Bài giảng Kế toán một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

đánh giá định kỳ Thực hiện: Kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, Thu thập thông tin bên ngoàiä Hệ thống kế toán trách nhiệm Nguyễn Bích Liên Chương 3- KS HTTTKT phần 1 11 II. CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT • Các hoạt động kiểm soát 1. Phân chia trách nhiệm 2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ.  ï Phân chia trách nhiệm  Hệ thống xử lý thông từ. 4. Bảo vệ tài sản, thông tin 5. Kiểm tra độc lập 6. Phân tích rà soát • Hoạt động kiểm soát là: Những chính sách, Những thủ tục nhằm đảm bảo kiểm soát được các rủi ro Nguyễn Bích Liên Chương 3- KS HTTTKT phần 1 12 1. PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm  Không để một cá nhân nắm tất cả các chức năng của một nghiệp vụ: ủy quyền, bảo quản tài sản và ghi chép, giữ sổ sách kế toán. Ví dụ  Không cho phép kiêm nhiệm giữa một số bước công việc (khâu công việc )trong 1 chức năng: °Các bước khác nhau liên quan đến thực hiện một nghiệp vụ nên phân chia cho các cá nhân khác nhau hoặc các bộ phận khác nhau. VD hoạt động mua hàng °Phân chia giữa bộ phận xử lý dữ liệu điện tử (EDP) và bộ phận sử dụng; Phân chia trong bộ phận EDP Nguyễn Bích Liên Chương 3- KS HTTTKT phần 1 13 Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Bảo quản tài sản: Giữ hiện vật Viết Check Nhận Check Ghi chép: Lập chứng từ gốc Giữ, ghi sổ, các tậïp tin Lập các điều chỉnh Lập báo cáo thực hiện Thực hiện, Xét duyệt Ngăn điều chỉnh sổ, che giấu lấy cắp tài sản Ngăn điều chỉnh sổ để che giấu nghiệp vụ không có thực được phê chuẩn hoặc được thực hiện Ngăn việc phê chuẩn nghiệp vụ không có thực để che giấu việc lấy cắp tài sản Nguyễn Bích Liên Chương 3- KS HTTTKT phần 1 14 2.Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ. Ủy quyền chung bằng chính sách Đưa ra chính sách chung bao gồm các điều kiện cho phép thực hiện nghiệp vụ. Xét duyệt cụ thể (Uỷ quyền từng trường hợp cụ thể) Xét duyệt từng trường hợp cụ thể, không có chính sách chung. Việc Ủy quyền, xét duyệt nên bằng văn bản 2.1.UỶ QUYỀN VÀ XÉT DUYỆT Ủy quyền là việc trao quyền cho một cá nhân hoặc một bộ phận thực hiện nghiệp vụ, đưa ra quyết định Nguyễn Bích Liên Chương 3- KS HTTTKT phần 1 15 2.2 Kiểm soát chứng từ  Chứng từ ghi nhận hoạt động: Đảm bảo dữ liệu chính xác  Mọi nghiệp vụ đều lập chứng từ  Lập chứng từ tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ  Chứng từ phải được thiết kế mẫu đầy đủ, đơn giản, rõ ràng  Chứng từ phải được đánh số trước, liên tục  Chứng từ phải có các số hiệu tham chiếu  Chứng từ phải có các chữ ký uỷ quyền, xét duyệt  Chứng từ phải có số tiền ghi bằng chữ …  Luân chuyển Chứng từ  Luư trữ Chứng từ  Chức năng chứng từ : Ghi nhận họat động; truyền thông; kiểm sóat Nguyễn Bích Liên Chương 3- KS HTTTKT phần 1 16 2.3. Kiểm soát sổ sách, báo cáo  Sổ sách ghi nhận hoạt động: Đảm bảo ghi chép chính xác, đầy đủ  Ghi chép dựa trên chứng từ  Thiết kế mẫu đầy đủ  Để lại dấu vết kiểm toán  Lưu trữ, bảo quản sổ sách  Kiểm tra, đối chiếu sổ  Qui trình ghi chép sổ sách  Báo cáo  Dấu vết kiểm tóan Nguyễn Bích Liên Chương 3- KS HTTTKT phần 1 17 2.4.KS quá trình xử lý thông tin  Trường hợp xử lý bằng máy  Kiểm soát việc nhập liệu đưa vào hệ thống  Kiểm soát quá trình truyền thông kết quả xử lý  V.v…  Kiểm soát quá trình tính toán, tổng hợp số liệu  Kiểm soát quá trình lưu trữ dữ liệu, thông tin  Kiểm soát chứng từ, tập tin giống xử lý bằng tay  Trường hợp xử lý bằng tay: KS toàn bộ qui trình ghi chép xử lý từ chứng từ lên báo cáo Nguyễn Bích Liên Chương 3- KS HTTTKT phần 1 18 3. Bảo vệ tài sản và thông tin  Hạn chế tiếp cận tài sản  Sử dụng các thiết bị quan sát, tính tiền POS, ghi nhận tài sản khi sử dụng  Kiểm kê tài sản  Phân chia trách nhiệm đầy đủ theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm  Kiểm sóat tiếp cận thông tin: thiết bị lưu trữ, thiết bị xử lý thông tin, dữ liệu truy cập Nguyễn Bích Liên Chương 3- KS HTTTKT phần 1 19 4. KIỂM TRA ĐỘC LẬP  Hoạt động kiểm tra được thực hiện bởi người khác không thực hiện nghiệp vụ để nâng cao tính khách quan Kiểm tra trước khi nghiệp vụ diễn ra. Kiểm tra sau khi nghiệp vụ xảy ra Phương pháp Đối chiếu 2 nguồn ghi chép độc lập Đối chiếu thực tế và sổ sách Kiểm tra ghi kép Kiểm tra tòan bộ chứng từ, quá trình xử lý Dùng dữ liệu sự kiện trước kiểm soát sự kiện sau Nguyễn Bích Liên Chương 3- KS HTTTKT phần 1 20 5. PHÂN TÍCH RÀ SOÁT Mục đích Phát hiện các biến động bất thường, Xác định nguyên nhân, xử lý kịp thời Phương pháp Đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trước, sử dụng các chỉ số Nguyễn Bích Liên Chương 3- KS HTTTKT phần 1 21 Ví dụ phân tích rà soát BAÛNG BAÙO CAÙO GIAÙ THAØNH SAÛN PHAÅM Kyø thaùng 05/2004 Saûn phaåm A: Soá löôïng 100 CHI PHÍ GIAÙ THAØNH KYØ NAØY Z Ñ.VÒ KYØ TRÖÔÙC Bieán ñoäng kyø naøy/kyø tröôùc TOAØN BOÄ ÑÔN VÒ Nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp 1,000,000 10,000 9,000 0.11 Nhaân coâng tröïc tieáp 500,000 5,000 5,050 (0.01) Saûn xuaát chung 500,000 5,000 6,000 (0.17) Coäng 2,000,000 20,000 20,050 (0.07) Löu yù. Chính saùch saûn xuaát vaø quaûn lyù cho pheùp bieán ñoäng +; - 5% Nguyễn Bích Liên Chương 3- KS HTTTKT phần 1 22 III. Phân lọai các họat động kiểm sóat Cách 1.  Kiểm soát ngăn ngừa:Ngăn không cho sai sót, gian lận xẩy ra Ví dụ:  Kiểm soát phát hiện Phát hiện các sai sót, gian lận đã xẩy ra Ví dụ:  Kiểm soát sửa chữa: Sửa chữa các sai sót gian lận đã phát hiện Nguyễn Bích Liên Chương 3- KS HTTTKT phần 1 23 Phân loại các họat động kiểm sóat Cách 2. Theo mối quan hệ giữa chính sách chung và cụ thể  Kiểm soát chung; đảm bảo môi trường kiểm sóat Ví dụ:  Kiểm soát ứng dụng: đảm bảo KS xử lý từng nghiệp vụ Ví dụ: Nguyễn Bích Liên Chương 3- KS HTTTKT phần 1 24 Hạn chế của KSNB Cung cấp một sự đảm bảo hợp lý Gian lận: Thông đồng Lạm quyền quản lý Thủ tục kiểm soát chỉ thiết kế cho những gian lận, sai sót nhìn thấy trước Chi phí - hiệu quả hoạt động kiểm soát Do những sơ sót, bất cẩn của con người Nguyễn Bích Liên Chương 3- KS HTTTKT phần 1 25 Mối quan hệ giữa các thành phần của hệ thống KSNB Hoạt động kiểm soát Giám sát Đánh giá rủi ro Môi trường kiểm soát Nguyễn Bích Liên Chương 3- KS HTTTKT phần 1 26 IV. Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nhỏ  1. Tạo lập môi trường kiểm soát và giá trị đạo đức trong toàn DN  2. Người quản lý trực tiếp nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro  3. Trực tiếp thực hiện các hoạt động kiểm soát, giám sát. Tăng cường các thủ tục kiểm tra, đối chiếu, phân tích  4. Chú ý các thủ tục kiểm soát trực tiếp với tài sản vật chất  5. Sử dụng lợi thế của máy tính;  6. Sử dụng thanh toán ngân hàng Nguyễn Bích Liên Phần 2. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong môi trường xử lý bằng máy  I. Đặc điểm môi trường ảnh h KSNB  II. Giới thiệu về COBIT  III. Các hoạt động kiểm soát 1 ưởng tới Nguyễn Bích Liên Mục tiêu Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả Thông tin chính xác , kịp thời, tin cậy được 2 Cụ thể Tính có thực của nghiệp vụ. Đảm bảo sự phê chuẩn đúng đắn với nghiệp vụ. Tính đầy đủ.  Sự đánh giá. Sự phân loại. Đúng hạn.. Chuyển sổ và tổng hợp chính xác. Nguyễn Bích Liên I. Đặc điểm môi trường CIS ảnh h KSNB  Thiết bị: Nhạy cảm, dễ bị phá huỷ °Rủi ro? °Thuận lợi ?  Dữ liệu:  Dữ liệu lưu trong hình thức máy  Tổ chức dữ liệu theo hệ quản trị dữ liệu  Không để lại dấu vết khi sửa chữa dữ liệu  Tổ chức, phát triển hệ thống  Nhiều nhiệm vụ tập trung ở EDP bảo một số nguyên tắc bất kiêm nhiệm  Kỹ năng nhân viên bộ phận EDP (Electronic Data Proceessing)  Thay đổi HT phức tạp h  Hoạt động xử lý:  HT có thể truy cập từ nhiều n  Xử lý tự động theo ch thuộc hoạt động của phần thiết bị 3 ưởng tới đọc được - Không đảm ơn ơi ương trình lập sẵn và bị phụ Nguyễn Bích Liên Rủi ro KS trong môi trư Nguoàn löïc Söï kieän Thaønh phaàn tham gia Ñòa ñieåm Ruûi ro kinh doanh Nhaäp lieäu Keát quaû xöû lyù Ruûi ro xöû lyù TT Ruûi ro trong DN Ruûi ro chieán löôïc, haønh ñoäng KD, taøi chính 4 ờng CIS Xöû lyù Phaùt trieån HT Toå chöùc HTTT Thieát bò Truy caäp Döõ lieäu Ruûi ro heä thoáng TT Ruûi ro thoâng tin Nguyễn Bích Liên Nguy cơ đe dọa trong môi tr Các loại gian lận, phá hoại  Gian lận hoạt động kinh doanh  Gian lận trong xử lý thông tin: ăn cắp, sửa đổi, gián điệp với DL nhập; Chương trình xử lý; Tập tin DL  Gian lận liên quan tới HT thông tin: Truy cập HT, thiết bị, Các loại thiên tai 5 ường CIS Nguyên nhân  Nguồn nội bộ  Nguồn bên ngoài: Mối quan hệ kinh doanh Tội phạm Thông đồng Nội bộ Bên ngoài Nguyễn Bích Liên II. Giới thiệu COBIT Committee of Sponsoring coso COBIT Control Objectives for Information and Related 6 Organizations Technology Nguyễn Bích Liên II. Giới thiệu COBIT  Mục tiêu kiểm sóat trong HT thông tin  Các hướng dẫn cho việc định giá hiệu quả của kiểm sóat trong HT thông tin  COBIT phù hợp với COSO về việc phân lọai các thành phần kiểm sóat  Kết quả của 4 năm nghiên cứu cẩn thận của chuyên gia quốc tế  Bổ sung, điều chỉnh một số định nghĩa trên cơ sở của báo cáo của COSO:  COBIT và COSO đều cho rằng “người” là yếu tố rất quan trọng trong hệ thống kiểm sóat nội bộ 7 Nguyễn Bích Liên II. Giới thiệu COBIT Kiểm sóat chung: là các họat kế và thực hiện nhằm đảm bảo môi tr chức được ổn định, vững mạnh nhằm gia t kiểm soát ứng dụng. Nó ảnh hư trình ứng dụng Kiểm sóat ứng dụng: là các họat thiết kế và thực hiện để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa sai sót, gian lận trong quá trình xử lý nghiệp vụ của một ch trình xử lý Phân lọai các họat động kiểm sóat 8 động kiểm sóat được thiết ường kiểm sóat của tổ ăng hiệu quả của ởng tới tất cả các chương động kiểm sóat được ương Nguyễn Bích Liên III. Các họat động kiểm sốt soát chung 2. Kiểm soát chương trình phát triển HT mới. 3. Tổ chức hệ thống xử lý thông tin. 7. Kiểm soát truy cập. 4. Kiểm soát thiết bị. 8. Kiểm soát truyền thông dữ liệu. 6. Kiểm soát lưu trữ dữ liệu. 9. Lập kế hoạch dự phòng tai họa xẩy ra 5. Kiểm soát phần mềm xử lý. 1. Kế họach an ninh hệ thống 9 -A. Kiểm Nguyễn Bích Liên III.A. KS chung 1. Kế họach an ninh hệ thống thông tin  Thiết lập chiến lược phát triển HTTT  Lập kế họach nhân sự, thiết bị và phương thức tổ chức HTTT 10 Nguyễn Bích Liên Kiểm soát chung: tổ chức hệ thống thông tin  Mục tiêu: Kiểm sóat nhân viên của bộ phận xử lý thông tin  Kiểm sóat: phân chia để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Chức năng sử dụng và chức n thông tin Chức năng trong bộ phận xử lý thông tin 11 ăng xử lý Nguyễn Bích Liên Tổ chức bộ phận xử lý thông tin Chức năng bộ phận xử lý thông tin  Phát triển hệ thống thông tin Hỗ trợ người sử dụng cuối cùng • Bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống • Thao tác sử dụng HT Chức năng sử dụng  Sử dụng HT để tạo thông tin  Sử dụng thông tin để phục vụ họat động của mình 12 Nguyễn Bích Liên KS chung-2. Tổ chức bộ phận xử lý th PGD saûn xuaát PGD kinh doanh Toång giaùm ñoác 1. Qui moâ lôùn 2. Qui moâ nhoû 13 ơng tin ... Boä phaän EDP (2) Keâ 1toaùn tröôûng Boä phaän EDP (1) Nguyễn Bích Liên KS chung2. –Tổ chức bộ phận xử lý th Phaân tích HT laäp trình Phaùt trieån HT Baûo döôõng HT Nhaäp lieäu Hoaït ñoäng HT Phuï traùch boä phaän EDP Chief Information Officer 14 ơng tin KS döõ lieäu Thö vieän DL Quaûn trò CSDL Kieåm soaùt döõ lieäu Nguyễn Bích Liên Tổ chức bộ phận xử lý thông tin Phụ trách xử lý thông tin Chief Information officer Phát triển hệ thống thông tin Hoạt động HT/ hỗ trợ kỹ thuật Phân tích Lập trình Thiết kế Mạng và truyền thông 15 Kiểm soát HT Thư viện/quản lý DL KS DL KS chất lượng HT Nguyễn Bích Liên KS chung- 3. Kiểm soát phát triển HT  Phát triển dựa kế họach chủ Mục tiêu  Phát triển HT đạt yêu cầu của ng  Phát triển trong thời gian và chi phí phù hợp  Việc phát triển được uỷ quyền, cho phép Thủ tục  Lập kế họach phát triển từng dự án cụ thể  Tuân thủ qui trình phát triển dự án: phê chuẩn, thực hiện…  Lập đội dự án: