Bài giảng Tổ chức

I. KHAÙI NIEÄM Trong tieán trình quaûn trò, sau khi ñaõ xaùc ñònh ñöôïc muïc tieâu vaø caùch thöùc ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu töùc laø hoaïch ñònh, böôùc keá tieáp cuûa caùc nhaø quaûn trò phaûi laøm laø tieán haønh caùc coâng taùc toå chöùc. Ñaây laø chöùc naêng thöù hai cuûa nhaø quaûn trò, coù lieân quan ñeán vieäc löïa choïn coâng vieäc phaûi laøm, nhöõng ngöôøi naøo laøm coâng vieäc ñoù, nhöõng coâng vieâïc ñoù ñöôïc phoái hôïp nhö theá naøo, ai phaûi baùo caùo cho ai vaø nhöõng quyeát ñinh ñoù laøm ôû ñaâu. Noùi khaùc ñi, coâng taùc toå chöùc bao goàm vieäc thaønh laäp neân caùc boä phaån trong toå chöùc ñeå ñaûm nhieäm nhöõng hoaït ñoäng caàn thieát vaø xaùc ñònh caùc moái quan heä veà nhieäm vuï, quyeàn haønh vaø traùch nhieäm giöõa caùc boä phaän ñoù. Muïc tieâu cuûa coâng taùc toå chöùc laø taïo neân moät moâi tröôøng noäi boä thuaän lôïi cho coâng taùc quaûn trò. Sau khi nghieân cöùu nhöõng khaùi nieäm chung veà coâng taùc toå chöùc, veà taàm haïn quaûn trò, troïng taâm cuûa chöiông naøy seõ daønh cho söï nghieân cöùu veà: Söï phaân chia quyeàn haønh trong quaûn trò. Söï uyû quyeàn. Cô caáu toå chöùc quaûn trò. Baây giôø, chuùng ta haõy nghieân cöùu moät vaán ñeà chung vaø quan troïng cuûa toå chöùc: taàm haïn quaûn trò cuûa nhaø doanh nghieäp. TAÀM HAÏN QUAÛN TRÒ Taàm haïn quaûn trò ( Span of Management) hay coøn goïi laø taàm haïn kieåm soaùt laø khaùi nieäm ñöôïc duøng ñeå chæ soá löôïng nhaân vieân caáp döôùi maø moät phaàn quaûn trò coù theå ñieàu khieån, giaùm saùt ñöôïc tröïc tieáp vaø coù hieäu quaû. Theo kinh nghieäm cuûa quaûn trò, taàm haïn toát nhaát cho moät naø quaûn trò laø töø 4 – 8 nhaân vieân thuoäc caáp. Con soá naøy coù theå taêng leân 12 –16 ngöôøi, trong tröôøng hôïp nhaân vieân döôùi quyeàn chæ laøm nhöõng coâng vieäc ñôn giaûn cuï theå. Taàm haïn quaûn trò caøng nhoû ñi khi ta ñi, töø caáp thaáp ñeán caáp cao hôn. Taàm haïn quaûn trò roäng öùng vôùi soá caáp quaûn trò ít vaø taàm haïn quaûn trò heïp laøm Taêng soá caáp quaûn trò. Moái quan heä giöõa taàm haïn quaûn trò vaø soá caáp quaûn trò ñöôïc theå hieän treân caùc hình 7- 1a vaø hình 7- 1b Taàm haïn quaûn trò heïp Öu ñieåm: Gíam saùt chaët cheõ Löu thoâng nhanh giöõa caáp treân vaø caáp döôùi Nhöôïc ñieåm: Caáp treân deã can thieäp quaù saâu vaøo coâng vieäc cuûa caáp döôùi Toán keùm do coù nhieàu caáp quaûn trò Khoaûng caùch quaù xa giöõa caáp cao nhaát vaø caáp thaáp nhaát  Caùc cô caáu toå chöùc doanh nghieäp vôùi taàm quaûn trò heïp Taàm haïn quaûn trò heïp Öu ñieåm: Caáp treân buoäc phaûi phaân chia quyeàn