Bài giảng Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình - Kỹ năng thuyết trình

CHƯƠNG III : KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH * I. Khái niệm về thuyết trình Thuyết trình ?????? * Trình bày : một nhận định, quan điểm, chiến lược phát triển, lĩnh vực chuyên môn... Thuyết phục : người nghe nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, cùng suy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn của mình. 2. Vai trò của thuyết trình Trong công việc: + Thuyết trình về chiến lược phát triển công ty, phát triển sản phẩm mới, kết quả nghiên cứu thị trường… Cấp trên đồng tình và đầu tư triển khai kế hoạch, cấp dưới thông qua vai trò,nhiệm vụ, mục tiêu phát triển và hành động hướng đến mục tiêu chung + Các buổi huấn luyện chuyên môn  tất cả cùng thống nhất về cách thức, cơ cấu, qui trình làm việc; có sự phản hồi, tranh luận để hạn chế tối đa những sai sót. + Hội thảo quảng bá sản phẩm thu hút khách hàng  Thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ của công ty, tiếp thu ý kiến phản hồi. * 2. Vai trò của thuyết trình (tiếp) Trong xã hội : + Tuyên truyền phòng chống dịch bệnh, kế hoạch hóa… + Tuyên truyền và thuyết phục mọi người dân thực hiện nếp sống văn minh + Tổ chức thuyết trình về an toàn xã hội, an sinh giáo dục, môi trường.. Trong gia đình : Các buổi họp mặt gia đình, cha mẹ, ông bà truyền dạy những điều hay lẽ phải, cách sống tốt đẹp và thuyết phục con cháu noi gương. * Ví dụ : Thuyết trình chủ đề :” Vì Sao Thế Hệ 8X thành công”: Thế hệ 8X là những ai ? Thành công như thế nào ? Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của họ ? II. Các bước của thuyết trình Theo Lee Gek Ling để thuyết trình thành công cần tuân thủ quy trình (giai đoạn) TOOP (The Oral Presentation Process). Quy trình này gồm 5 giai đoạn. Giai đoạn 1 : Phân tích khán thính giả Giai đoạn 2 : Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình Giai đoạn 3 : Phác thảo bài thuyết trình Giai đoạn 4 : Hoàn chỉnh bài thuyết trình Giai đoạn 5 : Thuyết trình thử * Giai đoạn 1 : Phân tích khán thính giả Khán giả của buổi thuyết trình gồm những ai ? Tuổi tác, trình độ văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ, địa vị xã hội…của họ ra sao? Mục đích của họ khi đến nghe bài thuyết trình ? Họ đến với buổi thuyết trình do tự nguyện hay bị ép buộc ? Tình trạng tâm lý của họ khi đến nghe bài thuyết trình ? Họ có được lợi ích gì khi nghe bạn nói ? Bạn muốn nói gì với họ ? Mức độ hiểu biết của khán giả về chủ đề bạn sẽ thuyết trình ? Mức độ quan tâm của họ về vấn đề này ? Trong khoảng thời gian cho phép, người nghe có khả năng thu nhận được một lượng thông tin là bao nhiêu ? Bạn muốn họ nhớ gì về bài Thuyết trình của bạn sau 2 tuần ?... * Giai đoạn 2 : Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình Vận dung quy tắc ABC để xác định chính xác chủ đề và nội dung thuyết trình. Analyse : Phân tích so sánh những tên đề tài có liên quan đến chủ đề cần thuyết trình, trên cơ sở đó chọn đề tài phù hợp. Ví dụ : giữa hai đề tài : Nghiên cứu các Khu công nghiệp Vùng kinh tế trọng điểm phía