bộ phận sử dụng, kiểm toán nội bộ và chuyên viên phát triển HT  Đánh giá định kỳ việc thực hiện HT  Phê chuẩn  Xây dựng hồ sơ hệ thống  Thử nghiệm trước khi sử dụng 16 đạo dài hạn ười sử dụng Nguyễn Bích Liên KS chung- 3.Kiểm soát phát triển HT Hồ sơ hệ thống bao gồm: 1. Hồ sơ phát triển hệ thống:  Mô tả hệ thống tồn tại trước phát triển  Mô tả nội dung quá trình thiết kế hệ thống  Mô tả nội dung quá trình phân tích hệ thống  Mô tả nội dung quá trình thực hiện hệ thống 2. Hồ sơ sử dụng hệ thống: 3. Hồ sơ họat động hệ thống (kỹ thuật)  Hướng dẫn sử dụng hệ thống  Hướng dẫn huấn luyện  Mô tả các yêu cầu thiết bị, chươ chạy chương trình  Mô tả các thủ tục chạy chương trình; các sửa chữa nếu ch ngưng 17 ng trình và tập tin dữ liệu cần thiết để ương trình bị Nguyễn Bích Liên KS chung- 4. Kiểm soát thiết bị Mục tiêu. Đảm bảo an toàn về mặt kỹ thuật và hiện vật Thủ tục  Hạn chế tiếp cận hiện vật: qui định, thiết bị kiểm sóat  An tòan kỹ thuật: thường được thiết kế trong thiết bị  An tòan sử dụng  Tạo môi trường tốt nơi đặt thiết bị: nhiệt,  Tài liệu hướng dẫn sử dụng và xử lý khi thiết bị trục trặc h  Các thiết bị lưu trữ ngòai phải  Cài đặt các phần mềm kiểm sóat an tòan hệ thống và dữ liệu  Thường xuyên kiểm tra phát hiện kịp thời h thế sửa chữa thiết bị phù hợp 18 độ ẩm, điện năng ư hỏng được kiểm tra an toàn trước sử dụng ư hỏng, sai sót để thay Nguyễn Bích Liên KS chung- 5. Kiểm soát phần mềm Mục tiêu: KS được hoạt động xử lý của phần mềm đảm bảo an toàn cho phần mềm Thủ tục  An tòan hiện vật thiết bị lưu trữ phần mềm, n  An tòan logic phần mềm:  Kiểm sóat ngăn ngừa: Xem kiểm sóat truy cập  Kiểm sóat phát hiện ngăn ngừa:Th và phần mềm đang sử dụng  Kiểm sóat xử lý phần mềm: các yêu cầu  Phần mềm phải tạo được dấu vết kiểm toán:  Sửa chữa dữ liệu: không cho sửa trực tiếp sau khi, l chuyển sổ, khóa sổ, phải sửa bằng bút toán khác.  Ghi nhận tự động việc truy câp HT, sửa chữa, …: ghi lại thời gian, phân hệ truy cập, Dl bị sửa…  Số liệu tổng hợp phải tổng hợp từ chi tiết 19 ơi lưu trữ an tòan ường xuyên đối chiếu phần mềm gốc ưu trữ chính thức, Nguyễn Bích Liên KS chung- 6. Kiểm soát truy cập Mục tiêu. Kiểm soát việc truy cập hệ thống trình xử lý Thủ tục  Quản trị hệ thống & sử dụng hệ thống  Ủy quyền nghiệp vụ & thực hiện nghiệp vụ  Ủy quyền nghiệp vụ & Nhập liệu nghiệp vụ  Kiểm sóat chuyển dữ liệu & Nhập liệu nghiệp vụ  Phân chia trách nhiệm, quyền sở hữu dữ liệu theo từng cấp hoat động, theo chức năng  Phân chia trách nhiệm theo mức đ  Sử dụng mật mã truy cập  Sử dụng tập tin phân quyền truy cập truy caäp  Nhận dạng người sử dụng: account user 20 để an toàn dữ liệu, chương độ truy cập vaø ghi nhaän thoâng tin Nguyễn Bích Liên Ví du Kiểm soát truy cập 21 ï Nguyễn Bích Liên KS chung- 7. Kiểm soát l Mục tiêu. Đảm bảo an toàn lưu trữ dữ liệu Thủ tục  Phân lọai dữ liệu theo mức độ yêu cầu bảo vệ  Lập thủ tục ghi dự phòng dữ liệu: Định kỳ thời gian; ph pháp ghi dự phòng lọai dữ liệu theo mức  Tạo nhãn tập tin: nhãn bên ngoài và nhãn do máy tạo  Điều kiện môi trường địa điểm l độ, ẩm, bụi v.v  Thường xuyên kiểm tra dữ liệu l 22 ưu trữ dữ liệu ương độ yêu cầu bảo vệ ưu trữ tập tin dự phòng: nhiệt ưu trữ Nguyễn Bích Liên KS chung- 7. Kiểm soát l Thủ tục ghi dự phòng dữ liệu Ghi dự phòng đầy đủ tất cả các dữ liệu Ghi dự phòng đầy đủ tất cả các ch dụng Kiểm tra nội dung ghi dự phòng: chính xác và đầy đủ Ghi dự phòng định kỳ: kiểu dự phòng tự hoặc Oâng- cha- con Lưu trữ bản ghi dự phòng ở n 23 ưu trữ dữ liệu ương trình ứng động ơi khác Nguyễn Bích Liên KS chung 8. Kiểm soát truyền thông Mục tiêu. Đảm bảo an toàn truyền thông thông tin. Gian lận:  Chặn đường truyền thông  Đóng giả người nhận tin  24 Thủ tục: Gọi kiểm tra ngược lại: Call back modem Mã hoá thông tin được gửi hoặc truyền Network Control Log Nguyễn Bích Liên KS chung- 9. Kế hoạch dự phòng Mục tiêu. Đảm bảo HT hồi phục nhanh khi thiên tai, hoả hoạn, phá hoại xẩy ra: Thủ tục  Thường xuyên cập nhật kế họach dự phòng  Lập KH dự phòng  Tạo vị trí xử lý dự phòng; Vị trí l  Lưu trữ dự phòng thường xuyên  Xác định các hệ thống ứng dụng quan trọng và khôi phục trước  Phân chia trách nhiệm thực hiện kế hoạch dự phòng và khôi phục trung tâm dữ liệu: Nhân sự, qui trình  Mua bảo hiểm tài sản cho hê thống và trung tâm dữ liệu  Huấn luyện nhân viên trường cấp khẩn cấp 25 ưu trữ DL dự phòng -Ưu tiên kiểm soát Nguyễn Bích Liên B. Kiểm soát ứng dụng  Là hoạt động kiểm soát ảnh h dụng hay chương trình xử lý cụ thể với mục tiêu đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ, chính xác của xử lý nghiệp vụ  Bao gồm Kiểm soát nhập liệu Kiểm soát xử lý dữ liệu Kiểm soát kết quả xử lý 26 ưởng tới từng ứng Nguyễn Bích Liên KS ứng dụng 1. 1. Kiểm soát nguồn dữ liệu a. Sử û dụng giá trị mặc tên (đã khai báo sẵn trong CSDL) b. Tự động tạo mã (nếu có thể) 1.2.2. Chính xác Tổng số kiểm soát (Control Totals 1.2.3. Gia tăng hiệu quả nhập liệu 1.2.1. Hợp lệ (DataValidation): 1. 2. Kiểm soát quá trình nhập liệu 27 - 1. KS nhập định: ngày, số TT, giá cả, Nguyễn Bích Liên KS ứng dụng 1.1 Kiểm soát dữ liệu nguồn  KS chứng từ: Thứ tự; ủy quyền, xét duyệt; hợp lý của dữ liệu; Đánh dấu đã sử dụng;  Dùng số kiểm tra (Check Digit): Số ID  Dữ liệu đưa vào hệ thống trực tiếp từ nguồn của nó. Chứng từ luân chuyển  Sử dụng thiết bị quét hay nhận diện dữ liệu tự liệu trực tiếp : Máy tính tiền, POS Camera…  Nhập liệu nhiều lần dữ liệu quan trọng (tốn kém) 28 - 1. KS nhập được ủy quyền động: nhập Nguyễn Bích Liên VÍ DUÏ BAÛNG KE BAÙN HAØNG SOÁ HÑ NGAØY HÑ NOÄI DUNG MAÕ KH 21 02/02/2008 01 22 01/02/2008 02 23 14/02/2008 01 18 28/01/2007 02 25 30/02/2008 06Thông tin bổ sung:  Mặt hàng A tồn đầu ngày 01/02: 80 số l  Không có mặt hàng D trong kho 29 MAÕ HH SO LÖOÏNG ÑÔN GIAÙ TIEÀN A 100 1.000 100.000 B 200 5.000 1.000.000 A 300 3.000 900.000 C 200 3.000 600.000 D 1000 3.000 3.000.000 ượng, trong ngày 01và 02 không nhập Nguyễn Bích Liên KS nhập- 2. Dữ liệu hợp lệ  Kiểm tra trình tự (Sequence Check)  Kiểm tra kiểu vùng dữ liệu (Field format Check)  Kiểm tra độ dài vùng dữ liệu  Kiểm tra giới hạn (Limit Check)  Kiểm tra hợp lý (reasonableness test)  Kiểm tra tính đầy đủ (Comleteness Check)  Kiểm tra cĩ thực  Kiểm sóat nhập trùng: dùng 2 c xác định dữ liệu nhập- có thể thay thế bằng cách HT tự xuất hiện dữ liệu liên quan để ng 30 ăn cứ trong một nghiệp vụ để động ười nhập liệu xác nhận Nguyễn Bích Liên KS nhập- Kiểm soát theo số tổng  Kiểm soát theo số tổng là việc dùng một tổng số nào kiểm soát và tổng số đó gọi là tổng số kiểm soát.  