haïn Nhöôïc ñieåm: Tình traïng quaù taûi ôû caáp treân deã daãn ñeán aùch taéc caùc quyeát ñònh Phaûi coù chính saùch roõ raøng Coù nguy coù caáp treân khoâng kieåm soaùt noåi Caáp döôùi phaûi ñöôïc löïc choïn caån thaän Caàn coù caùc nhaø quaûn trò coù chaát löôïng ñaëc bieät VÍ DUÏ: Coù hai doanh nghieäp cuøng coù 4096 coâng nhaân vieân thöøa haønh. Taàm haïn quaûn trò cuûa moãi doanh nghieäp laø 4 coøn cuûa doanh nghieäp kia laø 8. Nhö vaäy moãi caáp quaûn trò seõ nhö sau ñoái vôùi moãi doanh nghieäp. Taàm haïn quaûn trò = 4 Taàm haïn quaûn trò = 8Soá löôïng CNV = 4096 Soá löôïng CNV = 4096Soá löôïng QTV = 1365 Soá löôïng QTV = 585  Nhö vaäy, neáu môû roäng taàm haïn töø 4 leân 8 thì coù theå tieát kieäm ñöôïc soá quaûn trò vieân la:ø 1365 – 585 = 780 ngöôøi. Trong ñieàu kieän ôû Mó, neáu löông bình quaân cuûa moät nhaø quaûn trò laø 30.000 USD/ naêm thì soá tieàn môû roäng taàm haïn quaûn trò seõ laø: 780 QTV x 30.00 ñ = 23.400.000 USD/ naêm Thoâng thöôøng, chuùng ta khoâng thích nhöõng boä maùy toå chöùc coù nhieàu caáp trung gian, vì laøm chaäm treã vaø leäch laïc söï thoâng ñaït cuõnh nhö tieán trình giaûi quyeát coâng vieäc trong xí nghieäp. Ai cuõnh muoán boû bôùt caáp trung gian ñeå coù ñöôïc boä maùy goïn nheï, ñôõ toán keùm, deã quaûn trò vaø deã kieåm tra. Nhö ta ñaõ thaáy, neáu taàm haïn quaûn trò roäng seõ coù ít caáp. Neáu taàm haïn quaûn trò heïp seõ coù nhieàu caáp. Do ñoù muoán giaûi quyeát caùc caáp trung gian trong boä maùy quaûn trò, caàn xaùc ñònh taàm haïn quaûn trò roäng ñeán möùc naøo. Söï xaùc ñònh naøy khoâng theå chuû quan vì coù raát nhieàu yeáu toá aûng höôûng ñeán taàm haïn quaûn trò. Taàm haïn quaûn trò roäng chæ thöïc hieän coù keát quaû khi nhaø quaûn trò ñöïôc ñaøo taïo toát , coù ñaày ñuû naêng löïc. Khi caáp döôùi coù trình ñoä khaù, khi coâng vieäc oån ñònh, coù keá hoaïch roõ raøng ít thay ñoåi vaø caáp döôùi ñaõ ñöôïc caùc nhaø quaûn trò caáp treân uyû quyeàn haønh ñoäng khaù cuï theå. Traùi laïi, neáu naêng löïc cuûa nhaø quaûn trò coù haïn cheá, trình ñoä caáp döôùi khoâng cao, hoaëc khi coâng vieäc cuûa caáp döôùi thöôøng xuyeân thay ñoåi, coâng vieäc khoâng coù keá hoaïch roõ raøng thì taàm haïn quaûn trò heïp laïi thích hôïp hôn. 7.4.Thieát keá toå chöùc coâng vieäc, toå chöùc nhaân söï vaø vaên hoaù toåchöùc 7.4.1. Moät soá phöông phaùp thieát keá toå chöùc coâng vieäc (290) Chuyeân moân hoaù coâng vieäc Xoay voøng coâng vieäc Môû roäng coâng vieäc Phong phuù coâng vieäc Toå chöùc Nhoùm Phaân bieät Kyõnaêng, kyõ xaûo, coâng vieäc & thao taùc, (Öu nhöôïc ñieåm cuûa töøng phöông phaùp?) BAÛNG MOÂ TAÛ COÂNG VIEÄC Bai tap: PHAÂN TÍCH COÂNG VIEÄC Ñaàu vaøo Khaâu tröôùc Coâng vieäc chuû yeáu Ñaàu ra SP/DV Thuû tuïc quy höôùng daãn --------------------------------- Yeâu caàu veà chuyeân moân --------------------------------- Caùc taøi lieäu caàn tham khaûo --------------------------------- Caùc ñieàu kieän caàn ñaùp öùng --------------------------------- Quy trình Thieát keá toå chöùc coâng vieäc (299) Toå chöùc caùn boä vaø yeâu caàu cuûa coâng taùc naøy (300-305) Vaên hoaù toå chöùc: khaùi nieäm, nhöõng ñaëc tröng vaø caùc yeáu toá aûnh höôûng (305 -308) 7.5. QUYEÀN HAÏN (authority ), QUYEÀN LÖÏC (power) & UYÛ QUYEÀN (delegation of authority) TRONG QUAÛN TRÒ(308) 1.Khaùi nieäm veà quyeàn haïn vaø quyeàn löïc/quyeàn haønh Quyeàn haïn & quyeàn löïc laø quyeàn ñöôïc ñònh ñoaït vaø söùc maïnh ñeå baûo ñaûm vieäc thöïc hieän quyeàn ñoù. Trong QTrò, quyeàn haïn vaø quyeàn löïc ñöôïc theå hieän thoâng qua quyeàn ra quyeát ñònh hay ñöa ra caùc chæ thò. Laø naêng löïc cuûa nhaø QT khi yeâu caàu hoaëc ñieàu khieån caáp döôùi phaûi haønh ñoäng theo söï chæ ñaïo cuûa mình. Laø coâng cuï cuûa nhaø quaûn trò. Muoán quaûn trò phaûi coù quyeàn haønh. Quyeàn haønh cuûa nhaø QT cuõng coù giôùi haïn. Coù ngöôøi cho raèng quyeàn haønh quaûn trò xuaát phaùt töø chöùc vuï. Moãi chöùc vuï coù nhöõng quyeàn haønh nhaát ñònh. Khi maát chöùc vuï thì cuõng maát quyeàn haønh ñaõ giöõ. Gíam ñoác moät xí nghieäp coù quyeàn haønh vì oâng ta laø moät giaùm ñoác. Quan nieäm ñuùng nhöng chöa ñuû, vì khoâng giaûi thích ñöïôc hieän töôïng coù giaùm ñoác ra leänh maø nhaân vieân khoâng thi haønh, töùc laø nhaân vieân khoâng thöøa nhaän quyeàn haønh cuûa giaùm ñoác. Coù ngöôøi cho raèng quyeàn haønh xuaát phaùt töø söï chaáp nhaän cuûa caáp döôùi. Chöøng naøo giaùm ñoác ra leänh vaø caáp döôùi chaáp nhaän vaø laøm theo leänh ñoù thì giaùm ñoác coù quyeàn. Tuy nhieân, trong thöïc teá coù nhieàu tröôøng hôïp caáp döôùi phuû ñònh quyeàn haønh cuûa caáp treân, khoâng coù yù chaáp haønh neáu khoâng bò cöôõng böùc, eùp buoäc… 5 loaïi quyeàn löïc power (söùc maïnh) Quyền lực đến từ chức vụ (position power); Quyền lực đến từ nhiệm vụ (task power); Quyền lực đến từ kiến thức (knowlegde power); Quyền lực đến từ mối quan hệ (relationship power); Quyền lực cá nhân (personal power). Trong quản trị mỗi người đều có thể có, hoặc cả năm hoặc chỉ là một trong số đó, nhöng quan trọng hơn là cách chúng ta sử dụng nó như thế nào. “Nếu chúng ta sử dụng hết quyền lực của mình để phát triển bản thân cũng như giúp những người khác trong công ty thì chính là chúng ta đang rèn luyện khả năng tự lãnh đạo”. Nhaø