Bài giảng Quản trị nhóm làm việc - Chương 2: Xây dựng nhóm làm việc

Chương 2: Xây dựng nhóm làm việc 2.1. Khái niệm và tầm quan trọng của xây dựng nhóm làm việc 2.2. Lực chọn thành viên tham gia nhóm làm việc 2.3. Xác định và phổ biến mục tiêu, xây dựng các nét đặc trƣng của nhóm làm việc 2.4. Phân công công việc và thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm làm việc 27 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 2.1 Khái niệm xây dựng nhóm làm việc  Xây dựng nhóm làm việc là toàn bộ các hoạt động được nhà quản trị triển khai trong giai đoạn thành lập nhóm, bao gồm việc lựa chọn các thành viên nhóm; xác định và phổ biến mục tiêu chung của nhóm; xây dựng các nét đặc trưng của nhóm; phân công công việc cho các thành viên nhóm và thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm nhằm giúp nhóm làm việc đạt được mục tiêu chung đã đề ra 28 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU Vai trò của xây dựng nhóm làm việc  Nhóm đạt hiệu quả cao trong quá trình vận hành  Giải quyết tốt các nhiệm vụ chung đặt ra cho nhóm.  Giúp tạo động lực cho từng thành viên 29 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 2.2 Lựa chọn thành viên tham gia nhóm làm việc 2.2.1 Tầm quan trọng của việc lựa chọn thành viên nhóm làm việc 2.2.2 Tiêu chí lựa chọn thành viên nhóm làm việc 30 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 2.2.1 Tầm quan trọng của việc lựa chọn thành viên nhóm làm việc  Mỗi thành viên đều có vai trò và vị trí quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc chung của nhóm  Nhóm được thành lập để cộng hưởng các năng lực, kỹ năng và thái độ, hành vi của các thành viên. 31 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 2.2.1 Tầm quan trọng của việc lựa chọn thành viên nhóm làm việc  Mỗi thành viên đều có vai trò và vị trí quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc chung của nhóm  Nhóm được thành lập để cộng hưởng các năng lực, kỹ năng và thái độ, hành vi của các thành viên. 32 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 2.2.1 Tầm quan trọng của việc lựa chọn thành viên nhóm làm việc 33 Chú trọng đến chất lượng công việc Chấp nhận các kỹ năng của thành viên Đồng lòng trong quyết định Thái độ phê phán xây dựng Lắng nghe và làm sáng tỏ Hỗ trợ CỘNG HƯỞNG DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 2.2.2 Tiêu chí lựa chọn thành viên nhóm làm việc 35 • Trình độ chuyên môn • Kinh nghiệm bản thân Kiến thức (Knowledge). • Kỹ năng chuyên môn • Kỹ năng giải quyết vấn đề • Kỹ năng tương tác cá nhân • Kỹ năng giao tiếp • Kỹ năng (Skill) • Hoàn thành công việc được giao đúng thời hạn • Thẳng thắn • Thích ứng nhanh • Tôn trọng phong cách làm việc của người khác • Không kết bè phái • Thái độ/phẩm chất (Attitude) DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DH M _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 36 Mỗi thành viên nhóm cần làm gì để hoàn thành tốt nhiệm vụ?  Hiểu mình, hiểu người  Quản lý tốt bản thân  Kỹ năng truyền đạt tốt  Lắng nghe  Chia sẻ  Khả năng thương lượng, thuyết phục  Làm việc vì mọi người và vì tập thể DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 2.3 Xác định và phổ biến mục tiêu, xây dựng các nét đặc trưng của nhóm làm việc  2.3.1 Xác định và phổ biến mục tiêu nhóm làm việc  2.3.2 Xác định các nét đặc trưng của nhóm làm việc 37 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 2.3.1 Xác định và phổ biến mục tiêu nhóm làm việc 38 Mục tiêu nhóm (SMART) Specific (Cụ thể) Measurable (Đo lường được) Achievable (Khả thi) Realistic (Thực tế) Time – bound (Thời hạn xác định) DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 2.3.2 Xác định các nét đặc trưng của nhóm làm việc 39 Các nét đặc trưng của nhóm Xác định giá trị cốt lõi nhóm Xác định sứ mệnh nhóm Định vị nhóm Xác