Bài giảng kế toán tài chính - Hệ thống kiểm soát nội bộ

+Chương 3: HỆ THỐNG KiỂM SOÁT NỘI BỘ Trần Phan Khánh Trang + Nắm vững các kiến thức sau: 3.1 Lịch sử hình thành Hệ thống kiểm soát nội bộ. 3.2 Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ. 3.3 Các thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. 3.4 Các hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ.  Lý do KTV phải nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ. 3.5 Trình tự nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ. + 3.1 Lịch sử hình thành Hệ thống kiểm soát nội bộ Lịch sử COSO- Tổ chức nghiên cứu,thống nhất và công bố Hệ thống kiểm soát nội bộ  COSO (Committee of Sponsoring Organization) là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (National Commission on Financial Reporting, hay còn được gọi là Treadway Commission).  Năm 1985 COSO được thành lập dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức:  Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA)  Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA- American Accounting Association)  Hệp hội Quản trị viên tài chính (FEI- Financial Executives Institue)  Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA- Institute of Manangement Accountants)  Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA – Institute of Internal Auditors) + 3.1 Lịch sử hình thành Hệ thống kiểm soát nội bộ Lịch sử COSO- Tổ chức nghiên cứu,thống nhất và công bố Hệ thống kiểm soát nội bộ Năm 1992 COSO đưa ra định nghĩa về Kiểm soát nội bộ. COSO được thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, cụ thể là:  Thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau. Công bố đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá hệ thống kiểm soát của họ và tìm giải pháp để hoàn thiện. Đặc điểm nổi bật của báo cáo COSO là một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó kiểm soát nội bộ không còn chỉ là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng ra cho các lĩnh vực hoạt động và tuân thủ. + 3.1 Lịch sử hình thành Hệ thống kiểm soát nội bộ Quy trình soạn thảo báo cáo COSO Quy trình soạn thảo Giai đoạn 1: Thu thập các tài liệu trước khi Ủy Ban COSO ra đời Giai đoạn 2: Phỏng vấn Giai đoạn 3: Gởi bảng câu hỏi Giai đoạn 4: Tổ chức hội thảo Giai đoạn 5: Dự thảo báo cáo Giai đoạn 6: Kiểm nghiệm thực tế Giai đoạn 7: Sửa đổi và hoàn thiện dự thảo + 3.1 Lịch sử hình thành Hệ thống kiểm soát nội bộ Cấu trúc của báo cáo COSO Phần 1: Tóm tắt dành cho người điều hành Phần 2: Khuôn mẫu của kiểm soát nội bộ Phần 3: Báo cáo cho đối tượng bên ngoài Phần 4: Công cụ đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ +3.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ Khái niệm Theo Chuẩn mực số 400 định nghĩa: Hệ thống kiểm soát nội bộ: Là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.  Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. +3.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ Khái niệm Theo COSO định nghĩa: Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động Sự tin cậy của báo cáo tài chính Sự tuân thủ các luật lệ quy định +3.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ Trong định nghĩa, có 4 nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu: Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. +3.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Hội đồng quản trị, người quản lý( Ban giám đốc) và các nhân viên đơn vị Kiểm soát nội bộ được thực hiện thông qua các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục được người quản lý thiết lập tại đơn vị. Quá trình thực hiện kiểm soát nội bộ tại đơn vị chủ bởi yếu là quá trình thiết lập, thực hiện, kiếm tra và đánh giá các chính sách tiêu chuẩn và thủ tục. +3.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ  Hữu hiệu và hiệu quả hoạt động: đó là  Việc sử dụng các nguồn lực, nhân lực một cách tối ưu, đó cần có các tiêu chuẩn, định mức hoạt động để đánh giá.  Phụ thuộc vào sự trung thực và độ tin cậy của các thông tin hoạt động trong đơn vị như chi phí, sản lượng,lao động, năng suất….,các thông tin này được tập hợp thông qua các báo cáo của các cấp liên quan,đây là cơ sở cho các quyết định kinh tế.  Liên quan đến việc bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị: thủ tục bảo vệ tài sản, hạn chế tiếp cận tài sản, các quy định liên quan đến kiểm kê tài sản…  Liên quan đến các công việc được hoàn thành đúng chỉ tiêu, đúng kế hoạch đề ra, kiểm toán viên nội bộ có đủ tầm nhìn để kiểm tra, đánh giá về phương hướng hoạt động của đơn vị. +3.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ Sự trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính Báo cáo tài chính bắt buộc lập đúng theo quy định của Bộ tài chính, và yêu cầu thông tin trên báo cáo tài chính phải trung thực và đáng tin cậy, nếu không trung thực thì người quản lý phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và các bên thứ ba về các tổn thất gây ra cho họ. +3.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ  Sự tuân thủ luật pháp, và các quy định hiện hành  Đó là sự tuân thủ pháp luật, quy định nhà nước và chấp hành các thủ tục, chính sách của đơn vị.  Sự tuân thủ luật pháp gắn liền với trách nhiệm của người quản lý. Những hành vi phạm pháp trong đơn vị, dù người quản lý không gây ra, họ vẫn liên đới chịu trách nhiệm nếu nó có tổn thất đến các bên liên quan.  Việc chấp hành các chính sách, quy chế của đơn vị liên quan trực tiếp đến sự thành công của người quản lý trong việc thực hiện các mục tiêu của mình. +3.