Bài giảng Quản trị hệ thống thông tin - Chương 2: HTTT trong doanh nghiệp

Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 1 Tài liệu tham khảo • Tài liệu tham khảo: - Bài giảng HTTQL TS Phạm Thanh Hồng - Bài giảng HTTQL ThS Trần Thái Hòa - Bài giảng HTTQL ThS. Nguyễn Anh Hào - Bài giảng HTTQL Nguyễn Huỳnh Anh Vũ - UDCNTT –TT và TMDT trong DN – VCCI Mục tiêu • Nắm vững các khái niệm HTTT • Hiểu rõ sự hình thành của HTTTQL • Phân loại các loại HTTTQL và đặc điểm của mỗi loại • Biết thành phần của một HTTT Nội dung 1. Các hệ thống của doanh nghiệp 2. Hệ thống thông tin 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý 4. Các thành phần của HTTTQL 5. Chất lượng của HTTTQL 6. Cơ chế vận hành của hệ thống Nội dung 7. Phân loại HTTTQL trong tổ chức 7. Phân loại theo mục đích sử dụng 8. Phân loại theo chức năng hoạt động 9. Phân loại theo quy mô tích hợp 8. Thời đại thông tin 9. Môi trường kinh tế hiện nay 10. Đặc điểm của một thời đại thông tin 11. Xu hướng phát triển công nghệ thông tin 12. Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTTQL 1. Các hệ thống của một doanh nghiệp Hệ quyết định Hệ thông tin Hệ tác nghiệp 6 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 2 Ví dụ: Hệ thống kinh doanh/dịch vụ và các hệ thống con của nó 7 HT QUYẾT ĐỊNH HT THÔNG TIN HT TÁC NGHIỆP Thông tin vào từ môi trường ngoài Thông tin ra môi trường ngoài Quyết định Báo cáo Thông tin Điều hành Thông tin Kiểm tra Nguyên vật liệu Tiền, sức lao động Sản phẩm Tiền Hệ tác nghiệp, sản xuất • Hệ tác nghiệp có liên quan với tất cả các hoạt động sản xuất, tìm kiếm khách hàng mới, v.v... một cách tổng quát là các hoạt động nhằm thực hiện các công việc có tính cách cạnh tranh để đạt được mục tiêu đã xác định bởi hệ quyết định. • Những phần tử cấu thành ở đây là nhân lực (thực hiện các công việc), phương tiện (máy, thiết bị, dây chuyền công nghệ, v.v...), các thành phần này tác động tương hổ với nhau để đáp ứng mục tiêu: ví dụ như sản xuất ra một lượng xe dự định trước. 8 Hệ thống quyết định • Hệ thống quyết định có liên quan đến các tác vụ quản lý, có thể tìm ở đây các quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật, dài hoặc trung hạn (tăng phần thị trường, thay đổi lượng xe tiêu thụ), ngắn hạn (mục tiêu: thay đổi cách thức quản lý dự trữ, nghiên cứu một "chiến dịch" thăm dò thị hiếu khách hàng mhằm hướng họ vào sản phẩm mới của xí nghiệp) 9 Hệ thông tin • Hệ thông tin là hệ thống có vai trò quan trọng trong việc liên hệ hai hệ thống quyết định và tác nghiệp, bảo đảm chúng vận hành làm cho tổ chức đạt các mục tiêu đặt ra. Ta có thể nối khớp ba phân hệ trên như sau: HTĐK (HQĐ) Hệ Thông tin HSX (Hệ TN) Môi trường 10 2. Hệ thống thông tin • Là sự kết hợp của phần cứng, phần mềm và mạng truyền thông do con người xây dựng và sử dụng để thu thập, xử lý dữ liệu
tạo ra thông tin 11 Information Systems Data Hardware Software People Telecommunications 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý • Dây chuyền tạo ra sản phẩm của tổ chức Dây chuyền tạo sản phẩm là chuỗi các hoạt động biến đổi đầu vào (nguyên liệu, nhiên liệu, nhân lực,..) nhận được từ môi trường thành sản phẩm chuyển ra môi trường. Sản phẩm làm ra (số lượng, đặc tính) phụ thuộc vào môi trường mà tổ chức vận hành (nhu cầu, giá cả, luật, q) là những yếu tố khách quan đối với các dự tính của tổ chức. Nhận Inputs từ môi trường Biến đổi Inputs thành Outputs Chuyển Outputs ra môi trường Tổ chức ( = hệ thống mở) Môi trường Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 3 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý • Vòng hồi tiếp (feedback loop) Sự cân bằng giữa cung và cầu là yếu tố cơ bản giúp tổ chức tồn tại lâu dài; nó làm phát sinh nhu cầu quản lý sản xuất bằng vòng hồi tiếp cân bằng để giúp cho tổ chức điều chỉnh kịp thời các sản phẩm dịch vụ cho phù hợp với yêu cầu từ môi trường. Những yêu cầu từ quy luật khách quan của môi trường và những yêu cầu quản lý trong nội bộ của tổ chức được các nhà quản lý rút kết lại thành các chuẩn (là những gì mà tổ chức cần phải đạt được hoặc vượt trội) để điều khiển tổ chức theo cơ chế hồi tiếp. Vòng hồi tiếp sử dụng hồi tiếp cân bằng để duy trì tính chất của outputs cho phù hợp với các chuẩn đã quy định trước. 