Bài giảng Tổng quan về dự báo trong kinh doanh

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ BÁO TRONG KINH DOANH 1 Giới thiệu „ Dư báo là một việc khó đặc biệt là dư báo vềï , ï tương lai. Victor Borge „ Dự báo giống như bị bịt mắt mà cố gắng lái xe và theo những chỉ dẫn của một người nhìn vào kính hậu. Vô danh 2 Giới thiệu „ Từ cổ xưa dư báo đã đươc áp dung trong cuộc sống ï ï ï hàng ngày, nhưng mang nặng màu sắc thần bí tôn giáo, thể hiện ở các câu tiên tri, lời bói toán. „ Ngày nay, con người vẫn luôn làm và sử dụng dự báo, cả trong công việc lẫn trong cuộc sống hàng ngày của å åhọ. Đe thực hiện những dự báo này, người ta có the tính đến hai loại thông tin: Nh h â á h đi à ki ä hi ä h ø h„ ững n an to oặc eu en en an „ Kinh nghiệm trong quá khứ ở trong một hoàn cảnh tương tự „ Đôi khi người ta dưa nhiều vào thông tin này hơn thông tin 3 ï kia, tùy thuộc vào cách tiếp cận nào có vẻ thích đáng hơn vào lúc đó. Giới thiệu „ Dư báo nhằm những muc đích kinh doanh gồm nhữngï ï phương pháp tương tự. Tuy nhiên trong kinh doanh những phương pháp chính thức hơn được sử dụng để thực hiện dự báo và đánh giá độ chính xác của dự báo. 4 Dự báo là gì? „ Dư báo là nghệ thuật và khoa hoc tiên đoánï ï những sự kiện sẽ xảy ra trong tương lai. „ Chúng ta có thể coi dự báo như một tập hợp ácác công cụ giúp người ra quyet định đưa ra các phán đoán tốt nhất có thể về các sự kiện ltương ai. 5 Dự báo là gì? „ Dư báo là sư tiên đoán có căn cứ khoa hocï ï ï , mang tính chất xác suất về mức độ, nội dung, các mối quan hệ trang thái xu hướng phát , ï , triển của đối tượng nghiên cứu hoặc về cách thức và thời han đat đươc các muc tiêu nhất ï ï ï ï định đã đề ra trong tương lai. B ä â dư b ù Kh K á h h ø Ph ùt t i åo mon ï ao, oa e oạc va a r en, Trường ĐH Kinh tế quốc dân, trang 7. 6 Mục tiêu và mục đích của dự báo „ Ước đoán một cách tốt nhất là mục tiêu chính của dự b ùao. „ Mục đích của việc dự báo là để sử dụng chúng như là đ à ø t t ì h át đị h ø đ ù C ù 2au vao rong quy r n ra quye n nao o. o cách sử dụng dự báo: hoạch định hệ thống và lập kế hoach sử dung hệ thốngï ï . „ Dự báo là cơ sở để dự thảo ngân sách, hoạch định công suất, doanh số, sản xuất và dư trữ, nhân sư, mua ï ï hàng, và v.v.. Dự báo đóng vai trò quan trọng trong tiến trình hoạch định vì chúng làm cho các nhà quản 7 lý có khả năng đoán trước tương lai để họ có thể lập kế hoạch sao cho phù hợp. Mối quan hệ giữa dự báo với công tác lập kế hoach và ra quyết định quản lýï 8 So sánh giữa dự báo và hoạch định DƯ BÁO HOACH ĐỊNHÏ Ï Sản phẩm Tiên đoán có cơ sở khoa hoc Hệ thống chính sách và muc tiêu phát triểnï ï Khả năng Những kết quả dự báo có thể xảy ra với Lựa chọn một phương án tối ưu đạt mục tiêu nhiều phương án khác nhau phát triển Ràng buộc Kết quả dự báo có thể tham khảo cho