Bài giảng Quản trị Logistics

à cơ sở vật chất KHKT của mình với tố chức khác để thiết kế, XD, và vận hành chuỗi Logistics chịu trách nhiêm quản lý dịng lưu chuyển logistics, cung cấp giải pháp, hoạch định, tư vấn logistics, quản trị vận tải quản trị cả quá trình Chương 1: Những lý luận cơ bản về Logistics Phân loại theo quá trình: Logistics đầu vào (Inbound Logistics): cung ứng tài nguyên, nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất quản trị vị trí, thời gian, chi phí sản xuất Logistics đầu ra (Outbound Logistics): cung cấp sản phẩm đến người tiêu dùng tối ưu nhất quản trị vị trí, thời gian, chi phí phân phối Logistics ngược (Reverse Logistics): thu hồi các phụ phẩm, phế liệu, phế phẩm, các yếu tố ảnh hưởng đến mơi trường tái sử dụng, tái chế Phân loại theo đối tượng hàng hĩa: Logistics hàng tiêu dùng nhanh (FMCG Logistics): Logistics cho hàng tiêu dùng cĩ thời hạn sử dụng ngắn Logistics ngành ơtơ (Automotive Logistics): phục vụ cho ngành ơtơ Logistics ngành hĩa chất, ngành điện tử, ngành dầu khí Chương 1: Những lý luận cơ bản về Logistics 1.4. Vai trị của SCM đối với hoạt động kinh doanh: SCM giải quyết cả đầu ra lẫn đầu vào của doanh nghiệp một cách hiệu quả, thơng qua việc thay đổi các nguồn nguyên vật liệu đầu vào hoặc tối ưu hố quá trình luân chuyển NVL, hàng hố, dịch vụ; SCM thành cơng khi cĩ chiến lược và giải pháp SCM thích hợp, ngược lại, thất bại do chọn sai nguồn cung cấp nguyên vật liệu, sai vị trí kho bãi, lượng dự trữ khơng phù hợp, tổ chức vận chuyển rắc rối, chồng chéo... SCM cịn hỗ trợ đắc lực cho hoạt động tiếp thị, đặc biệt là tiếp thị hỗn hợp (4P: Product, Price, Promotion, Place). Mục tiêu lớn nhất của SCM là cung cấp SP/DV cho KH với tổng chi phí nhỏ nhất.SCM giúp: từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất và tạo điều kiện cho thương mại điện tử phát triển  thành cơng của B2B. SCM chỉ thực sự phục vụ cho việc nhận biết các chiến lược dựa trên hệ thống sản xuất, khi chúng tạo ra một trong những mối liên kết trọng yếu nhất trong dây chuyền cung ứng. Chương 1: Những lý luận cơ bản về Logistics Tồn tại ba yếu tố chính của dây chuyền cung ứng: (1) các bước chuẩn bị cho quá trình sản xuất, hướng tới những thơng tin tập trung vào khách hàng và yêu cầu của họ; (2) bản thân chức năng sản xuất, tập trung vào những phương tiện, thiết bị, nhân lực, nguyên vật liệu và chính quá trình sản xuất; (3) tập trung vào sản phẩm cuối cùng, phân phối và một lần nữa hướng tới những thơng tin tập trung vào khách hàng và yêu cầu của họ. SCM cịn giúp phân tích dữ liệu thu thập được và lưu trữ hồ sơ với chi phí thấp. Hoạt động này nhằm phục vụ cho những mục đích liên quan đến hoạt động sản xuất (như dữ liệu về thơng tin sản phẩm, dữ liệu về nhu cầu thị trường…) để đáp ứng địi hỏi của khách hàng. Đối với nền kinh tế: hoạt động Logistics của nhiều quốc gia như Mỹ, châu Âu, Bắc Mỹ, một số nền kinh tế châu Á: chiếm 10 – 15% GDP Chương 1: Những lý luận cơ bản về Logistics 1.5 Kinh nghiệm phát triển Logistics: Kinh nghiệm Singapore: cĩ vị trí chiến lược về đường hàng hải  phát riển thành trung tâm hàng hải , cảng trung chuyển lớn của khu vực: đầu tư mạnh vào kho bãi, hệ thống cầu cảng, hệ thống cơng nghệ thơng tin, các chính sách quản lý, huấn luyện đội ngũ  trở thành trung tâm Logistics tầm cở thế giới với Hiệp hội Logistics Singapore (bên cạnh rất nhiều cơng ty logistics hàng đầu thế giới như Schenke, Maersh, APL, Keppel, UPS… Kinh nghiệm Trung Quốc: chi phí cho Logistics tại TQ chiếm 21,3% GDP; doanh thu từ logistics tại TQ: 5,8 nghìn tỷ USD (năm 2005) nguồn lợi khổng lồ khi đầu tư vào logistics đẩy mạnh đầu tư vào cơ sở hạ tầng: đường sơng, biển, đường sắt, hàng khơng. Chú trọng phát triển hệ thống kho bãi, thơng tin liên lạc, quản lý dữ liệu mạng. Khuyến khích hợp tác phát triển Logistics Việt Nam: cĩ khoảng 1000 cơng ty đang hoạt động: 18% cơng ty NN, 70% TNHH, 10% chưa cĩ giấy phép, 2% cơng nước ngồi. Các cơng ty mạnh của VN: Vietrans, Viconship, Vinatrans Chương 2: Tổng quan về quản trị Logistics 2.1. Sự cần thiết phải quản trị Logistics: Các mơ hình quản lý như JIT (Just in time), Kanban, TQM (Total quality management) cho kết quả rất khả quan trong quản lý sản xuất áp dụng đơn lẻ và chỉ mang lợi ích giới hạn; Thiệt hại do khơng quản trị tốt logistics: + 10/1997 Boeing thiệt hại 2,6 tỷ USD do “thiếu hụt nguyên nhiên vật liệu và các linh kiện  sản xuất kém hiệu quả + Tập đồn US Surgical: giảm 25% doanh thu lộ 22 triệu USD do hàng tồn kho quá nhiều + Khơng dự báo đúng nhu cầu thị trường, IBM khơng cĩ đủ máy  mất cơ hội kinh doanh Lợi ích: thành cơng của Wal-mart, P&G (Procter and Gamble)…  cải tiến và quản lý tốt hoạt động logistics đem lại thị phần to lớn và tiết kiệm hàng triệu USD Chương 2: Tổng quan về quản trị Logistics 2.2. Cấu trúc của SCM: Một dây chuyền cung ứng sản xuất bao gồm tối thiểu ba yếu tố: nhà cung cấp, bản thân đơn vị sản xuất và khách hàng: Nhà cung cấp: là các cơng ty bán sản phẩm, dịch vụ Đơn vị sản xuất: là nơi sử dụng nguyên liệu, dịch vụ đầu vào và áp dụng các quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Các nghiệp vụ về quản lý sản xuất được sử dụng tối đa tại đây nhằm tăng hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo nên sự thơng suốt của dây chuyền cung ứng; Khách hàng: là người sử dụng sản phẩm của đơn vị sản xuất. Chương 2: Tổng quan về quản trị Logistics 2.3. Thành phần chuởi cung ứng:  Chương 2: Tổng quan về quản trị Logistics 2.3. Các thành phần cơ bản của SCM : Dây chuyền cung ứng được cấu tạo từ 5 thành phần cơ bản. Các thành phần này là các nhĩm chức năng khác nhau và cùng nằm trong dây chuyền cung ứng: Sản xuất (Làm gì, như thế nào, khi nào) Vận chuyển (Khi nào, vận chuyển như thế nào) Tồn kho (Chi phí sản xuất và lưu trữ) Định vị (Nơi nào tốt nhất để làm cái gì) Thơng tin (Cơ sở để ra quyết định) 1. Sản xuất: là khả năng của dây chuyền cung ứng tạo ra và lưu trữ sản phẩm. Phân xưởng, nhà kho là cơ sở vật chất, trang thiết bị chủ yếu của thành phần này. Trong quá trình sản xuất, các nhà quản trị thường phải đối mặt với vấn đề cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp. Chương 2: Tổng quan về quản trị Logistics 2. Vận chuyển: Đây là bộ phận đảm nhiệm cơng việc vận chuyển nguyên vật liệu, cũng như sản phẩm giữa các nơi trong dây chuyền cung ứng. Ở đây, sự cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu và hiệu quả cơng việc được biểu thị trong việc lựa chọn phương thức vận chuyển. Thơng thường cĩ 6 phương thức vận chuyển cơ bản: Đường biển: giá rẻ, thời gian dài và bị giới hạn về địa điểm giao nhận. Đường sắt: giá rẻ, thời gian TB, bị giới hạn về địa điểm giao nhận. Đường bộ: nhanh, thuận tiện. Đường hàng khơng: nhanh, giá thành cao. Dạng điện tử: giá rẻ, nhanh, bị giới hạn về loại hàng hố vận chuyển (chỉ dành cho dữ liệu, âm thanh, hình ảnh…) Đường ống: tương đối hiệu quả nhưng bị giới hạn loại hàng hố (khi hàng hĩa là chất lỏng, chất khí..). Chương 2: Tổng quan về quản trị Logistics 3. Tồn kho: Tồn kho là việc hàng hố được sản xuất ra tiêu thụ như thế nào. Chính yếu tố tồn kho sẽ quyết định doanh thu và lợi nhuận của cơng ty bạn.  4. Định vị: Bạn tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu sản xuất ở đâu? Nơi nào là địa điểm tiêu thụ tốt nhất? Đây chính là những yếu tố quyết định sự thành cơng của dây chuyền cung ứng.  5. Thơng tin: Thơng tin chính là “nguồn dinh dưỡng” cho hệ thống SCM của bạn. Nếu thơng tin chuẩn xác, hệ thống SCM sẽ đem lại những kết quả chuẩn xác. Ngược lại, nếu thơng tin khơng đúng, hệ thống SCM sẽ khơng thể phát huy tác dụng.  Chương 2: Tổng quan về quản trị Logistics 2.4 Quá trình luân chuyển trong chuởi cung ứng: Chương 2: Tổng quan về quản trị Logistics 2.5 Những bước đi cơ bản khi triển khai SCMBạn cần tuân thủ 5 bước đi cơ bản sau đây:1. Kế hoạch Đây là bộ phận chiến lược của SCM. Bạn sẽ cần đến một chiến lược chung để quản lý tất cả các nguồn lực nhằm giúp sản phẩm phẩm, dịch vụ của bạn đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng. Phần quan trọng của việc lập kế hoạch là xây dựng một bộ các phương pháp, cách thức giám sát dây chuyền cung ứng để đảm bảo cho dây chuyền hoạt động hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tạo ra sản phẩm cĩ chất lượng cao để đưa tới khách hàng. CHƯƠNG 2: Tổng quan về quản trị Logistics 2. Nguồn cung cấp Hãy lựa chọn những nhà cung cấp thích hợp để đáp ứng các chủng loại hàng hố, dịch vụ đầu vào mà bạn cần để làm ra sản phẩm, dịch vụ của bạn. Bạn nên xây dựng một bộ các quy trình định giá, giao nhận và thanh tốn với nhà phân phối, cũng như thiết lập các phương pháp giám sát và cải thiện mối quan hệ giữa bạn với họ. Sau đĩ, bạn hãy tiến hành song song các quy trình này nhằm quản lý nguồn hàng hố, dịch vụ mà bạn nhận được từ các nhà cung cấp, từ việc nhận hàng, kiểm tra hàng, chuyển chúng tới các cơ sở sản xuất đến việc thanh tốn tiền hàng. CHƯƠNG 2: Tổng quan về quản trị Logistics 3. Sản xuất Đây là bước đi tiếp theo, sau khi bạn đã cĩ nguồn hàng. Hãy lên lịch trình cụ thể về các hoạt động sản xuất, kiểm tra, đĩng gĩi và chuẩn bị giao nhận. Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất của dây chuyền cung ứng, vì thế bạn cần giám sát, đánh giá chặt chẽ các tiêu chuẩn chất lượng của thành phẩm, cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên.4. Giao nhận Đây là yếu tố mà nhiều người hay gọi là “hậu cần”. Hãy xem xét từng khía cạnh cụ thể bao gồm các đơn đặt hàng, xây dựng mạng lưới cửa hàng phân phối, lựa chọn đơn vị vận tải để đưa sản phẩm của bạn tới khách hàng, đồng thời thiết lập một hệ thống hố đơn thanh tốn hợp lý. CHƯƠNG 2: Tổng quan về quản trị Logistics 5. Hồn lại Đây là cơng việc chỉ xuất hiện trong trường hợp dây chuyền cung ứng cĩ vấn đề. Nhưng dù sao, bạn cũng cần phải xây dựng một chính sách đĩn nhận những sản phẩm khiếm khuyết bị khách hàng trả về và trợ giúp khách hàng trong trường hợp cĩ vấn đề rắc rối đối với sản phẩm đã được bàn giao. CHƯƠNG 2: Tổng quan về quản trị Logistics 2.6 Chi phí Logistics: Được hình thành từ 6 loại chi phí chủ yếu: Chi phí phục vụ khách hàng: Càng phục vụ khách hàng tớt càng tớn nhiều chi phí  khách hàng càng hài lòng và lơi kéo khách hàng mới Chi phí vận tải: Chiếm tỷ trọng lớn nhất trong CP Logistics: chịu ảnh hưởng của loại hàng (giá trị), quy mơ sản xuất, kích cỡ, khới lượng, tuyến đường vận tải thơng qua đợ tin cậy, đợ đảm bảo về thời gian, linh hoạt, khả năng bảo hiểm Chi phí kho bãi: Phụ thuợc vào địa điểm đặt kho, lượng hàng chứa, dịch vụ kho bãi quy luật chung: sớ kho nhiều dịch vụ càng tớt nhưng tỷ lệ nghịch với hiệu quả sử dụng CHƯƠNG 2: Tổng quan về quản trị Logistics Chi phí giải quyết đơn hàng và hệ thớng thơng tin: Gờm chi phí liên lạc với khách hàng, thiết lập kêng phân phới, dự báo nhu cầu thơng tin là hết sức quan trọng trong việc điều phới Chi phí thu mua, chi phí sản xuất (có đủ lơ hàng theo yêu cầu): Chi phí này gờm: xây dựng cơ sở, Lắp đặt máy móc trang thiết bị, tìm nhà cung ứng NVL, mua và iếp nhận NVL… MUa sớ lượng lớn: Chi phí rẻ, CP vận tải thấp nhưng CP dự trữ tăng cao và ngược lại Chi phí dự trữ: gờm 4 loại chi phí dự trữ chủ yếu: - Vớn vay hay CP cơ hợi  có thể thu hời - Dịch vụ dự trữ: bảo hiểm, thuế 9a1nh vào lượng dự trữ - Mặt bằng kho bãi  phụ thuợc vào mức đợ dự trữ - Phòng ngừa rủi ro: lỡi thời, mất cắp, hư hỏng, thiên tai… CHƯƠNG 2: Tổng quan về quản trị Logistics 2.7 Phân biệt luồng thơng tin và vật chất: CHƯƠNG 2: Tổng quan về quản trị Logistics 2.8 Quản trị chuỗi cung cấp và các luồng trong chuỗi cung cấp: Nguồn tạo ra doanh thu chuỗi cung cấp: khách hàng. Nguồn tạo ra chi phí chuỗi cung cấp: luồng thơng tin, sản phẩm hoặc tiền giữa các giai đoạn của chuỗi cung cấp. Quản trị chuỗi cung cấp là việc quản lý các luồng giữa và bên trong các giai đoạn của chuỗi cung cấp để tối đa hĩa khả năng sinh lời của tồn bộ chuỗi cung cấp. CHƯƠNG 2: Tổng quan về quản trị Logistics 2.9 Cấu trúc khung của quản trị chuỗi cung cấp: CHƯƠNG 2: Tổng quan về quản trị Logistics 2.10 Các quá trình vĩ mơ của chuỗi cung cấp Quản trị quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management - CRM): Tất cả các quá trình tập trung vào giao diện giữa cơng ty và khách hàng. Quản trị chuỗi