Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTTQL
1. Tăng năng suất lao động
– OTTP (Online Transaction Processing): xử lý
giao dịch trực tuyến
– TPS (Transaction Processing System): Hệ thống
xử lý giao dịch
– CIS (Customer – Intergrated System): Hệ thống
tích hợp khách hàng.
Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTTQL
2. Hỗ trợ ra quyết định
• Giúp phân tích tình huống và hỗ trợ người ra quyết
định
– Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
– Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành
– Hệ thống thông tin địa lý (GIS)
• Đưa ra gợi ý về phương thức thực hiện
– Trí tuệ nhân tạo (AI)
Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTQL
3.Tăng cường hợp tác kinh doanh
– Đội làm việc năng động
– Quản lý tài liệu
– Phát triển ứng dụng
4. Tạo liên kết đối tác kinh doanh
– Hệ thống TT liên doanh nghiệp (IOS)
– EDI (Electronic Data Interchange) Trao đổi dữ liệu điện
tử.
5. Cho phép toàn cầu hóa
– Vượt qua trở ngại về thời gian và địa điểm
– Văn hóa
17 trang |
Chia sẻ: thucuc2301 | Lượt xem: 1218 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem nội dung tài liệu Bài giảng Quản trị hệ thống thông tin - Chương 2: HTTT trong doanh nghiệp, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
1
Tài liệu tham khảo
• Tài liệu tham khảo:
- Bài giảng HTTQL TS Phạm Thanh Hồng
- Bài giảng HTTQL ThS Trần Thái Hòa
- Bài giảng HTTQL ThS. Nguyễn Anh Hào
- Bài giảng HTTQL Nguyễn Huỳnh Anh Vũ
- UDCNTT –TT và TMDT trong DN – VCCI
Mục tiêu
• Nắm vững các khái niệm HTTT
• Hiểu rõ sự hình thành của HTTTQL
• Phân loại các loại HTTTQL và đặc điểm của mỗi
loại
• Biết thành phần của một HTTT
Nội dung
1. Các hệ thống của doanh nghiệp
2. Hệ thống thông tin
3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý
4. Các thành phần của HTTTQL
5. Chất lượng của HTTTQL
6. Cơ chế vận hành của hệ thống
Nội dung
7. Phân loại HTTTQL trong tổ chức
7. Phân loại theo mục đích sử dụng
8. Phân loại theo chức năng hoạt động
9. Phân loại theo quy mô tích hợp
8. Thời đại thông tin
9. Môi trường kinh tế hiện nay
10. Đặc điểm của một thời đại thông tin
11. Xu hướng phát triển công nghệ thông tin
12. Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTTQL
1. Các hệ thống của một doanh nghiệp
Hệ quyết định
Hệ thông tin
Hệ tác nghiệp
6
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
2
Ví dụ: Hệ thống kinh doanh/dịch vụ và các hệ
thống con của nó
7
HT QUYẾT ĐỊNH
HT THÔNG TIN
HT TÁC NGHIỆP
Thông tin vào
từ môi trường
ngoài
Thông tin ra
môi trường
ngoài
Quyết định Báo cáo
Thông tin
Điều hành
Thông tin
Kiểm tra
Nguyên vật liệu
Tiền, sức lao
động
Sản phẩm
Tiền
Hệ tác nghiệp, sản xuất
• Hệ tác nghiệp có liên quan với tất cả các hoạt động sản
xuất, tìm kiếm khách hàng mới, v.v... một cách tổng quát là
các hoạt động nhằm thực hiện các công việc có tính cách
cạnh tranh để đạt được mục tiêu đã xác định bởi hệ quyết
định.
• Những phần tử cấu thành ở đây là nhân lực (thực hiện các
công việc), phương tiện (máy, thiết bị, dây chuyền công
nghệ, v.v...), các thành phần này tác động tương hổ với
nhau để đáp ứng mục tiêu: ví dụ như sản xuất ra một lượng
xe dự định trước.
8
Hệ thống quyết định
• Hệ thống quyết định có liên quan đến các tác vụ
quản lý, có thể tìm ở đây các quyết định chiến lược,
quyết định chiến thuật, dài hoặc trung hạn (tăng
phần thị trường, thay đổi lượng xe tiêu thụ), ngắn
hạn (mục tiêu: thay đổi cách thức quản lý dự trữ,
nghiên cứu một "chiến dịch" thăm dò thị hiếu khách
hàng mhằm hướng họ vào sản phẩm mới của xí
nghiệp)
9
Hệ thông tin
• Hệ thông tin là hệ thống có vai trò quan trọng trong việc liên
hệ hai hệ thống quyết định và tác nghiệp, bảo đảm chúng
vận hành làm cho tổ chức đạt các mục tiêu đặt ra. Ta có thể
nối khớp ba phân hệ trên như sau:
HTĐK
(HQĐ)
Hệ Thông tin
HSX (Hệ TN)
Môi
trường
10
2. Hệ thống thông tin
• Là sự kết hợp của phần cứng, phần mềm và
mạng truyền thông do con người xây dựng và
sử dụng để thu thập, xử lý dữ liệu tạo ra
thông tin
11
Information
Systems
Data
Hardware
Software
People
Telecommunications
3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý
• Dây chuyền tạo ra sản phẩm của tổ chức
Dây chuyền tạo sản phẩm là chuỗi các hoạt động biến đổi
đầu vào (nguyên liệu, nhiên liệu, nhân lực,..) nhận được từ
môi trường thành sản phẩm chuyển ra môi trường.
Sản phẩm làm ra (số lượng, đặc tính) phụ thuộc vào môi
trường mà tổ chức vận hành (nhu cầu, giá cả, luật, q) là
những yếu tố khách quan đối với các dự tính của tổ chức.
