Bài giảng Quản trị hệ thống thông tin - Chương 4: Qui trình triển khai và phát triển dự án HTTTQL

Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 1 Chương 4. Qui trình triển khai và phát triển dự án HTTTQL Mục tiêu học tập 1. Hiểu được các quá trình được tổ chức sử dụng để phát triển hệ thống thông tin 2. Mô tả các giai đoạn chính của chu kỳ phát triển hệ thống: – Phân tích khả thi – Phân tích hệ thống – Thiết kế hệ thống – Hiện thực hệ thống – Bảo trì hệ thống 3. Hiểu được các nhân tố ảnh hưởng xây dựng hệ thống 4. Giải thích lựa chọn phát triển hệ thống: tự làm, mua ngoài, thuê gia công, và người dùng tự làm 2 Các vấn đề phát triển hệ thống Phân tích và Thiết kế hệ thống • Thuật ngữ dùng để mô tả quá trình thiết kế, xây dựng và quản trị • Hệ thống thông tin của các phân tích viên và lập trình viên Công nghệ Phần mềm – Software Engineering • Thuật ngữ mô tả việc chuyển đổi từ “nghệ thuật” sang “kỹ thuật” • thông qua việc sử dụng các phương pháp luận chung, công nghệ • và công cụ khi xây dựng hệ thống thông tin Phân tích vấn đề • Xây dựng hệ thống là quá trình phân tích các bài toán lớn và • phức tạp thành các bài toán nhỏ hơn để phát hiện và thiết kế các • giải pháp xử lý 3 Các vấn đề phát triển hệ thống • Quá trình phân tích
Xác định vấn đề “lớn” (mission) của tổ chức
Phân rã vấn đề lớn thành các vấn đề nhỏ hơn
Chuyển từng vấn đề nhỏ hơn thành chương trình trên máy tính
Ráp các chương trình riêng rẽ thành hệ thống thông tin chung 4 Các vấn đề phát triển hệ thống 5 10/30/2011 5 Chi trả chi phí xây dựng và điều hành hệ thống, định hướng và đề ra chính sách hoạt động. Chi phí và lợi ích đạt được khi giải quyết vấn đề kinh doanh và khám phá cơ hội mới System Owners Xác định các yêu cầu nghiệp vụ và các mong đợi đối với hệ thống. Các chức năng chuyên môn nghiệp vụ hệ thống thực hiện, tính dễ học và dễ sử dụng Chuyển đổi các nhu cầu nghiệp vụ thành các giải pháp kỹ thuật khả thi. Bản vẽ thiết kế để xây dựng hệ thống cuối cùng Tạo lập, triển khai và quản lý hệ thống. Thiết bị công nghệ dùng để hiện thực hệ thống System Users System Designers System Builders Vai trò con người đối với hệ thống Các phương pháp thực hiện 1. Phương pháp sử dụng nguồn nội lực. 2. Phương pháp thuê ngoài. 3. Người sử dụng tự phát triển phần mềm. 4. Phương pháp sử dụng gói phần mềm. 5. Phương pháp thuê dịch vụ. 6 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 2 1. Phương pháp sử dụng nguồn nội lực. • Theo xu hướng truyền thống. – Phương pháp thác nước (SDLC) (Waterpall) • Xu hướng hiện tại – Thử nghiệm. – Phát triển ứng dụng nhanh. (RAD) 7 Phương pháp SDLC - Waterfall • Phương pháp SDLC (System Development life Cycle) còn có tên là Waterfall: phương pháp thác nước. • Đặc điểm: Triển khai hệ thống theo từng bước, có cấu trúc. 8 Phương pháp SDLC - Waterfall Lập kế hoạch Phân tích Thiết kế Phát triển Kiểm định Vận hành Bảo trì 9 Bước 1. Lập kế hoạch triển khai hệ thống Các bước trong giai đoạn phân tích khả thi:
Khảo sát và đánh giá hiện trạng
Xác định yêu cầu
Báo cáo khả thi 10 Khảo sát và đánh giá hiện trạng Lý do phát triển hệ thống
Hệ thống hiện tại (bằng tay hay máy tính) không thể đáp ứng được yêu cầu được đặt ra
Có thể cắt giảm những chi phí quan trọng nhờ HTTT
Ban quản lý cần hiểu rõ hơn về nhu cầu thông tin nội bộ trong việc ra quyết định
Cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng của công ty
Mở ra nhiều công cụ mạnh mà công ty muốn khai thác
Đẩy mạnh ý niệm hình ảnh kỹ thuật cao
Những thay đổi trong luật pháp đòi hỏi phải thiết kế lại hệ thống 11 Khảo sát và đánh giá hiện trạng Xác định mục tiêu và phạm vi
Phương pháp chung:
Phân tích viên đưa ra những phát biểu bằng văn bản làm căn cứ cho dự án, phạm vi, và mục tiêu của dự án
Phân tích viên đưa ra mục tiêu và phạm vi của dự án
Mục đích khảo sát:
Có cần thiết tiến hành không?