cung cấp (Internal Supply Chain Management - ISCM): Các quá trình trong nội bộ cơng ty. Quản trị quan hệ nhà cung ứng (Supplier Relationship Management - SRM): Tất cả các quá trình tập trung vào giao diện giữa cơng ty và nhà cung ứng. CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng 3.1 Định nghĩa về dịch vụ khách hàng theo Logistics: Tạo ra những lợi ích về mặt thời gian và địa điểm đối với sản phẩm hay dịch vụ bao gồm: giải quyết đơn hàng (phân loại, kiểm tra, thu gom hoặc tách lơ hàng, đĩng gĩi bao bì, dán nhãn…), vận tải, và các dịch vụ hậu mãi khác Cần phân biệt dịch vụ khách hàng Logistics và dịch vụ thỏa mãn khách hàng Dịch vụ thỏa mãn khách hàng bao gồm cả dịch vụ Logistics (theo SCM) CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng Các dịch vụ khách hàng theo Logistics: Dịch vụ về thủ tục: lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu trữ, xử lý truy xuất đơn hàng, giải quyết các khiếu nại… Dịch vụ theo đơn hàng cụ thể: khả năng hồn theo đơn hàng, thăm khách hàng định kỳ, giải quyết nhanh khiếu nại, làm thủ tục hải quan trong thời gian yêu cầu…. Quan điểm mới về dịch vụ khách hàng theo Logistics: Là quá trình diễn ra giữa người Mua – người Bán cĩ sự tham gia của bên thứ Ba. Kết quả quá trình là tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm hay dịch vụ trao đổi CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng 3.2 Các yếu tố của dịch vụ khách hàng: Cĩ 3 nhĩm yếu cần quan tâm: Các yếu tố trước giao dịch: Xây dựng chính sách dịch vụ đối với KH; Giới thiệu các dịch vụ cho khách hàng; Tổ chức bộ máy thực hiện; Phịng ngừa rủi ro; Quản trị dịch vụ. CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng Các yếu tố trong giao dịch: Tình hình dự trữ hàng hĩa; Thơng tin về hàng hĩa; Tính chính xác của hệ thống; Tính ổn định của quá trình thực hiện đơn hàng; CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng Các yếu tố trong giao dịch: Khả năng thực hiện các chuyến hàng đặc biệt; Khả năng điều chuyển hàng hĩa; Thủ tục thuận tiện; Sản phẩm thay thế. CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng Các yếu tố sau giao dịch: Lắp đặt, bảo hành, sửa chữa và các dịch vụ khác; Theo dõi sản phẩm; Giải quyết những than phiền, khiếu nại của khách hàng; Cho khách hàng mượn sản phẩm trong khi chờ sửa chữa CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng Tác động của sản phẩm thay thế đến mức độ phục vụ khác hàng CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng 3.3 Tầm quan trọng của dịch vụ khách hàng trong Logistics: Là đầu ra cho tồn bộ hệ thống (khi xem xét việc phục vụ cho khách hàng là khách của khách hàng): Vừa là hoạt động marketing vừa là hoạt động logistics; Hỗ trợ đắc lực cho yếu tố phân phối trong marketing – mix (sản phẩm, phân phối, giá cả, chiêu thị, dịch vụ hậu mãi); CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng 3.3 Tầm quan trọng của dịch vụ khách hàng trong Logistics: Ghi chú: Một ghi chú quan trọng là dịch khách hàng trong Logistics mang ý nghĩa kép: vừa làm dịch vụ cho khách hàng (người thuê dịch vụ Logistics, vừa làm dịch vụ cho khách của khách hàng) CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng 3.4 Xây dựng chiến lược dịch vụ khách hàng: Chiến lược dịch vụ khách hàng được xây dựng dựa vào: Nhu cầu thực tế của khách hàng; Là bộ phận tổng thể trong chiến lược Marketing; Đối thủ cạnh tranh cĩ gì? xây dựng tiêu chuẩn cạnh tranh; CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng 3.4 Xây dựng chiến lược dịch vụ khách hàng: Nắm vững các nguyên lý của quản trị chiến lược: với 3 cấp chiến lược: + Chiến lược doanh nghiệp; + Chiến lược cấp kinh doanh (SBU- Strategy Business Unit); + Chiến lược cấp chức năng. Giai đoạn xây dựng chiến lược: cần thực hiện Thiết lập sứ mạng (tầm nhìn); Sử dụng ma trận SWOT, BCG, GE, IE; Sử dụng ma trận QSPM (Quantitative strategic Planning Matrix- Ma trận hoạch định chiến lược có thể định lượng); CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng Giai đoạn tở chức thực hiện hiến lược: cần thực hiện Thiết lập mục tiêu dài hạn; Đưa ra các chính sách và phân phới nguờn lực để thực hiện mục tiêu; Triển khai ở tất cả các cấp và mọi đều phải hiệu và tham gia. CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng Giai đoạn đánh giá chiến lược: cần thực hiện: Đo lường các điểm được và chưa được; Phân tích nguyên nhân thành, bại của từng điểm; Thực hiện các hành đợng điều chỉnh CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng 3.5 Các quy định của Việt Nam về dịch vụ logistics: Luật Thương mại quy định: Điều 233. Dịch vụ Logistics: Cá nhân, tở chức thực hiện mợt hoặc nhiều cơng việc: nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lam thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng, hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa để hưởng thù lao. Điều 234. Điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics: Doanh nghiệp có đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics theo quy định; Chính phủ quy định các điều kiện chi tiết. CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng Điều 235. Quyền và nghĩa vụ thương nhân làm Logistics: Trường trường hợp có thỏa thuận khác, DN logistics có quyền và nghĩa vụ sau: Được hưởng thù lao dịch vụ và các chi phí khác; Trong trường hợp muớn thực hiện khác chỉ dẫn theo hướng có lợi cho khách hàng phải thơng báo ngay; Khi khơng thực hiện được dịch vụ phải thơng báo cho khách hàng; Khi khơng có thỏa thuận thời gian cụ thể phải thực hiện theo thới gian hợp lý. Tuân thủ các quy định về vận tải. CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng Điều 236. Quyền và nghĩa vụ của khách hàng: Trường trường hợp có thỏa thuận khác, khách hàng có quyền và nghĩa vụ sau: Hường dẫn, kiểm tra, giám sát thực hiện hợp đờng; Cung cấp đầy các chỉ dẫn; Cung cấp đầy đủ các thơng tin ề hàng hóa; Đóng gói, ghi ký mã hiệu đầy đủ, chính xác; Bời thường thiệt hại, trả chi phí phát sinh nếu đã thực hiện đúng chỉ dẫn nhưng khơng thực hoàn thành; Thanh toán; Điều 237. Điều 238 Điều 239 CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng 3.6 Giới thiệu mợt sớ dịch ụ khách hàng Logistics tại Việt Nam: Các dịch vụ cơ bản: Quản trị dây chuyền cung ứng (SCM); Dịch vụ giao nhận vận tải gom hàng Forwarding and Groupage); Dịch vụ hàng khơng; Dịch vụ kho bãi – phân phới (Warehousing and Distribution); Các dịch vụ đặc thù tạo giá trị gia tăng CHƯƠNG 3: Dịch vụ khách hàng Chương 3: Dịch vụ khách hàng Quản trị dây chuyền cung ứng (SCM): Nhận booking từ các doanh nghiệp: gọi là vendor: mỡi nhà cung ứng có form riêng điền thơng tin để book hàng: thơng tin đơn hàng (PO number), sớ lượng, thể tích, sớ khới hàng và các thơng tin đặc biệt đi kèm hàng; Lập kế hoạch đóng và vận chuyển hàng: tùy vào sớ lượng book – hàng lẻ hay nguyên container – sẽ có kế hoạch đóng hàng phù hợp: loại hàng, sớ đơn hàng, cách thức đóng hàng, loại container, và lịch trình của tàu. tất cả đều phải thơng tin cho khách hàng. Chương 3: Dịch vụ khách hàng Quản trị dây chuyền cung ứng (SCM): Tiến hành nhận và đóng thực tế tại kho: đến ngày giao hàng: các vendors sẽ gom hàng vào kho, đóng container, giao ra cảng, làm thủ tục nhân viên logistics phải giám sát chặt tất cả các khâu Phát hành chứng từ vận tải cần thiết: sau khi hàng hóa lên tàu, nhà cung cấp logistics phải phát hàng các chứng từ: FCR (Forwarder Cargo Receipt), hoặc House Bill Landing để người bán – vendor làm các thủ tục khác: (CO, CQ), visa… Chương 3: Dịch vụ khách hàng Dịch vụ thư gửi chứng từ thướng mại: nhà cung cấp logistics thu thập các chứng từ liên quan đến hàng hóa sắp xếp, giao cho người mua để làm các thủ tục hải quan giao nhận hàng giảm các chi phí dịch vụ cho người mua hàng; Quản lý đơn hàng đến cấp SKU (stock keeping unit): Các nhà cung cấp lớn tại Việt Nam như: Maersk, APL, NYK, Cargo System… co khả năng cung cấp dây chuyền cung ứng theo chiều sâu của sản phẩm. Thơng thường chỉ ở cấp đợ PO (đơn hàng) sử dụng hệ thớng thơng tin riêng có được để giúp kiểm tra đợ chính xác về thơng in đơn hàng. Chương 3: Dịch vụ khách hàng Dịch vụ giao nhận vận tải và gom hàng: Dịch vu giao nhận: giám sát vận tải theo phương thức hàng nguyên (cả container) bao gờm cả quản lý cước phí đường biển, hàng khơng, và cước vận tải nợi địa thực hiện dịch vụ trọn gói về giao nhận Chương 3: Dịch vụ khách hàng Dịch vụ giao nhận vận tải và gom hàng: Dịch vụ gom hàng: là dịch vụ chuyển hàng đơn lẻ. Nhà cung ấp nhận hàng từ các vendoers, sau đó gom lại đóng thành các container, chuyển qua các cảng trung chuyển ở Singaore, Malaysia, Taiwan… Tại cảng trung chuyển hàng hóa sẽ được bớc dỡ và phân loại theo nước đến và sau đó sẽ sắp xếp thành các container từng nước. Tại nước nhập khẩu, các nhà cung cấp logistics dỡ hàng, làm thủ tục hải quan, vận chuyển giao cho khách hàng- nhà nhập khẩu tiết kiệm chi phí cho khách hàng. Chương 3: Dịch vụ khách hàng Dịch vu hàng khơng: phục vụ hàng cao cấp, hàng cần chuyển gấp. Cung cấp dịch vụ hỡn hợp air-sea, sea-air khi hàng hóa sản xuất chậm tiến đợ vài ngày rẻ hơn chỉ chuyển bằng air: khả năng cung ứng dịch vụ ca cấp. Chương 3: Dịch vụ khách hàng Dịch vụ kho bãi - phân phới: giúp quản lý tờn kho, giảm chi phí tờn kho, tăng các chu kỳ đơn hàng: Dịch vụ kho bãi: thực hiện dịch vụ lưu kho và giám sát hàng hóa Nhận hàng, kiểm hàng, xếp hàng vào kho: Nhà cung cấp chịu trách nhiệm nhận hàng từ vendor, kiểm tra sớ lượng, chủng loại, nhãn mác, tình trạng hàng hóa. Sắp xếp hàng đ1ung quy cách: mặt có nhãn hàng xếp hướng ra, xếp theo thứ tự ưu tiên; Xử lý đới với hàng hỏng: hàng hóa bị lỡi do vận chuyển: cùng với nhà vận chuyển sửa chữa sai sót: thay thùng chứa, dán nhãn lại. Hàng hỏng nặng: báo cáo khách hàng quyết định. Chương 3: Dịch vụ khách hàng Dán nhãn hàng hóa (Labelling): Làm dịch vụ in và dán nhãn hàng hóa để đảm bảo được in và dán đúng quy định nước nhập hàng chỉ cần đưa ra các yêu cầu Scanning: Nhà cung cấp Logistics cung ấp dịch vụ scan để kiểm tra nhiều lần hàng hóa về: sớ lượng, chủng loại, quy cách nhằm phát hiện các sai sót trước khi xuất hàng. Dịch vụ barcode tại các nước Châu Âu, Mỹ đều sử dụng dây chuyền tự đợng phân loại hàng trong kho để phân phới cho các nhà bán lẻ. In nhãn hàng sai phân loại sai âẫn đến các sai sót, tiêu tớn chi phí Lập và lưu trữ hờ sơ hàng hóa: để dẽ dàng truy xuất khi cần Chương 3: Dịch vụ khách hàng Các dịch vụ đặc thù tạo giá trị gia tăng: Trucking: Vận chuyển đường bợ bằng xe tải: đưa phương tiện đến kho vendor để thu gom hàng, chuyên chở về kho của nhà cung cấp Logistics thực hiện cơng tác gom hàng (consolidation); Làm thủ tục hải quan: cho hàng xuất nhập khẩu; Làm thủ tục mua bảo hiểm hàng hóa: theo giá CIF; Tư vấn hướng dẫn: lập các chứng từ, làm các bản khai về hàng hóa. Vd: hàng may mặc đi Mỹ cần làm chứng từ Wearing Apparel Sheet hay Multi Country Decleration rất xa lạ nhờ tư vấn; Chương 3: Dịch vụ khách hàng GOH (Garment on Hangers): Vận chuyển hàng may mặc cao cấp khơng bị nhăn, gấp trong quá trình vận chuyểncần có sự tính toán và ắp xếp ở mức đợ cao cấp cung cấp vật dụng, dụng cụ để sắp xếp, giữ hàng, ính toán chặt chẽ khới lượng có thể chuyển trong 1 container 3.7 Mợt sớ dịch vụ Logistics tại các nhà cung cấp ở Việt Nam Chương 4: Hệ thống thông tin 4.1 Tầm quan trọng của hệ thớng thơng tin trong hoạt đợng Logistics: Hệ thớng thơng tin: là hệ thớng được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị hoặc thực hiện các xử lý khác đới với thơng điệp dữ liệu; Thơng điệp dữ liệu: là thơng tin được tạo ra, gửi đi được nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử; Phương tiện điện tử: dựa trên cơng nghệ điện, điện tử, kỹ thuật sớ, từ tính, tryền dẫn khơng dây, quang học điện từ hoặc cơng nghệ tương tự Chương 4: Hệ thống thông tin Hệ thớng thơng tin bao gờm: Thơng tin nợi bợ của từng tở chức hệ thớng Logistics: nhà cung cấp logistics, nhà cung cấp hàng hóa, khách hàng… Thơng tin của các bợ phận chức năng của mỡi doanh nghiệp: logistics, kỹ thuật, kế toán – tài chánh, tở chức nhân sự, sản xuất, kinh doanh. Chương 4: Hệ thống thông tin 4.2 Chu trình đặt hàng – sự cần thiết phải quản lý hệ thớng thơng tin: Chu trình đơn hàng: toàn bợ khoảng thời gian từ lúc bắt đầu đơn hàng