sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu Giá thành Chi phí sản Chi phí sản Chi phí sản Công xưởng = xuất dở dang + xuất phát sinh - xuất dở dang thực tế đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ 3. Kế toán quá trình bán hàng và kết quả bán hàng: 4.1 Nhiệm vụ kế toán quá trình bán hàng: a) Khái quát quá trình bán hàng : - Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất – kinh doanh. Thông qua quá trình bán hàng đơn vị thu hồi được số vốn bỏ ra. Và trên cơ sở thỏa thuận giá cả với khách hàng doanh nghiệp thu về một số tiền gọi là doanh thu bán hàng. - Trong quá trình bán hàng DN phải bỏ ra một số chi phí ( vận chuyển , đóng gói, quảng cáo….) - Kết thúc việc bán hàng, DN xác định được kết quả bán hàng Kết quả bán hàng = Doanh thu - các khoản giảm trừ doanh thu - giá vốn - Chi phí bán hàng - chi phí quản lý doanh nghiệp. CHÚ Ý: “ Doanh thu - các khoản giảm trừ doanh thu “ còn gọi là doanh thu thuần. a) Nhiệm vụ kế toán quá trình bán hàng: - Phản ánh, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng về chủng loại, số lượng, giá cả, chi phí bán hàng,…. - Hạch toán đầy đủ, chính xách tình hình bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cùng các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng ; tập hợp đầy đủ, kịp thời và phân bổ chính xác chi phí bán hàng cho hàng hóa bán ra trong kỳ. - Xác định kịp thời kết quả bán hàng của từng mặt hàng, từng loại sản phẩm, dịch vụ cũng như toàn bộ lợi nhuận về bán sản phẩm, hàng hóa… 4.2 Chứng từ, tài khoản sử dụng: 4.2.1: Chứng từ sử dụng: - Phiếu xuất kho. - Hóa đơn. - Hóa đơn GTGT. - Phiếu thu, phiếu chi. - Hóa đơn bán hàng thông thường. - Giấy báo Nợ, báo Có. 4.2.2 : Tài khoản sử dụng: - TK “ Thành phẩm “ – 155 : phản ánh tình hình nhập, xuất và tồn kho của thành phẩm. Thành phẩm là những xản phẩm đã kết thúc giai đoạn sản xuất., được kiểm nhận, nhập kho và tính theo giá thành sản xuất thực tế. + Kết cấu: - TK “Hàng hóa” – 156: Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hóa mua vào. Hàng hóa được tính theo giá phí. + Kết cấu: - TK “ Hàng gửi đi bán” – 157: phản ánh toàn bộ hàng bán theo phương thức chuyển hàng và hàng gửi đại lý, ký gửi. Số hàng gửi bán khi chưa được người mua chấp nhập vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị. + Kết cấu: - TK “Giá vốn hàng bán” – 632 : phản ánh giá trị vốn của hàng bán thực tế trong kỳ. + Kết cấu TK 632 SPS trong kỳ SPS trong kỳ Trị giá vốn hàng - Kết chuyển trị giá xuất bán trong kỳ vốn hàng đã bán trong kỳ - Trị giá vốn của hàng Bán bị trả lại - TK “ Doanh thu bán hàng “ – 511: Doanh thu là tổng số tiền thu được do bán sản phẩm , hàng hóa, lao vụ , dịch vụ..cho khách hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế và các khoản giảm trừ doanh thu. + Kết cấu: TK 511 - Số giảm giá hàng bán Tổng số donah thu bán Và doanh thu của hàng hàng trong kỳ (không bao Bán bị trả lại. gồm VAT ) - Kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng trong kỳ. - TK “ Các khoản giảm trừ doanh thu” – 521 : Tài khoản này được chia thành các tài khoản cấp hai sau: + TK ‘ Chiết khấu thương mại” – 5211 : phản ánh các khoản chiết khấu cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn trong kỳ . + TK “ Hàng bán bị trả lại “ - 5212 : phản ánh doanh thu của sản