Bài giảng Kỹ năng lãnh đạo và quản lý

2- Kỹ năng lãnh đạo và quản lý PGS. TS. Trần Văn Bình Cùng thảo luận Phân biệt những điểm khác nhau và giống nhau giữa lãnh đạo và quản lý Khác nhau và giống nhau giữa lãnh đạo và quản lý  Phân biệt sự khác biệt là khá khó khăn. Nhưng rõ ràng là có sự khác biệt.  Trong tiếng Anh người ta gọi nhà lãnh đạo là Leader còn nhà quản lý là Manager  Một cách trực quan trong một tập đoàn kinh tế người nắm chức vụ Chủ tịch Công ty được coi là nhà lãnh đạo, người được công ty thuê giữ chức vụ Giám đốc điều hành có thể coi là nhà quản lý Một vài định nghĩa John Kotter Một nhà quản lý... - Đối phó với tình huống phức tạp - Lập kế hoạch hoạt động và ngân sách - Tổ chức công việc cho nhân viên - Kiểm soát và giải quyết vấn đề Một nhà lãnh đạo... - Đối phó với sự thay đổi - Đề ra hướng đi - Sắp xếp nhân sự phù hợp - Thúc đẩy mọi người Warren Bennis Một nhà quản lý... - Khuyến khích hiệu quả - Là chiến sĩ tốt - Làm theo chỉ đạo của cấp trên - Chấp nhận hiện trạng - Làm cho công việc đúng đắn Một nhà lãnh đạo... - Khuyến khích hiệu quả - Là chính bản thân mình - Đề ra ý tưởng - Thách thức - Làm những việc đúng đắn nHÀ qu¶n lý hỌ lµ ai? Ngµy x­a – Lµ những ng­êi thuéc tæ chøc, lu«n nhìn thÊy vµ ®Þnh h­íng c«ng viÖc cho c¸c thµnh viªn kh¸c cña tæ chøc Ngµy nay – Nhµ qu¶n lý lµ thµnh viªn cña tæ chøc, ng­êi tËp hîp vµ ®iÒu phèi c«ng viÖc cho những ng­êi kh¸c. Trong tổ chức bao giờ cũng gồm 1. Người thừa hành: người trực tiếp làm công việc hay nhiệm vụ và không có trách nhiệm trông coi công việc của người khác 2. Ng­êi quản lý: Là những người điều khiển những người khác Cùng thảo luận Về vai trò của nhà quản lý trong 2 quan niệm xưa và nay Cùng thảo luận ...  Trong quan niệm xưa, người nhân viên dưới quyền chỉ làm việc một cách thụ động theo sự phân công, cắt đặt của người quản lý cấp trên  Trong quan niệm ngày nay, nhà quản lý phải có nhiệm vụ tập hợp các nhân viên dưới quyền, khuyến khích họ chủ động sáng tạo trong việc xây dựng kế hoạch hành động của cả nhóm. Trên cơ sở đó nhà quản lý phân công, điều phối nguồn nhân lực để triển khai thực hiện nHÀ qu¶n lý HỌ lµ ai? Nhà quản lý làm gì?  Hãy thực hiện bài tập sau đây: Hãy lựa chọn câu trả lời thích hợp nhất Theo b¹n vai trß chñ yÕu cña ng­êi qu¶n lý lµ gì? H·y ®¸nh dÊu vµo c©u mµ b¹n cho r»ng nã m« t¶ chÝnh x¸c nhÊt chøc năng chÝnh cña mét nhµ qu¶n lý. 1. Hoµn thµnh mét c«ng viÖc 2. Tæ chøc vµ kiÓm so¸t nh©n viªn ®Ó hoµn thµnh c«ng viÖc ®­îc giao ë møc tho¶ ®¸ng 3. Đ«n ®èc nh©n viªn thùc hiÖn c«ng viÖc nh»m ®¹t môc tiªu cña doanh nghiÖp 4. T¹o ®iÒu kiÖn ®Ó nh©n viªn c¶m thÊy hµi lßng víi c«ng viÖc cña hä 5. DÉn d¾t nh©n viªn ®¹t ®­îc những môc tiªu ®· ®Ò ra víi nç lùc lín nhÊt Nhà quản lý làm gì? 1. Hãy hướng dẫn công việc thay vì thực hiện nó. Thỉnh thoảng, nhà quản trị có thể “xắn tay áo” và làm việc với cả đội về một đề án, công việc cấp bách. Nhưng phải luôn ghi nhớ là nhà quản trị được thuê để quản lí công việc của đội ngũ nhân viên, họ không phải là một phần của đội ngũ nhân viên 2. Nhà quản lý có trách nhiệm thuê, huấn luyện, phân công, đánh giá, khen thưởng, khích lệ và sa thải nhân viên. Ở đây, phát triển đội ngũ nhân viên là một phần quan trọng trong công việc của nhà quản lí. Nhà quản lý làm gì? ... 3. Nhà quản lý sử dụng quyền lực trên chất lượng công việc và các điều kiện qua đó công việc được thực hiện. Điều này có nghĩa rằng nhà quản trị phải có nhiệm vụ đảm bảo các điều kiện và môi trường làm việc cho nhân viên. 4. Nhà quản lý phục vụ như một mối liên lạc giữa các nhân viên và các nhà quản trị ở cấp cao hơn. Nhà quản lý làm gì? ... 5. Nhà quản trị là người động viên nhân viên và đóng góp vào việc xây dựng một nền văn hóa thành tích của tổ chức, doanh nghiệp. Bốn chức năng và 17 nhiệm vụ của quản lí Lập kế hoạch Lập kế hoạch chiến lược Lập kế hoạch tác nghiệp Tổ chức Tổ chức Tạo mối liên hệ Tập hợp nhân viên Phân bố nguồn lực Phân quyền Điều phối Người đứng đầu Người truyền đạt Thương thuyết Hướng dẫn Xây dựng và điều hành nhóm Giải quyết các vấn đề kỹ thuật Lãnh đạo Kiểm tra Giám sát Xử lý các vi phạm 1.6 Mét sè kü năng cña nhµ qu¶n lý cã hiÖu qu¶ NHµ QU¶N Lý HIÖU QU¶ ĐÆt môc tiªu Gi¶i quyÕt vÊn ®Ò Qu¶n lý thêi gian Trao ®æi th«ng tin miÖng Kü năng giao tiÕp Lµm viÖc theo nhãm tèt Qu¶n lý xung ®ét Cùng trao đổi về trường hợp sau đây Bài tập về vai trò của trưởng phòng kinh doanh Ghi nhớ Một người lo bằng một kho người làm Những kỹ năng cần có của một nhà quản lý – Kỹ năng kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ (technical skills) Những kü năng nh­ kiÕn thøc, sù lµnh nghÒ trong mét lÜnh vùc cô thÓ – Kỹ năng nhân sự (human skills) ThÓ hiÖn kh¶ năng: – Lµm viÖc tèt víi những ng­êi kh¸c vµ hiÓu hä – X©y dùng mét nç lực hîp t¸c trong nhãm – Đéng viªn vµ gi¶i quyÕt xung ®ét Quan träng cho tÊt c¶ møc ®é qu¶n lý – Kỹ năng tư duy (conceptual skills) Kh¶ năng nhËn thøc vµ nhanh chóng đưa ra các giải pháp trong mọi tình huèng Yêu cầu kỹ năng theo cấp quản lý Kỹ năng tư duy Kỹ năng nhân sự Kỹ năng chuyên môn Quản lý cấp trung Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cao Phân cấp mức độ cần thiết các kỹ năng của cán bộ quản lý. Nhà lãnh đạo làm gì? Sự khác biệt cơ bản giữa nhà quản lý và nhà lãnh đạo ở chổ, trong khi nhà quản lý làm việc để thi hành các chủ trương của tổ chức thì nhà lãnh đạo là người có sứ mạng tạo ra các chủ trương mới, cải tiến các chủ trương cũ, hoặc khởi xướng các đường lối hành động mới. Nhà lãnh đạo làm gì? ... 