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người ….nên dẫn đến không đạt được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro. + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ Theo COSO, dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu…của từng nơi, thê nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phải bao gồm những 5 bộ phận cơ bản sau: Môi trường kiểm soát Đánh giá rủi ro Các hoạt động kiểm soát Thông tin và truyền thông Giám sát + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ảnh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính của môi trường kiểm soát là: + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.1 Môi trường kiểm soát a) Tính chính trực và giá trị đạo đức  Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát.  Nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn chặn không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Đồng thời nhà quản lý phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp.  Đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay cơ hội có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực  Vd: gian lận BCTC có thể xuất phát từ việc nhân viên bị ép buộc phải thực hiện các mục tiêu phi thực tế của nhà quản lý hoặc là quyền lợi của nhà quan lý gắn chặt với số liệu báo cáo về thu nhập… + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ b) Đảm bảo về năng lực Đảm bảo nhân viên có những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình. Nhà quản lý phải tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên. Vd: Trường hợp khi tuyển dụng. Thời gian thử việc, Vào làm chính thức… + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ c) Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán Ở một số nước trên thế giới, yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết ở Thị trường chứng khoán phải thành lập Ủy ban Kiểm toán. Ủy ban này bao gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị đồng thời có nhiệm vụ giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ…  Các nhân tố để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán đó là mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội đồng QUản trị hoặc Ủy ban Kiểm toán và mối quan hệ của họ đối với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.  Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam, quy định một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò tương tự như Ủy ban Kiểm toán. + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ c) Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý  Triết lý quản lý thể hiện qua qua điểm và nhận thức cuả người quản lý. Phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành công việc. Ví dụ: Một số nhà quản lý quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính, hoàn thành việc lập kế hoạch, những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng lại có thể thu nhiều lợi nhuận. trong khi đó có một số khác lại rất thận trọng hoặc quá bảo thủ đối với các rủi ro… Hoặc nó còn thể hiện qua cách thức nhà quản lý sử dụng kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành rất thích tiếp xúc và trao đổi với các nhân viên cấp dưới ngược lại cũng có nhiều người lại không như vậy… + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ d) Cơ cấu tổ chức Đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị. một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức thiết kế không đúng có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Vd: sắp xếp bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc phòng kế toán  chức năng kiểm tra và đánh giá của KTNB sẽ không phát huy… + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ e) Cách thức phận định quyền hạn và trách nhiệm Đây là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho họ biết họ có nhiệm vụ gì và hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đối với mục tiêu chung. Do đó nên mô tả công việc bằng văn bản về nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau. + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ f) Chính sách nhân sự Là chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật. Đây là thông điệp của doanh nghiệp về tính trung thực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên. Vd: khi tuyển dụng nên chọn ưu tiên những cá nhân có trình độ , kinh nghiệm , chính trực và hạnh kiểm tốt… + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.2 Đánh giá rủi ro Các hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro và làm cho những mục tiêu của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên. Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên các mục tiêu đã xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi ro. + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ a) Xác định mục tiêu của đơn vị Đây là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro.  Là tổng thể - Mục đích (cái DN mong muốn đạt được, dài hạn) - Mục tiêu (mong muốn đạt trong từng giai đoạn, ngắn hạn) - Chỉ tiêu (lượng hoá, cụ thể hoá….)  Mục tiêu đặt ra phải dựa trên nguồn lực thực tế của doanh nghiệp  - Nhân lực - Tài lực - Vật lực - Thời gian - Nguồn lực khác Nếu không dựa vào nguồn lực, mục tiêu không khả thi + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ  Mục tiêu hoạt động  - Gắn liền nhiệm vụ cơ bản của đơn vị  Ví dụ: Đối phó cạnh tranh: nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm thời gian đưa SP ra thị trường, thay đổi kỷ thuật  - Là cơ sở để phân bổ nguồn lực  Mục tiêu ở mức độ từng hoạt động  Xuất phát từ mục tiêu chung nhưng mang những đặc điểm riêng biệt ở mức độ bộ phận  Cần có sự nhất quán giữa mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận  Để đảm bảo tính đầy đủ của mục tiêu : cần nhận dạng những nhân tố quan trọng chi phối  Cần có sự kết hợp giữa nhà quản lý các cấp trong việc xây dựng mục tiêu  Mục tiêu BCTC  Mục tiêu tuân thủ  Mục tiêu tuân thủ và BCTC  Dựa trên những tiên chuẩn được thiết lập từ bên ngoài.  