Nhận Inputs từ
môi trường
Biến đổi Inputs
thành Outputs
Chuyển Outputs
ra môi trường
Tổ chức ( = hệ thống mở)
Môi trường
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
3
3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý
• Vòng hồi tiếp (feedback loop)
Sự cân bằng giữa cung và cầu là yếu tố cơ bản giúp tổ chức tồn
tại lâu dài; nó làm phát sinh nhu cầu quản lý sản xuất bằng vòng
hồi tiếp cân bằng để giúp cho tổ chức điều chỉnh kịp thời các
sản phẩm dịch vụ cho phù hợp với yêu cầu từ môi trường.
Những yêu cầu từ quy luật khách quan của môi trường và
những yêu cầu quản lý trong nội bộ của tổ chức được các nhà
quản lý rút kết lại thành các chuẩn (là những gì mà tổ chức cần
phải đạt được hoặc vượt trội) để điều khiển tổ chức theo cơ chế
hồi tiếp.
Vòng hồi tiếp sử dụng hồi tiếp cân bằng để duy trì tính chất của
outputs cho phù hợp với các chuẩn đã quy định trước.
3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý
• Trên vòng hồi tiếp, số liệu đo của outputs được chuyển đến
bộ phận điều khiển để so sánh với chuẩn, và từ kết quả so
sánh này, các mệnh lệnh được ban hành để điều chỉnh các
hoạt động xử lý để có được outputs hợp chuẩn
Nhận Inputs từ
môi trường
Biến đổi Inputs
thành Outputs
Chuyển Outputs
ra môi trường
So sánh &
điều khiển
Số liệu đo Mệnh lệnh Mệnh lệnh
Vòng hồi tiếp
Chuẩn
3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý
• Vòng hồi tiếp được thêm vào bộ phận xử lý thông tin (có thể
là máy tính và/hoặc con nguời) để trợ giúp người quản lý xử
lý dữ liệu/thông tin thu thập được thành thông tin hữu ích
cho người quản lý.
Nhận Inputs
từ môi trường
Biến đổi Inputs
thành Outputs
Chuyển Outputs
ra môi trường
Ra quyết định Xử lý
thông tin
Quyết định Thông tin
Dữ liệu
Ràng buộc Chuẩn
& Quy tắc
3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý
• Dữ liệu có vai trò phản ánh một cách trung thực hiện trạng của tổ
chức. Dữ liệu được thu thập trong nội bộ tổ chức và môi trường để
giúp người quản lý hiểu rõ tổ chức và phát hiện ra các vấn đề đang
tiềm ẩn. Như vậy, dữ liệu là nguyên liệu cơ bản để tạo ra thông tin.
• Thông tin được tạo ra từ việc phân tích, tổng hợp, trích lọc dữ liệu
để liên kết hiện trạng của tổ chức với những vấn đề mà người quản
lý đang quan tâm. Thông tin hữu ích là thông tin có thể đưa đến
một vài phương án khả thi. Như vậy, thông tin là nền tảng để tạo ra
các quyết định.
• Quyết định là chỉ thị cho các hành động, mệnh lệnh hoặc kế hoạch
thực hiện sau khi người quản lý đã có giải pháp cho vấn đề cần giải
quyết, để biến nhận thức thành hành động thực tế. Như vậy, quyết
định là kết quả xử lý thông tin của người quản lý; nó gắn kết trách
nhiệm, quyền hạn của người quản lý với vấn đề cần giải quyết và
nguồn lực để giải quyết cho vấn đề đó.
3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý
Chuẩn là yêu cầu về mức độ hoàn thiện của kết quả xử lý, để
người quản lý lập kế hoạch thực hiện, ước tính nguồn lực, đánh giá
kết quả công việc, và đánh giá năng lực tổ chức. Chuẩn được hình
thành khi chi tiết hóa mục tiêu theo 5 khía cạnh S.M.A.R.T.
(S)pecific: có mô tả chi tiết về mức độ yêu cầu cho công việc, dựa
trên chất lượng, thời gian, chi phí, và phương pháp thực hiện.
(M)easurable: có thể đo lường được mức độ hoàn thành (theo khối
lượng, phần trăm, tỉ lệ, q) để người quản lý ước tính thời gian
hoàn thành công việc.
(A)ttainable: có tính khả thi, tức là công việc có thể thỏa mãn (hoặc
vượt mức) yêu cầu trong thời hạn cho phép với nguồn lực hữu hạn
đã được cấp phát.
(R)easonable: có ý nghĩa thực tế và hợp lý, có tính thuyết phục.
(T)imely: có thời hạn hoàn tất công việc để chuyển giao kết quả.
3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý
Quy tắc quản lý là những quy định cụ thể cho từng hành
động (hoặc không hành động) để giải quyết cho từng tình
huống - vấn đề, và không cho phép làm khác. Các quy tắc
quản lý gắn liền với quy trình theo nghĩa chúng hướng dẫn
hành động nhưng không ấn định trình tự thời gian.
Quy tắc quản lý là kiến thức, kinh nghiệm làm việc mà tổ chức
đã rút kết được trong quá khứ để áp dụng trong tương lai,
giúp cho tổ chức tránh được những sai lầm đã gặp.
Quy tắc quản lý là cơ sở để thiết lập các xử lý nghiệp vụ và
quy trình trong hệ thống thông tin quản lý.
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
4
3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý
Chuẩn, người quản lý và bộ phận xử lý thông tin là ba
thành tố cơ bản của hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống này là hệ ý niệm (conceptual system), trong đó dữ
liệu, thông tin và quyết định là phương tiện để người quản lý
nhận thức và tác động lên thế giới thực (là hệ vật lý -physical
system). Các chuẩn và quy tắc quản lý được ban hành như là
những ràng buộc cần tuân thủ, áp dụng cho cả việc ra quyết
định lẫn xử lý thông tin. Dựa trên các chuẩn và quy tắc quản
lý, bộ phận xử lý thông tin có thể trợ giúp xử lý một phần công
việc giải quyết vấn đề cho người quản lý.