1. Đề ra mục tiêu, phương hướng cho tổ chức và lãnh đạo tổ chức đạt được những mục tiêu này 2. Luôn tìm cách tạo ra một cái gì mới, nổi bật và chưa từng tồn tại trước đó. 3. Luôn biểu lộ nghị lực tích cực, tạo sức hấp dẫn thu hút những người khác tự nguyện đi theo. Nhà lãnh đạo làm gì? ... 4. Có tầm nhìn xa, nhưng biết cách hiện thực hóa những ước mơ biến những ý tưởng thành hiện thực 5. Luôn đón chào sự thay đổi. Không những biết cách khích lệ những người dưới quyền luôn tìm tòi phát kiến mà còn là người đi tiên phong trong việc tạo ra những thay đổi cần thiết cho tổ chức. Nhà lãnh đạo làm gì? ... Nhà lãnh đạo là người:  Hoạch định mục tiêu;  Phân bổ các nguồn lực; và  Dẫn dắt các nhân viên phấn đấu đạt được mục tiêu đặt ra. Những đặc điểm của nhà lãnh đạo  Tự tin và Can đảm  Biết lo xa  Bày tỏ niềm tự hào và lan truyền niềm tự hào  Chân thành  Có khả năng thích ứng trong các môi trường công việc khác nhau  Là người có ảnh hưởng  Có khả năng giao tiếp với nhiều chủ đề và đối tác khác nhau Những phẩm chất cần có của người cán bộ lãnh đạo, quản lý  Là người nhìn xa trông rộng: Phát hiện và tạo vận mệnh cho tổ chức mà người đó lãnh đạo và phải biết cách truyền tầm nhìn xa đó cho những người đi theo dưới quyền  Là người giải quyết vấn đề: Nhận biết những vấn đề nảy sinh trong tổ chức, doanh nghiệp. Sẳn sàng đối mặt với tư cách là người lãnh đạo, áp dụng nhiều cách tiếp cận khác nhau để giải quyết. Những phẩm chất cần có của người cán bộ lãnh đạo, quản lý ...  Là người xây dựng tập thể: Mang người khác lại với nhau để tạo nên một tập thể và giúp họ phát huy hết tài năng và cá tính của mình. Cần xây dựng quy tắc hoạt động cho cả nhóm và tiếp thu các ý kiến phản hồi để xây dựng tập thể ngày một tốt hơn  Là một nhà quản lí giỏi: Là lãnh đạo giỏi phải là người biết quản lý thời gian (sắp xếp và phân bố thời gian), quản lý con người, quản lý cảm xúc (khả năng kìm nén sự cáu giận), quản lý sự căng thẳng (giảm sự căng thẳng do áp lực công việc) Những phẩm chất cần có của người cán bộ lãnh đạo, quản lý ...  Là một người truyền đạt: lắng nghe tốt, nói tốt, viết tốt, phỏng vấn tốt, biết cách huấn luyện người khác tốt  Là một người kiên định: Kiên định không phải là bướng bỉnh, ngang tàng và nhất định không phải là ngông cuồng. Tính kiên định hàm chứa một lý tưởng mà người lãnh đạo và điều hành nhận lãnh như một sứ mệnh để phục vụ doanh nghiệp, tập thể mà mình là người đứng đầu. Những phẩm chất cần có của người cán bộ lãnh đạo, quản lý ...  