Việc đạt được mục tiêu này phần lớn nằm trong tầm kiểm soát của đơn vị + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ Mục tiêu chung cho toàn đơn vị  Cần thiết lập một cách rõ ràng thông qua chính sách hay hướng dẩn chung.  Phải truyền đạt đến từng nhân viên, người quản lý và ban giám đốc  Cần có sự tương quan và nhất quán với chiến lược chung  Cần có sự nhất quán giữa kế hoạch kinh doanh và ngân sách với những mục tiêu chung toàn đơn vị  Trùng lắp mục tiêu  Một mục tiêu theo cách phân loại này có thể trùng lắp hay hổ trợ cho mục tiêu khác  >> Sự sắp xếp vào mục tiêu nào tùy thuộc tình hình thực tế  Đạt được mục tiêu  Mục tiêu hoạt động  Không dựa vào tiêu chuẩn thiết lập từ bên ngoài  Sự thực hiện có thể thay đổi do sự thay đổi môi trường bên ngoài + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ b) Nhận dạng rủi ro 1. Nhận dạng 2. Phân tích rủi ro 3. Quản trị sự thay đổi và cơ chế nhận dạng sự thay đổi Thứ nhất:Nhận dạng Căn cứ vào nội dung Rủi ro  Rủi ro hoạt động  Rủi to tuân thủ  Rủi ro BCTC  Căn cứ vào mức độ ảnh hưởng rủi ro đến đơn vị  Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị  Rủi ro ở mức độ từng bộ phận  Căn cứ vào nguồn gốc rủi ro  Rủi ro từ môi trường bên ngoài  Rủi ro do môi trường bên trong + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ b) Nhận dạng rủi ro Căn cứ nội dung Rủi ro hoạt động Không đạt được mục tiêu hoạt động cũng như cam kết của doanh nghiệp với bên ngoài Tài sản và nguồn lực khác trong quá trình hình thành và sử dụng: mất mát, lãng phí, hư hỏng, lạm dụng, phá hoại… Rủi ro tuân thủ pháp luật và quy định Vi phạm pháp luật Việt Nam Vi phạm pháp luật quốc tế Vi phạm các quy định + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ b) Nhận dạng rủi ro Rủi ro trên Báo cáo tài chính a.Tài sản không có trên thực tế. b.Tài sản không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. c.Đánh giá không đúng giá trị tài sản và các khoản công nợ. d.Doanh thu và chi phí không khai báo đầy đủ. e.Thông tin trình bày không phù hợp với chuẩn mực kế toán… + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ b) Nhận dạng rủi ro Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị Môi trường vĩ mô  + P - Political – Môi trường chính trị + E - Economic – Nền kinh tế + S - Social – Xu hướng xã hội + T - Technological – Phát triển công nghiệp Nhân tố bên ngoài  Môi trường vi mô  Phân tích rủi ro theo các yếu tố - Nhà cung cấp - Khách hàng - Đối thủ cạnh tranh - Sản phẩm thay thế + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ b) Nhận dạng rủi ro  Rủi ro mức độ toàn đơn vị  Nhân tố bên trong  Kế hoạch mua, hợp nhất, tái cấu trúc  Hệ thống thông tin  Liên hệ giữa khách hàng và nhà cung cấp  Tai họa  Bản chất của hoạt động  Gián đoạn trong tiến trình xử lý thông tin Năng lực của nhân viên  Sự thay đổi về trách nhiệm quản lý  Sự hoạt động không hửu hiệu của hội đồng quản trị hay Ủy ban kiểm toán + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ b) Nhận dạng rủi ro Rủi ro ở mức độ từng hoạt động Mua hàng Bán hàng Sản xuất Marketing Kỹ thuật Nghiên cứu và phát triển + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ b) Nhận dạng rủi ro Phân tích rủi ro Làm thế nào để phân tích rủi ro?  Kinh nghiệm trong quá khứ đối với những tình huống tương tự Dựa vào khuôn mẫu + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ b) Nhận dạng rủi ro Các bước thực hiện:  Xác định mục tiêu ?  Xác định yếu tố rủi ro ?  Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro : cao, trung bình, thấp. Cần nghiên cứu về mặt định lượng lẫn định tính  Đánh giá xác suất xảy ra rủi ro, hậu quả, người chịu trách nhiệm  Phương pháp kiểm soát rủi ro: so sánh chi phí và lợi ích  Xác định mức rủi ro chấp nhận được  Khuôn mẫu phân tích rủi ro  Không có khuôn mẫu hoàn hảo, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ b) Nhận dạng rủi ro Các phương pháp phân tích  So sánh với các DN cùng ngành, cùng quy mô So sánh với các DN cùng ngành, có quy mô lớn hơn So sánh với các DN khác ngành hoặc đối thủ cạnh tranh Sử dụng câu hỏi chuẩn +Liệt kê ra các điểm mấu chốt quan trọng của quy trình chuẩn + Dựa vào các bảng câu hỏi để phân tích rủi ro + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ b) Nhận dạng rủi ro Những tình huống cần chú ý đặc biệt Sự thay đổi môi trường hoạt động Nhân sự mới Hệ thống thông tin mới hay nâng cấp hệ thống thông tin Tăng trưởng nhanh chóng Kỹ thuật mới Dòng sản phẩm mới, hoạt động mới + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ b) Nhận dạng rủi ro Những tình huống cần chú ý đặc biệt  Tái cấu trúc công ty  Những hoạt động ở nước ngoài  Cơ chế nhận dạng sự thay đổi  Cần có cơ chế nhận dạng  Những thay đổi đã và sẽ xảy ra tác động đến khả năng đạt được mục tiêu  Thu nhận, xử lý, báo cáo thông tin về sự thay đổi  Cơ chế này tiến hành song song với quá trình đánh giá rủi ro  Cần dự đoán những thay đổi quan trọng trong tương lai  Nên xây dựng hệ thống cảnh báo nhằm nhận dạng dấu hiệu rủi ro có thể phát sinh + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.3 Hoạt động kiểm soát Định nghĩa hoạt động kiểm soát