Cái gì cần tiếp tục?
Thời gian?
Chi phí bao nhiêu?
Những nhân tố ủng hộ và cản trở? 12 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 3 Khảo sát và đánh giá hiện trạng 13 Công cụ xác định yêu cầu Phỏng vấn Bảng câu hỏi Phân tích tài liệu Quan sát Báo cáo khả thi
Mục đích
Thiết lập tính khả thi của việc đưa 1 hệ thống vào hoạt động
Giải quyết sự mâu thuẫn
Nghiên cứu tính khả thi
Tính khả thi kinh tế
Tính khả thi kỹ thuật
Tính khả thi tổ chức
Tính khả thi vận hành 14 Báo cáo khả thi 15 Khả thi tổ chức Khả thi kinh tế Hỗ trợ các mục tiêu chiến lược của tổ chức Tiết kiệm chi phí Tăng doanh thu Giảm đầu tư Tăng lợi nhuận Khả thi kỹ thuật Khả thi vận hành Khả năng, độ tin cậy, tính sẵn sàng của phần cứng, phần mềm và mạng Người dùng cuối chấp thuận Hỗ trợ ban giám đốc Các yêu cầu khách hàng, nhà cung cấp và chính phủ Báo cáo khả thi • Các chỉ tiêu đánh giá lựa chọn dự án 16 Chỉ tiêu đánh giá Mô tả Phù hợp chiến lược Đánh giá về quan điểm và khả năng hỗ trợ tổ chức đạt được mục tiêu chiến lược hoặc lâu dài Lợi ích tiềm năng Đánh giá quan điểm tăng lợi ích, dịch vụ cho khách hàng, và thời hạn đem lại lợi ích Chi phí tiềm năng và các nguồn lực khả dụng Số lượng và chủng loại các nguồn lực dự án yêu cầu và khả năng sẵn có Quy mô/ thời gian Số lượng các thành phần và độ dài của thời gian hoàn thành dự án Khó khăn kỹ thuật/rủi ro Mức độ phức tạp về kỹ thuật liên quan đến việc triển khai dự án trong phạm vi thời gian và các ràng buộc về nguồn lực Báo cáo khả thi Viết báo cáo khả thi – Phân tích viên viết báo cáo phân tích khả thi và nhà quản lý xem xét nó trước khi cho phép đề án được tiếp tục. – Các vấn đề phân tích khả thi: • Nhận định những lĩnh vực làm việc chính đối với đề án • Phải lưu ý bất kỳ các yêu cầu của đội ngũ chuyên viên trong những giai đoạn sau của đề án • Nhận ra khả năng tiết kiệm và cải tiến – Báo cáo cung cấp cho chúng ta 1 khả năng phân tích có thể thiết kế 17 Báo cáo khả thi Nội dung của Báo cáo khả thi
Trang tiêu đề
Mục tiêu và phạm vi
Tóm tắt
Nền tảng
Phương pháp nghiên cứu
Hệ thống hiện tại
Những hệ thống đề nghị
Kiến nghị
Kế hoạch phát triển
Phụ lục 18 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 4 Bước 2. Phân tích Mục đích của phân tích hệ thống
Đảm bảo qui trình cần phải làm để thực hiện những chức năng của hệ thống