Là một người có lương tâm: Lương tâm có thể nói vắn tắt là sống có đạo, đạo ở đây là đạo trời, đạo sư, đạo cha mẹ... Đây là một tư tưởng thấm nhuần trong nền văn hóa của nhân loại. Làm kinh tế cũng thế. Bạn chọn cách giải quyết nào?  Bạn là chủ một công ty, có một nhân viên đến trình bày ý kiến để gia tăng hiệu quả công việc. Bạn đã suy nghĩ đến ý kiến đó rồi và sắp sửa triển khai thực hiện. Lúc đó bạn sẽ: a. Nói với nhân viên ấy là bạn đã nghĩ đến điều đó rồi và cảm ơn sự đóng góp ý kiến; b. Không đã động gì đến suy nghĩ của bạn trước đây mà chỉ khen ngợi nhân viên về sáng kiến của người đó. Cùng xây dựng  Hãy nêu những tiêu chuẩn cần có của một người Giám đốc Tiªu chuÈn cña HiÖp héi TGĐ Hoa Kú  Lµ ng­êi g­¬ng mÉu, lµ tấm g­¬ng tèt cho CNV  Cã phÈm chÊt cao th­îng, lµ h¹t nh©n ®oµn kÕt  Cã kiÕn thøc réng, chuyªn cÇn, cã tinh thÇn v­¬n lªn m¹nh mÏ.  Cã ®Çu ãc linh ho¹t, nh¹y bÐn, cã søc s¸ng t¹o  Cã søc l«i cuèn, quan hÖ tèt  Kh«ng t­ lîi c¸ nh©n, kh«ng ®­îc bµi b¸c, chµ ®¹p ng­êi kh¸c  Kh«ng quþ luþ, kh«ng dïng thñ ®o¹n gi¶ dèi ®Ó tiÕn th©n Tiªu chuÈn cña Đ¹i häc Preston  Cã tinh thÇn hîp t¸c  Cã kh¶ năng nhìn xa, tr«ng réng  Cã năng lùc tæ chøc, biÕt sö dông vµ ph¸t huy tµi năng cña ng­êi d­íi quyÒn  BiÕt c¸ch ph©n quyÒn cho ng­êi kh¸c  D¸m chÞu tr¸ch nhiÖm  D¸m m¹o hiÓm, d¸m chÞu tr¸ch nhiÖm víi những rñi ro  T«n träng vµ tiÕp thu ý kiÕn cña ng­êi kh¸c  Cã ®¹o ®øc vµ phÈm chÊt tèt C©u l¹c bé TGĐmiÒn Đ«ng n­íc Mü  Năng lùc t­ duy quyÕt s¸ch  Năng lùc v¹ch kÕ ho¹ch  Năng lùc ph¸n ®o¸n  Năng lùc quan s¸t vµ ph¸t hiÖn  Năng lùc thuyÕt phôc vµ cuèn hót  Năng lùc hiÓu vµ th«ng c¶m víi ng­êi kh¸c  Năng lùc båi d­ìng cÊp d­íi  Năng lùc kÝch thÝch vµ huy ®éng cÊp d­íi Tiªu chuÈn cña NhËt Bản  Độ l­îng, khoan dung, tin t­ëng vµ ph©n quyÒn cho cÊp d­íi  HiÓu râ nghÒ nghiÖp, quyÕt ®o¸n  D¸m chÞu tr¸ch nhiÖm, d¸m m¹o hiÓm  C«ng b»ng Kỹ năng lãnh đạo  Kỹ năng lãnh đạo là sự kết hợp của ít nhất 3 yếu tố:  Khả năng nhận thức động lực thúc đẩy con người ở những hoàn cảnh, điều kiện, không gian và thời gian khác nhau;  Khả năng khích lệ: tạo sức hấp dẫn và sức cuốn hút để tạo lòng trung thành, sự tận tâm và ước muốn mạnh mẽ làm theo nhà quản lý  Phong cách và bầu không khí mà nhà quản lý tạo ra Tạo dựng các kỹ năng lãnh đạo Tất cả các nhà lãnh đạo đều cần những cá tính mạnh để khẳng định uy thế và chức năng của mình. Như vậy họ cần thể hiện năng lực của mình để tạo uy tín và điều kiện thuận lợi trong việc truyền cảm hứng cho nhân viên. Để lãnh đạo nhân viên tốt họ cần: Tạo dựng các kỹ năng lãnh đạo ...  Phát triển những kỳ năng của bản thân cùng với kỹ năng làm việc theo nhóm. Nên tiếp thu các kỹ năng qua các khoá đào tạo.  