Bài giảng Quản trị hệ thống thông tin - Chương 1: Các khái niệm cơ bản

Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 1 Chương 1. Các khái niệm cơ bản Tài liệu tham khảo: - Bài giảng HTTQL TS Phạm Thanh Hồng - Bài giảng HTTQL ThS Trần Thái Hòa - Bài giảng HTTQL ThS. Nguyễn Anh Hào - Bài giảng HTTQL Nguyễn Huỳnh Anh Vũ - UDCNTT –TT và TMDT trong DN – VCCI Mục tiêu học tập 1. Nắm được định nghĩa, tính chất và đặc trưng của các thuật ngữ. 2. Nắm vững và phân biệt vai trò của các loại thông tin trong doanh nghiệp. 2 Nội dung 1.Dữ liệu và thông tin 2.Xử lý dữ liệu và thông tin 3.Hệ thống. 4.Tổ chức 5.Tiến trình 6.Nguồn lực 7.Ràng buộc 3 Nội dung 8. Quản lý 9. Các loại tiến trình trong tổ chức 10. Vai trò của quản lý đối với sản xuất 11. Mục đích – Mục tiêu – Tiến trình 12. Phương pháp để đạt mục tiêu hoạch định của tổ chức 13. Phương pháp luận đề giải quyết vấn đề 14. Vai trò của thông tin trong việc giải quyết vấn đề 15. Các cấp quản lý và nhu cầu thông tin 4 1. Dữ liệu và thông tin 5 THÔNG TIN DỮ LIỆU. Dữ liệu • Dữ liệu là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan. • Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng. Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng – Ví dụ: Nguyễn Văn Nam, 845102, 14 / 10 / 02, 18 • Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản, hình ảnh, v.v...) 6 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 2 Thông tin • Thông tin là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích, tổng hợp, tính toán v.v..), phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng. • Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức sao cho nó mang lại một ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể. – Ví dụ với dữ liệu trên có thông tin như sau:Thủ kho Nguyễn Văn Nam xuất mặt hàng có danh mục là 845102 vào ngày 14/10/ 02 với số lượng 18. 7 Dữ liệu và thông tin 8 Nhận biết Đo lường
Phân loại
Sắp xếp
Tính toán
Chọn lựa
Tổng hợp Ngữ cảnh Trung thực Dữ liệu Thông tin Thế giới thực Dữ liệu và thông tin 9 THÔNG TIN KINH TẾ Thông tin trong quản lý Là dữ liệu đã được xử lí thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có nghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định. Thông tin của quá trình xử lí này có thể trở thành dữ liệu của quá trình xử lí khác. Thể hiện của thông tin • Thông tin hình thức: thông tin có tính chất pháp lý, có xác nhận nguồn gốc, có các qui định kèm theo. Vd: công văn, quyết định, báo cáo. • Kênh thông tin hình thức: Hệ thống văn thư, cuộc họp giao bạn • Thông tin phi hình thức: thông tin để giúp mọi người nhận biết thêm về những gì họ quan tâm. Vd: mẫu quảng cáo, dư luận • Kênh thông tin phi hình thức: Internet, hội thảo,p 10 Thảo luận. • Dữ liệu hay thông tin? 1. 05/06/2000 2. 13.56 3. Giá cổ phiếu 4. Điểm học tập của sinh viên 5. Chứng từ kế toán 6. Báo cáo tài chính 7. Thời khóa biểu 11 2. Xử lý dữ liệu và thông tin 1. Thu thập dữ liệu
Tìm kiếm, phân loại, gom nhóm, trích lọc dữ liệu
Mô tả đúng thực tế (trung thực) 2. Lưu trữ dữ liệu ( ít lưu trữ hơn thông tin. Why?)
