Bài giảng Môn học Quản lý dự án

dựa trên thông tin nhà thầu cung cấp C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 10 LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH Lợi ích đối với các đối tác liên quan  Đối tác liên quan: nhà tư vấn, nhà thầu phụ, chuyên gia, nhà cung cấp, cơ quan địa phương  Biết những giai đoạn của dự án, khi nào công việc thực hiện C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 11 CHI PHÍ CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH Lĩnh vực CP. Hoạch định/ Tổng CP. dự án (%) Ngành công nghiệp hóa dầu Những dự án thƣờng xuyên thay đổi thiết kế, đòi hỏi nhà hoạch định làm việc toàn phần trên công trƣờng Những dự án công nghiệp phức hợp Những dự án xây dựng phức tạp Những dự án thiết kế với một ít thay đổi sau hợp đồng 2 – 4 1 – 2 0.5 Chương 4: HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 12 AI LẬP KẾ HOẠCH? Kế hoạch đƣợc thiết lập Mục đích Phạm vi kế hoạch Phạm vi c.trình Phạm vi t.gian Đơn vị t.gian Mức độ chi tiết Cho Bởi K h á c h H à n g Chính phủ Chính quyền địa phương DN nhà nước GĐ dự án Hoạch định về quản lý Tổng quan dự án Chương trình dự án phác thảo Toàn bộ dự án Tháng Thấp DN tư nhân GĐ dự án Hoạch định về tài chính Tổng quan dự án Chương trình dự án phác thảo Toàn bộ dự án Tháng Thấp N h à Q u ả n L ý Nhà quản lý dự án Nhà QLDA Phối hợp thiết kế và xây dựng Thiết kế, cung cấp tài liệu, ký hợp đồng, xây dựng, bảo trì, chuyển giao Đại cương và chi tiết chung Thiết kế dự án và xây dựng Tuần Thấp – Trung bình Nhà thầu NV nhà thầu Kế hoạch mời thầu Kế hoạch công việc Các hoạt động chi tiết Đánh giá kế hoạch mời thầu Chương trình xây dựng Giai đoạn xây dựng Tuần Trung bình Kỹ thuật NV nhà thầu Kế hoạch hợp đồng Kế hoạch công việc Nhà thầu Nhà thầu phụ Đại diện KT NV nhà thầu Kế hoạch nguồn lực Công việc, hạng mục chính c.trình, NVL Chương trình ngắn hạn 6 – 10 tuần Ngày Trung bình – Cao Đốc công Đội trưởng thi công NV nhà thầu Chi tiết bố trí công trình/nguồn lực Công việc, nhân lực, giám sát sử dụng Chương trình hàng tuần 1 – 2 tuần Nửa ngày Cao 13 CÁC BƢỚC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN Xác định mục tiêu Xác định công việc Tổ chức Kế hoạch nguồn lực và tài chính Lập tiến độ Kế hoạch kiểm soát C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 14 XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU  Cụ thể (Specific)  Đo được (Measurable)  Phân công được (Assignable)  Thực tiễn (Realistic)  Hạn chế thời gian (Time-bound) C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 15 XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC  Xác định phạm vi dự án  Xác định và mô tả mọi hoạt động chính của dự án  Mô tả kết quả của dự án  Dự tính thời gian, ngân sách và nguồn lực cần thiết khác  Xác định tiêu chuẩn nghiệm thu dự án C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 16 XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS)  WBS dạng sơ đồ khối  WBS dạng liệt kê Dự án A B C A1 A2 A3 An C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 17 XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS)  WBS dạng sơ đồ khối  WBS dạng liệt kê 1.0.0 Dự án 1.1.0 Công tác A 1.1.1 A1 1.1.2 A2 1.1.3 1.2.0 Công tác B 1.2.1 B1 1.2.2 B2 1.2.3 1.3.0 Công tác C 1.3.1 C1 1.3.2 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 18 XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS)  Mục đích  Tách dự án thành các công việc chi tiết, cụ thể  Xác định tất cả các công việc  Cho phép ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí và các yêu cầu kỹ thuật khác một cách hệ thống  Phân chia trách nhiệm thực hiện cụ thể, hợp lý C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 19 XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS)  Lợi ích  Mô tả công việc, kết quả, mức độ hoàn thành  Xác định người/ trách nhiệm về mỗi gói công việc  Ước tính thời gian, nguồn lực để hoàn thành mỗi gói công việc C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 20 XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS)  Đặc điểm của gói công việc được xác định rõ ràng:  Chất lượng, mức độ hoàn thành có thể đo dễ dàng  Có sự kiện bắt đầu và kết thúc  Quen thuộc với nhóm dự án  Bao gồm các công việc có thể quản lý, có thể đo được; độc lập với các công việc của hoạt động khác  Gồm một chuỗi các công việc liên tục từ khi bắt đầu đến khi kết thúc C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N TỔ CHỨC  Các bước thực hiện  Xác định nhu cầu nhân sự  Tuyển chọn giám đốc và cán bộ dự án  Tổ chức Ban quản lý dự án  Phân công công việc/ trách nhiệm/ quyền lực  Kế hoạch tổ chức  Công cụ hỗ trợ  Biểu đồ trách nhiệm  Biểu đồ tổ chức  Sơ đồ dòng thông tin (biểu đồ báo cáo) 21 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 22 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH VÀ NGUỒN LỰC  Các bước thực hiện  Dự kiến nguồn lực dự kiến; lồng ghép vào ngân sách  Lập hệ thống kiểm soát tài chính  Lập kế hoạch tài chính  Chuẩn bị dự toán về dòng tiền  Công cụ hỗ trợ  Phân tích dòng tiền  Phân tích rủi ro 23 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N LẬP TIẾN ĐỘ  Các bước thực hiện  Dự kiến thời gian hoàn thành mỗi hoạt động  Xác định thời gian bắt đầu/ kết thúc cho mỗi hoạt động  Xác định trình tự các hoạt động  Xác định hoạt động quan trọng, dự kiến rủi ro  Cân đối giữa thời gian – chi phí  Công cụ hỗ trợ  Sơ đồ thanh ngang  Sơ đồ CPM  Sơ đồ PERT 24 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT  Các bước thực hiện  Xác định cách đo tiến độ theo giai đoạn  Xác định cơ chế kiểm soát  Xác định tiêu chuẩn chất lượng  Thực hiện quản lý rủi ro 25 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT  Một số đối sách cho việc kiểm soát  Chấp nhận  Ngăn ngừa mối nguy  Giảm thiểu khả năng/ hậu quả xảy ra  Tránh rủi ro  Chuyển giao rủi ro  Đối phó với tình huống xảy ra  Thay đổi giải pháp, công nghệ  Dừng dự án 26 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N HOẠCH ĐỊNH NHƢ THẾ NÀO?  