Là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, Là các hành động cần thiết cần thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.3 Hoạt động kiểm soát Các loại hoạt động kiểm soát Soát xét của nhà quản lý cấp cao Phân chia trách nhiệm hợp lý Kiểm soát quá trình xử lý thông tin Kiểm soát vật chất Kiểm tra độc lập việc thực hiện Phân tích rà soát + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.3 Hoạt động kiểm soát Soát xét của nhà quản lý cấp cao So sánh thực tế và dự toán, dự báo, kỳ này, kỳ trước Soát xét các chương trình , kế hoạch của doanh nghiệp Chương trình marketing Chương trình cải tiến quy trình sản xuất Chương trình tiết kiệm chi phí Chương trình phát triển sản phẩm mới Quản trị hoạt động Nhà quản lý trung gian soát xét và báo cáo về hiệu quả hoạt động so với kế hoạch, dự toán + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.3 Hoạt động kiểm soát Nội dung soát xét Soát xét thông qua Mục tiêu hoạt động Mục tiêu BCTC Mục tiêu tuân thủ Phân chia trách nhiệm hợp lý Dựa trên 2 nguyên tắc là: phân công, phân nhiệm và bất kiêm nhiệm Không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu trong quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi kết thúc + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.3 Hoạt động kiểm soát Các chức năng cần được tách biệt  Chức năng xét duyệt và bảo quản  Kế toán và bảo quản Xét duyệt và kế toán Khi phân chia chức năng cho các phòng ban phải kèm theo phân cấp việc xét duyệt Có thể ủy quyền bằng chính sách cho các cấp thừa hành thực hiện các hoạt động thường xuyên là xét duyệt chung Các nghiệp vụ quan trọng với số tiền lớn do nhà quản lý cao cấp xét duyệt + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.3 Hoạt động kiểm soát Kiểm soát quá trình xử lý thông tin Kiểm soát chứng từ sổ sách kế toán Phê duyệt đúng đắn các nghiệp vụ + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.3 Hoạt động kiểm soát Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ hoặc hoạt động Phê duyệt chung và phê duyệt cụ thể Vd: BGD ban hàng bản giá sản phẩm, dịch vụ và hạn mức bán chịu, sau đó nhân viên theo đó xét duyệt…, mua sắm thiết bị đột xuất.. Khi phê duyệt cần phải tuân thủ: - Quy định về cấp phê duyệt - Quy định về cơ sở của phê duyệt - Quy định về dấu hiệu của phê duyệt - Quy định về cấp ủy quyền + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.3 Hoạt động kiểm soát  Cần lưu ý : - Phải quan tâm về nội dung hơn hình thức (chữ ký) - Tránh chồng chéo làm tăng sự phức tạp, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. - Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.3 Hoạt động kiểm soát  Kiểm soát chứng từ sổ sách kế toán  Kiểm soát chứng từ :  Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng.  Đánh số trước khi sử dụng và liên tục.  Lập kịp thời (chứng từ chỉ đi qua những bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, phải được xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo)  Lưu chuyển chứng từ khoa học.  Bảo quản và lưu trữ chứng từ khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần.  Nếu ghi cép thủ công, sổ sách phải chắc chắn…,có chữ ký xét duyệt.  Kiểm soát sổ sách :  Thiết kế sổ sách.  Ghi chép kịp thời, chính xác.  Bảo quản và lưu trữ + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.3 Hoạt động kiểm soát  Bảo vệ tài sản  Là các hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu - Mất mát - Lãng phí - Lạm dụng - Hư hỏng - Phá hoại cho tài sản như máy móc, nhà xưởng, ền bạc, hàng hóa, cổ phiếu, trái phiếu và các tài sản khác của doanh nghiệp Còn bao gồm kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu trên sổ sách >> Bất kỳ sự chênh lệch nào cũng cần được giải trình và xử lý thỏa đáng. + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.3 Hoạt động kiểm soát  Kiểm soát vật chất Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu… Vd: tài sản có thể kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, tường rào, lực lượng bảo vệ… Hạn chế tiếp cận tài sản (chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản đơn vị…)  Kiểm kê tài sản.  Sử dụng thiết bị.  Bảo vệ thông tin + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.3 Hoạt động kiểm soát  Phân tích rà soát Mục đích: Phát hiện các biến động bất thường, xác định nguyên nhân, xử lý kịp thời Phương pháp  Đối chiếu định kỳ giữa:  Tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trước  Các bộ phận về kết quả thực hiện  Thông tin tài chính và phi tài chính  Có thể sử dụng các chỉ số, tỷ lệ hay tính ra các chênh lệch ( tỷ lệ hàng bán bị trả lại trên doanh thu, tỷ lệ nợ quá hạn, tỷ lệ lãi gộp, biến động về giá mua nguyên vật liệu, biến động về doanh thu bán hàng.... ) + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.4 Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài. + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.4 Thông tin và truyền thông  Thông tin  Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm Các loại thông tin  Thông tin về tài chính  Thông tin hoạt động  Thông tin tuân thủ Một thông tin có thể được dùng cho nhiều mục tiêu khác nhau  Toàn đơn vị và từng bộ phận cần xác định các thông tin cần thiết phải thu thập, xử lý và báo cáo.  