Bài giảng Microsoft Word

Bài giảng Microsoft Word Giáo viên: Nguyễn Dũng Khoa Công nghệ Thông tin * Bài giảng Microsoft Word * Nội dung Giới thiệu chung về Microsoft Word Định dạng văn bản Sử dụng đồ họa trong Word Làm việc với tài liệu văn bản lớn * Bài giảng Microsoft Word * 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word Soạn thảo văn bản: cơ quan, xí nghiệp,… nhu cầu cá nhân Một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi: Microsoft Word (WinWord) của hãng Microsoft. Một số đặc điểm nổi bật: Cung cấp đầy đủ tính năng soạn thảo và định dạng văn bản Khả năng đồ họa + công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau... * Bài giảng Microsoft Word * 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word I. Khởi động Microsoft Word: Có nhiều cách, có thể thực hiện một trong các cách sau: Kích đôi chuột lên biểu tượng MS Word trên Desktop Start  Programs  Microsoft Word. Start  Run…  Ở mục Open gõ: Winword * Bài giảng Microsoft Word * 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word II. Màn hình làm việc của Microsoft Word Sau khi khởi động MSWord, màn hình làm việc của Word có dạng: Con trỏ soạn thảo Thanh công cụ (ToolBar ) Thước (Ruler) Thanh trạng thái (Status Bar ) Vùng soạn thảo Thanh Menu (Menu Bar) Thanh tiêu đề (Title Bar) * Bài giảng Microsoft Word * 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word Các thành phần chính trên màn hình làm việc của Word: Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng, cho biết tên của phần mềm và tên của văn bản hiện thời đang soạn thảo. Thanh thực đơn (Menu Bar): Nằm ngay dưới thanh tiêu đề gồm những nhóm chứa các lệnh của Word. Thanh công cụ (ToolBar): Chứa các nút lệnh. Mỗi nút lệnh tương ứng với một lệnh nào đó của Word. Khi cần thực hiện lệnh, có thể kích chuột vào nút lệnh tương ứng thay vì thực hiện thông qua menu. Thước (Ruler): Nằm dưới thanh công cụ, cho phép căn chỉnh kích thước của văn bản cũng như tiến hành một số thao tác định dạng khác. Vùng soạn thảo: Là vùng cho phép quan sát và soạn thảo nội dung văn bản. Nội dung được gõ vào sẽ bắt đầu từ vị trí của con trỏ soạn thảo. Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm dưới cùng của màn hình cho phép quan sát được các trạng thái hiện thời như số trang, toạ độ của con trỏ soạn thảo,... * Bài giảng Microsoft Word * 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word IV. Các khái niệm cơ bản Dòng văn bản (line): Là tập hợp các từ trên một dòng màn hình. Dòng phụ thuộc rất nhiều vào những yếu tố như cửa sổ màn hình, khổ giấy, lề văn bản,... Đoạn văn bản (Paragraph): Là tập hợp bao gồm một hoặc nhiều dòng được đánh dấu kết thúc bởi phím ENTER. Khối văn bản: là một vùng văn bản liên tục được đánh dấu trên màn hình. Trong quá trình làm việc với các văn bản, Word xem các khối văn bản và các đoạn văn bản là đơn vị thao tác chính * Bài giảng Microsoft Word * 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word V. Các thao tác cơ bản trong Word: V.1 Tạo mới một văn bản: Có thể sử dụng một trong các cách sau: Thực hiện lệnh [Menu] File  New Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + N Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ. V.2 Lưu văn bản: Có thể sử dụng một trong số các cách sau: Thực hiện lệnh [Menu] File  Save. Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S. Kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ. Nếu đây là lần lưu văn bản đầu tiên, Word sẽ hiển thị hộp thoại Save để yêu cầu đặt tên file cho văn bản. Ở các lần lưu sau, Word chỉ tiến hành lưu mà không yêu cầu đặt lại tên. * Bài giảng Microsoft Word * 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word Gõ tên file vào mục File name và kích chuột vào nút Save để lưu. Nếu muốn lưu văn bản với tên file khác với tên file hiện thời: Thực hiện lệnh [Menu] File  Save As hoặc nhấn phím F12 * Bài giảng Microsoft Word * 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word V.3 Mở văn bản: Để mở một văn bản đã có trên đĩa, có thể sử dụng một trong số các cách sau: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O Kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ Thực hiện lệnh [Menu] File  Open Word sẽ hiển thị hộp thoại Open để chọn file cần mở. Có thể gõ trực tiếp tên file vào hộp File name hoặc chọn file từ danh sách các file được hiển thị. Sau đó, kích chuột vào nút Open để mở file. * Bài giảng Microsoft Word * 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word V.4 Đánh dấu khối văn bản: khi tiến hành một thao tác nào đó trên văn bản, thường phải đánh dấu khối văn bản cần thao tác trước. Có thể sử dụng một trong các cách: Đưa con trỏ (chuột) về đầu khối văn bản cần đánh dấu, giữ phím trái chuột và rê chuột đến cuối khối văn bản. Đưa con trỏ soạn thảo về đầu khối văn bản cần đánh dấu, giữ phím và dùng các phím điều khiển di chuyển con trỏ đến cuối khối. Đặt con trỏ soạn thảo ở đầu khối cần đánh dấu, giữ phím và kích chuột tại vị trí cuối khối * Bài giảng Microsoft Word * 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word V.5 Thao tác cắt, dán và sao chép văn bản Thao tác cắt (cut) và dán (paste) được sử dụng khi cần di chuyển một khối văn bản từ vị trí này sang vị trí khác, còn thao tác sao chép (copy) và dán (paste) được sử dụng khi cần sao chép một khối văn bản từ vị trí này sang vị trí khác. Để di chuyển một khối văn bản, thực hiện các bước sau: Chọn khối văn bản cần di chuyển. Thực hiện thao tác cut: [Menu] Edit  Cut. Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần di chuyển đến. Thực hiện thao tác paste: [Menu] Edit  Paste. Để sao chép một khối văn bản, tiến hành thao tác tương tự như trên nhưng ở bước thứ 2, thay vì sử dụng thao tác cut, ta sử dụng thao tác copy bằng cách thực hiện lệnh [Menu] Edit  Copy. Tổ hợp phím tắt Chức năng: Ctrl + X Cut Ctrl + C Copy Ctrl + V Paste * Bài giảng Microsoft Word * 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word V.6 Tìm kiếm và thay thế: Tìm kiếm: thực hiện các thao tác sau: Thực hiện lệnh [Menu] Edit  Find... (hoặc Ctrl + F). Tại hộp Find What gõ cụm từ cần tìm kiếm, Tại hộp Replace with gõ cụm từ được sử dụng để thay thế. Kích chuột vào nút Find Next, Replace hoặc Replace All tuỳ mục đích: Find Next: Tiếp tục tìm nhưng không thay thế cụm từ tìm được. Replace: Thay thế cụm từ tìm được và tiếp tục tìm. Replace All: Thay thế toàn bộ một cách tự động * Bài giảng Microsoft Word * 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word V.7 Chuyển đổi giữa các văn bản đang được mở Tại một thời điểm, có thể mở nhiều văn bản cùng một lúc nhưng chỉ có thể soạn thảo với một trong số các văn bản đó. Để chuyển đổi qua lại giữa các văn bản này, có thể kích chọn menu Window trên thanh thực đơn và văn bản tương ứng. V.8 Đóng văn bản và kết thúc làm việc với Word Đóng văn bản, có thể thực hiện một trong số các cách