Bài giảng Quản trị học - Hoạch định - Trần Nhật Minh

Hoạch địnhKhái niệmNền tảng của hoạch địnhPhân loại hoạch địnhTiến trình hoạch địnhCác công cụ hoạch địnhKhái niệmHoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.Vai trò, lợi íchTư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống.Phối hợp các nguồn lực của tổ chức hiệu quả hơn.Tập trung vào mục tiêu và sứ mạng của tổ chức.Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức trong quan hệ hợp tác và phối hợp với các nhà quản trị khác trong tổ chức.Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài.Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra nhằm làm cho các hoạt động đó đúng mục tiêu.Yêu cầu về hoạch địnhĐể hoạt động hoạch định đạt kết quả phải đáp ứng những đòi hỏi về:Khoa họcKhách quanHệ thốngNhất quánKhả thiCụ thểLinh hoạtPhù hợp (với hoàn cảnh cụ thể)Nội dung hoạch địnhMục tiêuRõ ràngTương quan giữa các mục tiêuThời hạn thực hiệnCách đo lường hiệu quảBiện phápCác biện pháp quan trọng để đạt mục tiêuThuận lợi, khó khăn của môi trường, của tổ chứcTài nguyênCác nguồn tài nguyên cần thiếtDự toán ngân sáchViệc thực hiệnCác chính sách cần thiếtCác bộ phận, đơn vị ảnh hưởngKiểm soátPhân loại hoạch địnhMục tiêuKế hoạch chiến lượcKế hoạch tác nghiệpKế hoạch đơn dụngNgân sáchChương trìnhDự ánKế hoạch thường trựcChính sáchThủ tụcQuy địnhCách phân loại hoạch định khácPhân loại hoạch địnhQuy môChiến lượcTác nghiệpThời gianDài hạnNgắn hạnTính cụ thểĐịnh hướngCụ thểMức độ sử dụngĐơn dụngThường trựcPhân loại theo quy môKế hoạch chiến lượcPhạm vi áp dụng cho toàn bộ tổ chứcThiết lập những mục tiêu tổng thể cho tổ chứcĐịnh vị tổ chức trong môi trường hoạt độngÁp dụng trong thời gian dàiKế hoạch tác nghiệpChỉ rõ cách thức đạt được những mục tiêu tổng thểÁp dụng trong thời gian ngắnTheo thời gian và tính cụ thểKế hoạch dài hạnNhững kế hoạch có thời gian trên 3 nămKế hoạch ngắn hạnKế hoạch có thời gian dưới 1 nămKế hoạch cụ thểĐược xác định rõ ràng và không thể diễn giải theo cách khác đượcKế hoạch định hướngKế hoạch linh hoạt, thiết lập những định hướng chung, cho phép lựa chọn khi thực hiệnTheo mức độ sử dụngKế hoạch đơn dụngĐược lập cho một tình huống đặc thùKế hoạch thường trựcCung cấp hướng dẫn cho các hoạt động lặp đi lặp lạiYếu tố cấu thành của hoạch địnhCác mục tiêuNhững kết quả cho cá nhân, nhóm hoặc toàn bộ tổ chứcCung cấp định hướng và tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt độngCác kế hoạchNhững văn bản thể hiện cách thức đạt được mục tiêuMô tả các nguồn lực được phân bổ và thiết lập kế hoạch thực hiệnMục tiêuThể hiện kết quả, không phải hành độngThể hiện điểm cuối cùng chứ không phải cách thức đạt đượcĐo lường và định lượng đượcXác định cụ thể kết quả sẽ được đánh giá ra sao và mức độ mong đợi là bao nhiêuKhung thời gian thực hiện rõ ràngThời điểm sẽ đánh giá kết quả đạt đượcYêu cầu về mục tiêuYêu cầu về mục tiêu (tt)Thách thức và có thể đạt đượcNhững mục tiêu thấp không mang tính thúc đẩy.Những mục tiêu cao sẽ thúc đẩy nếu họ có thể đạt đượcĐược ghi ra cụ thểTập trung, xác định và làm cho mục tiêu được thấy rõ ràngTruyền bá cho tất cả các thành viên cần thiết của tổ chứcĐể tất cả mọi người đều hiểu đúng vấn đềĐặt mục tiêu kiểu truyền thốngDựa trên cơ sở nhà quản trị cấp cao hiểu biết tốt nhất do họ có thể nhìn thấy tổng thể vấn đềNhà quản trị cấp cao đặt các mục tiêu tổng thểCác mục tiêu được chia thành các mục tiêu nhỏ cho từng cấp bậc trong tổ chứcMục tiêu mang ý nghĩa chỉ đạo, hướng dẫn, và bắt buộc từ cấp trên.Các mục tiêu bị mất tính rõ ràng và tập trung do các nhà quản trị cấp thấp hơn cố gắng giải nghĩa và xác định mục tiêu theo lĩnh vực họ chịu trách nhiệm.