nhiều h û h å û l ù Hoạch định có địa chỉ cố định cho một chủ h å û l ù 9 c u t e quan y t e quan y Một số ví dụ về các sử dụng dự báo trong các tổ chức kinh doanh Hầu như mọi lĩnh vực chức năng của doanh nghiệp dều sử dụng một loai dư báo nào đó Ví du: ï ï . ï „ Các kế toán viên dựa vào các dự báo về chi phí và thu nhập trong việc lập kế hoạch thuế. „ Phòng nhân sự dựa vào các dự báo khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới và những thay đổi khác trong lực lượng lao động. û è û„ Các chuyên gia tài chính phai dự báo ngân lưu nham duy trì kha năng thanh toán „ Các nhà quản lý sản xuất dưa vào các dư báo để xác định nhu ï ï cầu về nguyên vật liệu và mức dự trữ mong muốn về thành phẩm. á å á 10 „ Các nhà quản lý marketing dùng dự báo doanh so đe thiet lập các ngân sách quảng cáo. Một số ví dụ về các sử dụng dự báo trong các tổ chức kinh doanh „ Trong phần lớn những cách sử dung này các quyết ï , định trong một lĩnh vực có những hậu quả, kết quả trong các lĩnh vực khác. „ → ? 11 Những đặc điểm chung đối với tất cả các dư báo ï „ Các kỹ thuật dự báo thường giả định rằng cùng một hệ thống nhân quả cơ bản tồn tại trong quá khứ sẽ tiếp tục tồn tại trong tương lai „ Dự báo ít khi được hoàn hảo. „ Một dư báo tốt không chỉ là một con số đơn lẻ ï . „ Những dự báo cho các nhóm sản phẩm hay chính xác hơn những dư báo cho các sản phẩm riêng lẻ ï . „ Tầm xa dự báo càng dài, dự báo sẽ càng kém chính ù h 12 xac ơn. „ Không nên sử dụng dự báo để loại bỏ thông tin đã biết. Dự báo chẳng mấy khi hoàn hảo „ Mặc dù sử dụng máy tính và các mô hình toán phức d b ù kh h ûi l ø kh h h h ùtạp, ự ao ông p a a một oa ọc c ín xac. „ Mỗi đối tượng dự báo đều vận động theo một quy luật ø đ ù ät õ đ h át đị h ø đ ù đ à thời tnao o, mo quy ạo n a n nao o, ong rong quá trình phát triển nó luôn luôn chịu sự tác động của môi trường hay các yếu tố bên ngoài Bản thân môi . trường hay các yếu tố tác động không phải đứng im mà luôn luôn trong trạng thái vận động và phát triển không ngừng. „ Về phía chủ thể dự báo, những thông tin và hiểu biết 13 về đối tượng ở tương lai bao giờ cũng nghèo nàn hơn hiện tại. Dự báo chẳng mấy khi hoàn hảo „ Một câu nói đáng nhớ của McCarthy (là người đề xuất 4P trong Marketing): “Các dự đoán sai có thể dẫn đến chiến lược yếu kém, còn không dự đoán gì hết thì ù å Đi à ø t ướ ì õ d ã đ á qua ngu xuan. eu nay r c sau g cung an en phá sản.” (Nguyễn Tấn Phước Phương pháp thưc hiện Luận văn tốt , ï nghiệp & Tiểu luận báo cáo thực tập, tr. 62) 14 Tầm xa dự báo càng dài, dự báo sẽ càng kém chính xác hơn „ Dư báo ngắn han có khuynh hướng chính xác hơn dự ï ï báo dài hạn. Lý do là có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu thay đổi hàng ngày, nếu kéo dài thời gian dự báo, độ chính xác có khả năng giảm đi. Do vậy, cần