Giúp cho người thiết kế hiểu rõ những việc phải làm để tiến hành xây dựng hệ thống
Kết quả của giai đoạn phân tích sẽ là mô hình luận lý (logic) về chức năng của hệ thống, bao gồm: sơ đồ, biểu đồ, là những sản phẩm kỹ thuật được dùng trong phân tích 19 Bước 2. Phân tích Các bước trong giai đoạn phân tích hệ thống
Thu thập yêu cầu hệ thống
Mô hình hóa dữ liệu
Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ 20 Thu thập yêu cầu
Thu thập yêu cầu là quá trình thu thập và tổ chức thông tin từ người dùng, nhà quản trị, quy trình nghiệp vụ và các tài liệu để hiểu rõ chức năng của hệ thống
Các kỹ thuật thu thập yêu cầu:
Phỏng vấn
Bảng câu hỏi
Quan sát
Tài liệu 21 Mô hình hóa dữ liệu
Dữ liệu (data) là các dữ kiện mô tả con người, các đối tượng, các sự kiện,
Ví dụ, các dữ kiện mô tả con người: tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp,
Để xây dựng hệ thống, phân tích viên phải hiểu rõ hệ thống cần dữ liệu gì để thực hiện các công việc.
Công cụ thường dùng để mô hình hóa dữ liệu là: mô hình quan hệ thực thể ERD (Entity Relationship Diagram) 22 Mô hình hóa dữ liệu 23 Mô hình hóa qui trình nghiệp vụ
Dùng các kỹ thuật/công cụ để biểu diễn dòng dữ liệu và các qui trình xử lý dữ liệu
Dòng dữ liệu (data flows) biểu diễn sự di chuyển của dữ liệu trong tổ chức hoặc trong hệ thống thông tin.
Qui trình xử lý (processing logic) biểu diễn cách thức xử lý, biến đổi dữ liệu
Công cụ thường dùng để mô hình hóa quá trình:
Lưu đồ hệ thống thủ công
Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD)
Bảng quyết định
Lưu đồ logic 24 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 5 Ví dụ:Doanh nghiệp là một cửa hàng bán đĩa nhạc. Thành công được thể hiện như thế nào Doanh thu bán đĩa lên đến 5% mỗi năm Cần làm gì để bảo đảm thành công đó Đặt đúng đĩa CD vào các thời điểm thích hợp Các thông tin để đánh giá và đo đạc những yếu tố để tạo thành công Những thông tin hiện tại về các ca sĩ đang được hâm mộ Cần có hệ thống thông tin để kiểm soát và theo dõi mức độ được hâm mộ của các ca sĩ ở một vùng nào đó 25 Bước 3. Thiết kế 26 Bước 3. Thiết kế 27 Thiết kế giao diện
Form chứa các vùng dữ liệu được xác định trước, cho phép người dùng nhập liệu vào hệ thống.
Báo cáo (reports) là các tài liệu tĩnh được sử dụng để tóm tắt thông tin cho việc đọc và thống kê.
