Bài giảng Kiểm soát dự án (project control)

CHÖÔNG 6: KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN (PROJECT CONTROL) TOÅNG QUAN ƒ Kieåm soaùt döï aùn laø hoaït ñoäng cuoái cuûa giai ñoaïn trieån khai trong chu kyø hoaït ñoäng cuûa döï aùn ƒ Kieåm soaùt taäp trung chính leân 3 laõnh vöïc chính: ƒ Möùc ñoä thöïc hieän (Performance) ƒ Chi phí (Cost) ƒ Thôøi gian (Time) 2 Vì sao caàn kieåm tra möùc ñoä thöïc hieän DA? Controlling performance ƒ Caùc vaán ñeà kyõ thuaät phaùt sinh ƒ Khoâng ñuû nguoàn löïc khi caàn ñeán ƒ Caùc khoù khaên kyõ thuaät khoâng theå khaéc phuïc ƒ Caùc vaán ñeà veà chaát löôïng vaø ñoä tin caäy xuaát hieän ƒ Khaùch haøng yeâu caàu thay ñoåi ñaëc tính kyõ thuaät ƒ Söï phöùc taïp giöõa caùc boä phaän xuaát hieän ƒ Caùc phaùt minh môùi aûnh höôûng ñeán döï aùn 3 Vì sao caàn kieåm tra chi phí? Controlling cost ƒ Caùc khoù khaên kyõ thuaät yeâu caàu nhieàu nguoàn löïc hôn ƒ Qui moâ coâng vieäc gia taêng ƒ Giaù thaàu ban ñaàu quaù thaáp ƒ Caùc baùo caùo keùm hoaëc khoâng ñuùng haïn ƒ Hoaïch ñònh ngaân saùch khoâng phuø hôïp ƒ Coâng taùc kieåm tra chænh söûa khoâng thöïc hieän ñuùng luùc ƒ Chi phí ñaàu vaøo thay ñoåi 4 Vì sao caàn kieåm tra tieán ñoä thöïc hieän döï aùn? Controlling time ƒ Caùc khoù khaên kyõ thuaät caàn nhieàu thôøi gian hôn ñeå xöû lyù so vôùi khi hoaïch ñònh ƒ Thôøi gian öôùc löôïng ban ñaàu laø quaù laïc quan ƒ Trình töï coâng vieäc laø sai ƒ Caùc ñaàu vaøo ñöôïc yeâu caàu (vaät tö, nhaân söï, thieát bò) laø khoâng coù khi caàn ñeán ƒ Caùc coâng vieäc caàn thieát phía tröôùc ñaõ khoâng hoaøn thaønh ƒ Khaùch haøng thay ñoåi yeâu caàu Î laøm laïi ƒ Luaät leä chính phuû thay ñoåi 5 TOÅNG QUAN (tt) ƒ Kieåm soaùt döï aùn = giaùm saùt + so saùnh + hieäu chænh (Control = Monitoring + comparing + adjusting/correcting) A Good thing, not domination ! ƒ Giaùm saùt: Thu thaäp, ghi cheùp vaø baùo caùo thoâng tin lieân quan ñeán taát caû caùc laõnh vöïc döï aùn Î kieán nghò caàn thieát nhaèm caûi tieán caùc hoaït ñoäng cuûa döï aùn ƒ So saùnh: caùc thoâng tin giaùm saùt vôùi keá hoaïch vaø vôùi caùc yeâu caàu ñeà ra ƒ Hieäu chænh: Thöïc hieän caùc bieän phaùp hieäu chænh nhaèm ñaït muïc tieâu döï aùn 6 Establish baseline plan (schedule, budget) Start project "Project Management is a proactive approach to controlling a project" Wait until next report period During each report period Collect data on actual performance (schedule, costs) Incorporate changes into project plan (scope, schedule, budget) Calculate updated project schedule, budget, and forecasts Analyze current status compared to plan (schedule, budget) No Are