phẩm, hàng hóa bị trả lại. + TK “ Giảm giá hàng bán “ – 5213: phản ánh số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hóa đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như hàng kém chất lượng; không đúng phẩm chất, quy cách; giao hàng không đúng tiến độ……hay thưởng cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn ( bớt giá ) hay mua hàng trong một khoảng thời gian nhất định là đáng kể (hồi khấu). - TK “Xác định kế quả kinh doanh” – 911: sử dụng để xác định kết quả kinh doanh theo từng hoạt động (sản xuất – kinh doanh, tài chính..). Với hoạt động sản xuất – kinh doanh, kết quả cuối cùng chính là lãi (hoặc lỗ) về bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. - TK “ Lợi nhuận chưa phân phối “ – 421 : Phản ánh tình hình kết quả họat động kinh doanh của đơn vị trong kỳ và việc phân phối , xử lý kết quả đó. Tài khoản này có 2 tài khoản cấp hai: + TK “ Lợi nhuận chưa phân phối năm trước” – 4211 + TK “ Lợi nhuận chưa phân phối năm nay “ – 4212 - TK “ Chi phí quản lý kinh doanh “ – 642 : Tập hợp và phân phối chi phí quản lý kinh doanh của DN. Đây là khoản chi phí thời kỳ nên được trừ vào kết quả kinh doanh ở kỳ mà nó phát sinh. TK này gồm 2 tài khoản cấp hai: + TK “Chi phí bán hàng “ -6421 : Tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng .+ TK “ Chi phí quản lý doanh nghiệp “ - 6422 : Tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp. CHƯƠNG V PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP – CÂN ĐỐI KẾ TOÁN I KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP – CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 1 Nội dung của phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: 1.1 Khái niệm: Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán là phương pháp kế toán được sử dụng để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối quan hệ cân đối vốn có của các đối tượng kế toán nhằm cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán, phục vụ công tác quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị . 1.2 Các mối quan hệ cân đối vốn có của các đối tượng kế toán: - Tài sản ( TS ) = Nguồn vốn (NV) = Nợ phải trả (NPT) + Nguồn vốn chủ sở hữu (CSH) - Kết quả = Thu nhập - Chi phí - Vốn ( Nguồn vốn ) hiện có cuối kỳ = Vốn (nguồn vốn) hiện có đầu kỳ + vốn (nguồn vốn ) tăng trong kỳ - vốn (NV) giảm trong kỳ. V (NV) ck = V (NV) dk + V (NV) trong kỳ - V ( NV) trong kỳ 1.3 Hình thức biểu hiện: - Hệ Bảng tổng hợp cân đối kế toán tổng thể (hay Báo cáo tài chính ) bao gồm các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị. Đối tượng sử dụng thông tin chủ yếu là ở bên ngoài đơn vị. - Hệ Bảng tổng hợp – cân đối kế toán bộ phận ( Báo cáo tài chính quản trị) bao gồm những chỉ tiêu phản ánh tình hình của từng bộ phận hoạt động của dơn vị. Đối tượng sử dụng thông tin chủ yếu là ở bên trong đơn vị. 2. Ý nghĩa: - Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý, điều hành các hoạt động kinh tế tài chính. + Đối với các cơ quan chức năng của Nhà Nước: giúp nhận biết những thông tin về tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị một cách tổng quát cũng như từng mặt, từng quá trình hoạt động. + Đối với các đơn vị đối tác: giúp nhìn nhận tổng quát về khả năng kinh tế tài chính cũng như kết quả hoạt động của đơn vị đối tác. + Đối với