Bài giảng kế toán máy

..................................................................... 7 1.1 Thông tin kế toán và các quyết định ................................................................... 7 1.2 Hệ thống thông tin kế toán ...................................................................................... 7 1.2.1 Khái niệm ........................................................................................................ 7 1.2.2 Vai trò, vị trí của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp ......... 7 1.2.3 Tiến trình kế toán ............................................................................................. 8 1.2.4 Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán ................................. 8 1.3 Tổng quan chung về xử lý nghiệp vụ kế toán .......................................................... 9 1.3.1 Các dòng dữ liệu nghiệp vụ trong doanh một doanh nghiệp sản xuất điển hình........................................................................................................................... 9 1.3.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ ............................................. 11 1.3.3 Giới thiệu sơ bộ về thiết kế các hệ thống ghi sổ kép ...................................... 12 1.3.4 Hệ thống mã hóa trong xử lý các nghiệp vụ kế toán ....................................... 12 1.3.5 Chứng từ và các vấn đề liên quan ................................................................... 13 CHƯƠNG 2 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP .......... 14 2.1 Công nghệ thông tin ............................................................................................. 14 2.1.1 Giới thiệu chung ............................................................................................. 14 2.1.2 Phần cứng của máy tính điện tử ...................................................................... 14 2.1.3 Phần mềm của máy tính điện tử...................................................................... 15 2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán hiện đại .............. 16 2.2.2 So sánh kế toán thủ công và kế toán máy ....................................................... 17 2.2.3 Phần mềm kế toán .......................................................................................... 17 2.2.4 Cơ sở dữ liệu kế toán...................................................................................... 18 2.2.5 Hệ thống danh mục từ điển kế toán ................................................................ 18 CHƯƠNG 3 PHẦN MỀM FAST ACCOUNTING ..................................................... 20 3 3.1 Giới thiệu chung ................................................................................................... 20 3.1.1 Các phân hệ của Fast Accounting ................................................................... 20 3.1.2 Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng trong Fast Accounting ............. 22 3.1.3 Một số vấn đề khi cập nhật chứng từ trong Fast Accounting........................... 23 3.2 Những thông tin hệ thống trong Fast Accounting .................................................. 24 3.2.1 Các đối tượng thông tin được quản lý trong Fast Accounting ......................... 24 3.2.2 Quy trình xử lý số liệu trong Fast Accounting ................................................ 30 3.2.3 Các phím chức năng ....................................................................................... 31 3.2.4 Danh sách các công việc cần chuẩn bị trước khi sử dụng Fast Accounting ..... 32 3.3 Xây dựng các danh mục từ điển và cập nhật số liệu ban đầu ................................. 33 3.4 Các phân hệ kế toán chủ yếu trong Fast Accounting ............................................. 38 3.4.1 Phân hệ kế toán tổng hợp ............................................................................... 38 3.4.2 Phân hệ kế toán vốn bằng tiền ........................................................................ 50 3.4.3 Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu ............................................... 