Bài giảng môn học Nguyên lý kế toán

sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH TIT Chương 6: Sổ kế toán và Hình thức kế toán 112 tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Ghi chú: - Nhập số liệu hàng ngày - In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm - Đối chiếu, kiểm tra SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH PT IT Chương 6: Sổ kế toán và Hình thức kế toán 113 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1. Nêu nội dung nguyên tắc chung khi thiết kế mẫu sổ kế toán? Tại sao trong thiết kế mẫu sổ kế toán một yếu tố không thể thiếu đó là trích yếu chứng từ kế toán? 2. Nêu các phương pháp chữa sổ kế toán, trường hợp áp dụng? Cho ví dụ minh họa? 3. Phân tích ưu, nhược điểm của từng hình thức kế toán? Cho biết lý do tồn tại đồng thời nhiều hình thức kế toán trong nền kinh tế? 4. Nêu nội dung phân loại sổ kế toán? Cho ví dụ minh họa mỗi nội dung phân loại? 5. Trình bày tác dụng của sổ kế toán trong công tác kế toán? PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 114 Đối với sinh viên ngành kế toán, khi học chương 7- Tổ chức công tác kế toán cần nắm được các kiển thức cơ bản sau: - Nhận thức được khái niệm, ý nghĩa, nguyên tắc và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị - Nhận thức được các nội dung tổ chức công tác kế toán tại đơn vị, bao gồm: + Tổ chức hệ thông chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu; + Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán + Tổ chức hệ thống sổ kế toán + Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán + Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán + Tổ chức bộ máy kế toán; + Tổ chức kiểm tra kế toán, kiểm kê tài sản và lưu trữ tài liệu kế toán - Hiểu và có phương án lựa chọn được mô hình tổ chức công tác kế toán phù hợp với điều kiện từng đơn vị kế toán; PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 115 CHƯƠNG 7: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 7.1. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Trong khoa học quản lý, kế toán được nhìn nhận là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán còn là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, sự vận động tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, vai trò quan trọng của kế toán chỉ được phát huy khi đơn vị kế toán tổ chức công tác kế toán khoa học và hiệu quả. Vậy tổ chức công tác kế toán là gì? Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của đơn vị kế toán trên cơ sở vân dụng các phương pháp kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị nhằm quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Để thu nhận, xử lý thông tin kế toán, phải thông qua một hệ thống các phương pháp khoa học nhất định là phương pháp kế toán. Đồng thời phải có yếu tố tổ chức bộ máy kế toán với những cán bộ làm công tác kế toán có hiểu biết về chuyên môn và được phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng trong việc thực hiện các công việc kế toán. Hay nói cách khác là hải có sự tổ chức bộ máy, tổ chức con người làm kế toán. Như vậy, tổ chức công tác kế toán tại đơn vị kế toán một mặt phải giải quyết được việc tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, và các phương pháp, phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của công tác kế toán, mặt khác phải đảm bảo tổ chức bộ máy kế toán hợp lý nhằm tạo được sự liên kết và phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán đảm nhiệm và thực hiện tốt công tác kế toán trong đơn vị. Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hợp lý, khoa học có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị. Thể hiện trên các khía cạnh sau: - Cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị cho lãnh đạo đơn vị và các đối tượng quan tâm để có các quyết định đúng đắn, kịp thời. - Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại tài sản, nguồn vốn kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nguồn vốn trong đơn vị. - Tạo điều kiện cho kế toán đơn vị thực hiện tốt yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ trong hệ thống các công cụ quản lý và tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán trong đơn vị. PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 116 7.2. NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Để phù hợp với các yêu cầu, các quy định có liên quan và tổ chức công tác kế toán phát huy vai trò của mình thì tổ chức công tác kế toán tại đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau: - Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, các chính sách, chế độ, thể lệ và các quy định của pháp luật hiện hành. - Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất, thống nhất giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, giữa đơn vị chính với các đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ, giữa tổ chức công tác kế toán ở công ty mẹ và các công ty con. - Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, đặc điểm hoạt động của đơn vị. - Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, mức độ trang bị các phương tiện thiết bị phục vụ công tác kế toán tại doanh nghiệp. - Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán, đáp ứng yêu cầu thông tin cho các cấp lãnh đạo và các đối tượng quan tâm. - Tổ chức công tác kế toán cảu đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. Để thực hiện được vai trò của mình trong công tác quản