corrective actions needed ? Yes Identify corrective actions and incorporate associated changes QUAÙ TRÌNH KIEÅM SOÙAT DÖÏ AÙN 7 CAÙC YEÁU TOÁ ÑAÙNH GIAÙ KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN THAØNH COÂNG ƒ Söû duïng keá hoaïch DA ban ñaàu (baseline plan) laø cô sôû chuû yeáu ñeå ñieàu phoái döï aùn ƒ Giaùm saùt vaø caäp nhaät thöôøng xuyeân keá hoaïch ban ñaàu Î phaûn aûnh hieän traïng cuûa döï aùn ƒ Chaát löôïng giao tieáp laø yeáu toá then choát. Möùc ñoä thoâng tin tuyø thuoäc caáp quaûn lyù 8 CAÙC YEÁU TOÁ ÑAÙNH GIAÙ KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN THAØNH COÂNG (tt) ƒ PM phaûi tham gia vaøo quaù trình kieåm tra Î ñaûm baûo caùc thay ñoåi laø phuø hôïp vaø ñöôïc pheâ chuaån ƒ Chaát löôïng vaø möùc ñoä baùo caùo phaûi ñaùng tin caäy, thoáng nhaát vaø phuø hôïp vôùi töøng caáp trong nhoùm döï aùn 9 CAÙC THOÂNG TIN CAÀN PHAÛI GIAÙM SAÙT ƒ Tình hình coâng vieäc so vôùi keá hoaïch ƒ Khoái löôïng coâng vieäc ñöôïc hoaøn thaønh ƒ Chaát löôïng coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän ƒ Caùc chi phí so vôùi keá hoaïch ƒ Thaùi ñoä cuûa nhaân söï tham gia trong döï aùn ƒ Söï hôïp taùc giöõa caùc thaønh vieân trong döï aùn Ngoaøi coâng vieäc, tieán ñoä vaø chi phí: ƒ Laõnh vöïc caàn quan taâm: ƒ Möùc ñoä giao tieáp vaø hôïp taùc giöõa caùc thaønh vieân trong döï aùn ƒ Möùc ñoä söû duïng trang thieát bò maùy moùc 10 CAÙC THOÂNG TIN CAÀN PHAÛI GIAÙM SAÙT (tt) ƒ Döï aùn caøng phöùc taïp, caøng toán nhieàu thôøi gian ñeå giaùm saùt vaø kieåm tra Î Khaéc phuïc: Baùo caùo ñôn giaûn ƒ Muïc ñích cuûa heä thoáng giaùm saùt laø thu thaäp vaø baùo caùo döõ lieäu ƒ Muïc ñích cuûa heä thoáng kieåm tra laø xem xeùt sai leäch giöõa thöïc teá vaø keá hoaïch 11 CAÙC DAÏNG KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN ƒ 3 daïng kieåm soaùt: ƒ Kieåm soaùt thôøi gian (Time) ƒ Kieåm soaùt chi phí (Cost) ƒ Kieåm soaùt caùc yeâu caàu veà chaát löôïng ƒ Heä thoáng kieåm soaùt chi phí/ tieán ñoä - C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria) ƒ Kieåm soaùt beân trong (Internal control) ƒ Kieåm soaùt beân ngoaøi (External control): Audit Î thöôøng döï aùn lôùn, döï aùn chính phuû 12 MOÂ HÌNH HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT ƒ Heä thoáng ñôn giaûn (simple system) ƒ Heä thoáng phöùc taïp cao caáp (high level system) Ñaàu vaøo Ñaàu ra Quùa trình Thoâng tin phaûn hoài 13 ÑAËC ÑIEÅM CUÛA HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT TOÁT ƒ Neân linh hoaït (flexible) ƒ Neân coù chi phí hieäu quaû (cost effective) ƒ Phaûi höõu ích thaät söï ƒ Phaûi thoûa maõn caùc yeâu caàu thöïc teá cuûa