quaûn trò ñöôïc giao quyeàn phuï traùch moâït ñôn vò vôùi moät chöùc vuï, cöông vò nhaát ñònh. Hoï caàn hieåu roõ muïc tieâu, nhieäm vuï, quyeàn haïn ñöôïc giao, moái quan heä thoâng tin giöõa caùc caáp quaûn trò. Treân cô sôû xaùc ñònh roõ chöùc naêng nhieäm vuï cuûa mình hoï môùi coù theå ñoùng goùp nhieàu hôn vaøo vieäc hoaøn thaønh muïc tieâu cuûa doanh nghieäp. Coi nheï nguyeân taéc naøy, deã daãn ñeán nguy cô laãn loän chöùc naêng nhieäm vuï, khoâng bieát ai seõ phaûi laøm gì? Ñeå caáp döôùi chaáp nhaän quyeàn haønh cuûa nhaø quaûn trò, Barnard ñöa ra 4 yeâu caàu caàn phaûi coù: Phaûi coù söï thoâng ñaït toát Nhöõng yeâu caàu cuûa laõnh ñaïo phaûi laøm cho thuoäc caáp phaûi tin töôûng raèng chaéc chaén khoâng traùi ngöôïc vôùi muïc tieâu toå chöùc. Phaûi cho thuoäc caáp tin töôûng raèng nhöõng gìnhaø QT yeâu caàu phuø hôïp vôùi lôïi ích cuûa anh hoï vôùi tö caùch laø moät caù nhaân trong toå chöùc. Yeâu caàu phaûi phuø hôïp vôùi khaû naêng vaät chaát vaø tinh thaàn ñeå thi haønh cuûa caáp döôùi. Neáu nhaø quaûn trò duøng bieän phaùp cöôõng böùc, ñe doaï, vì nhaân vieân vì sôï maø phaûi laøm nhöng thieáu nhieät tình. Neáu nhaø quaûn trò duøng bieän phaùp mua chuoäc baèng quyeàn lôïi, nhaân vieân seõ laøm vieäc vôùi thaùi ñoä tính toaùn, caân nhaéc theo möùc ñoä lôïi haïi ñoái vôùi baûn thaân. Neáu muoán nhaân vieân laøm vieäc laøm vieäc haêng haùi, luoân luoân quan taâm ñeán lôïi ích chung cuûa xí nghieäp thì nhaø quaûn trò neân söû duïng quyeàn haønh moät caùch kheùo leùo trong tinh thaàn hôïp taùc vôùi caáp döôùi vì muïc tieâu chung. 7.5.2. UYÛ QUYEÀN TRONG QUAÛN TRÒ (312) Ñònh nghóa: Laø giao phoù traùch nhieäm quyeàn haïn vaø traùch nhieäm cho ngöôøi khaùc ñeå hoï thay quyeàn thöïc hieän moät nhieäm vuï rieâng bieät. Trong quaûn trò, Uyû quyeàn khoâng coù nghóa laø giao quyeàn moät caùch vónh vieãn. Quyeàn löïc ñöôïc giao coù theå ñöôïc thu hoài. Vieäc uyû quyeàn coù theå raát cuï theå ñöôïc thöïc hieän baèng vaên baûn hay baèng mieäng.  Quy trình uûy quyeàn: Döïa vaøo keát quaû caàn phaûi hoaøn thaønh cuûa töøng nhieäm vuï hoaëc töøng muïc tieâu Ñaùnh giaù löïa choïn ngöôøi coù naêng löïc thöïc hieän Uyû nhieäm traùch nhieäm vaø giao quyeàn löïc, quyeàn haïn Xaùc ñònh traùch nhieäm caù nhaân giöõa ngöôøi uûy quyeàn vaø ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn Nguyeân taéc uyû quyeàn (312) UÛy quyeàn tröïc tieáp Traùch nhieäm roõ raøng Quyeàn lôïi nghóa vuï vaø traùch nhieäm phaûi haøi hoaø Noäi dung vaø giôùi haïn quyû quyeàn phaûi roõ raøng Töï giaùc Cung caáp ñaày ñuû thoâng tin Cô cheá vaø phöông phaùp kieåm tra cuï theå