Nội dung  Rõ ràng, không mơ hồ  Có thể hiểu được  Mục tiêu công việc và thực hiện nó như thế nào  Có thể thay đổi được  Dễ sửa đổi, cập nhật  Có thể sử dụng được  Tạo điều kiện cho kiểm soát, truyền đạt thông tin 27 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N VD: DỰ ÁN XÂY CẦU (1/2)  MỤC ĐÍCH:  Xây một cây cầu hiện đại bắc qua sông Hồng trong một khoảng thời gian và ngân sách cho phép  MỤC TIÊU:  Cho phép xe tải trọng tối đa 15 tấn  Trọng lượng cây cầu nhẹ hơn 20% so với các cây cầu hiện nay có cùng chiều dài 28 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N VD: DỰ ÁN XÂY CẦU (1/2)  MỤC ĐÍCH:  Xây một cây cầu hiện đại bắc qua sông Hồng trong một khoảng thời gian và ngân sách cho phép  MỤC TIÊU:   Tuổi thọ trên 50 năm  4 làn xe ô tô, 2 làn xe máy, 2 làn người đi bộ  Kinh phí tối đa 50 triệu USD  Cầu phải xây xong trước 2/9/2010 29 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N VD: DỰ ÁN XÂY BỆNH VIỆN TỈNH (1/2)  MỤC ĐÍCH:  Xây dựng một bệnh viện đa khoa hiện đại phục vụ cho việc chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho nhân dân trong tỉnh  MỤC TIÊU:  Bệnh viên có khuôn viên 20.000 m2  20 phòng nội trú với 300 giường bệnh 30 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N VD: DỰ ÁN XÂY BỆNH VIỆN TỈNH (1/2)  MỤC ĐÍCH:  Xây dựng một bệnh viện đa khoa hiện đại phục vụ cho việc chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho nhân dân trong tỉnh  MỤC TIÊU:   Các khoa Nội, Ngoại, Tim mạch, Xương  Bệnh viên có khoảng 50 bác sĩ, 100 y tá, 200 hộ lý làm việc  Kinh phí dự kiến 4 triệu USD  Xây dựng trong vòng 2 năm 31 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N HOẠCH ĐỊNH: KHÔNG PHẢI SỰ KIỆN MỘT LẦN 32 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N Phiên bản 1: Kế hoạch ngân sách Phiên bản 2: Kế hoạch phân bổ ngân sách Phiên bản 3: Kế hoạch điều khiển Phiên bản 4: Hoạch định tiếp tục Phiên bản 5: Kế hoạch cuối cùng Tạo dòng ngân sách Dự án được chấp nhận Bắt đầu thực hiện Dự án sắp hoàn thành Dự án hoàn thành TẠI SAO HOẠCH ĐỊNH THẤT BẠI?  Mục tiêu công ty không rõ ràng ở cấp thấp hơn  Hoạch định quá nhiều công việc trong thời gian quá ngắn  Ước tính tài chính không đủ  Dữ liệu không đầy đủ  Tiến trình không hệ thống  Hoạch định được thực hiện bởi những nhóm hoạch định  Không ai biết mục tiêu cuối cùng  Không ai biết yêu cầu về nhân sự  Không ai biết những mốc thời gian quan trọng  Đánh giá dự án dựa trên phán đoán 33 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N TẠI SAO HOẠCH ĐỊNH THẤT BẠI?  Không đủ thời gian cho những đánh giá thích hợp  Không quan tâm đến nguồn lực sẵn có với những kỹ năng cần thiết  Làm việc không hướng tới cùng 1 đặc tính kỹ thuật  Thay đổi thời gian thực hiện công tác, không quan tâm đến tiến độ chung 34 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH & LẬP TIẾN ĐỘ 35 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N KH. yêu cầu sơ đồ mạng? Công việc lặp lại? Công việc đơn giản & dễ hiểu? Sử dụng phân tích sơ đồ mạng cho kế hoạch tổng thể Sử dụng kỹ thuật đường cân bằng Sử dụng sơ đồ thanh ngang Sử dụng phân tích sơ đồ mạng Có Có Có Không Không Không CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ  Việc lựa chọn công cụ hoạch định ảnh hưởng bởi:  Sự thành thạo/ tinh thông của nhóm quản lý  Sự phức tạp của công việc  Mức độ kinh nghiệm trong quản lý những việc lặp lại  Quy mô công ty  Thái độ nhà quản lý  Thời gian cho phép giữa quyết định hợp đồng và bắt đầu công việc dự án 36 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N THÔNG TIN ĐẦU VÀO/ ĐẦU RA 37 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N Đầu vào • Danh sách các công tác (WBS) • Mối quan hệ giữa các công tác • Thời gian, nguồn lực thực hiện mỗi công tác Xử lý • Gantt • CPM • PERT Đầu ra • Thời gian hoàn thành dự án • Công tác găng • Thời gian dự trữ các công tác • Nguồn lực được điều hòa • Tiến triển của DA SƠ ĐỒ THANH NGANG  Được xây dựng bởi Henry L. Gantt (1915)  Công tác được biểu diễn trên trục tung  Thời gian được biểu diễn trên trục hoành 38 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N TT Ctác Mô tả Ctác trƣớc Tgian (tuần) 1 A Xây dựng bộ phận bên trong - 2 2 B Sửa chữa mái và sàn - 3 3 C Xây ống gom khói A 2 4 D Đổ bêtông và xây khung B 4 5 E Xây cửa lò chịu nhiệt C 4 6 F Lắp đặt hệ thống kiểm soát C 3 7 G Lắp đặt thiết bị lọc khí D, E 5 8 H Kiểm tra và thử nghiệm F, G 2 SƠ ĐỒ GANTT – TRIỂN KHAI SỚM TT Công tác Thời gian (tuần) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 A 2 B 3 C 4 D 5 E 6 F 7 G 8 H 39 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N SƠ ĐỒ GANTT – TRIỂN KHAI CHẬM TT Công tác Thời gian (tuần) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 A 2 B 3 C 4 D 5 E 6 F 7 G 8 H 40 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N SƠ ĐỒ GANTT LIÊN KẾT TT Công tác Thời gian (tuần) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 A 2 B 3 C 4 D 5 E 6 F 7 G 8 H 41 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N SƠ ĐỒ GANTT DÙNG CHO KIỂM SOÁT T T Task % hoàn thành Thời gian (tuần) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 A 2 B 3 C 4 D 5 E 6 F 7 G 8 H SƠ ĐỒ GANTT  Ưu điểm  Dễ xây dựng  Dễ nhận biết công tác, thời gian thực hiện công tác  Thấy tổng thời gian thực hiện các công tác  Nhược điểm  Không thể hiện được mối quan hệ giữa các công tác  Không thể hiện quy trình công nghệ  Chỉ phù hợp với dự án quy mô nhỏ, đơn giản 43 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N VD: SƠ ĐỒ GANTT TRONG MS. PROJECT 44 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N PHƢƠNG PHÁP CPM  Được phát triển bởi công ty DuPont (1957)  Thời gian thực hiện các công tác khá chắc chắn  Sơ đồ mạng:  AON  AOA 45 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N A C B D 1 2 3 4 B DC A CÁC DẠNG CÔNG TÁC TRONG SƠ ĐỒ AOA  Công tác/ công việc (Activity)  Công tác ảo/ giả (Dummy Activity)  Công tác chờ 46 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 1 2 A 1 2 A 1 2 A NGUYÊN TẮC LẬP SƠ ĐỒ AOA  Mỗi công tác được biểu diễn chỉ bằng 1 mũi tên  Các mũi tên chỉ thể hiện mối quan hệ trước sau  Chỉ có sự kiện bắt đầu chỉ có công tác đi; chỉ có sự kiện kết thúc chỉ có công tác đến  Hai công tác riêng biệt không được cùng sự kiện xuất phát và sự kiện kết thúc  Các công tác không lập thành vòng kín  Không nên có quá nhiều công tác giao cắt nhau  Sơ đồ phải phản ánh được trình độ kỹ thuật của công tác và quan hệ kỹ thuật giữa chúng 47 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N CÁC THÔNG SỐ TRÊN SƠ ĐỒ MẠNG AOA  Thời điểm sớm nhất để sự kiện xảy ra (EO)  Thời điểm sớm nhất để công tác bắt đầu (ES)  Thời điểm muộn nhất để sự kiện xảy ra (LO)  Thời điểm muộn nhất để công tác bắt đầu (LS)  Các loại thời gian dự trữ  Xác định các thông số  Theo chiều xuôi  Theo chiều ngược 48 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N CÁC THÔNG SỐ TRÊN SƠ ĐỒ MẠNG AOA 49 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N ji k l EOi LOi EOj LOj EOk LOk EOl LOl LSij LSjk LSjl tij tjk tjl CÁC DẠNG THỜI GIAN DỰ TRỮ 50 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N Thời gian dự trữ tổng Thời gian dự trữ an toàn Thời gian dự trữ tự do Thời gian dự trữ độc lập EOi LOi EOj LOj i j tij CÁC THÔNG SỐ TRÊN SƠ ĐỒ MẠNG AOA  Thời gian dự trữ của công tác  Các loại thời gian dự trữ  Thời gian dự trữ tổng  Thời gian dự trữ an toàn  Thời gian dự trữ tự do  Thời gian dự trữ độc lập 51 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N ijijijijijij TFtEOLOESLSS )1( ijijij tLOLOS )2( ijijij tEOEOS )3( ijijij tLOEOS )4( ijijij ESLSTF  CÁC THÔNG SỐ TRÊN SƠ ĐỒ AON 52 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 0 2 2 1. Đóng cọc 0 C 2 Thời gian thực hiện công tác (t) ES LS EF LF Công tác găng 8 2 10 4. Xây nền 23 15 25 Thời gian dự trữ của công tác không găng MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG TÁC  Quan hệ FS (Finish – to – Start) 53 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N A B BA L=6 FS=6 0 2 2 1. Đổ bê tông 0 C 2 8 10 18 2. Xây 8 C 18 FS=6 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG TÁC  Quan hệ SS (Start – to – Start) 54 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N A B BA L=4 SS=4 0 6 6 1. Đào móng 0 C 6 4 4 8 2. Đổ bê 4 C 8 SS=4 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG TÁC  Quan hệ FF (Finish – to – Finish) 55 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N A B BAL=5 FF=5 0 6 6 1. A 0 C 6 47 4 11 2. B 7 C 11 FF=5 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG TÁC  Quan hệ SF (Start – to – Finish) 56 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N A B BA L=30 SF=30 0 6 6 1. A 0 C 6 26 4 30 2. B 26 C 30 SF=30 VÍ DỤ: SƠ ĐỒ MẠNG 57 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N PHƢƠNG PHÁP PERT  Thời gian lạc quan a  thời gian hoàn thành công tác trong điều kiện tốt nhất  Thời gian bi quan b  thời gian hoàn thành công tác trong điều kiện xấu nhất  Thời gian thực hiện m  thời gian hoàn thành công tác trong điều kiện bình thường 58 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 1 2 a ≤ m ≤ b PHÂN PHỐI BETA 59 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N a m b Xác suất xảy ra ‘a’ là 1% Xác suất xảy ra ‘b’ là 1% Xác suất PHƢƠNG PHÁP PERT (TT)  Thời gian kỳ vọng te  Nếu không thể xác định m  Phương sai của thời gian thực hiện công tác tij  Phương sai của toàn bộ công tác 60 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 6 4 bma te   6 32 ba te   2 2 6         ab ij  22 ij PHƢƠNG PHÁP PERT (TT)  Các bước thực hiện phương pháp PERT  Vẽ sơ đồ mạng  Tính tij và σij 2 của mỗi công tác  Dùng phương pháp CPM với tij = te để xác định công tác găng và đường găng  Xác định khả năng hoàn thành dự án trong thời gian mong muốn  S – thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án trong điều kiện trung bình  D – thời gian hoàn thành dự án mong muốn  σ2 – phương sai của tất cả công tác găng 61 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N      22 ij SDSD Z  PHƢƠNG PHÁP PERT (TT)  Các thông tin mà phương pháp PERT cung cấp:  Thời gian hoàn thành dự án  Xác suất hoàn thành dự án trong thời gian cho sẵn  Đường găng và các công tác găng. Nếu bất kỳ công tác găng nào bị kéo dài, thì tổng thời gian hoàn thành dự án cũng bị kéo dài  Các công tác không găng và thời gian dự trữ tương ứng. Nhà quản lý dự án có thể sử dụng tạm nguồn tài nguyên của chúng để xúc tiến toàn bộ dự án  Biết được tiến độ thực hiện chi tiết về thời gian bắt đầu và kết thúc của các công tác 62 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N VÍ DỤ: SƠ ĐỒ MẠNG/ PERT 63 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN  Khi thời gian mong muốn D nhỏ hơn S????  