Bài giảng Quản trị học - Thông tin và quyết định - Trần Nhật Minh

Thông tin và Quyết địnhPhân biệt: dữ liệu (data), thông tin (information), tri thức (knowledge)Thông tin quản trịQuy trình và các yếu tố thông tinNhiễuMã hóaMạch chuyểnGiải mãMã hóaMạch chuyểnGiải mãNguồn phátNguồn nhậnThông điệp dự địnhThông điệp nhận đượcThông điệp phản hồiThông điệp phản hồiThông tin, thông điệpHình thức thông tinNhững trở ngạiQuản trị thông tinKhái niệm Thông tinThông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh:trong quá trình quản trị trong môi trường quản trịvà cần thiết cho việc:ra quyết địnhgiải quyết vấn đềtrong hoạt động quản trị của tổ chức.Thông tinĐặc điểmNguyên tắcChất lượngKhông dự trữPhải thu thập và xử lý mới có giá trịCàng cần thiết càng có giá trịCàng chính xác, đầy đủ, kịp thời càng tốtChính xácKịp thờiTrung thựcKhách quanĐầy đủLiên tụcHiệu quảMức độ thời sựMức độ kịp thờiMức độ chính xácMức độ quan trọngVai trò của thông tinTrong việc ra quyết địnhNhận thức vấn đề cần phải ra quyết địnhXác định cơ hội, đe dọa cho tổ chứcLựa chọn phương án Trong các chức năng quản trịNhận thức vấn đềCung cấp dữ liệuXây dựng các phương ánGiải quyết vấn đềĐiều chỉnh sai lệchKiểm soát Trong phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi roPhân tíchDự báoXây dựng phương án phòng ngừa rủi ro Phương pháp thu thập, xử lý và phổ biến thông tinThu thậpQuan sát, Thực nghiệm, Thăm dò dư luận, Thu thập tại bàn, Thu thập tại hiện trườngXử lýThủ công, dùng máy tính, so sánh, tổng hợp, xác suất thống kê, giám định, Phổ biếnCông văn, báo cáo, đề án, hội họp, truyền hình, radio, internet, Xây dựng nội dung thông tinXác định mục tiêuXác định những yêu cầu cơ bản về nội dungChuẩn bị tư liệuPhác thảo sơ bộ nội dungXem xét, đánh giáSửa chữa và hoàn chỉnhQuy trình xây dựng nội dung thông tinPhân loại nội dung thông tinPhân loại:Thông tin đầu vàoThông tin đầu raThông tin phản hồiThông tin về môi trường quản trịThông tin về các đối tượng quản trịThông tin về kết quả quản trịThông tin về hoạt động quản trịThông tin trong tổ chứcThông tin chính thức và không chính thứcChính thức: thông tin theo cấp hệKhông chính thức: thông tin do nhân viên tạo ra bởi những giao lưu rồi thành những nhóm, phe.Chiều thông tin:Thông tin chiều trên xuống.Thông tin chiều dưới lên.Thông tin chiều ngang.Thông tin trong tổ chứcMạng thông tinDây chuyềnChữ YVòng trònĐủ mạchBánh xeNhững trở ngại trong thông tinNguồn phát, nguồn nhận:Thiếu kế hoạch thông tinNhững giả thiết không được làm rõKhông tin cậy, đe dọa, sợ hãiÍt lắng nghe, đánh giá vội vàngKhông đủ thời gian để điều chỉnhNội dung, mã hóa, giải mã:Ý nghĩa không rõ ràngDiễn tả kémHình thức,mạch chuyển:Thất lạc do truyền đạt và ghi nhận kémSử dụng sai hình thức truyền tinQuản trị thông tinĐiều chỉnh dòng tin tức để tránh quá tải thông tin:Phân quyềnThông tin phải cô đọngXác định mức độ ưu tiên Sử dụng phản hồi:Xác định thông tin không bị hiểu sai và không chính xácĐơn giản hóa ngôn ngữ:Để thông điệp rõ ràng, dễ hiểuLắng nghe tích cựcHạn chế cảm xúcTránh làm sai lệch sự rõ ràng của thông tinSử dụng dư luậnNhà quản trị cần sử dụng dư luận vào lợi ích của mình mặc dù dự luận vốn chứa đựng những nhân tố bất lợi cần loại bỏ.Thu thập Thông tin tình báo về cạnh tranhThông tin về đối thủ qua báo, tạp chí : tin tức, phỏng vấn, quảng cáo, bao bì Nghiên cứu website đối thủ: cơ cấu tổ chức, chính sách, giá trị của công ty, hệ thống phân phối, thông tin chi tiết sản phẩm, Thuê người từ đối thủ: giúp tìm hiểu rõ về ý tưởng, cách suy nghĩ và cách phản ứngĐiều tra qua nhân viên bán hàng và trung gian của mình để biết về ý kiến, kinh nghiệm về đối thủXác lập chuẩn mực kết quả hoạt động của đối thủ qua trao đổi với khách hàng, nhà trung gian, tư vấn.Quyết định quản trịKhái niệmQuyết định quản trị là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị, nhằmđịnh ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chứcđể giải quyết một vấn đề nào đótrên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của tổ chức.Vai tròĐịnh hướng các họat động của tổ chứcHợp tác về phối hợp và ràng buộc các họat động của các bộ phận Áp đặt cưỡng bức hoặc động viên đối với hệ thống bị quản trịĐảm bảo các điều kiện , nguồn lực cho việc thực hiện mục tiêu chungYêu cầu đối với các quyết địnhKhoa học: có căn cứ, có cơ sở, có thông tin, có nhận thức và kinh nghiệm của nhà quản trị, phù hợp với các quy luật khách quan.Pháp lý: phải đúng thẩm quyền, hợp pháp, đòi hỏi cấp dưới phải thực hiệnHệ thống, định hướng: phải thể hiện việc thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức và phải có điạ chỉ rõ ràngCụ thể: phải ngắn gọn, dễ hiểu, cụ thể chi tiết và quy định rõ thời gian thực hiện.Tối ưu: vừa chính xác, vừa hiệu quả tốt nhấtKịp thời: không quá sớm hay quá muộn so với thời điểm quy địnhCác mô hình ra quyết địnhRa quyết định hợp lýBao gồm các bước phải tuân theo nhằm tăng tính logic và độ tin cậyCho phép đạt tối đa mục tiêu trong giới hạnRa quyết định hợp lý có giới hạnNhấn mạnh những hạn chế về tính hợp lý của cá nhân người ra quyết địnhGiải thích tại sao các nhà quản trị thường có quyết định khác nhau với cùng thông tinRa quyết định theo nhóm quyền lựcDựa trên mục tiêu và quyền lợi của các nhóm quyền lực trong tổ chứcNhận diện, xác định vấn đềThiết lập các mục tiêuĐề xuất các giải phápSo sánh, đánh giá các giải phápLựa chọn giải pháp thích hợpTổ chức thực hiệnĐánh giá, kiểm traÁp lực của môi trường bên trong và bên ngoàiRa quyết định hợp lýRa quyết định hợp lý có giới hạnPhản ảnh một số khuynh hướng:Thỏa mãn:sự lựa chọn có thể được nhận diện và đạt được dễ dàng, ít gây tranh cãiPhạm vi tìm kiếm giải pháp, mục tiêu là có giới hạnThường ta chỉ có phạm vi hạn chế để tìm kiếm các mục tiêu và giải phápQuá trình tìm kiếm mục tiêu, giải pháp tốn nhiều nguồn lựcThiếu thông tinThường không có đủ thông tin cần thiếtKhông kiểm soát được những ảnh hưởng khách quanRa quyết định theo nhóm quyền lựcNhóm quyền lực là nhóm người có khả năng kiểm soát, tác động đến các quyết định và kết quả của nó.Tác động của nhóm quyền lực đến việc ra quyết định:Xác định vấn đề: thường mang tính chủ quan do lựa chọn vấn đề có lợi cho quyền lợi riêng của nhómLựa chọn mục tiêu: dễ xảy ra xung đột giữa các nhómLựa chọn giải pháp: thường lựa chọn giải pháp có lợi cho mình và hại cho nhóm khác.Phân loại quyết địnhTính chấtChiến lượcChiến thuậtTác nghiệpThời gianDài hạnTrung hạnNgắn hạnChức năng quản trịHoạch địnhTổ chứcĐiều khiểnKiểm traPhân loại quyết địnhTiêu chíPhân loạiNội dungTheo tính chấtChiến lượcLiên quan đến các mục tiêu tổng quát hoặc dài hạn của tổ chứcChiến thuậtLiên quan mục tiêu hẹp, như mục tiêu các bộ phận, chức năng.Tác nghiệpLiên quan đến việc điều hành các công việc hàng ngày.Phân loại quyết địnhTiêu chíPhân loạiNội dungTheo thời gianDài hạnHơn một chu kỳ hoạt độngTrung hạnTrong một chu kỳNgắn hạnNgắn hơn một chu kỳTheo chức năng quản trịHoạch địnhLiên quan đến mục tiêu, phương hướng hoạt độngTổ chứcBộ máy tổ chức, phân quyềnĐiều khiểnCách thức lãnh đạo và động viênKiểm traTiêu chuẩn, hình thức kiểm traCông cụ hỗ trợ ra quyết địnhMô hình sáng tạo OsbornGiai đoạn tìm hiểu thực tếGiai đoạn tìm ý tưởngGiai đoạn tìm giải phápNão côngTách quá trình giải quyết vấn đề thành 2 giai đoạn độc lập:Phát triển ý tưởngĐánh giá ý tưởngNâng cao hiệu quả quyết địnhNhững tiền đề của sự hợp lýHướng về mục tiêuMọi khả năng lựa chọn đều được biếtƯu tiên phải rõ ràngNhững ưu tiên phải cố địnhLựa chọn cuối cùng sẽ mang hiệu quả tối đaNhững phẩm chất cá nhânKinh nghiệmXét đoánSự sáng tạoKhả năng định lượngTổ chức thực hiện quyết địnhTruyền đạt đến bộ phận, nhân sự liên quanLập kế hoạch tổ chức thực hiệnKiểm tra, điều chỉnh quyết địnhĐánh giá, rút kinh nghiệm