Bài giảng Phân tích công việc

Bài 2: Ph©n tÝch c«ng viÖc Mỗi người, ai đó, người nào đó, không ai cả Một việc quan trọng cần phải làm. Vậy nên chúng ta đã yêu cầu mỗi người phải quan tâm đến nó. Mỗi người luôn nghĩ rằng chắc chắn sẽ có ai đó làm việc đó. Người nào đó có thể làm điều đó, nhưng đã không ai làm cả. Ai đó đã nổi nóng lên vì cứ cho rằng công việc này thuộc về trách nhiệm của mỗi người. Mỗi người lại tưởng rằng người nào đó có thể làm việc đó, nhưng không ai nhận thấy rằng mỗi người đều không làm việc đó. Mỗi người, ai đó, người nào đó, không ai cả Cuèi cïng, mçi ng­êi ®Òu chª tr¸ch ai ®ã vÒ viÖc ®· kh«ng cã ai lµm viÖc mµ ng­êi nµo ®ã lÏ ra ph¶i lµm KHI KHÔNG CÓ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC !!! Yêu cầu công việc QUẢN LÝ CHO RẰNG NHÂN VIÊN PHẢI LÀM NHÂN VIÊN NGHĨ MÌNH PHẢI LÀM Sản phẩm PTCV Bản mô tả công việc: các nhiệm vụ cấu thành Bản yêu cầu chuyên môn của công việc: kỹ năng đặc thù cần có để hoàn thành công việc Bản tiêu chuẩn kết quả công việc: thước đo đánh giá kết quả công việc Kết quả PTCV Định hướng cho tuyển dụng Sắp xếp, bố trí, bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên Xây dựng hệ thống đánh giá công việc và hệ thống tiền lương Xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng chương trình đào tạo Là cơ sở để đánh giá thực hiện công việc Lợi ích của việc phân tích công việc 1. Đánh giá sự tác động của môi trường tới từng công việc. Loại bỏ những yêu cầu công việc không cần thiết có thể gây ra sự phân biệt. 3. Tìm ra những yếu tố thúc đẩy hoặc làm giảm chất lượng công việc. 4. Lập kế hoạch cho những yêu cầu về nguồn nhân sự trong tương lai. 5. Tìm sự tương thích giữa ứng viên và vị trí còn thiếu 6. Quyết định nhu cầu đào tạo cho nhân viên mới và cũ 7. Lên kế hoạch phát triển cho nhân viên có năng lực 8. Đề ra Kết quả làm việc tiêu chuẩn thực tế 9. Lựa chọn nhân viên vào vị trí mà họ có thể phát huy kỹ năng hiệu quả nhất 10. Có chế độ đãi ngộ công bằng với NV Thông tin từ phân tích Công việc Trách nhiệm (Responsibility) Nhiệm vụ (Tasks) Phận sự (Duties) Mô tả Công việc Đặc điểm Công việc Phân tích Công việc Kỹ năng Kiến thức Khả năng Kế hoạch NNL Đào tạo Lựa chọn Đào tạo & Phát triển Đánh giá kết quả Làm việc Chế độ dãI ngộ và lợi ích An toàn và Sức khỏe Quan hệ với NV Phân tích công Vvệc cho nhóm Ứng dụng của bản phân tích công việc 1. Bản mô tả công việc 2. Bản chi tiết đặc điểm công việc 3. Phác thảo về công việc 4. Sơ đồ và hệ thống của tổ chức 5. Kế hoạch NNL 6. Tuyển dụng 7. Lựa chọn 8. Định hướng 9. Đánh giá kết quả làm việc 10. Đào tạo và phát triển 11. Kế hoạch và phát triển nghề nghiệp 12. Chế độ đãi ngộ và lợi ích 13. Sức khỏe và an toàn 14. Quan hệ ngành Xác định công việc Liên quan đến Hoạt động NNL Phân tích hoạt động tác nghiệp Đầu vào Quá trình Đầu ra Nguyên liệu đầu vào Nguyên vật liệu Thông tin Dữ liệu Thiết bị Máy móc Điều kiện làm việc Hệ thống Nguồn nhân lực Kiến thức Kỹ năng Khả năng Hoạt động Nhiệm vụ của việc sản xuất