ban quản trị đơn vị: kiểm tra, giám sát, phân tích và đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị từ đó đưa ra quyết định kịp thời, đúng đắn nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. II CÔNG TÁC CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI LẬP CÁC BẢNGTỔNG HỢP – CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 1. Nguyên tác chung dể lập Bảng tổng hợp – cân đối kế toán Kết cấu mẫu biểu của Bảng tổng hợp – cân đối kế toán phải đơn giản, thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu dưới mọi hình thức (thủ công hay hiện đại ). Hệ thống các chỉ tiêu kinh tế tài chính trong Bảng phải thiết thực , đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán. 2. Yêu cầu và công tác chuẩn bị 1.1 Yêu cầu Số liệu ghi vào các chỉ tiêu trong bảng và giữa các bảng tổng hợp – cân đối kế toán phải phù hợp, đảm bảo mối quan hệ cân đối vốn có của các đối tượng kế toán. Số liệu ghi vào các chỉ tiêu trong Bảng phải chính xác. Nội dung phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán phải đảm bảo tính nhất quán và có thể so sánh được. Các Bảng phải được lập theo mẫu biểu ban hành và đúng thời gian quy định. 2.2: Công tác chuẩn bị: - Kiểm tra việc ghi sổ kế toán, đảm bảo số liệu trên sổ kế toán đầy đủ, xác thực. - Hoàn tất việc ghi sổ kế toán, kết chuyển số liệu giữa các sổ kế toán có liên quan, khóa sổ kế toán, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán tổng hợp với nhau và giữa sổ kế toán chi tiết với sổ kế toán tổng hợp chi tiết. - Thực hiện kiểm kê tài sản , điều chỉnh số liệu trên sổ kế tóan, phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê, đảm bảo phản ánh chính xác tình hình tài sản hiện có. - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu các Bảng tổng hợp – cân đối kế toán cần thiết theo quy định. III BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 1 Khái niệm: Bảng cân đối kế toán là bảng tổng hợp – cân đối tổng thể phản ánh tình hình tài sản của doanh nghiệp trên 2 mặt: giá trị tài sản và nguồn hình thnàh tài sản tại một thời điểm nhất định. 2. Nội dung và kết cấu cơ bản: Bảng CĐKT có nội dung chính là Tài sản và Nguồn vốn, được kết cấu theo 2 dạng ngang và dọc: BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN (Dạng dọc) Chỉ tiêu Số đầu kỳ Số cuối kỳ I. Tài sản A Tài sản ngắn hạn B Tài sản dài hạn Tổng cộng tài sản II Nguồn vốn A Nợ phải trả B Nguồn vốn chủ sở hữu Tổng cộng nguồn vốn BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN ( Dạng ngang ) Tài sản Số ĐK Số CK Nguồn vốn Số ĐK Số CK A Tài sản ngắn hạn B Tài sản dài hạn A Nợ phải trả B Nguồn vốn chủ sở hữu Tổng cộng tài sản Tổng cộng nguồn vốn 3. Phương pháp lập - Số dư đầu kỳ này là số dư cuối kỳ trước ( lấy số dư cuối kỳ ở trên bảng CĐKT kỳ trước). - Không được bù trừ công nợ khi lập Bảng cân đối kế toán. - Tài khoản dư Nợ ghi bên Tài sản. - Các tài khoản phản ánh Hao mòn TSCĐ , phản ánh dự phòng có số dư bên Có, nhưng được ghi âm bên Tài sản cùng với số dư của tài khoản mà nó điều chỉnh. - Tài khoản dư Có ghi bên Nguồn vốn. - Các tài khoản phản ánh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, chênh lệch đánh giá lại tài sản, lợi nhuận chưa phân phối, nếu dư Có thì số dư sẽ được ghi bình thường bên Nguồn vốn, nếu dư Nợ thì được ghi âm bên Nguồn