3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý
Nguồn tài
chính
Khách hàng
Nhà cung
cấp
Chức năng kế
toán tài chính
Chức năng tiếp
thi bán hàng
Chức năng
sản xuất
Tiền
Thông tin
Sản phẩm
Nguyên liệu
T
hông tin
T
iền
T
hông tin
S
ản phẩm
T
iền
3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý
• Khi tổ chức phát triển quy mô lớn thì nhu cầu xử lý thông tin
cũng tăng cao làm cho bộ phận xử lý thông tin cũng gia tăng
về kích cỡ, do đó nó thường được phân chia chuyên môn
hóa như tài chính, kinh doanh và sản xuất. Sự phân chia
chức năng này giúp cho tổ chức sử dụng được dể dàng
nguồn lực chuyên môn trong xã hội.
• Tuy nhiên, sự phân chia chức năng quản lý riêng biệt ở từng
lĩnh vực chuyên môn không tạo điều kiện để tối ưu hóa các
hoạt động trên nhiều lĩnh vực quản lý chuyên môn. Do đó,
các tổ chức thường sử dụng các hệ thống thông tin quản lý
tích hợp (như CRM, SCM hay ERP) để thay thế, đưa đến
khái niệm dây chuyền tạo ra giá trị của tổ chức.
3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý
• Dây chuyền tạo ra giá trị cho tổ chức
P
ro
fit
M
ar
gi
n
P
rim
ar
y
A
ct
iv
iti
es
S
u
pp
or
t
A
ct
iv
iti
es
Firm Infrastructure
(General management, accounting, financial, strategic planning)
Human Resource Management
(Recruiting, training, development)
Technology Development
(R&D, product and process improvement)
Procurement
(Purchasing of raw materials, machines, supplies)
Inbound
logistics
(Raw
materials
handling &
ware-
housing)
Outbound
logistics
(ware-housing,
distribution of
finished
product)
Operations
(machining,
asembling,
testing)
Marketing &
sales
(advertising,
pricing,
promotion)
Services
(installation,
repair)
3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý
Giá trị cộng thêm của hệ thống thông tin quản lý trên dây
chuyền tạo ra giá trị là nó giúp cho tổ chức nhận thức được
điểm mạnh, điểm yếu trong toàn bộ chuổi hoạt động tạo ra
sản phẩm dịch vụ cho tổ chức, để thiết lập các giải pháp sản
xuất tốt hơn từ sự nhận biết về các loại nguồn lực có sẵn
bên trong lẫn bên ngoài tổ chức, như áp dụng công nghệ
tiên tiến của thế giới, tận dụng cơ hội hợp tác với đối tác
hoặc duy trì khách hàng tốt.
3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý
• Kiến thức tích hợp vào hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống
thông tin
Q.Lý
Kiến thức
tổ chức
Kiến thức
quản lý
Kiến thức
công nghệ
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
5
4. Các thành phần của HTTTQL
4.1 Các thành phần của HTTTQL
• Nhìn theo góc độ Chức năg
– Bộ phận thu thập thông tin
– Bộ phận xử lý thông tin
– Bộ phận lưu trữ thông tin
– Bộ phận truyền nhận tin
26
Bộ phận thu thập thông tin
• Hệ thông tin phải thu nhận các thông tin có nguồn gốc khác nhau và
dưới nhiều dạng khác nhau. Tổ chức chỉ có thể giữ lại những thông tin
hữu ích, vì vậy cần phải lọc thông tin.
• Phân tích các thông tin để tránh sự quá tải, đôi khi có hại.
• Thu thập thông tin có ích: Những thông tin có ích cho hệ thống được cấu
trúc hoá để có thể khai thác trên các phương tiện tin học. Thu thập thông
tin thường sử dụng giấy hoặc vật ký tin từ.
• Thông thường, việc thu thập thông tin được tiến hành một cách hệ thống
và tương ứng với các thủ tục được xác định trước, Ví dụ: nhập vật tư
vào kho, thanh toán cho nhà cung ứng.
• Thu thập thông tin là tác vụ rất quan trọng và tế nhị, yêu cầu không được
sai sót.
27
Bộ phận xử lý thông tin
• Công việc lựa chọn thông tin thu thập được coi là bước xử lý
đầu tiên, tiếp theo sẽ tác động lên thông tin, xử lý thông tin
là:
– Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu.
– Thực hiện tính toán, tạo các thông tin kết quả.
– Nhật tu dữ liệu (thay đổi hoặc loại bỏ).
– Sắp xếp dữ liệu.
– Lưu tạm thời hoặc lưu trữ.
• Xử lý có thể thực hiện thủ công, cơ giới hoặc tự động.
28
Bộ phận phân phối thông tin
• Cung cấp thông tin là mục tiêu của hệ thống.
• Để tối ưu phân phối thông tin, cần đáp ứng ba tiêu
chuẩn:
– Tiêu chuẩn về dạng: Cần tính đến tốc độ truyền thông tin, số
lượng nơi nhận, v.vq cần phải cho dạng thích hợp với
phương tiện truyền:.
– Tiêu chuẩn về thời gian: Bảo đảm tính thích đáng của các
quyết định.
– Tiêu chuẩn về tính bảo mật: Thông tin đã xử lý cần đến thẳng
NSD, việc phân phối thông tin rộng hay hẹp tùy thuộc vào mức
độ quan trọng của nó.
29
Bộ phận lưu trữ
• Lưu trữ thông tin, dữ liệu chia sẻ hoặc sử
dụng lại sau này như tủ chứa hồ sơ , cơ sở
dữ liệuq
30
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
6
4.2 Các thành phần của HTTTQL
• Các thành phần của Hệ thống thông tin.