chó đến lúc tiếp nhận hàng vào kho, hoàn thành thủ tục có liên quan. Chuẩn bị đơn hàng và chuyển đi; Chấp thuận, nhập vào hệ thớng (ghi sở, nhập vào máy..) Thơng tin trong từng khâu của dây chuyền cung ứng: dịch vụ khách hàng, kho tàng, bến bãi, vận tải…; Việc kết nới thơng tin của tất cả các khâu, các bợ phận sẽ hình thành thơng tin của doanh nghiệp khâu xử lý đơn hàng hàng là trung tâm của hệ thớng thơng tin. Chương 4: Hệ thống thông tin 3. Thực hiện các yêu cầu của đơn hàng; 4. Chu bị hàng hóa theo yêu cầu (sản xuất, thu mua, phân loại, đóng gói, dán nhãn,…) 5. Vận chuyển hàng hóa; 6. Bớc dỡ, giao nhận hàng. Chương 4: Hệ thống thông tin Toàn bợ chu trình đặt hàng – Xét trên góc đợ khách hàng Chương 4: Hệ thống thông tin Ví dụ: Chương 4: Hệ thống thông tin Chu trình đặt hàng khi có thay đởi: sử dụng thớng kê với các đường cong dao đợng khác nhau cho từng cơng việc; coi các đường cong là đường chuẩn hóa; lấy giá trị trung bình. 4.2 Hệ thớng thơng tin trong hoạt đợng Logistics – những cải tiến: Chương 4: Hệ thống thông tin ĐƯỜNG ĐI CỦA MỢT ĐƠN HÀNG Chương 4: Hệ thống thông tin DÒNG THƠNG TIN THEO KIỂU TRUYỀN THỚNG Chương 4: Hệ thống thông tin Lợi ích của việc sử dụng máy tính trong Logistics: Giảm được 60 – 70% thời gian lập, lưu trữ hờ sơ, chuyển đến địa điểm cần thiết, sửa chữa, bở sung dữ liệu… Giảm thiểu các sai sót do việc thao tác bằng tay; Giảm được 80% chi phí chuyển đơn đặt hàng và giải quyết các cơng việc có liên quan; Chương 4: Hệ thống thông tin Lợi ích của việc sử dụng máy tính trong Logistics: Giúp phản hời thơng tin nhanh chóng; Giảm thời gian và cơng việc bớc dỡ hàng; Giảm lượng hàng dự trữ; Tăng đợ chính xác cho tất cả các cơng đoạn trong chu trình đặt hàng Chương 5: Dự trữ 5.1 Khái niệm dự trữ: Hàng dự trữ chiếm tỷ trọng 40 -50% tài sản doanh nghiêp Là mợt bợ phận quan trọng của quản trị Logistics; Nguyên nhân hình thành dự trữ: + Do sự phân cơng lao đợng xã hợi, chuyên mơn hóa sản xuất; + Do sản xuất, vận tải, --- phải đạt đến mợt quy mơ nhất định thì mới mang lại hiệu quả; Chương 5: Dự trữ 5.1 Khái niệm dự trữ: - Nguyên nhân hình thành dự trữ: + Để cân bằng cung – cầu đới với những mặt hàng có tính thời vụ; + Để đề phòng rủi ro; + Là phương tiện để phục vụ nhu cầu của khách hàng mợt cách tớt nhất; + Dự trữ đề đầu cơ; + Do hàng khơng bán được; + Dự trữ là phương tiện giúp thưc hiện quá trình logistics mợt cách thơng suớt. Chương 5: Dự trữ 5.2 Phân loại dự trữ gờm: Phân loại theo vị trí của hàng hóa trên dây chuyền cung ứng; Phân loại theo nguyên nhân hình thành dự trữ. Phân loại theo cơng dụng của dự trữ Phân loại theo giới hạn của dự trữ Phân loại theo thời hạn dự trữ Phân loại theo kỹ thuật phân tích ABC Chương 5: Dự trữ 5.2.1 Phân loại theo vị trí của hàng hóa trên dây chuyền cung ứng: Logistics là mợt chuỡi các hoạt đợng liên tục, có liên quan mật thiết với nhau, tác đợng qua lại lẫn nhau, được thực hiện mợt cách khoa học và có hệ thớng, nhằm chu chuyển hàng hóa, dịch vụ, … và những thơng tin có liên quan, từ điểm đầu đến điểm cuới cùng của dây chuyền cung ứng với mục tiêu thõa mãn nhu cầu của người tiêu dùng mợt cách tớt nhất. Chương 5: Dự trữ 5.2.1 Phân loại theo vị trí của hàng hóa trên dây chuyền cung ứng: Để đảm bảo cho quá trình logistic diễn ra liên tục thì dự trữ sẽ tờn tại trên suớt dây chuyển cung ứng, ở tất cả các khâu: Nhà cung cấp – thu mua Thu mua – Sản xuất Sản xuất – Marketing Marketing – Phân phới Phân phới – Trung gian Trung gian – Người tiêu dùng Chương 5: Dự trữ Quy trình Logistics Quy trình Logistics Chương 5: Dự trữ Các loại dự trữ chủ yếu theo Logistics Chương 5: Dự trữ 5.2.2 Phân loại theo nguyên nhân hình thành dự trữ: Có các loại sau đây: Dự trữ định kỳ; Dự trữ trong quá trình vận chuyển; Dự trữ bở sung trong Logistics; Dự trữ đầu cơ; Dự trữ theo mùa vụ; Dự trữ do hàng khơng bán được Chương 5: Dự trữ 5.2.2 Phân loại theo nguyên nhân hình thành dự trữ: Dự trữ định kỳ: Là dự trữ để đảm bảo việc bán hàng/sản xuất hàng hóa được tiến hành liên tục giữa các kỳ đặt hàng. Xác định bằng cơng thức: Ddk = m x t: Trong đó: Ddk: Dự trữ định kỳ/thường xuyên m = mức bán/sử dụng bình quân trong 1 ngày ngày; t = thời gian thực hiện Chương 5: Dự trữ 5.2.2 Phân loại theo nguyên nhân hình thành dự trữ: Dự trữ trong quá trình vận chuyển: - Trên các phương tiện vận tải; - Trong quá trình xếp dỡ, chuyển tải; - Lưu kho tại các đơn vị vận tải. Chương 5: Dự trữ 5.2.2 Phân loại theo nguyên nhân hình thành dự trữ: Dự trữ bổ sung: Đảm bảo quá trình sản xuất, tiêu thụ được liên tục Dự trữ để đầu cơ: Để gia tăng lợi nhuận khi: - Dự báo được sự tăng giá, khan hiếm của thị trường; - Mua số lượng lớn để được giá ưu đãi nhằm nắm ưu thế về giá Chương 5: Dự trữ 5.2.2 Phân loại theo nguyên nhân hình thành dự trữ: Dự trữ theo mùa vụ: - Chỉ sản xuất theo mùa vụ nhưng tiêu thụ quanh năm; - Sản xuất quanh năm nhưng tiêu thụ theo mùa vụ; Dự trữ do hàng khơng bán được: - Do lỗi mode, lỗi thời; - Do cơng nghệ mới xuất hiện; Cĩ thể sử dụng chiến lược giảm giá để bán được nhiều hơn Hoặc dự trữ sau này trở thành hàng hiếm Chương 5: Dự trữ 5.2.3 Phân loại theo cơng dụng: Dự trữ thường xuyên: - Cho hoạt động Logistics diễn ra được liên tục; Dự trữ bảo hiểm: - Phịng ngừa rủi ro, bất trắc trong quá trình cung ứng; - Xác định bằng phương pháp thống kê, kinh nghiệm; Chương 5: Dự trữ 5.2.3 Phân loại theo cơng dụng: Dự trữ chuẩn bị: - Cho chuẩn bị hàng hố để cung cấp cho khách hàng: kiểm tra, phân loại, bao bì, đĩng gĩi, dán nhãn, lập chứng từ, làm các thủ tục…. - Xác định bằng phương pháp định mức khoa học và thống kê kinh nghiệm; Chương 5: Dự trữ 5.2.4 Phân loại theo nguyên nhân hình thành dự trữ: Dự trữ tối đa: - Là mức lớn nhất cho phép kinh doanh cĩ hiệu quả; - Vượt quá mức này hàng hố bị ứ đọng, kinh doanh sẽ kém hiệu quả. Dự trữ tối thiểu: - Là mức thấp nhất cho phép cơng ty hoạt động liên tục; - Dưới mức này khơng đảm bảo an tồn cho hoạt động của cơng ty. Chương 5: Dự trữ 5.2.4 Phân loại theo nguyên nhân hình thành dự trữ: Dự trữ bình quân: - Mức bình quân trong một kỳ nhất định; - Tính tốn mức bình quân: (½)d1 + d2 + … + dn-1 + (½)dn D = (n – 1) D: Dự trữ bình quân, d1, d2, dn: dự trữ tại thời điểm quan sát Chương 5: Dự trữ 5.2.6 Phân loại theo kỹ thuật phân tích ABC: Theo nguyên tắc Pareto: theo phân nhĩm ABC Nhĩm A: nhĩm hàng cĩ giá trị cao nhất, từ 70 – 80% so với tổng giá trị hàng dự trữ nhưng số lượng chỉ chiếm 15% tổng số loại hàng dự trữ Nhĩm B: nhĩm hàng cĩ giá trị trung bình, từ 15 – 25% so với tổng giá trị hàng dự trữ chiếm 30% tổng số loại hàng dự trữ Nhĩm C: nhĩm hàng cĩ giá trị nhỏ, từ 5% so với tổng giá trị hàng dự trữ chiếm 55% tổng số loại hàng dự trữ Chương 5: Dự trữ 5.3 Chi phí dự trữ: Mục tiêu: tối ưu hố quá trình dự trữ sao hiệu quả cao nhất với mức chi phí phù hợp; Tổng chi phí Logistics = CP V/C + CP Kho + CP XL đơn hàng + CP SX, thu mua, chuẩn bị + CP dịch vụ KH + CP dự trữ Chương 5: Dự trữ 5.3 Chi phí dự trữ: Gồm 4 khoản chi phí lớn: + Chi phí về vốn: đầu tư vào hàng dự trữ; + Chi phí dịch vụ hàng dự trữ: bảo hiểm, thuế; + Chi phí kho bãi: kho chứa, thiết bị phục vụ, thuê kho + Chi phí rủi ro: hàng bị: hao mịn (vơ hình, hữu hình), hư hỏng, thiếu hụt, mất mát, điều chuyển, bố trí giữa các kho Chương 5: Dự trữ 5.4.1 Mơ hình đặt hàng tối ưu (EOQ – Economic Order Quantity): Chương 5: Dự trữ Xác định các thơng số cơ bản của mơ hình EOQ Chương 5: Dự trữ 5.4.1 Mơ hình đặt hàng tối ưu (EOQ – Economic Order Quantity): Chương 5: Dự trữ 5.4.1 Mơ hình đặt hàng tối ưu (EOQ – Economic Order Quantity): Chương 5: Dự trữ 5.4.1 Mơ hình đặt hàng tối ưu (EOQ – Economic Order Quantity): Ví dụ minh hoạ trang 211 Chương 5: Dự trữ Xác định thời điểm đặt hàng lại (ROP) ROP = d x L; Trong đĩ: d: nhu cầu tiêu dùng hàng ngày về hàng dự trữ = D/ Số ngày SX năm L: thời gian đặt hàng cho đến khi nhận được hàng 5.4.2 Mơ hình mức đặt hàng theo sản xuất (POQ) 5.4.3 Mơ hình dự trữ thiếu Chương 5: Dự trữ 5.4.3 Mơ hình dự trữ thiếu 5.4.4 Mơ hình khấu trừ theo số lượng 5.4.5 Ứng dụng mơ hình phân tích biên để xác định lượng dự trữ tối đa (Xem kỹ hướng dẫn trong sách) Chương 6: Quản trị vật tư 6.1 Khái niệm: 6.1.1 Quản trị cung ứng: chủ yếu phân biệt 3 khái niệm Mua hàng/ Mua sắm (Purchasing): bao gồm các hoạt động: Phối hợp các phịng ban để xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy mĩc... Tổng hợp nhu cầu của tồn bộ tổ chức, xác định lượng hàng hố cần mua; Xác định các nhà cung cấp tiềm năng; Thực hiện nghiên cứu thị trường cho những nguyên vật liệu quan trọng. Chương 6: Quản trị vật tư Đàm phán với các nhà cung cấp tiềm năng; Phân tích các đề nghị; Lựa chọn nhà cung cấp; Soạn thảo đơn đặt hàng/hợp đồng; Tực hiện các hợp đồng và giải quyết các vướng mắc; Thống kê theo dõi các số liệu mua hàng Chương 6: Quản trị vật tư Thu mua (Procurement): bao gồm các hoạt động: Tham gia vào việc phát triển các nhu cầu về NVL, dịch vụ, các chi tiết KT; Thực hiện các nguyên cứu về NVL và quản lý các hoạt động phân tích; Thực hiện những nghiên cứu chuyên sâu về thị trường NVL; Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng; Quản trị chất lượng của các nhà cung cấp; Quản lý quá trình vận chuyển; Quản trị các hoạt động mang tính đầu tư: tận dụng, sử dụng lại các NVL Chương 6: Quản trị vật tư Quản trị cung ứng (Supply management): Đặt quan hệ trước để mua hàng (Early Purchasing Involvement – EPI) và đặt quan hệ trước với các nhà cung cấp (Early Supplier Involvement – ESI) ngay trong quá trình thiết kế sản phẩm và phát triển các chi tiết kỹ thuật; Thực hiện chức năng mua hàng và các hoạt động của quá trình thu mua; Chương 6: Quản trị vật tư Quản trị cung ứng (Supply management): Sử dụng nhĩm chức năng chéo để xác định và lựa chọn nhà cung cấp; Thảo thuận giữa các bên, hình thành c ác liên minh chiến lược  phát triển mối quan hệ, tạo thuận lợi cho đơi bên để quản lý CL và CP; Xác định những nguy cơ và cơ hội trong mơi trường cung ứng của cơng ty Phát triển chiến lược thu mua dài hạn cho các NVL chủ yếu; Cải thiện việc quản lý dây chuyền cung ứng; Tham gia một cách chủ động vào quá trình hoạch định chiến lược phối hợp Khi quản trị cung ứng tham gia sâu rộng vào nhiều quá trình và tổ chúc sẽ hình thành khái niệm Chuổi cung ứng/Dây chuyền cung ứng Chuổi cung ứng là một quá trình xuyên suốt từ đầu vào đến đầu ra, khơng phải là chức năng; Chương 6: Quản trị vật tư 6.1.2 Quản trị vật tư: Chương 6: Quản trị vật tư Quản trị vật tư: Chương 6: Quản trị vật tư 6.2 Quy trình nghiệp vụ cung ứng vật tư (Operating procedures): Bao gồm các cơng việc sau: Xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy mĩc, thiết bị; Lựa chọn nhà cung ứng; Soạn thảo đơn đặt hàng – ký kết hợp đồng; Tổ chức thực hiện đơn hàng/ hợp đồng; Nhập kho vật tư, Bảo quản, Cung cấp cho các bộ phận cĩ nhu cầu Chương 6: Quản trị vật tư 6.2.1 Xác định nhu cầu vật tư: Gồm các bước: Xác định nhu cầu vật tư của các bộ phận; Tổng hợp nhu cầu vật tư của cả gổ chức; Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm Xác định nhu cầu vật tư, phịng cung cấp cần thực hiện trên cơ sở: - Phiếu yêu cầu vật tư; - Bảng dự tốn nhu cầu vật tư Chương 6: Quản trị vật tư Nhu cầu vật tư N = Q x M Trong đĩ N: Nhu cầu vật tư trong kỳ kế hoạch Q số sản phẩm sản xuất trong kỳ M: định mức nguyên vật liệu sản xuất 1 sản phẩm Xác định nhu cầu vật tư cần mua: Nhu cầu = Tổng nhu cầu – Tồn kho – Lượng VT tự SX Để xác định vấn đề tự làm hoặc mua (Make or Buy) cần xem xét: Năng lực nhàn rỗi của DN; Chương 6: Quản trị vật tư Khả năng làm việc tại cơng ty/tại nhà: Nhân lực; Trang thiết bị; Các khả năng cĩ thể phát triển trong tương lai. Hiệu quả kinh tế: Chi phí; Phân bổ nguồn lực Chương 6: Quản trị vật tư Độ tin cậy nguồn cung cấp cho sản xuất; Các mối quan hệ thương mại; Độ ổn định của sản xuất; Phối hợp sử dụng các nguồn lực khác Dự báo nhu cầu vật tư: Dựa vào kinh nghiệm thực tế; Dựa vào số liệu thống kê; Khả năng lập kế hoạch; Khả năng đánh giá thị trường Chương 6: Quản trị vật tư 6.