Bài giảng Quản lý dự án - Chương IV: Quản lý chi phí

Quản lý chi phí Chương IV Nội dung 1. Các khái niệm Quản lý chi phí 2. Ước lượng chi phí (Cost estimating) 3. Lập ngân sách chi phí (Cost budgeting) 4. Kiểm soát chi phí (Cost control) QLDA 2 1. Các khái niệm Quản lý Chi phí  Chi phí là tài nguyên được tiêu tốn hay được dự trù trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi cái gì đó. Chi phí thường được đo bằng đơn vị tiền tệ.  Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trìnhnhằm đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách. QLDA 3 Qui trình quản lý chi phí 1. Ước lượng chi phí (estimating): ước tính chi phí về các nguồn tài nguyên để hoàn tất một dự án. 2. Dự toán ngân sách (Cost budgeting): phân bổ toàn bộ chi phí ước tính vào từng hạng mục công việc để thiết lập một cơ sở cho việc đo lường việc thực hiện. 3. Kiểm soát chi phí (Cost control): điều chỉnh thay đổi chi phí cho dự án. QLDA 4 Các thuật ngữ  Lợi nhuận (Profit): thu nhập (revenue) – chi phí (expense).  Chi phí chu kỳ sống (Life cycle): chi phí dự án + cp bảo trì.  Phân tích luồng tiền mặt (Cash flow analysis): xác định chi phí và thu nhập hằng năm.  Các loại chi phí: Chi phí có thể là hữu hình hoặc vô hình, trực tiếp hay gián tiếp.  Chi phí đã dùng (Sunk cost) không phải là tiêu chuẩn cho lưa chọn dự án. QLDA 5 Phân tích luồng tiền mặt  Cash flow analysis.  Là phương pháp để xác định chi phí và thu nhập ước tính hàng năm của 1 dự án và cho kết quả là bảng luồng tiền mặt hàng năm (Annual cash flow). QLDA 6 Chi phí/lợi nhuận hữu hình  Tangible cost /benefit (chi phí /lợi nhuận hữu hình): là các chi phí /lợi nhuận mà 1 công ty có thể dễ dàng tính được bằng đô la. . Ví dụ: nếu 1 công ty để nghiên cứu tính khả thi của dự án nào đó mất 100.000 usd. Nếu chính phủ ước tính là phải mất 150.000 usd để tự thực hiện nghiên cứu này. Nếu nghiên cứu này được giao cho công ty thì chính phủ sẽ lợi được 50.000 usd. QLDA 7 Chi phí /lợi nhuận vô hình  Intangible cost /benefit  Là các chi phí /lợi nhuận khó có thể tính được bằng tiền.  Ví dụ: 1 vài người trong công ty sử dụng máy tính của công ty trong giờ nghỉ để nghiên cứu 1 vài vấn đề có liên quan đến dự án chỉ có thể xem là chi phí vô hình. Thiện chí, uy tín, các tuyên bố chung để cải thiện hiệu quả làm việc không thể tính cụ thể được đó là lợi nhuận vô hình. QLDA 8 Chi phí trực tiếp  Direct cost  Là các chi phí có thể liên quan trực tiếp đến việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ của dự án. Kiểm soát được Các chi phí này dễ kiểm soát . Ví dụ: lương của người tham gia dự án, chi phí phần cứng và phần mềm được đặt mua dành cho dự án là các chi phí trực tiếp. QLDA 9 Chi phí gián tiếp  Indirect cost (chi phí gián tiếp): là chi phí không liên quan trực tiếp đến sản phẩm hay dịch vụ của dự án nhưng có liên quan gián tiếp đến việc thực thi dự án. Chi phí này khó kiểm soát  Ví dụ: chi phí điện, khăn giấy cho cả tòa nhà lớn có hàng ngàn nhân viên làm việc cho nhiều dự án khác nhau là chi phí gián tiếp. QLDA 10 Chi phí đã dùng  Sunk cost  Là chi phí đã được chi dùng trong quá khứ (giống như con tàu bị chìm không bao giờ có thể quay về được). . Ví dụ: công ty đã tiêu tốn 1 triệu USD vào dự án hệ thống thông tin toàn cầu trong 3 năm qua nhưng chưa bao giờ tạo ra được 1 kết quả nào. Hiện tại công ty đang xem xét dự án gì nên đầu tư vào năm kế tiếp, nếu có 1 ai đó đề nghị nên tiếp tục đầu tư vào dự án này vì đã tốn cho dự án này $1 triệu. Người này đã sai lầm vì đã dùng sunk cost như thừa số chính để chọn lựa dự án QLDA 11 Quỹ dự trữ  Reserve  Quỹ dự trữ là số tiền được tính gộp vào ước tính chi phí để giảm bớt rủi ro chi phí khi gặp khó khăn trong tương lai mà không dự đoán chắc chắn trước được.  