Bài giảng Quản trị logistics kinh doanh - Tổ chức và kiểm soát logistics

QUẢN TRỊ LOGISTICS KINH DOANH CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC15.3.9.3   Chương 1. Tổng quan môn học Quản trị Logistics kinh doanh Chương 2. Quản trị các hoạt động logistics cơ bản Chương 3. Quản trị các hoạt động logistics hỗ trợ Chương 4 . Tổ chức và kiểm soát logistics CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC VÀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG LOGISTICS 4.1 Tổ chức hoạt động logistics 4.2 Kiểm soát hoạt động logistics 4.1 Tổ chức hoạt động logistics4.1.1 Khái niệm Tổ chức Logistics có thể hiểu là sơ đồ hình thức các mối quan hệ chức năng, một tập hợp vô hình các mối quan hệ được các thành viên của doanh nghiệp ngầm hiểu Tổ chức Logistics là nội dung cơ bản đầu tiên để thực thi Logistics Sự cần thiết Giải quyết mâu thuẫn Trong đa số trường hợp, không đảm bảo sự cân đối chi phí- dịch vụ Logistics cần thiết phải có cấu trúc tổ chức để phối hợp các hoạt động Logistics phân tán. Đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá quản trị logistics Yêu cầu chuyên môn hoá quản trị logistics đòi hái phải có cấu trúc tổ chức logistics thích ứng. Cấu trúc tổ chức logistics cho phép xác định tuyến quyền lực và trách nhiệm cần thiết để bảo đảm hàng hoá được vận động phù hợp với yêu cầu quản trị Tầm quan trọng Ngành khai thác: sản xuất vật liệu thô  mua và vận chuyển là hoạt động Logistics chủ yếu thường có bộ phận(phòng) quản trị vật liệu. Ngành dịch vụ: Biến đổi các nhân tố hữu hình thành quá trình cung cấp dịch vụ - tiêu thụ các sản phẩm hữu hình để sản xuất ra dịch vụ. Mua và quản trị dự trữ là những hoạt động Logistics chủ yếu, ít quan tâm đến vận chuyển do nhiều hoạt động cung ứng được chấp nhận theo khoảng giá cung ứng. Tập trung cho quản trị vật tư. Ngành thương mại: các hoạt động Logistics tập trung cho các quá trình mua, dự trữ và phân phối, Ngành sản xuất hàng hoá: Đặc trưng bởi các doanh nghiệp mua vật tư nguyên liệu từ nhiều nhà cung ứng để sản xuất hàng hóa hữu hình. Các hoạt động Logistics ở cả khía cạnh cung ứng và phân phối. Sự phát triển của tổ chức logistics GĐ 1 từ trước những năm 70 thể hiện một tập hợp các hoạt động quan trọng đảm bảo sự phù hơp chi phí vốn thuộc về quản trị Logistics GĐ 2 trong đó tổ chức đã được điều khiển ở mức cấu trúc chính thức hơn và quản trị thượng đỉnh đã coi trọng các hoạt động Logistics thích đáng, thường là cung ứng vật lý hoặc phân phối vật lý, nhưng không phải cả hai GĐ3 trong đó, cấu trúc tổ chức gắn liền với việc thống nhất hoàn toàn các hoạt động Logistics bao gồm cả cung ứng và phân phối vật lý 4.1.2 Mô hình tổ chức logisticsHình thức tổ chức không chính tắc Thành lập uỷ ban kết hợp: tập hợp các thành viên từ mỗi lĩnh vực hậu cần quan trọng và cung cấp các phương tiện truyền tin để họ hoạt động Tạo ra hệ thống khuyến khích để phối hợp các bộ phận phân tán không đòi hỏi bất kì một sự thay đổi nào so với hình thức hiện tại mà tạo ra hệ thống khuyến khích để phối hợp các bộ phận phân tán và sự hợp tác giữa những người có trách nhiệm Cách thiết lập Đặc điểm Nhà quản trị logistics có trách nhiệm đối với toàn bộ hệ thống logistics, nhưng không có quyền lực trực tiếp đối với các hoạt động từng phần Cấu trúc tổ chức truyền thống của doanh nghiệp vẫn giữ nguyên Chi phí cho các hoạt động phải được điều chỉnh bởi mỗi phòng