Bài giảng Quản trị học - Một số vấn đề trong quản trị học hiện đại

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ LADEC QUẢN TRỊ HỌC TP. HỒ CHÍ MINH 2013 1 CHƯƠNG 6 MỘT SỐ VẤN ĐỀ TRONG QUẢN TRỊ HỌC HIỆN ĐẠI Mục tiêu: + Hiểu được khái niệm thông tin và tầm quan trọng của thông tin trong quản trị hiện đại + Hiểu được một số khái niệm trong quản trị học hiện đại + Vận dụng lý thuyết để giải quyết các tình huống quản trị I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 1. Thông tin quản trị:  Là những số liệu, dữ liệu đã thu thập được đã qua xử lý, sắp xếp, diễn giải theo cấu trúc thích hợp để phục vụ cho một mục đích nào đó.  Thông tin là sự phản ánh của sự vật, hiện tượng của tự nhiên, xã hội và con người.  Thông tin không phải là thực thể vật chất nhưng khi tham gia vào quá trình hoạt động của con người nó lại thể hiện khả năng vật chất I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 1. Thông tin quản trị: Đặc điểm:  Thông tin là tin tức nên không thể sx để sd  Thông tin càng cần thiết càng quý giá  Thông tin càng chính xác, càng đầy đủ, càng kịp thời thì càng tốt I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 1. Thông tin quản trị: Vai trò: Thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời giúp các NQT có cơ sở để ra quyết định  Thông tin là phương tiện cung cấp các yếu tố đầu vào của tổ chức, để liên hệ với nhau nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức Tóm lại: thông tin làm tiền đề, cơ sở và là công cụ của NQT; quá trình QT cũng đồng thời là QT thông tin; là yếu tố đầu vào không thể thiếu I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 1. Thông tin quản trị: Phân loại: Xét theo mối quan hệ bên trong và bên ngoài DN Thông tin bên trong: phát sinh trong nội bộ của DN, bao gồm: số liệu đội ngũ nhân viên, tài sản thiết bị,nguyên nhiên vật liệu,...  Thông tin bên ngoài: là những thông tin trên thị trường như giá cả, chủng loại sản phẩm, biến động tiền tệ, dân cư,... I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 1. Thông tin quản trị: Phân loại: Xét theo chức năng của thông tin Thông tin chỉ đạo: mang các mệnh lệnh, chỉ thị, chủ trương, nhiệm vụ kế hoạch đã định và có tác động đến hoạt động của đối tượng quản trị. Thông tin thực hiện: phản ánh toàn diện kết quả thực hiện mục tiêu của tổ chức I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 1. Thông tin quản trị: Phân loại: Xét theo cách truyền tin Thông tin có hệ thống: truyền đi theo nội dung đã được định trước gồm: báo cáo thống kê đã duyệt, thông tin hoạt động hàng ngày, hàng quý Thông tin không có hệ thống: thông tin truyền đi đột xuất, mang tính chất ngẫu nhiên, tạm thời I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 1. Thông tin quản trị: Phân loại: Xét theo cách thu nhận và xử lý thông tin Thông tin về KHKT: làm cơ sở cho việc chế tạo thiết bị kỹ thuật, tổ chức quá trình công nghệ. Thu thập trong sách báo, phát minh sáng chế. Thông tin về tình hình tài chính như: giá cả, doanh thu, lãi suất, cung cầu thị trường v.v... I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 1. Thông tin quản trị: Phân loại: Xét theo hướng chuyển của thông tin Thông tin chiều ngang: là thông tin giữa các chức năng quản trị của cùng một cấp Thông tin chiều dọc: là thông tin giữa các chức năng ở các cấp khác nhau trong cơ cấu quản trị I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 1. Thông tin quản trị: Phân loại: Xét theo số lần gia công Thông tin ban đầu: còn gọi là thông tin sơ cấp, là những thông tin chưa qua xử lý Thông tin thứ cấp: là các báo cáo, biểu mẫu đã được chỉnh lý theo một yêu cầu nào đó I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 1. Thông tin quản trị: Tổ chức hệ thống thông tin quản trị: Sự cần thiết: Mở rộng khả năng thu thập thông tin của cơ quan quản trị và người lãnh đạo để nhanh chóng đưa ra quyết định đúng đắn Bảo đảm cho NQT nắm bắt thông tin nhanh chóng, tăng tính linh hoạt trong quyết định  Tiết