Bài giảng Lựa chọn và đánh giá phần mềm kế toán

Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level ‹#› Click to edit Master title style Chương 8Lựa chọn và đánh giá phần mềm kế toán 1 Quá trình lựa chọn 1 phần mềm kế toán (PMKT) Mục tiêu và các công việc trong giai đoạn thực hiện, chuyển đổi AIS Các yếu tố quyết định thành công đến quá trình phát triển AIS 2 Mục tiêu Nhân sự tham gia Người phát triển PMKT, phát triển hệ thống Kế toán viên, kiểm toán viên, nhà quản lý DN Người sử dụng hệ thống 3 Phần mềm kế toán Phân loại theo mục đích hình thành PMKT thương phẩm (package) PMKT viết theo yêu cầu sử dụng Phân loại theo quy mô Quy mô nhỏ Quy mô vừa ERP Phân loại theo nguồn gốc Trong nước Nước ngoài 4 Phần mềm kế toán PMKT thương phẩm (package) Ưu điểm Phù hợp với nhiều loại hình DN Tính ổn định cao, cập nhật, bảo trì và nâng cấp dễ dàng Khả năng gian lận trong xử lý thấp Nhược điểm Không linh hoạt: sửa chữa khó khăn Không đáp ứng hết được nhu cầu người sử dụng PMKT viết theo yêu cầu sử dụng Ưu điểm Đơn giản Phù hợp với yêu cầu sử dụng của DN Nhược điểm Chi phí cao Tính kiểm soát không cao Tính bảo mật và ổn định của phần mềm không cao 5 Phần mềm kế toán PMKT trong nước Ưu điểm Chi phí thấp Khi chế độ kế toán thay đổi có thể chỉnh sửa Nhược điểm Tính chuyên nghiệp thấp Khả năng xử lý chưa tốt Kiểm soát chưa tốt PMKT nước ngoài Ưu điểm Khả năng xử lý tốt Tính chuyên nghiệp cao Tính ổn định cao Kiểm soát tốt, hạn chế gian lận Nhược điểm Chi phí cao Khả năng Việt hóa chưa tốt Khó khăn khi chế độ kế toán thay đổi, bổ sung, điều chỉnh 6 Quy trình lựa chọn PMKT 7 Xác định yêu cầu Thu thập các PMKT Đáp ứng yêu cầu Có thể thay đổi Thu thập các PMKT Tự phát triển PMKT Gửi yêu cầu cho nhà CC Đánh giá Lựa chọn Ko Có Ko Có Căn cứ để xác định tiêu chuẩn PMKT Căn cứ vào Luật Kế toán: Phần mềm có phản ánh được hết các đối tượng Kế toán không ( Điều 9 ); Các chữ số và chữ viết có tuân thủ không ( điều 12 ). Phần mềm viết có tuân thủ thông tư liên tịch số Số: 55 /2005/TTLT-BNV-VPCP ngày  06 tháng 5 năm 2005  của Liên Bộ BỘ NỘI VỤ - VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ : Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..... 8 Căn cứ để xác định tiêu chuẩn PMKT Căn cứ vào các quyết định của Bô Tài chính về chế độ Kế toán doanh nghiệp: Quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 Về việc ban hành Chế độ Kế toán DN Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 Về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 Về việc ban hành Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp Quyết định số 214/2000/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12 năm 2000 về chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư... 9 Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT Đánh giá khả năng hoạt động của phần mềm Đáp ứng yêu cầu thông tin tối thiểu đưa ra Đáp ứng yêu cầu thông tin mong muốn Khả năng thay đổi để đáp ứng yêu cầu Khả năng hoạt động chính xác, ổn định Tương thích với các phần mềm hiện tại …. 10 Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT Đáp ứng yêu cầu người sử dụng Phù hợp với luật định về chế độ kế toán, các chính sách kế toán DN đã đăng ký lựa chọn sử dụng: biểu mẫu chứng từ sổ sách hệ thống tài khoản kế toán báo cáo tài chính  in ra để kiểm tra và lưu trữ tất cả chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán 11 Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT Đáp ứng yêu cầu người sử dụng Phù hợp với các nội dung đăng ký về chế độ và chính sách kế toán của DN hình thức sổ kế toán phương pháp hạch toán hàng tồn kho phương pháp xác định giá trị hàng xuất kho phương pháp tính khấu hao phương pháp tính giá thành sản phẩm ...... 