vốn. 4. Quan hệ giữa tài khoản kế toán và Bảng CĐKT: - Đầu kỳ, kế toán căn cứ vào số liệu của Bảng CĐKT để ghi số dư đầu kỳ vào tài khoản kế toán. - Trong kỳ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi trực tiếp vào tài khoản dựa trên các quan hệ đối ứng tài hoản phát sinh trong nghiệp vụ. - Cuối kỳ, số dư của tài khoản kế toán là cơ sử lập Bảng CĐKT. 5. Tính chất “cân đối”của Bảng CĐKT Tính chất quan trọng nhất của Bảng CĐKT là tính cân đối nghĩa là tổng số tiền phần bên tài sản và tổng số tiền bên nguồn vốn luôn luôn bằng nhau bởi tài sản và nguồn vốn là 2 mặt của cùng một khối lượng tài sản của đơn vị. Trong quá trình hoạt động các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, đa dạng nhưng xét sự ảnh hưởng của chúng đối với Bảng CĐKT có thể quy nạp thành 4 trường hợp sau đây: Một hiện tượng kinh tế xảy ra làm cho một tài sản này tăng, một tài sản kia giảm, trong trường hợp này chỉ gây sự biến động giữa các loại tài sản mà không quan hệ gì đến bên nguồn vốn nên quan hệ “cân đối “ vẫn giữ nguyên. Một hiện tượng kinh tế xảy ra làm cho một nguồn vốn này tăng, một nguồn vốn kia giảm. Một hiện tượng kinh tế xảy ra làm cho một tài sản này tăng, đồng thời một nguồn vốn cũng tăng. Hai bên TS và NV cùng tăng một đại lượng do vậy không làm mất tính cân đối. Một hiện tượng kinh tế xảy ra làm cho một khoản tài sản giảm đồng thời một nguồn vốn cũng giảm theo. CHƯƠNG VI SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KÊ TOÁN I. SỔ KẾ TOÁN 1. Khái niệm và vai trò của sổ sách kế toán: 1.1 Khái niệm: Sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép. Đứng trên góc độ ứng dụng sổ trong công tác kế toán, sổ kế toán có thể được hiểu là phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian và đối tượng 1.2 Vai trò: - Phân loại nghiệp vụ theo nội dung, đối tượng, thời gian… nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý mà chứng từ kế toán không cung cấp được. - Tổng hợp chi tiết và lập báo cáo. 2. Phân loại sổ kế toán: 2.1 Phân loại theo cách ghi chép: - Sổ ghi theo thứ tự thời gian: là sổ kế toán dùng ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian như Sổ nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ… - Sổ ghi theo hệ thống: là sổ kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản ( tổng hợp hoặc chi tiết) như Sổ cái, sổ chi tiết.. - Sổ liên hợp: là loại sổ kết hợp giữa 2 loại sổ trên như SỔ nhật ký - sổ cái. 2.2 Phân loại theo nội dung ghi chép: - Sổ kế toán tổng hợp: ghi theo các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát ( theo các tài khoản kế toán tổng hợp như Sổ cái… cung cấp thông tin tổng quát về đối tượng kế toán. - Sổ kế toán chi tiết: ghi chép theo đối tượng kế toán chi tiết cụ thể, cung cấp thông tin về đối tượng kế toán ở dạng chi tiết, cụ thể. - Sổ kế toán kết hợp: ghi chép theo đối tượng kế toán ở dạng vừa tổng quát vừa chi tiết, cụ thể ( ghi theo khoản tổng hợp cấp 1 kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo tài khoản cấp 3,4) hoặc các điều khảon chi tiết như Nhật ký chứng từ. 2.3 Phân loại theo kiểu bố trí mẫu sổ: - Sổ đối chiếu kiểu 2 bên: là sổ kế toán mà trên đó được chia thành 2 bên để phản ánh số phát sinh bên Nợ và bên Có như Sổ cái kiểu 2 bên. - Sổ kiểu 1 bên: là sổ kế toán mà trên đó số phát sinh bên Nợ và bên