Thông tin có thể thu thập từ bên trong hoặc bên ngoài (nhà cung cấp, ngân hàng, nhà nước, cổ đông…)  Thông tin phải phù hợp với nhu cầu + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.4 Thông tin và truyền thông Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thông tin ngân sách Hệ thống thông tin nhân sự … + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.4 Thông tin và truyền thông Các đặc điểm của Thông tin Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược Hội nhập vào hoạt động kinh doanh Hệ thống thông tin mới và cũ + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.4 Thông tin và truyền thông Yêu cầu về thông tin Phải thích hợp: phải phù hợp với yêu cầu ra quyết định Phải kịp thời: phải cung cấp kịp thời, khi có yêu cầu . Phải cập nhật: phải đảm bảo có các số liệu mới nhất Phải chính xác và dễ dàng truy cập. + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.4 Thông tin và truyền thông Truyền thông Là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp. Giúp cho mỗi cá nhân hiểu rõ công việc của mình cũng như ảnh hưởng đến các cá nhân khác để từ đó có những biện pháp khắc phục + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.4 Thông tin và truyền thông Bên trong Từ cấp trên xuống cấp dưới Từ cấp dưới lên cấp trên Theo hàng ngang giữa các cá nhân hay bộ phận trong doanh nghiệp + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.4 Thông tin và truyền thông Bên ngoài  Thông tin từ các đối tượng bên ngoài cần được thu thập, xử lý và báo cáo cho các cấp thích hợp để giúp ứng xử kịp thời.  Các đối tượng cung cấp thông tin  Kiểm toán viên độc lập  Các cơ quan chức năng như kiểm toán nhà nước, thuế..  Khách hàng Nhà cung cấp  Bộ phận quan hệ công chúng  Cần chú ý phương tiện truyền thông hay cách thức truyền thông + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.5 Sự giám sát Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.5 Sự giám sát Mục đích  Nhằm đánh giá chất lượng của HTKSNB và điều chỉnh cho phù hợp. Có hai loại giám sát : Giám sát thường xuyên. Giám sát định kỳ. + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.5 Sự giám sát Giám sát thường xuyên  Được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàng ngày của đơn vị Các ví dụ: Báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính, kế toán Thông tin từ các đối tác bên ngoài Cơ cấu tổ chức thích hợp cùng với các hoạt động giám sát thường xuyên Đối chiếu giữa số liệu ghi chép về tài sản trên sổ sách với số liệu tài sản thực tế + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.5 Sự giám sát Giám sát định kỳ Kiểm toán nội bộ.  Kiểm toán độc lập.  Chương trình đánh giá định kỳ Thành lập bộ phận chuyên trách Phạm vi và mức độ thường xuyên của việc giám sát định kỳ phụ thuộc vào mức độ giám sát thường xuyên + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.5 Sự giám sát Công cụ và phương pháp đánh giá Công cụ đánh giá: bảng kiểm tra (checklist), bảng câu hỏi, và lưu đồ. Phương pháp đánh giá: So sánh với các doanh nghiệp khác (là những doanh nghiệp có danh tiếng KSNB tốt). Nhờ sự hổ trợ của các tố chức tư vấn. + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.5 Sự giám sát Tài liệu hóa việc đánh giá  Tùy thuộc vào quy mô và sự phức tạp của từng doanh nghiệp.  Các doanh nghiệp lớn luôn có những sổ tay về các chính sách.  Các doanh nghiệp nhỏ thường ít quan tâm đến việc tài liệu hóa + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.5 Sự giám sát Thực hiện đánh giá Xác định phạm vi đánh giá. Xác định các hoạt động giám sát thường xuyên. Phân tích việc đánh giá của kiểm toán viên nội bộ và KTV độc lập. Xác định khu vực ưu tiên. Xây dựng chương trình đánh giá phù hợp Họp để thông báo cho các cá nhân, bộ phận liên quan. Tiến hành đánh giá và rà soát lại các phát hiện. Xem xét việc điều chỉnh quá trình đánh giá các khu vực tiếp theo. Báo cáo về khiểm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ. + 3.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.5 Sự giám sát Thực hiện đánh giá Xác định phạm vi đánh giá. Xác định các hoạt động giám sát thường xuyên. Phân tích việc đánh giá của kiểm toán viên nội bộ và KTV độc lập. Xác định khu vực ưu tiên. Xây dựng chương trình đánh giá phù hợp Họp để thông báo cho các cá nhân, bộ phận liên quan. Tiến hành đánh giá và rà soát lại các phát hiện. Xem xét việc điều chỉnh quá trình đánh giá các khu vực tiếp theo. Báo cáo về khiểm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ. + 3.4 Hạn chế tiềm tàng của Hệ thống kiểm soát nội bộ HTKSN hoàn hảo về cấu trúc, nhưng tính hữu hiệu thật sự tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu con người, tức là phụ thuộc năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự … HTKSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ các nguyên nhân sau:  Hạn chế xuất phát từ bản thân con người: sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên, hoặc báo cáo của cấp dưới…  Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với bộ phận bên ngoài.  Hoạt động kiểm soát chỉ nhằm vào cá nghiệp vụ thường xuyên phát sinh, không chú ý các nghiệp vụ ít xảy ra, đo đó sai phạm thường bị bỏ quên.  Yêu cầu trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt đônngj kiểm soát nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót và gian lận xảy ra.  Xảy ra tình trạng các nhân viên có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình để phục vụ mưu đồ riêng.  Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới thủ tục kiểm soát không còn phù hợp…  Không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được mục tiêu của mình. + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV •Mục đích nghiên cứu kiểm soát nội bộ1 •Trình tự nghiên cứu kiểm soát nội bộ2 + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Mục đích nghiên cứu kiểm soát nội bộ Việc nghiên cứu KSNB và đánh giá RRKS là rất quan trọng đối với KTV: Thông qua tìm hiểu về HTKSNB và các bộ phận, KTV đánh giá được điểm mạnh điểm yếu của KSNB nói chung, trong từng bộ phận , từng khoản mục. Trên cơ sở hiểu biết về KSNB, KTV hình dung về khối lượng và độ phức tạp của công việc, đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát xác định phương hướng, phạm vi kiểm tra, thiết kế thủ tục kiểm toán, dự kiến thời gian, lực lượng nhân sự… trong kế hoạch và chương trình kiểm toán. + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Trình tự nghiên cứu kiểm soát nội bộ Bước 4: Đánh giá rủi ro kiểm soát và điều chỉnh những thử nghiệm cơ bản đã dự kiến Bước 3: Thiết kế và thử nghiệm kiểm soát trong Chương trình kiểm toán Bước 2: Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát Bước 1: TÌm hiểu về HTKSNB + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Chú ý Bước 3 và bước 4 có thể không được thực hiện nếu KTV đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát(CR) là tối đa + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 1: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ a) Tìm hiểu những bộ phận của HTKSNB Hiểu biết đầy đủ về các bộ phận hợp thành HTKSNB: • Thiết kế phù hợp không? • Đơn vị có thực hiện trên thực tế không?  Xác định các loại sai sót tiềm tàng, xem xét các yếu tố ảnh hưởng dẫn đến rủi ro làm BCTC sai lệch trọng yếu, thiết kế các thử nghiệm cơ bản… + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 1: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ a) Tìm hiểu những bộ phận của HTKSNB  Tìm hiểu môi trường kiểm soát: hiểu biết nhân tố trong môi trường kiểm soát, quan trọng là hiểu biết về thái độ, nhận thức, hành động liên quan đến môi trường kiểm soát của nhà quản lý, tập trung thực chất hơn hình thức. Vd: có quy định đạo đức nhưng các nhà quản lý cao cấp lại có hành động trái đạo lý  Tìm hiểu về đánh giá rủi ro: cần biết về quá trình đánh giá rủi ro của nhà quản lý: phương thức nhận dạng rủi ro, mức độ quan tâm đến việc đánh giá rủi ro, biện pháp đánh giá rủi ro.  Tìm hiểu về thông tin và truyền thông: cần tìm hiểu theo trình tự sau:  Tìm hiểu các nghiệp vụ chính trong đơn vị  Xem xét việc xử lý các nghiệp vụ: cách thức ghi nhận, các sổ sách kế toán liên quan, phương pháp xử lý nghiệp vụ.  Tìm hiểu tiến trình lập BCTC, các chính sách kế toán, pp xác định các ước tính kế toán. Tìm hiểu thông qua các chu trình: chu trình bán hàng và thu tiền, mua hàng và thanh toán, sản xuất, tiền lương, tài chính, đầu tư… + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 1: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ a) Tìm hiểu những bộ phận của HTKSNB  Tìm hiểu các hoạt động kiểm soát: cân nhắc kết quả đạt được trong quá trình tìm hiểu những bộ phận môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông để xem liệu có cần phải tìm hiểu thêm về các hoạt động kiểm soát hay không? Vd: chứng từ liên quan đến nghiệp vụ tiền, có thể biết được tiền gởi nhân hàng có được kiểm soát chặt chẽ không? Tìm hiểu việc giám sát: tìm hiểu những hoạt động giám sát có liên quan đến việc lập BCTC và ảnh hưởng của chúng đến HTKSNB bằng cách trao đổi với các nhà quản lý; nghiên cứu công việc của kiểm toán viên nội bộ  KTV cân nhắc về công việc của KTNB.  Thường đi sâu vào tìm hiểu bộ phận của kiểm soát nội bộ có thể ảnh hưởng BCTC (ko phải bộ phận nào cũng được KTV quan tâm) + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 1: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ b) Phương pháp tìm hiểu HTKSNB • Dựa vào kinh nghiệm kiểm toán trước đây tại đơn vị • Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên giám sát, nhân viên khác • Kiểm tra các loại tài liệu và sổ sách • Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của chúng trong thực tiễn.  Trường hợp là khách hàng cũ, xem trong hồ sơ kiểm toán năm trước thấy được điểm mạnh điểm yếu của HTKSNB làm điểm xuất phát để phỏng vấn, có sai sót đã phát hiện và nguyên nhân thì xem thử có sữa chữa hay không?  Tài liệu cần thu thập: sơ đồ tổ chức, sổ tay chính sách, sơ đồ hạch toán, sổ nhật ký, sổ cái, báo cáo trình bày dữ liệu thực tế và kế hoạch…  Sau khi nghiên cứu, thì phỏng vấn những hoạt động kiểm soát đặc biệt và những thay đổi về điều kiện kiểm soát, quan sát việc thực hiện các thủ tục kiểm soát quan trọng xem có được thực hiện trên thực tế không. + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 1: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ b) Lập hồ sơ kiểm toán  Sau khi tìm hiểu HTKSNB, chuẩn mực kiểm toán thì KTV tiến hành lập hồ sơ về những thông tin đã thu thập để chứng minh đã tìm hiểu về kiểm soát nội bộ.  Hình thức và phạm vi của hồ sơ phụ thuộc vào quy mô và sự phức tạp của các nghiệp vụ, loại thủ tục kiểm soát mà khách hàng sử dụng  Trình bày dưới dạng:Bảng tường thuât, bảng câu hỏi, lưu đồ. + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 1: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ b) Lập hồ sơ kiểm toán Bảng tường thuật:  Là sự mô tả bằng văn bản về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng.  Bảng tưởng thuật về kiểm soát nội bộ cung cấp thêm sự phân tích về cơ cấu kiểm soát giúp.  Ưu điểm của Bảng tường thuật là rất thông dụng với cơ cấu kiểm soát nội bộ đơn giãn.  