– Nhìn theo cấu trúc vật lý
• Con người
• Phần mềm
• Phần cứng
• Mạng máy tính
31
5. Chất lượng của HTTTQL
a. Tính nhanh chóng:
Hệ xử lý thông tin quá khứ, hiện tại cần phải bảo đảm cho
mỗi phần tử của tổ chức có thông tin hữu ích nhanh nhất.
b. Tính uyển chuyển hoặc toàn vẹn của thông tin:
Hệ thông tin phải có khả năng xử lý và phát hiện các dị
thường nhằm bảo đảm truyền tải các thông tin hợp thức.
c. Tính thích đáng:
Hệ thông tin phải có khả năng thu nhận tất cả các thông tin
chuyển đến cho nó nhưng chỉ dùng những thông tin mà nó
cần.
32
6. Cơ chế vận hành của hệ thống
• HTTTQL mang các mệnh lệnh của hệ thống
• Hệ thông tin phối hợp các phân hệ
• HTTT kiểm soát và điều phối hệ thống
– Trường hợp điều khiển theo chu kỳ đóng
– Trường hợp điều khiển theo chu kỳ mở
– Trường hợp điều khiển bằng một lệnh gọi là "báo động"
33
HTTTQL mang các mệnh lệnh của hệ thống
34
Sơ đồ giản lược của một mệnh lệnh của hệ quyết định
Hệ thông tin phối hợp các phân hệ
35
HTTT kiểm soát và điều phối hệ thống
• Hệ thống điều khiển nhận các thông tin từ môi
trường bên ngoài (có ích và không có ích) cùng
thông tin nội. Dựa trên thông tin này mà hệ thống
kinh tế xã hội hoạt động. Có ba trường hợp:
a. Trường hợp điều khiển theo chu kỳ mở:
b. Trường hợp điều khiển theo chu kỳ đóng:
c. Trường hợp điều khiển bằng một lệnh gọi là "báo động":
36
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
7
Trường hợp điều khiển theo chu kỳ mở
• Thông tin từ môi trường chuyển trực tiếp đến hệ
quyết định, tiếp theo là ảnh hưởng đến hệ tác
nghiệp
37
Trường hợp điều khiển theo chu kỳ đóng
• Thông tin từ hệ tác nghiệp có thể đến hệ quyết định nếu như
đã thỏa các điều kiện cần thiết (2). Quyết định hành động
được thông qua không, nếu không thông qua sẽ có thông tin
đến hệ tác nghiệp (3):
38
Trường hợp điều khiển bằng một lệnh gọi là "báo động"
• Thông tin đến từ môi trường hoặc hệ tác nghiệp(1),
quyết định hoạt động đưa ra hoặc không (2), kết
quả được chuyển ra môi trường(3).
39
Thông tin kinh tế
• Phân loại
Hai phương pháp
phân loại
Phân loại theo lĩnh vực hoạt
động của thông tin:
- TT kinh tế trong sản xuất
- TT kinh tế trong quản lí
Phân loại theo nội dung mà thông
tin phản ánh:
- TT kế hoạch
- TT đầu tư
- TT lao động tiền lương
-TT về lợi nhuận của doanh nghiệp...
Mô hình HTTT dự báo
Môi trường sản xuất kinh doanh
HỆ THỐNG THÔNG TIN DỰ BÁO
Môi
trường
sản
xuất
kinh
doanh
Dự báo
nhu
cầu thị
trường
Môi trường sản xuất kinh doanh
Môi
trường
sản
xuất
kinh
doanh
Dự báo
phát
triển
KH- CN
Dự báo
mức độ
cạnh
tranh
Dự báo
đối tác
kinh
doanh
Quản lý kinh tế
Mô hình của HTTT kế hoạch
Môi trường sản xuất kinh doanh
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ HOẠCH
Môi
trường
sản
xuất
kinh
doanh
Kế
hoạch
chiến
thuật
Môi trường sản xuất kinh doanh
Môi
trường
sản
xuất
kinh
doanh
Kế
hoạch
chiến
lược
Kế
hoạch
tác
nghiệp
Quản lý kinh tế
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
8
Mô hình HTTT Khoa học và Công Nghệ
Môi trường khoa học
HỆ THỐNG THÔNG TIN
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
Môi
trường
khoa
học
Khoa
học kỹ
thuật
Môi trường khoa học
Môi
trường
khoa
học
Khoa
học cơ
bản
Khoa học
nhân văn
Khoa
học
kinh tế
Quản lý kinh tế
Mô hình HTTT Môi trường Sản xuất – Kinh doanh
44
Môi trường sản xuất kinh doanh
Thống kê
Môi
trường
sản
xuất
kinh
doanh
Môi trường sản xuất kinh doanh
Môi
trường
sản
xuất
kinh
doanh
Phân tích đánh giá mức độ
thực hiện kế hoạch SXKD
Quyết định điều chỉnh
Kế toán
Lãnh đạo
Hệ thống thông tin quản lý
• Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thu thập, xử
lý, lưu trữ và phân phối thông tin để hỗ trợ ra quyết
định, phối hợp hoạt động, và điều khiển các tiến
trình trong tổ chức. Đó là một hệ thống các kênh
thông tin biến đổi dữ liệu (hoặc thông tin tổng quát)
thành thông tin hữu ích, và mang thông tin hữu ích
này đến từng đối tượng sử dụng.
7. Phân loại HTTTQL trong tổ chức
A. Phân loại theo mục đích sử dụng
B. Phân loại theo chức năng hoạt động
C. Phân loại theo quy mô tích hợp
A. Phân loại theo mục đích sử dụng
1. Hệ xử lý các giao dịch (Transaction Process System, TPS).
– Còn gọi là hệ xử lý dữ liệu (Data Processing System, DPS).