sau: - Thực hiện lệnh [Menu] File  Close - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4 Thoát khỏi MS Word, có thể sử dụng một trong số các cách sau: - Thực hiện lệnh [Menu] File  Exit - Nhấn tổ hợp phím Alt +F4 Nếu chưa tiến hành lưu văn bản, Word sẽ hiển thị hộp thông báo: Yes nếu đồng ý lưu văn bản No nếu không lưu văn bản Cancel để trở về cửa sổ soạn thảo * Bài giảng Microsoft Word * 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word V.9 Soạn thảo văn bản Nội dung văn bản bắt đầu từ vị trí của con trỏ trên màn hình soạn thảo Để soạn thảo văn bản bằng tiếng Việt, trên máy cần có bộ gõ tiếng Việt (vietkey, unikey,…), phải chọn font tiếng Việt và bảng mã tương ứng với font được chọn. Khuyến cáo sử dụng font chữ của bảng mã Unicode Nhiều kiểu gõ tiếng Việt, giới thiệu kiểu Telex với bộ gõ Vietkey: * Bài giảng Microsoft Word * 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word Các phím thường sử dụng để di chuyển con trỏ khi soạn thảo văn bản: * Bài giảng Microsoft Word * 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word Các phím xoá: Một số phím thường dùng khác: * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản Khi soạn thảo văn bản thường tiến hành các thao tác định dạng sau: - Định dạng trang giấy. - Định dạng font và kiểu chữ. - Định dạng đoạn văn bản. Ngoài ra, tuỳ từng mục đích và yêu cầu cụ thể mà phải tiến hành thêm những thao tác định dạng khác như kiểu (Style), bảng biểu (Table), cột (Columns),… I. Định dạng trang giấy: Là thao tác định dạng thường được tiến hành đầu tiên khi soạn thảo văn bản. Để định dạng: [Menu] File  Page Setup… Hộp thoại Page Setup xuất hiện, với các trang Tab như sau: * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản Cho phép định dạng lề của trang giấy: Top Lề trên của trang giấy Bottom Lề dưới của trang giấy Left Lề trái của trang giấy Right Lề phải của trang giấy Gutter: Khoảng cách dùng làm gáy Gutter position: Vị trí của gáy Cách thức xuất hiện của trang giấy: Portrait Thẳng đứng Landscape Nằm ngang Apply to: Chỉ định phạm vi tác động Định dạng khổ giấy (A4, A3, Letter,...) trên trang Tab Paper * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản II. Định dạng font chữ: Nếu chọn khối trước khi tiến hành thì thao tác định dạng sẽ tác động lên khối văn bản, nếu không thao tác định dạng sẽ có tác dụng ngay tại vị trí hiện thời của con trỏ soạn thảo. II.1 Định dạng font chữ thông qua thanh công cụ (ToolBar) Có thể thực hiện các lệnh ngay trên thanh công cụ định dạng. Để hiển thị thanh công cụ: [Menu] View  Toolbars  Formatting Chọn font chữ Kích thước chữ Chọn màu chữ Chuyển đổi qua lại giữa chế độ chữ đậm (B), nghiêng (I), gạch chân (U) * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản II.2 Định dạng font chữ thông qua hộp thoại font: Thực hiện lệnh: [Menu] Format  Font... Font: font chữ Font style: kiểu chữ. Size: kích thước chữ. Font color: màu chữ Underline style: kiểu gạch chân Effects: các hiệu ứng khác Nếu kích chuột vào nút Default, những thiết lập về font chữ sẽ được giữ mặc định ở những lần làm việc sau * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản II.3 Một số phím tắt sử dụng cho thao tác định dạng chữ: Tên phím: Chức năng: Ctrl + B Chuyển đổi qua lại giữa chế độ chữ đậm Ctrl + I Chuyển đổi qua lại giữa chế độ in nghiêng Ctrl + U Chuyển đổi qua lại giữa chế độ gạch chân Ctrl + = Chuyển đổi qua lại giữa chế độ Subscript Ctrl + Shift + = Chuyển đổi qua lại giữa chế độ Superscript Ctrl + ] Tăng cỡ chữ lên một đơn vị Ctrl + [ Giảm cỡ chữ đi một đơn vị Ctrl + Shift + > Tăng cỡ chữ Ctrl + Shift + , con trỏ soạn thảo sẽ nhảy một khoảng so với vị trí hiện hành (1.27cm). Tuy nhiên, có những trường hợp cần phải đặt lại vị trí của các điểm dừng khi nhấn (tạo bảng). Điểm dừng Tab (Tab Stop Position) là vị trí dừng của con trỏ soạn thảo khi nhấn phím . IV.1 Đặt điểm Tab thông qua thước Kích chuột để chọn kiểu Tab Left Tab Tab trái Center Tab Tab giữa Right Tab Tab phải Decimal Tab Tab thập phân Bar Tab Tab đứng Để đặt điểm Tab tại vị trí nào đó, cần chọn kiểu Tab rồi kích chuột vào vị trí tương ứng trên thước nằm ngang Khi muốn loại bỏ điểm Tab, chỉ cần kéo nó ra khỏi thước. * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản IV.2 Định dạng Tab thông qua hộp thoại Tab [Menu] Format  Tabs... Gõ vị trí điểm Tab cần đặt Kiểu của điểm Tab Kiểu của vạch đến điểm Tab Kích chuột vào nút Set để thiết lập điểm Tab hiện thời Clear để xóa điểm Tab hiện thời Clear All để xóa toàn bộ điểm Tab * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản V. Định dạng văn bản ở dạng cột Hiển thị văn bản ở chế độ Print Layout ([Menu] View  Print Layout) Đánh dấu khối văn bản cần chia cột Thực hiện lệnh [Menu] Format  Columns... Kiểu cột chia sẵn Độ rộng (Width) và khoảng cách (Spacing) giữa các cột Gõ số cột cần chia Kích chọn nếu muốn các cột có độ rộng bằng nhau Chỉ định phạm vi tác động Kích chọn nếu muốn giữa các cột có đường phân cách * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản VI. Làm việc với bảng biểu VI.1. Khởi tạo bảng biểu Để con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn bảng. Thực hiện lệnh [Menu] Table  Insert  Table. Chỉ định số cột Chỉ định số dòng Cố định độ rộng cột: Chỉ định độ rộng cột Giãn cột theo nội dung Giãn cột theo độ rộng cửa sổ * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản VI. Làm việc với bảng biểu Hoặc có thể sử dụng nút Insert Table trên thanh công cụ Chọn số hàng và số cột tương ứng với các ô ở đây * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu a. Chọn khối các ô trong bảng: Tương tự cách đánh dấu khối văn bản. Hoặc: Chọn khối theo dòng: đưa chuột về đầu dòng và rê chuột để chọn dòng. Chọn khối theo cột: đưa chuột lên trên cột và rê chuột để chọn cột. b. Điều chỉnh độ rộng của cột và chiều cao của dòng Đưa chuột vào đường phân cách và rê chuột. Hoặc: Chọn cột (dòng) cần định dạng Thực hiện lệnh [Menu] Table  Table Properties... Trên hộp thoại Table Properties có thể: Điều chỉnh độ rộng của cột trên trang Tab Column, Điều chỉnh chiều cao của dòng trên trang Tab Row * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu c. Chèn thên hàng, cột hoặc ô vào bảng Để chèn thêm hàng, cột hoặc ô vào bảng, thực hiện các bước sau: Chọn các ô tại vị trí cần chèn Thực hiện lệnh [Menu] Table  Insert  Cell... Trong hộp thoại Insert Cell, có thể chọn các kiểu chèn: Shift cell right: chèn và đẩy các ô cũ sang phải. Shift cell down: chèn và đẩy các ô cũ xuống dưới Insert entire row: chèn thêm một dòng. Insert entire column: chèn thêm một cột. Ngoài ra: [Menu] Table  Insert  Columns to the Left : chèn thêm cột vào bên trái [Menu] Table  Insert  Columns to the Right : chèn thêm cột vào bên phải [Menu] Table  Insert  Rows Above : chèn thêm hàng vào phía trên [Menu] Table  Insert  Rows Below : chèn thêm hàng vào phía dưới * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu d. Xoá ô (dòng/cột). Thực hiện các bước như sau: Chọn ô (dòng/cột) cần xoá. Thực hiện lệnh [Menu] Table  Delete  Cells... (Rows/Columns) e. Tách ô Để tách một ô thành nhiều ô, thực hiện các bước như sau: Chọn ô cần tách. Thực hiện lệnh [Menu] Table  Split Cell... Chỉ định số cột cần tách Chỉ định dòng cần tách * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu d. Gộp ô. Để gộp nhiều ô lại với nhau, thực hiện các bước như sau: Chọn các ô cần gộp. Thực hiện lệnh [Menu] Table  Merge Cell e. Tạo khung viền và nền cho bảng biểu. Để định dạng viền và nền, thực hiện các thao tác sau đây: Chọn các ô cần định dạng. Thực hiện lệnh [Menu] Format  Borders and Shading... Trong hộp thoại Borders and Shading: để định dạng viền chọn trang Tab Borders để định dạng nền chọn trang Tab Shading * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu Định dạng viền trong trang Tab Borders: Chọn kiểu khung viền Chọn kiểu đường kẻ Chọn màu đường kẻ Chọn độ dày đường kẻ Quan sát trước các thay đổi Chỉ định phạm vi tác dụng Kích chọn để thêm hoặc loại bỏ các đường kẻ * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu Định dạng nền trong trang Tab Shading Chọn màu nền từ bảng màu Xem trước các thay đổi Chọn kiểu hoa văn nền Chỉ định phạm vi tác dụng Chọn màu hoa văn nền * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu Có thể thực hiện định dạng bảng trên thanh công cụ Tables and Borders. Để hiển thị thanh công cụ: [Menu] View  Toolbars  Tables and Borders Định dạng khung viền Định dạng màu nền * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản VII. Tạo Drop Cap Đặt con trỏ soạn thảo lên đoạn cần tạo Drop Cap. Thực hiện lệnh [Menu] Format  Drop Cap... Chọn kiểu Drop Cap trong mục Position Các thông số tùy chọn khác cho Drop Cap: Font chữ của Drop Cap Số dòng dành cho Drop Cap Khoảng cách từ Drop Cap đến các từ khác trong văn bản * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản VIII. Thay đổi kiểu chữ hoa - chữ thường. Đánh dấu khối các chữ cần thay đổi. Thực hiện lệnh [Menu] Format  Change Case… Trong hộp thoại Change Case có thể chọn một trong số các kiểu sau: Sentence case: Đổi các ký tự đầu câu của vùng được chọn thành chữ hoa. lowercase: Đổi tất cả các ký tự được chọn thành chữ thường. UPPERCASE: Đổi tất cả ký tự được chọn thành chữ hoa. Title Case: Đổi các ký tự đầu mỗi từ thành chữ hoa. tOGGLE cASE: Đổi chữ thường thành chữ hoa và ngược lại. * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản IX. Đánh số trang cho văn bản Thực hiện lệnh [Menu] Insert  Page Number... Chọn vị trí xuất hiện số trang: Top of page (Header): đầu trang Bottom of page (Footer): cuối trang Căn lề số trang trên trang giấy ở Right: góc phải Left: góc trái Center: ở giữa Kích chọn nếu muốn số trang được đánh từ trang đầu tiên Kích vào đây để định dạng một số thông số khác của số trang * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản Hộp thoại Page Number Format xuất hiện: Chọn khuôn dạng cho số trang Kích chọn nếu muốn số trang kèm với số chương Số trang được đánh tiếp theo từ một section khác Số trang được đánh bắt đầu từ Chỉ định số trang bắt đầu * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản X. Chèn các ký tự đặc biệt Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn. Thực hiện lệnh [Menu] Insert  Symbol... Trong hộp thoại Symbol, chọn ký hiệu cần chèn sau đó nhấn