Bài giảng Thiết lập và sử dụng quyền lực trong quản lý

14- Thiết lập và sử dụng quyền lực trong quản lý PGS. TS. Trần Văn Bình 2Nội dung trình bày  Một số khái niệm cơ bản về chức năng điều khiển trong quản lý  Thiết lập và sử dụng quyền lực  Trao quyền và uỷ thác công việc  Trình tự uỷ thác công việc 3CÁC CHỨC NĂNG TRONG QUẢN TRỊ DÉn ®Õn Đ¹t ®­îc môc ®Ých ®Ò ra cña Tæ chøc X¸c lËp môc ®Ých, thµnh lËp chiÕn l­îc vµ ph¸t triÓn kÕ ho¹ch cÊp nhá h¬n ®Ó ®iÒu hµnh ho¹t ®éng QuyÕt ®Þnh những gì ph¶i lµm, lµm nh­ thÕ nµo vµ ai sÏ lµm viÖc ®ã ĐÞnh h­íng, ®éng viªn tÊt c¶ c¸c bªn tham gia vµ gi¶i quyÕt c¸c m©u thuÉn Theo dâi c¸c ho¹t ®éng ®Ó ch¾c ch¾n r»ng chóng ®­îc hoµn thµnh nh­ trong kÕ ho¹ch LËp kÕ ho¹ch Tæ chøc ĐiÒu khiển KiÓm tra 4YẾU TỐ CON NGƯỜI TRONG TỔ CHỨC  Môc tiªu cña tæ chøc ®­îc hoµn thµnh th«ng qua nç lùc cña nhiÒu ng­êi  C¸c c¸ nh©n cã nhiÖm vô kh¸c nhau vµ b¶n th©n hä còng kh¸c nhau  C¸c c¸ nh©n kh«ng thuÇn chØ lµ thµnh viªn cña tæ chøc mµ cßn lµ thµnh viªn cña nhiÒu hÖ thèng kh¸c nhau vµ lîi Ých cña hä còng kh«ng ®ång nhÊt Muèn l·nh ®¹o mäi ng­êi ®­îc tèt thì ph¶i hiÓu ®Æc tÝnh cña tõng c¸ nh©n ®Ó s¾p xÕp hä vµo những vÞ trÝ thuËn lîi nhÊt. 5KHÁI NIỆM VỀ CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN “Điều khiển là một quá trình gây ảnh hưởng đến các hoạt động của một cá nhân hay nhóm nhằm đạt được mục đích trong tình huống nhất định” Tác động, ảnh hưởng đến người khác để chắc chắn rằng công việc của người đó sẽ được hoàn thành với hiệu quả cao BẢN CHẤT 6Phương tiện để tác động  Người cán bộ quản lý tác động, gây ảnh hưởng đến nhân viên thông qua quyền lực trong phạm vi quyền hạn cho phép 7Cùng thảo luận  Trong một đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp thì biểu hiện của quyền lực là gì? 8Khái niệm quyền lực  Là khả năng (quyền) tác động lên suy nghĩ và hành động của một hoặc một nhóm người khác trong đơn vị, tổ chức 9Bài tập thực hành  Những ai có quyền lực trong một tổ chức, doanh nghiệp? 10 Những ai có quyền lực trong một tổ chức, doanh nghiệp?  Tất cả mọi người trong doanh nghiệp đều có khả năng tác động lên người khác, nghĩa là đều có quyền lực  Đây là điểm cốt lõi của khái niệm trao quyền (Phân quyền) đang được vận dụng trong các doanh nghiệp.  Tuy nhiên, một người ở vị trí càng cao thì quyền lực và sự ảnh hưởng của họ càng lớn. 11 Các nhóm quyền lực  Quyền lực của nhóm những người có vị thế đặc biệt (bảo vệ, thanh tra)  Quyền lực của nhóm những người có chuyên môn đặc biệt (nhân viên máy tính)  Quyền lực của nhóm những người có chức vụ 12 Thiết lập quyền lực  Quyền lực do chức vụ mang lại  Quyền lực do uy tín mang lại  Uy tín về chuyên môn  Uy tín nhờ được sự tín nhiệm của bạn bè, đồng nghiệp  Quyền lực do các mối quan hệ mang lại 13  Là khái niệm chỉ phạm vi quyền lực của một ai đó. Người này có thể sử dụng quyền hạn của mình để tác động lên suy nghĩ và hành động của một hoặc một nhóm người khác  Ví dụ về quyền hạn của: - Quản đốc phân xưởng - Trưởng phòng kế hoạch Quyền hạn là gì? 14 Sử dụng quyền hạn trong quản lý  Trong quản lý, sử dụng quyền hạn là để đảm bảo sự tuân thủ của các thành viên trong sự phối hợp và kiểm soát.  Nhưng nếu quá lạm dụng trong việc sử dụng quyền hạn sẽ làm triệt tiêu sự sáng tạo của nhân viên.  Ở một thái cực khác là không sử dụng quyền hạn để đánh mất vai trò quản lý. 15 Chia sẽ kinh nghiệm  Hãy lấy ví dụ trong thực tế về những biểu hiện lạm dụng quyền lực của lãnh đạo  Hậu quả của việc lạm dụng quyền lực 16 Chia sẽ kinh nghiệm  Hãy lấy ví dụ trong thực tế về biểu hiện của từ bỏ quyền lực của lãnh đạo  Hậu quả của việc từ bỏ quyền lực 17 Trao quyền và ủy thác công việc  Trao quyền là hình thức quản lý cho phép nhân viên có quyền chủ động quyết định và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong phạm vi nhất định của công việc;  Trao quyền đòi hỏi nhân viên có trách nhiệm đối với công việc được giao, đồng thời cũng sẽ giúp cho nhân viên tận dụng khả năng sáng tạo của mình và thực hiện công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.  