2. Hệ thông tin quản lý (Management Information System, MIS).
– Đây là một loại hệ thống thông tin quản lý thực tế chứ không
phải là lý thuyết về hệ thống tin quản lý của môn học.
3. Hệ hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System, DSS).
– Được phát triển thành hệ hổ trợ ra quyết định nhóm (Group -
Decision Support System, GDSS)
4. Hệ thông tin điều hành (Executive Information System, EIS).
– Còn được gọi là hệ hỗ trợ điều hành (Executive Support
System, ESS).
5. Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS-Officer Assignment
System, KWS) và Hệ chuyên gia (ES–Expert System )
Hệ thống xử lí giao dịch _ TPS
Mục đích
TPS (Transaction Processing System) giúp cho tổ
chức/doanh nghiệp thực hiện theo dõi các hoạt động
hàng ngày (các giao dịch)
Đặc điểm của TPS
Giúp nhà quản lý xử lý các giao dịch tự động.
Ví dụ: Xử lý đơn đặt hàng
Cho phép nhà quản lý truy vấn các giao dịch đã xử lý.
Ví dụ: Khách hàng X có bao nhiêu đơn đặt hàng?
Giá trị là bao nhiêu? Danh sách khách hàng?
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
9
Hệ thống xử lí giao dịch _ TPS
Ứng dụng của TPS
Trong bán hàng: xử lý đơn đặt hàng
Trong quản lý nhân sự: tính lương
Trong quản lý sản xuất: theo dõi tồn kho
Trong kế toán: các khoản thu/chi, khoản phải trả,
khoản phải thu
Hệ thống xử lí giao dịch _ TPS
Khách hàng
Người quản lý
Nhà kho
1.0
Nhận yêu
cầu
Yêu cầu đặt
hàng
2.0
Xuất kho
3.0
Lập hóa
đơn
4.0
Thu tiền
Yêu cầu bị từ chối H
ó
a
đ
ơ
n
T
iề
n
trả
Hóa đơn
5.0
Lập báo
cáo
Yêu cầu hợp lệ
Dữ liệu hàng xuất
Y
ê
u
cầ
u
xu
ấ
t kh
o
D
ữ
liệ
u
h
à
n
g
xu
ấ
t
(H
à
n
g
)
(Hàng) (Hàng)
(H
à
n
g
)
Công nợ Tồn kho
Tiền nợ,
tiền trả
Số lượng
hàng xuất
Doanh thu
bán hàng
Trị giá hàng
xuất
Báo cáo bán hàng
Hệ thống xử lí giao dịch _ TPS
Phân loại TPS
TPS trực tiếp (online)
Nối trực tiếp giữa người điều hành và chương
trình TPS.
Hệ thống trực tuyến sẽ cho kết quả tức thời.
TPS theo lô (batch)
Tất cả các giao dịch được tập hợp lại với nhau và
được xử lý 1 lần.
VD: xử lý séc trong ngày
Hệ thống xử lí giao dịch _ TPS
Các thành phần của TPS
Đối tượng sử dụng: nhân viên, nhà quản lý cấp
thấp
Dữ liệu: các giao dịch hàng ngày (cụ thể, chi tiết)
Thủ tục: có cấu trúc và chuẩn hóa
Công nghệ:
Phần mềm: các phần mềm lưu trữ dữ liệu, file,q
Phần cứng: các thiết bị liên quan.
Ví dụ: Hệ thống thanh toán lương
ATM
• Hệ thống gởi, rút tiền tự động (Automated Teller
Machine - ATM) là một hệ thống máy tính gồm
nhiều thiết bị đầu cuối được đặt ở những nơi cần
thiết, thuận tiện, có chức năng cho phép khách
hàng thực hiện các dịch vụ rút và gởi tiền theo tài
khoản xác định trong ngân hàng mà không cần giao
dịch trực tiếp tại văn phòng hoạt động của ngân
hàng.
• ATM là một hệ thống TPS ?
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
10
Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS
• Hệ hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System)
Là một hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho nhà
quản trị giải quyết những vấn đề có tính chất bán cấu
trúc.
Là sự kết hợp giữa tri thức của con người và khả năng
của máy tính, nhằm cải thiện chất lượng quyết định.
• Ví dụ: Các HTTT DSS thường được xây dựng cho mỗi một
tổ chức cụ thể mới có khả năng cho hiệu quả cao
Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS
• Đặc điểm
• Ví dụ:
Quyết định có nên đưa ra sản phẩm mới ra thị
trường không?
Quyết định có nên xây dựng nhà máy mới
không?
Nên lên kế hoạch thưởng cho nhân viên như
thế nào?
DSS dùng để giải quyết những vấn đề bất thường
(Thỉnh thoảng mới đặt ra và ít lặp lại)
Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS
• Đặc điểm
Các vấn đề DSS giải quyết là bán cấu trúc:
Mục tiêu không rõ ràng hoặc nhiều mục tiêu
Số liệu thu thập được không chính xác
Quá trình xử lý số liệu không chặt chẽ, không rõ
ràng
Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS
• Đặc điểm
Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia
của người ra quyết định là cực kỳ quan trọng
Nhà quản lý dựa vào thông tin mà DSS cung cấp
để ra quyết định
Cùng một vấn đề/tình huống, những người khác
nhau có thể ra quyết định khác nhau tùy vào kỳ
vọng và thái độ của người đó
Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS
• Đặc điểm
Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia
của người ra quyết định là cực kỳ quan trọng
Nhà quản lý dựa vào thông tin mà DSS cung cấp
để ra quyết định
Cùng một vấn đề/tình huống, những người khác
nhau có thể ra quyết định khác nhau tùy vào kỳ
vọng và thái độ của người đó
Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS
Các mô hình
DSS
Quản lý
mô hình
Quản lý
dữ liệu
Quản lý
đối thoại
Dữ liệu
nội bộ
Dịch vụ
dữ liệu ngoài
Người dùng
DSS
Chương trình DSS
Tương tác
Cấu trúc
chung của
DSS
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
11
Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS
Các thành phần của DSS
Đối tượng sử dụng: Nhà quản trị các cấp
Dữ liệu:
Bên trong: từ các hệ MIS, TPS.