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý • Trên vòng hồi tiếp, số liệu đo của outputs được chuyển đến bộ phận điều khiển để so sánh với chuẩn, và từ kết quả so sánh này, các mệnh lệnh được ban hành để điều chỉnh các hoạt động xử lý để có được outputs hợp chuẩn Nhận Inputs từ môi trường Biến đổi Inputs thành Outputs Chuyển Outputs ra môi trường So sánh & điều khiển Số liệu đo Mệnh lệnh Mệnh lệnh Vòng hồi tiếp Chuẩn 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý • Vòng hồi tiếp được thêm vào bộ phận xử lý thông tin (có thể là máy tính và/hoặc con nguời) để trợ giúp người quản lý xử lý dữ liệu/thông tin thu thập được thành thông tin hữu ích cho người quản lý. Nhận Inputs từ môi trường Biến đổi Inputs thành Outputs Chuyển Outputs ra môi trường Ra quyết định Xử lý thông tin Quyết định Thông tin Dữ liệu Ràng buộc Chuẩn & Quy tắc 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý • Dữ liệu có vai trò phản ánh một cách trung thực hiện trạng của tổ chức. Dữ liệu được thu thập trong nội bộ tổ chức và môi trường để giúp người quản lý hiểu rõ tổ chức và phát hiện ra các vấn đề đang tiềm ẩn. Như vậy, dữ liệu là nguyên liệu cơ bản để tạo ra thông tin. • Thông tin được tạo ra từ việc phân tích, tổng hợp, trích lọc dữ liệu để liên kết hiện trạng của tổ chức với những vấn đề mà người quản lý đang quan tâm. Thông tin hữu ích là thông tin có thể đưa đến một vài phương án khả thi. Như vậy, thông tin là nền tảng để tạo ra các quyết định. • Quyết định là chỉ thị cho các hành động, mệnh lệnh hoặc kế hoạch thực hiện sau khi người quản lý đã có giải pháp cho vấn đề cần giải quyết, để biến nhận thức thành hành động thực tế. Như vậy, quyết định là kết quả xử lý thông tin của người quản lý; nó gắn kết trách nhiệm, quyền hạn của người quản lý với vấn đề cần giải quyết và nguồn lực để giải quyết cho vấn đề đó. 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý Chuẩn là yêu cầu về mức độ hoàn thiện của kết quả xử lý, để người quản lý lập kế hoạch thực hiện, ước tính nguồn lực, đánh giá kết quả công việc, và đánh giá năng lực tổ chức. Chuẩn được hình thành khi chi tiết hóa mục tiêu theo 5 khía cạnh S.M.A.R.T. (S)pecific: có mô tả chi tiết về mức độ yêu cầu cho công việc, dựa trên chất lượng, thời gian, chi phí, và phương pháp thực hiện. (M)easurable: có thể đo lường được mức độ hoàn thành (theo khối lượng, phần trăm, tỉ lệ, q) để người quản lý ước tính thời gian hoàn thành công việc. (A)ttainable: có tính khả thi, tức là công việc có thể thỏa mãn (hoặc vượt mức) yêu cầu trong thời hạn cho phép với nguồn lực hữu hạn đã được cấp phát. (R)easonable: có ý nghĩa thực tế và hợp lý, có tính thuyết phục. (T)imely: có thời hạn hoàn tất công việc để chuyển giao kết quả. 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý Quy tắc quản lý là những quy định cụ thể cho từng hành động (hoặc không hành động) để giải quyết cho từng tình huống - vấn đề, và không cho phép làm khác. Các quy tắc quản lý gắn liền với quy trình theo nghĩa chúng hướng dẫn hành động nhưng không ấn định trình tự thời gian. Quy tắc quản lý là kiến thức, kinh nghiệm làm việc mà tổ chức đã rút kết được trong quá khứ để áp dụng trong tương lai, giúp cho tổ chức tránh được những sai lầm đã gặp. Quy tắc quản lý là cơ sở để thiết lập các xử lý nghiệp vụ và quy trình trong hệ thống thông tin quản lý. Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 4 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý Chuẩn, người quản lý và bộ phận xử lý thông tin là ba thành tố cơ bản của hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống này là hệ ý niệm (conceptual system), trong đó dữ liệu, thông tin và quyết định là phương tiện để người quản lý nhận thức và tác động lên thế giới thực (là hệ vật lý -physical system). Các chuẩn và quy tắc quản lý được ban hành như là những ràng buộc cần tuân thủ, áp dụng cho cả việc ra quyết định lẫn xử lý thông tin. Dựa trên các chuẩn và quy tắc quản lý, bộ phận xử lý thông tin có thể trợ giúp xử lý một phần công việc giải quyết vấn đề cho người quản lý. 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý Nguồn tài chính Khách hàng Nhà cung cấp Chức năng kế toán tài chính Chức năng tiếp thi bán hàng Chức năng sản xuất Tiền Thông tin Sản phẩm Nguyên liệu T hông tin T iền T hông tin S ản phẩm T iền 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý • Khi tổ chức phát triển quy mô lớn thì nhu cầu xử lý thông tin cũng tăng cao làm cho bộ phận xử lý thông tin cũng gia tăng về kích cỡ, do đó nó thường được phân chia chuyên môn hóa như tài chính, kinh doanh và sản xuất. Sự phân chia chức năng này giúp cho tổ chức sử dụng được dể dàng nguồn lực chuyên môn trong xã hội. • Tuy nhiên, sự phân chia chức năng quản lý riêng biệt ở từng lĩnh vực chuyên môn không tạo điều kiện để tối ưu hóa các hoạt động trên nhiều lĩnh vực quản lý chuyên môn. Do đó, các tổ chức thường sử dụng các hệ thống thông tin quản lý tích hợp (như CRM, SCM hay ERP) để thay thế, đưa đến khái niệm dây chuyền tạo ra giá trị của tổ chức. 