Có được bố trí 2 cột cùng một bên của trang sổ như Sổ cái kiểu 1 bên. - Sổ kiểu nhiều cột: dùng để kết hợp ghi số liệu chi tiết bằng cách mở nhiều cột bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản trong cùng 1 trang sổ như Sổ cái kiểu nhiều cột. - Sổ kiểu bàn cờ: được lập theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ như Sổ cái kiẻu bàn cờ trong hình thức kế toán NHật ký chứng từ. 2.4 Phân loại theo tình hình tổ chức sổ: - Sổ đóng thành quyển: là loại sổ kế toán mà các tờ sổ đã được đóng thành từng tập nhất định. - Sổ tờ rời: là sổ kế toán mà các tờ sổ được để riêng rẽ. 3. Quy trình kế toán trên sổ sách kế toán: 3.1 Mở sổ : - Thời điểm: đầu niên độ kế toán. - Số lượng: tùy theo nội dung , kết cấu của hình thức sổ mà đơn vị lựa chọn, - Đảng ký: với cơ quan thuế và tài chính. - Thời gian sử dụng: 12 tháng (ở VN từ 1/1 đến 31/12) - Có đầy đủ các chữ ký cần thiết. 3.2 Ghi sổ : - Ghi theo đúng nội dung, kết cấu, tác dụng của mỗi loại sổ đã quy định. - Số liệu phải có chứng từ làm căn cứ hoặc ghi rõ nội dung số liệu chuyển sổ từ đầu. - Số liệu ghi trên sổ phải rõ, sạhc và ghi liên tục, không được cách dòng để tránh điền thêm thông tin. - Số tiền dườn được ghi bằng mực xanh, số tiền âm (theo quy ước là số điều chỉnh giảm) được ghi bằng mực đỏ hoặc đóng khung. - Khi có sai sót phải tiến hành sửa chữa theo đúng quy định. - Khi chuyển sổ mà chưa kết thúc niên độ, cần ghi rõ “cộng mang sang” ở trang trước và “ cộng trang trước” ở trang sau: * Chữa sổ: a) Các sai sót thường gặp: - Ghi sai các số liệu. - Bỏ sót nghiệp vụ . - Ghi lặp nghiệp vụ trên cùng một sổ. - Ghi sai quan hệ đối ứng. b) Kỹ thuật chữa sổ kế toán: - Cải chính số liệu trên sổ: dùng mực đỏ gạch ngang giữa dòng sai số, ghi theo số đúng bằng mực xanh trên cùng dòng, người sửa chữa phải ký tên trên dòng có sai sót. - Ghi bổ sung: được sử dụng khi ghi sót nghiệp vụ, ghi thiếu số liệu so với chứng từ hoặc kiểm kê trên sổ. Dùng mực xanh ghi thêm định khoản thiếu sót với phần chênh lệch. - Ghi số âm :sử dụng khi có sai sót như số đã ghi trên sổ lớn hơn số thực tế, hoặc sai quan hệ đối ứng. Kế toán ghi thêm định khoản với số tiền âm ( ghi bằng mực đó hoặc để trong ngoặc đơn). 3.3 Khóa sổ : Khóa sổ thường được thực hiện vào ngày cuối của niên độ kế toán, giữa các kỳ báo cáo và xác định kết quả, trong một vài trường hợp kế toán phải khóa sổ trong kỳ để kết dư, kiểm tra số líệu. Trước khi khóa sổ cần ghi nốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện các bút toán điều chỉnh cần thiết , kiểm tra, đối chiếu số liệu…. Khi khóa sổ kế toán tiến hành cộng sổ, tính số dư trên tài khoản , kiểm tra độ chính xác của số liệu, sau đó ghi bút toán khóa sổ - chuyển cột của số dư các tài khoản. 4. Nguyên tắc lập và đăng ký sổ kế toán: Trước khi dùng sổ kế toán phải đảm bảo các thủ tục sau: Đối với sổ đóng quyển: - Phải có nhãn hiệu ghi rõ tên đơn vị kế tóan, tên sổ, số hiệu, tên tài khoản, niên độ kế toán và thời kỳ ghi sổ. - Trang đầu sổ phải ghi rõ họ tên cán bộ ghi sổ, ngày bắt đầu và ngày chuyển giao cho cán bộ khác thay - Đánh dấu trang vào giữa 2 trang đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán. - Trang cuối phải ghi số lượng trang của sổ, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng phải ký xác nhận ở trang đầu và