Bài giảng Quản trị học - Tổng quan về quản trị

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ LADEC QUẢN TRỊ HỌC TP. HỒ CHÍ MINH 2013 1 2TÀI LIỆU THAM KHẢO CHÍNH THỨC  Quản trị học Nguyễn Thị Liên Diệp và Phạm Văn Nam - Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội 1996  - Quản trị học, Nguyễn Thanh Hội và Phan Thắng - Nhà xuất bản Thống kê 1999  - Quản trị học, Đồn Thu Hà và Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Tài chính 2002. 3GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT MÔN HỌC NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QT SỰ PHÁT TRIỂN CÁC TƯ TƯỞNG QUẢN TRỊ MÔI TRƯỜNG CỦA QUẢN TRỊ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ CHỨC NĂNG HOẠCH ĐIÏNH CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN CHỨC NĂNG KIỂM TRA 4Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Những nội dung cơ bản của chương 1. Khái niệm,bản chất của quản trị, nhà quản trị 1.1 Quan niệm về quản trị 1.2 Bản chất của quản trị 1.3 Nhà quản trị 2. Văn hóa tổ chức và môi trường quản trị 2.1 Văn hóa tổ chức 2.2 Khái niệm về môi trường quản trị 2.3 Ảnh hưởng của môi trường với doanh nghiệp 5Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Những nội dung cơ bản của chương 3. Sự phát triển của lý thuyết quản trị 3.1 Lý thuyết cổ điển về quản trị 3.2 Lý thuyết tâm lý xã hội trong quản trị 3.3 Lý thuyết quản trị hiện đại 4. Thực hành 61.1 Quan niệm về quản trị Quản trị là những hoạt động cần thiết khi có nhiều người kết hợp với nhau trong một tổ chức nhằm hoàn thành mục tiêu chung Quản trị là tiến trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn thay đổi. Trọng tâm cuả quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn 1. Khaùi nieäm,baûn chaát cuûa quaûn trò, nhaø quaûn trò 71.1 Quan niệm về quản trị  Tổ chức: nhiều người cùng làm việc với nhau và phối hợp các hoạt động của họ để đạt đến các mục tiêu cụ thể.  Mục tiêu: một trạng thái mong muốn trong tương lai mà tổ chức cố gắng để đạt được. 81.2 Bản chất của quản trị  Bản chất của quản trị chính là việc quản lý sự kết hợp những nguồn lực có hạn (con người, tiền bạc, máy móc, nguyên vật liệu,...) để đạt được mục tiêu chung.  Như vậy thuật ngữ quản trị và quản lý mang ý nghĩa tương tự nhau.  VD: quản trị doanh nghiệp, quản lý Nhà nước,... 9Các nhà quản trị là những thành viên của tổ chức, có trách nhiệm quản lý việc sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu của nó. Nhà quản trị trong tổ chức được chia thành 3 cấp:  Nhà quản trị cấp cao  Nhà quản trị cấp giữa  Nhà quản trị cấp cơ sở 1.3 Nhà quản trị 10  Nhà quản trị cấp cao Là nhóm nhỏ những nhà quản trị giữ chức vụ rất cao trong tổ chức và chịu trách nhiệm cuối cùng về thành quả của tổ chức. Chức năng chính là xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động và phát triển của tổ chức Họ thường là thành viên HĐQT, TGĐ, PGĐ 1.3 Nhà quản trị 11  Nhà quản trị cấp giữa (cấp trung gian) Là những nhà quản trị hoạt động dưới các quản trị viên cao cấp nhưng trên các quản trị viên cấp cơ sở. Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch của tổ chức bằng cách phối hợp các hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung. Quản trị các quản trị viên cơ sở Họ là: Trưởng phòng, phó phòng, quản đốc 1.3 Nhà quản trị 12  Nhà quản trị cấp cơ sở Là những nhà quản trị ở cấp cuối cùng trong hệ thống cấp bậc quản trị Nhiệm vụ: đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển công nhân viên trong công việc hằng ngày để thực hiện mục tiêu chung Chức vụ: đốc công, trưởng ca, tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng bán hàng 1.3 Nhà quản trị 13 1.3 Nhà quản