Bài giảng kế toán tài chính - Chương 3: Hệ thống kiểm soát nội bộ

1CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ • Mục đích :  Giới thiệu các khái niệm cơ bản về kiểm soát nội bộ.  Giới thiệu phương pháp tiếp cận của KTV • Nội dung :  Những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ  Nghiên cứu kiểm soát nội bộ của KTV. 21. ĐỊNH NGHĨA KIỂM SOÁT NỘI BỘ Kiểm soát nội bộ Hội đồng quản trị Người quản lý Các nhân viên khác Hiệu lực, hiệu quả các hoạt động Độ tin cậy thông tin Tuân thủ pháp luật và các quy định Bảo đảm hợp lý Nhân sự tham gia KSNB Mục tiêu của KSNB 3“ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do các nhà quản lý và mọi nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây : – BCTC đáng tin cậy. – Các luật lệ và quy định được tuân thủ. – Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả.” ĐỊNH NGHĨA KIỂM SOÁT NỘI BỘ (Theo báo cáo của COSO- năm 1992) 4 khái niệm nền tảng :  Quá trình.  Con người  Đảm bảo hợp lý.  Mục tiêu 4COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATION (COSO) Là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia về việc chống gian lận khi lập BCTC (National Commission on Financial Reporting, còn được gọi là Treadway Commission). Ủy ban này bao gồm đại diện của Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA), Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA). 52. Các bộ phận cấu thành HTKSNB 1) Môi trường kiểm soát 2) Đánh giá rủi ro 3) Hệ thống kế toán (Thông tin và truyền thông) 4) Các thủ tục kiểm soát 5) Giám sát 6Môi trường kiểm soát • Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của KSNB, trong đó nhân tố chủ yếu là nhận thức và hành động của nhà quản lý tại đơn vị. • Môi trường kiểm soát gồm các nhân tố chính: • - Triết lý kinh doanh của nhà quản lý • - Cơ cấu tổ chức • - Nhân sự • - Kế hoạch và dự toán. • - Kiểm toán nội bộ. 7Triết lý kinh doanh của nhà quản lý • Là quan điểm, phong cách điều hành và tư cách của các nhà quản lý cao cấp. • Có tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh? • Có duy trì mối quan hệ giữa BGĐ và quản lý các bộ phận? • Tính thận trọng (prudent principle) của BGĐ khi trình bày BCTC? • Các phương án kinh doanh, lợi nhuận? 8Cơ cấu tổ chức • Một cơ cấu tổ chức xem là hữu hiệu khi: • Có sự phân công phân nhiệm, sự ủy quyền, nhằm: công việc thực hiện trôi chảy, kiểm soát tình hình thực hiện, quy trách nhiệm… • Kiểm soát, đối chiếu định kỳ giữa các bộ phận thực hiện, nhằm ngăn ngừa các sai phạm. • Phù hợp với doanh nghiệp, giúp BGĐ truyền đạt và thu thập các thông tin phản hồi nhanh chóng, chính xác. 9Nhân sự • Trình độ chuyên môn phù hợp với công việc. • Có tư cách đạo đức nghề nghiệp. • Chính sách về nhân sự của doanh nghiệp có hợp lý hay không: chính sách tuyển dụng, đào tạo, bố trí, khen thưởng… 10 Kế hoạch và dự toán • Mục đích nhằm kiểm soát tình hình thực hiện thực tế, phat hiện những ưu khuyết, từ có có biện pháp khắc phục, xử lý kịp thời. • - Dự toán lợi nhuận. • - Doanh thu, tiêu thụ • - Hàng tồn kho: mua hàng, sản xuất. • - Tài chính (Tiền) 11 Kiểm toán nội bộ • Bộ phận kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm: • Thực hiện sự kiểm tra, giám sát và đánh giá thường xuyên về hoạt động của đơn vị. • Phát hiện những sai phạm làm thất thoát đến tài sản, đề xuất những biện pháp cải tiến hoạt động… 12 Đánh giá rủi ro • Nhằm xác định, phân tích và quản lý những rủi ro ảnh hưởng tới khả năng hoàn thành mục tiêu của đơn vị. • Ban quản trị của đơn vị có thể: • Xây dựng kế hoạch, chương trình hoặc đề xuất các công việc để xác định các rủi ro. • Hoặc có thể chấp nhận rủi ro bởi vì yếu tố chi phí