kiệm thời gian, chi phí dành cho xử lý TT I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 1. Thông tin quản trị: Tổ chức hệ thống thông tin quản trị: Chức năng của hệ thống thông tin Thu thập thông tin Xử lý thông tin Lưu trữ thông tin Cung cấp thông tin Kiểm soát và đánh giá các hoạt động quản trị Làm cơ sở cho việc ra quyết định quản trị I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2. Quyết định quản trị: Khái niệm: Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo với tư cách là sản phẩm của NQT, nhằm định ra mục tiêu chương trình, tính chất hoạt động của người hoặc cấp phải giải quyết vấn đề đó trên cơ sở hiểu biết về các quy luật vận động khách quan của đối tượng quản trị và việc phân tích thông tin về hiện trạng của hệ thống. I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2. Quyết định quản trị: Khái niệm: Trả lời cho câu hỏi:  Tổ chức cần làm gì?  Khi nào làm?  Làm trong bao lâu? Ai làm và làm như thế nào? I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2. Quyết định quản trị: Ý nghĩa của quyết định quản trị Một quyết định đúng đắn và kịp thời sẽ mang lại hiệu quả, niềm tin và phát triển; ngược lại quyết định sai sẽ gây ra thiệt hại, mất lòng tin, kiềm hãm sự phát triển. I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2. Quyết định quản trị: Đặc điểm của quyết định quản trị Các quyết định QT có tác động trực tiếp và toàn diện vào tập thể những người lao động Các quyết định QT chỉ đề ra khi vấn đề chín muồi, nhằm khắc phục sự khác biệt giữa các trạng thái Quyết định QT gắn liền với phân tích xử lý TT  Quyết định QT đề ra trên cơ sở hiểu biết các quy luật khách quan, biến khả năng thành hiện thực I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2. Quyết định quản trị: Các hình thức của quyết định quản trị  Quyết định bằng miệng  Quyết định bằng văn bản  Quyết định bằng thông báo nội bộ  Quyết định bằng các quyết định chính thức Trong đó, quyết định bằng văn bản được sử dụng khi nội dung là rất quan trọng I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2. Quyết định quản trị: Phân loại quyết định quản trị A. Theo tính chất  Quyết định chiến lược: đường lối phát triển trong thời gian dài  Quyết định chiến thuật: thường xuyên, nhắm đến mục tiêu cục bộ, thực hiện mục tiêu trước mắt; phần lớn mang tính chất điều chỉnh, thay đổi, bù đắp thiệt hại... I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2. Quyết định quản trị: Phân loại quyết định quản trị B. Theo thời gian thực hiện:  Quyết định chiến lược ngắn hạn  Quyết định chiến lược trung hạn  Quyết định chiến lược dài hạn I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2. Quyết định quản trị: Phân loại quyết định quản trị C. Theo phạm vi thực hiện:  Quyết định chiến lược toàn cục  Quyết định chiến lược bộ phận  Quyết định chiến lược chuyên đề: liên quan đến một nhóm vấn đề nhất định I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2. Quyết định quản trị: Phân loại quyết định quản trị D. Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức:  Quyết định quản trị nhân lực  Quyết định quản trị tài chính  Quyết định quản trị công nghệ  Quyết định quản trị sản xuất  Quyết định quản trị marketing  Quyết định quản trị hoạt động đối ngoại I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2. Quyết định quản trị: Phân loại quyết định quản trị E. Theo phản ứng:  Quyết định trực giác: xuất phát từ trực giác con người, không cần tới lý trí hay sự phân tích. Thường căn cứ vào những quyết định trước đó.  