63 3.4.5 Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả ............................................... 81 3.4.5 Phân hệ kế toán hàng tồn kho ......................................................................... 96 3.4.6 Phân hệ kế toán tài sản cố định và công cụ lao động..................................... 116 4 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 3.1: Mối liên hệ giữa các phân hệ trong Fast Accounting Hình 3.2: Quy trình xử lý dữ liệu trong Fast Accounting Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán tổng hợp Hình 3.4: Màn hình phân hệ kế toán tổng hợp Hình 3.5: Mành hình khai báo thông tin về tài khoản Hình 3.6: Màn hình khai báo danh mục phân loại tài khoản Hình 3.7: Màn hình cập nhật số dư đầu kỳ các tài khoản Hình 3.8: Màn hình cập nhật chứng từ phân hệ kế toán tổng hợp Hình 3.9: Phiếu kế toán Hình 3.10: Màn hình khai báo bút toán kết chuyển tự động Hình 3.11: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán vốn bằng tiền Hình 3.12: Màn hình Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay Hình 3.13: Giấy báo Có (thu) của ngân hàng Hình 3.14: Phiếu chi tiền mặt Hình 3.15: Cập nhật hóa đơn thuế đầu vào của Phiếu chi tiền mặt Hình 3.16: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Hình 3.17: Màn hình phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Hình 3.18: Màn hình thông tin khách hàng Hình 3.19: Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Hình 3.20: Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Hình 3.21: Hóa đơn dịch vụ Hình 3.22: Phiếu nhập dịch vụ bị trả lại Hình 3.23: Hóa đơn giảm giá Hình 3.24: Phiếu ghi nơ, ghi có tài khoản công nợ Hình 3.25: Chứng từ bù trừ công nợ Hình 3.26: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả 5 Hình 3.27: Màn hình Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả Hình 3.28: Phiếu nhập mua hàng Hình 3.29: Màn hình nhập chi phí mua hàng Hình 3.30: Màn hình nhập hóa đơn thuế giá trị gia tăng của người bán Hình 3.31: Phiếu nhập khẩu Hình 3.32: Phiếu nhập chi phí mua hàng Hình 3.33: Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp Hình 3.34: Phiếu nhập mua xuất thẳng Hình 3.35: Hóa đơn mua hàng dịch vụ Hình 3.36: Phiếu thanh toán tạm ứng Hình 3.37: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán hàng tồn kho Hình 3.38: Phân hệ kế toán hàng tồn kho Hình 3.39: Màn hình thông tin vật tư Hình 3.40: Màn hình sửa số dư vật tư Hình 3.41: Màn hình thêm số dư vật tư Hình 3.42: Màn hình cập nhật chứng từ phân hệ kế toán hàng tồn kho Hình 3.43: Phiếu nhập kho Hình 3.44: Phiếu xuất kho Hình 3.45: Phiếu xuất điều chuyển kho Hình 3.46: Phân hệ Kế toán tài sản cố định Hình 3.47: Màn hình khai báo thông tin tài sản cố định Hình 3.48: Phân hệ kế toán công cụ dụng cụ 6 LỜI MỞ ĐẦU Trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống thông tin quản lý, có chức năng xử lý nghiệp vụ tài chính nhằm cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo kế toán, phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Kế toán máy hiện được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, tổ chức kinh tế. Chính vì vậy việc đào tạo sử dụng phần mềm kế toán cho sinh viên khối ngành kinh tế là rất cần thiết, giúp sinh viên khỏi bỡ ngỡ khi ra trường làm công việc kế toán tại các đơn vị. Bài giảng “Kế toán máy” nhằm phục vụ cho sinh viên khối ngành kinh tế và những người có nhu cầu sử dụng máy tính trợ giúp trong công việc kế toán. Bài giảng cung cấp cho sinh viên những hiều biết cơ bản về hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính, kỹ năng sử dụng máy tính (sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting) để thực hiện công việc kế toán. Bài giảng gồm 3 chương: Chương 1: Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức doanh nghiệp Chương 2: Công nghệ thông tin với kế toán doanh nghiệp Chương 3: Phần mềm kế toán Fast Accounting Bài giảng được biên soạn không tránh khỏi những khiếm khuyết. Nhóm biên soạn mong nhận được ý kiến đóng góp của đồng nghiệp, sinh viên trong và ngoài trường để bài giảng ngày càng hoàn thiện. Nhóm tác giả 7 Chương 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 1.1Thông tin kế toán và các quyết định Khái niệm: Thông tin kế toán là những thông tin động về tuần hoàn của tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình của nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp. Đó là thông tin hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình. Thông tin kế toán mang lại hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra. Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà quản lý ra quyết định: lập kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, và đưa ra quyết định ở tất cả các mức quản lý. Thông tin kế toán là cơ sở cho các nhà đầu tư ra quyết định của nhà đầu tư Thông tin kế toán cung cấp thông tin để Nhà nước hoạch định chính sách, soạn thảo văn bản pháp luật 1.2 Hệ thống thông tin kế toán 1.2.1 Khái niệm Một hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn lực như con người, thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin. Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán trong các tổ chức doanh nghiệp với tính chất, quy mô và loại hình khác nhau đều tương tự nhau ở các góc độ sau: + Phương pháp xử lý thông tin + Phương pháp kế toán + Mục đích 1.2.2 Vai trò, vị trí của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán cung cấp rất nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng. Nó cung cấp: + Báo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin bán hàng; + Báo cáo vật tư tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thống thông tin sản xuất; + Báo cáo về lương và thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực; + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài chính. 8 Hệ thông thông tin kế toán cùng với hệ thông thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp. Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho tổ chức doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. 1.2.3 Tiến trình kế toán Tiến trính kế toán bắt đầu từ khi xác định các chỉ tiêu hạch toán, lập chứng từ cho đến khi lập báo cáo định kỳ. Tiến trình kế toán được thực hiện thủ công hay tự động hóa đều phải vận dùng hình thức kế toán phù hợp. Bước 1: Ghi nhật ký kế toán Bước 2: Ghi sổ cái Bước 3: Thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ Bước 4: Khóa sổ 1.2.4 Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hay số lãi lỗ thu về. Các nghiệp vụ được ghi vào sổ nhật ký sau đó được chuyển vào sổ cái. Một chu trình nghiệp vụ được hiểu là lưu lượng các hoạt động lặp đi lặp lại của một doanh nghiệp đang hoạt động. Đa phần các tổ chức đều có hoạt động kinh tế cơ bản như nhau. Các hoạt động này sẽ phát sinh các nghiệp vụ và chúng có thể được xếp vào bốn nhóm chu trình nghiệp vụ sau: + Chu trình tiêu thụ: Gồm các sự kiện liên quan đến hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ với các tổ chức và đối tượng khác, vận chuyển hàng, những khoản phải thu. + Chu trình cung cấp: gồm các sự kiện liên quan đến mua hàng hóa, dịch vụ từ các tổ chức và các đối tượng khác, các khoản phải trả và thanh toán. + Chu trình sản xuất: gồm các sự kiện liên quan đến việc biến đổi các nguồn nhân lực thành hành hóa, dịch vụ và dự trữ kho. + Chu trình tài chính: gồm các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý vốn. Mỗi chu trình nghiệp vụ gồm một hay nhiều phân hệ nghiệp vụ. Một phân hệ nghiệp vụ xử lý nghiều nghiệp vụ có quan hệ logic khác nhau. 9 1.3 Tổng quan chung về xử lý nghiệp vụ kế toán 1.3.1 Các dòng dữ liệu nghiệp vụ trong doanh một doanh nghiệp sản xuất điển hình Xử lý nghiệp vụ bao gồm nhiều thao tác đa dạng mà một tổ chức cần thực hiện nhằm giúp cho các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày. Các doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể của mình mà có cách xử lý dư liệu nghiệp vụ riêng, nhưng đều có nghiệp vụ và các xử lý tương tự nhau. Các chứng từ nhập liệu, báo cáo gồm: + Đơn đặt hàng + Lệnh bán hàng đã được chấp thuận của bộ phận bán chịu + Lệnh bán chưa xử lý + Hóa đơn bán hàng + Giấy báo về công nợ phải thu của khách + Lệnh bán hàng + Đơn đặt hàng sản xuất + Phiếu gửi hàng + Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho + Phiếu giao nộp thành phẩm + Đơn đặt hàng sản xuất + Phiếu gửi hàng cùng hàng hóa gửi cho người mua + Kế hoạch sản xuất + Báo cáo về tình hình sản xuất + Yêu cầu mua hàng hóa hay dịch vụ + Bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm + Đơn đặt mua hàng + Phiếu gửi hàng cùng hàng hóa do nhà cung cấp gửi + Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp + Báo cáo nhận hàng + Thanh toán với nhà cung cấp + Báo cáo chi tiền, ghi nhận thanh toán với nhà cung cấp 10 + Séc thanh toán lương cho nhân viên + Bảng thanh toán lương + Séc thanh toán kèm giấy báo trả tiền người mua + Báo cáo nhận tiền kèm giấu báo trả tiền của người mua + Báo cáo nhận hàng cùng hàng đặt mua 11 1.3.