Quỹ dự trữ bất trắc (contingency reserve): được đưa vào chi phí cơ bản . Dành 20% doanh thu dành chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên IT nhằm đáp ứng yêu cầu mới.  Quỹ dự trữ quản lý (management reserve) . PM ốm trong 2 tuần, hay nhà cung cấp quan trọng không làm ăn với tổ chức nữa. QLDA 12 2. Ước lượng chi phí (Cost estimating)  Liên quan đến việc tính xấp xỉ hay ước tính chi phí tài nguyên cần thiết để hoàn tất dự án.  Output của quy trình là các ước tính chi phí hoạt động, các thay đổi yêu cầu, các sửa đổi vào bảng kế hoạch quản lý chi phí  Ba loại ước tính chi phí cơ bản: . Độ lớn thô –ước lượng thô (ROM - rough order of magnitude) . Ước lượng ngân sách (Budgetary estimate) . Ước lượng xác định (Definitive estimate) QLDA 13 Ba loại ước tính QLDA 14 Độ lớn thô  Dùng để ước tính cho những gì mà dự án sẽ phải chi phí cho nó.  Loại ước tính này được thực hiện ngay từ đầu dự án, thậm chí ngay trước khi dự án được bắt đầu chính thức.  PM và các lãnh đạo cấp cao dùng ước tính này để chọn lựa dự án.  Khung thời gian cho loại ước tính này thường là từ ba hay nhiều năm hơn trước khi hoàn tất dự án.  Độ chính xác là từ -25% đến +75%  chi phí thực của dự án có thể là thấp hơn 25% hay cao hơn 75% ROM. QLDA 15 Ước tính ngân sách  Được dùng để phân phối tiền theo ngân sách của tổ chức.  Nhiều tổ chức dự kiến ngân sách ít nhất là 2 năm trong tương lai.  Ước tính này được làm 1 hay 2 năm trước khi hoàn tất dự án.  Độ chính xác là từ -10% đến +25% QLDA 16 Ước tính cuối  Cung cấp một ước tính chính xác chi phí của dự án  Loại ước tính này được dùng để ra các quyết định đặt mua hàng . Dự án liên quan đến việc mua 1000 máy tính từ nhà cung cấp bên ngoài trong 3 tháng tới, cần phải có 1 ước tính xác định giúp đánh giá bảng kế hoạch của các nhà cung cấp và cách trả tiền cho nhà cung cấp được chọn.  Ước tính này được làm 1 năm hay ít hơn trước khi kết thúc dự án.  Loại ước tính này chính xác nhất trong 3 loại ước tính.  Độ chính xác thông thường là từ -5% đến +10% QLDA 17 Hỗ trợ ước tính  Các quy luật và giả thiết cơ bản được dùng để tạo ước tính.  Mô tả dự án (Phát biểu phạm vi, WBS,..).  Các công cụ và kỹ thuật được dùng để ước tính. QLDA 18 Công cụ và kỹ thuật ước tính  Ước tính tương tự (Analogous estimate )  Ước tính từ trên xuống dưới (Top-down estimate)  Ước tính từ dưới lên trên (Bottom up estimate)  Mô hình hóa tham số (Parametric modeling)  Mô hình chi phí xây dựng (Cocomo – Constructive cost model) QLDA 19 Ước tính tương tự  Sử dụng con số chi phí thực sự của một dự án đã thực hiện trước đây mà tương tự như dự án cần ước lượng, và coi con số đó như lời góp ý của chuyên gia.  Phương pháp này thì kết quả ước lượng thường thấp hơn những phương pháp khác và độ chính xác cũng kém hơn.  Tuy nhiên, nó có độ tin tưởng và thuyết phục hơn khi ta chia dự án ra từng phần và so sánh những phần đó với dự án tương tự, sau đó tăng thêm hay giảm đi.  Phương pháp này không hiệu quả, nếu phải ước lượng những phần mềm, công nghệ, thiết bị mới. QLDA 20 Ước tính từ trên xuống dưới  Sử dụng các chi phí thực của một dự án tương tự trước đó để ước tính cho chi phí của dự án hiện tại.  