cuối Đối với sổ tờ rời: - Đầu mỗi trang phải ghi : tên đơn vị kế toán, số thứ tự tờ rời, số hiệu, tên tài khoản, tháng, họ tên cán bộ ghi sổ. - Các tờ trước khi dùng phải được thủ trưởng đơn vị ký nhận hoặc đóng dấu của đơn vị kế tóan và ghi vào sổ đăng ký, trong đó ghi rõ: số thứ tự, ký hiêu các tài khoản, ngay xuất dùng…. - Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản trong các tủ hoặc hộp có khóa và thiết bị cần thiết để tránh mất mát, lẫn lộn II HÌNH THỨC KẾ TOÁN: 1. Hình thức Nhật ký - sổ cái Đây là hình thức kế toán trực tiếp, kế toán đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ cũng như đặc trưng về trình tự hạch toán. Số lượng và loại sổ: Một quyển sổ Nhật ký sổ cái và sổ chi tiết được mở cho các tai khoản cấp 1. Số lượng sổ chi tiết phụ thuộc vào yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý. · Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, thích hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động kinh tế đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế toán ít. · Nhược điểm: không áp dụng được cho những đơn vị kế toán vừa và lớn, số nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, hoạt động phức tạp phải sử dụng nhiều tài khoản… Kết cấu sổ không thuận tiện cho nhiều người cùng ghi sổ một lúc nên việc lập báo cáo bị chậm trễ. 2. Hình thức Chứng từ ghi sổ: Đây là hình thức kế toán phát triển cao hơn so với hình thức Nhật ký chung hay Nhật ký sổ cái trong lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hóa cao nhất trong hạch toán kế toán trên các mặt. Số lượng và loại sổ dùng: + Sổ chứng từ ghi sổ (sổ Nhật ký tài khoản) + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Nhật ký tổng quát) +Sổ cái tài khoản (Sổ tổng hợp cho từng tài khoản) + Sổ chi tiết cho một số đối tượng. · Ưu điểm: dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phân đều trong tháng , dễ phân công chia nhỏ. Hình thức này thích hợp với mọi loại hình, quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh và hành chính sự nghiệp. · Nhược điểm: ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả của công tác kế toán. 3. Hình thức Nhật ký chứng từ: Đây là hình thức kế toán phát triển cao nhất, nó ké thừa ưu điểm của các hình thức trước đó, đảm bảo tíh chuyên môn hóa cao của sổ kế toán, thực hiện chuyên môn hóa và phân công chuyên môn hóa lao động kế toán. Các loại sổ: + Nhật ký chứng từ + Bảng kê + Bảng phân bổ + Sổ cái + Các sổ chi tiết · Ưu điểm: tránh trùng lặp, giảm khối lượng công việc ghi chép hàng ngày, nâng cao năng suất lao động của người làm công tác kế toán, tiện lợi cho mọi việc chuyên môn hóa cán bộ kế toán. · Nhược điểm: mẫu sổ phức tạp do đó không phù hợp với những đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế hay những đơn vị mà trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán còn yếu. 4.Hình thức Nhật ký chung: Đây là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạhc toán, đặc biệt thuận lợi khi sử dụng máy vi tính để xử lý thông tín kế toán. Số lượng và loại sổ + Một sổ Nhật ký chung + Các sổ chi tiết cần thiết. * Ưu điểm: Thuận tiện đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế toán máy. * Nhược điểm: Một số nghiệp vụ bị trùng lặp do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng mới ghi vào sổ cái.