Chia sẻ với nhiều người, hoặc sử dụng lại nhiều lần
Lưu trữ phải thuận tiện cho tham khảo cập nhật 3. Phân tích và tổng hợp thành thông tin 1. Xử lý có dự định trước 2. Phụ thuộc các thực hiện: cá nhân, đội, nhóm 4. Truyền đạt và phổ biến thông tin 1. Truyền đạt mệnh lệnh, cảnh báo nguy cơ, thông báo,p 2. Phụ thuộc vào khả năng tiếp thu của người nhận do ngữ cảnh 12 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 3 Đặc trưng của thông tin có giá trị Đặc tính Giải thích Chính xác (Accurate) Thông tin chính xác là thông tin không chứa sự nhầm lẫn, thông tin không chính xác thường do quá trình xử lý (thường gọi là GIGO) Hoàn chỉnh (Complete) Thông tin hoàn chỉnh có chứa tất cả các sự việc quan trọng. VD: một báo cáo đầu tư không hoàn chỉnh khi báo cáo này không chứa tất cả các chi phí quan trọng Kinh tế (Economical) Thông tin phải xét đến liên hệ giữa kinh tế và giá thành. Các nhà quản lý luôn luôn phải cân đối giữa giá thành để tạo ra thông tin và giá trị do thông tin cung cấp Đặc trưng của thông tin có giá trị Tin cậy (Reliable) Độ tin cậy của thông tin phụ thuộc vào phương pháp thu thập thông tin, hay phụ thuộc vào nguồn cung cấp thông tin. Lời đồn không phải là nguồn thông tin đáng tin cậy. Thích đáng (Relevant) Thông tin thích đáng rất quan trọng đối với người có thẩm quyền ra quyết định. VD: thông tin gỗ sắp lên giá không có liên quan đến hãng sản xuất vi mạch máy tính. Đúng lúc (Timely) Thông tin phải được cung cấp đúng thời điểm cần thiết. VD: thông tin dự báo thời tiết trong tuần trước không giúp ích cho người nông dân quyết định ngày mai có phơi lúa hay không. An toàn (Secure) Thông tin phải được an toàn, bảo mật, không cho những người không có thẩm quyền truy cập thông tin. 3. Hệ thống 15 Môi trường Đầu vào Đầu ra Hệ thống Phân tử Phân tử Phân tử Phân tử Phân tử Phân tử 3.1 Định nghĩa hệ thống • Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều các phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Ví dụ:  Hệ thống sinh học,  Hệ thống giáo dục,p  Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: Con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, qui tắc, quy trình xử lý. 16 Ví dụ: Hệ thống quản lý bán hàng Ngân hàng Nhà cung cấp Xí nghiệp Cơ quan hành chính Nhà thầu Khách hàng Đại lý Nguyên vật liệu, Nhiên liệu, dịch vụ Dịch vụ tài chính Thanh toán Thanh toán chi phí Bán thành phẩm Dịch vụ Thanh toán Thanh toán Thanh toán Sản phẩm cuối cùng Sản phẩm cuối cùng Thanh toán 17 Ví dụ: Hệ thống nhà hàng bán thức ăn nhanh 18 R an h gi ớ i c ủa n hà h àn g Kho (lưu trữ) Quầy phục vụ (bán) Nhà bếp (chế biến) Văn phòng (điều khiển) Nguyên liệu Thức ăn Nhà cung câp (cung ứng) Khách hàng (tiêu thụ) Hàng hóa, Dịch vụ Tiền trả Tiền thu Tiền trả Nguyên liệu Đối thủ (cạnh tranh) Chính phủ (ban hành luật) M ôi tr ư ờ ng Thông tin, mệnh lệnh Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 4 3.2 Tính chất của hệ thống • System thinking: Xem hệ thống là một thành phần có ý nghĩa (có ích) trong một hệ thống lớn hơn, dựa trên 4 đặc trưng cơ bản: 1. Mục đích: giá trị sử dụng của hệ thống đối với hệ thống lớn hơn là gì. 2. Chức năng: hệ thống phải làm gì cho hệ thống lớn 3. Xử lý: nó làm như thế nào để thực hiện chức năng 4. Vận hành: nó tương tác với các thành phần khác (hoặc môi trường) của hệ thống lớn ra sao. 19 3.2 Tính chất của hệ thống • Coupling là mức độ bị phụ thuộc (ràng buộc) lẫn nhau giữa các thành phần trong hệ thống. Nếu một thành phần bị hư hỏng thì các thành phần khác phụ thuộc thành phần này cũng bị hư hỏng theo hoặc không thực thi được chức năng của nó. • Phụ thuộc càng nhiều thì hệ thống càng khó hoạt động. Do đó hệ thống sẽ hoạt động tốt khi tính phụ thuộc thấp. 20 A B 3.2 Tính chất của hệ thống • Conhesion: Là mức độ hợp tác giữa các thành phần trong hệ thống để cùng thực hiện một chức năng nhất định của hệ thống. • Mức độ hợp tác càng chặt chẽ thì hệ thống càng bền vững. Hệ thống sẽ hoạt động tốt nếu Conhesion cao 21 A B 3.2 Tính chất của hệ thống • Hồi tiếp cân bằng: nếu một thay đổi tác động lên một thành phần của hệ thống thì thành phần này sẽ tác động lên các thành phần khác tạo thành chuổi tác động dây chuyền mà trong đó, tác động từ dây chuyền lên tác nhân kích thích ban đầu sẽ làm giảm bớt – tiến đến triệt tiêu – kích thích ban đầu. Nhờ vậy, hệ thống có thể tạo ra một kết xuất ổn định. Ví dụ: máy điều hòa không khí tạo ra luồng khí có nhiệt độ ổn định = nhiệt độ chuẩn thiết lập cho máy. 22 Nhiệt độ khí ra T (từ sensor) Điều khiển làm lạnh Luồng khí lạnh Bộ đo chênh lệch nhiệt độ T - Tc Nhiệt độ chuẩn Tc (trên remote) + + + _ + 3.2 Tính chất của hệ thống • Hồi tiếp tăng cường: tác động hồi tiếp lại tăng cường thêm cho tác nhân kích thích lúc ban đầu mà kết quả là sau 1 chu kỳ hồi tiếp thì biên độ kích thích được phóng to thêm. VD: sự cạnh tranh để chiếm thị phần. • Hiệu ứng lề: các tác động trong hệ thống tạo ra kết quả nằm ngoài dự kiến hoặc mong đợi. VD: thuốc trừ sâu làm tăng sản lượng, nhưng làm ô nhiễm nguồn nước. • Trì hoãn giữa các tác động: là khoảng thời gian cần thiết để tác động đó bộc lộ được hết hiệu lực của nó. VD: Sự ô nhiễm nguồn nước chỉ bộc lộ rõ rệt sau một khoảng thời gian sử dụng thuốc trừ sâu. 23 3.3 Các đặc trưng của hệ thống 1. Tính tổ chức 2. Tính biến động 3. Hệ thống phải có môi trường hoạt động 4. Hệ thống phải có tính điều khiển 24 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 5 1. Tính tổ chức • Giữa các phần tử trong hệ thống phải có mối quan hệ nhất định, quan hệ có hai loại: – Quan hệ ổn định: là quan hệ tồn tại lâu dài cần phải nghiên cứu khi xét đến mối quan hệ. Quan hệ ổn định không có nghĩa là bất biến, nó có biến động nhưng vẫn giữ được mức ổn định tương đối. Ví dụ: Số công nhân trong một xí nghiệp là không ổn định nhưng khi xét đến số lượng nói chung là ổn định, tức là sự tăng, giảm không đáng kể. – Quan hệ không ổn định: là những quan hệ tồn tại tức thời. Ví dụ: Các chuyến công tác đột xuất của nhóm nhân viên trong cơ quan, v.v... 25 2. Tính biến động • Bất kỳ một hệ thống nào cũng có tính biến động, tức là có sự tiến triển và hoạt động bên trong hệ thống. – Tiến triển là sự tăng trưởng hay suy thoái của hệ thống. Ví dụ: Hệ thống kinh doanh của một công ty có thể có lúc lãi, lỗ v.v... – Hoạt động: các phần tử của hệ thống có sự ràng buộc với nhau, quan hệ này được duy trì nhằm đạt