Bên ngoài: nghiên cứu thị trường, thống kê,...
Thủ tục: các mô hình/công cụ của DSS.
Công nghệ :
Phần mềm: Excel, Access, @Risk, Crystal Ball, SPSS.
Phần cứng: đủ mạnh để hỗ trợ các phần mềm trên và lưu trữ dữ
liệu quá khứ..
Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS
Tính chất của DSS (tt)
Linh động (flexible)
Cho phép tạo ra mô hình giải quyết vấn đề phức tạp, không
dự định trước.
Môi trường ra quyết định không chắc chắn, nhu cầu ra
quyết định thay đổi.
Tương tác giữa người và máy (interactive)
Khả năng trao đổi thông tin với người sử dụng.
Không thay thế người ra quyết định
Bản thân người sử dụng là người quyết định cuối cùng sau
khi có được thông tin cung cấp từ DSS
Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS
Tính chất của DSS (tt)
Mô phỏng theo sự thay đổi của thế giới thực
Mô hình khi thiết lập phải mô phỏng mối quan hệ của
các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định.
Tính đến hiện tại và dự báo tương lai
Có khả năng dựa vào dữ liệu quá khứ, hiện tại để rút
ra các quan hệ cho tương lai.
Chú ý đến kết quả giải quyết vấn đề
Chú trọng vào kết quả giải quyết vấn đề, không chú
trọng hiệu quả.
Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS
Điều kiện sử dụng DSS
Mục tiêu ra quyết định không rõ ràng hoặc nhiều
mục tiêu
Môi trường hoạt động bất ổn, không chắc chắn
Khi công cụ máy tính dễ sử dụng
Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS
Các công cụ, mô hình của DSS
Truy vấn dữ liệu (Query)
Các phần mềm MS SQL Server, Access, Foxpro,q
Phân tích What-If
Các phần mềm đều có chức năng này, như trên
Excel là Goalseek, Solver,q
Phân tích kịch bản (Scenario Analysis)
Chức năng Table trên Excel,q
Hệ hỗ trợ ra quyết định_DSS
Các công cụ, mô hình của DSS
Phân tích thống kê (Statictical Analysis):
Phần mềm bảng tính Excel, SPSS,q
Đồ họa (Graphics):
Các phần mềm Excel, SPSS,q
Mô phỏng (Simulation):
Các phần mềm @Risk, Crystal Ball,..
Giải quyết tối ưu (Optimization):
Công cụ Solver của Excel,q
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
12
Hệ thống thông tin quản lý_MIS
Mục đích
MIS (Management Information System) tạo ra các báo cáo
thường xuyên hoặc theo yêu cầu dưới dạng tóm tắt về hiệu
quả hoạt động nội bộ của tổ chức hoặc hiệu quả đóng góp
của các đối tượng giao dịch (khách hàng và nhà cung cấp).
• Hệ thống thông tin quản lý trợ giúp các hoạt động quản lý
như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp báo cáo và ra quyết
định ở các cấp quản lý.
• MIS thường sử dụng dữ liệu chi tiết từ TPS, và các loại
thông tin và dữ liệu thu thập từ bên ngoài tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý_MIS
Đặc điểm
MIS phục vụ cho công tác quản lý (hoạch định,
thực hiện và kiểm soát).
MIS quan tâm đến hiệu quả hoạt động của các
đối tượng trong và ngoài tổ chức để có các biện
pháp phân bổ nguồn lực thích hợp.
Hỗ trợ cho TPS trong xử lý và lưu trữ giao dịch.
Hệ thống thông tin quản lý MIS
• Cấu trúc chung của MIS
Truy vấn
(queries)
Báo cáo
(reports)
Biểu mẫu
(forms)
Nhà quản lý
cấp trung
Cơ sở dữ liệu
TPS
CSDL MIS
- Định kỳ
- Bất thường
- Ngoại lệ
Chương trình MIS
Hệ thống thông tin quản lý MIS
Thành phần của MIS
Thủ tục: có cấu trúc, thông tin cần tạo ra gồm
Báo cáo tóm tắt định kỳ (chính xác, dễ hiểu)
Báo cáo theo yêu cầu (kịp thời và tin cậy)
Báo cáo ngoại lệ
Công nghệ:
Phần mềm: hệ quản trị cơ sở dữ liệu, bảng tính
Excel,q
Phần cứng: đủ mạnh
Hệ thống thông tin quản lý_MIS Hệ hỗ trợ điều hành_ESS
• ESS(Executive Support System – ESS)
• Hệ trợ giúp cho các nhà quản lý cấp cao trong việc
đưa ra các quyết định cho các vấn đề không có cấu
trúc.
• ESS tạo ra các đồ thị phân tích trực quan, biểu diễn
cho các kết quả của việc tổng hợp, chắt lọc, đúc kết
dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (bên trong từ các
hệ thống MIS và DSS và bên ngoài), giảm thiểu thời
gian và công sức nắm bắt thông tin hữu ích cho
lãnh đạo.