Nhược điểm: rất khó để mô tả tất cả các từ rõ và đơn giản để cung cấp đầy đủ cho quá trình phân tích với những cơ cấu kiểm soát phức tạp. + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV BẢNG TƯỜNG THUẬT VỀ HỆ THỐNG KiỂM SOÁT NỘI BỘ (Phần hiểu biết về môi trường kiểm soát) Công ty XYZ chuyên sản xuất phao nhựa đánh bắt cá tại tỉnh Kiên Giang do ông Nguyễn Văn Hòa là chủ kiêm giám đốc. Là một người am hiểu công việc kinh doanh và ngành nghề kinh doanh, ông trực tiếp quản lý công ty của mình từ việc mua bán hàng, thuê mướn nhân công cho đến phê chuẩn các nghiệp vụ chủ yếu. Ông Hòa cho rằng việc tuyển dụng nhân viên giàu kinh nghiệm là thật sự quan trọng bởi vì hiện tại trong công ty không có nhân viên chuyên trách giám sát. Do đó, việc phân chia trách nhiệm bị hạn chế và dẫn đến thiếu chức năng kiểm tra độc lập về công việc của các nhân viên. …… Khách hàng: công ty XYZ Ngày: 31/12/2007 Thực hiện: Nam Ngày 15/9/2007 Xem xét lại: Tài Ngày 28/9/2007 + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 1: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ b) Lập hồ sơ kiểm toán Bảng câu hỏi: Đưa ra các câu hỏi theo các mục tiêu chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với từng lĩnh vực được kiểm toán. Các câu hỏi được thiết kế dưới dạng trả lời “có” hoặc “không” và các câu trả lời “không” sẽ cho thấy nhược điểm của kiểm soát nội bộ. Ưu điểm: được lập sẵn nên KTV có thể tiến hành nhanh chóng và không bỏ sót các vấn đề quan trọng. Nhược điểm: do được thiết kế chung, nên Bảng câu hỏi đó có thể không được phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Khách hàng: công ty XYZ Ngày: 31/12/2007 Thực hiện: Nam Ngày 15/9/2007 Xem xét lại: Tài Ngày 28/9/2007 BẢNG CÂU HỎI VỀ HỆ THỐNG KiỂM SOÁT NỘI BỘ Chu trình: Mua hàng – Trả tiền Tên và chức vụ của các nhân viên được phỏng vấn: -Bà Thủy (Phụ trách kế toán) -Ông Quang (Trưởng bộ phận mua hàng) Câu hỏi Trả lời Có Không Quan trọng Thứ yếu Ghi chú 1. Tất cả các đơn đặt hàng có được phê chuẩn bởi Trưởng bộ phận mua hàng hay không? v 2. Người phụ trách kế toán có độc lập với chức năng duyệt thanh toán không? v v …….. + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 1: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ b) Lập hồ sơ kiểm toán Lưu đồ: Là sự trình bày toàn bộ các quá trình kiểm soát áp dụng cũng như mô tả các chứng từ, tài liệu kế toán cùng quá trình vận động và luân chuyển chúng bằng các ký hiệu và biểu đồ.  Ưu điểm:  Giúp KTV nhận xét chính xác hơn về các thủ tục kiểm soát cần bổ sung.  Dễ hiểu  Nhược điểm:  Mất nhiều thời gian  Đôi lúc không cho phép xác định được điểm yếu của HTKSNB + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 2: Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát Đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn chặn và phát hiện các sai sót trọng yếu. Theo VSA 400.28 quy định: “ Dựa trên sự hiểu biết hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với cơ sở dẫn liệu cho từng số dư tài khoản hoặc các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu” + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 2: Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát Để đánh giá rủi ro kiểm soát, KTV thực hiện các bước sau: - Nghiên cứu các thông tin thu thập được qua việc tìm hiểu(nghiên cứu hồ sơ trên xác định sai phạm tiềm tàng,nhân tố tạo rủi ro sai lệch trọng yếu, các câu trả lời, có hoặc không, không áp dụng trên bảng câu hỏi điểm mạnh, điểm yếu trên bảng tường thuật, lưu đồ  hệ thống KSNB của đơn vị) - Xác định các sai phạm tiềm tàng và các thủ tục kiểm soát chủ yếu  Lập bảng kiểm tra (trình bày sai phạm tiềm tàng, thủ tục kiểm soát chủ yếu để ngăn chặn hoặc phát hiện các sai phạm tiềm tàng cụ thể) - Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 2: Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát  Trình tự đánh giá B1: Nhận diện các mục tiêu kiểm soát (sai sót tiềm tàng – cơ sở dẫn liệu quản lý) B2: Nhận diện các thủ tục kiểm soát chủ yếu B3: Nhận diện và đánh giá các nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ B4: Đánh giá rủi ro kiểm soát + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 2: Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát Ví dụ: nghiệp vụ thu tiền mặt Bước 1 Sai sót tiềm tàng/ cơ sở dẫn liệu quản lý Bước 2 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu Bước 3 (Nhận diện và đánh giá nhược điểm) Tại đơn vị có thủ tục kiểm soát đó không? Nếu không, thì có thủ tục kiểm soát bổ sung không? Mô tả Các khoản thu tiền thực tế đã nhận (Hiện hữu và phát sinh) -Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ - Đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng Có không Không Các khoản thu tiên đều được phân loại đúng (Trình bày và khai báo ) -- Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền -Soát xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại Có Có ……… + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 2: Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát B4: Đánh giá rủi ro kiểm soát Việc đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát cho từng cơ sở dẫn liệu của BCTC phải dựa trên những bằng chứng thu thập thập được qua bước tìm hiểu KSNB và từ phép thử Walk-through. vd: Chu trình mua hàng và thanh toán , chọn một mẫu và đi xuyên suốt quá trình đó xem thử có đúng không (so với những cái đã hỏi và thu thập được) Khi đánh giá RRKS thì dự kiến ở mức cao nhất có thể (dù đã hiểu rõ thiết kế và vận hành của thủ tục kiểm soát + bổ sung bằng chứng có từ kết quả thực hiện các thử nghiệm kiểm soát kết luận RRKS như thế nào? + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 2: Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát CR ở mức tối đa Khi đơn vị có HTKSNB hoạt động rất yếu kém, không thể phát hiện và ngăn chặn các sai phạm trọng yếu xảy ra. Thử nghiệm kiểm soát không cần