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp: Qua các giai đoạn chính: Khảo sát các nhà cung ứng; Phân tích, đánh giá, chấn điểm, gọi thầu; Chọn nhà cung cấp; Tiến hành thương lượng, đàm phán; Ký kết lần đần hoặc đặt quan hệ lâu dài. Chương 6: Quản trị vật tư 6.2.3 Lập đơn hàng, ký hợp đồng cung ứng: Cách 1: Lập hồ sơ yêu cầu của đơn hàng: thơng qua việc đáp ứng các yêu cầu bằng văn bản  ký hợp đồng Cách 2: ra yêu cầu đàm phán, thương lượng và xem xét thực tế một ách trực tiếp  ký kết hợp đồng Hợp đồng cung ứng: Trường hợp 1: cung ứng nội địa: gồm các nội dung chính: Phần đầu: Quốc hiệu: các yêu cầu quốc hiệu của 1 quốc gia (slogan) Số và ký hiệu ợp đồng: phục vụ cho việc tra cứu, lưu trữ; Tên hợp đồng: thường theo sự việc cụ thể; Căn cứ xác lập hợp đồng: các quy định ủa NN, bộ, ngành, địa phương; Thời gian, địa điểm ký kết: càng cụ thể càng tốt; Chương 6: Quản trị vật tư Phần thơng tin chủ thể hợp đồng: Tên các đơn vị, cá nhân tham gia cam kết và ký kết; Địa chỉ doanh nghiệp; Điện thoại, Fax, e-mail; Tài khoản ngân hàng được mở tại đâu: căn cứ xác minh; Người đại diện ký kết; Giấy ủy quyền; Phần nội dung: Đối tượng của hợp đồng; Chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ, yêu cầu KT; Giá: đơn giá, tổng giá, hoa hồng, discount; Điều kiện nghiệm thu, giao nhận; Phương thức thanh tốn; Bảo hành Chương 6: Quản trị vật tư Phần nội dung: Trách nhiệm khi vi phạm; Các biện pháp đảm bảo thực hiện; Các thỏa thuận khác; Những điều khoản chủ yếu; Giá trị pháp lý; Phần ký kết hợp đồng: Số lượng bản HD cần ký kết; Đại diện các bên; Trường hợp 2: Nguồn ung ấp cĩ yếu tố nước ngồi CONTRACT, N0....... Date: ……. Nêu ý kiến xác lập hợp đồng Nêu 14 Artticle (Xem sách trang 243) Chương 6: Quản trị vật tư 6.2.4 Tổ chức thực hiện: Trường hợp 1: Nguồn cung cấp nội địa Nhận hàng tại cơ sở người ung cấp; Giao hàng tại cơ sở người mua; Trường hợp 2: Các bước đầu của việc thanh tốn; Các giấy phép thủ tục nhập khẩu; Các yếu tố cấu thành ận tải trong hợp đồng; Các yêu cầu về bảo hiểm; Kiểm tra chứng từ, giám định hàng hĩa; Các thủ tục hải quan/nhập khẩu; Nhận hàng: ngày giờ, địa điểm; Khiếu nại; Thủ tục thanh ốn; Thanh lý hợp đồng; Chương 6: Quản trị vật tư 6.2.4 Nhập kho – Bảo quản – cung áp cho các bộ phận: Các thủ tục, điều kiện nhập kho; Yêu cầu về bảo quản, kho bãi; Cung câp vật tư cho các bộ phận theo kế hoạch oặc nhu cầu 6.3 Quản trị vật tư trong nội bộ tổ chức: với các yêu cầu về: Số lượng, chủng loại, chất lượng; Khả năng cung ứng dịch vụ; Tính hiệu quả; Khả năng thực hiện 6.4 Quản trị nguồn cung ứng: 6.4.1 Tầm quan trọng: Phát triển và duy trì nguồn cung cấp bền vững; Chiến lược và chiến thuật cung cấp; Phân tích, đánh giá các nhà cung cấp; Sử dụng biện pháp đầu thầu hay chỉ định Chương 6: Quản trị vật tư Lựa chọn nhà cung ấp thích hợp; Quản lý nhà ung cấp sau bán hàng; 6.4.2 Phát triển/duy trì nhà cung cấp bền vững: Cĩ đầy đủ các thơng tin về nhà cung cấp; Cĩ chính sách hợp tác/phát triển nhà cung cấp; Tạo sự tín nhiệm với nhà cung cấp; Quản lý các nhà cung cấp; 6.4.3 Chiến lược và chiến thuật lựa chọn nguồn cung cấp: Mời các nhà cung cấp tham gia ý kiến ngay từ phần thiết kế; Quyết định số lượng nhà cung cấp cấp và thị phần tham gia của họ; Quyết định lựa chọn mua tại địa phương/ trong nước /nước ngồi; Lựa chọn nhà cung cấp hay nhà sản xuất; Các yêu cầu về điều kiện cung cấp, tiêu chuẩn xem xét; Đánh giá khả năng, mú độ hồn thành, khả năng tài hánh, mức độ đảm bảo Chương 6: Quản trị vật tư 6.4.4 Đánh giá nhà cung cấp tiềm năng: qua: Chất lượng và cơng nghệ; Giá cả; Dịch vụ cung ứng/ hậu mãi; Cĩ thể thực hiện việc đánh giá thơng qua: Phỏng vấn trực tiếp; Tìm hiểu thơng tin qua các nguồn khác nhau; Điều tra Cách thức: Chấm điểm, cho trọng số, đánh giá đạt/khơng đạt; Tổng kết, lựa chọn Chương 6: Quản trị vật tư 6.5. Hệ thống thơng tin trong quản trị vật tư: Chương 6: Quản trị vật tư 6.5. Hệ thống thơng tin trong quản trị vật tư: Chương 6: Quản trị vật tư 6.5. Hệ thống thơng tin trong quản trị vật tư: Các hệ thống MRP– Materials Requirement Planning –: MRP I: Kế hoạch hĩa nhu cầu vật tư: + Một hệ thống máy tính; + Hệ thống thơng tin về kế hoạch sản xuất, diễn biến thưc tế SX; + Các khái niệm và triết lý quản lý Xử lý các dữ liệu và cho ra các bảng dự báo nhu cầu vật tư, kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ trong tương lai MRP II: Là phiên bản nâng cấp MRP I, ngồi các chức năng của MRP I, MRP II mở rộng sang các chức năng khác: tài chánh, tiếp thị, nhân sự.. Các hệ thống DRP: Distribution Requirements Planning DRP I: Kế hoạch hĩa nhu cầu phân phối nhu cầu: + Áp dụng cho quá trình phân phối; + Cĩ thể lập kế hoạch dự trữ hàng hĩa cho từng gai đoạn; - DRP II: Là phiên bản nâng cấp DRP I, sử dụng để phân phối tất cả các nguồn lực khơng chỉ vật tư Chương 7: Xác định và dự báo nhu cầu vật tư 7.1 Xác định nhu cầu vật tư: 7.1.1 Ý nghĩa của việc xác định nhu cầu vật tư: Bước đầu tiên của việc lập kế hoạch; Là một cơng việc phức tạp và liên quan đến nhiều bộ phận; 7.1.2 Căn cứ xác định nhu cầu vật tư: 7.1.2.1 Kế hoạch sản xuất – kinh doanh: Kế hoạch sản xuất gồm các bước sau: Tính tốn sơ bộ: nhu cầu vật tư, lao động, thiết bị, thời gian thực hiện…; Lập kế hoạch tổng thể: thơng qua dự báo dựa trên sản phẩm, các bộ phận Phát đơn hàng cho từng bộ phận; Giám sát việc thực hiện kế hoạch và hiệu chỉnh kế hoạch; 7.1.2.2 Mức và định mức sử dụng vật tư: Mức sử dụng: bao gồm cả nguyên vật liệu, nhiệu liệu và máy mĩc thiết bị Ngồi ra, cịn cĩ những thứ phụ liệu bắt buộc trong quá trình sản xuất Chương 7: Xác định và dự báo nhu cầu vật tư Mức sử dụng được xây dựng dựa trên: Dự thảo và mức tính tốn; Xét duyệt mức; Ban hành mức; Tổ chức áp dụng trong điều kiện SX thực tế; Cơng thức tính tốn: M = P + H = P +  Hi +  HJ Trong đĩ: P – Trọng lượng tịnh của sản phẩm; H – Các hao phí liên quan  Hi: Tổng hao phí cĩ liên quan đến điều kiện cơng nghệ  HJ: Tổng hao phí cĩ liên quan trình độ sản xuất 7.1.3 Xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất: N= Q x M; N: Nhu cầu trong kỳ kế hoạch; Q: Lượng sản phẩm SX trong kỳ; M: Mức sử dụng NVL cho 1 ĐV sản phẩm n i = 1 m j = 1 Chương 7: Xác định và dự báo nhu cầu vật tư Trường hợp SX nhiều loại sản phẩm sử dụng cùng 1 loại NVL: Ni =  QJ . Mij; Trong đĩ: Ni: Nhu cầu vật tư i để thực hiện KHSX QJ: Số lượng sản phẩm j cần sản xuất trong kỳ Mij: Mức