chuột vào nút để chèn. Chọn nhóm ký hiệu Định nghĩa tổ hợp phím tắt * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản Hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện: Nhấn tổ hợp phím cần định nghĩa (bắt đầu bằng phím Ctrl/Alt) Tiếp đến nhấn nút rồi nút để kết thúc. * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản XI. AutoCorrect Cho phép tự động thay thế một nhóm các ký tự bằng một dòng văn bản. Có thể tự động sửa lỗi chính tả khi gõ văn bản. Tiết kiệm thời gian gõ những dòng văn bản dài lặp đi lặp lại nhiều lần Để tạo AutoCorrect, thực hiện lệnh [Menu] Tools  AutoCorrect Options... - Gõ nhóm ký tự đại diện vào ô Replace. - Gõ dòng văn bản thay thế vào ô With. - Kích chuột vào nút để bổ sung Nhấn nút để kết thúc. Để loại bỏ một AutoCorrect: - Chọn AutoCorrect cần xoá trong danh sách - Nhấn nút để xóa. * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản XII. AutoText Khả năng tự động chèn các đoạn văn bản hoặc đồ họa thường xuyên sử dụng. Mỗi AutoText được xác định thông qua một tên riêng biệt. Giúp tiết kiệm thời gian trong soạn thảo văn bản. Để tạo mới một AutoText Entry, thực hiện như sau: Chọn đoạn văn bản cần lưu trữ trong AutoText Entry. Thực hiện lệnh [Menu] Insert  AutoText  AutoText… Gõ tên của AutoText Nhấn Add để bổ sung Chèn một AutoText Entry vào văn bản: 2 cách - Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn. - Gõ tên của AutoText Entry - Nhấn phím F3 - Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn - [Menu] Insert  AutoText  AutoText… - Chọn AutoText Entry trong danh sách - Nhấn nút * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản XIII. In ấn văn bản Xem nội dung trước khi in, sử dụng 1 trong 2 cách sau: Thực hiện lệnh [Menu] File  Print Preview Kích chuột vào nút Print Preview trên thanh công cụ In văn bản Hiệu chỉnh hoặc phóng to thu nhỏ Hiển thị từng trang Bật/tắt thước Hiển thị nhiều trang Nội dung hiển thị 1 trang màn hình Xem ở chế độ FullSreen Thoát khỏi PrintPreview, trở về màn hình soạn thảo * Bài giảng Microsoft Word * 2. Định dạng văn bản XIII. In ấn văn bản In văn bản, thực hiện 1 trong 2 cách sau: Kích chuột trực tiếp lên nút Print trên thanh công cụ Thực hiện lệnh [Menu] File  Print (Ctrl + P). Chọn tên máy in Chỉ định số bản cần in Phạm vi in: -Toàn bộ -Trang hiện thời -Các trang cụ thể * Bài giảng Microsoft Word * 3. Đồ họa Vẽ hình và xử lý hình họa trực tiếp trên Word, sử dụng thanh công cụ Drawing. Để hiển thị thanh công cụ này, thực hiện: [Menu]View  Toolbars  Drawing 3.1. Vẽ khối hình đơn giản Sử dụng các mẫu hình đơn giản Sử dụng các khối hình AutoShape Định dạng hình vẽ Làm việc với nhóm hình vẽ 3.2. Tạo chữ nghệ thuật (Word Art) 3.3. Chèn ảnh vào văn bản và hiệu chỉnh ảnh Chèn ảnh từ file Chèn ảnh từ thư viện Clip Art Chèn ảnh chụp từ màn hình * Bài giảng Microsoft Word * 4. Làm việc với văn bản lớn I. Định dạng Style Tập hợp các định dạng có thể gán cho các ký hiệu trong văn bản như: font, cỡ chữ, kiểu chữ, khoảng cách, căn lề,… Cho phép định dạng văn bản một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo tính thống nhất trong văn bản. Có thể định nghĩa thêm các style mới. Trong Word có các loại Style chính sau: - Paragraph Syle: Style áp dụng cho một hoặc nhiều đoạn văn bản. - Character Style: Style áp dụng cho chuỗi ký tự. - Table Style, List Style: áp dụng cho bảng biểu, danh sách. Việc tạo mới Style có thể thực hiện thông qua thanh