Các biện pháp rút ngắn thời gian đường găng S:  Bố trí thực hiện các công tác song song thay vì nối tiếp  Phân phối lại tài nguyên: tăng nhân công, tăng giờ lao động, tăng công suất máy  Thay đổi biện pháp kỹ thuật  làm thế nào rút ngắn S với chi phí tăng lên là nhỏ nhất??? 64 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN (TT)  Các bước thực hiện rút ngắn thời gian S: 1. Tìm đường găng chuẩn và các công tác găng 2. Tính chi phí rút ngắn trong một đơn vị thời gian cho tất cả các công tác trên sơ đồ mạng CP rút ngắn – CP chuẩn CP rút ngắn đơn vị = Tgian chuẩn – Tgian rút ngắn 3. Lựa chọn các công tác trên đường găng mà chi phí rút ngắn trong một đơn vị thời gian là nhỏ nhất. Cắt giảm thời gian thực hiện công tác này theo yêu cầu và trong phạm vi tối đa cho phép 4. Kiểm tra lại đường găng:  Nếu đường găng cũ còn tồn tại: lặp lại bước 3  Nếu không thì phải tìm đường găng mới và lặp lại bước 3 65 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N ĐIỀU CHỈNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 66 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N ĐIỀU CHỈNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN – VD 4.5 67 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN (TT)  Quy trình kéo dài thời gian hoàn thành dự án: 1. Xác định đường găng và các công tác găng 2. Tính chi phí kéo dài trong một thời đoạn của tất cả các công tác 3. Trước tiên kéo dài thời gian của các công tác không nằm trên đường găng với chi phí kéo dài lớn nhất 4. Kiểm tra lại đường găng 1. Nếu đường găng cũ còn tồn tại: lặp lại bước 3 2. Nếu xuất hiện đường găng mới thì kéo dài các công tác trên đường găng nào có chi phí lớn nhất và lặp lại bước 3 68 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N PHÂN BỔ NGUỒN LỰC  Khối lƣợng nguồn lực  Khái niệm: quá trình tính toán tổng khối lượng mỗi nguồn lực của các công tác trong dự án ở mỗi thời đoạn thực hiện dự án  Mục đích: có hiểu biết chung về nhu cầu mà một dự án sẽ sử dụng nguồn lực của công ty  Cách xác định nguồn lực: nguồn lực có thể được xác định dựa trên những định mức sẵn có hoặc dựa trên kinh nghiệm khi vận hành 69 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N ĐIỀU HÒA KHỐI LƢỢNG NGUỒN LỰC 70 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N RÀNG BUỘC LIÊN QUAN ĐẾN NGUỒN LỰC 71 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N Thời gian PHÂN BỔ NGUỒN LỰC (TT)  Cân bằng nguồn lực  Khái niệm: quá trình lập thời gian biểu cho các công tác sao cho việc sử dụng nguồn lực là cân bằng nhau suốt quá trình thực hiện dự án  Việc cân bằng được thực hiện bằng cách dịch chuyển các công tác trong thời gian dự trữ cho phép của chúng  Mục đích:  Giảm độ dao động trong việc huy động các nguồn lực  Việc sử dụng nguồn lực đều đặn có thể dẫn đến CP thấp hơn  Việc triển khai dự án ổn định hơn  Giảm bớt công sức/ nỗ lực quản lý 72 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N PHÂN BỔ NGUỒN LỰC (TT)  Các bƣớc thực hiện  Từ sơ đồ mạng chuyển sang sơ đồ thanh ngang theo phương thức triển khai sớm  Vẽ sơ đồ khối lượng mỗi nguồn lực  Chọn nguồn lực dao động nhiều nhất. Dịch chuyển các công tác có sử dụng nguồn lực này trong thời gian dự trữ của chúng để cân bằng việc sử dụng nguồn lực này suốt dự án  Vẽ lại sơ đồ khối lượng cho tất cả các nguồn lực. Chọn nguồn lực kế tiếp và lặp lại bước trên 73 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 74 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 75 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 76 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 77 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 78 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 79 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 80 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N 1 CHƢƠNG 5 KIỂM SOÁT DỰ ÁN 2C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N NỘI DUNG  Giới thiệu công tác kiểm soát dự án  Kiểm soát chi phí theo phương pháp truyền thống  Kiểm soát chi phí theo phương pháp giá trị thu được  Bài tập Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 3 SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN Cạm bẫy của những báo cáo quá lạc quan 0% 20% 40% 60% 80% 100% 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Thời gian % h o à n t h à n h Tiến triển đạt được Tiến triển được báo cáo Công việc được hoạch định Không đúng thời hạn 3 4C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề ra  Thấy sớm những vấn đề phát sinh  Trao đổi thông tin với các bên liên quan  Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào mục tiêu dự án  Rút ra bài học 5C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N VÕNG ĐỜI DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI ĐOẠN KIỂM SOÁT, ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN XÁC ĐỊNH HOẠCH ĐỊNH THỰC HIỆN KẾT THÖC - Mục đích - Mục tiêu - Thiết kế DA - WBS - Lập KH tài chính - Thời gian biểu DA - Nhân sự & tổ chức - Kỹ thuật/ hậu cần - Giám sát/ kiểm tra - Các hoạt động và kết quả - ĐG tiến độ và việc thực hiện - Giải quyết vấn đề - Giao tiếp - Chuyển giao/ bàn giao - Khóa sổ - Thanh toán - Đánh giá tác động - Bài học rút ra 2 – 5 – 10 năm sau Đánh giá nhu cầu Đánh giá phê chuẩn Đánh giá cuối kỳ, báo cáo cuối kỳ Đánh giá phê chuẩn Đánh giá tiếp theoKiểm soát 6C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N MỤC ĐÍCH CỦA ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN  Có cái nhìn toàn diện và hệ thống về hiện trạng dự án  Có đánh giá độc lập và khách quan về việc thực hiện dự án  Thêm kinh nghiệm cho các dự án tương tự  Đánh giá hiệu quả của Ban quản lý và Hệ thống giám sát dự án  Bài học trao đổi 7C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Là quá trình nhận định dự án một cách hệ thống và khách quan về:  Việc thực hiện dự án trên tổng thể  Tính hiệu quả/ hợp lý của chiến lược và thiết kế dự án  Những ảnh hưởng/ tính bền vững của kết quả  Những bài học, kinh nghiệm cần thiết  Công việc không thường xuyên  Có sự tham gia của chuyên gia bên ngoài 8C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N KIỂM SOÁT DỰ ÁN Thu thập số liệu, thông tin về việc thực hiện dự án, những thay đổi của môi trƣờng So sánh số liệu thu thập và kế hoạch, tiêu chuẩn, tác động mong muốn Hiệu chỉnh 9C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N GIÁM SÁT DỰ ÁN  Quá trình kiểm tra thường xuyên tiến trình dự án trong suốt thời gian thực hiện/ vận hành dự án  Mục tiêu: cung cấp thông tin để ra quyết định 10 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Kiểm soát các yêu cầu về chất lượng  Kiểm soát thời gian  Kiểm soát chi phí PHẠM VI KIỂM SOÁT Quản lý phạm viQuản lý thu mua Quản lý thời gian Quản lý chi phí Hỗ trợ kỹ thuật Quản lý nguồn lực Quản lý nhân lực Quản lý môi trường Quản lý truyền đạt thông tin Quản lý chất lượng Kiểm soát thay đổi 11 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý phạm vi:  Tài liệu hoạch định  Điều khoản dự án  Cấu trúc phân việc  Danh sách các công việc/ bảng NVL  Bản vẽ  Đặc tính kỹ thuật  Danh sách các bộ phận, phụ tùng  Hợp đồng  Tài liệu kiểm soát  Những truyền đạt thông tin về dự án  Những phát biểu tác động  Những biến đổi và hiệu chỉnh  Những yêu cầu thay đổi  Những nhượng bộ  Báo cáo kết thúc 12 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Hỗ trợ kỹ thuật:  Tài liệu hoạch định  Những bản tóm tắt của khách hàng  Những điều luật quy định  Những đặc tính kỹ thuật  Những tính toán thiết kế  Những phương pháp xây dựng  Tài liệu kiểm soát  Kiểm soát cấu hình  Những phát biểu tác động  Sự ủy nhiệm  Bản vẽ được sửa đổi 13 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý thời gian: phác thảo trình tự và thời gian về phạm vi công việc  Tài liệu hoạch định  Biểu đồ mốc thời gian  Sơ đồ thanh ngang  Sơ đồ mạng  Tài liệu kiểm soát  Báo cáo tiến triển (thực tế & kế hoạch)  Sơ đồ thanh ngang  Sơ đồ thanh ngang hiệu chỉnh  Giá trị thu được  Tài liệu về xu hướng 14 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý thu mua hàng hóa: xác định rõ những khoản mục phải mua, đúng đặc tính kỹ thuật, đúng tiến độ và ngân sách  Tài liệu hoạch định  Danh sách NVL, phụ tùng  Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu  Ngân sách thu mua  Tài liệu kiểm soát  Đơn mua hàng  Báo cáo tình trạng tiến hành  Tiến độ và ngân sách thu mua sửa đổi 15 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý nguồn lực: cùng với quản lý thời gian tạo ra những dự báo về nguồn lực  Tài liệu hoạch định  Dự báo nguồn lực  Sự sẵn có về nguồn lực  Biểu đồ tần suất về nguồn lực được điều hòa  Tài liệu kiểm soát  Bảng thời gian  Biểu đồ tần suất hiệu chỉnh về nguồn lực 16 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý chi phí: phân bổ ngân sách và dòng tiền tới gói công việc  Tài liệu hoạch định  Cấu trúc phân bổ chi phí  Các ngân sách cho công việc (hoạt động)  Các ngân sách phòng ban  Báo cáo dòng tiền tệ  Tài liệu kiểm soát  Các báo cáo chi tiêu (thực tế và kế hoạch)  Chi phí được giao và chi phí tại thời điểm hoàn thành  Ngân sách sửa đổi  Giá trị thu được 17 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Kiểm soát thay đổi: khi dự án tiến triển, phạm vi công việc được sửa đổi và kiểm soát thông qua:  Những thông tin về dự án  Những phát biểu tác động  Những báo cáo về sự không phù hợp  Những yêu cầu và nhượng bộ về thay đổi  Những sửa đổi về bản vẽ  Những đơn hàng được sửa đổi và thay đổi  Những điều khoản phụ thêm trong hợp đồng  Những sửa đổi về đặc tính kỹ thuật và cấu hình 18 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý chất lượng:  Tài liệu hoạch định  Kế hoạch chất lượng dự án  Kế hoạch kiểm soát chất lượng  Danh sách các bộ phận và tiêu chuẩn/đặc tính kỹ thuật  Tài liệu kiểm soát  Các báo cáo điều tra  Những báo cáo về sự không phù hợp  Những nhượng bộ  Những yêu cầu thay đổi  Bản vẽ được sửa đổi  Sổ tay dữ liệu và sổ tay vận hành  Sự ủy nhiệm 19 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý việc truyền đạt thông tin:  Tài liệu hoạch định  Các kênh truyền đạt thông tin  Danh sách tài liệu được kiểm soát  Danh sách phân phối  Thời gian biểu của các cuộc họp và hội thảo  Tài liệu kiểm soát  Sự chuyển giao  Biên bản của các cuộc họp 20 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý nguồn nhân lực:  Tài liệu hoạch định  Cấu trúc tổ chức dự án  Ma trận trách nhiệm  Mô tả công việc  Các thủ tục công việc  Tài liệu kiểm soát  Bảng thời gian  Đánh giá thành quả đạt được 21 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý môi trường:  Tài liệu hoạch định  Những quy tắc và luật lệ  Các vấn đề về môi trường  Tài liệu kiểm soát  Những báo cáo về môi trường 22 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Kiểm soát dự án  Bên trong: do phía thực hiện dự án (nhà thầu)  Bên ngoài: do phía khách hàng hoặc đối tác độc lập  Kiểm soát cho ai?  