Bài giảng Quản trị học - Chức năng tổ chức

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ LADEC QUẢN TRỊ HỌC TP. HỒ CHÍ MINH 2013 1 CHƯƠNG 3 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC I. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC II. CÁC VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ IV. THỰC HÀNH 2 VẤN ĐỀ THUẬT NGỮ TỔ CHỨC  Danh từ  Tổ chức hiểu như là một cấu trúc  Tổ chức hiểu như là một thực thể  Động từ  Tổ chức hiểu như là một quá trình 3 I. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, VAI TRỊ VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC I.1 Khái niệm chức năng tổ chức Tổ chức là Chức năng quản trị liên quan đến hoạt động thành lập nên các bộ phận trong tổ chức gồm các khâu và các cấp để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó. 4 Nội dung của Chức năng tổ chức Thiết kế, phát triển cơ cấu tổ chức Xây dựng nguyên tắc thủ tục và qui trình làm việc Thiết lập hệ thống quyền lực và phân quyền. 5 I. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, VAI TRỊ VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC I. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, VAI TRÒ VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC I. 2 Mục tiêu của tổ chức Tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy năng lực, nhiệt tình để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức 6 I.3 Vai trò của chức năng tổ chức  Baûo ñaûm caùc muïc tieâu vaø keá hoaïch seõ ñöôïc trieån khai vaøo thöïc teá.  Taïo ra moâi tröôøng laøm vieäc thích hôïp cho caùc caù nhaân vaø cho caû taäp theå.  Taùc ñoäng tích cöïc ñeán vieäc söû duïng caùc nguoàn löïc moät caùch hieäu quaû nhaát.  Giaûm thieåu nhöõng sai soùt vaø nhöõng laõng phí trong hoaït ñoäng quaûn trò. 7 I. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, VAI TRÒ... I.4 Các nguyên tắc trong tổ chức  Thống nhất chỉ huy  Nguyên tắc hiệu quả  Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu.  Nguyên tắc cân đối  Nguyên tắc linh hoạt 8 I. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, VAI TRÒ... II.1 Tầm hạn quản trị 9 II. VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC Là khá niệm để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt nhất. Gồm có tầm quản trị rộng và tầm quản trị hẹp. Trung bình 1 nhà quản trị có từ 4-8 thuộc cấp là tốt nhất 10 Ưu nhược điểm của tầm hạn quản trị II.1 Tầm hạn quản trị 11 II. VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG... II.1 Tầm hạn quản trị Tầm hạn quản trị có liên quan chặt chẽ đến các thông số của cơ cấu tổ chức (cấp bậc và phân hệ) Tầm hạn quản trị bị tác động bởi nhiều yếu tố : tâm lý hành vi, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật,… 12 II.1 Tầm hạn quản trị  Tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản trị có đầy đủ năng lực, cấp dưới có trình độ làm việc khá, công việc của cấp dưới ổn định, có kế hoạch, ít thay đổi; và cấp dưới đã được người quản trị cấp trên ủy quyền hành động khá nhiều.  Trái lại, nếu năng lực của nhà quản trị có hạn chế, trình độ của cấp dưới cũng không cao, hoặc khi công việc của cấp dưới thường xuyên thay đổi, công việc không có kế hoạch, thì tầm hạn quản trị hẹp lại thích hợp hơn 13 II. VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG... II.2 Quyền hành trong quản trị  Là năng lực cho phép các nhà quản trị yêu cầu những người thừa hành cấp dưới phải hành động theo chỉ thị của mình.  Quyền hành là công cụ của NQT, muốn quản trị phải có quyền  Theo Max Weber thì quyền hành của NQT chỉ đầy đủ khi đủ 3 yếu tố:  Sự hợp pháp chính đáng  Khả năng bản thân của NQT  Đức tính NQT khiến cấp dưới tin tưởng 14 II. VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG... II.3 Phân cấp quản trị  Khái niệm: Là sự phân chia hay ủy thác bớt quyền hành của NQT cấp trên cho các NQT cấp dưới. Phân cấp hay còn gọi là phân quyền hay phi tập trung hóa trong quản trị Mục đích: - Làm tăng khả năng linh hoạt và thích nghi của cả hệ thống công ty - Giảm bớt khối lượng CV cho cấp trên - Tạo đk cho các NQT cấp dưới thể hiện và thay thế VD:... 15 II. VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG... III.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức. 16 III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ III. 2 Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức Gồm có các tiêu chuẩn sau đây  Phân công và thành lập theo số lượng NV  Phân công và thành lập theo thời gian làm việc  Theo chức năng chủ yếu của cơ quan  Phân công và thành lập theo lãnh thổ  Phân công và thành lập theo sản phẩm  Phân công và thành lập theo khách hàng  Phân công và thành lập theo quy trình 17 18 Cơ cấu tổ chức theo các chức năng 19 Cơ cấu tổ chức theo địa lý 20 Cơ cấu tổ chức phân theo sản phẩm + Ưu điểm: Nâng cao nâng cao trình độ chuyên môn hóa trong SXKD + Nhược điểm: Cần người có năng lực quản lý chung Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức 21 Cơ cấu tổ chức phân theo khách hàng III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ III. 3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị  Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên lý sau:  Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp.  Quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc.  Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến.  Chỉ phù hợp với những xí nghiệp có qui mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục 22 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến 23 III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ III. 3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị  Cơ cấu quản trị theo chức năng Cơ cấu này được thực hiện trên nguyên lý là:  Có sự tồn tại các đơn vị chức năng.  Không theo tuyến.  Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.  Do vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy nên cơ cấu này chỉ tồn tại trên lý thuyết mà thôi 24 Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng 25 III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ III. 3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị  Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năng  Đặc trưng là có sự tồn tại của các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến  Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách 26 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năng 27 III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ III. 3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị  Cơ cấu tổ chức quản trị ma trận  Mô hình này được nhiều NQT quan tâm khi thiết kế bộ máy quản trị của tổ chức. Các tên gọi khác như bàn cờ, tạm thời, hay quản trị theo đề án, sản phẩm  Cơ cấu ma trận cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án  Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau 28 III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ III. 3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị  Cơ cấu tổ chức quản trị ma trận  Cơ cấu này ngoài người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng còn được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án  Mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định  Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong đề án trở về vị trí, đơn vị cũ 29 Cơ cấu tổ chức quản trị ma trận 30 III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ III. 3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị  Cơ cấu tổ chức quản trị theo lý thuyết Z  Đây là hình thức quản trị mang lại năng suất lao động và sự trung thành cao của NV đối với Cty.  Z không thể áp dụng cho mọi tổ chức  Đặc tính chung của Z là sự ổn định của môi trường 31 III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ III. 4 Các yếu tố ảnh hưởng đến CCTC QT Mục tiêu và chiến lược hoạt động của công ty  Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội  Công nghệ sản xuất hoặc kỹ thuật kinh doanh của công ty  Năng lực và trình độ con người trong công ty 32 Mục tiêu và chiến lược hoạt động của công ty  Chiến lược xác định các nhiệm vụ của xí nghiệp và căn cứ vào các nhiệm vụ đó mà xây dựng bộ máy.  Chiến lược quyết định loại công nghệ kỹ thuật và con người phù hợp với việc hoàn thành các nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức sẽ phải được thiết kế theo loại công nghệ được sử dụng cũng như theo những đặc điểm của con người trong xí nghiệp đó.  Chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường trong đó xí nghiệp sẽ hoạt động và hoàn cảnh môi trường này sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức 33  Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh XH Căn cứ theo 3 loại bối cảnh là: ổn định, thay đổi, xáo trộn.  Ổn định: không có hoặc có ít những thay đổi đột ngột, ít có sản phẩm mới, nhu cầu thị trường ít biến động, thể chế nhà nước ít thay đổi, KHKT mới ít xuất hiện  Thay đổi: trái ngược với ổn định, nên các NQT thường phải thay đổi bộ máy tổ chức của họ theo các thay đổi đó. (thay đổi có dự báo trước)  Xáo trộn: Khi các đối thủ cạnh tranh đưa ra sản phẩm mới một cách bất ngờ, khi luật pháp bất ngờ thay đổi, khi những khoa học kỹ thuật mới tạo ra những thay đổi cách mạng trong phương pháp sản xuất. → các NQT linh hoạt ứng cứu 34  Công nghệ sản xuất hoặc kỹ thuật kinh doanh của công ty  Các công ty có công nghệ SX, qui trình hoạt động phức tạp thường có cơ cấu tổ chức nhiều cấp bậc, mức độ giám sát, phối hợp cao  có tầm hạn quản trị thường là hẹp  Các công ty làm việc theo lối dây chuyền, công nghệ đã trở thành đơn giản  tầm hạn quản trị thường là rộng  Công nghệ càng hiện đại thì số lượng viên chức thư ký văn phòng càng tăng. 35  Năng lực và trình độ con người  NQT cấp cao có ả/h trước tiên đ/v CCTC  Sở thích, thói quen, quan niệm riêng của họ thường để dấu ấn trên cách thức tổ chức của xí nghiệp mà họ phụ trách  CCTC cũng phải phù hợp với các đặc điểm về trình độ, về tác phong làm việc của NV  Đặc trưng về trình độ con người trong tổ chức sẽ quyết định tầm hạn quản trị 36 IV. THỰC HÀNH Phân tích tầm quan trọng của công tác tổ chức trong DN Phân tích các vấn đề khoa học trong công tác tổ chức Phân tích ưu, nhược điểm của các kiểu cơ cấu tổ chức Thảo luận để giải quyết các tình huống quản trị cụ thể. 37