trị CẤP BẬC QUẢN TRỊ VỚI CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ Nhà quản trị ở mọi cấp bậc ( cấp cao, cấp trung, cấp cơ sở) đều phải tiến hành các công việc : Hoạch định Tổ chức Điều khiển Kiểm tra Sự khác biệt giữa các nhà quản trị khi thực hiện các chức năng này là nội dung công việc liên quan đến từng chức năng và tỷ lệ thời gian dành cho từng công việc đó. 14 1.3 Nhà quản trị Hoạch định Lựa chọn mục tiêu Tổ chức Làm việc cùng nhau Lãnh đạo Phối hợp Kiểm soát Giám sát và đo lường 15 1.3 Nhà quản trị CAÁP BAÄC QUAÛN TRÒ VỚI CAÙC KYÕ NAÊNG KỸ NĂNG CHUYÊN MÔN (KỸ THUẬT) KỸ NĂNG NHÂN SỰ KỸ NĂNG TƯ DUY QUẢN TRỊ VIÊN CAO QUẢN TRỊ VIÊN TRUNG CẤP QUẢN TRỊ VIÊN CẤP THẤP 16 1.3 Nhà quản trị 17 1.3 Nhà quản trị Các vai trị của nhà quản trị Được mô tả bởi Mintzberg. Vai trò là những nhiệm vụ cụ thể mà một người phải thực hiện bởi vị trí mà họ nắm giữ. Các vai trò của nhà quản trị được thể hiện đối với bên trong cũng như đối với bên ngoài tổ chức. Có 3 vai trò cơ bản sau: 1. Vai trò quan hệ con người 2. Vai trò thông tin 3. Vai trò quyết định 18 1.3 Nhà quản trị Các vai trò quan hệ con người Các nhà quản trị có vai trò trong việc đảm nhận sự phối hợp và tương tác với các nhân viên và cung cấp sự chỉ huy với tổ chức đó.  Vai trò người đại diện (bộ mặt của tổ chức): là người thay mặt, biểu tượng cho tổ chức và những gì mà nó đang cố gắng để đạt đến.  Vai trò người lãnh đạo: là người huấn luyện, tư vấn, động viên, khuyến khích việc thực hiện của nhân viên.  Vai trò người liên lạc: kết nối, phối hợp mọi người bên trong và bên ngoài của tổ chức để giúp đạt được các mục tiêu. 19 1.3 Nhà quản trị Các vai trò thông tin Các vai trò này bao gồm việc thu thập, tiếp nhận và truyền đạt các thông tin đến các nhà quản trị trong tổ chức. Vai trò giám sát: phân tích các thông tin từ môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức. Vai trò người phổ biến tin tức: Nhà quản trị truyền đạt các thông tin để ảnh hưởng đến thái độ và hành vi của nhân viên. Vai trò phát ngôn: sử dụng thông tin để ảnh hưởng một cách tích cực đến mọi người bên trong và bên ngoài tổ chức khi có những phản ứng xảy ra. 20 1.3 Nhà quản trị Các vai trò quyết định  Liên quan đến các phương pháp mà các nhà quản trị sử dụng để hoạch định chiến lược và sử dụng các nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu.  Vai trò doanh nhân: quyết định khởi xướng hoặc đầu tư các dự án mới hoặc các chương trình.  Vai trò người giải quyết các xáo trộn: đảm đương trách nhiệm đối với việc xử lý một sự kiện hoặc sự khủng hoảng không mong đợi.  Vai trò phân phối nguồn lực: phân chia nguồn lực giữa các chức năng và các bộ phận, thiết lập ngân quỹ cho các nhà quản trị cấp thấp hơn.  Vai trò thương thuyết: tìm kiếm để đàm phán các giải pháp với các nhà quản trị khác, công đoàn, các khách hàng hoặc các đối tượng hữu quan. 21 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ ( HENRY MINTZBERG – 1973 ) LĨNH VỰC VAI TRÒ QUAN HỆ VỚI CON NGƯỜI - Người đại diện - Người lãnh đạo - Người liên lạc THÔNG TIN - Cung cấp thông tin - Phổ biến thông tin - Thu thập và xử lý thông tin QUYẾT ĐỊNH - Nhà kinh doanh - Người giải quyết các xáo trộn - Phân bổ các nguồn lực - Đàm phán 22 Các khái niệm quan trọng của quản trị Các lưu ý trong khái niệm quản trị:  Quaûn trò laø hoaït ñoäng coù höôùng ñích (coù muïc tieâu) Quaûn trò laø söû duïng coù hieäu quaû nguoàn löïc ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu. Quaûn trò laø hoaït ñoäng tieán haønh thoâng qua con ngöôøi. Hoaït ñoäng quaûn trò chòu söï taùc ñoäng cuûa moâi tröôøng ñang bieán ñoäng khoâng ngöøng 23 2.1 Văn hóa tổ chức: Khái niệm: là