Khuyến khích cả nhóm đưa ra các ý tưởng mới.  Đảm bảo mọi người làm việc đều hướng tới các mục tiêu chung đã được thoả thuận trước đó.  Kiên trì để đạt được những tiêu chuẩn cao nhất.  Phê bình một cách xây dựng, khen thưởng những thành tích và chỉ ra những sai sót. Gây dựng kỹ năng lãnh đạo Tìm kiếm cơ hội để gây dựng kỹ năng lãnh đạo Phương pháp lãnh đạo Kỹ năng lãnh đạo Tham gia một nhóm chuyên trách Những nhóm này thường được lập ra để giải quyết một vấn đề cụ thể - Cung cấp những kinh nghiệm quí báu để điều hành nhóm và hoàn thành công việc đúng thời hạn. - Liên hệ chặt chẽ từ đầu đến cuối công việc Tham gia nhóm dự án Đây là tập hợp những cá nhân được trang bị nhiều kỹ năng khác nhau để thực hiện những kế hoạch quan trọng - Mang lại cơ hội hiểu biết về các chuyên ngành và chức năng khác nhau - Phát triển toàn diện những năng lực cá nhân Đề nghị được bổ nhiệm vào vị trí cao hơn Được bổ nhiệm vào một vị trí cao hơn thường đồng nghĩa với việc lãnh đạo người khác - Tạo cơ hội để có cái nhìn hoàn toàn mới về công việc - Tạo cơ hội để hiểu được một vai trò mới và trải nghiệm qua các quy trình công việc từ một góc độ khác. Đề xuất thay đổi Đề xuất các biện pháp cải tiến cách thức làm việc của từng cá nhân hay của cả nhóm - Mọi sáng kiến đều mang lại cho bạn cơ hội đề xuất và điều hành dự án - Kết hợp sáng kiến với khả năng thuyết phục Phụ trách một bộ phận Nhận lấy trách nhiệm để đạt được lợi ích cá nhân - Mang đến thách thức phải đáp ứng những mục tiêu của bản thân - Mang lại cơ hội tốt để thể hiện năng lực lãnh đạo của bản thân Xử lí tình huống khủng hoảng Giử vai trò chủ đạo trong mọi tình huống khẩn cấp đòi hỏi phải hành động - Áp lực của hoàn cảnh loại bỏ các rào cản đối với việc khẳng định quyền hành của bản thân. - Tăng cường khả năng đưa ra những hành động nhanh chóng và quyết đoán. Phong cách lãnh đạo  Là cách thức mà nhà lãnh đạo sử dụng để điều hành hoạt động của một tổ chức, một doanh nghiệp  Có nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau Phong cách lãnh đạo ...  Phân loại dựa trên việc sử dụng quyền lực:  NQL khôn ngoan không cứng nhắc trong phong cách mà sử dụng phong cách nào tuỳ thuộc vào hoàn cảnh, điều kiện Nhà lãnh đạo dân chủ: - Khuyến khích sự tham gia của cấp dưới -Tham khảo ý kiến cấp dưới Nhà lãnh đạo “độc tài rộng lượng”: - Lắng nghe cấp dưới một cách thận trọng. -Ra quyết định theo ý kiến của mình Nhà lãnh đạo chuyên quyền: - Ra lệnh và chờ đợi sự phục tùng. -Quyết đoán, áp đặt thưởng, phạt Quyền lực Phong cách lãnh đạo ...  