Quyết định lý giải: dựa trên nghiên cứu, phân tích hệ thống. Có sự so sánh giữa các giải pháp để đưa ra giải pháp tối ưu nhất. I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2. Quyết định quản trị: Yêu cầu đối với các quyết định quản trị • Tính khách quan và khoa học • Tính linh hoạt • Tính hệ thống • Tính tối ưu • Tính pháp lý • Tính cụ thể về thời gian và người thực hiện I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2. Quyết định quản trị: Tổ chức quá trình ra quyết định quản trị Bước 1: Đề ra nhiệm vụ sơ bộ (cơ bản) Bước 2: Chọn tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả Bước 3: Thu thập thông tin Bước 4: Chính thực đề ra nhiệm vụ Bước 5: Dự kiến các phương án có thể có Bước 6: Xây dựng mô hình Bước 7: So sánh các phương án quyết định Bước 8: Đề ra quyết định I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2. Quyết định quản trị: Quy tắc NQT tham gia thảo luận tự do sáng tạo • Không cản trở người muốn phát biểu ý kiến • Không gây sức ép lên ý kiến trái chiều • Phê phán ý kiến không phê phán người đưa ý kiến • Không dùng quyền lực cá nhân gây ảnh hưởng đến những người tham gia thảo luận I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2. Quyết định quản trị: Các công cụ hỗ trợ ra quyết định  Phương pháp kịch bản  Phương pháp ước lượng chuyên gia  Phương pháp cây mục tiêu I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2. Quyết định quản trị: Nâng cao hiệu quả ra quyết định Để QĐ được hiệu quả, chính xác cần giải quyết:  Thiếu thông tin  Nhầm lẫn vấn đề và giải pháp  Nhận thức chủ quan, méo mó  Xung đột lợi ích giữa các NQT  Những hạn chế gây ra bởi các tiền lệ lâu đời I. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2. Quyết định quản trị: Tổ chức thực hiện các quyết định  Truyền đạt quyết định và lập kế hoạch tổ chức thực hiện  Kiểm tra việc thực hiện quyết định  Điều chỉnh quyết định  Tổng kết tình hình thực hiện quyết định II. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI CỦA TỔ CHỨC 1. Khái niệm và lý do thay đổi : Khái niệm: Thay đổi là làm cho sự vật khác đi. Thay đổi là những cố gắng có hoặc không có kế hoạch nhằm hoàn thiện đổi mới tổ chức theo cách thức có thể giúp nó thích nghi với thay đổi môi trường hoặc đạt được những mục đích mới. Thực chất thay đổi là từng bước hoàn thiện hóa quản trị đảm bảo sự thích nghi của DN với môi trường kinh doanh luôn thay đổi II. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI CỦA TỔ CHỨC 1. Khái niệm và lý do thay đổi : Lý do dẫn đến sự thay đổi:  Cơ cấu tổ chức DN cần được thiết kế cho phù hợp với sự thay đổi, sáng tạo của nhân viên  Thay đổi để thích nghi với sự thay đổi nhanh chóng và không ngừng của môi trường  Thay đổi là tiền đề nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của DN II. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI CỦA TỔ CHỨC 2. Nội dung củathay đổi tổ chức: Sự thay đổi của tổ chức được thể hiện theo các hướng sau đây: Thay đổi cơ cấu:  Thiết kế lại tổ chức:chuyển cơ học lên hữu cơ  Thực hiện phân quyền  Cải thiện dòng công việc Thay đổi công nghệ  Thay đổi con người II. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI CỦA TỔ CHỨC 3. Yếu tố thời gian đối với sự thay đổi:  Thời điểm thực hiện thay đổi  Thực hiện thay đổi khi dự báo được các sức ép. VD: đối thủ cạnh tranh đang ra sức tung sản phẩm mới...  Bắt đầu thực hiện thay đổi khi tổ chức đang đứng trước mối đe dọa đến sự sống của tổ chức II. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI CỦA TỔ CHỨC 3. Yếu tố thời gian đối với sự thay đổi: (tt)  Thời gian và tốc độ thay đổi: Để xác định thời gian và tốc độ thay đổi NQT cần xác định:  Các yếu tố môi trường  Nội dụng thay đổi  Loại hình thay đổi  Khả năng quản lý  Nguồn lực của tổ chức... III. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 1. Khái niệm xung đột: Xung đột là sự đối đầu phát sinh từ sự không nhất trí do các bên có những mục tiêu, tư tưởng, tình cảm trái ngược nhau. Quan điểm truyền thống: xung đột thể hiện sự bế tắc trong nhóm và có hại; vì vậy cần tránh Quan điểm hành vi: xung đột là kết quả tự nhiên, không thể tránh khỏi trong bất kì nhóm nào. Nó không có hại mà là động lực tích cực Quan điểm tương tác: tích cực và cần thiết III. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 1. Khái niệm xung đột: Quản trị xung đột: là sử dụng các biện pháp can thiệp làm giảm sự xung đột quá mức. NQT thiết lập một mức xung đột được cho là tối ưu cho tổ chức để có thể kiểm soát tốt. III. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 2. Nguồn gốc của xung đột: Xung đột trong tổ chức bắt nguồn từ  Sự phụ thuộc lẫn nhau đối với nhiệm vụ: xảy ra khi hai hay nhiều nhóm phụ thuộc lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ.  Mục tiêu không tương đồng: các bộ phận khác nhau trong tổ chức có mục tiêu riêng biệt  Khan hiếm nguồn lực: tranh giành các nguồn lực hữu hạn III. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 2. Nguồn gốc của xung đột:(tt)  Sai lệch về thông tin: do cố tình làm sai lệch  Sử dụng đe dọa: khi một bên có năng lực cao hơn bên kia và sử dụng nó để đe dọa.  Sự đe dọa của nhóm: xảy ra khi cả 2 nhóm theo đuổi cùng 1 mục tiêu (chỉ 1 nhóm đạt được) III. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 3. Các hình thức xung đột: Có 2 loại: xung đột chức năng và phi chức năng  Xung đột chức năng: là sự đối đầu giữa hai phía nhằm hoàn thiện hoặc mang lại lợi ích cho việc thực hiện nhiệm vụ tổ chức Xung đột chức năng dẫn tới khám phá ra cách thức hiệu quả hơn trong cơ cấu tổ chức, nhận dạng thay đổi, điều tiết và chấp nhận quyền lực trong tổ chức III. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 3. Các hình thức xung đột:(tt) Có 2 loại: xung đột chức năng và phi chức năng  Xung đột phi chức năng: là sự tương tác giữa 2 phía làm cản trở hoặc tàn phá việc đạt tới mục tiêu của tổ chức. Kết quả thực hiện mục tiêu tổ chức sẽ thấp nếu xung đột phi chức năng cao. III. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 4. Giải quyết và loại trừ xung đột:  Khuyến khích các xung đột chức năng  Thay đổi dòng thông tin  Tạo ra sự cạnh tranh  Thay đổi cơ cấu tổ chức  Thuê chuyên gia bên ngoài III. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 4. Giải quyết và loại trừ xung đột:(tt)  Hạn chế xung đột phi chức năng:  Né tránh mâu thuẫn  Dàn xếp ổn thỏa  Đối đầu: sử dụng quyền lực để ép buộc  Thỏa hiệp: hi sinh 1 số quyền lợi  Hợp tác: tìm kiếm giải pháp có lợi cho các bên III. RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO 1. Quan niệm về rủi ro: Rủi ro trong kinh doanh là các sự cố xảy ra ngẫu nhiên không mong muốn và có hại cho công việc kinh doanh của công ty.  Xác định: xác suất xảy ra p = 1  Rủi ro: xác suất xảy ra 0 < p < 1  Bất định: xác suất xảy ra p = 0 III. RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO 1. Quan niệm về rủi ro:(tt) Quản trị rủi ro là mức độ trong đó NQT có thể xác định được vấn đề cần giải quyết, đánh giá được xác suất và kết quả của mỗi giải pháp III. RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO 2. Các loại rủi ro:  Theo bản chất:  Rủi ro về kinh tế: vĩ mô (pháp luật...) và vi mô (hàng hóa ế ẩm...)  Rủi ro sản xuất: sự cố hỏng hóc, cháy nổ,...  Rủi ro môi trường tự nhiên: động đất, lụt,...  Rủi ro chính trị xã hội: dịch bệnh, chiến tranh,... III. RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO 2. Các loại rủi ro:  Theo mức độ khống chế của con người:  Rủi ro có thể khống chế  Rủi ro không thể khống chế  Theo mức độ khách quan và chủ quan:  Rủi ro khách quan  Rủi ro chủ quan: do quyết định sai của con người III. RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO 3. Tiến trình quản trị rủi ro:  Dự đoán rủi ro có thể xảy ra  Đánh giá mức độ ảnh hưởng của rủi ro  Đề ra biện pháp quản trị rủi ro III. RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO 4. Phương pháp phòng ngừa trong QT rủi ro:  Tránh rủi ro: chọn phương án an toàn  Phòng ngừa thiệt hại và tránh rủi ro: sử dụng các biện pháp để ngăn chặn thiệt hại (gắn camera chống trộm,...)  Tự bảo hiểm: lập quỹ dự phòng rủi ro  Phong tỏa rủi ro: tạo ra rào chắn ngừa rủi ro trong giao dịch (thị trường ngoại hối)  Chuyển giao rủi ro: thông qua bảo hiểm IV. THỰC HÀNH 1. Phân tích tầm quan trong của thông tin trong quản trị. 2. Phân tích các vấn đề thay đổi, rủi ro, xung đột và cách quản trị khi có các vấn đề đó xảy ra.