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý • Dây chuyền tạo ra giá trị cho tổ chức P ro fit M ar gi n P rim ar y A ct iv iti es S u pp or t A ct iv iti es Firm Infrastructure (General management, accounting, financial, strategic planning) Human Resource Management (Recruiting, training, development) Technology Development (R&D, product and process improvement) Procurement (Purchasing of raw materials, machines, supplies) Inbound logistics (Raw materials handling & ware- housing) Outbound logistics (ware-housing, distribution of finished product) Operations (machining, asembling, testing) Marketing & sales (advertising, pricing, promotion) Services (installation, repair) 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý Giá trị cộng thêm của hệ thống thông tin quản lý trên dây chuyền tạo ra giá trị là nó giúp cho tổ chức nhận thức được điểm mạnh, điểm yếu trong toàn bộ chuổi hoạt động tạo ra sản phẩm dịch vụ cho tổ chức, để thiết lập các giải pháp sản xuất tốt hơn từ sự nhận biết về các loại nguồn lực có sẵn bên trong lẫn bên ngoài tổ chức, như áp dụng công nghệ tiên tiến của thế giới, tận dụng cơ hội hợp tác với đối tác hoặc duy trì khách hàng tốt. 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý • Kiến thức tích hợp vào hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin Q.Lý Kiến thức tổ chức Kiến thức quản lý Kiến thức công nghệ Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 5 4. Các thành phần của HTTTQL 4.1 Các thành phần của HTTTQL • Nhìn theo góc độ Chức năg – Bộ phận thu thập thông tin – Bộ phận xử lý thông tin – Bộ phận lưu trữ thông tin – Bộ phận truyền nhận tin 26 Bộ phận thu thập thông tin • Hệ thông tin phải thu nhận các thông tin có nguồn gốc khác nhau và dưới nhiều dạng khác nhau. Tổ chức chỉ có thể giữ lại những thông tin hữu ích, vì vậy cần phải lọc thông tin. • Phân tích các thông tin để tránh sự quá tải, đôi khi có hại. • Thu thập thông tin có ích: Những thông tin có ích cho hệ thống được cấu trúc hoá để có thể khai thác trên các phương tiện tin học. Thu thập thông tin thường sử dụng giấy hoặc vật ký tin từ. • Thông thường, việc thu thập thông tin được tiến hành một cách hệ thống và tương ứng với các thủ tục được xác định trước, Ví dụ: nhập vật tư vào kho, thanh toán cho nhà cung ứng. • Thu thập thông tin là tác vụ rất quan trọng và tế nhị, yêu cầu không được sai sót. 27 Bộ phận xử lý thông tin • Công việc lựa chọn thông tin thu thập được coi là bước xử lý đầu tiên, tiếp theo sẽ tác động lên thông tin, xử lý thông tin là: – Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu. – Thực hiện tính toán, tạo các thông tin kết quả. – Nhật tu dữ liệu (thay đổi hoặc loại bỏ). – Sắp xếp dữ liệu. – Lưu tạm thời hoặc lưu trữ. • Xử lý có thể thực hiện thủ công, cơ giới hoặc tự động. 28 Bộ phận phân phối thông tin • Cung cấp thông tin là mục tiêu của hệ thống. • Để tối ưu phân phối thông tin, cần đáp ứng ba tiêu chuẩn: – Tiêu chuẩn về dạng: Cần tính đến tốc độ truyền thông tin, số lượng nơi nhận, v.vq cần phải cho dạng thích hợp với phương tiện truyền:. – Tiêu chuẩn về thời gian: Bảo đảm tính thích đáng của các quyết định. – Tiêu chuẩn về tính bảo mật: Thông tin đã xử lý cần đến thẳng NSD, việc phân phối thông tin rộng hay hẹp tùy thuộc vào mức độ quan trọng của nó. 29 Bộ phận lưu trữ • Lưu trữ thông tin, dữ liệu chia sẻ hoặc sử dụng lại sau này như tủ chứa hồ sơ , cơ sở dữ liệuq 30 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 6 4.2 Các thành phần của HTTTQL • Các thành phần của Hệ thống thông tin. – Nhìn theo cấu trúc vật lý • Con người • Phần mềm • Phần cứng • Mạng máy tính 31 5. Chất lượng của HTTTQL a. Tính nhanh chóng: Hệ xử lý thông tin quá khứ, hiện tại cần phải bảo đảm cho mỗi phần tử của tổ chức có thông tin hữu ích nhanh nhất. b. Tính uyển chuyển hoặc toàn vẹn của thông tin: Hệ thông tin phải có khả năng xử lý và phát hiện các dị thường nhằm bảo đảm truyền tải các thông tin hợp thức. c. Tính thích đáng: Hệ thông tin phải có khả năng thu nhận tất cả các thông tin chuyển đến cho nó nhưng chỉ dùng