• Người dùng ht thường là lãnh đạo cấp cao
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
13
Hệ hỗ trợ điều hành_ESS
Mục đích
Phục vụ nhu cầu thông tin cho ban lãnh đạo, sử dụng cả
thông tin bên trong và thông tin cạnh tranh
Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của CEO Đáp
ứng được phong cách ra quyết định của từng nhà lãnh
đạo
Có khả năng theo dõi và giám sát đúng lúc và hiệu quả
Hệ hỗ trợ điều hành_ESS
• Cấu trúc chung của ESS
CSDL môi trường
Dịch vụ dữ liệu trực tuyến
OAS data
Lãnh đạo
Nhà quản lý
Chương tình ESS
Người quản lý chương trình
MIS data DSS
Ñoà thò Báo cáo
Hệ hỗ trợ điều hành_ESS
Các thành phần của ESS
Đối tượng sử dụng: nhà quản lý cấp cao
Dữ liệu:
Từ bên trong (TPS/MIS/DSS),
Từ bên ngoài (thị trường, thống kê,q)
Thủ tục: mang tính tổng hợp cao, các phương tiện biểu
diễn dễ nhìn, dễ sử dụng.
Công nghệ:
Phần mềm: Thiết kế riêng.
Phần cứng: Mạnh, biểu diễn đồ thị/hình ảnh.
Hệ chuyên gia và tự động hóa văn phòng
• Hệ chuyên gia là một hệ trợ giúp quyết định ở mức
sâu, có thể đưa ra những quyết định có chất lượng
cao trong một phạm vi hẹp nhờ việc bổ sung các
thiết bị cảm nhận thông tin, học và tích lũy kinh
nghiệm của các chuyên gia giúp doanh nghiệp
phát triển các kiến thức mới.
• Hệ tự động hóa văn phòng được thiết kế nhằm hỗ
trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn
phòng như xử lý văn bản, chế bản điện tử, lịch điện
tử, liên lạc thông qua thư điện tử, v..v.
• Người dùng là chuyên gia, nhân viên văn phòng
Thảo luận
• Sự khác nhau giữa DSS và ESS?
• Sự khác nhau giữa MIS và DSS?
B. Phân loại HTTT theo chức năng nghiệp vụ
1. Hệ thống thông tin tài chính kế toán
2. Hệ thống thông tin marketing
3. Hệ thống thông tin sản xuất
4. Hệ thống thông tin quản trị nhân lực
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
14
HTTT sản xuất
• Mục đích: Là hệ thống trợ giúp hoạt động của chức năng
sản xuất, bao gồm việc lập kế hoạch và điều khiển việc sản
xuất hàng hóa, dịch vụ
• Chức năng:
Hỗ trợ cho việc kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào, đầu ra của quá
trình sản xuất.
Hỗ trợ cho việc dự trữ, giao nhận hàng
Hoạch định và theo dõi năng lực sản xuất
Hỗ trợ thiết kế các sản phẩm dịch vụ
Hỗ trợ trong việc phân chia nguồn nhân lực, kiểm tra kế hoạch sản xuất
HTTT Sản xuất
• Sơ đồ luồng dữ liệu
• Một số phần mềm:
HTTT sản xuất
Đầu vào Đầu ra
+ Chiến lược kinh doanh của
tổ chức
+ Dữ liệu về sản xuất kinh
doanh
+ Dữ liệu từ bên ngoài
+ Báo cáo sản xuất kinh
doanh (báo cáo kiểm tra
chất lượng, kế hoạch
nguyên vật liệu, lịch sản
xuất,q) CSDL
sản xuất
kinh doanh
Phần mềm chung Phần mềm chuyên dụng
- Các hệ QTCSDL (Foxpro, Access, )
- Phần mềm BT điện tử (Excel, Lotus, )
- Phần mềm thống kê
- phần mềm quản lý dự án
- Phần mềm kiểm tra chất lượng
- Phần mềm hoạch định nhu cầu nguyên vật
liệu
-
Hệ thống thông tin marketing
• Là hệ thống trợ giúp các hoạt động cuả chức
năng marketing
Hệ thống thông tin tài chính,kế toán
• Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng
tài chính, kế toán (ghi lại các chứng từ, lập báo cáo
về các giao dịch của doanh nghiệp v..v)
Hệ thống thông tin nhân lực
• Cung cấp thông tin hỗ trợ các nhà quản trị nhân lực trong
việc phân tích, lập kế hoạch nguồn nhân lực, tuyển dụng,
đào tạo nhân viên mới, phân công công việc và các hoạt
động liên quan đến nhân lực.
Phân loại theo quy mô tích hợp
• Là những hệ thống xuyên suốt nhiều bộ phận chức năng, cấp bậc
tổ chức và đơn vị kinh doanh
– Hệ thống quản lý nguồn lực (ERP- Enterprise Resource
Planning): Là hệ thống tích hợp và phối hợp hầu hết các quy
trình tác nghiệp chủ yêu của doanh nghiệp
– Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM-Supply Chain
Management): Là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết
các bộ phận sản xuất, khách hàng và nhà cung cấp
– Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM- Customer
Relationship Management): Là hệ thống tích hợp giúp quản lý
và liên kết toàn diện các quan hệ với khách hàng thông qua
nhiều kênh và bộ phận chức năng khác nhau
– Hệ thống quản lý tri thức (KM – Knowledge Management): Là
hệ thống tích hợp, thu thập, hệ thống hóa, phổ biến, phát triển
tri thức trong và ngoài doanh nghiệp.
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
15
8. Thời đại thông tin
• Internet đã tác động lên mọi mặt của nền kinh tế và các hoạt động
của DN
• Thương mại điện tử
• Giao tiếp trực tiếp: là sử dụng các công nghệ truyền thông để làm
việc ở các vị trí khác nhau
• Môi trường làm việc ảo: là môi trường làm việc có sự hỗ trợ của công
nghệ. Không nhất thiết được thực hiện ở một vị trí thời gian và không
gian xác định. Có thể cho liên lạc với bất cứ ai, bất cứ đâu và bất cứ
thời điểm nào.