Các loại tổng số kiểm soát  Tổng vùng giá trị hoặc số l  Tổng Hash (Hash Totals)  Đếm mẫu tin  Tổng số kiểm soát là tổng số của một vùng dữ liệu nào  Tổng số kiểm soát của một lô chứng từ (lô nghiệp vụ) gọi là tổng lô (batch total) 31 đó để ượng đó. Nguyễn Bích Liên Ví dụ tổng số kiểm soát NGAØY SOÁ HÑ 3 1 5 2 6 3 14 6 BAÛNG KE HOAÙ ÑÔN BAÙN HAØNG Tổng Hash 3 maåu tin 32 SOÁ TIEÀN KHAÙCH HAØNG 1,000,000 01 300,000 05 2,000,000 02 3,300,000 8 Tổng giá trị Nguyễn Bích Liên KS nhập- Nhập liệu trực tiếp  Dữ liệu đưa vào hệ thống trực tiếp từ nguồn của nó.  Sử dụng các hình thức  Camera… Söû duïng ñaàu ra cuûa öùng duïng tröôùc laø ñaàu vaøo cuûa öùng duïng sau ñoù 33 Maùy tính tieàn, POS Nguyễn Bích Liên KS ứng dụng 2. Kiểm soát xử lý 1. Kiểm soát sắp xếp theo trình tự. Xử lý theo lô yêu cầu các mẫu tin để cập nhật tập tin  2. Kiểm soát từng bước xử lý (Run Trong xử lý theo lô, tổng số kiểm soát từng bước gọi và gọi nó là kiểm soát từng b  3. Nhận biết tập tin một cách hữu hình Dán nhãn đĩa Tạo nhãn đĩa bên trong để máy có thể  4. Các kiểm soát được lập trình Tạo các chương trình kiểm soát tự khi Post dữ liệu; Cộng dọc, ngang một bảng DL v.v 34 được sắp xếp theo trình tự -to-run Control) được thực hiện qua ước xử lý đọc được động: Tổng nợ, tổng có Nguyễn Bích Liên Kiểm soát xử lý Ví dụ Kiểm soát theo từng b Nhập liệu K.tra DL hợp lệ Sắp xếp TT ngh.vụ B.cáokhác Báo cáo KS B.cáokhác Báo cáo KS Tổng mẫu tin Tổng giá trị được xử lý: 15.000.000 35 ước xử lý Sắp xếp TT ngh.vụ Cập nhật TT chính B.cáokhác Báo cáo KS B.cáokhác Báo cáo KS được xử lý: 87 Nguyễn Bích Liên KS ứng dụng 3. KS kết quả xử lý Mục tiêu.  Đảm bảo kết quả xử lý chính xác  Đảm bảo nhân viên được uỷ quyền mới nhận và cáo Thủ tục  Phân quyền truy cập kết xuất thông tin  Nhóm kiểm soát DL kiểm tra bằng mắt tính logic, hợp lệ của DL  Căn cứ dấu vết kiểm toán đ liệu (VD xem doanh thu đư từ nào)  Thiết lập qui trình (thời gian và nhân sự) chuyển, nhận báo cáo 36 đọc báo ể kiểm tra lại nguồn gốc dữ ợc ghi nhận từ những chứng Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí Chu trình chi phí • Mục tiêu • 1. Hiểu các hoạt động kinh doanh và sự kiện xẩy ra trong chu trình chi phí • 2. Tổ chức kế toán ghi nhận, xử lý sự kiện để cung cấp thông tin • 3. Kiểm soát nội bộ cần có trong chu trình 1 Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí Chu trình chi phí • Nội dung • I. Các sự kiện xẩy ra trong chu trình chi phí • II. Tổ chức kế toán ghi nhận, xử lý sự kiện tạo báo cáo – 1. Xử lý bằng tay – 2. Xử lý bằng máy 2 Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí Chu trình chi phí Hoạt động kinh tế Trao đổi hàng hoá, dịch vụ với người bán Thanh toán tiền cho người bán 3 Sự kiện kinh tế  Yêu cầu hàng  Đặt hàng mua với người bán  Nhận hàng  Chấp thuận hóa đơn người bán  Thanh toán tiền cho người bán Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí Xử lý yêu cầu hàng Xác định nhu cầu Gửi yêu cầu mua hàngtới bộ phận mua hàng Lưu ý: các bộ phận liên quan khác nh hàng (lập Back Order) hay BP có nhu cầu TSCĐ cũng có thể lập yêu cầu mua Kho hàng 4 ư bán Mua hàng Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí Xử lý mua hàng  Chọn người bán: Giá cả, chất lượng hàng, vấn đề giao hàng  Gửi thông tin đặt hàng cho người bán (purchase order)  Thông báo các bộ phận liên quan về đặt hàng Mua hàng 5 Người bán  Xem xét, kiểm tra yêu cầu  Trả lời chấp thuận hay không đặt hàng mua hàng Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí Xử lý nhận hàng, nhập kho Nhận hàng  Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận  Chấp nhận việc giao hàng  Ghi nhận thông tin nhận hàng  Gửi thông tin nhận hàng cho các bộ phận liên quan 6 Kho hàng  Tham gia kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận  Nhập kho hàng nhận  Ký nhận thông tin nhận hàng Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí Chấp nhận hóa đơ dõi phải trả Nhận hóa Đối chiếu chứng từ liên quan Chấp nhận hóa hàng Theo dõi phải trả ng bán 7 n bán hàng- theo Kế toán phải trả đơn bán hàng đơn bán ười Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí Thanh toán tiền  Thủ quỹ thanh toán tiền theo lệnh của kế toán phải trả  Ghi, ký bổ sung nội dung liên quan vào chứng từ chi tiền  Chuyển chứng từ chi tiền cho những bộ phận liên quan 8 Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí DFD chu trình chi phí Nhà cung cấp Sổ cái và báo cáo Hàng hoá, DV Hoá đơn Thanh toán Dữ liệu trình chi Đặt hàng 9 Chu trình doanh thu KS hàng tồn kho Chu trình chuyển đổi Các bộ phận khác Ch. phí Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí DFD chu trình chi phí Đặt hàng Nơi Y/cầu Thông báo thiếu hàng 1a Nhận hàng ĐH chưa th.hiện H.tồn kho Ch.thuận Hóa đơn TK phải trả HT sổ cái và lập b.cáo Trả tiền Dữ liệu trả tiền Ng.bán Thông báo ĐH mua ĐH mua Thông báo ĐH mua Thông tin mua hàng-phải trả 10 Kiểm sóat hàng tồn kho Y/C bo sung hang Nhận hàng Người bán Ch.trình DT Ch.trình Sản xúât Gửi hàng Hóa đơn CTTT Dữ liệu trả tiền Thông báo ĐH mua Y/C muahang Thông báo ĐH mua Nhận hàng Nhận hàng ĐH mua ĐH muađược chấp thuận Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí HT thông tin kế toán xử lý chu trình chi phí °Thông tin gì được tạo ra ? °Dữ liệu gì được thu thập ? °Tổ chức chi tiết xử lý thông tin °Làm sao đảm bảo KSNB thông tin? 11 Sự kiện kinh tế Chứng từ gốc Sổ nhật ký Sổ tài khoản Báo cáo Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí Tổ chức HT kế toán xử lý chu trình chi phí  Công nợ theo ng Công nợ theo hóa   Yêu cầu tiền thanh toán Báo cáo chi tiền  Yêu cầu thông tin? 12 Báo cáo Công nợ: ười bán đơn bán hàng Phân tích nợ theo thời hạn nợ. Thanh toán: Báo cáo quản trị khác Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí Tổ chức hệ thống kế toán xử lý nghiệp chu trình chi phí Dữ liệu gì ? 