Kỹ thuật này đòi hỏi việc đánh giá của chuyên gia và ít tốn kém hơn nhưng cũng ít chính xác hơn các kỹ thuật khác. QLDA 21 Ước tính từ dưới lên trên  Liên quan đến việc ước tính các nhiệm vụ hay hoạt động riêng lẻ, rồi tính tổng lại để có chi phí toàn bộ.  Nhờ tính từng nhiệm vụ riêng lẻ và kinh nghiệm của các người đánh giá sẽ dẫn đến việc ước tính chính xác hơn.  Nếu có sẵn WBS, PM có thể phân công cho mỗi người phụ trách ước tính chi phí cho công việc được theo dõi của họ. PM sẽ cộng các chi phí này lại để tạo ra ước tính chi phí ở mức cao hơn trong WBS và cuối cùng cho cả dự án.  Nhược điểm: thường tốn nhiều thời gian. QLDA 22 Mô hình hóa tham số  Sử dụng các đặc tính của dự án trong mô hình toán học để ước tính chi phí cho dự án.  Mô hình này có thể ước tính chi phí đối với các dự án phát triển phần mềm dựa vào các yếu tố như: ngôn ngữ lập trình dùng trong dự án, trình độ chuyên nghiệp của người lập trình, kích cỡ và độ phức tạp của dữ liệu có liên quan,  Mô hình tham số có thể có độ tin cậy cao nhất khi thông tin được dùng để tạo mô hình là chính xác, các tham số có thể định lượng dễ dàng, và mô hình dễ thích ứng với các kích cỡ khác nhau của dự án. QLDA 23 Mô hình hóa tham số . Ví dụ: năm 1980, các kỹ sư của liên doanh McDonnell Douglas đã xây dựng mô hình để ước tính chi phí cho 1 máy bay bằng cách dựa vào số liệu cũ trong CSDL của họ. Mô hình bao gồm các thông số sau: loại máy bay, nó bay nhanh thế nào, số lượng máy bay được chế tạo, thời lượng để chế tạo, Trái ngược với mô hình phức tạp này, một số mô hình tham số khác liên quan đến kinh nghiệm.  Các mô hình tham số phức tạp thường được máy tính hóa  Mô hình tham số thông dụng là mô hình COCOMO QLDA 24 Mô hình chi phí xây dựng  Constructive Cost model (COCOMO).  Được dùng để ước tính chi phí cho các dự án phát triển phần mềm dựa vào các thông số như các dòng mã nguồn (Source Line Of Code - SLOC) hay điểm chức năng (function point).  SLOC là số dòng mã do con người viết. QLDA 25 Bốn vấn đề lớn với việc ước tính chi phí 1. Nhiều ước tính quá vội và quá sớm khi chưa hiểu rõ hệ thống, nhất là với những hệ thống quá lớn . Nên tạo ước tính ROM và ngân sách trước, và tạo các ước tính tiếp theo trong mỗi giai đoạn, ước tính sau sẽ chính xác hơn. 2. Những người thực hiện ước tính chi phí không có nhiều kinh nghiệm. Do đó ước tính không chính xác và đủ tin cậy . Tổ chức nên lưu trữ lại thông tin của các dự án đáng tin trước,kèm theo cả các ước tính. Cho phép các nhân viên IT học tập về việc ước tính chi phí QLDA 26 Bốn vấn đề lớn với việc ước tính chi phí 3. Con người thường có thành kiến dẫn đến việc ước tính không chính xác. . Nên xem lại kiểm tra bảng ước tính và đặt 1 số câu hỏi để chắc chắn là việc ước tính không bị chủ quan thành kiến 4. Người lãnh đạo có thể đòi hỏi bảng ước tính nhưng thực chất họ mong muốn 1 con số thấp hơn để giúp họ thắng thầu hay nhận được ngân quỹ nội bộ. . PM nên xây dựng các ước tính chi phí và thời gian chính xác và sử dụng kỹ năng lãnh đạo và thương thuyết để bảo vệ các ước tính này QLDA 27 3. Lập ngân sách chi phí (Cost budgeting)  Liên quan đến việc phân phối ước tính chi phí tổng thể cho các nhiệm vụ riêng lẻ để thiết lập dự trù (baseline) giúp đo lường việc thực thi.  Output của quy trình này là dự trù chi phí (cost baseline), các yêu cầu tài chính cho dự án, các thay đổi theo yêu cầu, các sửa đổi vào bảng kế hoạch quản lý chi phí. QLDA 28 Lập kế hoạch ngân sách  Lập kế hoạch cho ngân sách phụ thuộc vào bản chất của dự án và tổ chức.  