Giao diện hệ thống có thể sử dụng văn bản (ký tự), màu sắc, đồ họa để tương tác/giao tiếp với người dùng thông qua các cửa sổ (windows), biểu tượng (icons)
Hộp hoại thoại được thiết kế để đợi người dùng thực hiện một mệnh lệnh hoặc xác nhận một thao tác 28 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Để thiết kế cơ sở dữ liệu và tập tin, người phân tích phải hiểu rõ dữ liệu và nhu cầu thông tin của tổ chức
Thiết kế mô hình dữ liệu ý niệm bằng các công cụ, như ERD
Chuyển từ mô hình dữ liệu ý niệm sang mô hình dữ liệu vật lý chi tiết hơn bằng các phần mềm quản trị CSDL (DBMS) 29 Thiết kế Qui trình xử lý
Qui trình xử lý là các bước và các thủ tục biến đổi dữ liệu thô đầu vào thành thông tin
Ví dụ: thủ tục, công thức tính điểm trung bình cho sinh viên lớp QTKD
Thiết kế qui trình xử lý có thể được biểu diễn bằng nhiều cách:
Sử dụng mã giả (pseudocode)
Sơ đồ cấu trúc (structure charts)
Cây quyết định (decision tree)
Việc chuyển từ mã giả, sơ đồ cấu trúc và cây quyết định sang lập trình khá dễ dàng 30 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 6 Bước 4. Phát triển • Thực hiện xây dựng hệ thống một cách thực tế dựa trên những gì đã được thiết kế ở bước trước. Xây dựng giao diện người sử dụng Xây dựng cơ sở dữ liệu Xây dựng các thành phần của mạng Viết chương trình xử lý dữ liệu 31 Bước 5. Kiểm định • Kiểm tra xem hệ thống có đạt được những yêu cầu đã được xác định ở bước phân tích hay chưa. • Kiểm tra điều kiện – Các bước chi tiết mà hệ thống cần phải thực hiện để tạo ra các kết quả mong đợi ở mỗi bước. • Bước này thường được thực hiện song song với bước phát triển hệ thống. • Các mức độ kiểm định: – Kiểm định từng phần – Kiểm định tương tác – Kiểm định hệ thống – Kiểm định chấp nhận 32 Bước 5. Kiểm định
Lập trình (programming) là quá trình chuyển từ thiết kế sang hệ thống vận hành thực
Kiểm thử (testing) là quá trình dò tìm lỗi, đảm bảo hệ thống thực hiện đúng yêu cầu đặt ra ban đầu
Việc lập trình và kiểm thử nên diễn ra song song 33 Bước 6. Vận hành • Đưa hệ thống thông tin vào vận hành: – Cài đặt phần cứng, phần mềm, mạng. – Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. – Tài liệu hướng dẫn – giải thích cách thức thực hiện và sử dụng hệ thống thông tin – Đào tạo người sử dụng – Chuyển đổi hệ thống từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. – Sửa chữa các vấn đề phát sinh. 34 Bước 6. Vận hành Hệ thống cũ Hệ thống mới Hệ thống cũ Hệ thống mới Hệ thống cũ Hệ thống mới Hệ thống cũ Hệ thống mới 35 Bước 7. Bảo trì • Kiểm soát và hỗ trợ hệ thống mới để đảm bảo nó đáp ứng được những mục tiêu khác nhau của doanh nghiệp. • Phòng tư vấn (Help Desk) Một nhóm chịu trách nhiệm trả lời các thắc mắc và giúp tháo gỡ các vấn đề mà người sử dụng gặp phải. 36 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 7 Bước 7. Bảo trì • Bảo trì hệ thống hiện tại chiếm đến 70% tổng chi phí cho toàn bộ thời gian sử dụng hệ thống. – Bảo trì sửa chữa: sửa các lỗi phát hiện ra ngày khi vận hành hệ thống. – Bảo trì hoàn thiện: sửa chữa nhỏ giúp hệ thống đáp ứng được những thay đổi theo yêu cầu của người sử dụng. – Bảo trì mở rộng: thay đổi hệ thống trên qui mô lớn để phù hợp với nhu cầu kinh doanh mới – Thay thế mới: 37 Bước 7. Bảo trì hệ thống 38 Bước 7. Bảo trì Nhiều chuyên gia không thích các công việc bảo trì hệ thống. không thú vị buồn chán,c Làm thế nào để khuyến khích họ 39 Vai trò của