lý và điều hành, tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện tổ chức sản xuất kinh doanh, điều kiện hoạt động của đơn vị trên cơ sở tổ chức phân cấp và phân công rõ ràng nhiệm vụ thực hiện các phần hành kế toán cho từng cán bộ kế toán cụ thể của đơn vị. - Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán, thông lệ kế toán và các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán của đơn vị. - Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị về các công việc liên quan đến công tác kế toán và thu nhận, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính liên quan của đơn vị cho các cấp lãnh đạo, quản lý. - Tổ chức ứng dụng những thành tựu khoa học quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ kế toán. - Tổ chức hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong đơn vị hiểu và chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ tổ chức. 7.3. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Nhằm thực hiện được các nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán của đơn vị, nội dung các công việc chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán của đơn vị bao gồm những nội dung công việc sau: PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 117 7.3.1. Tổ chức hệ thông chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu là công việc tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ và giao dịch đó. Thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị là công việc khởi đầu của tổ chức công tác kế toán, có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Do đó, cần đảm bảo tính chính xác, tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị, đảm bảo tính trung thực, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhằm phản ánh đúng thực tình hình tài sản và sự vận động của tài sản ở đơn vị, phục vụ cho công việc điều hành và quản lý kinh tế, tài chính của đơn vị. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu là công việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ đã được ban hành, quy định các mẫu biểu chứng từ sử dụng tại đơn vị. Tổ chức công tác hạch toán ban đầu là việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị ở tất cả các bộ phận, đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời vào các chứng từ kế toán theo quy định hiện hành. Đồng thời, tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý đảm bảo nguyên tắc thời gian luân chuyển ngắn nhất, không trùng lặp, không bỏ sót các bộ phận chứng từ đã phát sinh. Những công việc chính của nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu bao gồm: 7.3.1.1 . Tổ chức xây dựng hệ thống danh mục và các biểu mẫu chứng từ kế toán. Việc xác định hệ thống danh mục chứng từ kế toán và các biểu mẫu chứng từ kế toán là công việc đầu tiên đối với việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu của đơn vị. Căn cứ vào hệ thống chứng từ của Nhà nước ban hành áp dụng cho loại hình đơn vị mình và quy định những chứng từ nội bộ riêng, đơn vị xác định những chứng từ nào dùng cho kế toán quản trị, những chứng từ nào dùng cho kế toán tài chính và các chứng từ sử dụng cho một nghiệp vụ cụ thể phù hợp với đơn vị. Đồng thời, đơn vị cần quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để có thể ghi nhận được đầy đủ nội dung thông tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phù hợp với yêu cầu. 7.3.1.2. Tổ chức hạch toán ban đầu Tổ chức hạch toán ban đầu là việc thiết lập các quy định về lập chứng từ, xử lý kiểm tra chứng từ, phân loại và tổng hợp chứng từ. Nội dung công việc chủ yếu của tổ chức hạch toán ban đầu bao gồm:  Lập chứng từ kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổ chức lập chứng từ kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị bao gồm các nội dung: PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 118 - Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu (lập chứng từ) ở từng bộ phận trong đơn vị khi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Việc lập các chứng từ kế toán cũng có thể sử dụng các chứng từ thủ công (chứng từ trên giấy) hoặc chứng từ điện tử. - Hướng dẫn người lập chứng từ cách ghi nhận thông tin vào chứng từ, đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế toán và có thể kiểm tra, kiểm soát được nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong chứng từ.  Tổ chức kiểm tra, phân loại chứng từ kế toán Trước khi ghi sổ kế toán, cán bộ kế toán phải kiểm tra thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trên các chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và tính chính xác của việc ghi chép và cung cấp thông tin. Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tuân thủ các chế độ kế toán, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính hiện hành, hạn chế hành vi vi phạm làm tổn hại đến tài sản của đơn vị; - Kiểm tra tính đúng đắn của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị nhằm loại trừ những sai sót, những hiện tượng giả mạo chứng từ để tham ô hoặc thanh toán khống; - Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán. Tính hợp lý đòi hỏi nội dung thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải phù hợp với kế hoạch, với dự toán, phù hợp với định mức kinh tế, kỹ thuật, phù hợp với giá cả thị trường. - Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu hiện vật và giá trị; - Kiểm tra việc tính toán các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán; - Kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán. Sau khi kiểm tra các chứng từ kế toán, các chứng từ kế toán được phân loại theo địa điểm phát sinh, theo tính chất của từng loại chứng từ 7.3.1.3. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán. Tổ chức công tác kế toán hợp lý phải được thực hiện ngay từ việc xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ hợp lý. Trong khi đó, mỗi loại chứng từ kế toán có vị trí, tác dụng và đặc tính vận động khác nhau, do đó đơn vị cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, đảm bảo cho chứng từ kế toán vận động qua các khâu nhanh nhất, tránh được khâu trung gian. Đồng thời, phải quy định rõ chức trách, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng cán bộ đối với việc luân chuyển từng loại chứng từ trong quy trình luân chuyển. Để xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, đơn vị cần dựa vào quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh, tình hình thực tế về tổ chức bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán, đặc điểm của từng loại chứng từ và các loại nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ phản ánh. PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 119 7.3.1.4. Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán. Việc bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán phải chấp hành đúng theo các quy định hiện hành. Đơn vị phải thực hiện về loại chứng từ lưu trữ, địa điểm lưu trữ và thời hạn lưu trữ. Tuyệt đối không để hư hỏng, mất mát, đảm bảo có thể sử dụng khi cần thiết để phục vụ cho công tác kiểm tra kế toán, thanh tra kinh tế. Mọi trường hợp mất mát chứng từ gốc đều phải báo cáo với bộ phận chức năng để có biện pháp xử lý kịp thời. Đối với trường hợp mất chứng từ (hóa đơn bán hàng, séc trắng...) phải báo cáo với cơ quan thuế và cơ quan công an địa phương về số lượng mất, hoàn cảnh mất....Đồng thời, phải có biện pháp thông báo và vô hiệu hóa chứng từ đã bị mất. Khi các chứng từ hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định. 7.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là công việc tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng được những yêu cầu của thông tin kế toán. Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán, được sử dụng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự vận động của đối tượng kế toán cụ thể. Việc thu nhận, xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán cần đảm bảo theo đúng các nguyên tắc kế toán được thừa nhận, nhằm đảm bảo tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị, phải kịp thời phục vụ tốt cho công việc điều hành và quản lý kinh tế, tài chính của đơn vị. Đồng thời, phải gắn với trách nhiệm của những người thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để có thể kiểm tra trách nhiệm vật chất của họ trong việc thực hiện các nghiệp vụ này khi cần thiết, xử lý và hệ thống hóa rõ các chỉ tiêu mà nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tác động đế và căn cứ tính toán, xác định các chỉ tiêu này. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là công việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quy định phù hợp với đặc điểm các loại tài sản, các khoản nợ phải trả và các loại nguồn vốn chủ sở hữu ở đơn vị đảm bảo mọi đối tượng kế toán có một tài khoản phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của đối tượng đó, đáp ứng yêu cầu quản lý từng đơn vị. Tổ chức và quy định các tài khoản cấp 2, 3,... phù hợp với yêu cầu kế toán chi tiết các đối tượng và yêu cầu quản lý của đơn vị. Những công việc chính của nôi dung tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán bao gồm: - Xác định số lượng tài khoản kế toán tổng hợp, tài khoản chi tiết áp dụng ở đơn vị - Xác định nội dung, kết cấu, phạm vi ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp và tài khoản kế toán chi tiết 7.3.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc tổ chức lựa chọn các mẫu sổ kế toán và quy định quy trình ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của đơn vị. Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 120 Sổ kế toán không chỉ có tác dụng tập hợp số liệu một cách có hệ thống từ các bản chứng từ kế toán mà quan trọng hơn là giúp cho kế toán trong việc hệ thống hoá, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán và cung cấp thông tin phục vụ cho các nhà quản lý. Sổ kế toán là phương tiện để hệ thống hóa thông tin kế toán nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau. Tổ chức hệ thống sổ kế toán cần phải đáp ứng được những yêu cầu cụ thể sau: - Phải đảm bảo mối quan hệ giữa trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị; - Phải đảm bảo quan hệ giữa ghi sổ tổng hợp với các sổ kế toán chi tiết mở cho các tài khoản cấp I cần theo dõi chi tiết; - Phải đảm bảo quan hệ kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán với nhau nhằm đảm bảo tính chính xác của việc hệ thống hóa thông tin kế toán. Đơn vị có thể tổ chức lựa chọn các mẫu sổ kế toán, theo các căn cứ sau: - Theo nội dung ghi chép trên sổ kế toán dựa vào mức độ tổng hợp hay chi tiết của nội dung thông tin ghi chép trên sổ kế toán đó để tổ chức thành 3 loại: Sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán kết hợp giữa tổng hợp và chi tiết; - Theo cách ghi chép trên sổ kế toán theo thứ tự thời gian (theo nhật ký) hay ghi theo hệ thống (theo đối tượng/chỉ tiêu kinh tế) có thể xây dựng mẫu sổ thành 3 loại: Sổ kế toán ghi theo thứ tự thời gian, sổ kế toán ghi theo hệ thống và sổ kế toán kết hợp ghi theo thứ tự thời gian và ghi theo hệ thống; - Theo cấu trúc mẫu sổ kế toán để xây dựng mẫu sổ thành 4 loại mẫu sổ sổ kế toán kiểu 1 bên, sổ kế toán kiểu 2 bên, sổ kế toán kiểu nhiều cột và sổ kế toán kiểu bàn cờ. - Theo trình độ tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức mẫu sổ kế toán thành 2 hệ thống sổ: sổ kế toán cho đơn vị đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán và hệ thống sổ cho đơn vị tổ chức kế toán thủ công (chưa ứng dụng công nghệ thông tin). 