đầu ra là gì? Thành phẩm Sản phẩm Dịch vụ Thông tin Làm thế nào để đo/ đánh giá đầu ra? Các yếu tố trong phân tích Công việc Phân tích công việc Thu thập thông tin về công việc được Thực hiện tại một tổ chức. Kiến thức (Knowlelge: K) Mức hiểu biết cần có của nhân viên để nắm được những yếu tố nhất định trong công việc. Kỹ năng (Skills: S) Khả năng sử dụng dụng cụ, thiết bị và máy móc để thực hiện công việc thuộc nhiệm vụ Khả năng (Abilities:A) Khả năng tư duy và thể chất cần có để thực hiện nhiệm vụ mà không cần sử dụng dụng cụ, thiết bị hay máy móc Các bước tiến hành phân tích công việc Bước 1 Xác định mục đích của việc phân tích công việc Bước 2 Xác định công việc sẽ được phân tích Bước 3 Giải thích quy trình cho nhân viên và xác định mức độ tham gia của họ vào việc phân tích Bước 4 Quyết định phương pháp thu thập dữ liệu và tiến hành thu thập thông tin phân tích công việc Bước 5 Xử lý thông tin phân tích công việc Bước 6 Xem xét và cập nhật thường xuyên Quá trình phân tích công việc Mục tiêu phân tích công việc Thu thập thông tin cho: Bản mô tả công việc Bản đặc điểm công việc Bản phác thảo công việc Kế hoạch nguồn nhân lực Tuyển dụng, vv… Loại thông tin cần thu thập: Cái gì sẽ được thực hiện? Sẽ được thực hiện ở đâu? Sẽ được thực hiện như thế nào? Tại sao cần phảI thực hiện? Khi nào sẽ thực hiện? Nguồn dữ liệu Người giữ chức vụ Cấp trên Người phân tích công việc Chuyên gia Tài liệu lưu trữ Kế hoạch và kế hoạch chi tiết Hệ thống thông tin Nguồn nhân lực Phương pháp phân tích Dữ liệu Quan sát Phỏng vấn Bản thăm dò ý kiến Ghi chép/Nhật biên Mẫu phân tích dữ liệu Định tính Định lượng Mục đích của việc phân tích Công việc 1. Tại sao công việc này tồn tại? Những hoạt động tư duy và thể chất nào NV nắm giữ vị trí này đảm nhận? 3. Công việc được thực hiện khi nào? 4. Công việc được thực hiện ở đâu? 5. NV thực hiện công việc như thế nào? 6. Bằng cấp nào cần có để thực hiện công việc? 7. Điều kiện làm việc của công việc này như thế nào? 8. Máy móc và thiết bị nào được sử dụng trong công việc? Việc thực hiện thành công công việc được thể hiện như thế nào? Thông tin phân tích công việc Quen thuộc với tổ chức và loại công việc Xác định Công việc Phát triển Bản thăm dò ý kiến Thu thập Dữ liệu áp dụng Mô tả công việc Bản chi tiết đặc điểm công việc Tiêu chuẩn công việc Bổ sung cho hệ thống thông tin Nguồn nhân lực Giai đoạn 1 Chuẩn bị cho việc PTCV Giai đoạn 2 Thu thập thông tin cho việc PTCV Giai đoạn 3 áp dụng những thông tin của PTCV Thông tin nào tôi cần thu thập? Các hoạt động của công việc. Các hành vi về con người. Máy móc, công cụ, trang thiết bị và thiết bị trợ giúp. Các tiêu chuẩn trong công việc. Hoàn cảnh làm việc. Các đòi hỏi về nhân sự. Các hoạt động của công việc Lau dọn Bán hàng Giảng dạy Sơn vẽ Tiến hành các hoạt động như thê nào, khi nào và tại sao. Các hành vi con người Tư duy Giao tiếp Quyết định Viết Các đòi hỏi của công việc Nâng nhấc Đi lại Sử dụng máy tính Máy móc, công cụ, trang thiết bị và thiết bị trợ giúp công việc. Sản phẩm tạo ra là gì? Vật liệu, dụng cụ được sử dụng? Kiến thức? Dịch vụ hỗ trợ? Bối cảnh công việc Điều kiện làm việc Lịch trình Bối cảnh tổ chức Bối cảnh xã hội Các yêu cầu về nhân sự Kiến thức và kĩ năng liên quan đến công việc Giáo dục Đào tạo Kinh nghiệm thực tiễn Các thuộc tính cá nhân Năng khiếu Đặc điểm về thể chất Tính cách Sở thích Phương pháp thu thập dữ liệu Quan sát NV sẽ được quan sát cách họ thực hiện công việc Phỏng vấn nhóm/cá nhân Những nhân viên có am hiểu sẽ được Phỏng vấn về những hoạt động công việc nhất định Phiếu thăm dò ý kiến và bản liệt kê những mục cần kiểm tra có cấu trúc sẵn Những nhân viên am hiểu sẽ phải điền vào mẫu in sẵn về những hoạt động trong công việc Thảo luận chuyên môn Những đặc điểm đặc trưng về công việc được các “chuyên gia” đưa ra Ghi chép/ Nhật ký/Nhật biên Yêu cầu nhân viên phải ghi lại những hoạt động thường nhật của họ Được sử dụng rộng rãi: Cuộc phỏng vấn Các cuộc phỏng vấn cá nhân đối với mỗi nhân viên. Các cuộc phỏng vấn nhóm đối với những nhóm nhân viên có cùng loại công việc Các cuộc phỏng vấn cấp giám sát viên đối với một hoặc nhiều giám sát viên hiểu về công việc. Các câu hỏi phỏng vấn mẫu Công việc đang thực hiện là gì? Những nhiệm vụ chính trong công việc của bạn là gì? Chính xác thì bạn phải làm gì? Tại những địa điểm nào bạn phải tiến hành công việc? Những yêu cầu về giáo dục, kinh nghiệm, kỹ năng, và (nếu có thể) chứng chỉ và bằng cấp là gì? Bạn tham gia vào các loại hoạt động nào? Trách nhiệm và nghĩa vụ của công việc là gì? Các câu hỏi phỏng vấn mẫu (tiếp) Trách nhiệm chính hoặc các tiêu chuẩn tiến hành điển hình ở công việc của bạn là gì? Trách nhiệm của bạn là gì? Các điều kiện công việc và môi trường liên quan là gì? Những yêu cầu tự nhiên của công việc là gì? Các yêu cầu tinh thần và tình cảm ra sao? Các điều kiện an toàn và sức khoẻ như thế nào? Bạn có tiếp xúc với sự độc hại nào hoặc điều kiện làm việc bất thường nào không? Hướng dẫn phỏng vấn Phân tích viên và giám sát viên nên chọn lựa những nhân viên có hiểu biết về công việc tốt nhất và những người khách quan khi được hỏi. Tạo ra một mối quan hệ tốt với người được phỏng vấn Theo một hướng dẫn vạch sẵn hoặc một bảng liệt kê những gì cần hỏi. Yêu cầu một nhân viên liệt kê ra những nhiệm vụ theo thứ tự mức độ quan trọng và tần suất thực hiện. Tổng kết và xác minh dữ liệu. Mẫu phỏng vấn có cấu trúc in sẵn Tên: ………………………………………………………………………….. Tuổi:…………………Nam/Nữ Thời gian làm việc lại tổ chức: ………………………………………………………………….. Chức danh công việc hiện tại và cấp độ: ……………………………………………………………… Phòng: ……………………………. Nhóm:…………………………………………………. Tên người quản lý: …………………………………………….. Ngày phỏng vấn: ….……………… 1. Mục đích của công việc: ……………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………………………... 2. Mô tả bổ phận chính của công việc: …………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………………………... 3. Các bổn phận khác: …………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………………………... 