đến mục đích cao nhất là kinh doanh. Hoạt động của hệ thống nhằm biến cái VÀO thành cái RA. H T sản xuất gỗ thiên nhiên Vật dụng trang trí nội thất 26 3. Hệ thống phải có môi trường hoạt động • Môi trường là tập hợp các phần tử không thuộc hệ thống nhưng có thể tác động vào hệ thống hoặc bị tác động bởi hệ thống. Hệ thống và môi trường không thể tách rời nhau. • Ví dụ: Hệ thống sản xuất / kinh doanh không thể tách rời với môi trường khách hàng. 27 4. Hệ thống phải có tính điều khiển • Cơ chế điều khiển nhằm phối hợp, dẫn dắt chung các phần tử của hệ thống để chúng không trượt ra ngoài mục đích (tính hướng đích) của hệ thống. 28 4. Tổ chức (Organization) • Định nghĩa: Là một nhóm các nguồn lực được thiết lập cho các hoạt động vì một mục đích cụ thể. • Tổ chức là một hệ thống – Mục đích: duy trì và phát triển sự bền vững trong xã hội – Chức năng: cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho xã hội. – Xử lý: Sản xuất buôn bán, điều tiết, kiểm tra. – Vận hành: điều tiết sản phẩm theo nhu cầu của thị trường. • Giá trị của tổ chức nằm ở các sản phẩm và dịch vụ và nó tạo ra qua các hoạt động của nó • Giá trị của người quản lý nằm ở cách sắp xếp sử dụng các nguồn lực một cách tối ưu để tạo ra sản phẩm và dịch vụ tốt nhất trong khả năng của tổ chức 29 Cấu trúc tổ chức • Cấu trúc tổ chức thể hiện các bộ phận trong tổ chức và cách thức chúng quan hệ với tổ chức tổng thể. • Có 3 loại cấu trúc tổ chức:
Cấu trúc chức năng
Cấu trúc dự án
Cấu trúc ma trận 30 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 6 Cấu trúc tổ chức theo dạng chức năng 31 Ban giám đốc Phòng kế toán Phòng sản xuất Phòng nhân sự Phòng Marketing Quản đốc PX 1 Quản đốc PX 2 Cấu trúc tổ chức theo dạng dự án 32 Công ty sản phẩm dành cho trẻ em BP thức ăn BP Tã giấy BP đồ chơi Kế toán Sản xuất Marketing Kế toán Sản xuất Marketing Kế toán Sản xuất Marketing Cấu trúc tổ chức theo dạng ma trận 33 Công ty BP thức ăn BP tã giấy BP đồ chơi Phòng kế toán Nhóm kế toán Nhóm kế toán Nhóm kế toán Phòng Marketing Nhóm marketing Nhóm marketing Nhóm marketing Phòng sản xuất Nhóm sản xuất Nhóm sản xuất Nhóm sản xuất 5. Tiến trình 34 Đầu vào Đầu ra Ràng buộc Nguồn lực Tiến trình (processus) • Là một hoặc một chuỗi các hoạt động liên kết nhau để tạo ra sự thay đổi theo mong muốn • Tiến trình tạo ra sự khái quát quát hóa (mô hình hóa) cho công việc. 35 Đầu vào Đầu ra Ràng buộc Nguồn lực 6. Nguồn lực A. Nguồn lực hữu hình (physical resource) – Nhân lực: kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, sức lao động. • Thực hiện và sử dụng các nguồn lực khác • Kiểm soát và điều khiển các tiến trình – Công cụ: phương tiện được con người trực tiếp sử dụng để thực hiện công việc (máy tính, phần mềm) • Trợ giúp tăng năng suất và chất lượng – Phương pháp: Qui tắc qui trình kỹ thuật công nghệ được áp dụng vào tiến trình. • Tối ưu các hoạt động của tiến trình, tăng hiệu quả • Giúp cho tiến trình chắc chắn thực hiện đúng 36 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 7 Nguồn lực B. Nguồn lực ý niệm (conceptual resource) ~ được sử dụng gián tiếp cho công viêc. 1. Thông tin: là nội dung mô tả các loại nguồn lực có thể sử dụng được cho dự án, giúp cho người quản lý sử dụng tốt các loại nguồn lực trực tiếp. 2. Tiền: để mua các loại nguồn lực cần thiết thông qua thị trường (thuê nhân công, mua thiết bị, p) 3. Cơ hội: là những thời điểm có nhiều thuận lợi (khách quan) trong môi trường hoạt động của dự án, chúng có thể giúp cho dự án đạt được các mục tiêu mà không cần phải đầu tư nhiều. 