Bài giảng Xác định yêu cầu

Xác định yêu cầu Xác định yêu cầu Mở đầu  Xác định yêu cầu là gì? Các kỹ thuật phân tích yêu cầu Các kỹ thuật thu thập yêu cầu 1. Mở đầu Vòng đời phát triển hệ thống là quá trình qua đó tổ chức chuyển HTTT hiện thời sang HTTT mới. PTV cần phân biệt HTTT hiện thời và HTTT mới cần xây dựng, sự giống và khác biệt giữa chúng. Nhắc lại, bốn giai đoạn căn bản của vòng đời phát triển hệ thống là: - Lập kế hoạch (Planning).- Phân tích (Analysis).- Thiết kế (Design).- Xây dựng (Implementation). Xác định yêu cầu là một công việc quan trọng mà PTV cần thực hiện trong giai đoạn phân tích. Nhiều HTTT khi xây dựng bị thất bại do việc xác định yêu cầu không được thực hiện cẩn thận hoặc bị xem thường. Việc xác định yêu cầu đòi hỏi PTV chủ yếu làm việc với tổ chức (nhà quản lý, người điều hành, người sử dụng) nhiều hơn là đội ngũ kỹ thuật IT. Các kỹ năng thiết lập quan hệ và truyền thông tốt với tổ chức sẽ giúp PTV thực hiện tốt việc xác định yêu cầu. Xác định yêu cầu Mở đầu Xác định yêu cầu là gì?  Các kỹ thuật phân tích yêu cầu Các kỹ thuật thu thập yêu cầu 2. Xác định yêu cầu là gì? Yêu cầu là gì? Yêu cầu là mệnh đề cho biết HT mới cần phải thực hiện công việc gì, cần phải có những đặc tính gì để có thể đáp ứng nhu cầu của tổ chức. Xác định yêu cầu là gì? Xác định yêu cầu là quá trình PTV làm việc chủ yếu với tổ chức nhằm làm rõ những gì HT mới cần phải làm, những đặc tính gì HT mới cần phải có. Phân biệt: Yêu cầu công việc (business requirements).- Yêu cầu hệ thống (system requirements). Trong giai đoạn phân tích PTV tập trung vào việc xác định các yêu cầu công việc. Do vậy “yêu cầu” trong phần này nên được hiểu là “yêu cầu công việc”. Khi chuyển qua giai đoạn thiết kế, các yêu cầu công việc sẽ được chuyển thành các yêu cầu hệ thống. Các yêu cầu công việc nhấn mạnh đến HT cần phải thực hiện cái gì hoặc có những đặc tính gì (what). Các yêu cầu hệ thống nhấn mạnh đến HT phải thực hiện công việc, hoặc có những đặc tính mong muốn bằng cách nào (how). Đối với yêu cầu công việc: Giai đoạn lập kế hoạch  yêu cầu mang tính tổng quát, trừu tượng. Giai đoạn phân tích  yêu cầu cần cụ thể, rõ ràng, chính xác, khả thi. Khi HT di chuyển theo thời gian từ giai đoạn lập kế hoạch, phân tích, thiết kế và xây dựng thì yêu cầu thay đổi theo. Tổng quát, trừu tượng  cụ thể, rõ ràng.- Ít yếu tố kỹ thuật  nhiều yếu tố kỹ thuật. Chú ý là trong thực tế, không có một ranh giới rõ ràng giữa các yêu cầu công việc và các yêu cầu hệ thống. Do vậy đôi khi người ta gọi công việc “xác định yêu cầu” là “xác định yêu cầu hệ thống”. PTV cần xác định hai loại yêu cầu: Yêu cầu chức năng.