người sử dụng trong SDLC Lập kế hoạch Phân tích Thiết kế Phát triển Kiểm định Vận hành Bảo trì Người sử dụng tham gia tích cực Người sử dụng ít tham gia Người sử dụng tham gia tích cực 40 Vai trò của người sử dụng trong SDLC • Một số vấn đề tiềm ẩn – Thời gian phát triển, thiết kế, kiểm định mất hàng tháng, hàng năm đối với các hệ thống thông tin lớn. – Yêu cầu của doanh nghiệp không cố định trong suốt thời gian phát triển hệ thống thông tin. • Phát hiện lỗi • Càng phát hiện lỗi sớm thì chi phí sẽ thấp hơn 41 Đánh giá phương pháp SDLC Ưu điểm Nhược điểm  Có cấu trúc chặt chẽ từ mô tả yêu cầu đến bước vận hành hệ thống.  Hệ thống các bước triển khai rõ ràng, cụ thể nên khi xây dựng hệ thống thông tin sẽ hoàn chỉnh đúng thời gian với chi phí không vượt quá dự toán  Người sử dụng tham gia tích cực vào quá trình lập kế hoạch, phân tích, vận hành và bảo trì.  Thời gian để triển khai dự án rất dài và chi phí cho dự án lớn.  Tính phụ thuộc giữa các bước thực hiện dự án rất cao nên dễ xảy ra tình trạng Domino giữa các bước. Người sử dụng ít tham gia vào quá trình thiết kế, kiểm định và phát triển. 42 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 8 Khắc phục nhược điểm của SDLC • Xu hướng chính – Người sử dụng tham gia tích cực hơn vào quá trình phát triển hệ thống và xây dựng hệ thống – Phản hồi từ phía người sử dụng nhanh hơn. – Giao tiếp tốt hơn giữa người sử dụng và các chuyên gia phát triển hệ thống. – Rút ngắn thời gian phát triển hệ thống. 43 2. Phương pháp thử nghiệm. • Khái niệm: PP xây dựng hệ thống thử nghiệm là quá trình xây dựng một hệ thống thử nghiệm một cách nhanh chóng nhằm mô tả và đánh giá hệ thống để từ đó người sử dụng có thể nhanh chóng xác định các nhu cầu cần thêm và chỉnh sửa. • Các bước thực hiện: – B1: Xác định nhu cầu của người sử dụng. – B2: Phát triển hệ thống thử nghiệm ban đầu. – B3: Sử dụng hệ thống. – B4: Chỉnh sửa hệ thống. – B3 và B4 thường xuyên lặp lại cho đến khi có được hệ thống phù hợp 44 Các bước triển khai Bước 1. Nhận các yêu cầu cơ bản của hệ thống. Bước 2. Phát triển hệ thống thử nghiệm ban đầu Bước 3. Sử dụng hệ thống thử nghiệm ban đầu và chỉ ra các thay đổi cần thiết Bước 4. Thay đổi hệ thống thử nghiệm Bước 7. Lắp đặt vận hành và bảo trì Bước 6. Hoàn thiện hệ thống Bước 5. Đánh giá hệ thống để đưa vào vận hành 45 Đánh giá phương pháp thử nghiệm • Ưu điểm: – Người sử dụng chủ động tham gia trong quá trình thiết kế và phát triển hệ thống. – Thời gian phát triển hệ thống ngắn do mức độ về các yêu cầu và giải pháp phát triển hệ thống thấp. – Khắc phục được vấn đề nảy sinh đối với phương pháp SDCL. PP này khuyến khích được sự tham gia tích cực của người sử dụng vào quá trình phát triển hệ thống do đó loại bỏ những sai xót thiết kế và lãng phí thường xảy ra khi các yêu cầu chưa được xác định một cách chính xác. 46 Đánh giá phương pháp thử nghiệm • Nhược điểm: – Người sử dụng có thể trở nên gắn bó với hệ thống thử nghiệm và không có mong muốn sử dụng hệ thống hoàn tất vì vậy có thể gây ra những bất cập trong quá trình vận hành hệ thống mới. – Đòi hỏi các chuyên gia CNTT phải có kỹ năng đặc biệt” Kinh nghiệm làm việc đối với người sử dụng hệ thống. – Khả năng hoàn thành thấp, phụ thuộc nhiều vào người sử dụng. – Khó áp dụng cho các hệ thống cần tính toán nhiều và có nhiều thủ tục phức tạp. – Khó xác định cách thức xây dựng một hệ thống lớn hoặc các module của hệ thống. Khó kiểm soát trong quá trình phát triển 47 2. Thuê ngoài • Việc thực hiện và thiết kế một hệ thống thông tin dựa vào một tổ chức khác. • Ưu điểm: – Kinh tế. – Chất lượng dịch vụ cao. – Có thể dự đoán được. – Linh hoạt – Có thể sử dụng nguồn lực tài chính và nhân công cho những mục đích khác. • Nhược điểm: – Mất khả năng kiểm soát. – Bất ổn về an toàn thông tin. – Phụ thuộc 48 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 9 2. Thuê ngoài • Các trường hợp áp dụng: – Việc ngưng trệ hoạt động của HTTT không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của DN. – Việc sử dụng DN bên ngoài không tước mất các bí quyết kỹ thuật cần cho phát triển HTTT trong tương lai của DN. – Khả năng HTTT hiện có của DN không đủ tầm. 49 2. Thuê ngoài • Ưu điểm: – Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. – Nguồn kinh phí cho HT bị hạn chế. – Tiết kiệm được nguồn nhân lực. Các IT của DN sẽ có thời gian để tập trung xây dựng các module quan trọng. – Chất lượng hệ thống tốt và luôn được nâng cấp bởi các DN chuyên về thiết kế hệ thống. 50 2. Thuê ngoài • Nhược điểm: – DN dễ rơi vào trạng thái bị động vì không hiểu hết hệ thống. • Giải quyết: tập huấn kỹ càng cho NV và chuyên viên IT tham gia HTTT  tăng chi phí. – Do không nắm rõ toàn bộ hệ thống nên không sử dụng hết những tính năng của hệ thống. – DN mất đi sự tự chủ, mất khả năng kiểm soát; bất ổn về an toàn thông tin. – Phụ thuộc vào DN cung cấp dịch vụ 51 2. Thuê ngoài • Các phần việc cần được thuê ngoài: – Hỗ trợ sử dụng (Cho PCs) – Quản lý mạng và bảo dưỡng – Tích hợp hệ thống – Phát triển các hệ thống mới 52 Tổ chức cần quyết định cần thuê ngoài quản lý những phần việc nào, và phần việc nào là do doanh nghiệp tự thực hiện. 3. Người dùng tự phát triển HTTT • Người dùng tự phát triển HTTT. • Nguyên nhân: – Sự phát triển của Công nghệ thông tin. – Các công cụ phát triển phần mềm ngày càng thân thiện sử dụng (4GL) 53 3. Người dùng tự phát triển HTTT • Ưu điểm: – Tăng khả năng xác định yêu cầu của hệ thống. – Gia tăng sự tham gia của người sử dụng và cảm giác là người làm chủ tình huống. – Rút ngắn thời gian phát triển hệ thống – Giải phóng người sử dụng khỏi những hạn chế mà các chuyên gia CNTT thiết lập 54 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 10 3. Người dùng tự phát triển HTTT • Nhược điểm: – Chất lượng chương trình thấp. – Thiếu tính tổ chức khi phát triển hệ thống (Người phát triển là người duy nhất biết rõ và bảo trì hệ thống) – Người sử dụng thường không có kinh nghiệm và kiến thức trong phân tích và thiết kế hệ thống nên có thể • Có những lựa chọn không phù hợp • Kludge Applications! – Ít hoặc đôi khi không có tài liệu hướng dẫn 55 4. Sử dụng phần mềm đóng gói • Mua một chương trình phần mềm đã được đóng gói sẵn • Áp dụng cho các trường hợp – Đối với các chức năng phổ biến cho một doanh nghiệp. – DN không đủ nguồn lực để xây dựng và thiết kế • Ưu điểm: – Tiết kiệm thời gian. – Ít đòi hỏi hệ thống hỗ trợ các gói phần mềm. • Nhược điểm: – Không đáp ứng đủ nhu cầu về kỹ thuật và tính tinh tế cho đa dạng công việc. – Tính tích hợp hệ thống. – Có thể không đáp ứng đủ những yêu cầu của tổ chức 56 Câu hỏi • Phân tích ưu và nhược điểm của các phương pháp 1. Phương pháp sử dụng nguồn nội lực. 2. Phương pháp thuê ngoài. 3. Người sử dụng tự phát triển phần mềm. 4. Phương pháp sử dụng gói phần mềm. 5. Phương pháp thuê dịch vụ. 57