Bài giảng Quản trị các tổ chức dịch vụ thông tin thị trường và thương mại - Chương 3: Tổ chức điều hành cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC ĐiỀU HÀNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ THÔNG TIN THỊ TRƯỜNG VÀ THƯƠNG MẠI 3.1. Một số mô hình tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại 3.2. Các bước thiết lập cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại 3.3. Tổ chức hoạt động của hệ thống cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại DHTM_TMU 3.1. Một số mô hình tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại 3.1.1. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại giản đơn 3.1.2. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại chức năng 3.1.3. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại theo sản phẩm 3.1.4. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại theo khu vực địa lý 3.1.5. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại định hướng theo khách hàng 3.1.6. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại dạng ma trận 3.1.7. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại hỗn hợp DHTM_TMU 3.1.1. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM đơn giản Bộ, ban, ngành Sỏ A Vụ Viện DHTM_TMU 3.1.1. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM đơn giản Đặc điểm: • Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người • Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều • Mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất Ưu điểm: • Gọn nhẹ, linh hoạt • Chi phí quản lý ít • Kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng Nhược điểm: • Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc • Tình trạng quá tải đối với cấp quản trị DHTM_TMU 3.1.2. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ TTTT & TM theo chức năng Bộ X Sỏ A Sở B Sở C DHTM_TMU 3.1.2. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM theo chức năng Đặc điểm: • Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó • Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức năng Ưu điểm: • Phản ánh logic chức năng • Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hoá công việc • Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu • Đơn giản hoá việc đào tạo và huấn luyện nhân sự • Dễ kiểm soát Nhược điểm: • Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận • Tầm nhìn bị hạn chế • Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng • Tính hệ thống bị suy giảm • Kém linh hoạt DHTM_TMU 3.1.3. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT & TM theo sản phẩm Trung tâm thông tin Nhóm thông tin A Nhóm thông tin B Nhóm thông tin C DHTM_TMU 3.1.3. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM theo sản phẩm Đặc điểm: • Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định • Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc Ưu điểm: • Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm • Trách nhiệm lợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dưới • Phối hợp tốt giữa các bộ phận • Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị • Linh hoạt trong việc đa dạng hoá Nhược điểm: • Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp • Công việc có thể bị trùng lắp ở các bộ phận khác nhau • Khó kiểm soát • Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực DHTM_TMU 3.1.4. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ TTTT & TM theo khu vực địa lý Các bộ Sở 1 Sở 2 Sở 3 DHTM_TMU 3.1.4. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM theo khu vực địa lý Đặc điểm: • Chia tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa lý • Mỗi nhánh ở khu vực địa lý chịu trách nhiệm truyền thông tin thị trường và thương mại theo một vùng địa lý cụ thể Ưu điểm: • Các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình • Chú ý đến những đặc điểm của thị trường địa phương • Tận dụng tốt các lợi thế theo vùng • Quan hệ tốt với các đại diện địa phương • Tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên Nhược điểm: • Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp • Công việc có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau • Phân tán nguồn lực • Khó kiểm soát DHTM_TMU 3.1.5. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT & TM theo khách hàng Trung tâm thông tin Nhóm khách hàng A Nhóm khách hàng B Nhóm khách hàng C DHTM_TMU 3.1.5. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM theo khách hàng Đặc điểm: • Chia tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động cung cấp thụng tin nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó • Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thoả mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàng chuyên biệt Ưu điểm: • Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khác nhau • Toàn bộ hoạt động của tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại hướng vào hoạt động cung cấp thụng tin để đạt kết quả cuối cùng • Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị Nhược điểm: • Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp • Công việc có thể bị trùng lắp ở các bộ phận khách hàng khác nhau • Khó kiểm soát • Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực DH M_TMU 3.1.6. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT & TM dạng ma trận Bộ, ban ngành Sở 1 Vụ Viện Sở 2 Doanh nghiệp Doanh nghiệp DHTM_TMU 3.1.6. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM dạng ma trận Đặc điểm: • Cấu trúc ma trận là cấu trúc kết hợp các cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại trên để tận dụng các ưu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng • Cấu trúc ma trận có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi (theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khu vực địa lý, theo khách hàng) Ưu điểm: • Cho phép tổ chức cung ứng dich vụ thông tin thị trường và thương mại đạt được đồng thời nhiều mục đích • Trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ • Phối hợp tốt giữa các bộ phận • Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị Nhược điểm: • Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến, vì vậy dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh • Có sự tranh chấp quyền lưc giữa các bộ phận • Khó kiểm soát DHTM_TMU 3.1.7. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT & TM hỗn hợp Chớnh phủ Bộ B Bộ C Bộ D Bộ EBộ A Sở F Sở G Trung tõm thụng tin H Trung tõm thụng tin I Giám đốc khu vực II Trung tõm thụng tin K iám đốc khu vực I Trung tõm thụng tin L Giám đốc khu vực II DHTM_TMU 3.1.7. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM hỗn hợp Đặc điểm: • Kết hợp logic các loại cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực trong tổ chức • Cấu trúc hỗn hợp có thể tận dụng các ưu điểm và hạn chế những nhược điểm của các cấu trúc kết hợp Ưu điểm: • Giải quyết được những tình huống phức tạp • Cho phép chuyên môn hoá một số cấu trúc tổ chức • Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị • Trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ • Phối hợp tốt giữa các bộ phận • Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị Nhược điểm: • Cấu trúc tổ chức phức tạp • Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự xung đột DHTM_TMU 3.2. Các bước thiết lập cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại 3.2.3. Chu kỳ sống