hoặc những xem xét khác. 13 Hệ thống kế toán • Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải thỏa mãn những nguyên tắc: • Tính có thực (Validity) • Sự phê chuẩn (Authorization) • Tính đầy đủ (Completeness) • Sự đánh giá (Valuation) • Sự phân loại (Classification) • Đúng hạn (Timing) • Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Posting and summarization) 14 Các thủ tục kiểm soát • Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát, BGĐ cần phải quy định các thủ tục kiểm soát, và chúng được thiết kế tùy thuộc vào đặc thù của cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh… Bao gồm: • Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. • Nguyên tắc ủy quyền • Chứng từ và sổ sách kế toán phải đầy đủ • Kiểm soát vật chất. • Kiểm soát độc lập việc thực hiện 15 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm • Nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn. • Nguyên tắc: • - Người ghi sổ sách phải độc lập người giữ tài sản • - Người phê duyệt phải độc lập người thực hiện • - Người kiểm soát phải độc lập người thực hiện • (Kế toán: Điều 51 theo Luật Kế toán 03/QH11 ngày 17/6/2003, Nghị định 129/2004 ngày 31/5/2004)þ 16 Nguyên tắc uỷ quyền • Nhằm đảm bảo công việc trôi chảy, kiểm soát nghiệp vụ phát sinh và quy trách nhiệm cụ thể khi thực hiện. • Nguyên tắc: • - Phải công bố chính sách phân công cụ thể cho toàn doanh nghiệp. • - Ủy quyền cho các vị trí then chốt 17 Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ • Chứng từ giúp chuyển giao thông tin trong và ngoài đơn vị, do đó phải lập đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản, đảm bảo ghi sổ chính xác. • Nguyên tắc: • - Đánh số liên tục trước khi sử dụng, người lập phải ký và lưu 01 liên, nhằm: giúp quy trách nhiệm, hạn chế mất chứng từ, ngụy tạo chứng từ … • - Lập ngay khi nghiệp vụ phát sinh. • - Thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu. 18 Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ • Chứng từ giúp chuyển giao thông tin trong và ngoài đơn vị, do đó phải lập đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản, đảm bảo ghi sổ chính xác. • Nguyên tắc: • - Đánh số liên tục trước khi sử dụng, người lập phải ký và lưu 01 liên, nhằm: giúp quy trách nhiệm, hạn chế mất chứng từ, ngụy tạo chứng từ … • - Lập ngay khi nghiệp vụ phát sinh. • - Thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu. 19 Nghị định 185 ngày 4/11/2004: “Xử phạt vi phạm hành chính trong kế toán” • 1. Phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng: • a. Lập chứng từ kế toán không đầy đủ các nội dung. • b. Tẩy xoá, sửa chữa chứng từ kế toán. • 2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 : • a. Lập chứng từ không đủ số liên theo quy định. • b. Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. • c. Ký chứng từ kế toán mà không có thẩm quyền ký hoặc không được uỷ quyền ký. 20 Nghị định 185 ngày 4/11/2004: “Xử phạt vi phạm hành chính trong kế toán” • 3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng: • a. Giả mạo, khai man chứng từ kế toán. • b. Thoả thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man chứng từ. • c. Lập chứng từ có nội dung các liên không giống nhau. • d. Bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ không lập hoá đơn bán hàng theo quy định. • đ. Không lập chứng từ khi nghiệp vụ phát sinh. • e. Cố ý lập nhiều lần chứng từ cho 01 nghiệp vụ. • g. Huỷ bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng chứng từ kế toán. 21 Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách • Nhằm bảo vệ tài sản trách những thất thoát do: • - Trộm cắp, thất thoát • - Hư hỏng, mất phẩm