13 Chứng từ Yêu cầu mua hàng Đặt hàng mua hàng Phiếu nhập kho Hóa đơn mua hàng Voucher (chứng từ thanh tóan) Giấy gửi hàng (hay đóng gói hàng- packing list) của người bán Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí Theo dõi chi tiết phải trả ng • Có 2 hình thức tổ chức theo dõi phải trả người bán Theo dõi theo từng ng Theo dõi theo từng hóa (hệ thống Voucher) 14 ười bán ười bán đơn bán hàng Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí Chi tiết thanh toán ng Theo dõi theo từng ng Đặc điểm  HĐ bán hàng được phân loại ban đầu theo từng người bán  Sử dụng sổ chi tiết phải trả người bán Ưu: Dễ dàng biết được số dư, cũng như tình hình thanh toán với từng người bán Nhược  Khó khăn theo dõi thời hạn thanh toán  Khó khăn lập kế hoạch tiền 15 ười bán ười bán Dùng sổ chi tiết Phân loại HĐ theo NB HĐ NB; sổ chi tiết NB Thanh toán NB Người bán HĐ Chi tiết TTNB Tiền Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí Theo dõi chi tiết thanh toán ng HTVoucher- Thanh toán theo chứng từ Đặc điểm  HĐ bán hàng được phân loại ban đầu theo thời hạn dự định thanh toán  Sử dụng Voucher- chứng từ thanh toán. Không sử dụng sổ chi tiết phải trả người bán Nhược : khó khăn biết được số dư, cũng như tình hình thanh toán với từng người bán một cách hệ thống Ưu Dễ dàng theo dõi thời hạn thanh toán. Dễ dàng lập kế hoạch tiền 16 ười bán Thanh toán NB Người bán Chi tiết TTNB Dùng Voucher Phân loại HĐ theo ngày thanh toán HĐ NB; sổ chi tiết NB HĐ Tiền Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí HT Voucher- Thanh toán theo chứng từ • Xử lý Lập chứng từ thanh toán Ghi sổ chứng từ thanh toán (Voucher Register Purchase Journal) Lưu hồ sơ CTTT chưa thanh toán Thanh toán: lập Check thanh toán Ghi thông tin về Check vào sổ chi Check ( Check Register-Check Journal) và sổ CTTT Tổng hợp Voucher chưa thanh toán 17 -CTTT (Voucher) - Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí Theo dõi chi tiết thanh toán cho NB Kết hợp theo dõi theo chứng từ và theo ng bán Đặc điểm: Ngoài sử dụng các b theo chứng từ, Ktoán còn sử dụng thêm sổ chi tiết người bán để tổng hợp thanh toán theo từng ng bán Ưu điểm: kết hợp ưu điểm của 2 hình thức Nhược: Khối lượng công việc nhiều, Chi phí lớn. Chỉ phù hợp với xử lý bằng máy 18 ười ước như thanh toán ười Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí KSNB yêu cầu mua hàng Rủi ro  Yêu cầu mặt hàng không cần thiết  Yêu cầu số lượng cao hoặc thấp hơn nhu cầu 19 • Thủ tục  Phụ trách bộ phận chịu trách nhiệm lập yêu cầu mua hàng  Sử dụng các công cụ kiểm soát hàng tồn kho EOQ; MRP Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí KSNB đ Rủi ro  Đặt hàng không đúng chủng loại, qui cách theo nhu cầu  Đặt không đúng số lượng theo nhu cầu  Hàng kém chất lượng  Giá cả không hợp lý  Người không được phép lại thực hiện nghiệp vụ 20 ặt hàng • Thủ tục  Phân chia bộ phận yêu cầu (sử dụng)& mua hàng  Thủ tục uỷ quyền, xét duyệt phù hợp (trên đơn đặt hàng mua)  Đặt hàng dựa trên yêu cầu mua hàng  Yêu cầu báo giá hay thủ tục đấu thầu phù hợp Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí KSNB nhận hàng Rủi ro  Nhận hàng không đặt hàng  Nhận hàng sai chất lượng, số l Thủ tục  Phân chia Nhận hàng & Mua hàng  Bản sao đặt hàng mua gửi cho bộ phận nhận hàng  Sử dụng đặt hàng mua mù  Đếm, kiểm hàng nhập  Lập phiếu nhập kho ngay khi nghiệp vụ xẩy ra. Thủ kho đồng thời ký vào phiếu nhập kho 21 ượng hàng Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí KSNB theo dõi phải trả ng Rủi ro  Sai sót trong hoá đơn của người bán  Ghi nhận phải trả cho hàng không nhận  Mất chiết khấu thanh toán  Chuyển sổ chi tiết, tổng hợp sai       22 ười bán • Thủ tục Phân chia kế toán chi tiềt & tổng hợp Đối chiếu HĐ người bán và chứng từ liên quan Kiểm tra nội dung của HĐ người bán Sử dụng hệ thống Voucher Đối chiếu báo cáo người bán Đối chiếu tổng hợp và chi tiết Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí KSNB trả tiền Rủi ro  Thanh toán HĐ 2 lần  Thanh toán khách hàng giả tưởng  Aên cắp Check 23  Người đối chiếu phải khác người thu, chi tiền • Thủ tục  Phân chia Bộ phận:phải trả & Ký check & thanh toán tiền  Phân chia người viết SEC, ký SEC, gửi SEC  Chỉ thanh tóan cho chứng từ gốc (không phải bản sao)  Đánh dấu chứng từ đã sử dụng  Đối chiếu ngân hàng Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí HT thông tin kế toán bằng máy Tạo các DL và được ghi ban đầu trên chứng từ DL được lưu trữ trong các tập tin liên quan Người sử dụng lựa chọn hay tạo báo cáo về thông tin yêu cầu 24 Sự kiện kinh tế Chứng từ gốc Cơ sở dữ liệu Báo cáo Nguyễn Bích Liên Chu trình chi phí HT kế toán xử lý chu trình chi phí bằng máy • 1. Xác định báo cáo: yêu cầu thông tin • 2. Xác định chứng từ: DL gì ? • 3. Kiểm soát chung: lưu trữ DL & KS truy cập • 4. Tổ chức thủ tục kiểm soát ứng dụng 25 Nguyễn Bích Liên1 Chương 5. phát triển hệ thống thông tin kế toán Mục tiêu 1. Hiểu chiến lược phát triển hệ thống 2. Các giai đọan trong quá trình phát triển hệ thống 3. Xác định mục tiêu, công việc và các công cụ kỹ thuật thường dùng trong mỗi giai đọan 4. Hiểu các bước cần chuẩn bị khi tiến hành tin học hóa một hệ thống kế tóan Nguyễn Bích Liên2 Chương 5. Phát triển hệ thống thông tin kế toán Nội dung 1. Tổng quan phát triển hệ thống 2. Giai đoạn phân tích hệ thống 3. Giai đoạn thiết kế hệ thống 4. Giai đoạn thực hiện hệ thống 5. Chiến lược phat1 triển hệ thống 6. Ứng dụng phát triển hệ thống một doanh nghiệp I- Tổng quan phát triển hệ thống Chu trình phát triển ª Kế hoạch chủ đạo (chính) ª Phân tích hệ thống ª Thiết kế hệ thống ª Thực