công cụ Formatting: - Thiết lập các thuộc tính cho ký tự và đoạn văn bản, - Đặt tên cho Style rồi nhấn Enter để kết thúc. Tạo mới, chỉnh sửa Style thông qua Task Pane Styles and Formatting: Thực hiện lệnh [Menu] Format  Styles and Formatting... Task Pane Styles and Formatting xuất hiện như sau: * Bài giảng Microsoft Word * 4. Làm việc với văn bản lớn I.1 Tạo mới một Style Kích chuột vào nút New Style trên Task Pane Hộp hội thoại Style xuất hiện như sau: Kích chuột vào đây để tạo mới Style Chọn kiểu Style Chọn Style với thông số có sẵn Chọn Style cho đoạn văn tiếp theo Đặt tên cho Style Định dạng font chữ và đoạn văn cho Style trong mục Formatting này Để thiết lập các định dạng khác, kích chuột vào đây * Bài giảng Microsoft Word * 4. Làm việc với văn bản lớn I.2 Chỉnh sửa Style Để chỉnh sửa một Style đã có sẵn, thực hiện như sau: [Menu] Format  Styles and Formatting... Chọn Style cần chỉnh sửa trong danh sách Style. Kích chuột vào menu Modify... Hộp thoại Modify Style sẽ xuất hiện. Tiến hành hoàn toàn tương như khi tạo mới Style. Kích chuột vào Style cần chỉnh sửa và chọn Modify… I.3 Gán Style cho Paragraph và Character: Chọn đoạn văn bản hoặc chuỗi ký tự cần định dạng. Chọn tên Style cần sử dụng trong danh sách các Style trên thanh công cụ hoặc trên Task Pane Style and Formatting. Nhấn phím tắt nếu trong quá trình tạo Style có chỉ định tổ hợp phím tắt * Bài giảng Microsoft Word * 4. Làm việc với văn bản lớn II. Tạo tiêu đề trang Dòng chữ nằm ở trên cùng hoặc dưới cùng của mỗi trang văn bản. Tiêu đề trên (Header), Tiêu đề dưới (Footer). Để tạo tiêu đề trang, thực hiện lệnh [Menu] View  Header and Footer Tại khung Header: gõ tiêu đề trên và định dạng như ở ngoài văn bản Thanh công cụ Header and Footer xuất hiện, như sau: Chèn AutoText làm tiêu đề Chèn số trang Chèn tổng số trang Định dạng số trang Chèn ngày Chèn giờ Ẩn/Hiện nội dung văn bản Định dạng trang Chuyển đổi qua lại giữa Header và Footer Trở về màn hình soạn thảo * Bài giảng Microsoft Word * 4. Làm việc với văn bản lớn III. Tạo chú thích trong tài liệu Trong các tài liệu, có thể có các lời chú thích ở cuối trang hay cuối tài liệu. Thực hiện các bước sau để tạo chú thích: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn chú thích (Footnote) Thực hiện lệnh [Menu] Insert  Reference  Footnote... Hộp thoại Footnode and Endnote xuất hiện: Chèn chú thích ở cuối trang Chèn chú thích ở cuối văn bản Định dạng số các chú thích Đánh số liên tục hoặc từ đầu trong từng section Chỉ định phạm vi tác động * Bài giảng Microsoft Word * 4. Làm việc với văn bản lớn IV. Tạo mục lục cho văn bản IV.1 Tạo mục lục Word cung cấp khả năng tạo mục lục tự động. Để tạo mục lục, thực hiện các bước sau đây: Bước 1: Định dạng Style cho các đề mục cần đưa vào mục lục Các đề mục cùng cấp với nhau có cùng Style. Các đề mục ở cấp khác nhau nên có Style khác nhau. Bước 2: Đưa mục lục vào văn bản Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn mục lục. Thực hiện lệnh [Menu] Insert  Reference  Index and Tables. Trong hộp thoại xuất hiện chọn trang Tab Table of Contents Chọn kiểu mục lục cần sử dụng, thiết lập các thông số... Nhấn nút OK để hoàn tất việc chèn. * Bài giảng Microsoft Word * 4. Làm việc với văn bản lớn Hiển thị số trang Số trang thẳng hàng bên phải Kiểu đường kẻ Tab Chọn dạng mục lục Số mức tiêu đề hiển thị Có thể chỉ định thứ tự các Style ở đây * Bài giảng Microsoft Word * 4. Làm việc