Bài giảng Quản trị văn phòng - Nguyễn Thị Kim Tuyến

trị văn phòng   Số tín chỉ: 2Giảng viên: Nguyễn Thị Kim Tuyến 1 Chương 1: Công tác tổ chức văn phòng I. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Nghĩa rộng: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Nghĩa hẹp: văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. 2 Đặc điểm: Văn phòng là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Bản chất của văn phòng là hoạt động thông tin Điều kiện để thực hiện hoạt động văn phòng là phải có công cụ, cơ sở vật chất phục vụ cho việc truyền dẫn và xử lý thông tin, đội ngũ nhân viên văn phòng. 3 2. Chức năng của văn phòng Tham mưu tổng hợp Giúp việc điều hành Hậu cần 4 3. Nhiệm vụ của văn phòng Tổng hợp kế hoạch, đôn đốc thực hiện. Xây dựng kế hoạch công tác của ban lãnh đạo. Thu thập, xử lý và quản lý sử dụng thông tin. Truyền đạt các quyết định của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện. 5 Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu. Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng. Tổ chức công tác lễ tân Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan Tổ chức công tác bảo vệ trật tự cho cơ quan. 6 II. Tổ chức văn phòng 1. Cơ cấu tổ chức văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng (hay sự phân chia thành số lượng phòng ban, bộ phận với nhiệm vụ quyền hạn nhất định trong văn phòng). 7 - Chánh văn phòng - Thư ký cấp cao - Trợ lý - Trợ lý, thư ký bậc trung Thư ký khởi điểm 8 Các bộ phận chủ yếu Hành chính Tổng hợp Quản trị thiết bị Lưu trữ Bảo vệ 9 2. Bố trí văn phòng 2.1. Các yêu cầu của bố trí văn phòng Đảm bảo sự tiện dụng Đảm bảo tiết kiệm được chi phí tiền bạc, vật chất và thời gian. Tận dụng tối đa mặt bằng và sử dụng tối đa diện tích văn phòng Đảm bảo sức khỏe: ánh sáng, môi trường, không khí, an toàn lao động. Tiết kiệm chi phí lắp đặt Tuân thủ các quy tắc về an toàn lao động. 10 2.2. Các phương pháp bố trí văn phòng 2.2.1. Bố trí, sắp xếp theo mức độ tập trung * Văn phòng tập trung Ưu điểm: Dễ quản lý Giảm chi phí đầu tư Chuyên môn hóa của nhân viên văn phòng cao Tận dụng tối đa công suất của máy móc, thiết bị. Hạn chế: Công việc bị ùn tắc, xử lý không kịp Làm cho nhân viên ở các phòng ban, bộ phận khác bị phụ thuộc. 11 * Văn phòng phân tán Ưu điểm: Các bộ phận chủ động trong công việc, bảo đảm phục vụ kịp thời Tiết kiệm thời gian. Hạn chế: Chi phí đầu tư lớn, không cần thiết Khó quản lý Không sử dụng hết công suất của thiết bị. 12 2.2.2. Bố trí căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận * Văn phòng kín Ưu điểm: Đảm bảo cho nhân viên không gian làm việc yên tĩnh, độc lập Tính bảo mật của thông tin cao. Nhược điểm: Hạn chế sự trao đổi thông tin, giao tiếp giữa mọi người. Tốn diện tích, chi phí đầu tư Khó quản lý 13 * Văn phòng mở Ưu điểm: Tận dụng được tối đa diện tích Tính cơ động cao, dễ bố trí lại văn phòng Giảm thời gian di chuyển giữa các bộ phận. Tăng cường giao tiếp giữa các nhân viên. Nhược điểm: Gây ồn ào, giảm sự tập trung cho công việc Khó bảo đảm bí mật thông tin 14 3. Trang thiết bị văn phòng 3.1. Các đồ dùng văn phòng Bàn ghế Tủ đựng hồ sơ Giá đựng tài liệu Tủ hoặc mắc áo Các đồ vật khác 15 3.2. Các thiết bị dùng cho công tác thu thập và xử lý thông tin Máy vi tính Máy photocopy Máy in Điện thoại Thiết bị hội nghị: máy trình chiếu, máy điều hòa Máy ghi âm Máy fax 16 4. Hiện đại hóa công tác văn phòng III. Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng 17 18 Chương 2: Tổ chức lao động văn phòng Thư ký văn phòng 1. Chức năng, nhiệm vụ của người thư ký Xử lý thư tín: quản lý văn bản đến, văn bản đi Quản lý lưu trữ hồ sơ. Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách. Thực hiện các công tác hành chính hậu cần.  19 Xin thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật. Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo. Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp Quan hệ tốt với mọi người Biết giữ bí mật các thông tin của doanh nghiệp 20 2. Những yêu cầu đối với người thư ký Các kỹ năng cơ bản : nghe, nói, đọc, viết tốt hơn người bình thường Nói Ngắn gọn Đầy đủ, hoàn chỉnh Rõ ràng Tốc độ nói: 130 – 150 từ/ phút Cấu trúc đơn giản, dễ hiểu Giọng nói 21 Các kỹ năng về nghiệp vụ thư ký Đánh máy tốc độ 60 -70 chữ một phút Tốc ký tốc độ 100 - 120 chữ một phút Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, dữ liệu. Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp. Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet. Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng. Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh. Biết và sử dụng được ngoại ngữ. Thư ký phải thể hiện mình quản lý và sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả 22 Phẩm chất cá nhân Khả năng làm việc độc lập khá cao Thông minh, phản ứng linh hoạt Trung thành với công ty, là người trung thực Biết kiềm chế tình cảm Tham vọng trong công việc Ngoại hình tương đối, ăn mặc lịch thiệp, gọn gàng 23 3. Bố trí phòng làm việc của thư ký 3.1. Những yêu cầu khi bố trí phòng làm việc của người thư ký Tạo môi trường thích hợp cho giám đốc và thư ký hoàn thành công việc hiệu quả nhất. Tạo điều kiện để tiếp khách cơ quan, doanh nghiệp có hiệu quả Tạo môi trường phù hợp với tâm lý, sở thích của người thư ký để họ yêu thích nơi làm việc. Bảo đảm những yêu cầu về giữ gìn bí mật văn bản, tài liệu. 24 3.2. Bố trí nơi làm việc cho thư ký Liền kề phòng làm việc của thủ trưởng, quan sát được cửa ra vào, bàn tiếp khách và cửa vào phòng của thủ trưởng. Bố trí bàn làm việc của thư ký 25 II. Các quản trị viên văn phòng khác - Chánh văn phòng - Thư ký cấp cao - Trợ lý - Trợ lý, thư ký bậc trung Thư ký khởi điểm 26 Thư ký giám đốc Trợ lý giám đốc - Làm tốt những gì sếp yêu cầu - Hỗ trợ, tư vấn cho sếp và thay thế sếp trong một số trường hợp - Sếp ra quyết định rồi thư ký làm theo - Chủ động làm việc và xử lý thông tin để báo cáo - Thường thì sếp bảo gì làm nấy - Phải linh hoạt, chủ động trong công việc và phải tự tìm đường cho mình - Có vai trò, trách nhiệm lớn hơn, chịu nhiều áp lực hơn - Ở các nước Tây Âu không có trợ lý giám đốc (CEO assistant) mà là phó giám đốc điều hành (deputy director) 27 - Công việc mang tính chất hành chính văn phòng - Công việc mang tính chuyên môn cao, có thể thay thế được vị trí CEO khi cần Các công việc đã mô tả trong phần nhiệm vụ của thư ký Các công việc: - Tham gia xây dựng chiến lược kinh doanh - Điều hành hoạt động sxkd hoặc những công việc giám đốc ủy quyền - Tổng hợp, phân tích thông tin từ các phòng ban để báo cáo lên giám đốc hàng tuần, tháng, quý, năm. - Xem trước kế hoạch của các phòng ban nộp lên, đưa ra ý kiến để sếp tham khảo - Đại diện gd gặp và đàm phán khách hàng khi cần - Thay mặt gd làm việc với các phòng ban theo ủy quyền 28 III. Hoạt động giao tiếp của quản trị viên văn phòng Khái niệm và các hình thức giao tiếp Giao tiếp là sự tiếp xúc, trao đổi giữa người với người. Các hình thức giao tiếp: - Giao tiếp bằng ngôn ngữ (nói, viết) - Giao tiếp phi ngôn ngữ + Nét mặt + Tín hiệu cơ thể + Dáng vẻ con người + Trang phục + Khoảng cách + Khung cảnh tự nhiên và xã hội 29 2. Những nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp kinh doanh Tôn trọng danh thiếp Chú ý vào "nội dung trao đổi" chứ không phải "người phát ngôn“ "Tại sao" chứ không chỉ là "cái gì" Lắng nghe rồi mới đánh giá Không nhất thiết phải là trao đổi trực tiếp, viết cũng được Thông tin đơn giản và dễ hiểu Tiếp nhận phản hồi Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau 30 IV. Công tác tuyển dụng quản trị viên văn phòng 31 Chương 3: Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng I. Tổ chức một ngày làm việc hiệu quả 1.1. Yêu cầu Tăng hiệu quả làm việc của nhân viên văp phòng Giảm đến mức thấp nhất sự căng thẳng, mệt mỏi Tăng sự hứng thú và yên tâm trong công việc. Tạo thêm thời gian cho cá nhân và tận dụng được thời gian đó Tạo được bầu không khí làm việc tập thể. 32 1.2. Phân tích thời gian trong một ngày làm việc Xác định mục đích công việc Lên kế hoạch hành động + Công việc nào chiếm nhiều thời gian nhất + Trong ngày thường bận nhất vào lúc nào + Thời gian làm việc hiệu quả nhất là lúc nào + Công việc có cần phải làm gấp không + Có thể giao công việc cho người khác làm hay không 33 1.3. Tránh những công việc gây lãng phí thời gian Nói chuyện và làm việc riêng Nói chuyện điện thoại riêng hoặc nói nhiều mà không chuẩn bị trước Khả năng tổ chức cuộc họp kém. Không biết cách nói không để từ chối các công việc không liên quan. Sắp xếp tài liệu không hợp lý Kỹ năng giao việc không hiệu quả. 34 1.4. Tổ chức ngày làm việc Khởi đầu ngày làm việc Trong ngày làm việc: + Thống nhất các loại lịch + Sắp xếp thứ tự ưu tiên thực hiện công việc + Quản lý các hồ sơ, tài liệu: sắp xếp, lưu trữ. 35 36 Kết thúc ngày làm việc + Kiểm tra lại công văn, giấy tờ. + Sắp xếp các tài liệu còn tồn đọng để hôm sau giải quyết sớm + Lên lịch làm việc cho ngày hôm sau, có thể sắp xếp các hồ sơ cần thiết cho ngày hôm sau. + Thu dọn, kiểm tra trang thiết bị, khóa tủ, tắt điện, khóa cửa. 37 II. Tổ chức hội họp, hội thảo 1. Tổ chức hội họp, hội nghị 1.1. Ý nghĩa và phân loại hội nghị 1.2. Tổ chức hội nghị 1.2.1. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị Mục tiêu của hội nghị để xác định tên và nội dung hội nghị Xác định đối tượng và thành phần tham dự Xác định thời gian và địa điểm 38 Xác định trách nhiệm cụ thể của từng phòng ban Xây dựng chương trình nghị sự Chuẩn bị tài liệu Chuẩn bị hội trường Xác định số người phát biểu trong hội nghị, kiểm tra lại xem họ có chắc chắn tham dự không, thời gian và nội dung phát biểu. Chuẩn bị giấy mời Các yếu tố hậu cần khác Khách hàng ở xa: chuẩn bị chu đáo nơi ăn, ở và cách tiếp đón Kinh phí 39 1.2.2. Tổ chức điều hành hội nghị Đón tiếp khách + Khách quan trọng từ xa tới + Khách thông thường + Khách Vip Điểm danh: thường điểm danh thông qua khâu đón khách Mời và hướng dẫn khách ngồi đúng vị trí 40 Điều hành hội nghị + Tuyên bố khai mạc Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thành phần tham dự Giới thiệu chủ tịch đoàn, thư ký đoàn Giới thiệu qua chương trình nghị sự Mời chủ tịch đoàn và thư ký đoàn lên làm việc. + Ban thư ký ghi biên bản hội nghị, chuẩn