hiện hệ thống ª Vận hành hệ thống Kế họach chủ đạo Phân tích hệ thống Thiết kế hệ thống Thực hiện hệ thống Vận hành hệ thống 3 Nguyên nhân phát triển hệ thống Các bộ phận trong DN Nguyên nân phát riển hêệ thống : Thay đổi môi trường kinh doanh, pháp luật : Thay đổi kỹ thuật Bản thân hệ thống tồn tại Đánh giá mức độ nghiệm trọng Trình tự ưu tiên các dự án PT Ban chỉ đạo HT thông tin Thành lập đội dự án 4 II. Phân tích hệ thống Điều tra ban đầu Khảo sát hệ thống Nghiên cứu khả thi Xác định yêu cầu hệ thống Phân tích hệ thống là quá trình khảo sát hệ thống hiện hành và môi trường của nó để đưa ra các giải pháp và yêu cầu thông tin cho hệ thống mới Hồ sơ phân tích hệ thống 5 6Phân tích HT-1. điều tra ban đầu •Tìm hiểu nhanh vấn đề hệ thống hiện tại nhằm xác định liệu hệ thống mới có cần sửa chữa hay thay thế không •Cung cấp những đề nghị ban đầu về giải pháp chi phí, lợi ích của hệ thống mới đề nghị Mục tiêu 7Phân tích HT- 1. điều tra ban đầu Công việc  Xác định yêu cầu pháp luật mới  Môi trường công nghệ thông tin  Xác định chiến lược, xử lý kinh doanh  Tìm hiểu và đánh giá hiệu quả của hệ thống hiện hành so với những yêu cầu mới  Xử lý nghiệp vụ, Cung cấp thông tin  Kiểm sóat  Lập kế họach khảo sát 8Phân tích HT- 1. điều tra ban đầu  Đề nghị giải pháp:  Xác định vấn đề, nguyên nhân của hệ thống tồn tại không đáp ứng yêu cầu mới  Phạm vi hệ thống mới: đầu vào, ra  Mức độ phát triển: mới hòan tòan, sửa chữa, giữ nguyên HT hiện hành  Ước tính sơ bộ chi phí  Lập báo cáo  Phương thức: tự làm, thuê tư vấn Công việc 9Phân tích HT- 2. Khảo sát hệ thống • Cung cấp chi tiết cho giải pháp đề nghị ở giai đọan điều tra ban đầu •Đồng thời kiểm tra kỹ tính cần thiết, khả thi của hệ thống đề nghị Mục tiêu •Tạo quan hệ tốt với người sử dụng 10 Phân tích HT- 2. khảo sát hệ thống • Xác định chi tiết nhu cầu người sử dụng • Tìm hiểu chi tiết xử lý kinh doanh xác định luân chuyển thông tin, dữ liệu Công việc • Truyền thông giải thích dự án phân tích cho người sử dụng liên quan • Đánh giá chi tiết kiểm sóat nội bộ • Tìm hiểu thếit bị, phần mềm và nhân sự hiện có 11 2. phân tích HT- Tạo quan hệ tốt với người sử dụng • Tùy thuộc vào mức độ ảnh hưởng của thay đổi hệ thống với cá nhân Phản ứng đối với thay đổi hệ thống • Tùy thuộc cách thức thực hiện thay đổi • Tùy thuộc vào trình độ, nhận thức và kinh nghiệm của người bị ành hưởng 12 2. phân tích HT- Tạo quan hệ tốt với người sử dụng Biện pháp thực hiện ngăn ngừa phản ứng xấu đối với thay đổi hệ thống Kết quả của hệ thống đạt nhu cầu người sử dụng Tạo kênh truyền thông mở, đầy đủ tới người sử dụng: Mục đích, lợi ích thay đổi; Cố gắng và kế họach của công ty Duy trì không khí ổn định, an tòan thân thiện Có sự hỗ trợ của các cấp quản lý trong đơn vị Khuyến khích sự tham gia của người sử dụng vào dự án 13 Phân tích HT- 3. Phân tích khả thi  Khả thi về kỹ thuật  Khả thi về thời gian  Thời gian có thiết bị: đặt, giao nhận, cài đặt  Thời gian tạo, cài đặt chạy thử phần mềm  Thời gian huấn luyện nhân sự  Thời gian chuyển đổi hệ thống  Thời gian chuẩn bị địa điểm  Khả thi hoạt động  Thỏa mãn yêu cầu thông tin  Sự hài lòng của người sử dụng với HT  Hệ thống vận hành tốt  Khả thi kinh tế: chi phí nhỏ hơn hiệu quả  Khả thi luật pháp 14 Phân tích HT- 3. Khả thi kinh tế • Chi phí thiết bị  Tính tóan chi phí ban đầu • Chi phí cài đặt huấn luyện • Chi phí phần mềm • Chi phí địa điểm đặt thiết bị • Chi phí nhân sự  Tính tóan chi phí họat động • Chi phí chuyển đổi hệ thống • Chi phí phân tích, thiết kế • Chi phí điều hành họat động • Chi phí bảo dưỡng 15 Phân tích HT- 3. Khả thi kinh tế • Định lượng tài chính  Tính tóan lợi ích • Định tính  Phương pháp phân tích • So sánh lợi ích – chi phí  So sánh thuần  So sánh NPV • Dùng chỉ số IRR • Dùng chỉ số ROI 16 Phân tích HT- 3. Xác định yêu cầu hệ thống • Xác định dữ liệu cần thiết tạo ra thông tin • Xác định thông tin tạo ra • Xác định yêu cầu tổ chức dữ liệu • Xác định các xử lý cần thiết 17 Phân tích HT- 4. Lập hồ sơ phân tích • Xác định Mối quan hệ của dự án với kế họach chiến lược hệ thống thông tin • xác định Mục đích của dự án • Họat động hiện hành của hệ thống hiện tại • Nhu cầu thông tin của người sử dụng • Yêu cầu hệ thống mới • Phân tích khả thi • Các đề ngfhị khác cho hệ thống mới • Các thu thập đính kèm 18 Phân tích HT- 5. Kỹ thuật sử dụng phân tích • Lưu đồ chứng từ / hệ thống • Mô hình dữ liệu. Từ điển dữ liệu • Ma trận kiểm sóat  Công cụ thu thập dữ liệu • Phỏng vấn • Bảng câu hỏi • Quan sát  Công cụ mô tả hệ thống • Sơ đồ dòng dữ liệu  Công cụ phân tích đánh giá hệ thống • Chỉ số tài chính Các tài liệu sử dụng trong PT HT Hồ sơ doanh nghiệp Hồ sơ cá nhân ªSơ đồ cơ cấu tổ chức ªHệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ªNgân sách của mỗi trung tâm trách nhiệm ªChiến lược kinh doanh, KH ngắn hạn ªChính sách quản lý ª Bảng mô tả công việc ª Cẩm nang hướng dẫn ª Tiêu chẩn thực hiện công việc ªLưu đồ qui trình xử lý ªMẫu chứng từ ªMẫu báo cáo Hồ sơ hoạt động Tài liệu thu thập khác 19 1Chương 5. phát triển hệ thống thông tin kế tóan Mục tiêu 1. Hiểu chiến lược phát triển hệ thống 2. Các giai đọan trong quá trình phát triển hệ thống 3. Xác định mục tiêu, công việc và các công cụ kỹ thuật thường dùng trong mỗi giai đọan 4. Hiểu các bước cần chuẩn bị khi tiến hành tin học hóa một hệ thống kế tóan 2Chương 5. phát triển hệ thống thông tin kế tóan Nội dung 1. Tổng quan phát triển hệ thống 2. Giai dọan phân tích hệ thống 3. Giai đọan thiết kế HT 4. Giai đọan thực hiện hệ thống 5. Phương thức phát triển hệ thống 6. Ứng dụng phát triển hệ thống vào một doanh nghiệp III. Thiết kế hệ thống - 1.khái niệm Phân tích hệ thống Thiết kế ban đầu Thiết kế chi tiết Vận hành hệ thống Thực hiện hệ thống Thiết kế hệ thống là quá trình mô tả các chi tiết của hệ thống một cách chính xác trên cơ sở các đề nghị của quá trình phân tích hệ thống 3 III.1. Thiết kế HT- Khái niệm Thiết kế ban đầu ªYêu cầu thành phần của HT Xác định kết xuất HT Xác định dữ liệu HT (lưu trữ) Xác định xử lý phù hợp Xác định DL đầu vào và phương pháp nhập liệu Xác định các chính sách KS ª Yêu cầu tài nguyên cho HT ª Báo cáo thiết kế mỗi giai đọan Thiết kế Chi tiết 4 5III. Thiết kế HT – 1. khái niệm  Thiết kế ban đầu: (Conceptual design specifications): Xác định ở mức logic các chi tiết của hệ thống: VD cần có báo cáo gì, nội dung thông tin trên báo cáo v.v  Thiết kế chi tiết: (Physical design specifications): tạo ra mẫu cụ thể trên giấy. Tuy nhiên ở nội dung thiết kế các nguồn lực của hệ thống, thiết kế phần mềm chính là giai đọan lập trình. 