Chính ban QLDA  Cơ quan thực hiện (chủ dự án)  UBND và các bộ phận chức năng liên quan  Bộ chủ quản, bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong chính phủ  Các nhà tài trợ  Tư vấn – Nhà thầu – Nhà cung cấp  Các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương và các nhóm quan tâm khác 23 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N QUY TRÌNH KIỂM SOÁT & ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN BẮT ĐẦU Công bố kế hoạch đầu tiên Thu thập thông tin về dự án So sánh tiến triển và mục tiêu Thỏa mãn? Dự án đƣợc hoàn thành? Kết thúc dự án Đánh giá dự án Công bố kế hoạch hiệu chỉnh Thực hiện hành động hiệu chỉnh Kết luận KẾT THÖC Không Không Có Có 24 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N THÔNG TIN CHO VIỆC KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN  Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất lượng công trình  Thời gian và nguồn lực đã sử dụng  Rủi ro làm dự án không đúng theo kế hoạch  Trễ tiến độ  Vượt chi phí  Nguồn lực thay đổi  Những khó khăn có thể xảy ra 25 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N SO SÁNH TIẾN TRIỂN VÀ MỤC TIÊU DỰ ÁN  Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa ra với thực tế đạt được  Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến và thời gian thực tế  Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách theo dự trù với chi tiêu thực tế 26 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N CÁC LÝ DO KHIẾN DỰ ÁN KHÔNG ĐÖNG THEO KẾ HOẠCH TRỄ TIẾN ĐỘ VƢỢT CHI PHÍ NGUỒN LỰC THAY ĐỔI • Thời tiết xấu • Thiết bị hư hỏng • Thiếu vốn • Khan hiếm NVL • Ước tính thời gian quá ngắn • Các công việc bị chểnh mảng • Vượt quá thời gian • Sử dụng nhiều nhân lực hơn • Sử dụng nhiều thiết bị hơn • CP nhân lực cao hơn • CP NVL cao hơn • Các công việc bị chểnh mảng • Thiết bị hư hỏng • Nhân viên bị bệnh • Nhân viên nghỉ việc • CP nhân lực cao hơn • Ước tính nguồn lực quá thấp 27 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N KHÓ KHĂN TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố, vd: chỉ nhấn mạnh vào chi phí, bỏ qua yếu tố thời gian, chất lượng  Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối/ không đồng ý  Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đầy đủ  Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến/ thông tin thiên lệch  Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi  Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không đúng 28 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống  Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm ra (kết hợp thời gian và chi phí) 29 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG  Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ đối với một công việc/ một nhóm công việc trong WBS  Nội dung báo cáo  Mô tả công việc  Tiến độ theo thời gian  Ai là người chịu trách nhiệm  Ngân sách theo thời gian  Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu 30 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG  Nhược điểm:  Không cho biết bao nhiêu khối lượng công việc đã được hoàn thành  Không cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án CP theo kế hoạch của giai đoạn 2 là 12.000 USD CP thực tế của giai đoạn 2 là 14.000 USD Sự khác biệt trong giai đoạn 2 là 2.000 USD CP tích lũy theo kế hoạch đến thời điểm hiện tại là 25.000 USD CP tích lũy thực tế đến thời điểm hiện tại là 29.000 USD Sự khác biệt tích lũy là 4.000 USD 31 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO PP. GIÁ TRỊ LÀM RA  PP. các tiêu chí hệ thống kiểm soát tiến độ/ chi phí (Cost/Schedule Control System Criteria)  Sự phát triển của hệ thống PERT/COST  Tiêu chí hệ thống kiểm soát chi phí tiến độ năm 1967  tổng hợp cả thời gian và chi phí để đánh giá tiến triển DA 32 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N C P / g iá t rị t íc h l ũ y Thời gian CP tích lũy thực tế Khoản đóng góp thêm CP/ giá trị hoạch định Khoảng thời gian trước tiến độ Giá trị làm ra 33 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N CÁC ĐẠI LƢỢNG ĐÁNH GIÁ TIẾN TRIỂN DỰ ÁN Đại lượng phân tích về kết quả Đại lượng phân tích về sai lệch Chỉ số kết quả công việc Dự báo chi phí thực hiện tương lai 34 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N Các đại lƣợng phân kết quả và sai lệch theo phƣơng pháp giá trị làm ra C h i p h í tí c h l u õy ( % ) Soá thaùng 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 140 130 120 110 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 ACWP BCWP BCWS Thôøi gian chaäm treã döï kieán Ö ô ùc t ín h c h i p h í c o øn l a ïi Thôøi gian hoaøn thaønh döï kieán ban ñaàu Thôøi gian hoaøn thaønh hieäu chænh Öôùc tính chi phí hieäu chænh Chi phí vöôït quaù Thôøi ñieåm baùo caùo AV CV SV TV 35 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N ĐẠI LƢỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ BCWS: chi phí dự tính của công việc theo kế hoạch  Số lượng nguồn lực được tính theo đơn vị tiền được hoạch định là sẽ chi để thực hiện một công việc cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định của kế hoạch Ngân sách dự tính cho toàn bộ công việc % công việc được hoạch định cho đến thời điểm xem xét BCWS = x 36 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N ĐẠI LƢỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ ACWP: chi phí thực sự của một công việc đã được thực hiện trong một giai đoạn thời gian  Nếu NVL mua trước?  Nếu NVL mua trả chậm?  