- Yêu cầu phi chức năng. Yêu cầu chức năng là yêu cầu liên quan trực tiếp đến những qui trình công việc mà HT cần phải thực hiện, hoặc những dữ liệu mà HT cần phải chứa. Yêu cầu phi chức năng là yêu cầu về những tính chất hoặc đặc tính mà HT cần phải có chẳng hạn như mức độ đáp ứng, hiệu suất làm việc, khả năng truy xuất dữ liệu, độ an toàn của HT. Nắm vững các yêu cầu chức năng sẽ giúp PTV thực hiện tốt việc phân tích các use cases, lập mô hình qui trình và mô hình dữ liệu sau này. Nắm vững các yêu cầu phi chức năng sẽ giúp PTV thực hiện tốt việc chọn lựa kiến trúc cho hệ thống, chọn lựa phần cứng và phần mềm, cũng như thiết kế giao diện sau này. Sau khi xác định yêu cầu, PTV cần tạo ra một bản Báo cáo mô tả yêu cầu (Requirements Definition Report). Báo cáo mô tả yêu cầu liệt kê các yêu cầu chức năng và yêu cầu phi chức năng mà HTTT cần phải đáp ứng. Các yêu cầu cần được đánh số rõ ràng và xác định mức độ ưu tiên. Vai trò Báo cáo mô tả yêu cầu: Cung cấp thông tin định hướng cho việc phân tích và thiết kế. Xác định phạm vi cũng như độ phức tạp của HTTT mới. Khung mục tiêu chung dùng để trao đổi giữa tổ chức và PTV hệ thống. Việc tạo Báo cáo mô tả yêu cầu là một quá trình mang tính lặp và làm mịn dần. Phân tích các yêu cầu chính.- Thay đổi, bổ sung các yêu cầu.- Chi tiết hóa, cụ thể hóa các yêu cầu. Trong thực tế, các yêu cầu có thể thay đổi trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Quản lý các yêu cầu (và phạm vi hệ thống) là một trong những phần khó nhất của quản lý dự án HTTT. Trong quá trình xác định yêu cầu, có thể tổ chức không biết rõ hoặc không biết hết các yêu cầu của HTTT mới, đặc biệt là các yêu cầu phi chức năng. PTV cần phối hợp với tổ chức (nhà lãnh đạo, nhà quản lý, nhà điều hành, nhân viên, …) để giúp tổ chức khám phá, nhận diện các yêu cầu mà HT mới cần đáp ứng. Chú ý PTV cần tránh khuynh hướng đưa ra các yêu cầu hướng vào lợi ích hoặc thuận lợi của PTV mà không gắn liền với nhu cầu công việc, lợi ích của tổ chức. Xác định yêu cầu Mở đầu Xác định yêu cầu là gì? Các kỹ thuật phân tích yêu cầu  Các kỹ thuật thu thập yêu cầu 3. Các kỹ thuật phân tích yêu cầu Làm thế nào để xác định yêu cầu? Dùng các kỹ thuật phân tích yêu cầu.- Kết hợp các kỹ thuật thu thập yêu cầu. Có ba kỹ thuật phân tích yêu cầu mà PTV có thể dùng nhằm giúp tổ chức xác định yêu cầu: Business Process Automation (BPA).- Business Process Improvement (BPI). - Business Process Reengineering (BPR). Nguyên tắc chung của việc phân tích yêu cầu: Tìm hiểu hệ thống hiện thời.- Xác định những gì cần cải tiến, thay đổi.- Phát triển khái niệm hệ thống mới. Chọn lựa kỹ thuật phân tích yêu cầu dựa trên sự đánh giá những thay đổi (qui trình, đặc tính) giữa HT hiện thời so với HT mới. - BPA: Hệ thống mới ít thay đổi.- BPI: Hệ thống mới thay đổi tương đối.- BPR: Hệ thống mới nhiều thay đổi. Kỹ thuật BPA phân tích yêu cầu: BPA nghĩa là tự động hóa qui trình công việc. Qui trình công việc không thay đổi nhiều. Dùng IT tự động hóa một số qui trình. Dành nhiều thời gian tìm hiểu HT hiện thời. Dùng phương pháp phân tích vấn đề (problem analysis), và tìm nguyên nhân gốc (root cause analysis) để xác định những gì cần cải tiến, thay đổi trong HT hiện thời. Tìm hiểu hệ thống hiện thời Xác định những gì cần cải tiến, thay đổi Phát triển khái niệm hệ thống mới Kỹ thuật BPA phân tích yêu cầu Phân tích vấn đề (Problem Analysis). - Yêu cầu NSD xác định vấn đề và giải pháp.