sự nhận thức, cách suy nghĩ, hành động của riêng một tổ chức và được chia sẻ bởi hầu hết các thành viên của tổ chức đó; đồng thời được các thành viên mới chia sẻ và học tập nếu họ muốn tồn tại và phát triển trong tổ chức. Văn hóa mang tính riêng biệt theo từng tổ chức VHTC giúp các thành viên điều chỉnh lại mình 2. Văn hóa tổ chức và môi trường quản trị 24 2.1 Văn hóa tổ chức VHTC bao gồm:  những giá trị cốt lõi (core value)  những chuẩn mực công ty (norms)  những giá trị niềm tin (beliefs)  những giá trị huyền thoại (legends)  những nghi thức tập thể (collective rites)  những điều cấm kị (taboos) 2. Văn hóa tổ chức và môi trường quản trị 25 2.2 Khái niệm về môi trường quản trị a. Khái niệm: Môi trường liên quan đến các thế lực hay lực lượng bên ngoài nhưng lại có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức b. Phân loại: yếu tố môi trường được chia làm 2 nhóm:  Môi trường vĩ mô (tổng quát)  Môi trường vi mô (đặc thù) 2. Văn hóa tổ chức và môi trường quản trị 26 1. Yếu tố kinh tế  tăng trưởng kinh tế  chính sách kinh tế quốc gia  chu kỳ kinh doanh  khuynh hướng toàn cầu hóa 2. Chính trị và chính phủ  vai trò của chính phủ với nền kinh tế  là người sáng lập và thúc đẩy ý chí tăng trường k.tế  duy trì ổn định kinh tế vĩ mô  tôn trọng quy luật kinh tế thị trường  duy trì cân đối cơ cấu thương mại  Môi trường vĩ mô (tổng quát) 27 2. Chính trị và chính phủ  tác động chính trị đến hoạt động kinh doanh 3. Xã hội •  dân số và thu nhập •  thái độ đối với công việc 4. Tự nhiên • tăng đầu tư thăm dò,nghiên cứu & p.triển • tăng cường sử dụng chất thải tái sinh • tìm kiếm & sử dụng năng lượng thay thế • thiết kế lại sản phẩm  Môi trường vĩ mô (tổng quát) 28 5. Kỹ thuật công nghệ  chu kỳ công nghệ mới ngày càng ngắn  vòng đời sản phẩm ngày càng ngắn  cuộc cách mạng công nghiệp mới  Môi trường vĩ mô (tổng quát) 29 các đối thủ cạnh tranh khách hàng người cung cấp đối thủ tiềm ẩn sản phẩm thay thế  Môi trường vi mô (đặc thù) 30 2.3 Ảnh hưởng của môi trường đến hoạt động của doanh nghiệp Ảnh hưởng của các yếu tố môi trường vĩ mô Ảnh hưởng của các yếu tố môi trường vi mô 2. Văn hóa tổ chức và môi trường quản trị 31 3.1 Lý thuyết cổ điển về quản trị  Lý thuyết quản trị kiểu thư lại (Max Weber) Là kiểu quản trị dựa trên nguyên tắc, hệ thống thứ bậc, phân công lao động rõ ràng theo quy trình của DN.  Lý thuyết quản trị khoa học (F.W Taylor) chia nhỏ, đơn giản hóa công việc mỗi cá nhân sử dụng phương pháp tốt nhất một cách khoa học  chuyên môn hóa mỗi công nhân theo sở trường  trả lương theo sản phẩm, thưởng vượt mức 3. Sự phát triển của lý thuyết quản trị 32 3.1 Lý thuyết cổ điển về quản trị  Lý thuyết quản trị hành chính(Henry Fayol)  phân chia công việc, chuyên môn hóa công nhân  thẩm quyền và trách nhiệm phải đi liền nhau  tôn trọng kỷ luật của tổ chức  thống nhất chỉ huy  thống nhất điều khiển  lợi ích cá nhân phụ thuộc vào quyền lợi tổ chức  thù lao tương xứng  tập trung và phân tán hợp lý  xây dựng tuyến lãnh đạo, trải dài quyền lực 3. Sự phát triển của lý thuyết quản trị 33 3.1 Lý thuyết cổ điển về quản trị  Lý thuyết quản trị hành chính(Henry Fayol)  đối xử công bằng, thân thiện với cấp dưới  ổn định nhiệm vụ, hạn chế thuyên chuyển  đề cao sáng kiến của cấp dưới  thúc đẩy tinh thân đoàn kết, thống nhất trong tổ chức So sánh 3 lý thuyết trên? 3. Sự phát triển của lý thuyết quản trị 34 3.2 Lý thuyết tâm lý xã hội (LT tác phong) Là những quan điểm quản trị nhấn mạnh đến vai trò của yếu tố tâm lý, tình cảm, quan hệ XH của con người trong công việc. Hiệu quả của quản trị do năng suất lao động quyết định, năng suất lao động lại được quyết định bởi sự thỏa