Bài giảng Quản lý dự án - Chương IX: Quản lý mua sắm

Quản lý mua sắm Chương IX Nội dung 1. Mua sắm trong dự án. 2. Lập kế hoạch đặt mua và yêu cầu. 3. Lập kế hoạch hợp đồng. 4. Yêu cầu phúc đáp từ người bán. 5. Chọn người bán. 6. Quản trị việc thực hiện hợp đồng. 7. Kết thúc hợp đồng. QLDA 2 1. Mua sắm trong dự án  Các quy trình cần có để mua và sử dụng các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả mà tổ chức cần từ bên ngoài.  Cần phải tuân thủ một qui trình mua sắm và quản lý hợp đồng.  Các công ty thường khoán ngoài (outsourcing): . Nhằm giảm chi phí cố định và chi phí định kỳ. . Giúp khách hàng tập trung vào lĩnh vực kinh doanh chính của họ. . Cập nhật những kỹ năng và công nghệ mới . Cung cấp tính linh hoạt. . Tăng trách nhiệm. QLDA 3 Quy trình mua sắm trong dự án 1. Lập kế hoạch đặt mua và yêu cầu (purchases and acquisitions). 2. Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng (Planning contracting). 3. Yêu cầu phúc đáp từ người bán (Requesting seller responses). 4. Chọn người bán (Selecting sellers). 5. Quản trị việc thực hiện hợp đồng (Administering the contract). 6. Kết thúc hợp đồng (Closing the contract). QLDA 4 Các output chính của quy trình QLDA 5 2. Lập kế hoạch đặt mua và yêu cầu  Liên quan đến việc xác định xem có nên dùng sản phẩm hay dịch vụ bên ngoài tổ chức.  Quy trình này sẽ quyết định có nên mua sắm không, mua như thế nào, mua cái gì, mua nhiều hay ít, khi nào thì mua.  Output quan trọng là quyết định làm hay mua (make- or-buy). QLDA 6 Lập kế hoạch QLDA 7 Phân tích quyết định mua hay tự làm  Ví dụ 1: công ty mua bán quần áo lớn đang khảo sát xem có nên khoán ngoài (outsourcing) việc phân phối, bảo trì, tập huấn hay không.  Ví dụ 2: Nhiều công ty thuê ngắn hạn cố vấn bên ngoài để giúp thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt trong các dự án IT mà không cần tuyển nhân viên IT làm việc dàihạn. Ý kiến của chuyên gia dù trong hay ngoài tổ chức đều đáng quý trong việc ra những quyết định mua sắm. QLDA 8 Hợp đồng (Contracts)  Hợp đồng là một thỏa thuận ràng buộc lẫn nhau bắt buộc người bán cung cấp các sản phẩm hay dịch vụ theo quy định và buộc người mua phải thanh toán cho họ  Hợp đồng có thể làm rõ trách nhiệm và tập trung rõ nét vào sản phẩm chuyển giao chính của một dự án  Bởi vì hợp đồng ràng buộc pháp lý, cần có trách nhiệm cao trong việc ghi ra những công việc trong hợp đồng Các loại hợp đồng  Hợp đồng giá cố định (Fixed-price).  Hợp đồng dựa vào chi phí (Cost-reimbursable - bồi hoàn chi phí).  Hợp đồng hoàn trả một phần (Time and material): . Là 1 hợp đồng lai của 2 hợp đồng trên.  Loại hợp đồng này dành cho các dịch vụ mà công việc không thể xác định rõ ràng và cũng không thể ước tính được chi phí cụ thể trong hợp đồng. QLDA 10 Mức độ rủi ro theo các loại hợp đồng QLDA 11 Bảng kê khai công việc  Contract Statement of Work (SOW)  SOW là một mô tả những công việc được đòi hỏi cho việc mua sắm  SOW như là một phần của hợp đồng  SOW là một loại của phát biểu phạm vi  Một SOW tốt cho ccas nhà thầu một hiểu biết tốt những mong đợi của người mua Mẫu Bảng kê khai công việc 13 3. Lập kế hoạch hợp đồng  Liên quan đến việc chuẩn bị tư liệu cần thiết giao cho các nhà bán hàng có ưu thế để chuẩn bị nhận lại các đáp ứng từ họ và xác định các tiêu chuẩn đánh giá cho việc chấp nhận một hợp đồng.  Input: Kế hoạch Quản lý mua sắm, Quyết định mua hay tự làm, Kế hoạch Quản lý Dự án.  Công cụ: các biểu mẫu tiêu chuẩn và các đánh giá của chuyên gia.  Hai tài liệu mua sắm là: . Yêu cầu đề xuất (Request for Proposal - RFP) . Yêu cầu báo giá (Request for Quote - RFQ). QLDA 14 Yêu cầu đề xuất  Nếu một tổ chức muốn tự động hoá công việc hay tìm giải pháp cho vấn đề kinh doanh của họ, họ có thể viết và gửi Yêu cầu cho các đề xuất đến những nhà cung cấp.  Các nhà cung cấp có thể đề xuất các giải pháp phần cứng, phần mềm, và mạng để đáp ứng nhu cầu của tổ chức.  Việc chọn nhà cung cấp thắng thầu nào thường được làm dựa vào nhiều tiêu chuẩn không chỉ dựa vào giá thấp nhất. QLDA 15 Mẫu Yêu cầu cho các đề xuất QLDA 16 Yêu cầu báo giá  Là tài liệu để đề nghị cấp các bảng báo giá (quote hay bid) từ các nhà cung cấp mới.  