- Giải pháp cải tiến thường nhỏ, ít phức tạp.- Những cải tiến không đem lại nhiều giá trị. Tìm nguyên nhân gốc (Root Cause Analysis). - NSD thường đi nhanh đến giải pháp.- Xem xét vấn đề có thực sự là vấn đề không.- Cùng NSD liệt kê các vấn đề, phân loại mức độ quan trọng cần giải quyết, phân tích nguyên nhân thực sự của vấn đề để có giải pháp cải tiến phù hợp. Kỹ thuật BPI phân tích yêu cầu: BPI nghĩa là cải tiến qui trình công việc. Qui trình công việc thay đổi tương đối nhiều. Cải tiến hiệu suất công việc (do things right). Cải tiến hiệu quả công việc (do right things). Dành thời gian tương đối tìm hiểu HT cũ. Dùng phương pháp phân tích thời gian (duration analysis), tính toán chi phí (activity-based costing), so sánh (benchmarking) để xác định những gì cần cải tiến, thay đổi trong HT hiện thời. Tìm hiểu hệ thống hiện thời Xác định những gì cần cải tiến, thay đổi Phát triển khái niệm hệ thống mới Kỹ thuật BPI phân tích yêu cầu Phân tích thời gian (Duration Analysis). Khảo sát thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi qui trình con xử lý công việc.- Tính tổng các thời gian trên để biết thời gian hoàn thành qui trình tổng quát.- Tính thời gian thực tế để hoàn thành qui trình tổng quát.- So sánh hai tổng. Mức chênh lệch lớn chỉ ra qui trình tổng quát không phân hoạch tốt.- Có thể có các giải pháp: Tích hợp, tự động hóa các qui trình con. Thực hiện song song các qui trình con. Tính toán chi phí (Activity-Based Costing). Tính toán chi phí cho mỗi qui trình con.- Cần xem xét chi phí trực tiếp lẫn gián tiếp.- Chi phí trực tiếp như lương, máy móc.- Chi phí gián tiếp như giảm giá, thuê đất.- Chi phí trực tiếp dễ tính hơn gián tiếp. - Xác định xem qui trình con nào tốn nhiều chi phí nhất. Tổ chức cần tập trung cải tiến những qui trình con đó. (Có thể hiểu mỗi qui trình con trong một qui trình tổng quát, hoặc mỗi bước trong một qui trình nói chung.) So sánh (Benchmarking). Benchmarking nhằm nói đến việc nghiên cứu hay tìm hiểu xem các tổ chức khác hoàn thành một qui trình xử lý công việc tương tự như thế nào. Informal benchmarking: Thường dùng cho các qui trình xử lý công việc loại “customer-facing”. Thử tương tác với qui trình xử lý của  tổ chức khác với vai trò khách hàng. Kỹ thuật BPR phân tích yêu cầu: BPR nghĩa là thiết kế lại qui trình công việc. Qui trình sẽ thay đổi nhiều do tổ chức lại. Áp dụng các kỹ thuật quản lý, IT mới. Dành ít thời gian tương đối tìm hiểu HT cũ. Dùng phương pháp phân tích kết quả (outcome analysis), phân tích kỹ thuật (technology analysis) và loại trừ hoạt động (activity elimination) để xác định những gì cần cải tiến, thay đổi trong HT hiện thời. Tìm hiểu hệ thống hiện thời Xác định những gì cần cải tiến, thay đổi Phát triển khái niệm hệ thống mới Kỹ thuật BPR phân tích yêu cầu Phân tích kết quả (Outcome Analysis). Tập trung vào việc xem xét các sản phẩm hoặc dịch vụ mang lại giá trị cho khách hàng. Xem xét các sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức dưới quan điểm của khách hàng. PTV khuyến khích nhà quản lý, nhà tài trợ dự án đóng vai trò, suy nghĩ như khách hàng. Suy nghĩ xem những sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức cho phép khách hàng làm những gì, hoặc chọn lựa những gì.  