Đặt mục tiêu kiểu truyền thốngQuản trị bằng mục tiêu (MBO)Management By Objectives: là cách quản trị thông qua việc mọi thành viên tự mình xác định mục tiêu, tự mình quản lý và thực hiện các mục tiêu mà họ đề raQuản trị bằng mục tiêu (MBO)Các mục tiêu thực hiện cụ thể cùng được nhân viên và nhà quản lý xác lậpTiến độ hoàn thành các mục tiêu được định kỳ xem xét lạiPhần thưởng được phân bổ trên cơ sở tiến độ thực hiện các mục tiêuCác yếu tố chủ yếu của MBO:Mục tiêu rõ ràng, có sự tham gia vào việc ra quyết định, thời gian thực hiện/đánh giá rõ ràng, có sự phản hồiCác bước cơ bản của MBOXây dựng các mục tiêu, chiến lược tổng thể của tổ chứcCác mục tiêu chính được phân chia cho các đơn vịTrưởng đơn vị và các trưởng phòng cùng thống nhất xây dựng mục tiêu của đơn vịCác trưởng phòng và tất cả nhân viên cùng thống nhất các mục tiêu của phòngCác kế hoạch hành động được tất cả mọi thành viên trong phòng thống nhấtCác kế hoạch hành động được thi hànhTiến độ hoàn thành các mục tiêu thường xuyên được xem xét lại và cung cấp phản hồiThực hiện thưởng theo kết quả hoàn thành mục tiêuƯu điểm của MBOKhuyến khích tính chủ động, tính sáng tạo của cấp dưới tham gia vào việc lập và thực hiện kế hoạch. Kiểm soát dễ hơn. Tạo cơ sở khách quan để thưởng phạt. Tổ chức được phân định rõ ràng.Tạo điều kiện, cơ hội phát triển của mọi thành viênKhuyết điểm của MBOThời gian xác lập mục tiêu thường bị kéo dàiCác mục tiêu cá nhân có thể khó thực hiện do thiếu hướng dẫn, giải thích của nhà quản lýKhuynh hướng tập trung vào công việc ngắn hạn, các mục tiêu dài hạn ít được quan tâmKhông hoàn toàn hiệu quả trong môi trường năng động, khi mà mục tiêu thường phải được thiết lập lại.Có thể gây ra khó khăn cho nhóm làm việc khi quá tập trung vào thành quả của cá nhânTiến trình hoạch địnhTiến trình hoạch định chiến lượcHoạch định tác nghiệpTiến trình hoạch định cơ bảnMục tiêu / Vấn đềDữ kiện thực tếCác phương ánĐánh giáLựa chọn phương ánThực hiệnXem xét Vấn đề phát sinhCó đủKhông đủGiả địnhTiến trình hoạch định chiến lược1. Xác định sứ mệnh, mục tiêu của tổ chức3. Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu2. Phân tích cơ hội, nguy cơ4. Xây dựng các kế hoạch chiến lược để lựa chọn5. Triển khai kế hoạch chiến lược đã chọn6. Triển khai các kế hoạch tác nghiệp7. Kiểm tra, đánh giá kết quả8. Lặp lại quá trình hoạch địnhTiến trình hoạch định chiến lược1. Xác định sứ mệnh, mục tiêu:Chúng ta là ai?Chúng ta muốn trở thành tổ chức như thế nào?Các mục tiêu định hướng là gì?2. Phân tích nguy cơ, cơ hội của môi trườngCác xu hướng trong môi trường vĩ môCác xu hướng trong môi trường vi mô3. Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức1. sứ mệnh, mục tiêu3. điểm mạnh, điểm yếu2. cơ hội, nguy cơ4. Các kế hoạch chiến lược5. Triển khai kế hoạch6. Các kế hoạch tác nghiệp7. Kiểm tra, đánh giá kết quả8. Lặp lại quá trình hoạch địnhTiến trình hoạch định chiến lược4. Xây dựng các chiến lược để lựa chọnThâm nhập thị trường: Tìm kiếm cơ hội phát triển thị trường đang hoạt động với sản phẩm hiện cóTăng sức mua của khách hàng hiện hữuThu hút khách hàng từ đối thủ cạnh tranhBiến khách hàng tiềm năng thành khách hàng hiện tạiMở rộng thị trường: tìm kiếm thị trường mới cho sản phẩm hiện cóTìm kiếm khu vực thị trường mớiTìm những thị trường mục tiêu mớiTìm những người tiêu dùng mới1. sứ mệnh, mục tiêu3. điểm mạnh, điểm yếu2. cơ hội, nguy cơ4. Các kế hoạch chiến lược5. Triển khai kế hoạch6. Các kế hoạch tác nghiệp7. Kiểm tra, đánh giá kết quả8. Lặp lại quá trình hoạch địnhTiến trình hoạch định chiến lược4. Xây dựng các chiến lược để lựa chọn (tt)Phát triển sản phẩmPhát triển sản phẩm mớiCải tiến sản phẩm: về chất lượng, tính năng, bao bì, quy cách, mẫu mã, Đa dạng hóa sản phẩmĐưa các sản phẩm mới thâm nhập thị trường mới1. sứ mệnh, mục tiêu3. điểm mạnh, điểm yếu2. cơ hội, nguy cơ4. Các kế hoạch chiến lược5. Triển khai kế hoạch6. Các kế hoạch tác nghiệp7. Kiểm tra, đánh giá kết quả8. Lặp lại quá trình hoạch địnhTiến trình hoạch định chiến lược5. Triển khai chiến lượcCần chỉ rõ những hoạt động để đạt mục tiêuDự kiến các yếu tố liên quan: công nghệ, tài chính, marketing, nhân lực, R&D, cơ cấu tổ chức, kỹ năng quản lý, 6. Xây dựng các kế hoạch tác nghiệpPhải xuất phát từ các chiến lược của tổ chức1. sứ mệnh, mục tiêu3. điểm mạnh, điểm yếu2. cơ hội, nguy cơ4. Các kế hoạch chiến lược5. Triển khai kế hoạch6. Các kế hoạch tác nghiệp7. Kiểm tra, đánh giá kết quả8. Lặp lại quá trình hoạch địnhTiến trình hoạch định chiến lược7. Kiểm tra và đánh giá kết quảTiến hành đồng thời với quá trình hoạch định chiến lược và tác nghiệpCơ sở để xem xét lại mục tiêu, chiến lược, biện pháp kiểm tra và đưa ra điều chỉnh8. Lặp lại tiến trình hoạch địnhKhi những điều kiện thay đổi, tác động đến hoạt động của tổ chứcHoạch định là quá trình liên tục, là phương tiện để đạt mục tiêu1. sứ mệnh, mục tiêu3. điểm mạnh, điểm yếu2. cơ hội, nguy cơ4. Các kế hoạch chiến lược5. Triển khai kế hoạch6. Các kế hoạch tác nghiệp7. Kiểm tra, đánh giá kết quả8. Lặp lại quá trình hoạch địnhKhái niệm: Hoạch định tác nghiệp liên quan đến triển khai các chiến lược đã xác định trong thời gian ngắn.Nội dung:Định ra các chương trình hoạt động ngắnSử dụng các nguồn lực được phân bố.Hai loại kế hoạch tác nghiệp: Kế hoạch đơn dụngKế hoạch thường trựcHoạch định tác nghiệpKế hoạch đơn dụngChương trìnhNhững bước chính trong hoạt động để đạt mục tiêuThứ tự và thời gian mỗi bướcĐơn vị hay cá nhân phụ trách mỗi hành độngDự ánQuy mô nhỏ hơn, một phần tách rời của chương trìnhGiới hạn nghiêm ngặt về thời gian và nguồn lực sử dụng.Ngân sáchQuản lý nguồn lực tài chính được phân bổKiểm tra hiệu quả hoạt động trong chương trình, dự ánNhững hoạt động không có khả năng lặp lại trong tương laiKế hoạch thường trựcChính sáchĐường lối chỉ đạo tổng quátĐược các nhà quản trị cấp cao thiết lập chính thứcThủ tụcNhững quy định chi tiết để thực hiện chính sách.Hướng dẫn chi tiết để xử lý những sự việc thường xảy raQuy địnhNhững tuyên bố về những việc nào phải làm hay không được làm trong một thời gian nhất định.Những hoạt động có khả năng hoặc chắc chắn được lặp lại trong tương lai