chất • Nguyên tắc: • - Áp dụng các thể thức kiểm soát vật chất như: nhà kho, hầm tiền, két sắt chịu lửa, hệ thống báo động… • - Hạn chế tiếp cận trực tiếp với tài sản, sổ sách khi chưa được phép. • - Thường xuyên đối chiếu thực tế và sổ sách. 22 Kiểm soát độc lập với thực hiện • Nhằm tránh việc thông đồng giữa các bộ phận thực hiện, đảm bảo thông tin cung cấp là chính xác và đáng tin cậy. • Ví dụ: • - Bộ phận đối chiếu công nợ phải độc lập với kế toán công nợ. • - Bộ phận kiểm tra hàng xuất phải độc lập với bộ phận kho hoặc giao hàng. 23 Giám sát • Giám sát là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. • Giám sát cần thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. • _ Giám sát thường xuyên: thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp …, xem xét các báo cáo hoạt động phát hiện bất thường. • - Giám sát định kỳ: thông qua kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do các KTV độc lập thực hiện. 24 2. NHỮNG HẠN CHẾ VỐN CÓ CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ • ª Vấn đề về con người. • ª Sự thông đồng. • ª Những tình huống bất thường. • ª Gian lận quản lý. • ª Quan hệ giữa lợi ích – chi phí. • ª v.v… Khó vượt qua 25 3. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA KIỂM TOÁN VIÊN Các ông có trách nhiệm thông báo cho chúng tôi tất cả các yếu kém quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đang tồn tại bởi vì các ông đã bỏ thời gian để tìm hiểu Không, chúng tôi chỉ tìm hiểu để đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát phục vụ cho công việc kiểm toán của chúng tôi Giám đốc đơn vị KTV 26 TRÌNH TỰ XEM XÉT KIỂM SOÁT NỘI BỘ Tìm hiểu KSNB Đánh giá sơ bộ RRKS Thực hiện thử nghiệm kiểm soát Thực hiện các thử nghiệm cơ bản Đánh giá lại RRKS RøRKS cao Thiết kế thử nghiệm kiểm soát Điều chỉnh các thử nghiệm cơ bản Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Giai đoạn thực hiện kiểm toán 27 (1) TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Nội dung tìm hiểu : - Tìm hiểu 5 bộ phận cấu thành của KSNB, trong đó chú trọng đến môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các hoạt động kiểm soát liên quan đến kế toán. - Tìm hiểu KSNB cho từng chu trình nghiệp vụ. Phương pháp tìm hiểu : •- Thu thập và nghiên cứu tài liệu. •- Quan sát. •- Phỏng vấn. •- Dựa vào kinh nghiệm kiểm toán trước đây. 28 (TÀI LIỆU HOÁ CÔNG VIỆC TÌM HIỂU) Bảng tường thuật Bảng câu hỏi. Lưu đồ Phép thử Walk-through LẬP HỒ SƠ KIỂM TOÁN 29 (2) ĐÁNH GIÁ SƠ BỘ RỦI RO KIỂM SOÁT Đây là công việc rất khó khăn và phức tạp. KTV dựa vào các tài liệu có được trong quá trình tìm hiểu và sự xét đoán nghề nghiệp để ước lượng mức rủi ro kiểm soát. Bao nhiêu ? 30 TRÌNH TỰ THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ SƠ BỘ RỦI RO KIỂM SOÁT 1. Xác định những sai phạm tiềm tàng trong chu trình nghiệp vụ (hoặc khoản mục) có liên quan đến cơ sở dẫn liệu của BCTC. 2. Xem xét doanh nghiệp có thiết kế và thực hiện những thủ tục kiểm soát để ngăn chặn hoặc phát hiện những những sai phạm đó không ? 3. Dựa vào các tài liệu mà KTV thu thập được (bảng tường thuật, bảng câu hỏi, lưu đồ và phép thử Walk-through) để ước lượng mức rủi ro. 31 (3) THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN THỬ NGHIỆM KIỂM SOÁT Mục đích : Thu thập bằng chứng về sự hữu hiệu thật sự của KSNB Đối tượng của thử nghiệm kiểm soát : Các thủ tục kiểm soát mà KTV dự tính sẽ dựa vào. Điều kiện áp dụng : • Mức RRKS được đánh giá sơ bộ là thấp hơn mức tối đa • Cân nhắc giữa chi phí – lợi ích của thử nghiệm. Phương pháp thực hiện : - Kiểm tra chứng từ, tài liệu - Quan sát - Phỏng vấn. - Thực hiện lại các thủ tục kiểm soát.