Bài giảng Phân tích công việc analysis và design of work

Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level 07/10/2013 ‹#› CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC ANALYSIS & DESIGN OF WORK • Định nghĩa PTCV và giải thích tại sao PTCV là dụng cụ cơ bản nhất để QTNNL • Nắm tiến trình và phương pháp PTCV • Thiết kế bản mô tả CV và bản tiêu chuẩn CV • Biết các tài liệu liên quan đến vị trí, công việc cụ thể. Mục tiêu 1. Một số khái niệm 2. Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc 3. Quy trình thực hiện phân tích công việc 4. Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc 5. Nội dung chính của bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. NỘI DUNG Là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện CV và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để có thể thực hiện tốt CV 1. Một số khái niệm Khi phân tích công việc cần xây dựng được 2 tài liệu: 1. Một số khái niệm  Giúp hiểu ndung, yêu cầu của CV, hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện CV. - Nhiệm vụ, trách nhiệm, xác định công việc: Tóm tắt các nhiệm vụ và Tên công việc; mã số; trách nhiệm chính; cấp bậc công việc; quyền hành của người nhân viên thực hiện, thực hiện. lãnh đạo trực tiếp; - Các điều kiện làm việc: cán bộ dưới quyền; Điều kiện về môi trường mức lương. vật chất; thời gian làm việc;phương tiện đi lại...  Nội dung Bản mô tả công việc?  Giúp hiểu DN cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện CV tốt nhất + Đối với các công việc sản xuất: Tiêu chuẩn thực hiện thường gắn liền với thực hiện định mức lao động và các tiêu hao liên quan. Kèm với đó là hệ thống các khuyến khích vượt mức. + Đối với các công việc khó định lượng cũng cần nêu các tiêu chí quan trọng cho hoàn thành công việc.  Nội dung Bản tiêu chuẩn CV?  Cung cấp các thông tin: đặc điểm, yêu cầu và tiêu chuẩn của công việc.  Tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong DN  Đánh giá chính xác yêu cầu của CV  tuyển đúng nhân viên  Đánh giá đúng năng lực thực hiện CV của NV  kích thích kịp thời, chính xác năng lực làm việc của NV  Công cụ rất hữu hiệu để nâng cao hiệu quả sxkd Vai trò của PTVC Mục đích của phân tích công việc Định hướng nghề nghiệp Chiêu mộ tuyển chọn Đánh giá công việc Cấu trúc lương Mục đích PTCV Đào tạo vàPT Dự đoán tính chất công việc tương lai Bố trí luân chuyển nv 11  Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng nhân viên  Loại bỏ nhiều bất bình đẳng về lương  Tạo kích thích lao động nhiều hơn  Tiết kiệm thời gian và sức lực  Giảm bớt số người cần phải thay thế  Tạo c/sở để nhà quản trị và NV hiểu nhau hơn Lợi ích của PTCV  Tổ chức mới thành lập và chương trình PTCV được tiến hành lần đầu tiên  Cần có thêm một số công việc mới  CV phải thay đổi do hậu quả của KHKT mới, các phương pháp, thủ tục hay hệ thống mới Thời điểm PTCV? ● Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc: Tổ chức hoạt động; chế độ lương; khen thưởng; điều kiện về vệ sinh ATLĐ; những rủi ro; sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc… ● Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc: Phương pháp làm việc; các mối quan hệ trong thực hiện công việc; Sự phối hợp với các nhân viên khác trong công việc; quan hệ với khách hàng; Cách thức làm việc với các loại máy móc thiết bị kỹ thuật... 2. NHỮNG THÔNG TIN CẦN THU THẬP TRONG PTCV ● Thông tin về phẩm chất của nhân viên: Trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện CV, quan điểm, đạo đức, lối sống,.. ● Thông tin về các loại máy móc thiết bị: số lượng, chủng loại, cách thức sử dụng, bảo quản, quy trình kỹ thuật... ● Thông tin về tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên: Tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện CV 2. NHỮNG THÔNG TIN CẦN THU THẬP TRONG PTCV Bước 1: Xác định mục đích của phân tích CV  xác định hình thức thu thập thông tin Bước 2: Thu thập thông tin thứ cấp của DN: Các văn bản về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn các bộ phận các vị trí công tác, sơ đồ công nghệ, bản mô tả CV... Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt. Bước 4: : Áp dụng các phương pháp thu thập thông tin phù hợp với từng CV Bước 5: Kiểm tra mức độ chính xác của ttin Bước 6: Triển khai xây dựng các bản mô tả CV và tiêu chuẩn CV. 3. NỘI DUNG, TRÌNH TỰ PTCV Phương pháp PTCV Bảng câu hỏi Quan sát Phỏng vấn Nhật ký ngày làm việc 4. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PTCV Phù hợp cho những CV có thể đo lường, dễ quan sát, ko tính toán. Chỉ ra đầy đủ, chi tiết về thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, các thông tin về điều kiện làm việc, máy móc thiết bị sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện CV Nhược điểm: cung cấp thông tin thiếu chính xác do hội chứng Hawthone QUAN SÁT Để nâng cao chất lượng quan sát cần: ● Lựa chọn công việc cần quan sát. ● Giảm thiểu hội chứng Hawthone. ● Kết hợp quan sát với các phương tiện kỹ thuật: quay phim, đèn chiếu, .. ● Quan sát theo chu kỳ công việc hoàn chỉnh. ● Nói chuyện trực tiếp với nhân viên để tìm hiểu những vấn đề chưa rõ hoặc bỏ sót trong quá trình quan sát. QUAN SÁT Đối tượng PV: cá nhân, nhóm nhân viên thực hiện cùng 1 CV, cán bộ phụ trách. Sử dụng có hiệu quả với mục đích xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện CV, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của CV. Ưu điểm: Giúp phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích CV Có cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức năng của CV. PHỎNG VẤN Nhược điểm: Thông tin sai lệch của người được PV Tốn nhiều thời gian. PHỎNG VẤN Để nâng cao chất lượng phỏng vấn cần: ● Nghiên cứu CV trước khi PV để đưa ra các câu hỏi phù hợp. ● Chọn người thực hiện CV giỏi và người biết mô tả nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm, cách thức thực hiện CV. ● Nhanh chóng xây dựng mqh với người được PV. Nói rõ ràng mục đích của cuộc PV. ● Đặt câu hỏi rõ ràng dễ trả lời. ● Cơ cấu ttin PV phải hợp lý tránh để sót những ttin quan trọng. ● Kiểm tra tính chính xác những ttin với người được PV. PHỎNG VẤN Là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích CV Trình tự thực hiện Liệt kê các câu hỏi đã chuẩn bị sẵn và cho NV điền vào bảng câu hỏi Tổng hợp thông tin  tìm ra những thông tin cơ bản, đặc trưng về CV thực hiện Nếu thông tin ko đầy đủ  thảo luận lại với nhân viên thực hiện CV BẢNG CÂU HỎI * Ưu điểm: Dễ thực hiện Thông tin cập nhật nhanh * Nhược điểm Tốn thời gian thực hiện Thông tin ít chính xác BẢNG CÂU HỎI ● Những lưu ý nhằm nâng cao chất lượng thông tin cần thu thập: + Cấu trúc các câu hỏi: Phải tập trung vào những vấn đề trọng tâm. Câu hỏi phải ngắn gọn, rõ ràng. + Cách thức đặt câu hỏi: Nên vận dụng cả câu hỏi đóng; câu hỏi mở; câu hỏi lựa chọn phương án trả lời. + Nơi thực hiện: Tốt nhất là thực hiện tại nơi làm việc. Bảng câu hỏi Ghi lại những nhiệm vụ, công việc đã và đang tiến hành, kết quả hoàn thành nhiệm vụ. Có thể ghi theo ngày, sự việc,… Sử dụng cho CV khó quan sát Thông tin ko chính xác Nhật ký ngày làm việc Lựa chọn phương ppháp PTCV Dựa vào Mục đích của PTCV Ràng buộc về thời gian Chi phí dùng cho PTCV Tiếp cận theo cách sử dụng đa phương pháp 27 Nhận diện CV: tên CV, Mã số, nhân viên thực hiện, cán bộ lãnh đạo, bộ phận phụ trách. Tóm tắt CV: Vì sao có CV này, mục tiêu gì. Quan hệ CV: Báo cáo cho ai khi thực hiện CV cả bên trong và ngoài DN. Chức năng, trách nhiệm trong CV: lkê từng chức năng chính và gthích các CV cụ thể cho từng chức năng đó. Thẩm quyền của người thực hiện CV: tài chính, nhân sự, thông tin cung cấp Điều kiện và môi trường làm việc Yêu cầu trong thực hiện công việc: doanh số bán, chất lượng, mức tiêu hao nguyên liệu… Thông tin khác 5. Nội dung chính của bản mô tả CV và bản tiêu chuẩn CV BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC - Vị trí tuyển: Kế Toán theo dõi công đoạn sx tại TG - Số lượng tuyển: 5 nữ, tốt nghiệp Tài chính/Kế toán/Kiểm toán - Tính chất cviệc: Giờ hành chính - Mô tả: Ghi chép số liệu, thống kê tổng hợp hao hụt NL của các công đoạn sản xuất, phân tích nguyên nhân hao hụt, báo cáo cấp trên và BGD về nhiệm vụ và công việc được giao. - Kỹ năng: Nhanh nhẹn, cẩn thận, trung thực, sử dụng thành thạo VTVP - Lương: 2-3 triệu, nhận việc ngay ko cần kno - Yêu cầu hồ sơ: CL, CV, hộ khẩu, CMND và giấy KSK, các bằng cấp có liên quan, ảnh màu cỡ 3x4 (4 ảnh), bảng mô tả kinh nghiệm làm việc. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Học vấn, ngoại ngữ Kiến thức Kỹ năng làm việc với con người, máy móc thiết bị và thông tin dữ liệu. Kinh nghiệm Hoàn cảnh gia đình Sức khỏe Tuổi đời Các đặc điểm cá nhân 31 Hoài Anh được tuyển dụng vào làm việc tại phòng gdịch khách hàng của cty X. Hoài Anh nói thông thạo tiếng Anh và giao tiếp tốt tiếngTrung. Trong qtrình PV và trong bản mô tả CV ko có điều khoản nào yêu cầu ứng viên phải biết tiếng Trung. CV của cô hay bị gián đoạn vì các đồng nghiệp thường nhờ cô phiên dịch hộ mỗi khi có KH nói tiếng Trung. Lúc đầu Hoài Anh rất vui vẻ nhận lời.Tuy nhiên, khi CV phiên dịch mất quá nhiều thời gian khiến cô luôn vất vả để hoàn thành CV của mình. Cô cảm thấy khó chịu và cho rằng cty ko trả công cho CV phiên dịch này nên đương nhiên đó ko phải là việc của cô. Cuối cùng cô đã từ chối phiên dịch hộ cho các đông nghiệp. Câu hỏi: 1- Nếu là người ptrách PGDKH bạn sẽ gquyết vấn đề này ntn? 2. Ko phải mọi khía cạnh đều có thể nêu hết hết trong bản mô tả CV. Vậy cần trình bày thế nào để có thể tránh hiện tượng từ chối của nhân viên “Đấy không phải việc của tôi”. “Đấy không phải là việc của tôi”