định khẩu hiệu nhóm Xác định màu sắc đại diện nhóm Xác định cơ chế hoạt động của nhóm DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 2.4 Phân công công việc và thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm làm việc  2.4.1 Phân công công việc cho các thành viên nhóm  2.4.2 Thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm 40 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 2.4.1 Phân công công việc cho các thành viên  Phân công nhiệm vụ rõ ràng và chịu trách nhiệm trước nhà quản trị nhóm, cũng như cả nhóm về tiến độ, chất lượng công việc được giao.  Cung cấp những phương tiện, nguồn lực cần thiết và quyền tự quyết nhất định phần việc của nhóm viên 41 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU Nguyên tắc trong phân công công việc  Đúng người, đúng việc, đúng năng lực, đúng thời điểm.  Rõ ràng, công khai, minh bạch  Công bằng, hợp lý  Có kiểm tra, giám sát và phản hồi kết quả 42 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 2.4.2 Thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm  Quy tắc ứng xử  Phương thức ra quyết định - Quyết định cá nhân - Quyết định nhóm 43 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU Xây dựng quy chế hoạt động của nhóm  Phương thức ra quyết định  Kế hoạch và lịch trình của nhóm  Phân công nhiệm vụ, quyền hạn  Phương pháp đánh giá thành tích  Quy tắc tài chính  Cơ chế kết hợp nhóm (họp, liên lạc)  Hành vi ứng xử 44 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 45 NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI NHÓM BẮT ĐẦU THÀNH LẬP 1. TỔ CHỨC BUỔI HỌP RA MẮT 2. THỐNG NHẤT VỀ CÁCH THỨC RA QUYẾT ĐỊNH 3. LẬP KẾ HOẠCH VÀ LỊCH TRÌNH CÔNG VIỆC 4. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ 5. XÁC ĐỊNH CÁC PHƢƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ 6. XÂY DỰNG CƠ CHẾ TÀI CHÍNH 7. XÂY DỰNG CƠ CHẾ GIAO TiẾP NHÓM 8. THIẾT LẬP CÁC TIÊU CHÍ VỀ CÁC HÀNH VI ỨNG XỬ DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 46 NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI NHÓM BẮT ĐẦU THÀNH LẬP 1. TỔ CHỨC BUỔI HỌP RA MẮT  Đảm bảo sự rõ ràng về thành phần của nhóm  Giải thích nội dung bản tuyên bố của nhóm  Mô tả những nguồn lực có sẵn cho nhóm và nguồn bên ngoài  Mô tả các cơ chế khuyến khích và tạo động lực làm việc cho nhóm  Giới thiệu để mọi người làm quen với nhau 2. THỐNG NHẤT VỀ CÁCH THỨC RA QUYẾT ĐỊNH  Nguyên tắc đa số  Nhất trí  Một nhóm nhỏ quyết định  Trưởng nhóm quyết định DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 47 NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI NHÓM BẮT ĐẦU THÀNH LẬP 3. LẬP KẾ HOẠCH VÀ LỊCH TRÌNH CÔNG VIỆC  Làm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của nhóm  Lên kế hoạch và tiến độ thực hiện công việc 4. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ  Phân công dựa trên khả năng thực hiện công việc tốt nhất  Nhiệm vụ phù hợp như thế nào với mục tiêu cao nhất của nhóm  Phải kèm theo cả quyền hạn và nguồn lực cần thiết DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 48 NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI NHÓM BẮT ĐẦU THÀNH LẬP 5. XÁC ĐỊNH CÁC PHƢƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ  Mục đích đánh giá  Chu kỳ và phương pháp đánh giá  Đối tượng đánh giá 6. THIẾT LẬP CƠ CHẾ TÀI CHÍNH  Nguồn thu  Chi phí  Dự phòng DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 49 NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI NHÓM BẮT ĐẦU THÀNH LẬP 7. XÂY DỰNG CƠ CHẾ GIAO TiẾP NHÓM  Các cuộc họp theo lịch, các cuộc gặp gỡ, tiếp xúc  Phương tiện thông tin liên lạc sử dụng 8. THIẾT LẬP CÁC TIÊU CHÍ VỀ CÁC HÀNH VI ỨNG XỬ  Mức độ tham gia  Sự gián đoạn  Tính công khai  Phê bình mang tính xây dựng  Tính bảo mật  Định hướng hành động DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU