Bài giảng Quản trị nguồn nhân lực - Phân tích công việc

Chương III: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 3–2QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Kết thúc chương này, chúng ta có thể 1. Hiểu được nội dung, vai trò, ý nghĩa của phân tích công việc đối với hoạt động quản trị nguồn nhân lực. 2. Thực hiện phân tích công việc. 3. Viễn cảnh của phân tích công việc 4. Hiểu được dòng công việc và quy trình định biên nhân sự M Ụ C T IÊ U C H Ư Ơ N G I II 3–3QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Khái niệm phân tích công việc  Phân tích công việc (job analysis) Quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm , quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết để thực hiện tốt công việc 3–4QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Tài liệu của phân tích công việc  Mô tả công việc (job description) – Liệt kê những nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ để báo cáo, trách nhiệm giám sát, các tiêu chuẩn cần đạt được khi hoàn thành  Tiêu chuẩn công việc (job specification) – Liệt kê những yêu cầu về nhân sự cho công việc bao gồm trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách v.v. 3–5QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Các dạng thông tin cần thu thập  Các hoạt động công việc (Work activities)  Hành vi con người (Human behaviors)  Máy móc, công cụ, thiết bị và những trợ giúp cho công việc.  Các tiêu chuẩn thực hiện công việc. (Performance standards)  Ngữ cảnh công việc (Job context)  Những yêu cầu về nhân sự (Human requirements) 3–6QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Sử dụng các thông tin trong phân tích công việc  Tuyển mộ và tuyển chọn  Khen thưởng  Đánh giá kết quả thực hiện công việc  Đào tạo  Phát hiện những nhiệm vụ chưa được giao  Giao tế nhân sự và quan hệ lao động  Tuyển dụng bình đẳng 3–7QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Các bước trong phân tích công việc Bước 1: Quyết định sử dụng thông tin như thế nào. Bước 2: Xem lại những thông tin cơ bản. Bước 3: Lựa chọn các vị trí tiêu biểu. Bước 4: Phân tích công việc hiện tại. Bước 5: Kiểm tra thông tin phân tích công việc. Bước 6: Triển khai bảng mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. 3–8QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc: Phỏng vấn  Nguồn thông tin – Từng cá nhân nhân viên – Các nhóm nhân viên – Các quản đốc có kiến thức về công việc  Thuận lợi – Nhanh, cách trực tiếp để tìm kiếm thông tin liên quan.  Bất lợi – Thông tin theo ý chủ quan – Chi phí cao  Hình thức phỏng vấn – Bảng Checklist – Không có cấu trúc rõ ràng 3–9QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Một số hướng dẫn phỏng vấn  Người phân tích và giám sát công việc nên làm việc chung để xác định những công nhân hiểu về công việc tốt nhất.  Nhanh chóng thiết lập quan hệ với người được phỏng vấn.  Tuân theo hướng dẫn rõ ràng hoặc bảng checklist, có những câu hỏi mở cho người được phỏng vấn ghi thêm vào.  Đề nghị nhân viên liệt kê những nhiệm vụ của họ theo thức tự quan trọng và tần suất xảy ra.  Sau khi hoàn tất phỏng vấn, xem và kiểm tra lại dữ liệu. 3–10QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc: Bảng câu hỏi  Nguồn thông tin – Yêu cầu nhân viên điền vào bảng câu hỏi để biết được những nhiệm vụ và trách nhiệm có liên quan đến công việc  Hình thức bảng câu hỏi – Một bảng liêt kê rõ ràng. – Câu hỏi mở.  Thuận lợi – Đây là phương pháp nhanh và hiệu quả để thu thập thông tin từ nhiều nhân viên.  Bất lợi – Tốn chi phí và thời gian trong việc chuẩn bị và thử nghiệm bảng câu hỏi. 3–11QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Phương pháp thu thập thông tin: quan sát  Nguồn thông tin – Quan sát và ghi chép những hoạt động chân tay của nhân viên khi họ làm việc.  Ưu điểm – Cung cấp thông tin ghi chép bằng tay. – Giảm những bóp méo thông tin.  Nhược điểm – Mất thời gian – Khó theo suốt toàn bộ chu kỳ công việc – Ít áp dụng nếu các hoạt động công việc mang tính trí óc cao. 3–12QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Viết bảng mô tả công việc  Bảng mô tả công việc – Một bảng ghi chép những việc nhân viên hiện thời đang làm, làm như thế nào và điều kiện làm việc ra sao.  Các phần của bảng mô tả công việc cụ thể – Nhận diện công việc – Tóm tắt công việc – Trách nhiệm và nhiệm vụ – Quyền từ chức vụ – Các tiêu chuẩn thực hiện – Điều kiện làm việc 3–13QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Mô tả công việc  Nhận diện công việc – Tên công việc – Bộ phận hay phòng – Ngày hiệu lực: khi bảng mô tả được thống nhất – Người viết bảng mô tả  Tóm tắt công việc – Mô tả bản chất chung của công việc – Liệt kê những chức năng hoặc hoạt động chính. 3–14QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Mô tả công việc  Trách nhiệm và nhiệm vụ – Liệt kê những tránh nhiệm và nhiệm vụ chính (các chức năng chính yếu) – Xác định quyền ra quyết định của người làm việc, người giám sát trực tiếp và vấn đề ngân sách phân bổ. 3–15QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Mô tả công việc Các mối quan hệ (chuỗi quyền lực) – Báo cáo cho: giám sát trực tiếp của nhân viên – Giám sát: những nhân viên mà phận sự công việc giám sát trực tiếp – Làm việc với: những đồng nghiệp mà nhà quản lý kỳ vọng nhân viên sẽ làm việc chung và tiếp xúc. – Bên ngoài công ty: những người bên ngoài công ty mà nhà quản lý kỳ vọng nhân viên sẽ làm việc hoặc tiếp xúc với họ. 3–16QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Mô tả công việc Các tiêu chuẩn thực hiện và điều kiện làm việc – Liệt kê những tiêu chuẩn nhà quản lý kỳ vọng nhân viên hoàn thành dựa trên mỗi phần mô tả các trách nhiệm và nhiệm vụ của công việc. 3–17QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Mô tả công việc của xi măng Sao Mai  Nhận diện công việc Công việc Quản lý đào tạo kỹ thuật Người soạn..... Nơi làm việc Văn phòng chính Người duyệt..... Chức vụ......Bộ phận Nhân sự Phòng Đào tạo Người chấp thuận... Chức vụ Ngày 08/2006 3–18QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Mô tả công việc của xi măng Sao Mai Mục đích công việc – Hợp tác và quản lý đào tạo liên quan đến kỹ thuật. Khuyến khích, khích thích và thực hiện những nhu cầu liên quan đến triết lý đào tạo cho các giám đốc trong tổ chức 3–19QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Mô tả công việc của xi măng Sao Mai Phạm vi công việc cần thực hiện Thước đo thực hiện công việc (1) Đề ra kế hoạch đào tạo hàng năm qua đó ban giám đốc biết đựơc khả năng có thể được đào tạo và những nhu cầu đào tạo từ những đánh giá kết quả công việc  Mọi kế hoạch đào tạo phải được thực hiện và tường trình 6 tuần trước khi cuối năm.  Đáp ứng mọi yêu cầu đào tạo trong 4 tuần khi giám đốc đề nghị 3–20QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Mô tả công việc của xi măng Sao Mai Phạm vi công việc cần thực hiện Thước đo thực hiện công việc (2) Lên lịch đào tạo để phối hợp với những yêu cầu hoạt động của công ty và đảm bảo sự lựa chọn có chi phí hiệu quả và nguồn đào tạo có chất lượng cao  Không có khóa học vào bị huỷ bỏ vì những xung đột của người tham dự.  95% các chương trình đào tạo hoạt động trong khoản ngân sách được phê duyệt  95% các đánh giá của các học viên sau khóa học đánh giá là “được” 3–21QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Mô tả công việc của xi măng Sao Mai Phạm vi công việc cần thực hiện Thước đo thực hiện công việc (4) Tư vấn cho những giám đốc quản lý bộ phận về các chương trình ở HCM để đảm bảo việc lựa chọn những người đào tạo dựa trên những thiếu hụt kỹ năng của họ  Từ năm 2005 áp dụng cho tất cả các chương trình đào tạo HCM để đào tạo theo yêu cầu qua đó lợi ích của việc đào tạo phải được đánh gía trong vòng 3 tháng khi chương trình kết thúc 3–22QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Viết bảng tiêu chuẩn công việc Trình bày các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc nhất định nào đó 3–23QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Viết bảng tiêu chuẩn công việc Các thông tin trong bảng tiêu chuẩn công việc – Dữ kiện tổng quát – Bản chất công việc – Trả lương – Điều khoản huấn luyện – Cơ hội thăng thưởng – Các tiêu chuẩn của nhân viên 3–24QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Bảng tiêu chuẩn công việc của xi măng Sao Mai Nhận diện công việc Công việc Quản lý đào tạo kỹ thuật Người soạn..... Nơi làm việc Văn phòng chính Người duyệt..... Chức vụ......Bộ phận Nhân sự Phòng Đào tạo Người chấp thuận... Chức vụ Ngày 08/2006 3–25QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Bảng tiêu chuẩn công việc của xi măng Sao Mai Trình độ học vấn – Tối thiểu là mức kỹ thật viên bậc 3 – Anh văn lưu loát tương đương với TOEIC 600 Kinh nghiệm cần có – Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong vai trò quản lý và điều phối tại các công ty liên doanh ở Việt nam – Có kinh nghiệm quản lý các chương trình đào tạo, kinh nghiệm điều phối và thực hiện – Ưu tiên cho người có 2 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành xi măng 3–26QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Bảng tiêu chuẩn công việc của xi măng Sao Mai Những kỹ năng đặc biệt cần có – khả năng viết và nói thông thạo hai ngoại ngữ: Tiếng Việt và tiếng Anh – Sử dụng vi tính thành thạo: Microsoft Office, công cụ hoạch định bằng máy tính – Năng động, giao tiếp tốt- có khả năng nhận thấy những yếu tố mà một nhân viên trong các vị trí công việc cần có. 3–27QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc Câu hỏi thảo luận  Tình huống công ty PINACO Pinaco là một công ty sản xuất pin- một sản phẩm nổi tiếng ở Việt nam. Công ty cần tuyển một nhân viên trực điện thoại, có trách nhiệm chuyển các cuộc gọi đến đối tượng cần thiết. Yêu cầu cho vị trí này là • Nữ • Giọng dễ nghe • Thái độ đúng mực • Có khả năng nói chuyện bằng tiếng Anh (trình độ B) • Ưu tiên tốt nghiệp đại học. Công ty sử dụng kênh tuyển dụng là giới thiệu. Có 2 người cần xem xét- một ứng viên tốt nghiệp ĐH Văn Lang, một ứng viên là con gái của nhân viên trực điện thoại lâu năm tại công ty, tốt nghiệp phổ thông trung học. Bạn sẽ quyết định như thế nào? Giải thích lý do. Câu hỏi thảo luận 3–28QTNNL Chương 3 – Phân tích công việc HẾT CHƯƠNG III