chức năng cũng như mỗi chương trình hậu cần Hạn chế Tuyến quyền lực và trách nhiệm giữa các bộ phận không rõ ràng Có thể xuất hiện những mâu thuẫn không dễ giải quyết Hình thức tổ chức nửa chính tắc Các nhà quản trị Logistics được phân công để phối hợp các dự án bao gồm Logistics và một số lĩnh vực Hình thức tổ chức nửa chính tắc Bao gồm (1) Bố trí nhà quản trị vào vị trí cấp cao đối với các hoạt động Logistics; (2) Xác định quyền lực của nhà quản trị ở mức cấu trúc của tổ chức cho phép điều hoà hiệu quả với các lĩnh vực chức năng quan trọng khác. Áp dụng Các loại hình tổ chức logsitics khác không hiệu quả Cần phải tập trung mọi nỗ lực cho các hoạt động logistics Hình thức tổ chức chính tắc Đây là hình thức tổ chức tạo nên các tuyến quyền lực và trách nhiệm rõ ràng đối với Logistics. Hình thức tổ chức chính tắc 4.2 Kiểm soát hoạt động logistics4.2.1 Khái niệm Yêu cầu kiểm soát tập trung vào những điều không chắc chắn làm biến đổi những dự tính kế hoạch Quá trình kiểm soát bao gồm các hoạt động kiểm tra những điều kiện thay đổi và tiến hành điều chỉnh Kiểm soát là quá trình so sánh kết quả hiện hữu với kế hoạch và thiết lập hành động điều chỉnh để cho chúng phù hợp chặt chẽ hơn 4.2.2 Mô hình kiểm soát Đặc điểm Sự can thiệp của con người giữa hoạt động so sánh kết quả hiện hữu và mong muốn với hành động giảm sai sót của quá trình Nhà quản trị phải can thiệp tích cực trước bất kỳ hành động điều chỉnh nào có thể diễn ra Ưu điểm Tính linh hoạt Chi phí ban đầu thấp 4.2.3 Hệ thống kiểm soátHệ thống mở 4.2.3 Hệ thống kiểm soátHệ thống mở Ví dụ về hệ thống kiểm soát mở trong quản trị dự trữ Đặc điểm: Các quy tắc kiểm soát được xem là căn cứ để tiến hành các hoạt động điều chỉnh mà không cần sự can thiệp trực tiếp của nhà quản trị.  nhà quản trị tách xa quá trình kiểm soát nên gọi là hệ thống đóng Ưu điểm: Có khả năng kiểm soát các hoạt động hậu cần với tốc độ và độ chính xác cao Nhược điểm Giảm tính linh hoạt Chi phí đầu tư cao Hệ thống đóng Hệ thống đóng Ví dụ về hệ thống kiểm soát đóng trong quản trị dự trữ Đặc điểm: Nhà quản trị không phải rời bỏ quyền quản trị hệ thống vẫn có thể kiểm soát các hoạt động logistics khi cần thiết. Ưu điểm: Đảm bảo tính linh hoạt Đảm bảo tính hiệu quả Hệ thống kiểm soát hỗn hợp Đây là hệ thống kiểm soát đóng - mở kết hợp được sử dụng phổ biến nhất để kiểm soát các hoạt động logistics Hệ thống kiểm soát hỗn hợp Ví dụ về hệ thống kiểm soát hỗn hợp trong quản trị dự trữ 4.2.4 Các chỉ tiêu đo lườngĐo lường kết quả bên trong Chi phí Đo lường kết quả bên trong Dịch vụ khách hàng Năng suất Đo lường kết quả bên trong Chỉ tiêu đo lường tài sản Đo lường kết quả bên trong Chất lượng Đo lường kết quả bên trong Đo lường kết quả bên ngoài Chỉ tiêu đo lường mong đợi khách hàng: về mặt khả năng đầy đủ hàng hoá, thời gian thực hiện đơn đặt hàng, khả năng đảm bảo thông tin, giải quyết khó khăn, và hỗ trợ sản phẩm Xác định chuẩn mực thực tiễn tốt nhất: ngày nay, nhiều doanh nghiệp coi chuẩn mực như là kỹ thuật để so sánh các nghiệp vụ hậu cần của mình với các nghiệp vụ của cả đối thủ cạnh tranh và doanh nghiệp dẫn đầu trong những ngành có và không có quan hệ Đo lường toàn diện chuỗi cung ứng Thoả mãn khách hàng/chất lượng: đo lường khả năng cung cấp toàn bộ sự thoả mãn cho khách hàng Thời gian thực hiện đơn đặt hàng Tổng chi phí chuỗi cung ứng Tài sản Đo lường toàn diện chuỗi cung ứng