Chi phí quản lý? 37 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N ĐẠI LƢỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ BCWP: chi phí dự tính của công việc đã được thực hiện Ước tính giá trị làm ra trong thực tế:  Sử dụng phán xét chủ quan  Dựa trên số lượng các đơn vị sản phẩm đã làm ra  Sử dụng các mốc tăng trưởng: các giá trị định mức của các mốc dự án Ngân sách dự tính cho toàn bộ công việc % công việc thực sự đã làm cho đến thời điểm xem xét BCWP = x 38 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N CÁC ĐẠI LƢỢNG PHÂN TÍCH SAI LỆCH  Sai lệch về tiến độ – SV  Sai lệch về chi phí – CV  Sai lệch kế toán – AV  Sai lệch thời gian – TV  SD (Status Date): ngày đánh giá dự án  BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): thời điểm mà BCWS - BCWP BCWSBCWPSV  ACWPBCWPCV  ACWPBCWSAV  BCSPSDTV  39 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N CÁC CHỈ SỐ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC  Chỉ số kết quả về tiến độ – SPI  Chỉ số kết quả về chi phí – CPI BCWSBCWPSPI / ACWPBCWPCPI / 40 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N Các chỉ số kết quả công việc của dự án Tuaàn 3 )0.79,0.79( Tuaàn 4 )0.82,0.83( Tuaàn 2 )0.82 ,0.88( Tuaàn 1 )0.78 ,0.85( 0.75 0.80 0.85 0.90 0.95 1.00 1.05 1.10 0.75 0.80 0.85 0.90 0.95 1.00 1.05 1.10 Toång hôïp chæ soá SPI vaø CPI Döï aùn gaëp vaán ñeà veà tieán ñoä vaø chi phí Döï aùn gaëp vaán ñeà veà tieán ñoä Döï aùn gaëp vaán ñeà veà chi phí Döï aùn tieán trieån toát veà tieán ñoä vaø chi phí CPI SPI 41 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC HIỆN TƢƠNG LAI  Dự báo chi phí để hoàn thành phần việc còn lại của dự án  FCTC (Forecast Cost to Complete Project)  BCAC (Budgeted Cost at Completion)  Chi phí dự báo cho toàn bộ dự án  FCAC (Forecast Cost at Completion) CPI BCWPBCAC BCWP ACWP xBCWPBCACFCTC )( )(   FCTCACWPFCAC  Chương 6 KẾT THÚC DỰ ÁN  Các vấn đề khi kết thúc dự án  Quản lý về nhân sự  Quản lý truyền thông  Quản lý thông tin  Quản lý chuyển giao quyền lực 2C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN Các vấn đề cần lưu tâm  Con người  Truyền thông  Thông tin  Quyền lực 3C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN  Các thành viên của tổ dự án sẽ  Lo lắng về tương lai của họ  Giảm sự quan tâm đối với các nhiệm vụ còn lại  Giảm động cơ làm việc  Không gắn bó với dự án như lúc ban đầu  Khách hàng của dự án sẽ  Giảm sự quan tâm ở các mức độ tổng thể, bao quát  Gia tăng sự quan tâm theo mức độ của người sẽ vận hành dự án  Gia tăng sự quan tâm về các chi tiết, các kết quả của dự án  Thường ít tham gia các cuộc họp của dự án 4C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN  Dự án sẽ cần  Xác định và hoàn tất các kết quả còn tồn đọng  Kết thúc các hợp đồng và các yêu cầu công việc  Thanh lý các tài sản  Đối chiếu và so sánh những việc đã làm với các dữ liệu đã đề ra trong quá khứ  Thực hiện và đảm bảo cam kết  Nhà quản lý dự án cần nhận thức rằng  Quyền hạn của nhà quản lý bị giảm đi  Sự đồng ý, chấp thuận của khách hàng cũng bị giảm đi  Số nhân viên của dự án cũng bắt đầu giảm đi  Bốn nhân tố trên kết hợp với nhau để tạo ra một sự độc đáo và một tập hợp các vấn đề đòi hỏi phải có kỹ năng quản lý ở mức độ cao 5C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ  Nhân sự ít quan tâm đến mục tiêu của dự án, bắt đầu nghĩ đến mục tiêu dài hạn  Câu hỏi của thành viên tổ dự án  Dự án có bị giải tán hay không?  Dự án nào sẽ là dự án kế tiếp?  Khi nào họ rời khỏi dự án?  Việc trở về công việc cũ như thế nào, có được không?  Câu hỏi của khách hàng  Khi nào sẽ được vận hành dự án?  Dự án sẽ vận hành đúng như các yêu cầu mong muốn hay không?  Dự án nào sẽ là dự án kế tiếp?  Những việc cần làm để có thể kết thúc dự án?  Những chuyên gia chủ chốt của dự án có thể chuyển đi 6C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ  Khó khăn trong quản lý nhân sự giai đoạn kết thúc dự án  Dự án cần duy trì một đội ngũ nhân sự kinh nghiệm  Nhân sự dự án chỉ thực hiện tốt khi họ có sự chắc chắn nào đó về tính liên tục và vị trí của sự thuê mướn lao động tương lai  Nhà quản lý dự án cần  Động viên và duy trì để mọi người gắn bó với dự án  Làm sao để khuyến khích mọi người tự quản lý để hoàn thành nhiệm vụ  Phải cung cấp đầy đủ thông tin và nguồn lực để hoàn thành các nhiệm vụ còn lại của dự án 7C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG  Nhà QLDA thành công:  Đảm bảo sự cam kết và nhiệt tình của người có liên hệ với dự án được duy trì và động viên nhờ sự phân quyền và cung cấp đủ nguồn lực  Truyền thông là quá trình 2 chiều Nhà quản lý dự án Tổ dự án, khách hàng Mục tiêu, yêu cầu Phản hồi về quy trình, kết quả 8C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG  Yêu cầu thêm của khách hàng  Lập kế hoạch huấn luyện cho nhân viên của họ để tiếp nhận và vận hành dự án  Khảo sát nhu cầu để thích nghi và điều chỉnh các quy trình và các hệ thống vận hành  Lập kế hoạch cho sự gia tăng NVL thô khác nhau hay hoặc dự trữ sản phẩm  Lập kế hoạch quảng cáo hoặc bán sản phẩm sẽ có của dự án  Nhu cầu thêm của nhà QLDA  Lập kế hoạch tái phân công nhân viên  Đảm bảo kết thúc dự án theo trật tự  Tập hợp tất cả thông tin cần thiết để đảm bảo việc lưu trữ các bài học và kinh nghiệm thu được từ dự án 9C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG  Tổ chức những cuộc họp thường xuyên hơn  Mở rộng sự tham dự bao gồm  Tất cả các thành viên của tổ dự án (càng lúc càng ít dần)  Nhân viên của khách hàng có liên quan đến các công việc còn tồn đọng/sai sót  Cho phép cuộc họp xem xét những vấn đề chi tiết mà trước đó không được xem xét tại những cuộc họp này  Tổ chức những cuộc họp cùng với nhóm để thảo luận các vấn đề trong nhóm: tái phân