4. Máy móc thiết bị Liên tục Thường xuyên Đôi khi được sử dụng: ……………………………… ……………… ……………… ………………. ……………………………… ……………… ……………… ………………. ……………………………… ……………… ……………… ………………. Đánh giá các khả năng thu thập dữ liệu Phỏng vấn Bản câu hỏi ĐT Nhật biên của NV Quan sát Hỗn hợp Chính xác Nhanh, ít tốn kém Có thể rất chi tiết Phát huy tác dụng khi việc liên lạc bị hạn chế Có thể đạt được độ chính xác cao nhờ các cách nhìn nhận khác nhau Mất nhiều thời gian, chi phí Có thể bỏ lỡ những đầu việc xảy ra thường xuyên, thu hồi kết quả chậm. Không hoàn chỉnh, mất thời gian, chi phí cao, dễ bị chi phối. Mất thời gian, chi phí cao, không nhận được mẫu bổn phận đại diện. Yêu cầu có khả năng tốt trong tất cả phương pháp. Phương pháp ưu điểm Hạn chế Kết quả phân tích công việc Bản mô tả công việc Là bản ghi trong đó, giải thích bổn phận, điều kiện làm việc, và các yếu tố khác của một công việc xác định Bản chi tiết đặc điểm công việc Mô tả những yêu cầu của công việc và những kỹ năng mà NV cần có để hoàn thành công việc. Bản Mô tả Công việc Không có tiêu chuẩn chung; các thành phần chủ yếu gồm: Tên công việc/chức danh Tóm tắt công việc/xác định công việc Chức năng căn bản hay các nhiệm vụ/trách nhiệm chính Các yêu cầu về tiêu chuẩn và điều kiện thực hiện công việc Phần “Tên công việc/chức danh” Thể hiện vị trí của người làm việc trong tổ chức. Thể hiện những nghĩa vụ mà công việc này phải thực hiện. Thể hiện những mối quan hệ và cấp bậc của người thực hiện công việc này trong tổ chức. Bản Mô tả Công việc Phần “Tóm tắt công việc/ xác định công việc” Công việc nằm ở bộ phận nào trong tổ chức Người thực hiện công việc này sẽ báo cáo cho ai Ngày tháng gần nhất công việc đã được điều chỉnh lại Mã số công việc (tương ứng mức đãi ngộ) Số lượng người có cùng chức danh công việc này Số lượng nhân viên tại đơn vị phòng ban mà công việc này đang thực hiện tại đó Mã số quản lý công việc này tại Bộ Lao động/Bộ Nội vụ Tóm tắt sơ lược về công việc Bản Mô tả Công việc Phần “Trách nhiệm, nghĩa vụ, hoặc những chức năng chính của công việc” Phần này bao gồm những nội dung sau: Mô tả các chức năng, nhiệm vụ mà công việc này đảm nhiệm theo mức độ từ quan trọng và mức độ tốn kém về thời gian của mỗi nhiệm vụ trong tổng quỹ thời gian của người thực hiện công việc này. Chỉ ra trách nhiệm mà người thực hiện phải đảm đương và kết quả cần đạt được. Chỉ ra các công cụ hoặc thiết bị mà người thực hiện công việc này cấn sử dụng để hoàn thành công việc. Không cần liệt kê quá chi tiết mà chỉ bao gồm những công việc chính yếu. Có thể kèm theo câu cuối: “thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu” Bản Mô tả Công việc Phần “Tiêu chuẩn và điều kiện thực hiện công việc” Các yêu cầu về trình độ cá nhân của người thực hiện cần phải có để có thể thực hiện được các nhiệm vụ và trách nhiệm mà công việc này gánh vác Yêu cầu về kỹ năng Yêu cầu về kiến thức Yêu cầu về kinh nghiệm Yêu cầu về tính cách Yêu cầu về sức khỏe Bản Mô tả Công việc ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TỐT Sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm theo đúng trình tự thực hiện. Hãy bắt đầu bằng nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang tính trách nhiệm lớn nhất. Sử dụng cách diễn đạt “các nhiệm vụ cơ bản” ở đầu và kết thúc với câu “thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu”. Đừng cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ Thể hiện các nhiệm vụ riêng biệt một cách rõ ràng và ngắn gọn. Không sử dụng ngôn ngữ chuyên môn, và đưa vào các ví dụ cụ thể về nhiệm vụ bất cứ lúc nào có thể Hãy đề cập đến các chức danh và vị trí hơn là những người cụ thể Hãy khách quan và chính xác khi mô tả công việc. Mô tả theo cách nó phải được thực hiện trên thực tế  Sử dụng các từ có tính hành động. Nhấn mạnh những gì mà người đảm nhận công việc cần phải làm mà không cần phải giải thích qui trình cần được áp dụng Hãy đơn giản và ngắn gọn. Đừng làm cho bản mô tả công việc quá rườm rà. Sự dài dòng của bản mô tả công việc không làm tăng tầm quan trọng của công việc ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TỐT (TIẾP) VD về đặc điểm chi tiết công việc Ví trí công việc: Nhân viên bệnh viện Bản đặc điểm công việc trong điều kiện làm việc 1. Làm việc trong điều kiện tốt 2. Xử lý các vấn đề về bệnh tật, giao tiếp với bệnh nhân 3. Giao tiếp, đối xử với bệnh nhân tâm thần Bản đặc điểm công việc về điều kiện làm việc 1. Sẵn sàng làm việc ở bên ngoài 2. Tiếp xúc với những tình huống không mấy dễ chịu và giao tiếp với bệnh nhân 3. Tiếp xúc với trường hợp lạm dụng lời nói và hành động. Tóm tắt phân tích công việc Phân tích công việc là quy trình nhằm mục đích xác định bổn phận, trách nhiệm, và độ tín nhiệm của một công việc Phương pháp phân tích công việc 1. Quan sát 2. Phỏng vấn cá nhân 3. Phỏng vấn nhóm 4. Thảo luận chuyên ngành 5. Ghi chép/ Nhật ký Tiến hành quá trình phân tích công việc 1. Hiểu được mục đích của việc phân tích công việc. 2. Hiểu được vai trò của công việc trong tổ chức 3. Đo lường, xác dịnh vị trí 4. Quyết định phương pháp thu thập dữ liệu cho việc phân tích công việc 5. Làm rõ vấn đề, nếu cần 6. Lập bản thảo đầu tiên của bản chi tiết đặc điểm công việc 7. Bổ sung bản thảo bằng cách làm việc với người giám sát công việc Đầu ra của phân tích CV Bản mô tả công việc Bản kê về những việc NV làm, làm như thế nào và tại sao lại được làm. Bản đặc điểm chi tiết CV Bản liệt kê khả năng, trình độ tối thiểu mà NV phải có để thực hiện thành công những yếu tố chính trong công việc của mình. Bản đánh giá công việc Chỉ ra giá trị của mỗi công việc trong tỏ chức Tiêu chuẩn thực hiện công việc Nhân viên bán hàng (trong 6 tháng) Thực hiện 100 cuộc điện thoại bán hàng Liên hệ với 20 khách hàng mới Bán buôn sản phẩm mới (số hiệu 117) cho 30 người bán buôn Đạt 10. 000. 000 đ doanh thu cho sản phẩm 12 Đạt 17. 000. 000 đ doanh thu cho sản phẩm 17 35 cuộc điện thoại phục vụ khách hàng 4 cuộc đàm phán về bán hàng Thực hiện 1 báo cáo cuối tháng