Bài giảng Quản trị các hoạt động logistics (logistics activities administration)

1CHƯƠNG V QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG LOGISTICS (LOGISTICS ACTIVITIES ADMINISTRATION) 2Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.1. Quản trị thu mua 5.1.1 Khái niệm Thu mua là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hoá… cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu dự trữ và bán hàng với tổng chi phí thấp nhất 3Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.1.2 Vai trò của thu mua  Mua đảm bảo giảm chi phí,  Mua đảm bảo bổ sung dự trữ kịp thời, 4Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.1.3 Mục tiêu của thu mua  Mục tiêu hợp lý hóa dự trữ  Mục tiêu chi phí  Mục tiêu phát triển các mối quan hệ 5Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.1.4 Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung ứng 5.1.4.1 Tầm quan trọng của nhà cung ứng Nhà cung ứng là các hãng hoặc cá nhân cung cấp các nguồn lực mà doanh nghiệp cần đến để sản xuất hàng hoá và dịch vụ: tư liệu sản xuất, hàng hóa, sức lao động,… 6Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.1.4.1 Tầm quan trọng của nhà cung ứng Theo giáo sư Wibur England thì: “ Một nhà cung cấp đáng tin cậy là người luôn trung thực và công bằng trong quan hệ với khách hàng, nhân viên và với chính bản thân minh; Họ có đầy đủ các trang thiết bị, máy móc thích hợp, có phương pháp công nghệ tốt để có thể cung cấp vật tư hàng hóa đủ số lượng, đúng chất lượng, kịp thời hạn với giá cả hợp lý; Nhà cung cấp tin cậy có tình hình tài chính lành mạnh, chính sách quản trị tiên tiến, linh hoạt, sáng tạo, không ngừng cải tiến quy trình sản xuất cho hoàn thiện hơn, và cuối cùng, nhà cung cấp hiểu được rằng quyền lợi của anh ta được đáp ứng nhiều nhất khi anh ta phục vụ khách hàng tốt nhất” 7Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.1.4.2 Quá trình lựa chọn nhà cung ứng.  Giai đoạn thu thập thông tin Quá trình lựa chọn nhà cung ứng 8Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.1.4.2 Quá trình lựa chọn nhà cung ứng.  Giai đoạn đánh giá lựa chọn Phân loại các nhà cung ứng theo thành phần kinh tế, theo vị trí trong kênh phân phối, theo trình độ công nghệ,…Mỗi loại nhà cung ứng theo các cách phân loại sẽ cho những đặc điểm nhất định để đánh giá, lựa chọn 9Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.1.4.2 Quá trình lựa chọn nhà cung ứng.  Giai đoạn đánh giá lựa chọn 10 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.1.4.2 Quá trình lựa chọn nhà cung ứng.  Giai đoạn tiếp xúc đề nghị  Giai đoạn thử nghiệm 11 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.1.4.3 Quá trình nghiệp vụ thu mua. Là tập hợp các công tác liên hệ kế tiếp nhau có tính chu kỳ nhằm thực hiện từng thương vụ thu mua Quá trình nghiệp vụ thu mua 12 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.1.4.3 Quá trình nghiệp vụ thu mua.  Quyết định thu mua: khi nao mua.? Mua cái gi.? Bao nhiêu.? Cách thức mua.? - Mua tức thời: - Mua trước: - Mua lại: có điều chỉnh và không điều chỉnh 13 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.1.4.3 Quá trình nghiệp vụ thu mua.  Xác định nhà cung ứng: căn cứ như sau: - Căn cứ vào phương thức mua - Căn cứ vào sự xuất hiện nhà cung ứng mới hấp dẫn - Căn cứ kết quả đánh giá nhà cung ứng sau những lần mua trước - Căn cứ vào danh sách xếp loại nhà cung ứng 14 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.1.4.3 Quá trình nghiệp vụ thu mua.  Đặt hàng ký hợp đồng: có 2 cách + Cách 1. + Cách 2. 15 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.1.4.3 Quá trình nghiệp vụ thu mua.  Nhập hàng: Là quá trình thực hiện đơn đặt, bao gồm giao nhận hàng hoá và vận chuyển.  