37 7. Ràng buộc • Là các yêu cầu bắt buộc phải tuân thủ đối với tiến trình như qui tắc quản lý và qui trình. • 1. Ràng buộc trên kết quả của tiến trình – VD: Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm • 2. Ràng buộc trên hoạt động của tiến trình – VD: Dây chuyền công nghệ sản xuất • 3. Ràng buộc trên liên kết – VD: Tiến độ mốc đánh giá 38 8. Quản lý (Management ) • Định nghĩa: Quản lý (la: manum agere) là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm trong việc hoạch định và điều khiển nguồn lực thực thi các tiến trình để giải quyết các vấn đề trong tổ chức. • Quản lý là hoạt động trí tuệ của con người chứ không phải của máy tính hoặc hệ thống máy tính. • Nhận thức về cơ hội, thách thức từ môi trường, điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức là phương thức để người quản lý điều hành tổ chức. Người quản lý phải thiết lập mục tiêu, kế hoạch thực hiện, nguồn lực và phối hợp các nguồn lực để thực hiện tiến trình công việc đạt được mục tiêu. 39 Quản lý (Management ) • Công việc quản lý bao gồm 5 nhiệm vụ (theo Henry Fayol): xây dựng kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát. • Quản lý là một công việc sáng tạo dẫn dắt từ kiến thức, kinh nghiệm và thông tin để tạo ra 40 Giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề 8. 1 Nhiệm vụ cơ bản của quản lý • Hoạch định: xác định mục tiêu, quyết định những công việc cần làm trong tương lai (ngày mai, tuần tới, tháng tới, năm sau, trong 5 năm sau...) và lên các kế hoạch hành động. • Tổ chức: sử dụng một cách tối ưu các tài nguyên được yêu cầu để thực hiện kế hoạch. • Bố trí nhân lực: phân tích công việc, tuyển mộ và phân công từng cá nhân cho từng công việc thích hợp. • Lãnh đạo/Động viên: Giúp các nhân viên khác làm việc hiệu quả hơn để đạt được các kế hoạch (khiến các cá nhân sẵn lòng làm việc cho tổ chức). • Kiểm soát: Giám sát, kiểm tra quá trình hoạt động theo kế hoạch (kế hoạch có thể sẽ được thay đổi phụ thuộc vào phản hồi của quá trình kiểm tra). 41 9. Hai loại tiến trình trong tổ chức • Tiến trình sản xuất (Product Oriented Process): tiến trình trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ để đạt được mục tiêu đề ra • Tiến trình quản lý (Management Process): tiến trình hoạch định, điều khiển các tiến trình sản xuất. 42 Nhập nguyên vật liệu Gia công, chế biến Phân phối sản phẩm Bán sản phẩm Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 8 10. Vai trò của quản lý đối với sản xuất • Hoạch định, điều khiển: định nghĩa TTSX, điều khiển TTSX hướng đến mục tiêu. Vd: xác định mục tiêu, kế hoạch, qui định, hướng dẫn thực hiện. • Giám sát đo lường: thu thập thông tin, dữ liệu liên quan đến TTSX, làm cơ sở để hoạch định, điều khiển. Vd: Phân tích báo cáo, thống kê để ra quyết định.. • Thông tin dữ liệu là nguồn lực phối hợp 2 loại