Bài giảng về Chức năng hoạch định

CHƯƠNG 5CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH KHÁI NIỆM CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH Ý NGHĨA CỦA HOẠCH ĐỊNH III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU IV.CÁC LOẠI HOẠCH ĐỊNH V. TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH VI. CÁC HÌNH THỨC VÀ PP HOẠCH ĐỊNH I. KHÁI NIỆM 1. Khái niệm Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định giải pháp, hình thành các chương trình hành động (kế họach hành động) để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đã vạch ra. Hoạch định vạch rõ con đường để đi tới mục tiêu. Vấn đề : hoạch định và kế hoạch I. KHÁI NIỆM 2. Mục đích của hoạch định Tư duy có hệ thống Là cầu nối giữa hiện tại và tương lai Cụ thể hóa mục tiêu cần làm và cách thức để đạt được mục tiêu Giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định của yếu tố môi trường Hoạch định sẽ giúp phát huy tinh thần làm việc tập thể Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng II. Ý NGHĨA CỦA HOẠCH ĐỊNH Giúp nhà DN có tư duy hệ thống về những vấn đề liên quan đến sản xuất – kinh doanh Đối phó chủ động với các tình huống KD, giảm thiểu mọi rủi ro Có chính sách và biện pháp nhất quán Tập trung được nguồn lực Phép hợp tối đa những nguồn lực với chi phí thấp nhất, mang lại hiệu quả cao nhất Hoạch định hữu hiệu sẽ làm tiền đề cho các chức năng khác III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU Khái niệm Điều kiện của mục tiêu Các phương pháp triển khai. Các bước triển khai Quản trị theo MBO III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU 1 Khái niệm Mục tiêu là những trạng thái mong đợi (hay kết quả kỳ vọng) mà một đối tượng cần đạt được trong tương lai . Mục tiêu thường là những mốc cụ thể, linh hoạt, phát triển từng bước hướng đến mục đích lâu dài của tổ chức. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU  2. Điều kiện của mục tiêu: phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART Specific - cụ thể, dễ hiểu Measurable – đo lường được Achievable – vừa sức. Realistics – thực tế. Timebound – cĩ thời hạn. Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc SMART thành SMARTER. Trong đĩ, E là engagement - liên kết và Ralevant là thích đáng. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU 2. Điều kiện của mục tiêu Specific - cụ thể, dễ hiểu Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai. Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường. Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU 2. Điều kiện của mục tiêu Measurable – đo lường được Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không? Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU 2. Điều kiện của mục tiêu Achievable – vừa sức. Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi. Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU 2. Điều kiện của mục tiêu Realistics – thực tế. Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..). Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU 2. Điều kiện của mục tiêu Timebound – có thời hạn. Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn. Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU 2. Điều kiện của mục tiêu Engagement – liên kết Công ty phải liên kết được lợi ích của công ty và lợi ích của các chủ thể khác. Khi các bộ phận, nhân viên tham gia thực hiện mục tiêu, họ sẽ được kích thích như thế nào. Nếu công ty không có chế độ này, việc thực hiện mục tiêu sẽ không có hiệu quả. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU 2. Điều kiện của mục tiêu Ralevant - là thích đáng Chỉ tiêu có hữu ích đối với một bộ phận nhưng bộ phận khác lại thờ ơ. Ví dụ mức tồn kho, bộ phận bán hàng luôn muốn mức tồn kho cao trong khi bộ phận tài chính lại muốn mức tồn kho thấp. => Như vậy, mục tiêu phải thích đáng, công bằng với tất cả các bộ phận. 3. Các phương pháp triển khai. PP1: Triển khai từ cấp công ty  cấp bộ phận. Phương pháp này nhanh về mặt thời gian nhưng lại không khuyến khích các bộ phận tham gia vào hoạch định mục tiêu công ty. PP2: Triển khai từ dưới lên. Phương pháp này khuyến khích được các bộ phận nhưng lại chậm và có khi kết quả tổng hợp lại không phù hợp với mong muốn của BGĐ. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU 4 Các bước triển khai MBO Dự thảo mục tiêu cấp cao. Xác định mục tiêu cấp dưới Thực hiện mục tiêu Tiến hành kiểm tra và hiệu chỉnh. Tổng kết và đánh giá. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU III. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU  5. Các bước triển khai MBO Bước 1: Dự thảo mục tiêu cấp cao. Xác định các mục tiêu chung của toàn công ty. (Nhà quản trị cấp cao đề ra những mục tiêu và chiến lược chính cho công ty) Xác định vai trò của các đơn vị cấp dưới tham gia vào việc thực hiện mục tiêu. Đây là các mục tiêu dự kiến, nó có thể được xem xét và điều chỉnh với các mục tiêu của cấp dưới. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU  5. Các bước triển khai MBO Bước 2. Xác định mục tiêu cấp dưới Cấp trên thông báo cho cấp dưới về các mục tiêu, chiến lược của công ty. Cấp trên cùng với cấp dưới bàn bạc thảo luận về những mục tiêu mà cấp dưới có thể thực hiện. Cấp dưới đề ra mục tiêu và cam kết với cấp trên, được cấp trên duyệt và thông qua. Cấp trên đóng vai trò là cố vấn kiên nhẫn, khuyến khích cấp dưới đề ra mục tiêu. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU  5. Các bước triển khai MBO Bước 2. Xác định mục tiêu cấp dưới (tt) Mục tiêu được đề ra phải do sự chủ động của cấp dưới. Mục tiêu đưa ra phải hỗ trợ tốt cho mục tiêu cao hơn và hỗ trợ tốt cho các mục tiêu của các bộ phận khác. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU  5. Các bước triển khai MBO Bước 3. Thực hiện mục tiêu Cấp trên cung cấp các điều kiện và phương tiện cần thiết cho cấp dưới. Cấp dưới chủ động sáng tạo xây dựng và thực hiện kế hoạch. Cấp trên nên trao quyền hạn tối đa cho cấp dưới trong việc thực hiện nhiệm vụ. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU  5. Các bước triển khai MBO Bước 3.1 Kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt) III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU  5. Các bước triển khai MBO Bước 3.2 Huấn luyện về mục tiêu Huấn luyện cho nhân viên về ý nghĩa của mục tiêu. Giải thích các nội dung trong mục tiêu. Giải thích các bước để thực hiện mục tiêu, trách nhiệm của mỗi thành viên tham gia. Giải thích các chính sách và nguồn lực để thực hiện mục tiêu. Đưa ra yêu cầu và mục tiêu của từng nhân viên. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU  5. Các bước triển khai MBO Bước 4. Tiến hành kiểm tra và hiệu chỉnh. Cấp trên định kỳ phải tiến hành kiểm tra việc thực hiện của cấp dưới nhằm điều chỉnh hoặc giúp đỡ kịp thời. Ngay từ khâu hoạch định, cấp trên nên thiết lập một số điểm kiểm soát trọng yếu để dễ dàng theo dõi việc thực hiện mục tiêu. Việc kiểm tra ở đây chỉ giúp cấp dưới thực hiện tốt hơn, không đưa ra sự đánh giá và kết luận. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU  5. Các bước triển khai MBO Bước 5. Tổng kết và đánh giá. Căn cứ mục tiêu đã cam kết và kết quả thực tế, cấp trên sẽ đánh giá công việc của cấp dưới. Thành tích của cấp dưới sẽ căn cứ vào mức độ hoàn thành mục tiêu đã cam kết. III. XÂY DỰNG MỤC TIÊU 5. Quản trị bằng mục tiêu (MBO) (Management By Objectives) Hiện nay các nhà quản lý đang tiếp cận quản lý theo hai hướng chính là: + Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO). + Quản lý theo quá trình – MBP. Vẫn chưa cĩ quan điểm thống nhất về sử dụng phương pháp quản lý nào hiệu quả hơn, nhưng chúng ta cĩ thể tiếp cận hai phương pháp này qua bảng so sánh sau đây. Phương pháp quản lý MBO(Management By Objectives) MBO là một chiến lược hoạch định và đạt được kết quả theo hướng quản trị những mong muốn và nhu cầu thông qua tiếp cận những mục tiêu và sự thỏa mãn của những người tham gia vào quá trình. Nó là sự kết hợp kế hoạch của cá nhân và mong muốn của nhà quản trị nhằm hướng tới kết quả to lớn hơn trong một khoảng thời gian nhất định Phương pháp quản lý MBO(Management By Objectives) Đặc tính MBO là mỗi thành viên trong tổ chức tự nguyện ràng buộc và tự cam kết hành động trong suốt quá trình quản trị theo mục tiêu, từ hoạch định đến kiểm tra. Bốn yếu tố căn bản của MBO : (1) Sự cam kết của quản trị viên cao cấp (trách nhiệm lãnh đạo) với hệ thống MBO. (2) Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung. (3) Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của họ để thi hành kế hoạch chung. (4) Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch này. Phương pháp quản lý MBP Phương pháp quản lý theo quá trình (Management By Process) là phương pháp quản lý dựa trên việc phân loại các hoạt động theo các quá trình, kiểm soát các hoạt động thông qua các hệ thống quy định, luật lệ. Bảng so sánh MBO – MBP. Bảng so sánh MBO – MBP. IV. CÁC LOẠI HOẠCH ĐỊNH 1. Các loại hoạch định Hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp Họach định chiến lược Họach định tác nghiệp KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP KẾ HOẠCH ĐƠN DỤNG KẾ HOẠCH ĐA DỤNG *  1.1. Hoạch định chiến lược Chiến lược là gì? Xác định mục tiêu dài hạn, bao quát toàn bộ tổ chức và chiến lược hành động để thực hiện mục tiêu. Quản trị doanh nghiệp có thể theo một trong bốn chiến lược sau: +Chiến lược tăng trưởng CL tăng trưởng tập trung CL tăng trưởng hội nhập CL tăng trưởng đa dạng hóa +Chiến lược suy giảm +Chiến lược cạnh tranh * 1.2. Hoạch định tác nghiệp Hoạch định tác nghiệp là những hoạch định liên quan đến việc triển khai các chiến lược trong những tình huống cụ thể và ở những thời gian ngắn. Nội dung chủ yếu của hoạch định tác nghiệp là định ra chương trình hành động ngắn, sử dụng các nguồn lực đã được phân bố để hoàn thành nhiệm vụ đề ra Các kế hoạch đơn dụng Các kế hoạch đa dụng (thường trực) * Các kế hoạch đơn dụng Không được lặp lại nguyên xi như kế hoạch trước Chủ yếu là: Chương trình Dự án Ngân sách * Các kế hoạch thường trực Thường được áp dụng trong các hoạt động của công ty, xí nghiệp sản xuất, vì hoạt động thường xuyên lặp đi lặp lại. Các nhà quả trị ít tốn thời gian. Các kế hoạch chủ yếu là: Ngân sách Thủ tục hay thủ tục điều hành Quy tắc, quy định V. TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 1 Quá trình cơ bản của hoạch định Bước 1 : Xác định mục tiêu Bước 2 : Xác định tình thế hiện tại (phân tích môi trường) Bước 3 : Xác định các thuận lợi và khó khăn (phân tích nội bộ) Bước 4 : Xây dựng kế hoạch Bước 5 : Thực hiện kế hoạch Xác định mục tiêu Phân tích Môi trường Phân tích Nội bộ Xây dựng Kế hoạch Triển khai Kế hoạch VI. CÁC HÌNH THỨC VÀ PP HOẠCH ĐỊNH 1. Ma trận phát triển và tham gia thị trường (BCG) VI. CÁC HÌNH THỨC VÀ PP HOẠCH ĐỊNH 2. Ma trận SWOT VI. CÁC HÌNH THỨC VÀ PP HOẠCH ĐỊNH 3. Các chiến lược cạnh tranh của M.Porter