Nam. Nghiên cứu kinh nghiệm xây dựng các Khu công nghiệp Vùng kinh tế trọng điểm phía Nam. * Nếu đề tài nghiên cứu vẫn còn quá rộng thì bạn cần xác định rõ phạm vi nghiên cứu cả về mặt không gian lẫn thời gian, nhờ đó nội dung thuyết trình sẽ tập trung hơn, sâu hơn và hiệu quả hơn. Ví dụ đề tài thứ hai sẽ được thu hẹp hơn nữa cho phù hợp với nhu cầu của người nghe và thời lượng cho phép của buỗi thuyết trình “Nghiên cứu kinh nghiệm xây dựng các Khu công nghiệp tỉnh Đồng Nai trong giai đoạn 1995 – 2010” * Giai đoạn 2 : Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình (tiếp) Brainstorm : Để quá trình suy nghĩ đạt hiệu quả cao bạn cần thu thập, tập hợp thông tin có liên quan đến bài thuyết trình thông qua việc : Xem lại các nghiên cứu, các ấn phẩm, kinh nghiệm và kiến thức của chính bản thân bạn. Phỏng vấn, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm từ những chuyên gia am tường lĩnh vực bạn sẽ trình bày. Nghiên cứu những ấn phẩm đã xuất bản và lưu trữ trong thư viện, tìm hiểu thông tin từ các công ty tư vấn, công ty nghiên cứu thị trường. Lướt trên mạng để tìm kiếm những thông tin liên quan…. * Giai đoạn 2 : Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình (tiếp) Choose – Lựa chọn. Trên cơ sở những số liệu, tài liệu có được, bạn hãy tích cực động não suy nghĩ, để lựa chọn cho được những thông tin tốt nhất và thích hợp nhất với bài thuyết trình của bạn. Câu hỏi thảo luận : Để chuẩn bị cho bài thuyết trình “Thực trạng áp dụng Incoterm tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu (XNK) Việt Nam và các giải pháp nâng cao hiệu quả” nhóm đã thu thập được 10 tài liệu tham khảo, trong đó có : - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Phân tích thực trạng vận dụng các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) trong hoạt động XNK ở VN và những giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Incoterms” do tập thể giảng viên trường Đại học KT TP.HCM thực hiện năm 2002 * Giai đoạn 2 : Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình (tiếp) Câu hỏi thảo luận (tiếp) Kết quả điều tra tại 200 doanh nghiệp XNK được nhóm thuyết trình thực hiện vào cuối năm 2010. Incoterms 2010 do ICC phát hành. Incoterms 2010 do VCCI phát hành. 6 Cuốn sách giới thiệu về Incoterms 2010 do các giảng viên đại học, cao đẳng và các dịch giả Việt Nam biên soạn. Trong số những tài liệu đã thu thập được, bạn hãy suy nghĩ và lựa chọn : tài liệu thích hợp nhất và tốt nhất cho bài thuyết trình. Hãy xếp thứ tự ưu tiên cho các tài liệu bạn đã lựa chọn được và cho biết lý do tại sao bạn lại xếp như vậy. * Giai đoạn 3 : Phác thảo bài thuyết trình Cũng như một bài văn, bài thuyết trình thường có 3 phần Phần giới thiệu (hay phần mở đầu). Phần thân bài. Phần kết luận. * Phần mở đầu : Để có phần mở đầu hay, bạn nên chú ý tới các yếu tố : Gây ấn tượng (câu hỏi cường điệu, trích lời của một nhân vật nổi tiếng, đưa ra lời đồn đại hoặc một sự kiện làm khán giả ngạc nhiên, hoảng hốt…..) Hoan nghênh khán thính giả và giới thiệu đôi nét về bản thân/nhóm thuyết trình. Giới thiệu đề tài Giới thiệu dàn ý