Phân tích kỹ thuật (Technology Analysis). PTV liệt kê những kỹ thuật quan trọng và đáng lưu tâm. Nhà quản lý liệt kê những kỹ thuật quan trọng và đáng lưu tâm. Hai bên nhóm lại cùng xác định các kỹ thuật sẽ được áp dụng ra sao vào các qui trình công việc. Chúng có thể mang lại những cải tiến và lợi ích gì cho các qui trình.  Loại trừ hoạt động (Activity Elimination). PTV và nhà quản lý phối hợp với nhau xác định xem có thể loại trừ bớt các hoạt động trong từng qui trình công việc hay không. Xác định xem khi một hoạt động được loại khỏi qui trình thì qui trình sẽ được hoàn thành như thế nào và ảnh hưởng ra sao. Giúp nhà điều hành, nhân viên động não xem xét lại tính hợp lý và sự liên quan giữa các bước trong qui trình xử lý công việc.  Nhận xét ba kỹ thuật phân tích yêu cầu BPA, BPI và BPR. Mỗi kỹ thuật đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Không cái nào tốt hơn hẳn cái nào. Trong thực tế các dự án HTTT, cả ba kỹ thuật được sử dụng kết hợp. So sánh ba kỹ thuật trên bốn tiêu chí: Giá trị tiềm năng của qui trình. Chi phí dự án. Phạm vi phân tích các qui trình. Mức độ rủi ro.  So sánh ba kỹ thuật phân tích yêu cầu Xác định yêu cầu Mở đầu Xác định yêu cầu là gì? Các kỹ thuật phân tích yêu cầu Các kỹ thuật thu thập yêu cầu  4. Các kỹ thuật thu thập yêu cầu Các kỹ thuật phân tích yêu cầu: Giúp PTV thấy được sự liên quan giữa HT hiện thời và HT tương lai.- Giúp PTV định hướng tiếp cận với tổ chức để xác định cụ thể các yêu cầu của HT tương lai. Các kỹ thuật thu thập yêu cầu là những cách thức PTV sử dụng khi làm việc với tổ chức nhằm làm sáng tỏ và cụ thể các yêu cầu mà HT tương lai cần phải đáp ứng. Có năm kỹ thuật thu thập yêu cầu: Phỏng vấn.- Phiên làm việc kết hợp (JAD).- Phân tích tài liệu. - Dùng bảng hỏi.- Quan sát. Mỗi kỹ thuật có ưu điểm và nhược điểm riêng. Không có cái nào tốt hơn cái nào. PTV cần dùng phối hợp các kỹ thuật trong quá trình thu thập yêu cầu. Kỹ thuật phỏng vấn (Interviews). Được dùng nhiều nhất. Các bước căn bản: Chọn người phỏng vấn.Xây dựng câu hỏi phỏng vấn.Chuẩn bị cuộc phỏng vấn.Tiến hành cuộc phỏng vấn.Những việc làm sau khi phỏng vấn. Chọn người phỏng vấn (hỏi ai?). Dựa trên nhu cầu thông tin của PTV. Nên thu thập nhiều quan điểm, cách nhìn khác nhau để nhận thức vấn đề đầy đủ hơn. Từ các nhà quản lý, điều hành.Từ các nhân viên thực hiện qui trình.Từ những người liên quan đến dự án. Luôn ghi nhớ cần phải tôn trọng các chính sách, qui định của tổ chức. Các loại câu hỏi phỏng vấn Xây dựng câu hỏi phỏng vấn (hỏi cái gì?). Không nên hỏi những gì mà PTV có thể thu thập từ các nguồn khác (tài liệu, người khác). Bắt đầu quá trình thu thập