6Thiết kế HT- 2. Thiết kế các yêu cầu thành phần của hệ thống 1.Dựa vào DFD được vẽ ở giai đọan phân tích 3.Xác định các lọai báo cáo, chứng từ; các xử lý cần thiết 4.Thiết kế nội dung của báo cáo: 5.Thiết kế các thành phần dữ liệu phải lưu trữ để tạo báo cáo 6.Thiết kế các nội dung chứng từ: dữ liệu đầu vào; nơi lập, nơi nhận, nơi lưu, số liên; Thiết kế nhập liệu 2.Vẽ DFD ở các cấp độ chi tiết hơn (Nếu cần) 7Thiết kế HT- 2. Thiết kế các yêu cầu thành phần của hệ thống 7.Thiết kế các xử lý cần thiết 8.Thiết kế các kiểm sóat cần thiết cho các thành phần đã xác định 9.Thiết kế các yêu cầu phần mềm, lựa chọn nhà cung cấp 10.Thiết kế các yêu cầu thiết bị, lựa chọn nhà cung cấp 11.Thiết kế nhân sự phù hợp III. 3. TK ban đầu báo cáo ªCung cấp thông tin phù hợp người sử dụng ªThơng tin tổng hợp từ nguồn tin cậy ªThơng tin chính xác, khách quan ªCách trình bày rõ ràng, dễ hiểu ªTrình tự th.tin cần tạo ý nghĩa với người SD ªKịp thời thời gian ªGửi báo cáo đúng người sử dụng Yêu cầu chất lượng thông tin ªBáo cáo cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng Báo cáo 8 III. 3. TK ban đầu báo cáo Nội dung K.xuất Hình thức kết xuất ª Xác định hình thức báo cáo: văn bản, đồ thị, bảng, chứng từ ª Hình thức đầu ra: giấy, màn hình, lưu dĩa từ Người sử dụng ª Xác định nội dung thông tin cung cấp ª Thời gian lập báo cáo ª Xác định thông tin cần truyền đạt cho ai? 9 10 III.3. TK ban đầu- Thiết kế báo cáo Các lọai báo cáo  1. Cung cấp thông tin về hoạt động DN  B.C lập kế hoạch. BC này giúp người quản lý thiết lập và phân bổ KH cho các bộ phận  B.C kiểm soát thực hiện kế hoạch. Thông thường BC này so sánh giữa thực tế và KH. BC này thường là dạng bảng.  B.C hoạt động. BC về tình hình hoạt động thực tế hay tình trạng của một cá nhận, bộ phận nào đó. BC này có thể dạng bảng, dạng đồ thị… III.3 TK ban đầu Thiết kế báo cáo Nội dung báo cáo họat động Tiêu đề ngắn gọn, nổi bật nội dung BC Tên đơn vị (lập báo cáo) Tên Bộ phận nhận báo cáo Ngày hay kỳ thời gian về nội dung báo cáo Ngày hoàn thành báo cáo Chu kỳ thời gian lập BC Các nội dung cụ thể trong baó cáo Tên bộ phận, người chịu trách nhiệm BC 11 12 III.3. TK ban đầu- Thiết kế báo cáo  2.Báo cáo kiểm sóat họat động HT thông tin  Mục đích: Kiểm soát hoạt động hệ thống thông tin và xử lý thông tin. Là những B.C ghi nhận các thay đổi với một tập tin dữ liệu hoặc những truy cập, sử dụng HT.  VD.BC cập nhật số liệu tập tin sổ cái. BC này liệt kê tổng số nghiệp vụ được cập nhật, tổng số tiền ghi nợ có của một tài khoản nào đó  VD.BC liệt kê các lần truy cập HT tồn kho v.v..  VD.BC liệt kê toàn bộ nghiệp vụ được xử lý bởi một phần ứng dụng nào đó gọi là Registers. Ví dụ liệt kê toàn bộ chứng từ HĐBH đã nhập vào HT trong kỳ  B.C này do nhân viên kiểm soát dữ liệu kiểm soát III. 4. TK ban đầu dữ liệu đầu vào (chứng từ + nhập liệu) Dữ liệu gì, ghi nhận ban đầu? Đưa DL vào HT ? Nhập liệu ª Xác định phương thức nhập liệu vào HT ªThiết lập màn hình, form nhập liệu ªXác định người nhập liệu ª Xác định chứng từ : Tên, nội dung, nơi lập chứng từ, số liên, số lượng chứng từ ước tính SD, người lập ª DL cung cấp cho HT để lưu trữ và xử lýDữ liệu đầu vào 13 III.4. TK ban đầu – TK đầu vào Yêu cầu thiết kế chứng từ Đảm bảo tính KSø: dấu vết kiểm toán; KS hoạt động Ghi nhận đầy đủ dữ liệu của nghiệp vụ phát sinh: Cho mục đích lập báo cáo Mục đích truyền đạt thông tin Mục đích kiểm soát hoạt động Hiệu quả chi phí : Ghi chép, Lưu trữ, In ấn Yêu cầu thiết kế màn hình nhập liệu Ghi nhận đầy đủ dữ liệu của nghiệp vụ phát sinh Đảm bảo thuận tiện nhập liệu: Trật tự ô nhập DLcùng trật tự DL trên chứng từ Nhập từ trái sang phái, trên xuống dưới Có hướng dẫn nội dung nhập Di chuyển các ô nhập dễ dàng Đảm bảo chính xác dữ liệu nhập Giảm thiểu nhập bằng cách truy xuất,DLtừ HT Thông báo lỗi, dễ sửa lỗi và trợ giúp trực tuyến 14 III.4. TK ban đầu- Thiết kế chứng từ Hướng dẫn thiết kế chứng từ Nội dung Tiêu đề chứng từ Tên đơn vị tạo; đơn vị nhận chứng từ Số chứng từ.: nên đánh số trước Số tham chiếu liên quan Trình tự hợp lý về DL nghiệp vụ PS Số tiền ghi bằng chữ Thành phần xét duyệt, thực hiện NV Xác định kích cỡ chứng từ Xác định số liên cần thiết Xác định màu sắc chứng từ : nhiều màu Xác định cách lưu trữ, thời gian lưu trữ ï Xác định các phần chìm (cho KS) 15 III.5. TK ban đầu – Thiết kế mã kế tóan Là tập hợp các ký tự theo nguyên tắc nhất định để mô tả thông tin về đối tượng Mục đích thuận tiện trong lưu trữ và xử lý KN Các loại mã Mã theo trình tự (Sequence Code) Mã Khối (Block Code) Mã nhóm (Group Code) Mã gợi nhớ Mã vạch Nhân tố XD mã Phù hợp nhu cầu thông tin DN Phù hợp đặc điểm cơ cấu tổ chức Linh hoạt, phù hợp nhu cầu phát triển Dễ sử dụng Chi phí- hiệu quả 16 III.6. TK ban đầu- hệ thống tài khỏan Yêu cầu HT tài khoản ªĐạït được nhu cầu thông tin của DN ª Thuận lợi lập báo cáo, phân tích thông tin üLiệt kê theo trình tự thông tin trên BC üPhân loại, nhóm tài khoản phù hợp ªThích hợp cấu trúc tổ chức ªLinh hoạt, có thể mở rộng ªHướng dẫn đầy đủ Mô tả đầy đủ HT tài khoản Tên TK, mã tài khoản rõ ràng, hợp lý Hướng dẫn rõ ràng cách ghi chép TK Phân loại tài khoản trong HT TK Kết hợp: Theo tiêu thức trên báo cáo tài chính Theo chức năng hoạt động: phản ánh hoạt động theo chức năng: như SX, tài chính... Theo bộ phận, trung tâm trách nhiệm 17 III.7.TKban đầu – nguồn tài nguyên HT Yêu cầu phần mềm Yêu cầu thiết bị ª Xác định phần mềm: Yêu cầu xử lý;  Hình thành (mua, thuê viết, tự viết;..) ª Xác định Thiết bị: Yêu cầu kỹ thuật  Hình thành (mua, thuê -tài chính- hoạt động; thuê dịch vụ xử lý ..) Yêu cầu nhân sự ª Xác định nhân sự, công việc 18 19 III.7. Thiết kế hệ thống- thiết kế chi tiết Thiết kế chi tiết ªThiết kế chi tiết các thành phầnHT: Báo cáo Dữ liệu Chứng từ, Nhập liệu Phần mềm xử lý: Cấu trúc;Thủ tục thủ công; Giao diện với người dùng ª Phương thức, nguồn hình thành thiết bị ª Xác định chi tiết phương án tạo phần mềm 20 III.8. Thiết kế hệ thống- Báo cáo giai đoạn thiết kế hệ thống Báo cáo thiết kế ban đầu ªTrình bày mục tiêu, phạm vi HT ªTóm tắt quá trình thiết kế:  nhân sự, thời gian, nội dung công việc ªTrình bày nội dung thiết kế HT: Mô tả các thành phần của HT X.