tiến trình 43 11. Mục đích – Mục tiêu – Tiến trình 44 tg Mục đích của tổ chức Mục tiêu của tổ chức T1 T2 T3 G T4 Change to W1 W1 W2 W4 W3 Process1 Process2 Change to W2 Process3 Change to W3 Time T1 T2 T3 T4 12. Phương pháp để đạt mục tiêu hoạch định của tổ chức • Thực tế mục tiêu bị ảnh hưởng của nhiều tác nhân (tiêu cực) nên người quản lý cần xác định được các vấn đề giải quyết • Vấn đề (bài toán) là sự khác biệt giữa hiện trạng (những gì đang có) và mong muốn (những gì chưa có) • Giải pháp là cách để giảm bớt sự khác biệt giữa hiện trạng và mong muốn. 45 13. Phương pháp luận để giải quyết vấn đề 1. Nhận thức hiện trạng 2. Định nghĩa vấn đề 3. Tìm phương án 4. Chọn giải pháp 5. Thực thi giải pháp và đo lường kết quả 46 1. Nhận thức hiện trạng • Là việc nhận biết các nguyên nhân gây hại cho việc đạt mục tiêu của tổ chức. – Các nguyên nhân gây hại cho tổ chức chỉ được biểu hiện qua các biểu hiện bên ngoài của nó. Vd: mức tiêu thu điện năng vượt quá mức bình thường,p – Người quản lý cần tìm hiểu ảnh hưởng của nguyên nhân chứ không phải chỉ định nghĩa nó. 47 2. Định nghĩa vấn đề • Dựa trên các tín hiện do các nguyên nhân gây ra cho tổ chức người quản lý cần xác định ảnh hưởng (mức độ, phạm vi và thời gian) của các nguyên nhân đó đối với tổ chức. • Nếu các vấn đề được định nghĩa quá lớn sẽ không tìm được giải pháp khả thi vì nguồn lực (thời gian) bị giới hạn. • Nếu các vấn đề được định nghĩa quá nhỏ sẽ không mang lại hiệu quả mong muốn • → Do đó việc định nghĩa rõ vấn đề là nhằm giới hạn phạm vi tìm kiếm giải pháp khả thi. 48 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 9 3. Tìm phương án 49 Vấn đề Tìm p h ư ơ n g á n Phát sinh phương án và tiêu chí đánh giá Phương án 1 Phương án 2 Phương án 3 Phương án 4 C h ọ n p h ư ơ n g á n Vấn đề Chọn phương án theo các tiêu chí đánh giá 4. Chọn giải pháp • Giải pháp được chọn là giải pháp thỏa mãn tốt nhất các tiêu chí đánh giá. Các tiêu chí này là thước đo giá trị phương án ở nhiều phương diện khác nhau: – Phương diện kinh tế – Phương diện kỹ thuật – Phương diện vận hành – Phương diện kế hoạch – Phương diện pháp lý – Phương diện chính trị, xã hội 50 4. Chọn giải pháp • Phương diện kinh tế (Economic Feasibility) – Đánh giá lợi ích hữu hình và lợi ích vô hình – Đánh giá chi phí hữu hình và chi phí vô hình – Tính giá trị thu hồi vốn (Return On Investment, ROI) • Phương diện kỹ thuật (Technical Feasibility) – Khả năng thực hiện được hay không – Độ phức tạp của phương án – Các nguồn lực cần thiết – Ước tính thời gian chi phí và các rủi ro 51 4. Chọn giải pháp • Phương diện vận hành (Operational Feasibility) – Đánh giá mức độ thỏa mãn yêu cầu của kết quả chuyển giao từ phương án. → Cho biết khả năng khả năng sử dụng của các chuyển giao trong tổ chức. • Phương diện kế hoạch (Schedule Feasibility) – Đánh giá mức độ đáp ứng về thời gian hoàn tất các yêu cầu. – Đảm bảo các chuyển giao đúng tiến độ 52 4. Chọn giải pháp • Phương diện pháp lý (Legal and Contractual Feasibility) – Đánh giá khả năng thỏa mãn các qui định pháp luật của nhà nước ( luật lao động, luật sở hữu trí tuệ) và các điều khoản trên hợp đồng. • Phương diện chính trị xã hội (Political