thông tin nên dùng phỏng vấn không cấu trúc  chủ đề rộng, thông tin tổng quát, ít chi tiết (nhiều câu hỏi mở, ít hoặc vừa phải câu hỏi thăm dò). Đi sâu quá trình thu thập thông tin nên dùng phỏng vấn có cấu trúc  chủ đề hẹp, thông tin cụ thể, nhiều chi tiết (nhiều câu hỏi đóng, nhiều câu hỏi thăm dò). Chuẩn bị cuộc phỏng vấn (cần làm những gì trước khi hỏi?) Liệt kê các câu hỏi. Dự đoán việc trả lời và câu hỏi đi theo. Xác nhận phạm vi chủ đề phỏng vấn. Xác định ưu tiên câu hỏi nếu có ít thời gian. - Chuẩn bị cho người được hỏi: Lịch trình phỏng vấn (bao lâu, ở đâu?). Thông báo lý do phỏng vấn. Thông báo phạm vi chủ đề. Xin lịch hẹn gặp gỡ. Tiến hành cuộc phỏng vấn (hỏi như thế nào?) PTV thể hiện chuyên nghiệp, khách quan. Chú ý lắng nghe và ghi nhận mọi thông tin. Tôn trọng qui định tổ chức nếu cần ghi âm. Bảo đảm PTV hiểu các chủ đề và thuật ngữ. Cần phân biệt sự kiện và ý kiến, quan điểm. Cho người được phỏng vấn cơ hội hỏi. Nhớ nói lời cảm ơn. Nhớ bảo đảm cuộc phỏng vấn đúng giờ. Một số hướng dẫn thực hành phỏng vấn. Cần có thời gian xây dựng quan hệ. Luyện tập khả năng lắng nghe ( nghe). Tư thế lắng nghe tích cực. Lắng nghe cả lời và hành vi không lời. Phát biểu tóm tắt những điểm quan trọng. Nhận thức lỗ hỏng ngữ nghĩa truyền thông. Cần ngắn gọn, cô đọng. Cần chân thành, trung thực. Những việc làm sau khi phỏng vấn (cần làm những gì sau khi hỏi?). Rà soát lại các ghi chép phỏng vấn. Viết báo cáo phỏng vấn. Để người được phỏng vấn xem lại và xác nhận báo cáo phỏng vấn  có thể bổ sung, cập nhật. Tìm kiếm những lỗ hỏng (logic, mơ hồ, không đầy đủ)  dẫn đến những câu hỏi mới, vấn đề mới. Kỹ thuật phiên làm việc kết hợp (JAD – Joint Application Development). Còn được gọi vắn tắt là kỹ thuật JAD. Là kỹ thuật thu thập thông tin cho phép PTV, nhóm thực hiện dự án HTTT, nhà quản lý, người sử dụng ngồi tập trung lại với nhau để xác định, làm sáng tỏ các yêu cầu mà HT cần phải đáp ứng. JAD rất ích lợi trong việc xác định phạm vi hệ thống, tránh những mâu thuẫn trong khi thu thập yêu cầu. Những ai tham gia vào phiên làm việc JAD? Nhà tổ chức JAD, là người được huấn luyện kỹ thuật JAD, đóng vai trò xúc tác và hướng dẫn tiến trình làm việc nhóm. Thư ký, là người ghi lại nội dung các phiên làm việc JAD. Các bên tham gia bao gồm PTV, nhóm thực hiện dự án HTTT, nhà quản lý, nhà điều hành, người sử dụng quan trọng. Phiên làm việc JAD được tổ chức như thế nào? Thời gian từ nửa ngày đến một tuần. Được lập kế hoạch chi tiết và cẩn thận. Địa điểm cần tách khỏi nơi làm việc. Cần sự hỗ trợ của tổ chức về tài chính và phương tiện để có thể tổ chức tốt phiên làm việc JAD. Cần sự hỗ trợ tích cực của nhà quản lý, cho phép những người tham gia không phải làm những công việc hằng ngày. Phòng họp dành cho phiên làm việc JAD Phiên làm việc JAD được tiến hành ra sao? Có lịch trình rõ ràng và qui tắc cụ thể. Một số qui tắc như tôn trọng lịch trình, lắng nghe ý kiến người khác, chấp nhận sự bất đồng ý kiến, mỗi lần chỉ có một người nói. Vai