Một số câu hỏi cần cân nhắc: . Các khó khăn nào sẽ gặp khi thực hiện các công việc cụ thể trong dự án? . Có phạm vi nhất định nào ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên? . Tổ chức đã thực hiện những công việc nào tương tự như dự án? . Tổ chức đó có đủ người, trang thiết bị và vật tư để thực hiện dự án? QLDA 29 Dự trù Chi phí QLDA 30 Ước tính ngân sách QLDA 31 4. Kiểm soát chi phí (Cost control)  Liên quan đến việc kiểm soát những thay đổi vào ngân sách dự án.  Output chính của quy trình này là các đo lường thực thi, thông tin hoàn thành được dự đoán trước, các thay đổi được yêu cầu, các hành động sửa sai được đề nghị, các sửa đổi vào bảng kế hoạch quản lý dự án, ước tính chi phí, dự trù chi phí, kho tư liệu của tổ chức. QLDA 32 Kiểm soát - Điều chỉnh Chi phí  Giám sát hoạt động chi phí.  Bảo đảm các thay đổi là hợp lý và đều được ghi nhận.  Thông báo những thay đổi đến những người có thẩm quyền  Output chính của quy trình này là các đo lường thực thi, thông tin hoàn thành được dự đoán trước, các thay đổi được yêu cầu, các hành động sửa sai được đề nghị, các sửa đổi vào bảng kế hoạch quản lý dự án, ước tính chi phí, chi phí cơ sở, kho tư liệu của tổ chức. QLDA 33 Quản lý giá trị thu được  EMV (Earned value management).  EVM là một kỹ thuật đo lường sự thực hiện dự án thông qua tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian, và chi phí.  Đưa ra mốc chi phí (Cost Base line) (dự tính ban đầu cộng với sự thay đổi cho phép), người quản lý cần phải xác định cách tốt nhất mà dự án đạt được mục tiêu.  Cần phải có thông tin định kỳ để sử dụng EVM. QLDA 34 Thuật ngữ trong EMV  Giá trị trù tính (PV=Planned Value), còn gọi là chi phí ngân sách cho công việc đã định (BCWS=Bugedted Cost of Work Scheduled), cũng là ngân sách dự trù cho tổng chi phí sẽ chi tiêu cho một công việc trong suốt một giai đoạn định trước.  Chi phí thực sự (AC=Actual Cost), còn gọi là chi phí thực sự của công việc được thực hiện (ACWP= Actual Cost of Work Performed), là tổng cộng các chi phí trực tiếp hay gián tiếp trong việc hoàn tất công việc trong một giai đoạn định trước.  Giá trị thu được (EV= Earned Value), còn gọi là chi phí ngân sách cho công việc (BCWP= Budgeted Cost of Work), là dự trù giá trị của công việc thật sự hoàn thành. QLDA 35 Thuật ngữ trong EMV  Giá trị kế hoạch (PV - Planned value): Nó là 1 phần của tổng chi phí ước tính đã phê duyệt theo kế hoạch được dùng cho 1 hoạt động trong khoảng thời gian nào đó. . Ví dụ: giả sử có hoạt động chính là đặt mua và cài đặt 1 web server mới, theo kế hoạch phải mất 1 tuần và tổng chi phí là 10,000 usd  Giá trị thực (AC - Actual cost): là tổng chi phí trực tiếp và gián tiếp để hoàn thành công việc của 1 hoạt động trong khoảng thời gian nào đó. . Ví dụ: thực tế phải mất 2 tuần và chi phí $20,000 để đặt mua và cài đặt web server mới. Giả sử tuần 1 mất 15,000 usd và tuần 2 là $5,000 usd QLDA 36 EV Ví dụ QLDA 38 Nhận xét  CV cho biết sự sai biệt giữa chi phí thật sự và giá trị thu được.  SV cho biết sự sai biệt giữa chi phí theo lịch và giá trị thu được.  CPI là tỷ số giữa giá trị thu được và chi phí thật sự. Nếu bằng 1 thì phù hợp, <1 vượt ngân sách.  SPI là tỷ số thực hiện theo lịch. Nếu bằng >1 thì hoàn thành trước lịch và <1 ngược lại. QLDA 39 Câu hỏi QLDA 40