Bài giảng Quan hệ công chúng - Thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí KHÁI NIỆM Thông cáo báo chí là văn bản giao tiếp nhằm cung cấp thông tin (từ cá nhân/doanh nghiệp) đến công chúng của họ thông qua giới truyền thông. Thông cáo báo chí là tài liệu mà cá nhân/tổ chức gửi tới các cơ quan truyền thông nhân một sự kiện. Thông cáo báo chí không phải là bài báo. VAI TRÒ - Là cầu nối giữa doanh nghiệp với báo chí và công chúng. - Là “tiếng nói” chính thức của doanh nghiệp. MỤC ĐÍCH CỦA TCBC Cung cấp thông tin cho báo chí và được đăng tin tốt (Thông tin chủ động; giải đáp câu hỏi của dư luận; hỗ trợ phóng viên tìm hiểu về sản phẩm của công ty; quảng bá hình ảnh công ty) TRƯỜNG HỢP SỬ DỤNG TCBC NGƯỜI THƯỜNG XUYÊN TIẾP XÚC TCBC - Tổ chức/nhân viên PR (phát ngôn viên) - Cơ quan thông tấn báo chí (Phóng viên → Trưởng trang → Biên tập viên → Thư ký tòa soạn → Phó tổng biên tập → Tổng biên tập. YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI VIẾT TCBC Người viết TCBC phải - Hiểu về báo chí tổng quan; - Hiểu rõ ngành mình đang công tác; - Biết kết nối sự kiện được thông báo với “hot news” của ngành; - Hiểu đặc thù của những báo được nhận thông cáo báo chí (thậm chí là người nhận); - Hiểu rõ mục đích thông tin của TCBC; NỘI DUNG THÔNG CÁO BÁO CHÍ - Đáp ứng 5 câu hỏi W (Who, What, When, Where, Why) và 1 câu hỏi H (How); - Có trích dẫn của người có trách nhiệm cao nhất trong phạm vi thông tin; NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TCBC 1. Thông tin của thông cáo 2. Thông tin liên hệ 3. Tựa chính – Tựa phụ 4. Địa điểm, ngày tháng năm 5. Lời dẫn – đoạn 1 6. Thân bài – đoạn 2/3/4 7. Thông tin về công ty Thời gian Loại TCBC Tựa chính Địa điểm Đoạn 1/Lời dẫn Thông tin Cty Thông tin liên lạc THÔNG TIN CỦA TCBC - Loại thông cáo (Thông cáo khẩn); - Giá trị đến ngày xxxx; - Dòng chữ này được đặt ở góc cao bên trái của TCBC; - Nếu dùng giấy letter head thì cho nằm ngay dưới tên và logo của công ty; THÔNG TIN LIÊN HỆ - Quan trọng và đòi hỏi phải chính xác; - Nên là người có nhiều thông tin nhất và có quyền trả lời báo chí; - Nằm dưới phần mục đích 2 dòng; - Cần đủ thông tin: Họ tên, chức vụ, Tel, Mobile phone/ Fax/Email - Cả người của agency (nếu có) TỰA CHÍNH – TỰA PHỤ - Tựa chính + Cỡ chữ to, đậm; + Giật tít phải thật ấn tượng – mạnh; + Gây chú ý và có tính khái quát cao, ngắn gọn, + Thể hiện được thông điệp của công ty; + Nằm dưới phần liên hệ 2 dòng; - Tựa phụ + Cỡ chữ nhỏ hơn tựa chính, đậm, nghiên; + Nằm dưới phần tựa chính; + Thể hiện những thông điệp phụ (nếu có); + Sử dụng khi có nhiều thông tin, phức tạp và cần được làm rõ; ĐỊA ĐIỂM – THỜI GIAN - Thể hiện phạm vi và thời gian thông tin - Thường nằm ở đoạn đầu: + Việt Nam, ngày 17 tháng 06 năm 2008 – Công ty. + Hà Nội, ngày 17 tháng 06 năm 2008 – Công ty; + Châu Á Thái Bình Dương, ngày 17 tháng 06 năm 2008 – Công ty; LỜI DẪN (Đoạn 1) - Nên viết như một tin hoàn chỉnh cho các media có thể sử dụng được ngay; - Ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề; - Thu hút sự chú ý của media; - Thể hiện các mục đích chính qua 5W 1H; - Đây là đoạn chốt yếu có thể đứng độc lập; THÂN BÀI (Đoạn 2, 3, 4) - Bắt đầu bằng câu chuyển đoạn; - Cung cấp thêm chi tiết hay thông tin phụ, thông tin phong phú hơn ngoài các thông tin cốt yếu đã đưa tại lời dẫn/đoạn 1; - Trích dẫn: người có quyền thông tin cao nhất/người phát ngôn trong phạm vi được giao; - Trích dẫn phải cụ thể, hướng tới nội dung đoạn 1 THÔNG TIN CÔNG TY - Thể hiện thông tin về công ty, ngành, nghề, doanh số, nhân