Phân loại dựa trên việc sử dụng quyền lực:  NQL hướng mạnh mẽ vào cấp dưới thường thu được nhiều thành công hơn do cấp dưới được tham gia vào cả việc thiết lập và thực hiện mục tiêu Quyết đoán – áp chế: - Chuyên quyền - Sử dụng hình phạt - Ít tin tưởng cấp dưới Quyết đoán – nhân từ: - Giao quyền + Kiểm soát - Thưởng, phạt - Tiếp thu ý kiến phản hồi Tham vấn: - Sự tham gia - Phần thưởng - Thông tin 2 chiều, tham khảo ý kiến Lãnh đạo theo nhóm: - Quản lí theo mục tiêu - Phần thưởng - Thông tin rộng rãi Mức độ tham gia của cấp dưới Phương pháp lãnh đạo  Phương pháp kinh tế: Tác động vào đối tượng quản lý thông qua các lợi ích kinh tế, cho họ quyền tự do lựa chọn phương án hoạt động có hiệu quả nhất;  Phương án hành chính: Tác động thông qua các hệ thống quản lý và kỷ luật của tổ chức, yêu cầu đối tượng quản lý phải chấp hành;  Phương pháp giáo dục: Tác động vào nhận thức, tâm lý, tình cảm của đối tượng quản lý nhằm nâng cao sự tự chủ, nhiệt tình của họ trong công việc Mười lời khuyên vàng cho các nhà lãnh đạo 1 Biết xây dựng quan hệ thân thiện với nhân viên của mình, ... nhưng phải giữ được khoảng cách phù hợp 2 Biết quyết đoán, ... nhưng phải biết lằng nghe 3 Biết tin tưởng nhân viên của đơn vị mình, ... nhưng phải để mắt đến mọi việc 4 Biết tính đến mục đích của đơn vị mình, ... nhưng đồng thời phải phục vụ lợi ích của toàn tổ chức 5 Biết lập thời gian biểu phù hợp cho riêng mình, ... nhưng phải linh hoạt với chính kế hoạch đó 6 Biết trình bày ý kiến của mình, ... nhưng phải trình bày một cách tế nhị 7 Biết nhìn xa trông rộng, ... nhưng không suy nghĩ viển vông 8 Biết nói năng mạch lạc, ... nhưng phải biết điểm dừng 9 Biết suy nghĩ năng động, ... nhưng phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế 10 Biết tự tin vào bản thân, ... nhưng phải khiêm tốn Cùng thảo luận  Tại sao một người ở cương vị lãnh đạo, quản lý phải quyết đoán nhưng phải biết lắng nghe? Một số sai lầm thường thấy của các nhà lãnh đạo  Không nghe lời khuyên của cả nhóm  Không thay đổi suy nghĩ ngay cả khi đã sai  Rất ít khi uỷ quyền cho người khác để tránh việc quyền lực của bản thân bị giảm đi và thường hạ thấp những người được uỷ quyền  Tuyển dụng những nhân viên có trình độ yếu để họ trở thành những mối đe doạ  Thường e ngại, nghi ngờ những người có trình độ tốt, chia tách nhân viên để dễ dàng kiểm soát nhằm tránh sự đe doạ đến quyền lực của họ  Xen lẫn tính chất cá nhân vào công việc Bài tập tại lớp Hãy tự trắc nghiệm khả năng lãnh đạo của bạn Tự đánh giá  Từ 12 đến 24: Bạn cần phải làm nhiều việc để có thể thực hiện vai trò lãnh đạo của mình  Từ 25 đến 36: Bạn có tố chất của một người lãnh đạo giỏi, nhưng còn nhiều điểm cần được cải thiện  Từ 37 đến 48: Triển vọng về vai trò lãnh đạo của bạn rất cao nhưng không nên tự mãn. Hãy cố gắng để hiện thực hoá điều đó.