Bản báo giá (Bid) là 1 tài liệu được chuẩn bị bởi người bán để cung cấp giá cả cho các mặt hàng theo tiêu chuẩn đã định sẵn của người mua. QLDA 17 4. Yêu cầu phúc đáp từ người bán  Liên quan đến việc quyết định chọn nhà bán hàng nào, gửi tài liệu cho người bán, và nhận các đề xuất từ họ.  Các người bán có năng lực sẽ làm hầu hết công việc trong quy trình này, phía người mua hay dự án sẽ không mất khoản chi phí nào.  Tổ chức của người mua có trách nhiệm phổ biến các công việc của mình, nếu là mua sắm lớn thì phải tổ chức hội thảo cho các nhà thầu để trả lời các thắc mắc về công việc.  Output: tài liệu mua sắm, danh sách các người bán tốt nhất, các bản đề nghị hay bản đấu thầu nhận được từ người bán QLDA 18 Tiêu chuẩn đánh giá  Tổ chức sẽ dựa vào các tiêu chuẩn để tính điểm các proposal, thường gán trọng số cho mỗi tiêu chuẩn đánh giá. . Ví dụ: Các tiêu chuẩn đánh giá thường bao gồm 30% cho kỹ thuật, 30% cho quản lý, 20% cho khả năng thực hiện trong quá khứ, 20% cho giá cả.  Một tiêu chuẩn đánh giá quan trọng là hồ sơ thực thi trong quá khứ của nhà thầu (bidder) - Danh sách các dự án tương tự mà họ đã từng làm và các tham chiếu đến các khách hàng của những dự án này.  Năng lực tài chính và kỹ thuật của nhà thầu, phải chứng minh được sự hiểu biết của họ đối với nhu cầu của người mua. QLDA 19 5. Chọn người bán Các bước  Đánh giá các đề xuất từ người bán.  Chọn ra đề xuất tốt nhất.  Thường người mua sẽ đưa ra danh sách từ 3 đến 5 nhà cung cấp hàng đầu.  Thỏa thuận hợp đồng.  Ký hợp đồng. QLDA 20 Lưu ý  Dự án có thể phải chi phí nhiều hơn hay mất nhiều thời gian hơn để hoàn tất khi đội chọn nhà cung cấp chỉ tập trung về mặt kỹ thuật của các đề xuất.  Thường thì các đội quản lý, không phải là đội kỹ thuật thực hiện việc mua sắm dễ thành công hơn. QLDA 21 Mẫu đánh giá các đề xuất QLDA 22 Ví dụ QLDA 23 6. Quản trị việc thực hiện hợp đồng  Để bảo đảm việc thực thi của người bán phải tuân theo các yêu cầu của hợp đồng.  Hợp lệ về mặt luật pháp, hợp đồng có tính chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng cho thảo luận và quản trị hợp đồng.  Hợp đồng tốt và quản trị hợp đồng tốt sẽ giúp tổ chức tránh được nhiều vấn đề.  Hầu hết các hợp đồng đều có sự thay đổi, và các thay đổi này có thể được quản lý nhờ các điều khoản của hợp đồng. Nếu không hiểu được các điều khoản hợp đồng, PM có thể không nhận biết được là anh ta có quyền yêu cầu người thực hiện hợp đồng làm 1số việc phụ với chi phí phụ nào đó. QLDA 24 Phương pháp giám sát hợp đồng  Các biện pháp giám sát: . Khảo sát thực tế định kỳ. . Khảo sát thực tế đột xuất. . Xem xét các dữ liệu đã có. . Xem xét chứng từ tài chính.  Nguồn thông tin không nên chỉ từ các báo cáo chính thức mà nên khuyến khích sử dụng thông tin thực, chưa qua xử lý. . Hợp đồng tư vấn, bảng chấm công, báo cáo tiến độ QLDA 25 Quản lý thay đổi hợp đồng  Các loại thay đổi: . Thuận: Vượt mức yêu cầu. . Nghịch: • Chậm hơn tiến độ yêu cầu. • Vượt quá chi phí dự kiến. • Sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng.  Tư liệu tất cả những thay đổi diễn ra, ngay cả khi chưa được phê chuẩn. QLDA 26 Tranh chấp hợp đồng  Cam kết tài chính không được thực hiện.  Hiểu sai các diễn đạt trong hợp đồng.  Không kiểm soát tốt các rủi ro trong hợp đồng.  Bên chủ hợp đồng đưa ra quá nhiều yêu cầu ngoài hợp đồng mà không thay đổi chi phí. QLDA 27 7. Kết thúc hợp đồng  Liên quan đến việc hoàn tất và thanh toán hợp đồng, giải quyết các hạng mục chưa xong.  Đội dự án phải xác định xem mọi việc đã hoàn tất đúng và thỏa mãn chưa. Đội cũng nên cập nhật lại hồ sơ để phản ánh các kết quả cuối cùng và lưu trữ lại để tham khảo trong tương lai. QLDA 28 Kết thúc hợp đồng  Hai công cụ để hỗ trợ việc kết thúc hợp đồng: . Kiểm toán mua sắm (Procurement audit). . Hệ thống quản lý hồ sơ (Records management system).  Output: hợp đồng đã kết thúc và các cập nhật. Tổ chức bên mua phải cung cấp cho bên bán 1 thông báo chính thức việc hợp đồng đã kết thúc. QLDA 29 Câu hỏi QLDA 30