Feasibility) – Đánh giá mức độ hài lòng của các Stakeholders đối với dự án. Stakeholders là nhưng người đang giữ một vai trò có ý nghĩa đối với vấn đề đang giải quyết, bao gồm cả chính phủ và cộng đồng dân cư 53 5. Thực thi giải pháp và đo lường kết quả • Thực thi giải pháp là áp dụng ý tưởng của giải pháp vào thực tế để tạo ra kết quả thực • Đo lường kết quả để kiểm chứng giữa kết quả dự kiến với kết quả thực tế sau khi áp dụng giải pháp. • Kết quả thực tế đôi khi giải quyết vấn đề không trọn vẹn hoặc làm phát sinh các nguy cơ khác cho tổ chức.Do đó người quản lý cần đo lường kết quả để quyết định các hành động tiếp theo như: ngưng áp dụng giải pháp, cải tiến giải pháp hoặc chọn thời điểm thích hợp để tiến hành 54 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 10 14. Vai trò của TT trong việc giải quyết vấn đề • Giải quyết vấn đề là một quá trình tương tác thông tin giữa TG thực và TG ý niệm để hướng dẫn các hoạt động trong TG thực đạt hiệu quả • Thông tin giúp người quản lý nhận diện được vấn đề đang tồn tại trong TG thực để tìm ra giải pháp, ra quyết định, phân công thực hiện và đánh giá kết quả. 55 14. Vai trò của TT trong việc giải quyết vấn đề 56 Vấn đề Giải pháp Kết quả dự kiến Hiện trạng Hiện trạng mới Kết quả thực tế Thế giới ý niệm Thế giới thực Nhận thức vấn đề Áp dụng giải pháp Đối chiếu kết quả 15. Các cấp quản lý và nhu cầu thông tin 57 Các cấp quản lý trong tổ chức Cấp cao Cấp trung Cấp cơ sở Kỹ năng quản lý Kỹ năng chuyên môn 15. Các cấp quản lý và nhu cầu thông tin • Mức tác nghiệp (Operational Control) người QL làm việc với TT/DL chi tiết. VD: kế toán, nhân viên kinh doanh. • Mức chiến thuật (Management Control): người quản lý cần các thông tin có xu hướng thể hiện mức độ tăng giảm theo định kỳ để lập báo cáo. • Mức chiến lược(strategic planning) người điều hành cấp cao (CEO) cần phân tích được trạng thái ( điểm mạnh, điểm yếu) của tổ chức đối với môi trường mà tổ chức đó vận hành, bao gồm cả thông tin bên trong và bên ngoài tổ chức trên tất cả các lĩnh vực chuyên môn như tài chính, sản xuất kinh doanh. Vì vậy các thông tin trợ giúp cho họ thường mang tính khái quát (không chi tiết ) như phân tích thị phần, phân tích xu hướng công nghệplà các loại thông tin có chu kỳ sống dài và có tính khái quát (thể hiện trên các biểu đồ) 58 15. Các cấp quản lý và nhu cầu thông tin Cấp quản trị Thời gian Tính thường xuyên Nguồn thông tin Tính chắc chắn Phạm vi Chi tiết Tác nghiệp Ngắn hạn Thường xuyên Bên trong Nhiều Hẹp Chi tiết Chiến thuật - - - - - - Chiến lược Dài hạn Không Bên ngoài Ít Rộng Tổng quát 59 15. Các cấp quản lý và nhu cầu thông tin 60 Chiến lược Chiến thuật Tác nghiệp Tầm hoạch định Số năm hoạch định cho tương lai 1 2 3 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 11 Thảo luận • Phân loại các quyết định và cấp độ của chúng – Ngân sách cho năm tới? – Khi nào thì áp dụng chiết khấu bán hàng cho khách hàng? – Có nên thuê nhân sự trong các trường hợp khẩn cấp – Có nên mở rộng chi nhánh ra nước ngoài – Chúng ta cần có một chiến dịch quảng cáo – Cần khoản vay ngắn hạn để giải quyết vấn đề tiền mặt – Tấn công vào thị trường mới – Làm gì với máy móc bị hỏng hóc 61