Bài giảng Kế toán tiền và các khoản tương đương tiền

Chương 1 KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢNTƯƠNG ĐƯƠNG TIỀN ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN ỨNG TRƯỚC NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG KẾ TOÁN TIỀN ĐANG CHUYỂN KẾ TOÁN CÁC KHOẢN ỨNG TRƯỚC Nội dung 1. Đặc điểm Vốn bằng tiền bao gồm: tiền mặt tại quỹ; tiền gửi ở Ngân hàng và tiền đang chuyển. Các khoản ứng trước bao gồm các khoản tạm ứng cho công nhân viên trong DN, chi phí trả trước, các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn và dài hạn I. ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN, CÁC KHOẢN ỨNG TRƯỚC (1) 2. Nhiệm vụ của kế toán Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi, tạm ứng, trả trước, thế chấp, ký cược ký quỹ. Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kế toán với thủ quỹ. Thực hiện đầy đủ các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán. Kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, các khoản chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. I. ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN, CÁC KHOẢN ỨNG TRƯỚC (2) II. NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN 1. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là VNĐ. Quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế (tỷ giá bình quân liên ngân hàng) tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo từng loại nguyên tệ trên TK 007 Vàng, bạc, đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh vàng, bạc, đá quý. Nguyên tắc chi tạm ứng: Chỉ tạm ứng cho cán bộ, công nhân viên chức hoặc người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Chỉ tạm ứng theo đúng nội dung quy định. Chỉ được giao tạm ứng mới khi đã thanh toán hết số tạm ứng cũ. Tiền tạm ứng cho mục đích nào phải sử dụng đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Không được chuyển giao tiền tạm ứng cho người khác. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bản thanh toán tạm ứng đính kèm các chứng từ gốc xác minh việc chi tiêu để thanh toán ngay 2. Nguyên tắc hạch toán các khoản ứng trước (1) Nguyên tắc hạch toán các khoản chi phí trả trước Hạch toán vào chi phí trả trước ngắn hạn những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến kết quả hoạt động một năm tài chính. Hạch toán vào chi phí trả trước dài hạn những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến kết quả hoạt động trên một năm tài chính. Việc tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD từng kỳ hạch toán phải căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí mà lựa chọn phương pháp và tiêu thức hợp lý. Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản chi phí trả trước 2. Nguyên tắc hạch toán các khoản ứng trước (2) Tiền mặt của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền tại quỹ gồm Chứng từ gốc (chứng từ đính kèm) Chứng từ dùng để ghi sổ Tài khoản sử dụng: tài khoản 111 “Tiền mặt” dùng để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ TK 111, có 3 TK cấp 2 : TK 1111: Tiền Việt Nam TK 1112: Ngoại tệ TK 1113: Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý III. KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ (1) Sổ sách sử dụng (1) Quy trình chung ghi sổ kế toán vốn bằng tiền Đối với hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ quỹ (thủ quỹ) NKC NK thu tiền NK chi tiền Sổ cái Không sử dụng NK đặc biệt Có sử dụng NK đặc biệt Phiếu thu Phiếu chi Sổ cái 111 111 112 112 … … 2. Đối với hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ (thủ quỹ) Sổ cái 111 112 … Chứng từ ghi sổ 3. Đối với hình thức Nhật ký sổ cái Chứng từ gốc Sổ quỹ (thủ quỹ) Nhật ký sổ cái 111 112 … Sổ sách sử dụng (2) Chứng từ gốc Bảng kê số 1, số 2 NK chứng từ số 1, số 2 Phiếu thu Phiếu chi Sổ cái 4. Đối với hình thức Nhật ký chứng từ Sổ sách sử dụng (3) Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ là đồng Việt Nam Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ là ngoại tệ Phương pháp hạch toán tiền tại quỹ là vàng bạc, đá quý III. KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ (1) 111 (1111) SDĐK 511 3331 711, 515 131, 138, 141 112 (1121) (1) (2) (3) (4) 152, 153, 156 133 621, 623, 627, 641 642, 635, 811 311, 315, 331, 333 334, 341, 342 (8) (9) (10) Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ là đồng Việt Nam _ Sơ đồ hạch toán (1) 211, 241 111 (1111) SPSC 338, 344 144, 244 121, 128, 221 222, 228 338 (3381) (5) (6) (7) (14a) 338, 344 144, 244 141, 138 138 (1381) (11) (12) (13) (14b) SDCK SPSN Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ là đồng Việt Nam _ Sơ đồ hạch toán (2) a/Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế (TGTT) Nguyên tắc: Tài khoản thuộc vật tư, hàng hoá, TSCĐ, doanh thu, chi phí, bên Nợ các TK vốn bằng tiền, bên Nợ các khoản phải thu, bên Có các TK phải trả, các khoản thuế phải nộp khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ … thì phải ghi sổ theo TGTT lúc phát sinh nghiệp vụ Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ là ngoại tệ (1) a/Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế (TGTT) Bên Có các TK vốn bằng tiền thì phải ghi sổ theo TGTT lúc xuất ngoại tệ. TGTT xuất ngoại tệ 1 trong 4 phương pháp: Bình quân gia quyền, FIFO, LIFO, thực tế đích danh. Bên Có TK phải thu, bên Nợ TK phải trả thì phải ghi sổ theo TGTT lúc ghi sổ kế toán. a/ Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế (TGTT) Phương pháp hạch toán: Nếu doanh nghiệp đang trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh (Kể cả có xây dựng cơ bản chưa hoàn thành) Đặt: T1 : Tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ phải thu T1’: Tỷ giá thực tế lúc thu được nợ phải thu T2 : Tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ phải trả T2’: Tỷ giá xuất ngoại tệ Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ là ngoại tệ (2) Sơ đồ (1) Hạch toán ngoại tệ (TGTT) 111 (1112) SDĐK 131 511 331 152, 153 156, 211 T1 T1 T1 T’1 635 ∆T’1 T1 635 ∆T2 T’2 T2 T2 T2 T’2 111 (1112) SDĐK 511 152, 153, 156, 211 T1 T’1 635 ∆T2 T’2 T2 T’2 Sơ đồ (2) Hạch toán ngoại tệ (TGTT) 111 (1112) 331 413 ∆T’2 T2 T2 T’2 152, 153, 211 T2 T2 a/ Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế(TGTT) Phương pháp hạch toán: Nếu DN đang trong quá trình xây dựng cơ bản chưa hoàn thành (chưa phát sinh DT, CP): Sơ đồ hạch toán TK 111(1112) như sau: Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ là ngoại tệ (3) 413 SDĐK 3387 515 242 635 (2b) (2a) (1a) (1b) a/ Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế (TGTT) Phương pháp hạch toán: Khi kết thúc giai đoạn đầu tư xây dựng kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện Sơ đồ hạch toán như sau: Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ là ngoại tệ (4) SDĐK b/ Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán (TGHT) Ghi chú: Hiện nay Bộ tài chính không đề cập đến tỷ giá hạch toán, vì vậy phương pháp hạch toán ở phần này chỉ để tham khảo. Nguyên tắc: TK thuộc VT, HH, TSCĐ, DT,CP, thuế phải nộp … phải ghi sổ theo TGTT lúc phát sinh nghiệp vụ. Bên Nợ hoặc bên Có VBT, các khoản phải thu, phải trả ghi sổ theo TGHT. Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ là ngoại tệ (5) 111 (1112) SDĐK 131 511 331 152, 153 156, 211 Ttt Tht Tht Tht 635 ∆Tht Ttt 635 ∆Ttt Tht Tht Ttt Tht Tht Sơ đồ (1) Hạch toán ngoại tệ (TGHT) 111 (1112) SDĐK 511 152, 153 156, 211 Ttt Tht 635 ∆Tht Ttt 635 ∆Ttt Tht Ttt Tht Sơ đồ (2) Hạch toán ngoại tệ (TGHT) b/ Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán (TGHT) Nếu DN đang trong quá trình xây dựng cơ bản chưa hoàn thành (chưa phát sinh DT, CP): Phương pháp tương tự … nhưng nếu lãi CLTG liên quan đến ngoại tệ thì HT vào bên Có TK 413, ngược lại nếu lỗ … bên Nợ TK 413. Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ là ngoại tệ (6) Sơ đồ hạch toán 111 (1112) 331 Tht Tht 152, 153, 211 Tht Ttt 413 ∆Ttt Tht c/ Điều chỉnh tỷ giá vào cuối kỳ: Nếu doanh nghiệp đang trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh (Kể cả có xây dựng cơ bản chưa hoàn thành) 1/ Khi đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ: Nếu phát sinh lãi CLTG: Nợ TK 1112, 1122, 131, 136, 138, 311, 315, 331 341, 342,… Có 413 (TK 4131) Nếu phát sinh lỗ CLTG Nợ TK 413 (TK 4131) Có TK 1112, 1122, 131, 136, 138, 311, 315, 331 341, 342,… Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ là ngoại tệ (7) 2/ Xử lý chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại cuối năm Kết chuyển lãi CLTG Nợ TK 413 (TK 4131) Có TK 515 Kết /c lỗ CLTG Nợ TK 635 Có TK 413 (TK 4131) Nếu doanh nghiệp đang trong quá trình xây dựng cơ bản chưa hoàn thành (chưa phát sinh doanh thu/chi phí): Khi kết thúc giai đoạn đầu tư xây dựng chuyển sang giai đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ là ngoại tệ (8) 413 SDĐK 3387 515 242 635 (2b) (2a) (1a) (1b) Sơ đồ hạch toán Giá nhập được ghi sổ theo giá mua thực tế. Giá xuấtù có thể tính theo một trong bốn phương pháp: bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước, thực tế đích danh). Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ là vàng bạc, đá quý 111 (1113) SPSC 111, 112 338, 344 131 515 (1) (2) (3) 338, 344 144, 244 331 (4) (5) (6) SDCK SPSN SDĐK 635 515 635 Sơ đồ hạch toán Chứng từ sử dụng: để hạch toán các khoản tiền gửi là giấy báo Có, giấy báo Nợ, Phiếu tính lãi, … của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi, lệnh chuyển tiền ...) Tài khoản sử dụng: TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng” TK 112 có 3 tài khoản cấp 2: TK 1121 - Tiền Việt Nam đang gửi tại Ngân hàng. TK 1122 - Ngoại tệ đang gửi tại Ngân hàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam. TK 1123 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý gửi tại Ngân hàng. IV. KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG (1) Kế toán tiền gửi Ngân hàng là ngoại tệ hoặc vàng, bạc, đá quý, thì nguyên tắc hạch toán tương tự như hạch toán tiền mặt và ngoại tệ hay vàng bạc, đá quý. Sổ sách sử dụng Sổ chi tiết: Sổ tiền gởi ngân hàng. Sổ tổng hợp: Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán công ty áp dụng (các loại sổ tương tự như kế toán tiền mặt đã trình bày trong phần trên). Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu IV. KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG (2) 112 (1121) 111 113 131 (1) (2) (3) 111 121, 128 222, 228 152, 153 156, 211 (9) (10) (11) SDĐK 144, 244 338, 344 411 (4) (5) (6) 133 627, 641 642, 635 (12) Sơ đồ hạch toán 112 (1121) 511 3331 515, 711 (7) (8) 311, 331, 338 341, 342, 315 144, 244 338, 344 (13) (14) (15) 3381 (16a) 1381 (16b) SPSC SDCK SPSN Sơ đồ hạch toán Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng, kho bạc hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền qua bưu điện để thanh toán nhưng chưa nhận được giấy báo của đơn vị được thụ hưởng. Chứng từ sử dụng: phiếu chi, giấy nộp tiền, biên lai thu tiền, phiếu chuyển tiền… V. KẾ TOÁN TIỀN ĐANG CHUYỂN (1) Tài khoản sử dụng: TK 113 - Tiền đang chuyển để phản ánh tiền đang chuyển của doanh nghiệp. TK 113 có 2 tài khoản cấp 2: TK 1131 - Tiền Việt Nam: phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển. TK 1132 - Ngoại tệ: phản ánh số tiền ngoại tệ đang chuyển. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu: V. KẾ TOÁN TIỀN ĐANG CHUYỂN (2) 113 511, 515 711 111 (1) (2) 112 331 (3) (4) SDĐK Sơ đồ hạch toán Các khoản ứng trước được phản ánh ở nhóm TK 14, TK24 bao gồm: TK 141 - Tạm ứng cho công nhân viên của doanh nghiệp. TK 142 - Phản ánh chi phí trả trước ngắn hạn. TK 242 - Phản ánh chi phí trả trước dài hạn TK 144 - Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn. TK 244 - Thế chấp, ký cược, ký quỹ dài hạn. VI. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN  ỨNG TRƯỚC (1) Kế toán tạm ứng cho công nhân viên trong doanh nghiệp (141) Kế toán chi phí trả trước ngắn hạn(142) Kế toán chi phí trả trước dài hạn (242) KẾ TOÁN CÁC KHOẢN  ỨNG TRƯỚC (2) Chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị tạm ứng (03.TT) Phiếu chi (02.TT) Báo cáo thanh toán tạm ứng (04.TT) Các chứng từ gốc: Hóa đơn mua hàng, biên lai cước phí, vận chuyển… Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu Kế toán tạm ứng cho công nhân viên trong doanh nghiệp 141 111 111, 334 (1) (3) 152, 153, 156 133 (2) Sơ đồ hạch toán 211 641, 642… Chi phí trả trước ngắn hạn là những khoản chi phí thực tế đã phát sinh, có liên quan đến nhiều kỳ thuộc về một niên độ kế toán. TK sử dụng TK 142 : Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: Kế toán chi phí trả trước ngắn hạn (1) Kế toán chi phí trả trước: Sơ đồ hạch toán như sau 142 111, 112 241 153 (1) (2) (3) 635, 627 641, 642 (4) Kế toán chi phí trả trước ngắn hạn (2) Chi phí trả trước dài hạn là loại chi phí thực tế đã phát sinh hoạt động SXKD của nhiều niên độ kế toán năm Phương pháp hạch toán: Khi phát sinh các khoản chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động của doanh nghiệp mới thành lập, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm… Kế toán chi phí trả trước dài hạn (1) Nếu chi phí phát sinh nhỏ thì ghi nhận toàn bộ vào chi phí SXKD trong kỳ, ghi: Nợ TK 623, 627, 635, 641, 642, … Nợ TK 133- (Nếu có). Có các TK 111, 112, 152, 153, 331, 334,…. Nếu chi phí phát sinh lớn phải phân bổ dần vào chi phí SXKD của nhiều niên độ kế toán, ghi: Nợ TK 242- Chi phí trả trước dài hạn. Nợ TK 133- (Nếu có). Có TK 111, 112, 152, 331, 334, 338,… Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước dài hạn vào chi phí SXKD, ghi: Nợ các TK 623, 627, 635, 641, 642,… Có TK 242- Chi phí trả trước dài hạn. Kế toán chi phí trả trước dài hạn (2) Khi trả trước tiền thuê TSCĐ, thuê cơ sở hạ tầng theo phương thức thuê hoạt động và phục vụ hoạt động kinh doanh cho nhiều năm, ghi: Nợ TK 242 Nợ TK 133 Có các TK 111, 112. Định kỳ tiến hành phân bổ vào chi phí SXKD, ghi: Nợ các TK 623, 627, 635, 641, 642,… Có TK 242 Kế toán chi phí trả trước dài hạn (3) Đối với công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị lớn phải phân bổ trong nhiều niên độ, có thể thực hiện theo hai phương pháp phân bổ sau: Phân bổ hai lần (phân bổ 50% chi phí) Phân bổ nhiều lần Kế toán chi phí trả trước dài hạn (4) (3a) Trường hợp phân bổ 2 lần: Khi xuất công cụ, dụng cụ, căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi: Nợ TK 242- Chi phí trả trước dài hạn. Có TK 153- Công, dụng cụ. Đồng thời tiến hành phân bổ lần đầu (bằng 50% giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng) vào chi phí SXKD: Nợ TK 623, 627, 641, 642 Có TK 242 Kế toán chi phí trả trước dài hạn (5) Khi báo hỏng, báo mất hoặc hết thời hạn sử dụng theo quy định, kế toán tiến hành phân bổ giá trị còn lại của công cụ, dụng cụ vào chi phí SXKD, sau khi trừ giá trị phế liệu thu hồi, và trừ khoản bồi thường vật chất (nếu có), theo công thức: Mức phân bổ CCDC = Giá trị công cụ bị hỏng/2 – Giá trị phế liệu thu hồi (nếu có) – Khoản bồi thường vật chất (nếu có) Kế toán chi phí trả trước dài hạn (6) Kế toán ghi: Nợ TK 152 (giá trị phế liệu thu hồi nếu có) Nợ TK 1388 (Số tiền bồi thường vật chất phải thu đối với người làm hỏng làm mất). Nợ các TK 627, 641, 642 (Số phân bổ lần 2 cho các đối tượng sử dụng sau khi trừ giá trị phế liệu thu hồi, và trừ khoản bồi thường vật chất ). Có TK 242 Kế toán chi phí trả trước dài hạn (7) (3 b) Trường hợp phân bổ nhiều lần: Khi xuất công cụ, dụng cụ, căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi: Nợ TK 242- Chi phí trả trước dài hạn. Có TK 153- Công cụ, dụng cụ. Đồng thời tiến hành phân bổ lần đầu vào chi phí SXKD : Lập bút toán định khoản như sau: Nợ TK 623, 627, 641, 642 Có TK 242 Sang kỳ kế toán sau, kế toán thực hiện tương tự như lần phân bổ thứ nhất cho đến lần phân bổ sau cùng Khi báo hỏng, báo mất hạch toán như trường hợp phân bổ 2 lần Kế toán chi phí trả trước dài hạn (8)