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ * Nhập liệu Các tài liệu gốc (đơn đặt hàng, phiếu mua hàng) là nguồn dữ liệu đầu vào đối với hệ thống xử lý nghiệp vụ, đây thường là những mẫu biểu đặc trưng, được thiết kế chuẩn để dễ dàng ghi nhận và xử lý dữ liệu. Tài liệu gốc được sử dụng vào các mục đích khác nhau: + Thu thập dữ liệu + Hỗ trợ và chuẩn hóa các hoạt động nghiệp vụ + Là phương tiện lưu giữ dữ liệu lâu dài, phục vụ cho nhu cầu phân tích sau này * Xử lý Quá trình xử lý bao gồm việc sử dụng một bộ các sổ sách kế toán để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Quy trình nhập liệu từ chứng từ gốc hay các chứng từ, sổ sách trung gian có thể được thực hiện thủ công hay sử dụng máy tính. * Lưu trữ Sổ cái và các tệp dữ liệu lả phương tiện lưu giữ dữ liệu trong hệ thống kế toán thủ công và hệ thống kế toán máy. Mọi nghiệp vụ kế toán được phản ánh trong sổ cái. Từ sổ cái tạo nên bảng cân đối thử, nhằm kiểm tra tính chính xác của quá trình ghi chép kế toán. Tệp dữ liệu là một bộ lưu giữ có tổ chức các dữ liệu. Có nhiều loại tệp khác nhau: + Tệp giao dịch là một bộ các dữ liệu đầu vào, nó chứa các dữ liệu mà nhu cầu sử dụng chỉ là tức thời chứ không phải lâu dài. + Tệp chủ là tệp chứa các dữ liệu có nhu cầu sử dụng liên tục hay lâu dài + Tệp tra cứu chứa các dữ liệu hỗ trợ cho quá trình xử lý dữ liệu * Đưa kết quả sau khi xử lý ra Đầu ra của một hệ thống xử lý nghiệp vụ rất phong phú và đa dạng. Bất cứ tài liệu nào được cung cấp bởi hệ thống đều là đầu ra của hệ thống. Có tài liệu vừa là đầu vào, vừa là kết quả đầu ra như hóa đơn bán hàng là kết quả đầu ra của hệ thống bán hàng nhưng là nguồn dữ liệu đầu vào đối với người mua. Các kết quả đầu ra khác: + Báo cáo tài chính 12 + Hóa đơn thanh toán + Phiếu gửi hàng 1.3.3 Giới thiệu sơ bộ về thiết kế các hệ thống ghi sổ kép Về nguyên tắc, mỗi hệ thống cơ cấu kế toán cần được thiết kế phù hợp, vừa vặn với một doanh nghiệp nhất định. Khi thiết kế và phát triển hệ thống ghi sổ kép cần xem xét mọi vấn đề từ bản chất và mục tiêu của tổ chức cho đến đặc điểm cấu trúc cũng như đặc điểm chức năng của nó, quy mô, loại hình sản phẩm, dịch vụ, hệ thống thông tin kế toán hiện có và những người điều hành hệ thống. Các bước tiến hành hệ thống kế toán Bước 1: Thiết kế sơ bộ hệ thống tài khoản, báo cáo tài chính, báo cáo khác Bước 2: Rà soát lại các danh mục tài khoản, báo cáo tài chính và các báo cáo khác cùng với nhà quản lý và các nhân viên nghiệp vụ Bước 3: Hoàn thiện các báo cáo tài chính, danh mục tài khoản và các báo cáo khác Bước 4: Chuẩn bị kế hoạch ghi chép nhật ký và thiết kế những giấy tờ và các thủ tục cần thiết cho quá trình triển khai và thực hiện hệ thống. 1.3.4 Hệ thống mã hóa trong xử lý các nghiệp vụ kế toán Mã hóa là cách thức thể hiện việc phân loại, xếp lớn các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán Các phương pháp mã hóa + Mã hóa kiểu số: là mã chỉ chứa các chữ số 0,1,2,9. Kiểu này được sử dụng rộng rãi trong quá trình xử lý tự động + Mã kiểu ký tự sử dụng các chữ số, chữ cái và các ký tự khác như *, +, Quy tắc tạo mã + Mã kiểu thứ tự: là mã dùng số liên tiếp theo trình tự tăng hay giảm dần, thường được dùng cùng với các hình thức mã hóa khác để có tính mô tả và uyển chuyển hơn + Mã kiểu khối được sử dụng để sắp xếp các đối tượng vào các nhóm và trong mỗi nhóm các ký tự được sử dụng theo trình tự liên tiếp + Mã phân cấp là mã cho phép phân loại tiếp nội trong mỗi khối dữ liệu chính, theo đó giá trị và vị trí của mỗi ký tự đều mang một ý nghĩa và một số ký tự nhất định được kế thừa cho mỗi một cấp tiếp theo. 13 + Mã gợi nhớ: Mã này