viên - Thống nhất cho tất cả TCBC của chính công ty; - Được cập nhật số liệu hằng năm hoặc khi có thay đổi; BỐ CỤC – ĐỊNH DẠNG TCBC - Giấy A 4; - Nên dùng giấy letter head; - Cách dòng 1.5 hoặc 2; - Lề trái và phải ít nhất là 1 inch; - Tựa phải được viết đậm; - Tựa chính viết hoa toàn bộ chữ cái đầu tiên; - Tựa phụ viết đậm và nghiên; BỐ CỤC – ĐỊNH DẠNG TCBC (tt) - Độ dài: 1 mặt giấy A4 là lý tưởng, tối đa 2 mặt, tất nhiên có trường hợp đặc biệt; - Cuối trang nếu còn tiếp thì nên dùng chữ “còn tiếp”; - Các trang nên được đánh số; - Cuối bảng thông cáo báo chí nên dùng dấu hiệu “# # #”; - Ngoài ra, có thể thể hiện bản chất thông tin, vấn đề bản quyền, trách nhiệm thông tin, điều luật điều chỉnh LƯU Ý - Không nên ngồi chờ đăng tin mà phải theo dõi; - Thăm dò về tính hữu dụng của thông cáo đối báo chí; - Nắm bắt được đề tài báo cần; - Hãy nghiêm túc, thận trọng và đặt mọi niềm tin vào thông cáo báo chí của mình. CHUẨN BỊ THÔNG TIN - Tìm hiểu thông tin từ các bộ phần chuyên trách – luồng thông tin; - Xác định cốt lõi câu chuyện – định vị được hồn của của thông cáo; - Nắm bắt tính thời sự để nêu bật được tính chất của thông cáo; - Khai thác các thông tin từ các tổ chức và các nguồn có liên quan như internet Gửi kèm thông cáo - Ảnh minh họa có chọn lọc (số lượng 1) - Bảng biểu đơn giản, linh hoạt - Báo cáo đánh giá về sự kiện được nêu trong thông cáo - Tiểu sử của nhân vật liên quan - Thông tin về tổ chức Press Release Template Elements Headline Your headline (and sub headline) should sum up your press release’s purpose, as well as intrigue a reader to continue. It may seem like a big job, but effective headlines are no longer than 18 words. Dateline There IS a correct way to write datelines. Get this often botched format correct by following my press release template above and using AP Style Guidelines to determine your city’s presentation. Grabber The first sentence of a press release is often called the grabber because it must (1) “grab” a reader’s attention, while (2) communicating any major points. (Your reader may only read this one sentence, so make it count). Game Description Immediately following your grabber, compel readers to continue on with an engaging game description. Be sure to weave in core benefits, as well as what makes your game unique. Here is a great press release example of a strong game description. Press Release Template Elements Quotes Not only do quotes add a human element, but writers love them. One to two quotes from you, your team members, sponsors, etc. reinforcing your press release’s major points are a good idea. Call to Action Your press release is a piece of marketing. And like all marketing materials, it needs a call to action. A simple hyperlink to where readers can download, purchase or learn more about your game works best. About Section Instead of wasting text in the body of your press release to cover you and/or your studio, use the “About Section.” One paragraph with a link to your website should suffice. Contact Info Make it easy for a writer to follow up with you by including your contact information. Be sure to provide your email AND phone number. GỢI Ý - Ra mắt sản phẩm mới; - Công bố chương trình khuyến mãi; - Công bố dự án đầu tư; - Công bố dự án tài trợ; - Công bố lễ động thổ; - Thông tin về khánh thành - Thông tin về nhà máy mới - Công bố dự án hợp tác; - Công bố kết quả: khảo sát/nghiên cứu/giải thưởng/kết quả kinh doanh; - Giới thiệu tổng giám đốc mới; - Phát ngôn về vấn đề liên quan – crisis