Ủy thác là hình thức cụ thể của trao quyền (quyền lực, quyền lợi và trách nhiệm) 18 Chú ý !  Ủy thác không phải đơn thuần là giao việc.  Ủy thác không phải là chỗ để bạn “tống khứ” (dumping) những công việc mà bạn không thích làm.  Ủy thác không phải là từ bỏ trách nhiệm.  Ủy thác bao hàm các khái niệm quan trọng : trách nhiệm, quyền hạn, trách nhiệm cuối cùng và quyền lợi. 19 Ích lợi của Ủy thác công việc  Ủy thác cho công việc phép nhà quản lý giành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ quan trọng là lập kế hoạch và giám sát  Uỷ thác thể hiện niềm tin của Bạn vào nhân viên, làm cho nhân viên có thêm động lực làm việc  Ủy thác cho phép khai thác những năng lực và kiến thức tiềm tàng của nhân viên.  Ủy thác giúp làm tăng sự gắn bó giữa các nhân viên vì người quản lý đã chia sẽ quyền hạn và trách nhiệm. 20 Những công việc không nên ủy thác  Đánh giá thành tích công tác  Định hướng hoạt động của đơn vị  Động viên nhân viên  Giao tiếp với nhân viên  Xây dựng ê kíp 21 Để ủy thác công việc được tốt  Người quản lý cần thảo luận mục tiêu và thống nhất về cách thực hiện và nhiệm vụ với nhân viên thích hợp.  Huấn luyện cho nhân viên những kỹ năng cần thiết  Trao quyền, trách nhiệm và giám sát việc thực hiện của nhân viên. 22 Thảo luận tại lớp  Có những lý do nào khiến người quản lý không muốn ủy thác công việc? 23 Hậu quả của việc không thực hiện tốt việc uỷ thác công việc  Lãnh đạo luôn phải làm việc quá tải  Nhân viên phân tán vì không biết rõ hướng đi của cơ quan.  Nhân viên lơ là trong công việc.  Nhân viên không gắn bó với những gì đang xảy ra.  Tốn nhiều thời gian để phối hợp và giám sát.  Lãng phí nguồn lực cơ quan.  Các quyết định có chất lượng thấp. 24 Trình tự uỷ thác công việc 1. CHUẨN BỊ : Bạn hãy tự hỏi  Những mục tiêu và kết quả mong đợi của công việc là gì ?  Kết quả công việc được đo lường như thế nào ?  Cần bao nhiêu thời gian để thực hiện công việc ?  Cần những nguồn lực và hổ trợ gì để hoàn thành công việc ?  Cần thẩm quyền đến mức độ nào ?  Tôi đã làm bản tóm tắt công việc chưa ?  Tôi có sẵn sàng tỏ ra linh hoạt khi gặp người được ủy quyền hay không ? 25 Trình tự uỷ thác công việc ... 2. LỰA CHỌN : Bạn hãy tự hỏi.  Ai có thể làm công việc này ?  Ai có thể phát triển thông qua công việc này ?  Ai cần phải được giao trách nhiệm nhiều hơn ?  Hiện tại ai có thể làm công việc này ?  Ai cần được phát triển kỹ năng trong một lĩnh vực đặc thù ?  Công việc có khẩn cấp hay không ?  Còn những điều gì cần phải cân nhắc hay không ? 26 Trình tự uỷ thác công việc ... 3. GẶP GỠ : Bạn hãy tự hỏi:  Bạn đã thảo luận về tiêu chuẩn hoàn thành công việc và hạn định thời gian chưa ?  Người được ủy quyền có biết về những nguồn lực có sẵn và phạm vi quyền hạn của anh / chị ta không ?  Bạn đã gặp trực diện người được ủy quyền để giải thích rõ mọi vấn đề chưa ?  Bạn có nói với người được ủy quyền là tại sao bạn chọn anh / chị ta hay không ?  Bạn có để cho người được ủy quyền được tự do quyết định phải làm công việc như thế nào không 27 Trình tự uỷ thác công việc ... 4. HỢP ĐỒNG : Những điểm chính mà bạn phải thỏa thuận. - Bản chất và phạm vi công việc ? - Kết quả mong đợi ? - Người cộng sự sẽ được đánh giá như thế nào ? - Hạn thời gian hoàn thành công việc ? - Phạm vi thẩm quyền cần thiết ? 28 Trình tự uỷ thác công việc ... 5. THEO DÕI : Bạn cần phải làm gì ?  Chỉ kiểm tra vào những thời điểm đã thỏa thuận.  Luôn luôn sẵn sàng.  Hổ trợ và giúp đỡ khi cần thiết  Cung cấp đủ nguồn lực để hoàn thành công việc.  Luôn động viên cổ vũ. 29 Trình tự uỷ thác công việc ... 6. KIỂM ĐIỂM : Bạn hãy tự hỏi.  Công việc có được hoàn thành như những mục tiêu đặt ra ban đầu hay không ?  Người được ủy quyền có phát triển thông qua công việc hay không ?  Bạn có cảm thấy hài lòng với kết quả công việc khi giữ vai trò người ủy quyền hay không ?  Bạn sẽ làm gì lần sau để nâng cao chất lượng ủy quyền ?