những thông tin mà nó cần. 32 6. Cơ chế vận hành của hệ thống • HTTTQL mang các mệnh lệnh của hệ thống • Hệ thông tin phối hợp các phân hệ • HTTT kiểm soát và điều phối hệ thống – Trường hợp điều khiển theo chu kỳ đóng – Trường hợp điều khiển theo chu kỳ mở – Trường hợp điều khiển bằng một lệnh gọi là "báo động" 33 HTTTQL mang các mệnh lệnh của hệ thống 34 Sơ đồ giản lược của một mệnh lệnh của hệ quyết định Hệ thông tin phối hợp các phân hệ 35 HTTT kiểm soát và điều phối hệ thống • Hệ thống điều khiển nhận các thông tin từ môi trường bên ngoài (có ích và không có ích) cùng thông tin nội. Dựa trên thông tin này mà hệ thống kinh tế xã hội hoạt động. Có ba trường hợp: a. Trường hợp điều khiển theo chu kỳ mở: b. Trường hợp điều khiển theo chu kỳ đóng: c. Trường hợp điều khiển bằng một lệnh gọi là "báo động": 36 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 7 Trường hợp điều khiển theo chu kỳ mở • Thông tin từ môi trường chuyển trực tiếp đến hệ quyết định, tiếp theo là ảnh hưởng đến hệ tác nghiệp 37 Trường hợp điều khiển theo chu kỳ đóng • Thông tin từ hệ tác nghiệp có thể đến hệ quyết định nếu như đã thỏa các điều kiện cần thiết (2). Quyết định hành động được thông qua không, nếu không thông qua sẽ có thông tin đến hệ tác nghiệp (3): 38 Trường hợp điều khiển bằng một lệnh gọi là "báo động" • Thông tin đến từ môi trường hoặc hệ tác nghiệp(1), quyết định hoạt động đưa ra hoặc không (2), kết quả được chuyển ra môi trường(3). 39 Thông tin kinh tế • Phân loại Hai phương pháp phân loại Phân loại theo lĩnh vực hoạt động của thông tin: - TT kinh tế trong sản xuất - TT kinh tế trong quản lí Phân loại theo nội dung mà thông tin phản ánh: - TT kế hoạch - TT đầu tư - TT lao động tiền lương -TT về lợi nhuận của doanh nghiệp... Mô hình HTTT dự báo Môi trường sản xuất kinh doanh HỆ THỐNG THÔNG TIN DỰ BÁO Môi trường sản xuất kinh doanh Dự báo nhu cầu thị trường Môi trường sản xuất kinh doanh Môi trường sản xuất kinh doanh Dự báo phát triển KH- CN Dự báo mức độ cạnh tranh Dự báo đối tác kinh doanh Quản lý kinh tế Mô hình của HTTT kế hoạch Môi trường sản xuất kinh doanh HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ HOẠCH Môi trường sản xuất kinh doanh Kế hoạch chiến thuật Môi trường sản xuất kinh doanh Môi trường sản xuất kinh doanh Kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp Quản lý kinh tế Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 8 Mô hình HTTT Khoa học và Công Nghệ Môi trường khoa học HỆ THỐNG THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Môi trường khoa học Khoa học kỹ thuật Môi trường khoa học Môi trường khoa học Khoa học cơ bản Khoa học nhân văn Khoa học kinh tế Quản lý kinh tế Mô hình HTTT Môi trường Sản xuất – Kinh doanh 44 Môi trường sản xuất kinh doanh Thống kê Môi trường sản xuất kinh doanh Môi trường sản xuất kinh doanh Môi trường sản xuất kinh doanh Phân tích đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch SXKD Quyết định điều chỉnh Kế toán Lãnh đạo Hệ thống thông tin quản lý • Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động, và điều khiển các tiến trình trong tổ chức. Đó là một hệ thống các kênh thông tin biến đổi dữ liệu (hoặc thông tin tổng quát) thành thông tin hữu ích, và mang thông tin hữu ích này đến từng đối tượng sử dụng. 7. Phân loại HTTTQL trong tổ chức A. Phân loại theo mục đích sử dụng B. Phân loại theo chức năng hoạt động C. Phân loại theo quy mô tích hợp A. Phân loại theo mục đích sử dụng 1. Hệ xử lý các giao dịch (Transaction Process System, TPS). – Còn gọi là hệ xử lý dữ liệu (Data Processing System, DPS). 2. Hệ thông tin quản lý (Management Information System, MIS). – Đây là một loại hệ thống thông tin quản lý thực tế chứ không phải là lý thuyết về hệ thống tin quản lý của môn học. 3. Hệ hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System, DSS). – Được phát triển thành hệ hổ trợ ra quyết định nhóm (Group - Decision Support System, GDSS) 4. Hệ thông tin điều hành (Executive Information System, EIS). – Còn được gọi là hệ hỗ trợ điều hành (Executive Support System, ESS). 5. Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS-Officer Assignment System, KWS) và Hệ chuyên gia (ES–Expert System ) Hệ thống xử lí giao dịch _ TPS Mục đích TPS (Transaction Processing System) giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện theo dõi các hoạt động hàng ngày (các giao dịch) Đặc điểm của TPS Giúp nhà quản lý xử lý các giao dịch tự động.