của hệ thống cung ứng DV TTTT & TM 3.2.2. Các bước thiết lập cung ứng DV TTTT & TM 3.2.1. Quan điểm xây dựng hệ thống cung ứng DV TTTT & TM DHTM_ MU 3.2.1. Quan điểm xây dựng hệ thống thông tin thị trường và thương mại QUAN ĐIỂM Quan điểm chính trị Quan điểm hệ thống Quan điểm khả thi Quan điểm hiệu quả DHTM_TMU Quan điểm chính trị • Hệ thống cung ứng DV TTTT & TM phải được xây dựng nhằm phục vụ cho mục đích và nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước, không được phép đi ngược lại với lợi ích của xã hội Quan điểm hệ thống • Hệ thống cung ứng DV TTTT & TM là một hệ thống thứ bậc và thống nhất, hệ thống TTTT & TM vĩ mô có quan hệ với các hệ thống thông tin khác như hệ thống thông tin văn hóa, xã hội, hệ thống thông tin khoa học và kỹ thuật, hệ thống thông tin quản lý của các chủ thể khác Quan điểm khả thi • Hệ thống cung ứng DV TTTT & TM được lập ra phải theo hướng hiện đại hóa, nhưng không thể thoát ly thực tế, theo nghĩa hẹp hơn là phải tính đến khả năng tài chính, khả năng kỹ thuật, khả năng thu thập số liệu và tính toán, trình độ người sử dụng... Quan điểm hiệu quả • Hệ thống cung ứng DV TTTT & TM phải đảm bảo sử dụng các nguồn nhân lực, vật lực, tài lực với hao phí ít nhất, phù hợp với trình độ và khả năng của cơ quan quản lý, điều quan trọng nhất là đạt mục tiêu đề ra, cung cấp được lượng tin có chất lượng, theo nhu cầu của những cơ quan và những người sử dụng một cách kịp thời DH M_TMU 3.2.2. Các bước thiết lập cung ứng DV TTTT & TM Phân tích hệ thống các quyết định cung ứng DV TTTT & TM Xác định nhu cầu thông tin cho các quyết định cung ứng DV TTTT & TM Tổng hợp các quyết định cung ứng DV TTTT & TM Thiết kế hệ thống quản lý và xử lý cung ứng DV TTTT & TM DHTM_TMU 3.2.3. Chu kỳ sống của hệ thống cung ứng DV TTTT & TM Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn hình thành và phát triển Giai đoạn khai thác và sử dụng Giai đoạn thay thế DHTM_TMU 3.2.3.1. Giai đoạn chuẩn bị • Tính từ khi tổ chức xuất hiện xây dựng hệ thống cung ứng DV TTTT và TM mới nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho việc điều hành các hoạt động kinh doanh của tổ chức • 3.2.3.2. Giai đoạn hình thành và phát triển • Các dự định xây dựng hệ thống cung ứng DV TTTT và TM được triển khai thực hiện trong thực tế. Các chuyên gia phân tích hệ thống cung ứng DV TTTT và TM, nhà quản lý và các lập trình viên cùng nghiên cứu, khảo sát, phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống cung ứng DV TTTT và TM. Hệ thống cung ứng dịch vụ thông tin được thử nghiệm, cài đặt và chuẩn bị đưa vào sử dụng. DHTM_TMU 3.2.3.3. Giai đoạn khai thác và sử dụng • Thông thường đây là giai đoạn dài nhất trong vòng đời của hệ thống cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại. Trong giai đoạn này hệ thống cung ứng dịch vụ được vận hành phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin trong bộ, ban ngành, quốc gia. Trong quá trình sử dụng hệ thống cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại được bảo trì hoặc sửa chữa để phù hợp với sự thay đổi về hệ thống cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại hoặc nhu cầu hệ thống cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại. DHTM_TMU 3.2.3.4.Giai đoạn thay thế • Trong quá trình sử dụng và khai thác hệ thống cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại, luôn gặp phải sự thay đổi về thông tin (thay đổi về dung lượng và về cấu trúc) và những sửa chữa, thay đổi trong hệ thống làm cho nó trở nên cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả. Vì vậy, hệ thống cung ứng dịch vụ thông tin cũ cần phải được thay thế bởi hệ thống cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại mới hoặc nâng cấp. DHTM_TMU 3.3. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CUNG ỨNG DỊCH VỤ THÔNG TIN THỊ TRƯỜNG VÀ THƯƠNG MẠI 3.3.1. Quá trình cung ứng dịch vụ thông tin thi ̣ trường và thương mại 3.3.2. Tô ̉ chức hoạt động vận hành quá trình cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại DHTM_TMU 3.3.1. Quá trình cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại • Khái niệm: Quá trình cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại là quá trình các hoạt động được sắp xếp và liên hệ, phối hợp với nhau nhằm tạo ra và cung cấp những thông tin thị trường và thương mại cần thiết cho người sử dụng tin. DHTM_TMU Các bước của quá trình thông tin thị trường và thương mại Xác định nhu cầu thông tin thị trường và thương mại Thu thập thông tin thị trường và thương mại Xử lý thông tin thị trường và thương mại Lưu trữ và truyền thông thông tin thị trường và thương mại DHTM_TMU 3.3.1.1. Xác định nhu cầu thông tin thị trường và thương mại Nhu cầu thông tin thị trường và thương mại là một tất yếu của đời sống xã hội Nhu cầu thông tin thị trường và thương mại khác nhau xác định các nhu cầu thông tin thị trường và thương mại một cách cụ thể, rõ ràng nhu cầu về thông tin thị trường và thương mại rất đa dạng, phong phú Nhu cầu vê ̀ thông tin thi ̣ trường va ̀ thương mại chñ yếu xuất phát từ các cơ quan quản lý DHTM_TMU 3.3.1.2. Thu thập thông tin thị trường và thương mại Mục tiêu Yêu cầu Quá trình Nguồn Phương pháp DHTM_TMU Mục tiêu của thu thập thông tin Mục tiêu: Thu thập thông tin thị trường và thương mại nhằm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng: cơ quan quản lý, tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, để phục vụ cho việc ra các quyết định quản lý. DHTM_TMU Yêu cầu của thu thập thông tin Yêu cầu Trung thực Khách quan Kịp thời DHTM_TMU Quá trình thu thập thông tin thị trường và thương mại cần giải quyết tốt các nội dung sau: Bước 1 • Xác định hệ thống thước đo Bước 2 • Biểu tượng hóa Bước 3 • Xác định sử dụng phương pháp DHTM_TMU Nguồn thu thập thông tin Nguồn mua từ nước ngoài Downjones Reuters Tổ chức khác Nguồn bên trong Tổng cục hải quan Tổng cục thống kê Nguồn nội bộ Vụ XNK Vụ Châu Âu, châu Á Nguồn tự điều tra, khảo sat Dự án Đề tài DHTM_TMU Phương pháp thu thập thông tin Nghiên cứu tài liệu • Tài liệu truyền thống • Tài liệu điện tử Quan sát, ghi chép • Trực tiếp • Gián tiếp Phỏng vấn, điều tra • Phỏng vấn • Khảo sát DHTM_TMU 3.3.1.3. Xử lý thông tin thị trường và thương mại • Xử lý thông tin thị trường và thương mại là khâu biến đổi cần thiết để cung cấp các thông tin thích hợp cho người sử dụng tin. • Xử lý thông tin là một trong những nhiệm vụ của hệ thống thông tin thương mại, là một giai đoạn trong quá trình thông tin. • Xử lý thông tin là tập hợp các thao tác áp dụng lên thông tin để nhằm chuyển thông tin về một dạng trực tiếp sử dụng được làm cho chúng trở thành dễ hiểu tổng hợp hơn truyền đạt được hay có dạng đồ họa. DHTM_TMU 3.3.1.3. Xử lý thông tin thị trường và thương mại • Chất lượng của thông tin ngoài việc phụ thuộc vào các yếu tố như độ chính xác, tính thời sự và giá trị mà nó mang lại còn phụ thuộc vào trình độ của người nhận tin. Về mặt nguyên lý, truyền tin chưa phải là tất cả, bởi vì truyền tin mang từ nguồn phát đến nơi nhận chưa phải là thông tin, đó mới chỉ là dữ kiện thông tin. DHTM_TMU 3.3.1.3. Xử lý thông tin thị trường và thương mại • Tự bản thân chúng, các tin tức, thông báo, hình ảnh chỉ có thể được xem là các dữ kiện thông tin chứ chưa phải là thông tin. Để trở thành thông tin, dữ kiện thông tin cần phải được sử dụng theo ý nghĩa của điều khiển học, tức là