bị nghị quyết hoặc kết luận của hội nghị. Kết thúc 41 Hội nghị thành công là hội nghị: Khách mời đông đủ Vấn đề đưa ra trong hội nghị được giải quyết Trong quá trình diễn ra hội nghị không có trục trặc gì Uy tín của công ty, cơ quan qua hội nghị được nâng cao 42 1.2.3. Các công việc sau hội nghị Thu dọn hội trường Họp tổng kết để đánh giá, kiểm điểm lại Khen thưởng, kỷ luật người có liên quan Rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau. 43 2. Tổ chức hội thảo Hội thảo Hội nghị Phạm vi thông tin Rộng hơn Hẹp hơn Mục đích Không nhất thiết phải đưa ra được kết luận Cuối hội nghị phải đưa ra được kết luận Thời gian Phải xác định thời gian sẵn Có thể diễn ra trong thời gian ngắn hoặc dài Chuẩn bị Cần chuẩn bị kỹ hơn: tài liệu, nội dung, số người, kỷ yếu Người điều hành Cần người điều hành giởi hơn 44 III. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 1. Vai trò của các chuyến đi công tác của lãnh đạo 2. Lập kế hoạch các chuyến đi công tác Mục tiêu của chuyến đi Nội dung công tác Thời gian công tác Những người đi cùng Phương tiện đi lại Các tài liệu cần thiết Kinh phí 45 3. Chuẩn bị cụ thể cho các chuyến đi Liên hệ với nơi công tác Chuẩn bị nội dung công tác, tài liệu cần thiết Chuẩn bị giấy tờ và các phương tiện vật chất - Giấy giới thiệu / Giấy mời - Giấy đi đường - Chứng minh thư nhân dân - Hộ chiếu, visa, vé - Tạm ứng kinh phí cho lãnh đạo đi công tác. - Các phương tiện vật chất khác 46 4. Nhiệm vụ của người thư ký và văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác Trước khi lãnh đạo đi công tác - Dự các cuộc họp bàn giao của thủ trưởng. - Nắm các công việc thủ trưởng giao cho văn phòng, người thư ký. Trong thời gian lãnh đạo đi công tác - Giúp người được thủ trưởng ủy quyền - Giải quyết các nhiệm vụ được thủ trưởng giao - Theo dõi tình hình thực hiện công việc. - Lưu giữ tài liệu, sách báo. 47 Nhiệm vụ của thư ký, văn phòng sau khi lãnh đạo đi công tác về - Báo cáo lãnh đạo tình hình hoạt động của cơ quan, công ty. - Trình các tài liệu, ghi chép, thư từ - Trình lãnh đạo giải quyết các công việc chưa được giải quyết. - Giúp lãnh đạo sắp xếp, biên tập tài liệu trong chuyến đi công tác, lập báo cáo để lãnh đạo tổng kết, họp với nhân viên. - Nhận giấy tờ, chứng từ để làm thủ tục thanh toán. 48 49 Chương 4: Tổ chức công tác lễ tân I. Một số vấn đề chung về hoạt động lễ tân 1. Khái niệm Lễ tân là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân trong nội bộ một nước hoặc giữa các nước. Có ba loại lễ tân: - Lễ tân ngoại giao - Lễ tân nội bộ đất nước - Lễ tân kinh doanh 50 2. Vai trò của công tác lễ tân 3. Những nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân ở các cơ quan 51 II. Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan 1. Trang bị lễ tân và nhân viên lễ tân chuyên nghiệp Trang bị lễ tân - Bàn ghế tiếp khách, ghế để khách ngồi đợi - Sổ đăng ký cuộc hẹn cho khách - Điện thoại - Tủ đựng đồ uống - Sơ đồ cơ quan - Danh bạ điện thoại nội bộ cơ quan - Sách, báo, tạp chí chuyên ngành hoặc tài liệu giới thiệu về công ty 52 Nhân viên lễ tân chuyên nghiệp Đẹp từ cái nhìn đầu tiên Luôn giữ nụ cười Trang phục nghiêm túc, lịch sự, gọn gàng, sạch sẽ, chỉnh tề và chuyên nghiệp Am hiểu tường tận công việc, công ty Thái độ làm việc: luôn lắng nghe và chia sẻ, lịch sự và nhã nhặn Phản ứng nhanh nhạy và giải quyết các tình huống phát sinh tốt.   53 * Những lưu ý khi tuyển dụng nhân viên lễ tân Lên danh sách những trách nhiệm tối quan trọng, những kĩ năng không thể thiếu Suy nghĩ về mẫu hình lễ tân phù hợp với phương thức kinh doanh của công ty. Hỏi ứng viên hiểu như thế nào về công ty Phẩm chất đạo đức, thái độ làm việc của ứng viên là quan trọng nhất Nên đưa ra những câu hỏi tình huống... Hỏi ý kiến của khách hàng/đối tác thân thiết về lễ tân của công ty 54 2. Phân loại khách - Khách bên ngoài cơ quan: khách hàng, đối tác, cấp trên, khách tham quan - Khách nội bộ: + Cán bộ thân cận + Các đối tượng khách 55 3. Đón tiếp khách Tạo điều kiện thoải mái cho khách Hướng dẫn khách chỗ để mũ, áo choàng Mời khách ngồi, tiếp nước. Nếu khách phải chờ: mời khách đọc báo, tạp chí. Luôn tỏ ra quan tâm đến khách, không làm việc riêng. Ghi tên khách và tìm hiểu mục đích viếng thăm của khách Khách có hẹn trước Khách không có lịch hẹn 56 4. Ngắt quãng hay kết thúc cuộc nói chuyện Ngắt quãng khi: Lãnh đạo có điện thoại quan trọng Lãnh đạo có lịch họp hoặc công tác gấp Khách ngồi quá lâu. 5. Tổ chức các buổi hẹn Phải nắm lịch công tác của lãnh đạo và hỏi ý kiến của lãnh đạo. Thư ký ghi vào lịch ngày, tuần, tháng và nhắc nhở lãnh đạo. 57 6. Hủy các cuộc hẹn Liên hệ sớm nhất có thể để tránh gây phiền hà, bực bội cho khách. Khách đã đến rồi mới hủy: khéo léo, tế nhị xin lỗi khách, sắp xếp lịch hẹn khác 58 III. Tiếp khách qua điện thoại 3.1. Trong khi gọi điện thoại, cần lưu ý Đừng hứa sẽ gọi điện cho ai rồi quên . Đừng gọi nhầm tên Không vừa nói vừa ăn uống, hút thuốc, ngáp, Cố gắng kết thúc cuộc gọi này rồi mới bắt đầu cuộc gọi khác. 59 Đừng bất nhã yêu cầu người bên kia phải gọi điện vào lúc khác. Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người. Không nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình khi nói chuyện Đừng phát ngôn nếu không chắc chắn vào những gì mình nói. Bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích. C hú ý đến kỹ năng nghe và nói 60 3.2. Những yêu cầu trong việc tiếp khách qua điện thoại   Rèn kỹ năng nói theo năm nguyên tắc 5C      courteous (lịch sự),   correct (chính xác),   clear (rõ ràng), complete (đầy đủ, hoàn chỉnh), concise (ngắn gọn).  Tiết kiệm thời gian.    Luôn sẵn sàng ghi nhận thông tin.    Không hỏi hay đưa ra những thông tin thừa, thông tin bí mật, cá nhân. 61 3.3. Thao tác với điện thoại dành cho thư ký 3.3.1. Thực hiện nhận điện thoại đến Thư ký nhấc máy Khách cần bàn việc với Thủ trưởng hay các Thủ trưởng bộ phận khác Khách liên lạc các bộ phận khác hay đồng nghiệp Nếu không đáp ứng nhu cầu liên lạc của khách: lịch sự xin lỗi và yêu cầu khách cho biết những thông tin như như lời nhắn, số điện thoại, thời gian có thể liên lạc lại 62 3.3.2. Ghi tin nhắn Cầm ống nghe bên tay trái, tay phải cầm bút, trên bàn có sổ tay và tập phiếu nhắn tin. Mẫu phiếu nhắn tin thường có kích cỡ 9 x 13 cm, ghi thông tin về người gọi, người nhận Nên đặt máy sau một cách nhẹ nhàng. Phải có kỹ năng nghe nhuần nhuyễn 63 3.3.3. Gọi điện thoại đi Trước khi gọi phải chuẩn bị nội dung cần nói. Cần ghi ý chính lên sổ nói điện thoại, kèm theo các số liệu và tư liệu cần sử dụng. Phải tuân thủ chặt chẽ các quy định bảo mật. Chọn giờ nói cho phù hợp Nếu gọi ra nước ngoài, phải tính kỹ múi giờ. 64 IV. Đãi khách 1. Giải khát trong tiếp khách 2. Đặt tiệc 3. Một số lỗi thường gặp Lỗi tặng quà Lỗi xếp chỗ Kiểm soát tình huống 65 Chương 5: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản Người trình bàyThs. Hoàng Thị Ba www.thmemgallery.com Company Logo NỘI DUNG 1 Một số vấn đề chung về văn bản quản lý 2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản www.thmemgallery.com Company Logo 5.1 Một số vấn đề chung về VB QL 5 . 1. 1 5.1.2 Khái niệm và phân loại VBQL Chức năng của văn bản quản lý www.thmemgallery.com Company Logo 5.1.1 Khái niệm và phân loại VBQL Phân loại văn bản QL Văn bản QL là gì? www.thmemgallery.com Company Logo 5.1.2 Chức năng của VBQL 1 2 3 4 5 Chức năng pháp lý Chức năng quản lý Chức năng thông tin Chức năng xã hội Chức năng văn hóa www.thmemgallery.com Company Logo 5.2 Tổ chức giải quyết và quản lý VB Quản lý văn bản đến Quản lý văn bản đi Tổ chức giải quyết quản lý VB mật Lập và lưu trữ hồ sơ www.thmemgallery.com Company Logo 5.2.1 Quản lý VB đến Bước 1: Nhận VB đến Bước 2: Sơ bộ phân loại VB Bước 3: Bóc bì VB Bước 4: Đóng dấu “đến” vào VB Bước 5: Trình chánh VP Bước 6: Đăng ký VB đến Bước 7: Chuyển giao VB đến Bước 8: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết VB www.thmemgallery.com Company Logo 5.2.1 Quản lý VB đến Bước 1: Nhận VB đến Văn thư tiếp nhận Lướt qua một lượt ngoài bì để xác định xem các VB đến có gửi đúng địa chỉ không, nếu không đúng thì trả lại Kiểm tra xem các bì VB có nguyên vẹn không? Nếu thấy không nguyên vẹn thì phải lập biên bản trước người đưa VB Thực hiện các thủ tục giao nhận www.thmemgallery.com Company Logo 5.2.1 Quản lý VB đến Bước 2: Sơ bộ phân loại VB Loại không cần bóc bì, không cần vào sổ đăng ký: thư riêng gửi cho cá nhân, sách, báo, tài liệu tham khảo. Loại phải bóc bì, vào sổ đăng ký: VB ngoài bì đề tên cơ quan, không có dấu mật Loại không bóc bì nhưng phải vào sổ đăng ký: VB ghi rõ tên người nhận, VB mật, VB gửi cho đảng ủy và các đoàn thể trong cơ quan www.thmemgallery.com Company Logo 5.2.1 Quản lý VB đến Bước 3: Bóc bì VB Những VB có dấu chỉ mức độ khẩn cần được bóc trước Tránh làm rách công văn bên trong, làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện Khi lấy VB ra cần rà soát lại xem có sót VB không, đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số ký hiệu ghi trong VB xem có khớp không? Nếu có sai sót phải báo cáo cán bộ phụ trách biết và hỏi lại nơi gửi Các VB không đúng thể thức phải trả lại nơi gửi để thực hiện đúng quy định Đối với VB thuộc các loại: Đơn thư khiếu tố, nặc danh hoặc cần phải kiểm tra cần giữ lại phong bì đính kèm theo VB để làm bằng chứng Trường hợp VB có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu cho cơ quan gửi www.thmemgallery.com Company Logo 5.2.1 Quản lý VB đến Bước 4: Đóng dấu “đến” vào VB Dấu đến đóng vào khoảng trống dưới số, ký hiệu hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản hoặc khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu www.thmemgallery.com Company Logo 5.2.1 Quản lý VB đến Bước 5: Trình chánh VP Văn thư cần dựa vào chức năng của từng đơn vị và nội dung của VB để sơ bộ phân loại trước khi trình chánh VP. Khi chánh VP xem xong ghi ý kiến vào lề, nhân viên văn thư phải lấy lại VB để đăng ký vào sổ “VB đến” và chuyển cho các đơn vị, cán bộ trong cơ quan. www.thmemgallery.com Company Logo 5.2.1 Quản lý VB đến Bước 6: Đăng ký VB đến Có 3 hình thức đăng ký VB đến: đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng thẻ, đăng ký bằng máy vi tính Với hình thức đăng ký VB bằng sổ: tùy thuộc vào số lượng