7.3.4. Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán Trong quá trình phát triển của khoa học kế toán, người ta đã xây dựng được các mô hình hệ thống sổ kế toán và gọi là các hình thức kế toán. Mỗi hình thức kế toán phù hợp với đơn vị ở từng thời kỳ, phù hợp với từng quy mô, trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán, trình độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán của đơn vị. Vì vậy, lựa chọn hình thức kế toán thích hợp là nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán đơn vị. Nội dung của việc tổ chức lựa chọn hình thức kế toán bao gồm: - Lựa chọn một trong các hình thức kế toán kế toán được áp dụng đối với đơn vị phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị về quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý, điều kiện về trình độ cán bộ làm công tác kế toán, ứng dụng công nghệ thông tin và phương tiện kỹ thuật tính toán; PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 121 - Xây dựng hệ thống sổ kế toán (Sổ kế toán tổng hợp, Sổ kế toán chi tiết) áp dụng ở đơn vị phù hợp với hình thức kế toán đã lựa chọn - Tổ chức ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính, các giao dịch phát sinh ở đơn vị vào các Sổ kế toán theo đúng quy định, quy tắc, trình tự ghi sổ và nguyên tắc hạch toán. Tùy theo điều kiện cụ thể của đơn vị, đơn vị có thể lựa chọn áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: + Hình thức kế toán Nhật ký chung; + Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; + Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; + Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. 7.3.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo kế toán là phương tiện để truyền tải, cung cấp thông tin kế toán đến các đối tượng sử dụng thông tin. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán và tổ chức hệ thống thông tin kế toán ở đơn vị là việc lập, công khai và sử dụng các báo cáo kế toán. Để đáp ứng nhu cầu sử dụng của các đối tượng, tổ chức hệ thống báo cáo của đơn vị cần đáp ứng được những yêu cầu sau: - Các chỉ tiêu, thông tin trong báo cáo kế toán phải rõ ràng, dễ hiểu, tạo thuận lợi cho những người sử dụng thông tin. - Các chỉ tiêu báo cáo kế toán phải thích hợp với yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin nhằm đạt mục đích sử dụng thông tin một cách kịp thời. - Nội dung các chỉ tiêu báo cáo phải nhất quán để đảm bảo có thể tổng hợp và so sánh được. - Số liệu báo cáo phải đảm bảo tính có thể tin cậy được. Muốn thực hiện yêu cầu này trong toàn bộ quy trình kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán, sử dụng đúng đắn các phương pháp kế toán, nhằm phản ánh được thực tế, khách quan hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Nội dung tổ chức hệ thống báo cáo kế toán bao gồm : Tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kế toán của đơn vị và tổ chức lập báo cáo kế toán và phân tích thông tin kế toán của đơn vị. Tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kế toán của đơn vị Hệ thống báo cáo kế toán của đơn vị là phương tiện cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán. Các đối tượng cần sử dụng thông tin kế toán có thể là Các nhà quản trị trong nội bộ doanh nghiệp như: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các bộ phận quản lý,. của doanh nghiệp, các cơ quan quản lý chức năng của Nhà nước như: cơ quan Thuế, cơ quan Tài chính, Thống kê, cơ quan cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh,.và các đối tượng khác có lợi ích liên quan trực tiếp, gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp như: chủ nợ, người bán, người mua, các nhà đầu tư, người lao động,. PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 122 Với mỗi đối tượng sử dụng thông tin kế toán khác nhau đều có mục đích cụ thể khác nhau, nên yêu cầu về cung cấp thông tin kế toán cũng khác nhau. Do đó, tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kế toán của đơn vị được thực hiện trên cơ sở phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán là những đối tượng nào? và yêu cầu cung cấp thông tin kế toán của các đối tượng cụ thể ra sao? Trên thực tế, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể, đơn vị có thể tổ chức xây dựng và lập các báo cáo kế toán bao gồm một hoặc một số loại báo cáo sau: Báo cáo kế toán tài chính: là báo cáo kế toán mang tính chất thống nhất, bắt buộc mà đơn vị phải lập theo quy định trong chế độ báo cáo kế toán. Báo cáo này được lập theo các mẫu quy định, lập và nộp theo địa chỉ và thời hạn quy định nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý vĩ mô, cho công tác thống kê và thông tin kinh tế, cũng như phục vụ cho việc phân tích hoạt động kinh tế, tài chính ở các đơn vị. Báo cáo kế toán tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh báo cáo tài