Đánh giá sau mua: các tiêu tuẩn đánh giá - Tiêu chuẩn lô hàng - Tiêu chuẩn hoạt động - Tiêu chuẩn chi phí 16 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.2. Quản trị kho hàng 5.2.1 Khái niệm Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hoá nhằm cung ứng hàng hoá cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất. 17 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.2.2 Vai trò của kho  Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hoá  Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối  Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ  Hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược”  Mối liên hệ giữa kho với vận chuyển  Mối liên hệ giữa kho với sản xuất  Mối quan hệ giữa kho với các dịch vụ khách hàng  Mối liên hệ giữa kho và tổng chi phí logistics 18 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.2.3 Chức năng của kho hàng  Bảo quản và lưu giữ hàng hoá  Phối hợp hàng hoá  Gom hàng 19 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.2.4 Hệ thống bảo quản và các loại kho hàng 5.2.4.1 Hệ thống bảo quản.  Qui trình nghiệp vụ kho  Điều kiện không gian công nghệ kho  Trang thiết bị công nghệ  Hệ thống thông tin và quản lý kho  Tổ chức lao động trong kho 20 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.2.4.2 Các loại kho hàng  Phân loại theo đối tượng phục vụ - Kho định hướng nguồn hàng - Kho định hướng thị trường  Phân loại theo quyền sở hữu - Kho riêng (private warehouse) - Kho công cộng (public warehouse)  Phân theo điều kiện thiết kế, thiết bị - Kho thông thường - Kho đặc biệt 21 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.2.4.2 Các loại kho hàng  Phân loại theo đặc điểm kiến trúc - Kho kín - Kho nửa kín - Kho lộ thiên (bãi chứa hàng)  Phân loại theo mặt hàng bảo quản - Kho hỗn hợp - Kho chuyên nghiệp - Kho tổng hợp 22 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.2.5 Các quyết định cơ bản của quản trị kho 5.2.5.1 Quyết định về mức độ sở hữu Cân đối giữa tính linh hoạt và khả năng kiểm soát Cân đối giữa năng lực tài chính và chi phí kho 23 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics Sở hữu Kho riêng Kho công cộng Số lượng kho? Tập trung Qui mô kho? Vị trí kho? Bố trí không gian nhà kho Sản phẩm gì? Ở đâu? Phân tán 24 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.2.5.2 Quyết định về mức độ tập trung  Thị trường mục tiêu  Nguồn hàng  Điều kiện giao thông vận tải 25 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.2.5.3 Bố trí không gian trong kho  Nhu cầu về hàng hoá lưu trữ và trung chuyển qua kho (hiện tại và tương lai)  Khối lượng/thể tích hàng hoá và thời gian lưu hàng trong kho  Bố trí đủ diện tích các khu vực dành cho các tác nghiệp như nhận hàng, giao hàng, tập hợp đơn hàng, dự trữ dài ngày/ngắn ngày, văn phòng, chỗ cho bao bì và đường đi cho phương tiện/thiết bị kho 26 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.2.6 Các nghiệp vụ kho 5.2.6.1 Nghiệp vụ tiếp nhận hàng - Xác định trách nhiệm vật chất cụ thể giữa đơn vị cung ứng và người nhận hàng - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhập hàng của doanh nghiệp, kiểm tra việc thực hiện hợp đồng mua bán và vận chuyển giữa các bên - Đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chóng và chính xác 27 NHẬP HÀNG •Tiếp nhận xe theo lịch •Dỡ hàng •Kiểm tra số lượng/chất lượng •So sánh với chứng từ PHÁT HÀNG •Xếp lịch chạy xe •Chất hàng lên xe •Vận đơn •Cập nhật thông tin ĐẦU RA ĐẦU VÀO QUÁ TRÌNH TÁC NGHIỆP TRONG KHO Chất xếp hàng •Tìm sản phẩm •Tìm vị trí cất giữ •Di chuyển sản phẩm •Cập nhật thông tin Bảo quản •Thiết bị •Nhiệt độ/độ ẩm •Vệ sinh/ phòng cháy •Quản lí hao hụt Thời gian lưu giữ Kích thước/ hình khối Chuẩn bị vận chuyển •Đóng gói •Dán nhãn •Xếp theo thứ tự Tập hợp đơn hàng •Thông tin •Nhặt hàng •Ghép hàng theo đơn QUÁ TRÌNH NGHIỆP VỤ KHO 28 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.2.6.2 Quá trình tác nghiệp trong kho  Chất xếp hàng vào vị trí  Bảo quản, chăm sóc hàng hóa  Chuẩn bị gửi hàng  Tổng hợp lô hàng 29 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.2.6.3 Phát hàng  Xếp lịch chạy xe theo thứ tự ưu tiên về mức độ cấp bách và thời hạn thực hiện đơn hàng  Chất xếp hàng hoá lên phương tiện vận tải  Kiểm tra chứng từ, hoá đơn thanh toán và lệnh xuất kho; làm chứng từ giao hàng; làm giấy phép vận chuyển.  