• Nền kinh tế dựa vào mong muốn của người tiêu dùng:
– Bánh kem sinh nhật dành cho chó
– Giầy thể thao đếm bước đi
85
9. Môi trường kinh tế hiện nay
• Kinh tế toàn cầu: Cơ hội hợp tác kinh doanh không bị giới hạn
bởi không gian địa lý.
– Sự phát triển của các DN xuyên quốc gia
– Sự hội nhập của các công ty nhỏ và nhiều
– Môi trường cạnh tranh mang tính toàn cầu
– Hệ thống phân phối toàn cầu
• Sự chuyển biến KT: Kinh tế công nghiệp Kinh tế dịch vụ
• Nền kinh tế số (Digital economy, economy)
– Sự xuất hiện của các DN kinh doanh điện tử
– Quá trình kinh doanh cơ bản được thực hiện dưới sự điều khiển của
một mạng lưới số hóa.
– Mối quan hệ với các nhà cung cấp, KH, và các đối tác dần được thực
hiện dưới tác động của CNTT
86
10. Đặc điểm của một thời đại thông tin
• Xuất hiện dựa trên sự xuất hiện của các hoạt động xã hội
trên nền tảng thông tin
• Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ
thông tin được sử dụng để thực hiện công việc kinh doanh
• Năng suất lao động của quá trình sản xuất tăng lên một
cách nhanh chóng
• Năng suất lao động của quá trình sản xuất tăng lên nhanh
chóng.
• Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành
công trong thời đại thông tin.
• Công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ
87
11. Xu hướng phát triển công nghệ thông tin
• Nâng cao tốc độ và khả năng có thể mang theo.
• Kết nối và liên kết giữa các thiết bị máy tính và công
nghệ truyền thông.
• Sử dụng các thông tin đã được số hóa và đa
phương tiện
• Những phần mềm tốt hơn và thân thiện với người
sử dụng
88
Phần cứng máy tính
• Nhanh hơn, nhỏ hơn và rẻ hơn.
– 1981: chiếc PC đầu tiên của IBM
– 1990: việc sử dụng PC trở nên rộng rãi.
– Hiện nay:
• OS có GUI dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.
• Internet
• qqqq
89
Internet
• Tốc độ vi xử lý
90
66 MGZ
1.2 GHZ
1.8 M GHZ
4.7 GHZ
T
R
A
N
S
IT
O
R
/C
H
IP
1993
1999
2002
2010
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
16
Internet
• Mật độ đường truyền
91
9.6 kB
300 kb
900 KB
400 megapixcel
B
P
S
1990
1995
2002
2010
Internet
• Dữ liệu truyền qua Internet
92
47MB
375 MB
3GB
D
uc
om
en
ts
1990
1995
2002
2010
Internet
• Mật độ sử dụng Internet
93
100 KB
20 MB
150 MB
>>>
H
O
S
T
S
1990
1995
2002
2010
Phần mềm
• Được chuẩn hóa và tích hợp
• Gói phần mềm doanh nghiệp –
– Các gói phần mềm dựng sẵn với các module tích hợp cho phép
chuyển đổi dữ liệu giữa các nhóm làm việc, các phòng ban và
giữa các chi nhánh ở nhiều quốc gia trên cơ sở “thời gian thực”
• Nhiều doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ ứng dụng
• Thường được thiết kế riêng theo tính chất của mỗi ngành
• Tích hợp dữ liệu qua các kênh theo truyền thông và kênh
truyền qua các trang web nằm phục vụ cho người dùng nội
bộ, khách hàng và nhà cung cấp
94
Mạng máy tính
• Mạng máy tính: độ rộng băng thông lớn, mạng toàn cầu và
không dây.
• 1990s:
– Chuẩn hóa giao thức TCP/IP
– Các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông phổ biến sử dụng đường truyền
cáp quang
– Truy cập tốc độ cao (băng thông lớn cho cá nhân và hộ gia đình
• 2000: Các công ty nối mạng Internet
• 2003: Dial, ADSL
• 2010: Mạng không dây, 3G
95
12. Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTTQL
• Tăng năng suất lao động
• Hỗ trợ ra quyết định
• Tăng cường hợp tác lao động
• Tạo liên kết giữa các đối tác kinh doanh
• Cho phép thực hiện toàn cầu hóa
• Hỗ trợ chuyển đổi tổ chức
96
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
17
Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTTQL
1. Tăng năng suất lao động
– OTTP (Online Transaction Processing): xử lý
giao dịch trực tuyến
– TPS (Transaction Processing System): Hệ thống
xử lý giao dịch
– CIS (Customer – Intergrated System): Hệ thống
tích hợp khách hàng.
97
Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTTQL
2. Hỗ trợ ra quyết định
• Giúp phân tích tình huống và hỗ trợ người ra quyết
định
– Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
– Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành
– Hệ thống thông tin địa lý (GIS)
• Đưa ra gợi ý về phương thức thực hiện
– Trí tuệ nhân tạo (AI)
98
Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTQL
3.Tăng cường hợp tác kinh doanh
– Đội làm việc năng động
– Quản lý tài liệu
– Phát triển ứng dụng
4. Tạo liên kết đối tác kinh doanh
– Hệ thống TT liên doanh nghiệp (IOS)
– EDI (Electronic Data Interchange) Trao đổi dữ liệu điện
tử.
5. Cho phép toàn cầu hóa
– Vượt qua trở ngại về thời gian và địa điểm
– Văn hóa
99
Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTTQL
6. Hỗ trợ thay đổi tổ chức
Đáp ứng được nhu cầu thay đổi của thị trường hiện
nay.
100
Paper system insurance application
11 slerial steps 6 professional steps
= 33 days
New streamlined work flow
11 slerial steps 6 professional steps
= 05 days
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- quan_tri_he_thong_thong_tinchuong_02_httt_trong_doanhnghiep_1791_2054454.pdf