trò người làm xúc tác: Giữ phiên làm việc đi đúng hướng. Bảo đảm mọi người hiểu các thuật ngữ. Giúp hiển thị các ý kiến của nhóm. Có lập trường trung hòa. Viết báo cáo sau phiên làm việc JAD. Quản lý các khó khăn trong phiên làm việc JAD. Giảm tình trạng khống chế, nói ngoài lề. Khuyến khích người ít phát biểu tham gia. Tránh một vấn đề bị lặp đi lặp lại nhiều lần. Tránh bất đồng do từ ngữ dùng khác nhau. Tránh mâu thuẫn không giải quyết được. Cần sự hài hước đúng hoàn cảnh. Với mâu thuẫn thật sự, hoãn thảo luận, tiếp tục đi tới. Đặt mâu thuẫn thành “vấn đề mở”. Kỹ thuật phân tích tài liệu (Document Analysis). Nghiên cứu các tài liệu hiện đang dùng cho hệ thống hiện thời. Các biểu mẫu, báo cáo, tài liệu chính sách, qui định, sơ đồ tổ chức mô tả HT chính thức (formal system). Tìm kiếm những mô tả HT không chính thức (informal system) trong các biểu mẫu, báo cáo bổ sung của NSD. Những gì NSD đề nghị thay đổi trong các tài liệu hiện thời sẽ là yêu cầu của HT mới. Kỹ thuật dùng bảng hỏi (Questionnaires). Tập các câu hỏi được thiết kế sẳn, được gửi đến nhiều người. Có thể ở dạng giấy hoặc ở dạng điện tử (qua e-mail, qua điện thoại, qua fax). Để chọn lựa người trả lời có thể dùng kỹ thuật chọn mẫu từ tập tổng thể. Thiết kế các câu hỏi sao cho rõ ràng và dễ phân tích sau này. Cần có báo cáo kết quả phân tích sự trả lời của những người được hỏi. Một số hướng dẫn thực hành thiết kế bảng hỏi. Bắt đầu với các câu hỏi nhẹ nhàng, thích thú. Nhóm các câu hỏi theo từng phần hợp lý. Không đặt câu hỏi quan trọng ở cuối bảng. Không đặt quá nhiều câu vào một trang. Tránh các chữ hoặc thuật ngữ viết tắt. Tránh các mục, thuật ngữ gây thành kiến. Không đánh số các câu hỏi quá rườm rà. Một số hướng dẫn thực hành thiết kế bảng hỏi. Nên kiểm tra thực hiện thử bảng hỏi trước để tránh các câu hỏi có thể gây nhầm lẫn. Cần giải thích rõ lý do dùng bảng hỏi và tại sao người được hỏi đã được chọn để trả lời. Thông báo rõ thời hạn hoàn thành bảng hỏi cũng như hướng dẫn rõ cách thức trả lời. Không cần thiết có những thông tin cá nhân của người được hỏi. Không quên cảm ơn sự cộng tác của những người được hỏi. Kỹ thuật quan sát (Observation). Quan sát cách thức thực hiện các qui trình xử lý công việc. Nhà quản lý hoặc nhân viên thường không nhớ chính xác và đầy đủ những gì đã làm. Giúp kiểm tra tính hợp lệ của những thông tin thu thập được từ các nguồn khác. Chú ý rằng hành vi con người có thể thay đổi khi người đó bị ai quan sát. Cần kín đáo khi quan sát. Chú ý các thời điểm ít nhất và nhiều nhất. Chọn kỹ thuật thu thập yêu cầu nào? Việc chọn dựa trên các yếu tố sau đây: Loại thông tin. Mức độ chi tiết, sâu sắc của thông tin. Mức độ bao quát, tổng quát của thông tin. Sự tổng hợp các thông tin. Sự liên quan của nhà quản lý, NSD. Chi phí. Khả năng kết hợp các kỹ thuật. Ghi chú: As-is là HT hiện thời, To-be là HT mới Tóm lại, chúng ta đã nói về … Mở đầu  Xác định yêu cầu là gì?  Các kỹ thuật phân tích yêu cầu  Các kỹ thuật thu thập yêu cầu 