phải thương xuyên cập nhật và hoàn thiện ù h h ù d b ùcac p ương p ap ự ao 15 Các yếu tố của một dự báo tốt „ Dự báo nên tiến hành đúng lúc (timely). b ù à h ûi h h ( ) ø ù đ„ Dự ao can p a c ín xác accurate va mưc ộ chính xác nên được nói rõ. D b ù à h ûi đ ù i ä ( li bl ) ù à h ûi„ ự ao can p a ang t n cay re a e ; no can p a làm một cách nhất quán, trước sau như một. à û ã è å„ Dự báo can phai dien đạt bang những đơn vị (đe tính toán) có ý nghĩa (meaningful units). à„ Dự báo can phải viết ra giấy (in writing). „ Kỹ thuật dự báo cần phải dễ hiểu và dễ sử dụng. 16 „ Dự báo cần phải sinh lợi: Những lợi ích phải có nhiều giá trị hơn chi phí Phân loại dự báo „ Theo đối tượng dự báo: dự báo kinh tế, dự báo tiến bộ khoa hoc công nghệ dư báo dân số và nguồn nhân ï , ï lực, dự báo xã hội và dự báo môi trường sinh thái „ Theo tầm xa dư báo: dư báo tác nghiệp dư báo ngắn ï ï , ï hạn, dự báo trung hạn và dự báo dài hạn „ Theo chức năng của dư báo: dư báo định mức, dư báo ï ï ï nghiên cứu và dự báo tổng hợp „ Theo quy mô, cấp độ của đối tượng dự báo: dự báo vĩ mô và dự báo vi mô „ Theo hình thức biểu hiện của kết quả dự báo: dự báo 17 số lượng và dự báo chất lượng „ Theo kết quả: dự báo điểm và dự báo khoảng Dự báo trong kinh doanh „ Dư báo trong kinh doanh nói đến không chỉ dư báọ ï nhu cầu. Dự báo còn được sử dụng để tiên đoán lợi nhuận, thu nhập, chi phí, thay đổi năng suất, giá cả và khả năng có được năng lượng và nguyên vật liệu thô, lãi suất, biến động của các chỉ báo kinh tế then chốt (GDP l h ù á i à û hí h h û) ø i ù, ạm p at, so t en vay cua c n p u va g a các cổ phiếu và trái phiếu. C ù t å hứ thườ d ø 3 l i dư b ù hí h đ å l ä„ ac o c c ng ung oạ ï ao c n e ap kế hoạch vận hành tương lai của mình: dự báo kinh tế dư báo công nghệ và dư báo nhu cầu 18 , ï ï . Trách nhiệm chuẩn bị dự báo nhu cầu „ Nói chung trách nhiệm chuẩn bị dư báo nhu cầu , ï trong các tổ chức kinh doanh là việc của bộ phận tiếp thị hay bán hàng chứ không phải bộ phận vận hành. „ Những dự báo do bộ phận vận hành tạo ra thường là dự báo nhu cầu hàng dự trữ, nhu cầu nguồn lực, yêu cầu thời gian, và v.v… 19 Một số vấn đề liên quan đến dự báo „ Thời đoan dư báo ï ï „ ngày, tuần, tháng, quý, năm T à dư b ù„ am xa ï ao „ = f(mục đích dùng dự báo) é„ ngan hạn, trung hạn, dài hạn „ Vòng đời của sản phẩm „ Giới thiệu, tăng trưởng, bão hoà, suy thoái 20 Thời đoạn dự báo „ là tần suất thời gian mà số liệu phục vụ cho dự báo đươc th thậpï u „ có thể là ngày, tuần, tháng, quý, năm h h ä ø b û h á û đ ái à h h ä„ p ụ t uoc vao an c at cua o tượng ta tan t u t ap thông tin Tỷ giá ngoai tệ: theo ngày vì tỷ giá thay đổi từng ngày„ ï „ GDP: theo năm vì GDP được định nghĩa theo năm „ Nếu ta sử dung kỹ thuật dư báo định lương thì các số ï ï ï liệu lịch sử phải ở cùng thời