Kiểm tra, theo dõi tình hình giao hàng và bán buôn hàng hoá từ kho, biến động của dự trữ, mở sổ theo dõi hàng xuất, khi xuất các lô hàng, phải ghi chép cẩn thận vào thẻ kho để kiểm tra biến động của dự trữ hàng hoá nhằm bổ sung kịp thời. 30 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.3 Bao bì và dòng Logistics ngược 5.3.1 Khái niệm bao bì Bao bì là phương tiện đi theo hàng để bảo quản, bảo vệ, vận chuyển và giới thiệu hàng hoá từ sản xuất đến khi tiêu thụ 5.3.2 Chức năng của bao bì  Chức năng logistics  Chức năng marketing 31 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.3.3 Các yêu cầu đối với bao bì  Giữ gìn nguyên vẹn về số lượng và chất lượng sản phẩm  Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, tiêu dùng sản phẩm, góp phần nâng cao năng suất lao động  Tạo điều kiện để sử dụng triệt để diện tích và dung tích nhà kho  Tạo điều kiện để đảm bảo an toàn lao động, và bảo vệ sức khoẻ cho nhân viên làm công tác giao nhận, vận chuyển, xếp dỡ, bảo quản  Đảm bảo chi phí hợp lí 32 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.3.4 Quá trình nghiệp vụ bao bì  Tiếp nhận bao bì  Mở và bảo quản bao bì  Hoàn trả và tiêu thụ bao bì đã qua sử dụng 33 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.3.5 Dòng Logistics ngược. Logistics ngược là quá trình thu hồi các phụ phẩm, phế liệu, phế phẩm, các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường phát sinh từ quá trình sản xuất, phân phối và tiêu dùng trở về để tái chế hoặc xử lý bằng các giải pháp phù hợp. 34 35 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.4 Hệ thống thông tin Logistics 5.4.1 Khái niệm hệ thống thông tin logistics Hệ thống thông tin Logistics(LIS) được hiểu là một cấu trúc tương tác giữa con người, thiết bị, các phương pháp và quy trình nhằm cung cấp các thông tin thích hợp cho các nhà quản trị logistics với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát logistics hiệu quả. 36 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.4.2 Mô hình hệ thống thông tin logistics HỆ THỐNG THÔNG TIN LOGISTICS 37 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.4.3 Chức năng hệ thống thông tin logistics  Chức năng tác nghiệp  Chức năng kiểm soát  Chức năng phân tích và ra quyết định  Chức năng hoạch định chiến lược 38 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.4.4 Dòng thông tin logistics trong doanh nghiệp Mua hàng Kế hoạch mua Vận chuyển Kế hoạch Sản xuất Kế hoạch Logistics Kế hoạch nguồn lực Hoạt động phân phối Đáp ứng Đơn hàng Quản lý đơn hàng Kế hoạch chiến lược Quản trị dự trữ Liên kết của dòng thông tin Logistics ở hai mức độ hoạch định và tác nghiệp 39 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.4.4 Dòng thông tin logistics trong doanh nghiệp  Dòng thông tin hoạch định-phối hợp - Kế hoạch chiến lược + Mục tiêu marketing + Mục tiêu tài chính - Kế hoạch nguồn lực - Kế hoạch logistics - Quản trị dự trữ 40 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics 5.4.4 Dòng thông tin logistics trong doanh nghiệp  Dòng thông tin nghiệp vụ - Quản lý đơn đặt hàng và thực hiện đơn hàng - Hoạt động phân phối - Nghiệp vụ vận chuyển & giao hàng - Nghiệp vụ mua và nhập hàng 41 Chương V: Quản Trị Các Hoạt Động Logistics Mạng thông tin internet liên kết các thành viên trong chuỗi cung ứng 42 Sơ đồ 2.8: Quản lý nguyên liệu bằng máy tính (Nguồn: Đoàn Thị Hồng Vân (2003), Logistics Những Vấn Đề Cơ Bản, NXB Thống Kê, trang 134) Thay đổi đơn hàng; thông báo; báo cáo; hóa đơn Các đơn hàng có thay đổi Danh sách các đơn hàng đòi hỏi nhà cung cấp uy tính Danh sách những mặt hàng đã hết Các đơn đặt hàng Danh sách đơn đặt hàng mở rộng Kiểm tra nhà cung cấp Báo cáo tình hình quản lý vật tư Báo cáo hoạt động cung ứng, chi phí giao hàng chất lượng đề xuất Báo cáo về các nhà cung cấp,giao hàng chất lượng dịch vụ giá cả + Hồ sơ các đơn đặt hàng + Hồ sơ hàng tồn kho + Hồ sơ nhà cung cấp + Hồ sơ hợp đồng + Hồ sơ nguyên vật liệu 43 KẾT THÚC CHƯƠNG V