công, thay đổi nhiệm vụ các thành viên 10 C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N QUẢN LÝ THÔNG TIN  Những yếu tố cần lưu ý trong quá trình quản lý thông tin:  Hầu như tiền bạc đã được tiêu dùng và phân bổ  Đa số các kết quả đã được hình thành  Đa số các nguồn lực đã được sử dụng  Những thông tin cần trong giai đoạn cuối dự án:  Xác định các công việc còn tồn đọng  Ghi nhận lại bản chất thực sự của các kết quả  Tạo ra một tài liệu về dự án  Kiểm soát những gì chúng ta đạt được so với những gì đã đề ra 11 C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N QUẢN LÝ THÔNG TIN Hoạt động quản lý thông tin nhằm  Hoàn thành dự án  Đảm bảo khách hàng có thể quản lý một cách hiệu quả sự vận hành và bảo trì các thành quả dự án  Thực hiện sự kiểm toán và thẩm định sau dự án 12 C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N HOÀN THÀNH DỰ ÁN Để hoàn thành dự án cần xác định:  Những gì đã thực hiện  Những gì chưa hoàn tất, còn phải được thực hiện Nguồn tham khảo  Bản tiêu chuẩn & các đặc trưng của dự án  Hệ thống kiểm soát sự thay đổi trong quá trình thực hiện dự án Cái gì thay đổi?  Tại sao thay đổi? Ai là người chịu trách nhiệm? 13 C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N HOÀN THÀNH DỰ ÁN  Vấn đề liên quan đến công việc còn tồn đọng  Thỏa thuận giữa nhà QLDA và khách hàng/chủ đầu tư chương trình hoàn thành phần công việc còn tồn đọng  Thiết lập những mục tiêu ưu tiên trong chương trình  Khiến cho việc kết thúc dự án được quản lý tốt và có thứ tự  bảng kiểm tra quá trình kết thúc dự án 14 C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N BẢN KIỂM TRA QUÁ TRÌNH KẾT THÚC DỰ ÁN Các hoạt động Ngày hoàn thành Người thực hiện 1. Bản dự án chi tiết A. Thiết lập những thay đổi về bản dự án chi tiết B. Xem & duyệt lại bản chi tiết 2. Kế hoạch dự án A. Ngày phân phát thực tế trên giấy tờ B. Ngày hoàn thành thực tế trên giấy tờ C. Tổ chức cuộc họp dự án cuối cùng 3. Tài chính A. Thiết lập chi phí & trách nhiệm cuối cùng B. Chuẩn bị & phân phát bản báo cáo tài chính cuối cùng 4. Các yêu cầu công việc & hợp đồng A. Kết thúc tất cả yêu cầu công việc & hợp đồng B. Chuẩn bị báo cáo của nhà thầu 5. Các hoạt động ở công trường A. Kết thúc các hoạt động ở công trường B. Chuyển nhượng trang thiết bị ở công trường 6. Nhân sự A. Cập nhật các báo cáo nhân sự B. Hoàn tất việc phân công lại C. Tổ chức cuộc họp đội ngũ dự án lần cuối 7. Khách hàng A. Hoàn tất sự bàn giao dự án 8. Tổng quát A. Hoàn tất bản báo cáo dự án 15 C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN Mục tiêu của bản kiểm toán sau dự án  Nhận ra tình trạng hiện tại của dự án  Nhận ra những sai lầm tiềm ẩn của dự án  Xem xét có cần thay đổi cách thức quản lý hoặc hoạch định dự án hay không 16 C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN  Mục tiêu kiểm toán đối với khách hàng  Nhận dạng sự hoàn thành của kết quả dự án  Nhận dạng những tồn đọng cần phải được thực hiện  Lý do của những chi phí bị vượt quá  Mục tiêu kiểm toán đối với nhà QLDA  Xem xét chi phí hoạch định có đạt được không?  Nhận dạng tính thích hợp của kỹ thuật quản lý dự án  Nhận dạng những công việc sử dụng tài sản dự án 17 C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN  Kích thước, cấu trúc, trọng tâm của bản báo cáo kiểm toán?  Chi phí dự án  Bản chất dự án  Kết quả dự án  Báo cáo kiểm toán không phải là báo cáo kế toán chi phí  Báo cáo là cơ sở cho hoạt động pháp lý giữa khách hàng và nhà QLDA  Là cơ sở cho các phê chuẩn/ước lượng tương lai 18 C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN  Được thực hiện vì lý do công bằng hoặc sự hài lòng về kỹ thuật của bên thứ 3  Ở những tổ chức lớn, DA có chi phí vốn cao, thẩm định được thực hiện bởi một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm đến quản lý cấp cao  Xem xét toàn bộ dự án từ giai đoạn khái niệm đến 2-3 năm sau khi hoàn thành  Đánh giá giai đoạn đề cương dự án  Đánh giá sự quản lý & thực hiện dự án  Đánh giá sự phù hợp với việc vận hành của khách hàng  đánh giá sự đáng giá kết quả của dự án đã đạt so với những gì đã hoạch định 19 C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN  Giúp cải tiến sự thực hiện dự án về mặt tổ chức  Ước lượng chi phí tốt hơn bởi dựa vào dự liệu quá khứ chính xác hơn  Đánh giá nhà thầu phụ tốt hơn bởi dữ liệu cho hoạch định và đánh giá rủi ro tốt hơn  Đánh giá nhà thầu phụ tốt hơn bởi công tác đánh giá và giám sát cẩn thận hơn  Quản lý dự án tốt hơn bởi sử dụng công cụ tốt hơn và nhà quản lý có kinh nghiệm hơn 20 C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC  Chuyển giao quyền lực giữa người quản lý dự án và người vận hành dự án  Trong giai đoạn kết thúc dự án, vai trò của nhà quản lý dự án trở thành một trong những trọng tâm của giai đoạn chuyển đổi từ:  Đạt được mục tiêu sang hoàn thành tất cả  Giải quyết các vấn đề tổng thể sang hoàn thiện các chi tiết  Thiết lập & duy trì quyền hành sang giao phó và chuyển giao quyền hành 21 C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC  Những khó khăn trong giai đoạn này:  Khách hàng gặp khó khăn khi chấp nhận một sự chuyển đổi căn bản trong hành vi nhà quản lý dự án  Nhà QLDA cũng phải chịu đựng những khó khăn khi chấp nhận sự chuyển đổi đó  Những hoạt động cần có  Một buổi lễ chính thức biểu thị sự chuyển giao quyền hành  Giới thiệu một vai trò mới của nhà QLDA – vai trò của nhà quản lý kết thúc dự án  Điều kiện thành công  Hoạt động chuyển giao được thực hiện với kỹ năng chuyên nghiệp  Phản ánh bản chất thực tế của phần kết thúc dự án