chính Thông tin trên báo cáo kế toán phải được cung cấp cho đối tượng sử dụng một cách đầy đủ và kịp thời. Do đó, đối với báo cáo tài chính, đơn vị phải tổ chức lập và gửi cho các đơn vị nhận báo cáo theo đúng thời gian đã quy định đối với từng loại báo cáo tài chính (Báo cáo tài chính năm hay báo cáo tài chính giữa niên độ) và hiện việc công khai thông tin tài chính của đơn vị theo những nội dung đã quy định. Báo cáo kế toán quản trị: là báo cáo kế toán không mang tính thống nhất, bắt buộc nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ ngành, nội bộ đơn vị. Nội dung, hình thức trình bày, kỳ báo cáo được quy định tùy theo yêu cầu quản trị trong từng doanh nghiệp cụ thể. Chế độ quy định về loại báo cáo này (nếu có) chỉ mang tính hướng dẫn. Báo cáo kế toán quản trị gồm: Báo cáo hàng tồn kho; Báo cáo tăng giảm TSCĐ; Báo cáo chi phí, giá thành từng loại sản phẩm; Báo cáo doanh thu, lãi lỗ; Báo cáo các khoản công nợ,.. Tùy thuộc vào yêu cầu quản trị trong từng trường hợp cụ thể của từng đơn vị mà kế toán tổ chức lập và gửi báo cáo kế toán quản trị một cách kịp thời cho các đối tượng liên quan. Báo cáo kế toán định kỳ: là báo cáo kế toán được lập vào cuối mỗi kỳ kế toán. Báo cáo này gồm có báo cáo năm, báo cáo quý, báo cáo tháng. Báo cáo kế toán thường xuyên (báo cáo nhanh) được lập theo kỳ ngắn nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý, điều hành hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị. Báo cáo kế toán thực hiện: Đây là những báo cáo kế toán được lập trên cơ sở thông tin trong quá khứ. Đây là các báo cáo được lập trên cơ sở các giao dịch, sự kiện đã diễn ra trong doanh nghiệp. Báo cáo kế toán dự đoán (dự báo): Đây là những báo cáo kế toán được lập chủ yếu dựa trên cơ sở thông tin dự báo, dự đoán và được sử dụng cho việc ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp. Lập báo cáo kế toán và phân tích thông tin kế toán PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 123 Lập, trình bày hệ thống báo cáo kế toán là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức hệ thống báo cáo kế toán nói riêng và tổ chức công tác kế toán nói chung của đơn vị. Việc lập báo cáo kế toán về mặt bản chất là việc tổ chức cung cấp thông tin kế toán để đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin cho các đối tượng cần sử dụng thông tin. Để đảm bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng sử dụng thì trước khi lập báo cáo kế toán, kế toán đơn vị cần thực hiện các công việc cụ thể sau:  Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ kế toán.  Thu nhận đầy đủ các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành đến thời điểm lập báo cáo kế toán và ghi chép, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ đó vào chứng từ, sổ kế toán.  Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản cấp I và ở các tài khoản chi tiết (lập Bảng cân đối tài khoản và các Bảng chi tiết số phát sinh).  Kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.  Tiến hành phân bổ các loại chi phí để tính giá các đối tượng cần tính giá, xác định đúng đắn kết quả của các hoạt động kinh doanh, đảm bảo các nguyên tắc kế toán nói chung cũng như đáp ứng yêu cầu quản trị trong nội bộ đơn vị.. - Đôn đốc và giám sát việc thực hiện kiểm kê định kỳ đối với các tài sản có thể kiểm kê được và phản ánh kết quả kiểm kê vào sổ kế toán trước khi khóa sổ nhằm đảm bảo tính thực tế của số liệu báo cáo. Bên cạnh việc tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kế toán của đơn vị và tổ chức lập báo cáo kế toán của đơn vị, để đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần phải thực hiện việc phân tích thông tin kế toán. Để phân tích thông tin của kế toán, đơn vị có thể lựa chọn các phương pháp phân tích phù hợp. Thực tế, các đơn vị thường sử dụng các phương pháp chủ yếu sau: - Phương pháp so sánh: so sánh các thông tin kế toán giữa thực tế với kế hoạch để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp; so sánh thông tin kế toán thực tế giữa các thời điểm hay giữa các thời kỳ với nhau để đánh giá sự biến động cũng như khả năng, xu hướng phát triển của doanh nghiệp; so sánh các thông tin kế toán giữa các phương án sản xuất kinh doanh khác nhau để các nhà quản trị doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kinh doanh cho phù hợp; - Phương pháp phân tích nhân tố: phân tích các chỉ tiêu tổng hợp và phân tích các nhân tố cụ thể tác động vào chỉ tiêu tổng hợp để tìm ra mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đên đến chỉ tiêu tổng hợp, từ đó giúp cho đối tượng sử dụng thông tin có thể xem xét ra các quyết định phù hợp. Phương pháp này thường được sử dụng để phân tích thông tin của kế toán quản trị, phục vụ yêu cầu quản trị trong nội bộ doanh nghiệp. - Các phương pháp khác như phương pháp cân đối, phương pháp phân tích chi tiết, PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 124 7.4. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Bộ máy kế toán là tập hợp những người làm kế toán tại tại đơn vị cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại đơn vị từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị. Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng của công tác kế toán ở đơn vị. Hay nói cách khác tổ chức bộ máy kế toán chính là tổ chức đội ngũ cán bộ làm kế toán của đơn vị. Do đó, tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán. Nội dung tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị bao gồm: 7.4.1 Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp Trong các nội dung tổ chức bộ máy kế toán thì việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán áp dụng ở đơn vị là một trong những nội dung quan trọng, thường được các đơn vị đặt ưu tiên hàng đầu. Tùy theo quy mô và đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý của đơn vị mà tổ chức bộ máy được thực hiện theo các hình thức sau: a) Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị được tiến hành tập trung tại phòng kế toán. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung có ưu điểm là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của đơn vị. b) Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất của đơn vị. Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng. PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 125 Phòng kế toán thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi về, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn đơn vị, lập báo cáo theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận. Mô hình tổ chức công tác kế toán này được vận dụng thích hợp trong các đơn vị có quy mô lớn. c) Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm và các bộ phận kế toán hay nhân viên kế toán ở các đơn vị - bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn đơn vị và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiễm tra kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị có qui mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo sự phân công đó. 7.4.2 Xác định các phần hành kế toán cần tổ chức tại đơn vị Cùng với việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán, đơn vị cần xác định các phần hành kế toán cần tổ chức tại đơn vị cũng như khối lượng công việc kế toán cần thực hiện tại đơn vị trên cơ sở quy mô hoạt động, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị. Nội dung hạch toán tại đơn vị bao gồm nhiều phần hành cụ thể phải được phân công cho nhiều người thực hiện. Mỗi cán bộ kế toán đảm nhiệm một hoặc một số phần hành nhất định. Các phần hành kế toán có mối liên hệ với nhau nên việc phân công, phân nhiệm cho các cán bộ thực hiện công tác kế toán cũng cần đảm bảo tính khoa học và có sự tác động qua lại để cùng thực hiện tốt các nhiệm vụ kế toán của đơn vị. Bổ nhiệm và quy định quyền hạn đối với Kế toán trưởng đơn vị Tổ chức bổ nhiệm Kế toán trưởng, xác định vị trí, vai trò, quy định quyền hạn của Kế toán trưởng đối với công tác quản lý điều hành các hoạt động của đơn vị cũng là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị. Kế toán trưởng là chức danh nghề nghiệp được Nhà nước qui định với những tiêu chí và điều kiện cụ thể. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành toàn bộ công tác hạch toán trong đơn vị. Kế toán trưởng có vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý của đơn vị. Kế toán trưởng không chỉ là người tham mưu mà còn là người kiểm tra, giám sát và chịu trách nhiệm đối với các hoạt động kinh tế- tài chính của đơn vị. Nếu đơn vị bổ nhiệm đúng người, PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 126 đúng việc, phù hợp với tiêu chuẩn nghề nghiệp và tạo điều kiện để kế toán trưởng thực hiện tốt vai trò của mình trong công tác quản lý chính là làm cho bộ máy kế toán phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện các chức năng vốn có của bộ máy kế toán. Phân công công tác kế toán và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm kế toán Hiện nay, hầu hết các đơn vị đều hướng đến mô hình tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ và hiệu quả. Để thực hiện được điều này, các đơn vị cần phải xác định số lượng cán bộ làm kế toán tại đơn vị và tổ chức phân công công việc một cách hợp lý, khoa học. Để xác định được số lượng cán bộ cần thiết làm công tác kế toán tại đơn vị, đơn vị cần căn cứ vào khối lượng công việc kế toán cần thực hiện và trình độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại đơn vị. Tổ chức phân công, phân nhiệm các cán bộ làm công tác kế toán tại đơn vị cần tiến hành khoa học, hợp lý thông qua việc xây dựng bản mô tả công việc cho từng chức danh kế toán viên và xây dựng kế hoạch công tác cho phòng/ bộ phận kế toán của đơn vị. Xây dựng bản mô tả công việc và kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thực hiện các phần hành kế toán được hiệu quả, liên tục. Đồng thời, đơn vị cần tổ chức kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện và điều chỉnh kế hoạch công tác, phối hợp công việc một cách nhanh chóng để tăng cường được năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán. Tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ làm công tác kế toán của đơn vị cũng là một trong những nội dung cần được đơn vị quan tâm chú trọng. Cùng với sự đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, sự phức tạp hoạt động trong bối cảnh cơ chế thị trường đòi hỏi các cán bộ làm công tác kế toán phải thường xuyên được trau dồi, cập nhật các kiến thức chuyên môn, nghề nghiệp. Đồng thời, cán bộ kế toán tại các đơn vị là những người thường xuyên tiếp xúc với các vấn đề “nhạy cảm” là kinh tế, và tài chính hay nói cách khác là thường tiếp xúc trực tiếp với các vấn đề liên quan tới tiền. Đây là môi trường thường “ khơi dậy” lòng tham hoặc cám dỗ vật chất, tạo cơ hội cho sự suy thoái đạo đức của mỗi người trong môi trường đó. Do đó, rất cần thiết phải thường xuyên bồi dưỡng, tuyên truyền và nâng cao nhận thức về đạo đức nghề nghiệp cho các cán bộ, nhân viên kế toán. 7.5. TỔ CHỨC KIỂM TRA KẾ TOÁN, KIỂM KÊ TÀI SẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN 7.5.1. Tổ chức kiểm tra kế toán Kiểm tra kế toán là xem xét, đối soát dựa trên chứng từ kế toán số liệu ở sổ sách, báo biểu kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép, phản ánh, tính hợp lý của các phương pháp kế toán được áp dụng. Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan trọng của công tác tổ chức kế toán. Tổ chức kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng qui định, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh kịp thời, đúng hiện trạng của đơn vị. PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 127 Kiểm tra kế toán sẽ tăng cường tính đúng đắn và hợp lý, trung thực, khách quan của quá trình hạch toán ở đơn vị. Đồng thời, cũng là công việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chính sách, chế độ kế toán, tài chính của đơn vị. Do đó, kiểm tra kế toán do đơn vị kế toán chủ động thực hiện hoặc do cơ quan chủ quản, cơ quan chức năng thực hiện theo quy định về kiểm tra kế toán. Tổ chức kiểm tra kế toán bao gồm các nội dung chủ yếu sau:  Xác định những nội dung cần kiểm tra (bao gồm các nội dung kiểm tra của các cán bộ làm công tác kế toán tự kiểm tra, nội dung kiểm tra của kế toán trưởng đối với công việc của các phần hành kế toán, đối với kế toán các đơn vị kế toán báo số, đơn vị phụ thuộc,.)  Xây dựng kế hoạch và chế độ kiểm tra kế toán trong toàn đơn vị  Tổ chức và hướng dẫn cho các cán bộ làm công tác kế toán tự kiểm tra việc ghi sổ, hạch toán và tổ chức kiểm tra côngt ác kế toán của các bộ phận kế toán trong toàn đơn vị. Nhiệm vụ tổ chức kiểm tra kế toán tại đơn vị bao gồm:  Kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh;  Kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán về các mặt chính xác, kịp thời đầy đủ, trung thực, rõ ràng. Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán và kết quả công tác của bộ máy kế toán;  Thông qua kết quả kiểm tra kế toán của đơn vị, kiểm tra đánh giá tình hình chấp hành ngân sách, chấp hành kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỷ luật nộp thu, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng các loại vật tư và vốn bằng tiền; phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ kinh tế tài chính  Trên cơ sở kết quả kiểm tra kế toán, đề xuất các biện pháp khắc phục những hạn chế, tồn tại trong công tác quản lý của đơn vị Để thực hiện các nhiệm vụ trên, công tác kiểm tra kế toán cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: o Thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra o Các kết luận phải kiểm tra rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ kế toán cũng như các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành. Qua đó vạch rõ những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục o Phải có báo cáo kịp thời lên cấp trên và các cơ quan tổng hợp kết quả kiểm tra; những kinh nghiệm tốt về công tác kiểm tra kế toán, cũng như các vấn đề cần bổ sung, sửa đổi về chế độ kế toán và chính sách, chế độ kinh tế tài chính o Các đơn vị được kiểm tra phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc trong thời gian quy định các kiến nghị của cơ quan kiểm tra về việc sửa chữa những thiếu sót đã được phát hiện qua kiểm tra kế toán PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 128 Công tác kiểm tra kế toán có thể được thực hiện thường kỳ hoặc kiểm tra bất thường, kiểm tra trước, kiểm tra trong và kiểm tra sau khi thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính. 7.5.2. Tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Đơn vị phải tổ chức kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:  Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính;  Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp;  Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp;  Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;  Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;  Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. 7.5.3. Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán là công việc quan trọng và thường xuyên của kế toán đơn vị. Về mặt nguyên tắc và đảm bảo tính pháp lý thì tài liệu kế toán cần phải được đơn vị tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải của đơn vị phải tuân thủ theo quy định và đảm bảo tính khoa học, tiện ích. Nội dung tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bao gồm:  Xây dựng danh mục tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ tại đơn vị. Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định hiện hành là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy, có giá trị pháp lý về kế toán, bao gồm: o Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ o Sổ kế toán, gồm: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp o Báo cáo tài chính, gồm: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm o Tài liệu khác lien quan đến kế toán, là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên, được dùnglàm căn cứ để lập chứng từ kế toán; các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh...);các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 129 tức (như quyết định bổ sung vốn từ lợitức, phân phối các quỹ từ lợi tức...); các tài liệu liên quan đến thu, chi ngânsách, sử dụng vốn, kinh phí (như quyết toán sử dụng kinh phí, quyết toán quỹngân sách Nhà nước, quyết toán vốn đầu tư...); các tài liệu liên quan đến nghĩavụ thuế với Nhà nước (như quyết định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế,quyết toán thuế hàng năm...) các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản(như các biểu mẫu kiểm kê, biên bản định giá...); các tài liệu liên quan đếnkiểm tra, kiểm toán, thanh tra (như kết luận thanh tra, kiểm tra, báo cáo kiểmtoán...); tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán.  