phải được xử lý cho một mục đích nhất định. DHTM_TMU 3.3.1.3. Xử lý thông tin thị trường và thương mại • Xử lý thông tin thị trường và thương mại là quá trình phân tích, đánh giá các dữ kiện thông tin nhận được nhằm xác định các thuộc tính bản chất của sự vật, hiện tượng. DHTM_TMU Nội dung của xử lý thông tin thị trường và thương mại • Phân loại thông tin • Nhóm & loại bỏ Phân loại, chọn lọc • Xác định đặc tính thông tin • Thiết kế mô hình Mô hình hóa • Dự báo xu hướng phát triển • Dự báo tiến trình Dự đoán DHTM_TMU Quá trình xử lý thông tin thị trường và thương mại - Sau khi thu thập thông tin thị trường và thương mại, tiến hành loại bớt tin nhiễu. - Phân loại, loại bỏ và hệ thống hóa thông tin vì thông tin có tính liên tục, kế thừa nên khi hệ thống cần sắp xếp theo trình tự để dễ theo dõi, tìm ra quy luật và xu hướng phát triển của nó. - Tùy từng đối tượng sử dụng: phân tích tìm ra mối liên hệ, tương tác giữa các nhân tố, phân tích tìm ra mối liên hệ cánh kéo giữa chúng. DHTM_TMU Quá trình xử lý thông tin thị trường và thương mại Khi phân tích đánh giá thông tin thị trường và thương mại cần đặt thông tin trong bối cảnh của thế giới, của Việt Nam, của ngành, đặt trong môi trường động, đặt trong mối quan hệ chi phối nó để xử lý, có như vậy thông tin thị trường và thương mại mới có ý nghĩa. Để phân tích tốt cần cập nhật thường xuyên liên tục các nguồn tin và kế thừa là cơ sở để tìm ra quy luật (có những thông tin chưa sử dụng ngay nhưng trong quá trình thu thập vẫn cập nhật và xử lý để sử dụng lần sau hoặc khi cần thiết). DHTM_TMU Quá trình xử lý thông tin thị trường và thương mại Sau khi xử lý thông tin thị trường và thương mại, tiến hành đánh giá đưa ra kết luận, đưa ra dự báo và đưa ra các kiến nghị với chính phủ, cơ quan quản lý, doanh nghiệp, Sau quá trình xử lý, đánh giá thông tin thị trường và thương mại, trung tâm thông tin, viện nghiên cứu cho ra các sản phẩm của thông tin, giúp cho đối tượng sử dụng tin phục vụ mục tiêu của họ, định hướng cho đối tượng sử dụng để họ có chiến lược, xu hướng diễn biến để có kịch bản đối phó. DHTM_TMU Các dạng sản phẩm của thông tin thị trường và thương mại • Các dạng sản phẩm của thông tin thị trường và thương mại: - Cung cấp tin cho cơ quan quản lý - Công bố rộng rãi: bản tin, tạp chí, ấn phẩm - Tổ chức hội thảo - Cung cấp thông tin hàng ngày cho đài truyền hình - Sản phẩm đột xuất DHTM_TMU 3.3.1.4. Lưu trữ và truyền thông thông tin thị trường và thương mại • Lưu trữ truyền thống • Lưu trữ điện tử • Lập kho dữ liệu Lưu trữ • Truyền thông nội bộ • Truyền thông bên ngoài Truyền thông DHTM_TMU 3.3.2. Tổ chức hoạt động vận hành quá trình cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại Hợp đồng triển khai hê ̣ thống thông tin thi ̣ trường và thương mại Dự tru ̀ thiết bị va ̀ kinh phí Tô ̉ chức nhóm làm việc Điều hành, tiến trình hoạt động của dự án hê ̣ thống thông tin thi ̣ trường và thương mại DHTM_TMU 3.3.2.1. Hợp đồng triển khai hệ thống thông tin thị trường và thương mại Khi có dự án xây dựng hệ thống thông tin thị trường và thương mại đã được xác định. Cần có một hợp đồng giữa bên sử dụng hệ thống thông tin thị trường và thương mại và bên xây dựng hệ thống để chốt những nội dung chủ yếu của dự án hệ thống thông tin thị trường và thương mại này và các điều khoản kèm theo. DHTM_TMU 3.3.2.1. Hợp đồng triển khai hệ thống thông tin thị trường và thương mại • Các nội dung chủ yếu của hợp đồng: - Những vấn đề đặt ra và các nhu cầu về thông tin thị trường và thương mại: thông tin thành lập liên quan đến lĩnh vực nào của thị trường và thương mại, thông tin này khi nào được cung cấp, cung cấp cho ai, ai là người được thông