mãn các nhu cầu tâm lý, xã hội của con người. LT này xuất hiện ở Mỹ trong thập niên 30, phát triển mạnh trong thập niên 60. Follett, Hawthorne, Mc.Gregor, Abraham Maslow 3. Sự phát triển của lý thuyết quản trị 35 3.2 Lý thuyết tâm lý xã hội (LT tác phong) 3. Sự phát triển của lý thuyết quản trị 36 3.3 Lý thuyết quản trị hiện đại 3.3.1 Lý thuyết hệ thống: 3. Sự phát triển của lý thuyết quản trị 37 3.3 Lý thuyết quản trị hiện đại 3.3.2 Quản trị quá trình Lấy khách hàng làm trọng tâm và tiến hành liên kết, thống nhất từng thao tác riêng rẽ nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng. Cơ cấu tổ chức phát triển theo chiều ngang, số lượng quản trị cấp trung gian bị giảm tối đa, nhân viên được trang bị kiến thức tổng hợp có thể ra quyết định độc lập 3. Sự phát triển của lý thuyết quản trị 38 3.3 Lý thuyết quản trị hiện đại 3.3.3 Lý thuyết quản trị định lượng Chủ trương sử dụng các kỹ thuật định lượng thông qua sử dụng máy điện toán nhằm tối ưu các phương án lựa chọn Đặc trưng: Chủ yếu phục vụ cho việc ra quyết định thông qua kĩ thuật phân tích Phương án được lựa chọn dựa trên các tiêu chuẩn kinh tế (lợi nhuận,...) Tìm giải pháp tối ưu thông qua các mô hình toán học Máy điện đoán giữ vai trò trọng tâm (kết quả thống kê, hàm tuyến tính...) 3. Sự phát triển của lý thuyết quản trị 39 3.3 Lý thuyết quản trị hiện đại 3.3.4 Quản trị tình huống Xuất phát từ đòi hỏi tại mỗi tình huống quản trị cụ thể cần phải lựa chọn phương pháp quản trị phù hợp. Tính hiệu quả của từng phong cách hay nguyên tắc quản trị sẽ thay đổi theo từng tình huống cụ thể 3. Sự phát triển của lý thuyết quản trị 40 4. KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ A. Quản trị là khoa học Quản trị là một khoa học độc lập và liên ngành. Khoa học quản trị xây dựng nền lý thuyết về quản trị, giúp nhà quản trị cách tư duy hệ thống, khả năng phân tích và nhận diện đúng bản chất vấn đề và các kỹ thuật để giải quyết vấn đề phát sinh. Tính khoa học đòi hỏi nhà quản trị phải suy luận khoa học để giải quyết vấn đề, không nên dựa vào suy nghĩ chủ quan, cá nhân. 41 B. Quản trị là nghệ thuật Thực hành quản trị là nghệ thuật, đòi hỏi nhà quản trị phải sáng tạo vận dụng các lý thuyết về quản trị vào giải quyết tình huống Nghệ thuật quản trị có được từ việc học kinh nghiệm thành công và thất bại của chính mình và của người khác. Tính nghệ thuật của quản trị đòi hỏi nhà quản trị phải vận dụng linh hoạt các lý thuyết quản trị, không dập khuôn, máy móc khi giải quyết vấn đề. 4. KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ 42 MỐI QUAN HỆ GIỮA KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ Khoa học quản trị giúp hình thành nghệ thuật quản trị thông qua việc cung cấp cho nhà quản trị phương pháp khoa học để giải quyết vấn đề hiệu quả. Nghệ thuật quản trị giúp hoàn thiện hơn lý thuyết quản trị qua việc đúc kết, khái quát hoá các khái niệm thực tiễn thành vấn đề lý thuyết mới. 43 5. Các thách thức của quản trị Sự tăng lên của số lượng các tổ chức toàn cầu. Xây dựng lợi thế cạnh tranh thông qua hiệu suất, chất lượng, sự đổi mới, và sự đáp ứng ở cấp độ cao hơn. Sự gia tăng kết quả thực hiện trong khi vẫn duy trì được các nhà quản trị có đạo đức. Sự quản lý một lực lượng lao động đa dạng ngày càng tăng. Sử dụng các công nghệ mới. 44 6. Thực hành  - Phân tích bản chất của quản trị, làm quản trị là làm gì?  - Phân tích vai trò quan trong của văn hóa tổ chức đối với quản trị  - Phân tích môi trường và ảnh hưởng của môi trường đối với tổ chức  - Phân tích tầm quan trọng của nhà quản trị  - Thảo luận để giải quyết các tình huống quản trị  - Hiểu biết và học tập các lý thuyết quản trị.