Ví dụ: Xử lý đơn đặt hàng Cho phép nhà quản lý truy vấn các giao dịch đã xử lý.
Ví dụ: Khách hàng X có bao nhiêu đơn đặt hàng? Giá trị là bao nhiêu? Danh sách khách hàng? Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 9 Hệ thống xử lí giao dịch _ TPS  Ứng dụng của TPS Trong bán hàng: xử lý đơn đặt hàng Trong quản lý nhân sự: tính lương Trong quản lý sản xuất: theo dõi tồn kho Trong kế toán: các khoản thu/chi, khoản phải trả, khoản phải thu Hệ thống xử lí giao dịch _ TPS Khách hàng Người quản lý Nhà kho 1.0 Nhận yêu cầu Yêu cầu đặt hàng 2.0 Xuất kho 3.0 Lập hóa đơn 4.0 Thu tiền Yêu cầu bị từ chối H ó a đ ơ n T iề n trả Hóa đơn 5.0 Lập báo cáo Yêu cầu hợp lệ Dữ liệu hàng xuất Y ê u cầ u xu ấ t kh o D ữ liệ u h à n g xu ấ t (H à n g ) (Hàng) (Hàng) (H à n g ) Công nợ Tồn kho Tiền nợ, tiền trả Số lượng hàng xuất Doanh thu bán hàng Trị giá hàng xuất Báo cáo bán hàng Hệ thống xử lí giao dịch _ TPS Phân loại TPS TPS trực tiếp (online) Nối trực tiếp giữa người điều hành và chương trình TPS. Hệ thống trực tuyến sẽ cho kết quả tức thời. TPS theo lô (batch) Tất cả các giao dịch được tập hợp lại với nhau và được xử lý 1 lần. VD: xử lý séc trong ngày Hệ thống xử lí giao dịch _ TPS Các thành phần của TPS Đối tượng sử dụng: nhân viên, nhà quản lý cấp thấp Dữ liệu: các giao dịch hàng ngày (cụ thể, chi tiết) Thủ tục: có cấu trúc và chuẩn hóa Công nghệ: Phần mềm: các phần mềm lưu trữ dữ liệu, file,q Phần cứng: các thiết bị liên quan. Ví dụ: Hệ thống thanh toán lương ATM • Hệ thống gởi, rút tiền tự động (Automated Teller Machine - ATM) là một hệ thống máy tính gồm nhiều thiết bị đầu cuối được đặt ở những nơi cần thiết, thuận tiện, có chức năng cho phép khách hàng thực hiện các dịch vụ rút và gởi tiền theo tài khoản xác định trong ngân hàng mà không cần giao dịch trực tiếp tại văn phòng hoạt động của ngân hàng. • ATM là một hệ thống TPS ? Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 10 Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS • Hệ hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System) Là một hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho nhà quản trị giải quyết những vấn đề có tính chất bán cấu trúc. Là sự kết hợp giữa tri thức của con người và khả năng của máy tính, nhằm cải thiện chất lượng quyết định. • Ví dụ: Các HTTT DSS thường được xây dựng cho mỗi một tổ chức cụ thể mới có khả năng cho hiệu quả cao Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS • Đặc điểm • Ví dụ: Quyết định có nên đưa ra sản phẩm mới ra thị trường không? Quyết định có nên xây dựng nhà máy mới không? Nên lên kế hoạch thưởng cho nhân viên như thế nào?  DSS dùng để giải quyết những vấn đề bất thường (Thỉnh thoảng mới đặt ra và ít lặp lại) Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS • Đặc điểm  Các vấn đề DSS giải quyết là bán cấu trúc: Mục tiêu không rõ ràng hoặc nhiều mục tiêu Số liệu thu thập được không chính xác Quá trình xử lý số liệu không chặt chẽ, không rõ ràng Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS • Đặc điểm  Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia của người ra quyết định là cực kỳ quan trọng  Nhà quản lý dựa vào thông tin mà DSS cung cấp để ra quyết định  Cùng một vấn đề/tình huống, những người khác nhau có thể ra quyết định khác nhau tùy vào kỳ vọng và thái độ của người đó Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS • Đặc điểm  Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia của người ra quyết định là cực kỳ quan trọng  Nhà quản lý dựa vào thông tin mà DSS cung cấp để ra quyết định  Cùng một vấn đề/tình huống, những người khác nhau có thể ra quyết định khác nhau tùy vào kỳ vọng và thái độ của người đó Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS Các mô hình DSS Quản lý mô hình Quản lý dữ liệu Quản lý đối thoại Dữ liệu nội bộ Dịch vụ dữ liệu ngoài Người dùng DSS Chương trình DSS Tương tác Cấu trúc chung của DSS Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 11 Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS Các thành phần của DSS Đối tượng sử dụng: Nhà quản trị các cấp Dữ liệu: Bên trong: từ các hệ MIS, TPS. Bên ngoài: nghiên cứu thị trường, thống kê,... Thủ tục: các mô hình/công cụ của DSS. Công nghệ : Phần mềm: Excel, Access, @Risk, Crystal Ball, SPSS. Phần cứng: đủ mạnh để hỗ trợ các phần mềm trên và lưu trữ dữ liệu quá khứ.. Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS Tính chất của DSS (tt) Linh động (flexible) Cho phép tạo ra mô hình giải quyết vấn đề phức tạp, không dự định trước. Môi trường ra quyết định không chắc chắn, nhu cầu ra quyết định thay đổi. Tương tác giữa người và máy (interactive) Khả năng trao đổi thông tin với người sử dụng. Không thay thế người ra quyết định Bản thân người sử dụng là người quyết định cuối cùng sau khi có được thông tin cung cấp từ DSS Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS Tính chất của DSS (tt) Mô phỏng theo sự thay đổi của thế giới thực Mô hình khi thiết lập phải mô phỏng mối quan hệ của các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định. Tính đến hiện tại và dự báo tương lai Có khả năng dựa vào dữ liệu quá khứ, hiện tại để rút ra các quan hệ cho tương lai. Chú ý đến kết quả giải quyết vấn đề Chú trọng vào kết quả giải quyết vấn đề, không chú trọng hiệu quả. Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS Điều kiện sử dụng DSS Mục tiêu ra quyết định không rõ ràng hoặc nhiều mục tiêu Môi trường hoạt động bất ổn, không chắc chắn Khi công cụ máy tính dễ sử dụng Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS Các công cụ, mô hình của DSS Truy vấn dữ liệu (Query)
Các phần mềm MS SQL Server, Access, Foxpro,q Phân tích What-If
Các phần mềm đều có chức năng này, như trên Excel là Goalseek, Solver,q Phân tích kịch bản (Scenario Analysis)
Chức năng Table trên Excel,q Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS Các công cụ, mô hình của DSS Phân tích thống kê (Statictical Analysis):
Phần mềm bảng tính Excel, SPSS,q Đồ họa (Graphics):
Các phần mềm Excel, SPSS,q Mô phỏng (Simulation):
Các phần mềm @Risk, Crystal Ball,.. Giải quyết tối ưu (Optimization):
Công cụ Solver của Excel,q Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 12 Hệ thống thông tin quản lý_MIS Mục đích MIS (Management Information System) tạo ra các báo cáo thường xuyên hoặc theo yêu cầu dưới dạng tóm tắt về hiệu quả hoạt động nội bộ của tổ chức hoặc hiệu quả đóng góp của các đối tượng giao dịch (khách hàng và nhà cung cấp). • Hệ thống thông tin quản lý trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý. • MIS thường sử dụng dữ liệu chi tiết từ TPS, và các loại thông tin và dữ liệu thu thập từ bên ngoài tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý_MIS Đặc điểm MIS phục vụ cho công tác quản lý (hoạch định, thực hiện và kiểm soát). MIS quan tâm đến hiệu quả hoạt động của các đối tượng trong và ngoài tổ chức để có các biện pháp phân bổ nguồn lực thích hợp. Hỗ trợ cho TPS trong xử lý và lưu trữ giao dịch. Hệ thống thông tin quản lý MIS • Cấu trúc chung của MIS Truy vấn (queries) Báo cáo (reports) Biểu mẫu (forms) Nhà quản lý cấp trung Cơ sở dữ liệu TPS CSDL MIS - Định kỳ - Bất thường - Ngoại lệ Chương trình MIS Hệ thống thông tin quản lý MIS Thành phần của MIS Thủ tục: có cấu trúc, thông tin cần tạo ra gồm Báo cáo tóm tắt định kỳ (chính xác, dễ hiểu) Báo cáo theo yêu cầu (kịp thời và tin cậy) Báo cáo ngoại lệ Công nghệ: Phần mềm: hệ quản trị cơ sở dữ liệu, bảng tính Excel,q Phần cứng: đủ mạnh Hệ thống thông tin quản lý_MIS Hệ hỗ trợ điều hành_ESS • ESS(Executive Support System – ESS) • Hệ trợ giúp cho các nhà quản lý cấp cao trong việc đưa ra các quyết định cho các vấn đề không có cấu trúc. • ESS tạo ra các đồ thị phân tích trực quan, biểu diễn cho các kết quả của việc tổng hợp, chắt lọc, đúc kết dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (bên trong từ các hệ thống MIS và DSS và bên ngoài), giảm thiểu thời gian và công sức nắm bắt thông tin hữu ích cho lãnh đạo. • Người dùng ht thường là lãnh đạo cấp cao Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 13 Hệ hỗ trợ điều hành_ESS Mục đích Phục vụ nhu cầu thông tin cho ban lãnh đạo, sử dụng cả thông tin bên trong và thông tin cạnh tranh Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của CEO