đoạn. Nếu không bạn phải có những phương pháp xử lý thích hợp để 21 chuyển dữ liệu về thời đoạn phù hợp. Tầm xa dự báo „ là khoảng cách thời gian tối đa từ hiện tại đến thời đi å h ù bi å d b ùem p at eu ự ao. „ có thể gồm một hoặc nhiều thời đoạn dự báo. Ví dụ hư thời đ dư b ù l ø t à thì t à dư b ù ù th ån oạn ï ao a uan am xa ï ao co e là một tuần kế tiếp (dự báo trước 1 thời kỳ), hoặc tầm xa dư báo là hai tuần kế tiếp (dư báo trước 2 thời kỳ) ï ï „ Nhìn chung người ta phân loại tầm xa dự báo một cách tương đối như sau: „ Dự báo ngắn hạn: từ 1 tháng đến 3 tháng „ Dự báo trung hạn: 3 tháng đến 2 năm 22 „ Dự báo dài hạn: 2 năm trở lên Vòng đời sản phẩm Doanh số ($) 23 Giới thiệu Tăng trưởng Bảo hoà Suy thoái t0 Vòng đời sản phẩm & dự báo „ Những sản phẩm nằm trong hai giai đoan đầu của ï vòng đời sản phẩm cần được dự báo dài hạn hơn khi chúng đang ở các giai đoạn bảo hoà và suy thoái. „ Trong giai đoạn đầu có rất ít hoặc hầu như không có sẵn số liệu nên cần dùng dư báo định tính nhiều hơn ï là định lượng. „ Ở giai đoan suy thoái có rất nhiều số liệu nhưng ï chúng lại không thể giúp ta tiên đoán kiểu suy thoái xảy ra như thế nào. 24 Các phương pháp dự báo Định tính Định lương (dựa trên phán đoán) „ Lấy ý kiến của ban quản ï (dựa trên dữ liệu) „ Chuỗi thời gian lý điều hành „ Tổng hợp ý kiến của lực bình q ân di động ( )1 1 2Yˆ Y ,Y ,Y ,t t t tf+ − −= K lượng bán hàng „ Phương pháp Delphi „ u „ san bằng mũ „ đường xu hướng tuyến tính „ Điều tra thị trường người tiêu dùng „ Nhân quả ( )1 2 3Yˆ X ,X ,X ,f= K 25 26 Ví dụ „ Nếu ta muốn dư báo số máy chà lúa bán ra trong tuần ï này, ta dùng số lượng máy chà lúa bán ra được trong tuần rồi để làm dự báo. „ Mô hình nhân quả dùng dự báo số máy chà lúa được bán ra có thể bao gồm các yếu tố như sản lượng thu hoạch vụ mùa năm nay, ngân sách quảng cáo, giá bán của đối thủ cạnh tranh. 27 Các phương pháp dự báo định lượng „ đã chứng tỏ là hữu ích trong việc đưa ra những tiên đoán tốt hơn về quá trình diễn biến của các sự kiện trong tương lai. „ Tầm quan trọng của các phương pháp định lượng trong dự báo đã được Charles W. Chase, Jr. nhấn Âmạnh. Ong nói: “Dự báo là sự kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật. Giống như hầu hết mọi việc trong kinh d h t é 80/20 õ ù d ø i ä dư b ùoan , quy ac cung ap ụng vao v ec ï ao. Nói chung các dự báo được xây dựng dựa trên toán hoc là 80% và dưa trên phán đoán là 20% ” 28 ï ï . Sử dụng máy tính và dự báo định lượng „ Máy vi tính hiện là công cu tính toán chủ yếu trong ï việc chuẩn bị các dự báo. „ Những thay đổi nhanh chóng về công nghệ đã làm cho các máy tính để bàn (hay xách tay) có thể lưu trữ và xử lý những khối lương lớn dữ liệu rất nhanh. Phần ï mềm dễ sử dụng làm cho ta dễ dàng và mau chóng sử dụng thành thạo các chương trình dự báo. „ Tuy nhiên, có một sự nguy hiểm trong việc sử dụng phần mềm dự báo đóng hộp, trừ phi bạn biết rõ các 29 khái niệm mà chương trình dựa vào. Các phương pháp dự báo „ Ít có phương pháp nào vươt trội hơn cả ï . „ Các mô hình định lượng có vẻ nhất quán và chính xác hơn do “tính khách quan” vốn có của chúng trong , thực tế kết quả còn tùy trường hợp. Các phương pháp định lượng thường được sử dụng cho các dự báo ngắn và trung hạn. „ Với tầm dự báo dài hơn hoặc trong hoàn cảnh không ổn định (khả năng xảy ra một cuộc chiến, thay đổi chính phủ, đổi mới công nghệ chủ yếu, …) phương å á 30 pháp luận dự báo định tính thường có the tot hơn. Sử dụng nhiều dự báo „ Dự báo thành công thường đòi hỏi một sự kết hợp kh ù l ù û h h ø kh h i h hieo eo cua ng ệ t uật va oa ọc. K n ng ệm, óc phán đoán và ý kiến của giới chuyên môn đều giữ một vai trò trong việc phát triển các dư báo hữu ích ï . „ Chúng ta có thể phối hợp hai phương pháp dự báo định tính và định lương với nhau Có nghĩa là dùng ï . mô hình toán học rồi dùng phán xét kinh nghiệm của người quản trị để điều chỉnh lại. „ Hẳn sẽ là khôn ngoan khi “đi nước đôi”, bằng cách sử dụng hai hay nhiều dự báo. Điều này có thể dẫn đến 31 việc đưa ra một dự báo “lạc quan nhất”, một dự báo “bi quan nhất” và một dự báo “có khả năng nhất”. Tổng quan các phương pháp định tính „ Lấy ý kiến của ban quản lý điều hành „ Các nhà quản lý điều hành cao cấp cùng nhau hội ý, đôi khi suy rộng (augment) nhờ các mô hình thống kê „ Tổng hợp ý kiến của lực lượng bán hàng „ Các số lượng hàng bán ước đoán của từng người bán å å é àhàng được tham định đe đoan chac là nó hiện thực, roi được kết hợp lại „ Điều tra thị trường người tiêu dùng „ Hỏi khách hàng „ Phương pháp Delphi 32 „ Nhóm chuyên gia, đượchỏi lặp đi lặp lại Lấy ý kiến của ban quản lý điều hành „ Gồm có một nhóm nhỏ các nhà quản trị cao cấp tham gia „ Ước đoán theo nhóm nhu cầu bằng cách làm việc ø hcung n au „ Kết hợp kinh nghiệm quản lý với các mô hình thống kê „ Khá nhanh „ Sự bất lợi ‘Tư duy theo nhóm’ 33 © 1995 Corel Corp. Tổng hợp ý kiến của lực lượng bán hàng „ Mỗi một người bán hàng dư ï kiến số lượng hàng bán ra của mình Doanh số „ Được kết hợp ở cấp quận/ huyện & cấp quốc gia „ Các đại diện bán hàng biết ước muốn của khách hàng „ Có khuynh hướng lạc quan quá mức © 1995 Corel Corp. 34 Điều tra thị trường người tiêu dùng „ Hỏi khách hàng về các Tuần tới, anh sẽ sử kế hoạch mua sắm Nhữ ì ười ti â nhiêu giờ? dụng Internet bao „ ng g ng eu dùng nói, và những gì ho thưc sư làm thườngï ï ï khác nhau Đ âi khi kh ù t û l øi„ o o ra ơ © 1995 Corel Corp. 35 Phương pháp Delphi „ Nhóm quá trình lặp đi lặp lại „ 3 loai người Người ra quyết định (Doanh số?) á ï „ Những người ra quyết định Điều phối viên (điều tra Doanh số (Doanh so sẽ là 50!) „ Những nhân viên, điều