thực hiện (vì sẽ không hiệu quả) KTV không thể dựa vào HTKSNB để giảm bớt thử nghiệm cơ bản về số dư và nghiệp vụ KTV thực hiện ngay từ đầu thử nghiệm cơ bản về số dư và nghiệp vụ + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 2: Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát CR thấp hơn mức tối đa Khi đơn vị có HTKSNB hoạt động tốt, có thể phát hiện và ngăn chặn các sai phạm trọng yếu xảy ra. Thiết kế (lập kế hoạch) và thực hiện thử nghiệm kiểm soát để chứng minh sự hiệu quả của HTKSNB KTV có thể dựa vào HTKSNB để giảm bớt thử nghiệm cơ bản về số dư và nghiệp vụ + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 3: Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát  Mục đích - Thu thập bằng chứng về sự hữu hiệu của các quy chế và thủ tục kiểm soát để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ kiểm tra ưự hữu hiệu của HTKSNB.  Các phương pháp - Phỏng vấn - Kiểm tra tài liệu - Quan sát việc áp dụng - Thực hiện lại các thủ tục kiểm soát  Khi thiết kế thử nghiệm kiểm soát cần cân nhắc giữa loại bằng chứng cần thu thâp và chi phí để thực hiện các thử nghiệm kiểm soát. +3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 4: Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thay đổi những thử nghiệm cơ bản đã dự kiến  Để đưa ra kết luận về sự hữu hiệu của hệ thống KSNB, KTV thường sử dụng bảng hướng dẫn về tỷ lệ sai phạm có thể bỏ qua trong việc thực hiện thủ tục kiểm soát.  Nếu kết quả thử nghiệm cho thấy tỷ lệ sai phạm thấp hơn hoặc bằng mức có thể bỏ qua thì thủ tục kiểm soát được coi là hữu hiệu. Ngược lại, nếu cao hơn là không hữu hiệu Mức độ tin cậy dự kiến vào thủ tục kiểm soát Mức độ sai lệch có thể bỏ qua Cao 2%-7% TB 6%-12% Thấp 11%-20% Không tin cậy Không kiểm tra + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 4: Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thay đổi những thử nghiệm cơ bản đã dự kiến  Kết quả thử nghiệm kiểm soát giúp KTV biết được rủi ro kiểm soát có giống như mức đánh giá sơ bộ ban đầu không. Qua đó, KTV sẽ điều chỉnh thời gian và phạm vi của các thử nghiệm cơ bản đã dự kiến trong chương trình kiểm toán:  Nếu RRKS giống ban đầu dự kiến (bước 2)  Nếu RRKS cao hơn mức dự kiến + 3.5 Trình tự nghiên cứu Kiểm soát nội bộ của KTV Bước 4: Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thay đổi những thử nghiệm cơ bản đã dự kiến  Nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá trong bước 2 là không chính xác(cao hơn), thì tiến hành thiết kế lại thử nghiệm cơ bản, sau đó thực hiện theo thiết kế mới (tăng thử nghiệm cơ bản và mở rộng phạm vi thực hiện).  Thực hiện thử nghiệm cơ bản theo thiết kế ban đầu nếu qua thực hiện thử nghiệm kiểm soát cho thấy các thủ tục kiểm soát thực sự hữu hiệu như đánh giá ban đầu. + Bài tập: Câu nào dưới đây không phải là bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ: a) Rủi ro kiểm toán b) Hoạt động kiểm soát c) Thông tin và truyền thông d) Môi trường kiểm soát + Bài tập: Chính sách phát triển và huấn luyện đội ngũ nhân viên liên quan đến bộ phận nào sau đây của hệ thống kiểm soát nội bộ: a) Hoạt động kiểm soát b) Môi trường kiểm soát c) Thông tin và truyền thông d) Hệ thống kiểm soát chất lượng + Bài tập: Khi nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên không bắt buộc phải: a) Điều tra mọi khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ b) Tìm hiểu môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán c) Xác định liệu các thủ tục kiểm soát được thiết kế có được thực hiện trên thực tế d) Thực hiện các thủ tục kiểm toán để xem hệ thống kế toán có hoạt động hữu hiệu trong suốt thời kỳ xem xét không? + Bài tập: Lưu đồ về hệ thống kế toán cả một đơn vị là sự mô tả về: a) Chương trình các thử nghiệm kiểm soát của kiểm toán viên b) Hiểu biết của kiểm toán viên đối với hệ thống kế toán của đơn vị c) Sự hiểu biết về những gian lận có thể xảy ra trong hệ thống kế toán d) Cả 3 câu trên đều sai + Bài tập: Thủ tục nào dưới đây kiểm toán viên không áp dụng thực hiện các thử nghiệm kiểm soát: a) Quan sát b) Kiểm tra tài liệu c) Xác nhận d) Phỏng vấn + Bài tập: Kiểm toán viên đang tiến hành tìm hiểu đầy đủ về từng bộ phận hợp thành của HTKSNB tức là để đánh giá loại rủi ro kiểm toán nào? + Bài tập: Trong thư quản lý gửi cho BGD,Kiểm toán viên đã có một số góp ý như sau: 1. Công ty nên ban hành một quy định về cách thức ứng xử của nhân viên mua hàng khi giao tiếp với nhà cung cấp, thí dụ khi được tặng quà, mời đi ăn uống… 2. Bộ phận kiểm toán nội bộ nên tổ chức trực thuộc giám đốc không nên trực thuộc Phó giám đốc tài chính như hiện nay. 3. Tất cả các phiếu nhập kho phải được đánh số thứ tự trước khi sử dụng. 4. Định kỳ tiến hành kiểm kê HTK và điều chỉnh lại số liệu trên sổ sách theo số thực tế kiểm kê. 5. Hàng tháng nhà quản lý xem xét lại các bác cáo biến động về tình hình doanh thu và chi phí so với kế hoạch và phân tích nguyên nhân dẫn đến sự biến động + Bài tập: Trong thư quản lý gửi cho BGD,Kiểm toán viên đã có một số góp ý như sau: 1. Tất cả chứng từ thanh toán phải được đóng dấu “ đã thanh toán” khi chi trả 2. Các hóa đơn của người bán khi nhận được cần phải được một người có thẩm quyền ký duyệt cho thanh toán trên cơ sở đối chiếu với số lượng thực nhập trên Phiếu nhập kho và đơn giá trên đơn đặt hàng của đơn vị, cũng như kiểm tra lại việc tính toán trên hóa đơn. Cho biết mỗi đề xuất liên quan đến bộ phận nào của kiểm soát nội bộ (trong năm bộ phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông) và thuộc về nội dung nào trong bộ phận đó. +Kết thúc chương 3