với văn bản lớn IV.2 Cập nhật mục lục Để cập nhật lại nội dung hoặc số trang của mục lục, thực hiện như sau: Kích phải chuột trên mục lục và chọn Update Field trong menu xuất hiện. Trong hộp thoại Update Table of Contents: Chọn Update page numbers only nếu chỉ muốn cập nhật lại số trang Chọn Update entire table nếu muốn cập nhật lại cả đề mục và số trang Nhấn nút để kết thúc. * Bài giảng Microsoft Word * 4. Làm việc với văn bản lớn V. Trộn văn bản V.1. Khái niệm Trộn văn bản được sử dụng để tạo văn bản từ các văn bản đã có sẵn. Cho phép lấy dữ liệu từ các file dữ liệu "trộn" vào file văn bản chính. Thường được sử dụng để tạo ra các văn bản có khuôn dạng như nhau nhưng khác nhau về dữ liệu (giấy mời, công văn, thư từ, văn bằng,...) Trong trộn văn bản, ta phân biệt hai loại văn bản như sau: Main document (văn bản chính): là văn bản cần tạo Data file (file dữ liệu): là file văn bản chứa dữ liệu cần trộn vào văn bản chính Nội dung của file dữ liệu là một bảng gồm các dòng và các cột. Các cột - các trường (Field), tên trường được chỉ định bởi dòng đầu tiên của bảng Các dòng từ dòng thứ hai trở đi được gọi là các bản ghi (record). * Bài giảng Microsoft Word * 4. Làm việc với văn bản lớn CHỨNG CHỈ TIN HỌC Trình độ A Họ và tên:..................................................... Ngày sinh:.................................................... Nơi sinh:....................................................... Xếp loại:....................................................... Giám đốc trung tâm Lê Hoài Phương Data file Main document * Bài giảng Microsoft Word * 4. Làm việc với văn bản lớn V.2 Các bước trộn văn bản Tạo file văn bản chính Thực hiện lệnh [Menu] Tools  Letters and Mailings  Mail Merge Wizard... Task Pane Mail Merge xuất hiện như sau: Ở đây thực hiện chọn kiểu văn bản muốn tạo Letter: Tạo văn bản theo dạng thư từ Envelopes: Tạo phong bì Labels: Tạo nhãn bưu điện Directory: Tạo các Catalog, danh sách địa chỉ Sau đó nhấn Next để bắt đầu văn bản chính * Bài giảng Microsoft Word * 4. Làm việc với văn bản lớn Sử dụng văn bản hiện thời để làm Main documents Bắt đầu Main documents từ một template Bắt đầu từ document đã có sẵn Nhấn Next để chọn dữ liệu trộn * Bài giảng Microsoft Word * 4. Làm việc với văn bản lớn Khởi tạo dữ liệu trộn (Data file) Có thể tiến hành tạo file dữ liệu mới hoặc mở file dữ liệu đã có sẵn trên đĩa Cách 1: Tạo file dữ liệu mới Chọn Type a new list, sau đó kích vào Create... Kích vào đây để đưa các trường dữ liệu cần tạo vào file Sau khi hoàn thành việc nhập dữ liệu, kích chuột vào nút Close và đặt tên file Tạo bản ghi mới Xóa bản ghi * Bài giảng Microsoft Word * 4. Làm việc với văn bản lớn Trên hộp thoại xuất hiện, có thể chỉnh sửa dữ liệu bằng cách chọn bản ghi cần sửa rồi kích chuột vào nút Edit… Cách 2: Mở Data file đã có trên đĩa Chọn Use an existing list, Kích chuột vào Browse... để chọn file dữ liệu Sau khi hoàn tất việc khởi tạo data file, nhấn Next để thực hiện trộn văn bản * Bài giảng Microsoft Word * 4. Làm việc với văn bản lớn Trộn văn bản Để chèn một trường từ Data file vào văn bản chính: Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn Kích chuột vào nút Insert Merge Field trên thanh công cụ Mail Merge (hoặc kích chuột vào More items… trên Task Pane) để chọn trường cần chèn Kích chuột vào Next để xem dữ liệu, rồi thực hiện trộn Xem bản ghi trước đó Xem bản ghi đầu tiên Thực hiện trộn vào một file mới