Đáp ứng được phong cách ra quyết định của từng nhà lãnh đạo Có khả năng theo dõi và giám sát đúng lúc và hiệu quả Hệ hỗ trợ điều hành_ESS • Cấu trúc chung của ESS CSDL môi trường Dịch vụ dữ liệu trực tuyến OAS data Lãnh đạo Nhà quản lý Chương tình ESS Người quản lý chương trình MIS data DSS Ñoà thò Báo cáo Hệ hỗ trợ điều hành_ESS Các thành phần của ESS Đối tượng sử dụng: nhà quản lý cấp cao Dữ liệu: Từ bên trong (TPS/MIS/DSS), Từ bên ngoài (thị trường, thống kê,q) Thủ tục: mang tính tổng hợp cao, các phương tiện biểu diễn dễ nhìn, dễ sử dụng. Công nghệ: Phần mềm: Thiết kế riêng. Phần cứng: Mạnh, biểu diễn đồ thị/hình ảnh. Hệ chuyên gia và tự động hóa văn phòng • Hệ chuyên gia là một hệ trợ giúp quyết định ở mức sâu, có thể đưa ra những quyết định có chất lượng cao trong một phạm vi hẹp nhờ việc bổ sung các thiết bị cảm nhận thông tin, học và tích lũy kinh nghiệm của các chuyên gia  giúp doanh nghiệp phát triển các kiến thức mới. • Hệ tự động hóa văn phòng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng như xử lý văn bản, chế bản điện tử, lịch điện tử, liên lạc thông qua thư điện tử, v..v. • Người dùng là chuyên gia, nhân viên văn phòng Thảo luận • Sự khác nhau giữa DSS và ESS? • Sự khác nhau giữa MIS và DSS? B. Phân loại HTTT theo chức năng nghiệp vụ 1. Hệ thống thông tin tài chính kế toán 2. Hệ thống thông tin marketing 3. Hệ thống thông tin sản xuất 4. Hệ thống thông tin quản trị nhân lực Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 14 HTTT sản xuất • Mục đích: Là hệ thống trợ giúp hoạt động của chức năng sản xuất, bao gồm việc lập kế hoạch và điều khiển việc sản xuất hàng hóa, dịch vụ • Chức năng: Hỗ trợ cho việc kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào, đầu ra của quá trình sản xuất. Hỗ trợ cho việc dự trữ, giao nhận hàng Hoạch định và theo dõi năng lực sản xuất Hỗ trợ thiết kế các sản phẩm dịch vụ Hỗ trợ trong việc phân chia nguồn nhân lực, kiểm tra kế hoạch sản xuất HTTT Sản xuất • Sơ đồ luồng dữ liệu • Một số phần mềm: HTTT sản xuất Đầu vào Đầu ra + Chiến lược kinh doanh của tổ chức + Dữ liệu về sản xuất kinh doanh + Dữ liệu từ bên ngoài + Báo cáo sản xuất kinh doanh (báo cáo kiểm tra chất lượng, kế hoạch nguyên vật liệu, lịch sản xuất,q) CSDL sản xuất kinh doanh Phần mềm chung Phần mềm chuyên dụng - Các hệ QTCSDL (Foxpro, Access, ) - Phần mềm BT điện tử (Excel, Lotus, ) - Phần mềm thống kê - phần mềm quản lý dự án - Phần mềm kiểm tra chất lượng - Phần mềm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu - Hệ thống thông tin marketing • Là hệ thống trợ giúp các hoạt động cuả chức năng marketing Hệ thống thông tin tài chính,kế toán • Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng tài chính, kế toán (ghi lại các chứng từ, lập báo cáo về các giao dịch của doanh nghiệp v..v) Hệ thống thông tin nhân lực • Cung cấp thông tin hỗ trợ các nhà quản trị nhân lực trong việc phân tích, lập kế hoạch nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, phân công công việc và các hoạt động liên quan đến nhân lực. Phân loại theo quy mô tích hợp • Là những hệ thống xuyên suốt nhiều bộ phận chức năng, cấp bậc tổ chức và đơn vị kinh doanh – Hệ thống quản lý nguồn lực (ERP- Enterprise Resource Planning): Là hệ thống tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình tác nghiệp chủ yêu của doanh nghiệp – Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM-Supply Chain Management): Là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết các bộ phận sản xuất, khách hàng và nhà cung cấp – Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM- Customer Relationship Management): Là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết toàn diện các quan hệ với khách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phận chức năng khác nhau – Hệ thống quản lý tri thức (KM – Knowledge Management): Là hệ thống tích hợp, thu thập, hệ thống hóa, phổ biến, phát triển tri thức trong và ngoài doanh nghiệp. Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 15 8. Thời đại thông tin • Internet đã tác động lên mọi mặt của nền kinh tế và các hoạt động của DN • Thương mại điện tử • Giao tiếp trực tiếp: là sử dụng các công nghệ truyền thông để làm việc ở các vị trí khác nhau • Môi trường làm việc ảo: là môi trường làm việc có sự hỗ trợ của công nghệ. Không nhất thiết được thực hiện ở một vị trí thời gian và không gian xác định. Có thể cho liên lạc với bất cứ ai, bất cứ đâu và bất cứ thời điểm nào. • Nền kinh tế dựa vào mong muốn của người tiêu dùng: – Bánh kem sinh nhật dành cho chó – Giầy thể thao đếm bước đi 85 9. Môi trường kinh tế hiện nay • Kinh tế toàn cầu: Cơ hội hợp tác kinh doanh không bị giới hạn bởi không gian địa lý. – Sự phát triển của các DN xuyên quốc gia – Sự hội nhập của các công ty nhỏ và nhiều – Môi trường cạnh tranh mang tính toàn cầu – Hệ thống phân phối toàn cầu • Sự