bài thuyết trình. Thỏa thuận cơ chế trình bày. * Phần thân bài Phần thân bài thường có từ 3 – 5 vấn đề chính. Nếu quá ít vấn đề bài thuyết trình sẽ bị sơ sài, nhám chán, thiếu sức hấp dẫn và ngược lại. Giữa các phần, các vấn đề cần có phần chuyển ý – câu kết nối giữa các phần, các vấn đề với nhau. Câu chuyển ý giúp khán giả dễ theo dõi bài thuyết trình, nó báo hiệu kết thúc một vấn đề và mở ra một vấn đề mới. * Xin giới thiệu một số mẫu câu chuyển ý : Trước hết tôi/chúng tôi xin giới thiệu với các bạn về ….(nêu tên vấn đề thứ nhất mà bạn sẽ thuyết trình). Hoặc : Mở đầu bài thuyết trình, xin được giới thiệu về…. Hoặc : Đầu tiên xin được giới thiệu vắn tắt nội dụng… (chương 1, vấn đề 1….). Trên đây, chúng tôi đã giới thiệu về…phần tiếp theo xin trình bày về… Trên cơ sở những đánh giá ở….(chương 1, phần 1, vấn đề 1…)xin đề xuất các giải pháp…. Nói tóm lại… Cuối cùng, chúng tôi đi đến kết luận…. * Phần kết luận Để có được phần kết cho một bài thuyết trình hay cần chú ý 3 yếu tố sau : Cơ chế chuyển sang phần kết Tóm tắt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình Câu kết phù hợp, gây được ấn tượng tốt (thế hệ 8X, 9X, để kết thúc bài thuyết trình giới thiệu về một loại sản phẩm hoặc dịch vụ có dùng câu như “Hãy mua nó”, “Hãy dùng thử nó” hoặc “Còn chờ gì nữa…” Một bài thuyết trình được coi là có bố cục hợp lý, khoa học, phần mở bài chiếm khoảng 10% bài nói, phần thân bài chiếm 85% và kết luận chiếm 5% * Giai đoạn 4 : Hoàn chỉnh bài thuyết trình Trong giai đoạn này, trước hết bạn hãy tập trung giải đáp những câu hỏi như : Liệu khán giả có hiểu được các từ ngữ (đặc biệt các từ chuyên môn)mà bạn sử dụng trong bài thuyết trình không ? Nên dùng cách nào là tốt nhất để giúp khán giả dễ dàng hiểu được ? (Thay bằng từ thông dụng hoặc giải thích…) Các số liệu minh họa cho bài nói của bạn đã được trình bày một cách sinh động chưa ? Chỗ nào nên dùng bảng, chỗ nào nên dùng biểu đồ, đồ thị ? Những vấn đề nào cần đưa lên Slide. Lường trước những chỗ khán giả có thể phản ứng. Chỗ nào nên hài hước, pha trò một chút… Chỗ nào nên nhấn mạnh, nói sâu thêm. * Giai đoạn 5 : Thuyết trình thử Muốn có một buổi thuyết trình hoàn hảo bạn cần chuẩn bị chu đáo cả hai phần ngôn ngữ và phi ngôn ngữ : Chuẩn bị về mặt ngôn ngữ : Hãy đọc to, truyền cảm bài diễn văn như đang diễn thuyết… Hãy chèn thêm những từ ngữ, câu chuyển ý, chuyển đoạn cho bài diễn văn thêm sinh động, thể hiện sự chặt chẽ, thuyết phục. Sử dụng những tờ giấy nhỏ để ghi lại những điểm chính, cần nhấn mạnh trong bài thuyết trình. Thuyết trình thử kết hợp với các Slide đã chuẩn bị sẵn * Giai đoạn 5 : Thuyết trình thử (tiếp) Chuẩn bị về mặt phi ngôn ngữ : Nét mặt tươi tắn, ánh mắt ấm áp. Người đứng thẳng, phần trên hướng về phía khán giả, thể hiện sự nhiệt tình, tự tin. Đưa tay ra, cử động tay một cách chủ động để lôi cuốn khán giả chú ý lắng nghe. Luôn kiểm soát được mọi cử động của cơ thể. Kiểm soát được bài nói. * III. Thu hút sự chú ý của khán thính giả Sử dụng thuật hùng biện hoặc phép tu từ (Rhetorie or Word Painting). Thuật hùng biện là nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ trau truốt (hoa mỹ) nhằm gây ấn tượng mạnh mẽ, tạo sức thuyết phục lớn đối với khán thính giả, độc giả. Khi chuẩn bị các bài thuyết trình người ta thường sử dụng các phép hùng biện sau : Phép loại suy/sự tương đồng (Analogy). Phép so sánh, ví von (Similie). Phép ẩn dụ (Metaphor) Đặt giả thuyết (Hypothesis) Phép ngoa dụ / lối nói cường điệu (hyperbole) Cách nói giảm nhẹ (Meiosis) Dùng câu hỏi tu từ (Rhetoricol Question) Dùng cách nói bóng gió / ám chỉ (Allusion) * Ví dụ về phép tương đồng Để nói lên tính đa dạng, phong phú, sự pha trộn của văn hóa Mỹ, người ta ví “Văn hóa Mỹ giống như một bát Xa lát hay một nồi hầm nhừ”. Ví dụ về phép so sánh : Khi tả cảnh khuya Bác Hồ đã dùng phép so sánh để tăng thêm hình tượng, tính truyền cảm cho câu thơ : Tiếng suối trong như tiếng hát xa Trăng lồng cổ thụ, bóng lồng hoa Cảnh khuya như vẽ, người chưa ngủ Chưa ngủ vì lo nỗi nước nhà * Còn ẩn dụ là so sánh ngầm, là so sánh rút gọn vế được so sánh Ví dụ : Giá cắt cổ hay : Vững như bàn thạch Trong thuyết trình, người ta có thể sử dụng nhiều kiểu ẩn dụ như : Nhân hóa Ví dụ : Mây đi vắng, trời xanh buồn rộng rãi. hay : Đất nước đang lớn lên từng ngày trong công cuộc đổi mới * Vật hóa : Ví dụ : Những năm cách mạng chưa về, vườn ta có hoa mà không đậu quả Rặng liễu tâm hồn chưa xanh tơ mà đã úa vàng Cánh chim bằng chưa bay đã hóa cu nhà, chim sâu ăn đất Chưa gặp trời đã gãy cánh giữa lồng nan (Chế Lan Viên) Ẩn dụ cảm giác Ví dụ : Giọng ngọt ngào Nỗi đắng cay Buồn tê tái…. * Khi muốn nhấn mạnh, thổi phồng một vấn đề nào đó người ta dùng phép cường điệu/ngoa dụ, ngược lại khi muốn giảm bớt đau thương, nỗi buồn, thiệt hại… người ta dùng lối nói giảm - Ví dụ về phép cường điệu : Học quên ăn, quên ngủ. Hoặc : Ta đi tới trên đường ta bước tiếp Rắn như thép, vững như đồng Đội ngũ ta trùng trùng điệp điệp (Tố Hữu) - Ví dụ về lối nói giảm Cứ mỗi độ tháng tư về, lòng tôi lại bồi hồi nhớ về những người anh, người chị đã nằm lại tại cửa ngõ Sài Gòn – quê hương tôi, nằm lại với đất Phương Nam đầy nắng gió. * Để nhấn mạnh, để thu hút khán thính giả người ta cũng có thể sử dụng câu hỏi tu từ Ví dụ : Khi nào thì Virus không còn là Virus ? Một con Virus không còn là con Virus khi nó là sâu. Hãy để tôi giải thích cho các bạn biết sự khác biệt giữa Virus và sâu theo thuật ngữ của máy tính. Lưu ý : Trong điều kiện hội nhập, người ta sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau để giao tiếp. Trong thuyết trình, thuật hùng biện chỉ được sử dụng thành công khi cả người nói và người nghe đều thông thạo ngôn ngữ sử dụng và ngược lại.. * 2. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể Tiếp xúc bằng mắt Khi bạn nhìn khán giả cũng có nghĩa là bạn đang hứa với họ, sẽ mang lại cho họ những điều bổ ích. Khi nhìn khán giả bạn có thể kiểm tra được thái độ của họ và điều chỉnh lại bài nói của mình cho phù hợp. Nếu bắt gặp khán giả không tập trung thù hãy lên cao giọng, nói sôi nổi hơn, nhanh hơn, to hơn, hãy di chuyển, đừng đứng nguyên một chỗ hoặc hỏi một số câu hỏi … * Biểu lộ bằng nét mặt Khi bạn cười thì dù tim