12 Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT Đáp ứng yêu cầu người sử dụng Yêu cầu về quản lý, thực hiện, điều hành các chính sách kinh doanh của công ty, vd: yêu cầu về xét duyệt tín dụng Thuận tiện trong quá trình sử dụng: giao diện dễ thao tác, truy xuất dữ liệu dễ dàng 13 Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm Các thủ tục kiểm soát chung Các thủ tục kiểm soát nhập liệu Kiểm soát quá trình xử lý Kiểm soát kết xuất, báo cáo 14 Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm Ngăn chặn khả năng tiếp cận, truy cập trái phép vào phần mềm, vd: bảo mật PM Kiểm soát sao chép dữ liệu, in DL Lưu vết đối với từng xử lý 15 Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT Tính linh hoạt của PM: khả năng thay đổi, điều chỉnh hoặc thích nghi các tính năng của PM với nhu cầu người sử dụng Khả năng bổ sung, sửa chữa các tài khoản Khả năng bổ sung, sửa chữa các chỉ tiêu trên chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán Khả năng bổ sung, thay đổi về mã hàng, danh mục hàng tồn kho, khách hàng Khả năng cập nhật, nâng cấp chương trình về thời gian  chi phí phát sinh 16 Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT Tính ổn định của PM: không xảy ra sai sót hay lỗi chương trình  độ tin cậy của PM: được đánh giá trong thời gian thử nghiệm và thời gian vận hành PM Chính xác về mặt tính toán Chính xác về mặt lập trình 17 Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT Đánh giá khả năng hỗ trợ người sử dụng Hỗ trợ thử nghiệm, kiểm tra, huấn luyện Hệ thống trợ giúp đầy đủ, tức thời Hồ sơ hướng dẫn chi tiết, đầy đủ …… 18 Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT Giá phí của PM: bao gồm nhiều khoản: Bản quyền Cài đặt Hướng dẫn sử dụng Chuyển đổi hệ thống Bảo hành Nâng cấp chương trình Mua sắm máy tính và các thiết bị cần thiết để PM hoạt động 19 Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT Thông số kỹ thuật của PM Các phần mềm cài đặt liên quan, vd: Hệ quản trị CSDL Khả năng làm việc thông qua mạng máy tính 20 Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT Các yêu cầu khác Thông tư liên tịch số 55 /2005/TTLT-BNV-VPCP Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản “4. Phông chữ trình bày văn bản Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Đối với những văn bản dùng trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001." Khả năng liên kết với dữ liệu bên ngoài Chế độ bảo hành Yêu cầu của chương trình về HT phần cứng, phần mềm 21 Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT Đánh giá nhà cung cấp phần mềm Kinh nghiệm thiết lập, tổ chức AIS Số lượng khách hàng sử dụng Khả năng hỗ trợ sử dụng Chi phí Khả năng hỗ trợ tài chính …… 22 Phương pháp lựa chọn Định lượng Đánh giá tầm quan trọng từng chỉ tiêu Cho điểm từng PM theo các chỉ tiêu Tính điểm trung bình của từng PM Định tính Căn cứ vào yêu cầu và mức độ thỏa mãn yêu cầu mà lựa chọn 1 PM 23 15 bước lựa chọn PMKT có sẵn(2008, Gloria J. Braunschweig, CMA) Giai đoạn 1: chuẩn bị Bước 1: Lựa chọn thành viên tham gia đội dự án, thường không quá 7 thành viên và từ tất cả các khu vực chức năng trong DN Bước 2: Chọn ra Quản lý dự án (Giám đốc DA) Bước 3: Đội DA tìm hiểu thông tin về các gói phần mềm có trên thị trường Bước 4: Xây dựng các yêu cầu của DN đối với PM Bước 5: Xem xét lại hệ thống hạ tầng CNTT của DN: phần cứng máy tính, HĐH, mạng máy tính,.... Bước 6: Xác định xem DN phù hợp với PMKT nào: PM dành cho DN lớn hay DN vừa và nhỏ 24 15 bước lựa chọn PMKT có sẵn(2008, Gloria J. Braunschweig, CMA) Giai đoạn 2: lập kế hoạch Bước 7: Xây dựng khung thời gian của đội DA 2-6 tháng để lựa chọn PM 1 tháng để bên công ty bán PM lập lịch làm việc 2-6 tháng để hoàn thành PM 2-6 tháng thực hiện các giai đoạn triển khai Cộng thêm 20% thời gian dự phòng Bước 8: Chuẩn bị ngân sách: phần cứng và lắp đặt phần cứng, bản quyền phần mềm, lắp đặt, bảo trì và hỗ trợ phần mềm Bước 9: Chuẩn bị tài liệu về yêu cầu của DN để gửi cho các nhà cung cấp PM 25 15 bước lựa chọn PMKT có sẵn(2008, Gloria J. Braunschweig, CMA) Giai đoạn 3: đánh giá Bước 10: Gửi tài liệu đã chuẩn bị ở bước 9 đến các nhà cung cấp phần mềm, tập hợp và đánh giá những trả lời của nhà cung cấp Bước 11: Lựa chọn ra các nhà cung cấp có thể đáp ứng yêu cầu tốt nhất (không quá 3 NCC) Bước 12: Chọn ra 1 hoặc 2 NCC Bước 13: Tham khảo danh sách khách hàng của các NCC Bước 14: Yêu cầu NCC chuẩn bị mẫu thử để chạy trong hệ thống của DN 26 15 bước lựa chọn PMKT có sẵn(2008, Gloria J. Braunschweig, CMA) Giai đoạn 4: mua phần mềm Bước 15: Lựa chọn mẫu thử nào thành công với DN nhất, thực hiện theo thời gian đã lập kế hoạch, mua và cài đặt PM 27