VB của cơ quan nhiều hay ít mà dùng một hay nhiều sổ đăng ký VB. Đối với các cơ quan lớn có thể dùng các sổ đăng ký VB: VB mật VB cấp trên gửi xuống VB các cơ quan đơn vị trực thuộc, cấp dưới gửi lên VB thuộc loại thư đơn khiếu tố. www.thmemgallery.com Company Logo 5.2.1 Quản lý VB đến Bước 7: Chuyển giao VB đến Chuyển giao đến tận tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không nhờ người khác cầm hộ Nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật Ưu tiên chuyển giao những VB có dấu chỉ mức độ khẩn Trường hợp số liệu VB đến cq muộn, số lượng nhiều, chưa kịp giải quyết phải để đến ngày hôm sau thì NV văn thư phải báo cáo với cán bộ phụ trách và cất giữ cẩn thận Trường hợp VB có liên quan đến một số người hoặc một số bộ phận cùng giải quyết thì có thể thực hiện bằng cách: chuyển lần lượt cho từng người hoặc nhận VB gửi cho tất cả mọi người, bp có liên quan Việc chuyển VB đến cho các cá nhân, bp phải ký xác nhận giữa nhân viên văn thư và người (bp) nhận VB www.thmemgallery.com Company Logo 5.2.1 Quản lý VB đến Bước 8: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết VB Trong số VB gửi đến hàng ngày cho cơ quan, có những VB phải được giải quyết kịp thời theo yêu cầu của nơi gửi. Trong thời gian này VB được lưu lại và được bảo quản trong “hồ sơ công việc” của người thừa hành Khi VB đã được giải quyết xong, nếu có yêu cầu trả lời bằng VB thì người thừa hành phải soạn thảo VB trả lời Trường hợp những VB cần theo dõi, NV văn thư đánh dấu vào cột ghi chú ở sổ đăng ký VB đến để nhắc nhở, giải quyết www.thmemgallery.com Company Logo 5.2.2 Quản lý VB đi Bước 1: Kiểm tra thể thức VB Bước 2: Vào sổ đăng ký VB đi Bước 3: Bao gói VB gửi đi Bước 4: Chuyển VB đi Bước 5: Giữ gìn và sắp xếp bản lưu VB đi www.thmemgallery.com Company Logo 5.2.2 Quản lý VB đi Kiểm tra VB có hợp lệ không = các khâu của quá trình soạn thảo VB đã được thực hiện đúng quy trình chưa Bước 1: Kiểm tra thể thức VB Kiểm tra các thành phần của VB đã đầy đủ chưa, nếu còn thiếu sót thì yêu cầu bộ phận, cán bộ thảo VB đó sửa lại www.thmemgallery.com Company Logo 5.2.2 Quản lý VB đi Bước 2: Vào sổ đăng ký VB đi Có thể đăng ký VB đi bằng sổ, máy vi tính Mẫu đăng ký văn bản đi Số và ký hiệu VB Ngày tháng VB Tên loại và trích yếu ND VB Nơi nhận Đơn vị hoặc người nhận bản lưu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 www.thmemgallery.com Company Logo 5.2.2 Quản lý VB đi Bước 3: Bao gói VB gửi đi Bì đựng VB có thể dùng nhiều loại với kích thước khác nhau song phải làm bằng giấy dầy, bền MẪU GHI BÌ VĂN BẢN GỬI ĐI Tên cơ quan; số và ký hiệu VB Kính gửi: (tên, địa chỉ nơi nhận) Tem www.thmemgallery.com Company Logo 5.2.2 Quản lý VB đi Bước 4: Chuyển VB đi Mẫu sổ chuyển giao VB Ngày tháng gửi VB Số và ký hiệu VB Số lượng bì VB Nơi nhận VB Ký nhận và đóng dấu 1 2 3 4 5 Mẫu phiếu gửi VB Tên cơ quan Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Số: PG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU GỬI Kính gửi: Nội dung: Người nhận ký: www.thmemgallery.com Company Logo 5.2.2 Quản lý VB đi Bước 5: Giữ gìn và sắp xếp bản lưu VB đi VB đi bất kể do đơn vị nào soạn thảo đều phải được lưu giữ ít nhất 02 bản chính Một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo để lập hồ sơ, theo dõi công việc Một bản lưu ở văn thư để tra tìm khi cần thiết Cuối năm sắp xếp lại VB, lập hồ sơ chuyển giao cho lưu trữ cơ quan để phục vụ cho nghiên cứu, khai thác. www.thmemgallery.com Company Logo Về phương iện xã hội 5.2.3 Tổ chức giải quyết quản lý VB mật 1 Xác định mức độ mật của tài liệu: Tuyệt mật, tối mật hay mật 2 Thực hiện đúng phổ biến, lưu hành tìm hiểu và sử dụng, vận chuyển, giao nhận và tiêu hủy VB mật 3 Tuyển chọn nhân viên, cán bộ quản lý VB mật theo quy định của nhà nước www.thmemgallery.com Company Logo 5.2.4 Lập và lưu trữ hồ sơ Lập hồ sơ Lưu trữ hồ sơ www.thmemgallery.com Company Logo Lập hồ sơ Hồ sơ: là một VB, một tập hợp các VB tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc tác giả được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ cụ thể của một cơ quan, một cá nhân Công tác lập hồ sơ: là quá trình tập hợp, sắp xếp VB tài liệu thành từng vấn đề, từng vụ việc hoặc thành từng tập văn kiện để phục vụ cho công việc trước mắt và nghiên cứu sau này www.thmemgallery.com Company Logo Lập hồ sơ Nội dung công tác lập hồ sơ - Lập danh mục hồ sơ - Công tác lập hồ sơ www.thmemgallery.com Company Logo Lập danh mục hồ sơ Bước 1: Xác định loại danh mục hồ sơ (tổng hợp hoặc theo đơn vị tổ chức) Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ Bước 5: Phân công người lập hồ sơ Bước 6: Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ MẪU DANH MỤC HỒ SƠ Tên cơ quan chủ quản Tên cơ quan đơn vị CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------------------- DANH MỤC HỒ SƠ CỦA CƠ QUAN Năm: Số và ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ Ghi chú Năm bảo quản Thời hạn bảo quản 1 2 3 4 5 6 Bản danh mục hồ sơ gồm: Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn Hồ sơ bảo quản lâu dài Hồ sơ bảo quản tạm thời Thủ trưởng cơ quan (Chánh văn phòng) (Ký