Tổ chức phân loại, sắp xếp hệ thống lưu trữ tài liệu kế toán theo hồ sơ tài liệu Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáotài chính ...). Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, dễ tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị đó. Trường hợp tại đơn vị không tổchức bộ phận hoặc kho lưu trữ thì có thể thuê lưu trữ tài liệu kế toán tại cáctổ chức lưu trữ trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên. Hợp đồng phải ghi cụthể trách nhiệm của mỗi bên đối với tài liệu kế toán thuê lưu trữ, chi phí thuêvà phương thức thanh toán chi phí thuê  Tổ chức phân loại, sắp xếp hệ thống lưu trữ tài liệu kế toán theo thời điểm hoàn thành và tình hình hoạt động của đơn vị Tài liệu kế toán của niên độ kế toán đã kết thúc và không còn sử dụng để ghi sổ kế toán trong niên độ kế toán tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán. Tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, phải đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt. Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc mỗi công việc nói trên. Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản (kể cả công ty liên doanh, công ty 100% vốn nước ngoài), bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến sự kiện giải thể, phá sản được lưu trữ tại cơ quan quyết định thành lập (cấp giấy phép) hoặc cơ quan cấp giấy đăng ký kinh doanh hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định giải thể, phá sản. Tài liệu kế toán của đơn vị cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thứcsở hữu phải được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơitheo quyết định của cấp quyết định cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu Tài liệu kế toán của cácniên độ kế toán đã kết thúc của các đơn vị được chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị mới: Nếu tài liệu kế toán phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị mới; Nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại nơi theo quyết định củacấp quyết định chia, tách đơn vị. Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại đơn vị mới chia, tách. PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 130 Tài liệu kế toán của cácniên độ kế toán đã kết thúc và tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập của cácđơn vị bị sáp nhập, lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập.  Tổ chức phân công trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị đảm nhiệm việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Đơn vị tổ chức phải phân công người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp các tài liệu kếtoán của đơn vị đang lưu trữ. Đồng thời, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán chịu trách nhiệm giúp người đứng đầu đơn vị tổ chức, phân loại, sắp xếptài liệu và làm thủ tục đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ Người được giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị, trước pháp luật về sự mất mát, hưhỏng hoặc sự cố khác đối với tài liệu kế toán đang lưu trữ do chủ quan mình gây ra. Các đơn vị phải mở "Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ" đểghi chép, theo dõi và quản lý tài liệu kế toán lưu trữ. Sổ theo dõi tài liệu kếtoán lưu trữ phải có các nội dung chủ yếu: Loại tài liệu lưu trữ, số hiệu, ngày tháng đưa vào lưu trữ, hiện trạng tài liệu khi đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ  Tổ chức quy định thời gian bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Tùy theo từng loại tài liệu kế toán mà thời gian bảo quản, lưu trữ được quy định dài hay ngắn. Hiện nay, tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:  Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thời gian lưu trữ tối thiểu là 5 năm  Tài liệu kế toán là những chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm  Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng thì cần được lưu trữ vĩnh viễn Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của chế độ này,nếu không có chỉ định nào khác của người hoặc của cơ quan Nhà nước có thẩm quyềnthì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đứng đầu đơn vị. Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải làm đầy đủ, đúng các thủ tục theo quy định. PT IT Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 131 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 7 1. Nội dung, ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán? 2. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán? Việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán cho đơn vị cần căn cứ vào đặc điểm gì? 3. Hệ thống báo cáo kế toán của đơn vị bao gồm những loại nào? Đặc điểm của từng loại báo cáo? 4. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán tại đơn vị? 5. Nội dung tổ chức hệ thống sổ kế toán tại đơn vị? 6. Nêu ý nghĩa và nội dung công tác kiểm tra kế toán? PT IT