DA ƒ Phaûi vaän haønh theo ñuùng thôøi gian ƒ Heä thoáng hoaït ñoäng chính xaùc 14 VÌ SAO CAÀN HEÄ THOÁNG KIEÅM SOÙAT? ƒ Ñaûm baûo tieán ñoä - chi phí - chaát löôïng coâng vieäc ƒ Thaáy sôùm nhöõng vaán ñeà ñang tieán trieån vaø söï chaäm treå cuûa döï aùn Î xöû lyù vaán ñeà ƒ Deå daøng trao ñoåi thoâng tin giöõa caùc nhoùm vaø caùc thaønh vieân trong döï aùn ƒ Phaûn öùng nhanh hôn vôùi caùc coâng vieäc khoâng phuø hôïp ƒ Taùi khaúng ñònh nhöõng cam keát ƒ Ruùt ra baøi hoïc cho nhöõng döï aùn khaùc 15 KIEÅM SOÙAT DÖÏ AÙN CAÀN ÑÖÔÏC THÖÏC HIEÄN NHÖ THEÁ NAØO? ƒ Caàn phaûi thöïc hieän thöôøng xuyeân trong suoát chu kyø hoaït ñoäng cuûa döï aùn ƒ Caàn phaûi ñöa vaøo trong keá hoaïch döï aùn ƒ Caàn phaûi ñöôïc hieåu &ø coù söï tham gia cuûa taát caû caùc thaønh vieân cuûa döï aùn ƒ Xem xeùt laïi keá hoaïch coâng vieäc ƒ Trao ñoåi thoâng tin &ø baùo caùo thöôøng xuyeân giöõa ban QLDA vaø nhaân vieân ƒ Thaêm hieän tröôøng thöïc teá cuûa döï aùn ƒ Heä thoáng giaùm saùt vaø ñieàu tra maãu Î Strong communication: right people have right information at the right time 16 CAÙC DAÏNG BAÙO CAÙO a) Daïng thöôøng xuyeân (routine): ƒ Ñònh kyø (haøng tuaàn, haøng thaùng ) hoaëc theo caùc coät moác thôøi gian ƒ Chính xaùc hôn: bao goàm tieán ñoä, chi phí, chaát löôïng caùc coâng vieäc b) Daïng ngoaïi leä (exception): 2 tröôøng hôïp: ƒ Thöù nhaát, baùo caùo söï coá tröïc tieáp cho nhöõng thaønh vieân coù traùch nhieäm chính trong vieäc RQÑ ƒ Thöù hai, khi moät quyeát ñònh ñöôïc thöïc hieän treân cô sôû ngoaïi leä vaø muoán thoâng baùo cho caùc nhaø quaûn lyù khaùc bieát Î caàn nhanh, hôi thieáu chính xaùc & khoâng chính thöùc 17 CAÙC DAÏNG BAÙO CAÙO (tt) c ) Daïng phaân tích ñaëc bieät (special analysis): ƒ Phoå bieán caùc keát quaû nghieân cöùu ñaëc bieät ñöôïc thöïc hieän trong döï aùn ƒ Ví duï: vieäc söû duïng vaät lieäu thay theá, ñaùnh giaù quaù trình saûn xuaát, naêng löïc caùc phaàn meàm môùi ... 18 NGUYEÂN TAÉC TRONG KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN ƒ Kieåm soaùt coâng vieäc, khoâng phaûi kieåm soaùt ngöôøi thöïc hieän döï aùn ƒ Kieåm soaùt phaûi döïa treân nhöõng coâng vieäc ñaõ hoaøn thaønh ƒ Ñ/v coâng vieäc phöùc taïp: kieåm soaùt döïa treân ñoäng cô laøm vieäc & söï töï giaùc ƒ Döõ lieäu kieåm soaùt phaûi ñöôïc gôûi ñeán ngöôøi thöïc hieän coâng vieäc ñoù 19 NGUYEÂN TAÉC TRONG KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN (tt) ƒ Moät heä thoáng kieåm soaùt ñöôïc thieát keá cho nhöõng coâng vieäc bình thöôøng ƒ Nhöõng coâng vieäc ñaëc bieät phaûi ñöôïc xöû lyù rieâng ƒ Söï kieåm soaùt moät quaù trình phöùc taïp ñaït ñöôïc thoâng