tên, đóng dấu) www.thmemgallery.com Company Logo Công tác lập hồ sơ Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ) Hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ nhân sự Hồ sơ trình duyệt www.thmemgallery.com Company Logo Lập hồ sơ Các đơn vị và cán bộ trong cơ quan Các bộ chuyên trách văn thư lưu trữ Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính) Thủ trưởng cơ quan Trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ www.thmemgallery.com Company Logo Lưu trữ hồ sơ Hồ sơ tài liệu sau khi kết thúc công việc được để lại tại các đơn vị sau một năm để theo dõi nghiên cứu khi cần thiết sau đó sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan Hồ sơ nộp lưu trữ cơ quan phải được lập hoàn chỉnh: có bìa được biên mục bên trong và bên ngoài bìa rõ ràng, chính xác. Các VB trong hồ sơ sắp xếp khoa học. Chương 6: Soạn thảo văn bản www.thmemgallery.com Company Logo NỘI DUNG Soạn thảo văn bản quản lý Soạn thảo hợp đồng www.thmemgallery.com Company Logo 6.1 Soạn thảo văn bản quản lý Một số nguyên tắc trong soạn thảo văn bản Thể thức văn bản www.thmemgallery.com Company Logo 6.1.1 Một số nguyên tắc trong soạn thảo VB VB được soạn thảo theo đúng thẩm quyền luật định Hình thức đúng quy định (thủ tục, thể loại, thể thức, văn phong) Xác định đúng mục đích VB, đúng đối tượng và căn cứ ra VB Phải đưa ra các biện pháp tổ chức thực hiện, thời gian và phù hợp với thực tiền VB ra sau không được trái hay mâu thuẫn với VB ra trước có cùng nội dung. VB cấp dưới không được trái với VB cấp trên, không trái với VB pháp lý cao hơn www.thmemgallery.com Company Logo 6.1.2 Thể thức văn bản Tiêu ngữ Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải. Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc  ______________________ Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn www.thmemgallery.com Company Logo 6.1.2 Thể thức văn bản Tên cơ quan ban hành VB Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ: BỘ NỘI VỤCỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC________ Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. www.thmemgallery.com Company Logo 6.1.2 Thể thức văn bản Số và ký hiệu của VB Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có) - Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ VD: Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân) Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo) Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ) Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo). www.thmemgallery.com Company Logo 6.1.2 Thể thức văn bản Phần địa danh, ngày tháng - Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010 www.thmemgallery.com Company Logo 6.1.2 Thể thức văn bản Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ QUYẾT ĐỊNHVề việc điều động cán bộ________________ Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009 www.thmemgallery.com Company Logo 6.1.2 Thể thức văn bản Nội dung VB Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể - Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm; - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm. Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6. Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines). www.thmemgallery.com Company Logo 6.1.2 Thể thức văn bản Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức - Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. - Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký. - Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c. www.thmemgallery.com Company Logo 6.1.2 Thể thức văn bản Dấu của cơ quan, tổ chức Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. 2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản. www.thmemgallery.com Company Logo 6.1.2 Thể thức văn bản Nơi nhận Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b. Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau: - Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm www.thmemgallery.com Company Logo 6.1.2 Thể thức văn bản Nơi nhận Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau: Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; - Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm. www.thmemgallery.com Company Logo Mẫu các loại VB Quyết định Tờ trình (giáo trình) Biên bản Công văn www.thmemgallery.com Company Logo 6.2 Soạn thảo hợp đồng Khái niệm hợp đồng Vai trò của hợp đồng Tính logic của hợp đồng Soạn thảo các văn bản liên quan đến hợp đồng Kỹ thuật soạn thảo một số loại hợp đồng www.thmemgallery.com Company Logo 6.2.1 Khái niệm hợp đồng Hợp đồng là những thỏa thuận (thường bằng văn bản) bị ràng buộc về pháp lý và có hiệu lực về việc sẽ thực hiện hay không thực hiện một điều gì đó. www.thmemgallery.com Company Logo 6.2.1 Khái niệm hợp đồng Điều 14 của Bộ luật Dân sự 2005 quy định: Hợp đồng dân sự có thể được giao kết bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể, khi pháp luật không quy định loại hợp đồng đó phải được giao kết bằng một hình thức nhất định Trong trường hợp pháp luật có quy định hợp đồng phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng hoặc chứng thực, phải đăng ký hoặc xin phép thì phải tuân theo các quy định đó www.thmemgallery.com Company Logo 6.2.1 Khái niệm hợp đồng Điều 24 và 74 của Luật Thương mại 2005 cũng quy định: HĐ MBHH và HĐ DV được thể hiện bằng lời nói, văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể Đối với các loại HĐ MBHH hoặc HĐ DV mà pháp luật quy định phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo các quy định đó www.thmemgallery.com Company Logo 6.2.2 Vai trò của hợp đồng HĐ là sự thỏa thuận, là những quy định mang tính pháp lý, là sự ràng buộc giữa các bên tham gia về quyền và nghĩa vụ HĐ là sự thỏa thuận mang tính pháp lý, là căn cứ, là cơ sở để giải quyết những tranh chấp liên quan đến những vấn đề mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất HĐ là ‘hòn đá tảng’ cho các hoạt động đầu tư và phần lớn các hoạt động KD khác của các cơ quan, tổ chức, DN cũng như cá nhân. HĐ sẽ thiết lập các quan hệ giữa các đối tác về nhiều vấn đề, nhiều lĩnh vực như: các quyền tài sản, nhân lực, khách hàng, nhà thầu, chi phí, quyền lợi và trách nhiệm HĐ là một trong những văn bản làm cơ sở pháp lý cho việc đăng ký các giao dịch khác nhau trong hoạt động kinh tế, trong hoạt động SXKD hay trong giao dịch dân sự www.thmemgallery.com Company Logo 6.2.3 Tính logic của hợp đồng Năng lực của các bên tham gia hợp đồng Tính nhất trí Khách thể hay mục tiêu, mục đích của hợp đồng Tính kỹ lưỡng www.thmemgallery.com Company Logo 6.2.4 Soạn thảo các VB liên quan đến HĐ Hợp đồng chính Phụ lục và biên bản bổ sung hợp đồng www.thmemgallery.com Company Logo Hợp đồng chính 1. Phần mở đầu (phần thông lệ) Quốc hiệu (trừ hợp đồng ngoại thương) Tên gọi HĐ: gọi theo chủng loại cụ thể, viết bằng chữ in hoa, cỡ lớn, đậm ở chính giữa, phía dưới quốc hiệu Số và ký hiệu HĐ: được ghi dưới tên HĐ, thường là chữ viết tắt của chủng loại HĐ (VD: số 72/HĐUTXK) Những căn cứ xác lập HĐ: các VB pháp quy của NN điều chỉnh lĩnh vực HĐ kinh tế, KD như các luật, nghị định, và các VB hướng dẫn của các ngành, các cấp về vấn đề đó, các thỏa thuận của các bên trong những cuộc họp bàn về ND HĐ trước đó Thời gian, địa điểm ký HĐ www.thmemgallery.com Company Logo Hợp đồng chính 2. Phần thông tin chủ thể HĐ Đối với chủ thể là cơ quan, tổ chức, DN - Tên DN- Địa chỉ- Số điện thoại, fax, website, email- Tài khoản ngân hàng (số tài khoản và địa chỉ mở tài khoản)- Mã số thuế- Người đại diện ký kết Đối với cá nhân  - Họ tên- Ngày tháng năm sinh- Chứng minh nhân dân số:, do cấp ngày , tại- Hộ khẩu thường trú- Chứng chỉ hành nghề (giấy phép KD, đăng ký KD) số , do cấp ngày - TK cá nhân số:, mở tại www.thmemgallery.com Company Logo Hợp đồng chính 3. Phần nội dung HĐ Điều khoản chủ yếu: là những điều khoản bắt buộc phải có để hình thành nên một chủng loại HĐ cụ thể, được các bên quan tâm thỏa thuận trước tiên, nếu thiếu một trong các điều khoản chủ yếu này thì không thành một HĐ Điều khoản thường lệ: là các điều khoản mà ND đã được quy định trong các VB qui phạm pháp luật, các bên có thể ghi hoặc không ghi nhưng chúng vẫn mặc nhiên có giá trị pháp lý. Điều khoản tùy nghi: là những điều khoản được đưa vào HĐ căn cứ vào khả năng, nhu cầu và thỏa thuận của các bên. Những điều khoản này hoặc chưa có quy định của nhà nước hoặc đã có nhưng các bên được phép vận dụng linh hoạt vào hoàn cảnh thực tế mà không trái với pháp luật www.thmemgallery.com Company Logo Hợp đồng chính 4. Phần ký kết HĐ Số lượng bản HĐ cần ký Đại diện các bên ký kết www.thmemgallery.com Company Logo Phụ lục và biên bản bổ sung HĐ Phụ lục ND VB phụ lục không được trái với ND VB HĐ Thủ tục và cách thức ký kết VB phụ lục HĐ cũng giống như thủ tục và cách thức ký VB HĐ VB phụ lục HĐ là bộ phận không tách rời của VB HĐ và có giá trị pháp lí như VB HĐ www.thmemgallery.com Company Logo Phụ lục và biên bản bổ sung HĐ Biên bản bổ sung HĐ Về cơ bản BBBSHĐ cần có các yếu tố: Quốc hiệu Tên biên bản bổ sung Thời gian, địa điểm lập biên bản Các chủ thể tham gia HĐ Lý do lập biên bản bổ sung ND thỏa thuận về sự thêm bớt hoặc thay đổi một hay một số điều khoản của HĐ đã ký Sự cam kết thực hiện những thỏa thuận trong biên bản bổ sung. Ký biên bản bổ sung www.thmemgallery.com Company Logo 6.2.5 Kỹ thuật soạn thảo một số loại HĐ Soạn thảo HĐ MBHH Soạn thảo HĐ DV www.thmemgallery.com Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH 1. Điều khoản về đối tượng HĐ Phải nêu tên HH bằng những danh từ thông dụng nhất để các bên ký kết và các cơ quan hữu quan đều có thể hiểu được Nếu là HH trao đổi với nước ngoài thì trong HĐ phải tên mặt hàng bằng tiếng Việt và tiếng của nước tham gia ký kết hoặc tiếng anh www.thmemgallery.com Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH 2. Điều khoản về số lượng HH Số lượng HH phải được ghi chính xác, rõ ràng, theo đơn vị đo lường hợp pháp do nhà nước quy định. Nếu tính theo trọng lượng thì phải ghi cả trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì Trong HĐ có mua bán nhiều loại HH khác nhau thì phải ghi riêng số lượng, trọng lượng từng loại, sau đó ghi tổng giá trị của HH MB www.thmemgallery.com Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH 3. Điều khoản về chất lượng, qui cách HH Trong HĐ phải ghi rõ phẩm chất, qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, mầu sắc, Tùy theo từng loại HH mà các bên có thể thỏa thuận về các đk phẩm chất, qui cách cho phù hợp dựa trên các phương pháp Căn cứ theo TC chất lượng Nếu HH chưa được TCH, phải áp dụng cách mô tả tỉ mỉ để thỏa thuận về CL, qui cách, các đặc tính của HH. Nếu hàng đã được SX ổn định, có thể thỏa thuận theo mẫu hàng. Ngoài ra: xác định CL theo đk kỹ thuật, xđ sau khi đã xem sơ bộ, xđ theo hàm lượng từng chất trong HH, xđ theo lượng thành phần, xđ theo trọng lượng tự nhiên, xđ theo hiện trạng của HH, xđ theo phẩm chất bình quân tương đương www.thmemgallery.com Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH 4. Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu Cần quy định rõ ràng bằng việc mô tả tỉ mỉ hình thức, kích thước, chất liệu làm bao bì, vị trí đặt và ND ký mã hiệu, phải đảm bảo nguyên tắc mỹ thuật, rõ ràng. Thông thường những quy định này là theo công nghệ bao bì đóng gói, in ấn ký mã hiệu của nhà SX Đối với loại HH cần hai lớp bao bì thì cũng qui định rõ cách thức từng lớp một cách rõ ràng, đầy đủ để các bên cùng thực hiện www.thmemgallery.com Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH 5. Điều khoản về giao nhận hàng Thời gian giao nhận hàng Địa điểm giao nhận Phương thức giao nhận Giấy tờ giao nhận Phương thức giải quyết những sự cố xảy ra trong nghiệm thu, bàn giao HH như CL hàng không đúng HĐ, hàng bị hư hỏng do vận chuyển, Phương thức vận chuyển, phương tiện vận chuyển, trách nhiệm vận chuyển HH Phương tiện, trách nhiệm và thời gian bốc xếp HH. www.thmemgallery.com Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH 6. Điều khoản bảo hành HH và hướng dẫn sử dụng Phải ghi rõ thời hạn bảo hành và qui chế bảo hành, các tài liệu hướng dẫn sử dụng cần thiết, nhất là hàng dược phẩm, mỹ phẩm và phương tiện kỹ thuật Đối với những loại HH có ghi vào bao bì thời hạn sử dụng và đã có VB hướng dẫn sử dụng đặt trong bao bì thì không cần ghi trong HĐ nữa www.thmemgallery.com Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH 7. Điều khoản về giá cả Đơn vị tính giá Giá cơ sở: là giá bán HH cộng thêm phí chuyên chở, bảo quản, lưu kho, Đồng tiền tính giá Phương pháp định giá www.thmemgallery.com Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH 8. Điều khoản thanh toán Đồng tiền thanh toán và cách thức thanh toán + Đối với hàng nội địa, việc thanh toán phải theo qui định của NN + Đối với HH XNK thì tùy theo tính chất của loại giao dịch kinh tế, các quan hệ chi trả mà các bên có thể chọn các cách thức thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu; thanh toán bằng đổi hàng; thanh toán bằng sec; thanh toán ủy nhiệm chi; thanh toán bằng thẻ tín dụng Số lần thanh toán, số tiền cho mỗi lần thanh toán và thời điểm của mỗi lần thanh toán (tạm ứng, thanh toán hết) www.thmemgallery.com Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH 9. Điều khoản về trách nhiệm vật chất Xác định cụ thể các trường hợp phải bồi thường, các mức phạt cụ thể do không thực hiện được các điều khoản của HĐ như: giao hoặc nhận hàng chậm, hàng giao không đủ số lượng, không đúng qui cách phẩm chất, thiếu phụ tùng phụ kiện, chậm thanh toán, www.thmemgallery.com Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH 10. Điều khoản về tranh chấp HĐ Các bên cần thỏa thuận 3 vấn đề cơ bản sau: Các bên cần xđ trách nhiệm thông báo cho nhau biết tiến độ thực hiện HĐ. Nếu có vấn đề tranh chấp thì các bên thỏa thuận dùng biện pháp thương lượng để giải quyết là chủ yếu Trong trường hợp việc thương lượng không mang lại kết quả, mới đưa đơn khiếu nại lên tòa án kinh tế hoặc trọng tài kinh tế để giải quyết Các bên phải thỏa thuận trước trách nhiệm trả chi phí về kiểm tra và trọng tài. Theo thông lệ thì bên vi phạm HĐ phải chịu trách nhiệm về các khoản chi phí này www.thmemgallery.com Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH 11. Điều khoản về hiệu lực của HĐ HĐ có hiệu lực từ ngày ký hoặc sau một số ngày là do các bên thỏa thuận HĐ chấm dứt hiệu lực từ ngày ký biên bản thanh lý HĐ www.thmemgallery.com Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH 12. Điều khoản về các thỏa thuận khác (nếu cần) Trong các trường hợp xét thấy cần thiết, các bên có thể đưa vào HĐ những vấn đề cụ thể nào đó mà pháp luật về HĐ chưa qui định để thỏa thuận cho đầy đủ và rõ ràng vì lợi ích của một bên hoặc tránh các khả năng xấu có thể xảy ra. www.thmemgallery.com Company Logo Soạn thảo HĐ DV Phần mở đầu: cũng như các HĐ MB về vận tải HH Cách soạn thảo các điều khoản chủ yếu Công việc giao dịch: xđ cụ thể số lượng, chủng loại, qui cách, khối lượng sửa chữa, hoặc ND công việc dv + Chất lượng công việc + Tiến độ thực hiện công việc và thời gian hoàn thành Về vật tư: + Vật tư cũ, hỏng tháo dỡ ra do bên nào thu hồi + Bên nào chịu trách nhiệm cung cấp vật tư, phụ tùng đặc chủng khó tìm kiếm trên TT Giá cả Nghiệm thu Bảo hành Thanh toán Thời gian có hiệu lực của HĐ Trách nhiệm do vi phạm www.themegallery.com Thank You !