bạn đang đập mạnh, chân bạn đang run, người ta vẫn tưởng là bạn rất tự tin. Bạn cười sẽ làm cho khán giả nghĩ rằng bạn là một người thân thiện, dễ mến, họ sẽ cảm thấy đầu óc thư thái hơn, cởi mở và gần gũi với bạn hơn. Khi bạn cười sẽ thấy một số khán giả mỉm cười lại với bạn, điều đó làm bạn vững tin hơn, bớt hồi hộp và trình bày tốt hơn. * Dáng điệu Khi thuyết trình bạn đừng đứng nghiêm như một pho tượng, nghiêm quá trông bạn sẽ rất gò bó, căng thẳng, không sinh động, thiếu hấp dẫn. Bạn hãy đứng thẳng, hơi ngả về phía khán giả một chút, hai tay xuôi hoặc một tay cầm micro và phải biết cử động hai tay một cách phù hợp. Di chuyển để có thể quan sát hết mọi người trong khán phòng. * Trang phục Nếu biết ăn mặc đẹp, lịch lãm, hợp thời trang, phù hợp với lứa tuổi, địa vị, bạn sẽ trở thành người nổi tiếng và thu hút được mọi người xung quanh. Chuẩn bị trang phục chỉnh tề lịch sự, được là ủi cẩn thận, phù hợp với lứa tuổi, địa vị của người thuyết trình, phù hợp với mức độ trang trọng, quy mô, tính chất của buổi thuyết trình. * 3. Chất lượng giọng nói Tốc độ : Khi nói quá nhanh bạn sẽ mắc phải lỗi phát âm, nhiều âm bị nuốt trong cổ họng, không phát âm ra được, đặc biệt là những người thường hạ giọng ở cuối câu và ngược lại. Mức độ sôi nổi : Nếu bạn nói sôi nổi, truyền cảm và luôn quan tâm đến những gì mình nói thì người nghe sẽ chú ý lắng nghe và hưởng ứng. Phải có lúc cao, lúc trầm, có trọng tâm, thúc giục, lúc mượt mà du dương… Giọng nói : Nói lý nhí là điều cấm kỵ, phải nói to, rõ ràng, lưu loát – đó là điều tối thiểu cần có đối với một người thuyết trình. * Tóm lược một số lỗi phổ biến trong thuyết trình và cách sửa chữa * 3. Sử dụng công cụ hỗ trợ một cách hiệu quả 3.1. Slide sử dụng trong thuyết trình Theo kinh nghiệm một bài thuyết trình khoảng 10 phút nên sử dụng từ 6 đến 12 Slide là vừa phải và một bài nói khoảng 1 giờ bạn nên chuẩn bị từ 30 đến 70 Slide * Để có được những Slide đúng tiêu chuẩn cần lưu ý : Cỡ chữ (font size) dùng để thiết kế slide nên từ 28 trở lên, chữ dùng cho tựa đề cần lớn hơn. Trừ phần tựa đề, mỗi slide nên có khoảng 5 dòng, khoảng 25 chữ là vừa. Không nên thiết kế những slide dày đặc chữ. Trên mỗi Slide tối đa chỉ nên dùng 2 kiểu chữ (font type). Tiêu đề nên dùng chữ in hoa hoặc kiểu chữ có chân, nét đậm. Phần nội dung, nên chọn kiểu chữ thường, không chân, nét mảnh, đầu câu viết hoa. Trước khi in slide cần cẩn thận kiểm tra lại và sửa lại tất cả các lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp. * 3.2. Những lưu ý khi sử dụng Powerpoint và Projector Chọn một thiết kế cơ bản và gam màu chủ đạo cho toàn bộ bài thuyết trình. Chọn kiểu chữ cẩn thận để máy có thể đọc được. Chọn màu sắc thích hợp tạo nên tâm lý thoải mái và tăng cường sự chú ý. Đề phòng những lỗi có thể xảy ra khi sử dụng Projector. * Điểm lược những lỗi thông thường khi sử dụng Powerpoint, LCD Projector và cách khắc phục * Điểm lược những lỗi thông thường khi sử dụng Powerpoint, LCD Projector và cách khắc phục (tiếp) * Điểm lược những lỗi thông thường khi sử dụng Powerpoint, LCD Projector và cách khắc phục (tiếp) *