qua nhieàu caáp 20 CAÙC VAÁN ÑEÀ KHOÙ KHAÊN TRONG KSDA ƒ Chæ nhaán maïnh ñeán 1 yeáu toá (nhö chi phí, boû qua tieán ñoä hoaëc chaát löôïng) ƒ Qui trình kieåm soaùt gaëp söï phaûn ñoái hoaëc söï khoâng ñoàng yù ƒ Khoâng tin ñöôïc baùo caùo khoâng chính xaùc hoaëc khoâng ñaày ñuû ƒ Thaùi ñoä baûo thuû thoâng tin bò thieân leäch, thaønh kieán ƒ Quan ñieåm khaùc nhau giöõa caùc nhaø quaûn lyù veà caùc vaán ñeà coøn tranh caûi ƒ Caùc cô cheá baùo caùo thoâng tin &ø keá toaùn bò sai leäch 21 KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ CUÛA DÖÏ AÙN P/p truyeàn thoáng veà kieåm soaùt chi phí ƒ Caùc baùo caùo chi phí ñöôïc giaùm saùt moät caùch rieâng leõ cho moãi nhoùm coâng vieäc ƒ Moãi baùo caùo chi phí goàm: ƒ Moâ taû coâng vieäc ƒ Tieán ñoä thöïc hieän ƒ Ngöôøi chòu traùch nhieäm ƒ Phaân boå chi phí theo thôøi gian ƒ Yeâu caàu veà nguoàn löïc (nhaân löïc, thieát bò ) ƒ Vôùi moãi baùo caùo chi phí: xem xeùt söï khaùc bieät giöõa chi phí thöïc teá vaø chi phí ñaõ ñöôïc döï truø 22 PHÖÔNG PHAÙP C/SCSC (Cost/ Schedule Control System Criteria) ƒ Laø phöông phaùp toå hôïp: chi phí + keá hoaïch + coâng vieäc vaøo 1 heä thoáng &ø ñöôïc tính baèng tieàn ƒ Laø ph/phaùp giaù trò thu ñöôïc (EV- Earned Value) ƒ 3 thoâng soá tính toaùn: ƒ BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) Chi phí döï tính cuûa coâng vieäc theo keá hoaïch ƒ BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) Chi phí döï tính cuûa coâng vieäc ñaõ ñöôïc thöïc hieän ƒ ACWP (Actual Cost of Work Performed) Chi phí thöïc teá cho coâng vieäc ñaõ ñöôïc thöïc hieän 23 PHÖÔNG PHAÙP C/SCSC (tt) Tính BCWS BCWS = Ngaân saùch döï tính cho caùc coâng vieäc x % coâng vieäc ñöôïc hoaïch ñònh cho ñeán thôøi ñieåm xem xeùt Vd: Chi phí cuûa 3 coâng vieäc A,B,E döï tính hoaøn thaønh theo keá hoaïch trong 4 tuaàn laø: Hoaït ñoäng A B E BCWS 4 tuaàn x 300 USD 3000 USD 4 tuaàn x 814 USD Î 1.200 USD 3.000 USD 3.256 USD 7.456 USD 24 PHÖÔNG PHAÙP C/SCSC (tt) Tính BCWP BCWP = Ngaân saùch döï tính cho caùc coâng vieäc x % coâng vieäc thöïc söï ñaõ laøm cho ñeán thôøi ñieåm xem xeùt Hoaït ñoäng A B E BCWP 1.500 USD 3.000 USD 1.628 USD 6.128 USD 25 PHÖÔNG PHAÙP C/SCSC (tt) Tính ACWP Hoaït ñoäng A B E Î ACWP 1.500 USD 3.000 USD 2.900 USD 7.400 USD 26 Sô ñoà thöïc hieän tieán ñoä vaø chi phí Khoâng vöôït chi phí (+) +10 D A +5 Sai leäch % (-) chaäm tieán ñoä -10 -5 +5 +10 (+) vöôït tieán ñoä Khoâng sai leäch chi phí vaø tieán ñoä C -5 B -10 Sai leäch % (-) Vöôït chi phí 27 TÍNH TOAÙN SAI LEÄCH VEÀ TIEÁN ÑOÄ CALCULATING SCHEDULE VARIANCE ƒ Schedule Variance: SV = BCWP - BCWS ƒ SV> 0 Vöôït tieán ñoä (Ahead Schedule) ƒ SV=0 Ñuùng tieán ñoä (On Schedule) ƒ SV < 0 Chaäm tieán ñoä (Behind Schedule) Hoaït ñoäng A B E BCWP - BCWS 1.500 USD - 1.200 USD 3.000 USD - 3.000 USD 1.628 USD - 3.256 USD Toång sai leäch SV 300 USD 0 USD - 1.628 USD - 1.328 USD 28 ƒ Schedule Variance percentage: SV% = SV/ BCWS ƒ SV% > 0 Good: nhieàu coâng vieäc ñaõ hoaøn thaønh so vôùi hoaïch ñònh ƒ SV% < 0 Bab: Ít coâng vieäc hoaøn thaønh theo yeâu caàu 29 TÍNH TOAÙN SAI LEÄCH VEÀ CHI PHÍ CALCULATING COST VARIANCE ƒ Cost Variance: CV = BCWP - ACWP ƒ CV > 0 Î Khoâng vöôït chi phí (Cost under run) ƒ CV = 0 Î Ñuùng chi phí (On cost) ƒ CV < 0 Î Vöôït chi phí (Cost over run) Hoaït ñoäng A B E BCWP - ACWP 1.500 USD - 1.500 USD 3.000 USD - 3.000 USD 1.628 USD - 2.900 USD Toång sai leäch CV 0 USD 0 USD - 1.272 USD - 1.272 USD 30 TÍNH TOAÙN SAI LEÄCH VEÀ CHI PHÍ (tt) ƒ Cost Variance percent: CV% = CV/BCWP ƒ CV % > 0 Î Good: Coâng vieäc thöïc hieän döôùi ngaân saùch ƒ CV% < 0 Î bad: Coâng vieäc thöïc hieän vöôït ngaân saùch ƒ Estimate at completion: EAC (Ñaùnh giaù laïi toaøn boä chi phí döï aùn) EAC = Chi phí öôùc tính ban ñaàu x (ACWP/BCWP) 31 ÑÖÔØNG CONG EARNED VALUE Thôøi ñieåm hieän taïi BCWS AV BCWP SV- Sai leäch tieán ñoä CV- Sai leäch chi phí ACWP Thôøi gian p h í C h i Trend projection 33 TÍNH TOAÙN SAI LEÄCH VEÀ KEÁ TOAÙN CALCULATING ACCOUNTING VARIANCE AV = BCWS - ACWP ƒ AV > 0 Î Ngaân saùch theo keá hoaïch lôùn hôn döï chi ƒ AV = 0 Î Ngaân saùch theo keá hoaïch ñuùng baèng döï chi ƒ AV < 0 Î Ngaân saùch theo keá hoaïch nhoû hôn döï chi 34 TÍNH TOAÙN SAI LEÄCH THÔØI GIAN CALCULATING TIME VARIANCE TV= SD - BCSP ƒ TV (Time variance) chæ ra möùc ñoä sôùm hay treå cuûa döï aùn so vôùi keá hoaïch ƒ SD (Status Date) - ngaøy xem xeùt ƒ BCSP (Budget Cost of the Schedule Performed) - ngaøy maø luùc ñoù BCWS = BCWP 35 CAÙC CHÆ SOÁ TÖÔNG ÑOÁI: 2 Chæ soá thaønh quaû veà tieán ñoä - SPI (Schedule Performance Indicator/ index) SPI BCWP BCWS ƒ SI = 1: Caùc hoaït ñoäng naèm trong keá hoaïch ƒ SI > 1: döï aùn hoaøn thaønh vöôït tieán ñoä ƒ SI < 1: döï aùn hoaøn thaønh chaäm hôn keá hoaïch 36 CAÙC CHÆ SOÁ TÖÔNG ÑOÁI (tt) Chæ soá thaønh quaû veà chi phí - CPI (Cost Performance Indicator / Index) CPI BCWP ACWP ƒ CI = 1: hoaït ñoäng ñuùng chi phí ƒ CI > 1: hoaït ñoäng khoâng vöôït chi phí ƒ CI < 1: döï aùn vöôït chi phí 37 VÍ DUÏ: CAÙC CHÆ SOÁ TÖÔNG ÑOÁI Hoaït ñoäng A B E SPI = BCWP/ACWP 1.500 / 1.200 = 1,25 3.000 / 3.000 = 1,00 1.628 / 3.256 = 0,50 CPI = BCWP/ACWP 1.500 / 1.500 = 1,00 3.000 / 3.000 = 1,00 1,628 / 2.900 = 0,56 Vaán ñeà duy nhaát maø nhaø PM phaûi ñoái phoù laø kieåm soaùt söï thay ñoåi 38