định các thiết bị và phần mềm  phù hợp Xác định yêu cầu tài chính ªThiết lập bộ hồ sơ mẫu các thành phần HT ªCác kiến nghị, các vấn đề chưa giải quyết được Báo cáo thiết kế chi tiết 21 IV. Phương thức phát triển hệ thống thông tin kế tóan  Các tiếp cận phương thức phát triển hệ thống  Các phương thức hình thành phần mềm, thiết bị  Phương thức chuẩn mực  Phương thức prototyping  Phương thức mua  Thuê  Tự viết phần mềm 22 Các tiếp cận phát triển HT kế toán Phát triển theo giai đoạn chuẩn mực. Đặc điểm:  Phát triển theo từng giai đoạn, phát triển có cấu trúc.  Người quản lý xem xét, đánh giá sau từng giai đoạn để quyết định phù hợp cho giai đoạn kế tiếp  Chi phí và thời gian kéo dài  Phù hợp với các hệ thống lớn, nhu cầu thông tin có tính ổn định lâu dài  Các giai đoạn phát triển HT  Phân tích hệ thống  Thiết kế hệ thống  Thực hiện hệ thống Vận hành hệ thống 23 Các tiếp cận phát triển HT kế toán Phát triển ứng dụng át triển ứng dụng nhanh: Mẫu thử nghiệm Prototyping  Đặc điểm  Tạo mẫu ban đầu chưa hoàn chỉnh rồi sau đó tiến hành chỉnh sửa mẫu này cho đến khi người sử dụng hài lòng  Phương pháp này thích hợp với hệ thống, tuổi thọ ngắn, có nhu cầu thông tin thường thay đổi 24 Các tiếp cận phát triển HT kế toán Phát triển ứng dụng nhanh: Mẫu thử nghiệm Prototyping Các bước thực hiện  Tạo mẫu ban đầu dựa trên thông tin thu thập do phỏng vấn người sử dụng  Tạo một cơ sở dữ liệu để sử dụng cho mẫu thử nghiệm  Phát triển Menu hướng dẫn người sử dụng  Phát triển Module chức năng thực hiện quá trình xử lý của HT (VD nhập liệu, báo cáo v.v.)  Tạo và hiệu chỉnh mẫu thử nghiệm. Thử và sửa mẫu thử nghiệm cho tới khi người sử dụng hài lòng  Tạo mô tả chi tiết hệ thống, hoàn chỉnh tài liệu HT 25 Nhân sự tham gia phát triển HT Kế toán  Ban quản lý cấp cao doanh nghiệp  Ban quản lý dự án (Information Systems Steering Committee)  Đội dự án (Project Development Team)  Kế toán, kiểm toán  Người phân tích, lập trình  Thành phần ngoài HT có liên quan 26 Nhân sự tham gia phát triển HT Kế toán Ban quản lý cấp cao  Quản lý  Xác định chiến lược phát triển của DN  Hỗ trợ, khuyến khích dự án phát triển  Thiết lập chính sách về lựa chọn dự án, chính sách cấu trúc tổ chức  Xem xét, chấp thuận lựa chọn dự án  Người sử dụng  Xác định yêu cầu thông tin 27 Nhân sự tham gia phát triển HT Kế toán Ban quản lý hệ thống thông tin  Thành phần: quản lý cấp cao các bộ phận: KTT, HT TT, bộ phận sử dụng  Quản lý ở cấp độ thực hiện:  Lập kế hoạch phát triển HT thông tin  Thiết lập chính sách quản lý HT TT kế toán  Hướng dẫn, kiểm soát hoạt động của từng dự án trong phát triển HT  Đảm bảo sự tham gia của ban quản lý cấp cao 28 Phát triển HT kế toán  Giải pháp để người sử dụng chấp nhận hệ thống  Người sử dụng tham gia vào việc thiết lập chính sách phát triển HT  Người sử dụng ủng hộ dự án phát triển hệ thống  Người sử dụng trực tiếp tham gia quá trình phát triển hệ thống 29 Nhân sự tham gia phát triển HT Kế toán Đội phát triển dự án  Thành phần: chuyên gia HT, quản lý, kế toán, kiểm toán, đại điện người sử dụng  Công việc  Lập kế hoạch từng dự án  Giám sát thực hiện từng dự án: chi phí, thơì gian, nhân sự, hoạt động  Truyền thông tình trạng dự án cho ban quản lý DN và ban quản lý HT thông tin  Truyền thông với người sử dụng về dự án 30 Sự cần thiết của lập KH phát triển HT kế toán  Sự cần thiết  Đảm bảo phù hợp với KH phát triển DN  Hiệu quả: thời gian, chi phí, nhân lực  Khả năng thích nghi: chuẩn bị nhân lực, kỹ thuật cho nhu cầu tương lai  Công cụ  Sơ đồ mạng lưới PERT  Sơ đồ GANTT 31 Kế hoạch phát triển HT kế toán  Mục tiêu, Chiến lược phát triển HT  Những vấn đề cần giải quyết để đạt mục tiêu phát triển HT  Các dự án để giải quyết vấn đề  Trình tự ưu tiên của các dự án  Tình trạng của dự án trong quá trình thực hiện 32 Gantt Chart Example Evaluate Software Select Software Select Computer Train Employees Test System Planned Time Actual Time 1/1 2/1 3/1 4/1 5/1 6/1 7/1 33 Simple Network Diagram CompleteStart Contact Vendors Evaluate Software Select Software Train Employees Implement ComputerSelect Computer Contact Vendors Review Budget Allocate Funds 34 Các phương án hình thành phần mềm kế toán  Hình thành: Có 3 cách hình thành phần mềm  Mua ngoài  Tự viết: Bằng đội phát triển hệ thống hoặc bằng chính người sử dụng  Thuê công ty bên ngoài phát triển và hoạt động phần mềm 35 Các bước chuẩn bị tin học hóa HT kế toán 1. Tìm hiểu nhu cầu thông tin của người sử dụng. 2. Thiết kế các thành phần của hệ thống kế toán  Báo cáo  Tài khoản Mã kế toán: mã tài khoản, mã vật tư, mã khách hàng, mã TSCĐ v.v.  Thiết kế mẫu sổ kế toán  Thiết kế mẫu chứng từ kế toán  Thiết kế qui trình luân chuyển, xử lý chứng từ, xử lý nhập liệu, lập báo cáo, chuyển giao báo cáo  Thiết kế các kiểm soát thành phần hệ thống: Qui trình đối chiếu, kiểm tra, Các kiểm soát nhập liệu, xử lý dữ liệu. 36 Các bước chuẩn bị tin học hóa hệ thống kế toán 3. Làm việc với tư vấn hoặc chuyên viên tin học. 5. Huấn luyện nhân viên sử dụng 4. Mua phần mềm, Cài đặt thiết bị, phần mềm kế toán, chuẩn bị các điều kiện môi trường hệ thống thiết bị. 6. Chạy thử nghiệm phần mềm . 7. Chuyển đổi dữ liệu 8. Lập hồ sơ hệ thống: kỹ thuật; sử dụng