tin - Phạm vi hoạt động và những hạn chế về nguồn lực cho việc cung cấp thành lập tổ chức của hệ thống. DHTM_TMU 3.3.2.1. Hợp đồng triển khai hệ thống thông tin thị trường và thương mại • Trong hệ thống thông tin thị trường và thương mại, thường có 2 loại cơ quan chủ quản: + Cơ quan lớn, cỡ quốc gia hay quốc tế gồm nhiều đơn vị phân bố trên địa bàn rộng hay một cơ quan hành chính cấp bộ, cơ quan quản lý Nhà nước + Cơ quan cỡ trung bình thường chỉ là một đơn vị, doanh nghiệp, phòng trực thuộc UBND, cơ quan quản lý các cấp cơ sở DHTM_TMU 3.3.2.1. Hợp đồng triển khai hệ thống thông tin thị trường và thương mại - Mục tiêu và sự ưu tiên trong thực hiện mục tiêu của hệ thống thông tin thị trường và thương mại - Phác thảo về giải pháp và đánh giá tính khả thi của các giải pháp này để có thể lựa chọn ra một giải pháp phù hợp nhất. - Dự trù thiết bị, kinh phí thực hiện triển khai hệ thống - Phân công chức trách nhiệm vụ và nhân sự - Phương pháp và tiến trình triển khai hoạt động hệ thống thông tin thị trường và thương mại DHTM_TMU 3.3.2.2. Dự trù thiết bị và kinh phí - Dự trù thiết bị: Việc dự trù thiết bị cần tiến hành làm sớm để kịp thời gian thực hiện kế hoạch triển khai. Dự trù thiết bị được ước lượng dựa trên một số căn cứ: + Khối lượng dữ liệu thông tin cần lưu trữ lâu dài + Các dạng xử lý: theo lô, trực tuyến hay tương tác + Số lượng người dùng tối đa + Khối lượng thông tin cần thu thập + Khối lượng thông tin đầu ra + Các tài liệu cần in ấn và truyền tin DHTM_TMU 3.3.2.2. Dự trù thiết bị và kinh phí • Trên cơ sở đó, xác định cấu hình của thiết bị, các thiết bị ngoại vi, các phần mềm cơ bản, đường truyền - Dự trù kinh phí: Kinh phí này được thỏa thuận giữa đôi bên tham gia dự án căn cứ trên các mặt: Khối lượng công việc, số người tham gia thực hiện các giai đoạn, mức độ đòi hỏi chất lượng sản phẩm, thời hạn hoàn thành, bảo hành sản phẩmdự trù kinh phí: + Kinh phí mua lắp đặt thiết bị + Kinh phí xây dựng địa điểm + Kinh phí cho quá trình triển khai hoạt động của dự án DHTM_TMU 3.3.2.3. Tổ chức nhóm làm việc Tổ chức theo nhóm hành chính • Trong một nhóm làm việc, chỉ định ra một trưởng nhóm dự án. • Các thành viên trong nhóm được giao các nhiệm vụ khác nhau Tổ chức theo nhóm lập trình • chỉ định một nhóm làm việc bình đẳng • cấu trúc mềm dẻo DHTM_TMU 3.3.2.4. Điều hành, tiến trình hoạt động của dự án hệ thống cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại - Khi quy mô của dự án bé, nhiệm vụ của hệ thống đơn giản thường quyền điều hành dự án được giao cho chính các nhà tin học và người sử dụng hệ thống thông tin ít tham gia hoặc không quan tâm. - Khi dự án có tầm cỡ lớn, phạm vi rộng, nhiệm vụ nhiều, phức tạp thì quyền điều hành dự án tập trung trong tay người sử dụng hệ thống thông tin. Khi đó cần tìm trong ban lãnh đạo người có khả năng tin học, nắm được nhu cầu tin và khả năng điều hành hoạt động của hệ thống đạt được nhu cầu đó một cách có hiệu quả. DHTM_TMU 3.3.2.4. Điều hành, tiến trình hoạt động của dự án hệ thống thông tin thị trường và thương mại - Trong nhiều trường hợp tuỳ theo quy mô và độ phức tạp, người ta có thể thành lập ban điều hành bao gồm số lượng hạn chế các thành viên, nhà tin học và người sử dụng, được tổ chức bên trong nhóm làm việc của dự án chịu trách nhiệm đưa ra quyết định và định hướng của dự án. - Ban điều hành làm việc theo kiểu nhóm họp đều kỳ, ở đó người trưởng nhóm làm việc báo cáo lại các việc đã làm, vạch ra các việc cần làm, các khoảng cách so với kế hoạch, các khó khăn vấp phải. Ban điều hành cân nhắc tình hình đưa ra các quyết định để khắc phục các khó khăn hay phát sinh, điều chỉnh các hoạt động theo đúng kế hoạch. DHTM_TMU