sử dụng vật tư i để sản xuất 1 sản phẩm j Trường hợp SX chi tiết từng bộ phận và cĩ mức sử dụng VT cho từng bộ phận Ni =  PJ . Mij; Trong đĩ: Ni: Nhu cầu vật tư i để thực hiện KHSX PJ: Số bộ phận j cần sản xuất trong kỳ Mij: Mức sử dụng vật tư i để sản xuất 1 bộ phận j Trường hợp SX chi tiết từng chi tiết và cĩ mức sử dụng VT cho từng chi tiết: Ni =  SJ . Mij; Trong đĩ: Ni: Nhu cầu vật tư i để thực hiện KHSX PJ: Số chi tiết loại j cần sản xuất trong kỳ Mij: Mức sử dụng vật tư i để sản xuất 1 chi tiết j m j = 1 m j = 1 m j = 1 Chương 7: Xác định và dự báo nhu cầu vật tư Trường hợp SX nhiều SP hoặc nhĩm SP sử dụng cùng 1 loại NVL: Ni = Q . Mi; Trong đĩ: Ni: Nhu cầu vật tư i để thực hiện KHSX QJ: Kế hoạch SX tất cả SP trong nhĩm Mij: Mức sử dụng bình quân vật tư i cho 1 sản phẩm trong nhĩm Trường hợp SX sản phẩm mới nhưng chưa cĩ mức sử dụng VT Ni = Q . mtt . k; Trong đĩ: Ni: Nhu cầu vật tư để SX sản phẩm mới Q: Số lượng sản phẩm mới cần sản xuất mij: Mức sử dụng vật tư để sản xuất sản phẩm tương tự; k: Hệ số so sánh SP mới với SP tương tự k = Tm/Ttt Tm: trọng lượng sản phẩm mới; Ttt: trọng lượng sản phẩm tương tự; m j = 1 Chương 7: Xác định và dự báo nhu cầu vật tư Trường hợp chưa xây dựng KHSX chi tiết và mức sử dụng vật tư N1 = N0 . Ksx . Km; Trong đĩ: Ni: Nhu cầu vật tư xác định cho kỳ kế hoạch N0: Lượng vật tư sử dụng trong kỳ báo cáo Ksx: Hệ số biểu thị tốc độ phát triển sản xuất; Ksx = Q1/Q0 Q1: Giá trị hàng SX trong kỳ kế hoạch; Q0: Giá trị hàng SX trong kỳ báo cáo; Km: Hệ số biểu thị sự thay đổi mức vật tư giữa hai kỳ Nhu cầu VT cho bán thành phẩm: Nbtp =  (DJc – Djd) . mj; Trong đĩ: Nbtp: Nhu cầu vật tư cho bán thành phẩm DJc: Số sản phẩm j dỡ dang cuối kỳ Djd: Số sản phẩm j dỡ dang đầu kỳ mij: Mức sử dụng vật tư cho sản phẩm j m j = 1 Chương 7: Xác định và dự báo nhu cầu vật tư 7.2 Dự báo nhu cầu vật tư Sử dụng để lập kế hoạch sản xuất và mức sử dụng vật tư; Tính tốn lượng dự trữ cần thiết; 7.2.1 Nguồn thơng tin cho dự báo: Nguồn sơ cấp: Các số liệu về diễn biến bán hàng, mua hàng, sản xuất trong quá khứ; Các số liệu về các cuộc điều tra, khảo sát khách hàng, nhà cung cấp.. Nguồn thơng tin thứ cấp: Là các thơng tin đã được thu thập cho nhiều mục đích khác nhau; Các nguồn thơng tin trên sách, báo, mạng Internet… Tài liệu nghiên cứu, các bài viết về tình hình kinh tề, chu kỳ kinh tế… 7.2.2 Các phương pháp dự báo: 7.2.2.1 Phương pháp định tính: Lấy ý kiến chuyên gia; Đường cong phát triển; Viết bối cảnh; Nghiên cứu thị trường,; các nhĩm tập trung Chương 7: Xác định và dự báo nhu cầu vật tư 7.2.2.2 Phương pháp định lượng: Quy trình làm dự báo thống kê: Phân tích, đánh giá thực rạng đối tượng cần dự báo; Xác định mơ hình và làm dự báo; Hậu dự báo: tiếp tục theo dõi điều kiện làm dự báo chính xác hơn Các bước tiến hành dự báo thống kê: B1: Thu thập, xử lý số liệu B2: Vẽ biểu diễn kết quả thu thập dạng đồ thị điểm; B3: Định dạng hàm xu thế/ hàm tương quan B4: Tính các tham số của mơ hình dựa trên số liệu thu thập; B5: Thử lại để kiểm tra độ chính xác của mơ hình; B6: Sử dụng mơ hình để dự báo Chương 8: VẬN TẢI Trong chương này chúng ta cần lưu ý tới hai phần: Các thuật ngữ trong vận tải hàng hĩa (nhất là đường biển); Incoterms 2000 Chương 8: VẬN TẢI Các thuật ngữ trong vận tải hàng hĩa: EXW - Ex Works : Giao tại xưởng; FCA - Free Carrier: Giao cho người chuyên chở; FAS - Free Alongside Ship: Giao dọc mạn tàu; FOB - Free On Board: Giao lên tàu; CFR - Cost and Freight: Tiền hàng và cước phí; CIF - Cost, Insurance and Freight CPT - Carriage Paid To: Cước phí trả tới; CIP - Carriage and Insurance Paid To: Cước phí và phí bảo hiểm trả tới Chương 8: VẬN TẢI Các thuật ngữ trong vận tải hàng hĩa: DAF - Delivered At Frontier: Giao tại biên giới; DES - Delivered Ex Ship: Giao tại tàu; DEQ - Delivered Ex Quay : Giao tại cầu cảng; DDU - Delivered Duty Unpaid: Giao hàng chưa nộp thuế DDP - Delivered Duty Paid: Giao hàng đã nộp thuế Chương 8: VẬN TẢI Các thuật ngữ trong giao nhận: Giao hàng bằng sắt, đường bộ: Carload – CL: Giao hàng nguyên toa; Less than Carload – LCL: Giao hàng khơng đầy toa; Truckload – TL: Giao hàng nguyên xe; Less than Truckload – LTL: Giao khơng đầy xe; Giao hàng bằng container: Full container load – FCL: Giao hàng nguyên Con. Less than a container load – LCL: Giao hàng lẻ Container Freight Station – CFS: Trạm đĩng hàng lẻ Chương 8: VẬN TẢI Các loại hồ sơ trong giao nhận: Delivery Order – D/O: Lệnh giao hàng; Cargo list – C/L: Bảng liệt kê hàng hĩa; Shipping order – S/O: Lệnh xếp hàng; Shipping note – S/N: Thơng báo xếp hàng do hãng tàu cấp; Bill of Lading – B/L: Vận đơn đường biển; Clean Bill of Lading – Clean B/L: Vận đơn hồn hảo; Mate’s Receipt: Biên lai thuyền phĩ; Tally sheet: Phiếu kiểm kiện (# Tally Report); Tally man: nhân viên kiểm kiện; Chương 8: VẬN TẢI Các loại hồ sơ trong giao nhận: Cargo plan: Sơ đồ xếp hàng; Forwarder: Người giao nhận; Booking note: Lưu cước; Notice Of Readiness -NOR: Thơng báo sẳn sàng xếp dỡ; Laytime: Thời gian bốc dỡ hàng hĩa; Rate of loading: Định mức xếp dỡ hàng hĩa; Stowage Factor – SF: Hệ số xếp dỡ; Bale capacity: Sức chứa của tàu; Chương 8: VẬN TẢI Các loại hồ sơ trong giao nhận: Statement of Facts - SOF: Biên bản bốc dỡ hàng hĩa; Container Yard – C/Y: Bãi Container; Notice of Arrival - NOA: Giấy thơng báo tàu đến; Report on Receipt of cargo- ROROC: Biên bản kết tốn nhận hàng với tàu; Certificate of Short Landed Cargo - CSC: Giấy chứng nhận hàng thiếu; Cargo Outturn Report - COR: Biên bản đổ vỡ hư hỏng do tàu gây ra; Chương 8: VẬN TẢI Giao kết khi giao hàng: Weather Working Days Sunday and Holidays Excepted, event If used - WWDSHEIU: Ngày làm việc với thời tiết thích hợp, khơng tính ngày Chủ nhật, ngày lễ, ngay cả khi làm cũng khơng tính; Weather Working Days Sunday and Holidays Excepted, Unless used - WWDSHEUU: Ngày làm việc với thời tiết thích hợp, khơng tính ngày Chủ nhật, ngày lễ, nhưng nếu làm thì tính Chương 8: VẬN TẢI Giao nhận bằng đường hành khơng: Air Way Bill- AWB: Vận đơn hàng khơng; House Air Way Bill- HAWB : Vận đơn HK thứ cấp; Master Air Way Bill- MAWB : Vận đơn chủ;