phối viên Những chuyên gia C ù h â i sẽ là bao nhiêu?) „ „ Giảm ‘tư duy theo nhóm (group-think)’ ac c uyen g a (Doanh số sẽ là 45, 50, 55) 36 Phương pháp Delphi „ Delphi là một vùng đất đao (thánh địa) của Hy Lap ï ï cổ đại, ở đó có những nhà hiền triết hay tiên đoán tương lai, chuyên cung cấp cho các bậc vua chúa lúc bấy giờ những lời khuyên (trên cơ sở tiên đoán) trong việc trị vì, đặc biệt là trong các cuộc tấn công quân h ø h û b ø õi h ë i ûi á ù äsự, p ong t u ơ co oac g a quyet cac cuoc xung đột xã hội. Phươ h ù D l hi d h i k õ ư ười M õ O„ ng p ap e p o a y s ng y . Helmer và N. Dalkey đề xuất và công bố vào năm 1964 nó đã đươc sử dung để tiên đoán những thành 37 . ï ï tựu khoa họ lớn sẽ xuất hiện vào cuối thế kỷ 20. Ưu điểm của các phương pháp định tính „ Các phương pháp dư báo định tính đôi khi đươc coi là ï ï đáng mong muốn vì chúng không cần đến bất kỳ kiến thức đặc biệt về toán của cá nhân có liên quan. „ Các phương pháp chủ quan đã được những người sử dung chấp thuận rộng rãi.ï „ Thường có hàm lượng thông tin quan trọng trong các phương pháp chủ quan . 38 Nhược điểm của các phương pháp định tính „ Chúng hầu như luôn luôn chệch . „ Chúng không phải lúc nào cũng chính xác qua thời gian. „ Một người cần có nhiều năm kinh nghiệm mới biết ù h h å h ä ù h i ù h ø h h õ dcac c uyen n an xet t eo trực g ac t an n ưng ự báo tốt. 39 Những trường hợp sử dụng phương pháp định tính „ Có ít hay không có dữ liệu quá khứ về hiện tương cần ï dự báo. Ví dụ như dự báo nhu cầu sản phẩm mới. „ Môi trường liên quan có thể không ổn định trong tầm xa dự báo. Nh õ d b ù ù à d øi h ú h h â 3„ ưng ự ao co tam xa a , c ang ạn n ư tren năm đến 5 năm. 40 Cách cải tiến dự báo định tính „ Tiêu chuẩn hoá quy trình „ Giám sát các dự báo „ Tạo ra những khích lệ để dự báo chính xác 41 Nguồn dữ liệu „ Tuỳ vào phương pháp dự báo được chọn: „ Phương pháp naive phân tích chuỗi thời gian san bằng , , mũ và các mô hình ARIMA chỉ cần chuỗi số liệu sẽ được dự báo. à û û ã ᄠPhương pháp hoi quy bội đòi hoi phai có chuoi so liệu cho mỗi biến được đưa vào mô hình dự báo. „ Nguồn dữ liệu hiển nhiên nhất là hồ sơ nội bộ của chính tổ chức „ Doanh số sản phẩm, hồ sơ về công việc và sản xuất, tổng thu nhập, hàng gủi, các đơn đặt hàng đã nhận, hồ sơ tồn kho, và v.v… T hi â ù å h ù l i h ø kh â l á li ä 42 „ uy n en, cac to c ưc ạ t ương ong ưu trữ so eu dưới dạng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển các mô hình dự báo. Nguồn dữ liệu l Thường thì dữ liệu theo tháng và/hoặc quý bị vứt bỏ sau ba hay bốân năm. l Nhận được sự hợp tác cần thiết để có được dữ liệu nội bộ dưới dạng hữu ích và đúng lúc cũng là một vấn đề. „ Dữ liệu cần thiết đến từ bên ngoài doanh nghiệp: các hiệp hội nghiệp chủ, các dịch vu của chính phủ và ï của hiệp hội. „ Internet 43