chuyển biến KT: Kinh tế công nghiệp Kinh tế dịch vụ • Nền kinh tế số (Digital economy, economy) – Sự xuất hiện của các DN kinh doanh điện tử – Quá trình kinh doanh cơ bản được thực hiện dưới sự điều khiển của một mạng lưới số hóa. – Mối quan hệ với các nhà cung cấp, KH, và các đối tác dần được thực hiện dưới tác động của CNTT 86 10. Đặc điểm của một thời đại thông tin • Xuất hiện dựa trên sự xuất hiện của các hoạt động xã hội trên nền tảng thông tin • Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin được sử dụng để thực hiện công việc kinh doanh • Năng suất lao động của quá trình sản xuất tăng lên một cách nhanh chóng • Năng suất lao động của quá trình sản xuất tăng lên nhanh chóng. • Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trong thời đại thông tin. • Công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ 87 11. Xu hướng phát triển công nghệ thông tin • Nâng cao tốc độ và khả năng có thể mang theo. • Kết nối và liên kết giữa các thiết bị máy tính và công nghệ truyền thông. • Sử dụng các thông tin đã được số hóa và đa phương tiện • Những phần mềm tốt hơn và thân thiện với người sử dụng 88 Phần cứng máy tính • Nhanh hơn, nhỏ hơn và rẻ hơn. – 1981: chiếc PC đầu tiên của IBM – 1990: việc sử dụng PC trở nên rộng rãi. – Hiện nay: • OS có GUI dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. • Internet • qqqq 89 Internet • Tốc độ vi xử lý 90 66 MGZ 1.2 GHZ 1.8 M GHZ 4.7 GHZ T R A N S IT O R /C H IP 1993 1999 2002 2010 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 16 Internet • Mật độ đường truyền 91 9.6 kB 300 kb 900 KB 400 megapixcel B P S 1990 1995 2002 2010 Internet • Dữ liệu truyền qua Internet 92 47MB 375 MB 3GB D uc om en ts 1990 1995 2002 2010 Internet • Mật độ sử dụng Internet 93 100 KB 20 MB 150 MB >>> H O S T S 1990 1995 2002 2010 Phần mềm • Được chuẩn hóa và tích hợp • Gói phần mềm doanh nghiệp – – Các gói phần mềm dựng sẵn với các module tích hợp cho phép chuyển đổi dữ liệu giữa các nhóm làm việc, các phòng ban và giữa các chi nhánh ở nhiều quốc gia trên cơ sở “thời gian thực” • Nhiều doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ ứng dụng • Thường được thiết kế riêng theo tính chất của mỗi ngành • Tích hợp dữ liệu qua các kênh theo truyền thông và kênh truyền qua các trang web nằm phục vụ cho người dùng nội bộ, khách hàng và nhà cung cấp 94 Mạng máy tính • Mạng máy tính: độ rộng băng thông lớn, mạng toàn cầu và không dây. • 1990s: – Chuẩn hóa giao thức TCP/IP – Các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông phổ biến sử dụng đường truyền cáp quang – Truy cập tốc độ cao (băng thông lớn cho cá nhân và hộ gia đình • 2000: Các công ty nối mạng Internet • 2003: Dial, ADSL • 2010: Mạng không dây, 3G 95 12. Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTTQL • Tăng năng suất lao động • Hỗ trợ ra quyết định • Tăng cường hợp tác lao động • Tạo liên kết giữa các đối tác kinh doanh • Cho phép thực hiện toàn cầu hóa • Hỗ trợ chuyển đổi tổ chức 96 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 17 Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTTQL 1. Tăng năng suất lao động – OTTP (Online Transaction Processing): xử lý giao dịch trực tuyến – TPS (Transaction Processing System): Hệ thống xử lý giao dịch – CIS (Customer – Intergrated System): Hệ thống tích hợp khách hàng. 97 Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTTQL 2. Hỗ trợ ra quyết định • Giúp phân tích tình huống và hỗ trợ người ra quyết định – Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định – Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành – Hệ thống thông tin địa lý (GIS) • Đưa ra gợi ý về phương thức thực hiện – Trí tuệ nhân tạo (AI) 98 Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTQL 3.Tăng cường hợp tác kinh doanh – Đội làm việc năng động – Quản lý tài liệu – Phát triển ứng dụng 4. Tạo liên kết đối tác kinh doanh – Hệ thống TT liên doanh nghiệp (IOS) – EDI (Electronic Data Interchange) Trao đổi dữ liệu điện tử. 5. Cho phép toàn cầu hóa – Vượt qua trở ngại về thời gian và địa điểm – Văn hóa 99 Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTTQL 6. Hỗ trợ thay đổi tổ chức Đáp ứng được nhu cầu thay đổi của thị trường hiện nay. 100 Paper system insurance application 11 slerial steps 6 professional steps = 33 days New streamlined work flow 11 slerial steps 6 professional steps = 05 days