sử dụng một bộ các ký tự gồm các chữ cái, chữ số, theo đó các chữ cái được kết hợp với nhau để tạo mã tắt, ngắn gọn. Xây dựng mã cần đạt được những yêu cầu sau: + Đạt được nhu cầu phân loại và tính năng động nhưn mong muốn + Tính tích hợp của tệp dữ liệu theo đó mỗi đối tượng phải được định danh duy nhất để có thể được sử dụng trong nhiều tệp dữ liệu có quan hệ chéo nhau + Độ dài của mã phải phù hợp 1.3.5 Chứng từ và các vấn đề liên quan Chứng từ để thu thập thông tin và cũng là minh chứng hợp pháp và kết quả của nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành. Bản thân chứng từ là một phương thức kiểm tra và giám đốc các hiện tượng kinh tế diễn ra trong tổ chức doanh nghiệp. Một chứng từ hoàn chỉnh được gọi là một bản ghi trong hệ thống xử lý dữ liệu. Các chứng từ kế toán được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau: + Phương tiện lưu trữ và luân chuyển dữ liệu + Thực hiện việc chuẩn hóa các hoạt động nghiệp vụ + Trợ giúp cho nhân viên ít kinh nghiệm trong quá trình thu thập, xử lý dữ liệu ban đầu thuộc đối tượng hạch toán kế toán một cách khoa học và có phương pháp. 14 Chương 2 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 2.1 Công nghệ thông tin 2.1.1 Giới thiệu chung Công nghệ thông tin là sự hòa nhập giữa công nghệ máy tính với công nghệ liên lạc viễn thông được thực hiện nhờ công nghệ vi điện tử. Một hệ thống máy tính là tổ hợp tích hợp của phần cứng, phần mềm, viễn thông và các nguồn nhân lực, các nguồn thông tin và các thủ tục xử lý. Phần mềm máy tính gồm các chỉ thị cần thiết để các thiết bị vật lý có thể hoàn thành các yêu cầu. Phần cứng là tập hợp các thiết bị công nghệ tạo thành một máy tính điện tử gồm: bộ xử lý trung tâm, bộ xử lý hỗ trợ, bộ nhớ phụ, thiết bị vào và thiết bị ra. 2.1.2 Phần cứng của máy tính điện tử Bộ xử lý trung tâm là bộ phận bên trong máy tính, chịu trách nhiệm thực hiện các chỉ thị được chuyển tới nó thông qua các chương trình máy tính điện tử. Bộ CPU gồm 3 phần: + Bộ điều khiển + Bộ làm tính + Bộ phần vào/ra Bộ nhớ ngoài là phương tiện lưu giữ dữ liệu bên ngoài bộ xử lý trung tâm. Các khái niệm liên quan đến lưu giữ dữ liệu ở bộ nhớ ngoài gồm: + Trường: là một bộ có tổ chức các bytes dùng để mô tả một thuộc tinh của một thực thể. + Bản ghi logic: là một bộ có tổ chức các trường, mô tả một thực thể như một khách hàng, một sản phẩm, một nhà cung cấp + Bản ghi vật lý: là một bộ các bytes, cách với bản ghi vật lý khác bởi một khoảng trống trên thiết bị nhớ ngoài + Tệp: là một bộ các bản ghi logic có quan hệ với nhau, mô tả các thực thể cùng kiểu. 15 Thiết bị vào dùng để nhập chương trình và dữ liệu vào bộ nhớ trong của máy tính điện tử. Chúng thực hiện việc chuyển đổi dữ liệu cần xử lý thành dạng dữ liệu của máy. Thiết bị vào rất phong phú: băng, bàn phím, thiết bị quét mã số mã vạch, Thiết bị ra dùng để đưa thông tin từ bộ nhớ trong ra ngoài. Chúng thực hiện việc chuyển đổi dữ liệu sau khi xử lý từ dang máy sang dạng của người dùng. Thiết bị ra rất phong phú và đa dạng: màn hình, máy in, 2.1.3 Phần mềm của máy tính điện tử Phần mềm máy tính là toàn bộ các chương trình để vận hành máy tính điện tử. Nó là phần quan trọng nhất của máy tính. Nó được phân thành 3 nhóm lớn: + Phần mềm hệ thống có chức năng quản trị phần cứng của hệ thống máy tính. Nó bao gồm các chương trình xử lý các chức năng như sắp xếp dữ liệu, dịch các chương trình ra ngôn ngữ máy để máy tính có thể hiểu được và tìm kiếm dữ liệu từ bộ nhớ. + Phần mềm ứng dụng có nhiệm vụ xử lý dữ liệu của người dùng theo nhu cầu của họ. Đó là chương trình được viết ra để hỗ trợ rất nhiều hoạt động xử lý dữ liệu của tổ chức doanh nghiệp. + Phần mềm phát triển được sử dụng để tạo ra tất cả các kiểu phần mềm Hệ quản trị dữ liệu là những chương trình phần mềm máy tính điện tử cho phép người dùng: + Lưu trữ dữ liệu theo một cách thống nhất + Tổ chức dữ liệu thành các bản ghi theo một cách thống nhất + Truy xuất dữ liệu theo một cách thống nhât Hiện nay có rất nhiều bộ chương trình ứng dụng kế toán được cung cấp trọn gói bởi các nhà cung cấp phần mềm. Doanh nghiệp có thể mua sẵn và đưa vào sử dụng trong hệ thống thông tin của mình. Mỗi bộ chương trình kế toán thường phù hợp với một loại hình doanh nghiệp với quy mô và tính chất nhất định. Bằng việc sử dụng máy tính điện tử cùng các thiết bị ngoại vi, với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, kế toán viên có thể thực hiện nghiệp vụ của mình một cách nhanh chóng mà không đòi hỏi nhiều kiến thức về máy tính. 16 2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán hiện đại 2.2.1 Khái niệm kế toán máy Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi những thông tin kế toán thành các thông tin tài chính kế toán cần cho quá trình ra các quyết định quản trị. Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính gồm đầy đủ các yếu tố cần thiết của một hệ thống thông tin hiện đại: phần cứng, phần mềm, các thủ tục, các tệp dữ liệu, con người. Phần cứng: Máy tính, các thiết bị ngoại vi, các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay với các máy tính khác. Phần mềm: + Hệ điều hành + Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu + Phần mềm kế toán Các thủ tục: Thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin như thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm, quản lý chức năng các nghiệp vụ. Các tệp dữ liệu: Gồm các tệp cấu thành nên cơ sở dữ liệu kế toán (Tệp danh mục tài khoản, Tệp danh mục khách hàng) Con người gồm: + Nhân viên xử lý thông tin + Nhân viên nghiệp vụ + Các nhà quản trị doanh nghiệp. Các yếu tố trên tích hợp với nhau, dưới sự điều khiển của con người để đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin về hoạt động hàng ngày, cho phép nhà quản trị kiểm soát được hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 17 2.2.2 So sánh kế toán thủ công và kế toán máy Hình thức xử lý Kế toán thủ công Kế toán máy Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Nhập dữ liệu đầu vào - Tài liệu gốc Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím hay dùng máy quét Xử lý dữ liệu: Biến đổi dữ liệu trên sổ nhật ký thành thông tin trên các sổ cái Thủ công Tự động theo chương trình Lưu trữ - Dữ liệu - Thông tin Thủ công trên sổ Tự động ở các tệp tin Kết xuất thông tin - Báo cáo quản trị - Báo cáo tài chính Thủ công Tự động theo chương trình 2.2.3 Phần mềm kế toán Khái niệm Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy tính. Với phần mềm kế toán, người ta có thể ghi chép các nghiệp vụ, duy trì các số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo và thông tin báo về tài chính. Một số phần mềm kế toán nước ngoài: Solomon IV, Sirius, MAS90 Một số phần mềm kế toán Việt Nam: Fast Accounting, Accnet, Effect Phần mềm kế toán chỉ là một trong các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán, tức nó chỉ trợ giúp người làm công tác kế toán trong việc thực hiện công 18 việc của mình. Với chương trình kế toán, người dùng có thể thực hiện tất cả các chức năng quản trị cơ sở dữ liệu kế toán cần thiết: + Tạo lập cơ sở dữ liệu kế toán: nhập số liệu về các danh mục từ điển, số dư đầu kỳ các tài khoản + Hiệu chỉnh, cập nhật lại cơ sở dữ liệu kế toán theo yêu cầu: hiệu chỉnh, bổ sung, cập nhật lại các danh mục từ điển, chứng từ + Kết xuất các báo cáo kế toán và thông báo về tài chính từ cơ sở dữ liệu kế toán. 2.2.4 Cơ sở dữ liệu kế toán Cơ sở dữ liệu kế toán là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, được lưu giữ trong các tệp có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằm đạt được mục đich tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là xử lý dữ liệu kế toán thành thông tin tài chính kế toán, có ích cho quá trình ra quyết định quản trị. Trong hệ thống kế toán máy, dữ liệu kế toán được lưu giữ chủ yếu trong các tệp tin gồm nhiều trường và bản ghi. Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý của các đối tượng hay các nghiệp vụ. Mỗi một bản ghi mô tả các thuộc tính của một đối tượng hay một nghiệp vụ xác định. Các tệp tin kế toán thường thuộc vào một trong 3 loại sau: + Tệp danh mục từ điển: Lưu trữ các dữ liệu liên quan đến các thuộc tính của hệ thống, ít thay đổi, được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán (như: danh mục tài khoản, danh mục khách hàng) + Tệp nghiệp vụ giao dịch: lưu trữ dữ liệu về tất cả các nghiệp vụ kinh tế (như: bán hàng, nhập/ xuất kho) + Tệp báo cáo/thông tin khái quát: là những thông tin đã qua xử lý, tồn tại ở các dạng báo cáo kế toán hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị. 2.2.5 Hệ thống danh mục từ điển kế toán Danh mục từ điển là một tệp dữ liệu nhằm để quản lý một cách có tổ chức và không nhầm lẫn các đối tượng thông qua việc mã hóa các đối tượng đó. Mỗi danh mục gồm nhiều danh điểm, mỗi danh điểm là một đối tượng cụ thể cần được quản lý như một khách hàng, một tài khoản kế toán hay một vụ việc và được xác định duy nhất thông qua mã của nó. 19 Các tổ chức kinh tế với quy mô và tính chất hoạt động khác nhau sẽ có hệ thống danh mục từ điển khác nhau. Những danh mục từ điển cơ bản, thường hay được sử dụng trong hệ thống kế toán của tổ chức là: + Danh mục tài khoản: Được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên tài khoản. Hệ thống tài khoản của các tổ chức cần được tuân theo hệ thống tài khoản kế toán chuẩn do Bộ tài chính quy định, dựa trên đó doanh nghiệp mở tài khoản chi tiết để phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. + Danh mục khách hàng: Được sử dụng để theo dõi chi tiết mua bán hàng hóa, vật tư, hàng hóa, sản phẩm; các khoản phải thu, phải trả cho từng khách hàng. Mỗi khách được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng. + Danh mục kho vật tư, hàng háo, thành phẩm: Được dùng để theo dõi kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm. Mỗi kho có một mã riêng. + Danh mục nhóm vật tư, hàng hóa: Được dùng để theo dõi vật tư, hàng hóa, sản phẩm theo nhóm. Việc quản lý theo nhóm cung cấp khả năng tổng hợp thông tin cao. + Danh mục vật tư, hàng hóa: Được dùng để quản lý chi tiết hàng hóa, vật tư, sản phẩm. Mỗi vật tư, hàng hóa, sản phẩm mang một mã hiệu riêng. + Danh mục tài sản cố định: Dùng để quản lý các tài sản cố định mà doanh nghiệp quản lý. Mỗi một tài sản được mô tả thông qua số hiệu, ngày đưa vào sử dụng, tên + Danh mục các bộ phận: Để quản lý các bộ phận của tổ chức doanh nghiệp, cung cấp khả năng tổng hợp thông tin riêng của từng bộ phận. Tuy nhiên chỉ có thể tổng hợp doanh thu, chi phí chứ không thể lên báo cáo tài chính cho từng bộ phận. + Danh mục tập hợp đối tượng chi phí: Đây là danh mục cần thiết cho doanh nghiệp sản xuất để quản lý các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm. + Danh mục chứng từ: Để quản lý các loại chứng gốc. Mỗi loại chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định. Với mã hiệu này có thể tiến hành lọc, in bảng kê chi tiết và tổng hợp của từng loại chứng từ. 20 Chương 3 PHẦN MỀM FAST ACCOUNTING 3.1 Giới thiệu chung 3.1.1 Các phân hệ của Fast Accounting Fast Accounting có các phân hệ nghiệp vụ sau: 1. Hệ thống 2. Phân hệ kế toán tổng hợp 3. Phân hệ kế toán tiền măt và tiền ngân hàng 4. Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu 5. Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả 6. Phân hệ kế toán hàng tồn kho 7. Phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành 8. Phân hệ kế toán Tài sản cố định (TSCĐ) 9. Phân hệ kế toán Công cụ dụng cụ (CCDC) 10. Phân hệ kế toán chủ đầu tư 11. Phân hệ báo cáo thuế 12. Phân hệ báo cáo quản trị các đơn vị thành viên. Mối liên kết giữa các phân hệ trong Fast Accounting Dưới đây là sơ đồ mối liên kết giữa các phân hệ trong Fast Accounting 21 B¸n hµng & Ph¶i thu Ho¸ ®¬n Ctõ ph¶i thu Vèn b»ng tiÒn PhiÕu thu, phiÕu chi B¸o cã, b¸o nî Mua hµng & ph¶i tr¶ Ctõ ph¶i tr¶ Hµng tån kho PN, PX, ChuyÓn kho NghiÖp vô kh¸c B¶ng kª, B¶ng ph©n bæ PhiÕu kÕ to¸n Tµi s¶n cè ®Þnh, CCDC Sæ quü tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng,... B¸o c¸o b¸n hµng, Sæ chi tiÕt c«ng nî,... B¸o c¸o mua hµng, Sæ chi tiÕt c«ng nî,... ThÎ kho, NXT,... ThÎ TSC§, B¶ng tÝnh KH, B¶ng tÝnh møc ph©n bæ CCDC,... Sæ chi tiÕt tµi kho¶n Sæ c¸i tµi kho¶n NhËt ký chung Chøng tõ ghi sæ NKCT, B¶ng kª C¸c b¸o c¸o Tµi chÝnh B¸o c¸o chi phÝ vµ gi¸ thµnh B¸o c¸o Qu¶n trÞ T æ n g h î p B¸o c¸o thuÕ Hình 3.1: Mối liên hệ giữa các phân hệ trong Fast Accounting Số liệu cập nhật ở các phân hệ được lưu ở phân hệ của mình ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tuỳ theo từng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành. 22 3.1.2 Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng trong Fast Accounting Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng Trong nhiều trường hợp một nghiệp vụ kế toán phát sinh có thể 02 chứng từ ban đầu với sơ đồ hạch toán nợ có trùng nhau. Dưới đây là một số nghiệp vụ thường gặp: + Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng: có phiếu chi tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng + Nghiệp vụ rút tiền từ ngân hàng nhập quỹ: có giấy báo nợ của ngân hàng và phiếu thu tiền mặt. + Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B: có giấy báo nợ của ngân hàng A và giấy báo có của ngân hàng B. + Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá trả bằng tiền mặt: có phiếu chi tiền mặt và phiếu nhập vật tư, hàng hoá. + Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt: có hoá đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Phương án 1: chỉ nhập 1 chứng từ - phiếu chi hoặc chứng từ ngoại tệ Trong trường hợp có chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thì chỉ cập nhật một trong 02 chứng từ phát sinh. Việc lựa chọn chứng từ để cập nhật vào máy theo trình tự ưu tiên như sau: Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ. Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng. Trong trường hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu). Phương án 2: nhập cả 2 chứng từ thông qua tài khoản trung gian - tiền đang chuyển Nếu ta muốn nhập cả 2 chứng từ thì phải hạch toán qua tài khoản trung gian - 113 - tiền đang chuyển. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến mua bán vật tư, hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng 23 Phương án 1: Hạch toán qua tài khoản công nợ Theo phương án này thì mặc dù việc mua bán được thanh toán ngay nhưng hạch toán như trường hợp mua bán trả chậm. Theo phương án này thì cả 02 chứng từ thu chi và vật tư đều được cập nhật. Đây là phương án đơn giản hơn cả nhưng có nhược điểm khi ta nhìn vào hạch toán sẽ không biết là mua bán trả chậm hay thanh toán ngay. Phương án 2: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật chứng từ thu chi tiền Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua vật tư Phương án : Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay Trong trường hợp cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (khách sạn, nhà hàng, du lịch...) sẽ xuất hiện 2 chứng từ: hóa đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt. Phương án 1: Cập nhật cả 2 chứng từ thông qua tài khoản trung gian Phải thu của khách hàng Phương án 2: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản tiền mặt Thông tin về hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển sang phần bảng kê hóa đơn thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đầu ra. Thông tin về phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển sang kế toán tổng hợp để lên sổ sách và báo cáo kế toán. 3.1.3 Một số vấn đề khi cập nhật chứng từ trong Fast Accounting Vấn đề in chứng từ trên máy Chương trình cho phép in chứng từ trực tiếp từ chương trình ra máy in. Việc này sẽ giúp cho thông tin luôn kịp thời và giảm thiểu các sai sót. Trong chương trình đã cài đặt sẵn các mẫu chứng từ. Trong trường hợp in chứng từ theo mẫu đặc thù thì phải thực hiện các sửa đổi mẫu theo yêu cầu. Vấn đề đánh số chứng từ tự động bằng chương trình Người sử dụng có thể tự đánh số khi lập chứng từ bằng cách nhập số của chứng từ và trường số chứng từ. 24 Người sử dụng cũng có thể sử dụng chức năng hỗ trợ đánh số chứng từ của chương trình. Việc đánh số tự động bằng chương trình thông qua khái niệm sổ chứng từ. Chương trình cho phép mở các quyển sổ chứng từ và kiểm soát việc đánh số chứng từ của từng quyển sổ đó. 3.2 Những thông tin hệ thống trong Fast Accounting 3.2.1 Các đối tượng thông tin được quản lý trong Fast Accounting Các đối tượng thông tin được quản lý thông qua các danh mục từ điển. Fast Accounting quản lý các đối tượng thông tin sau: Danh mục, đối tượng thông tin trong Fast Accounting Đối tượng thông tin được quản lý Danh mục tiền tệ + Các loại tiền ngoại tệ + Đồng tiền hạch toán (VNĐ) Danh mục phân xưởng, dây chuyền sản xuất + Các phân xưởng tập hợp chi phí và tính giá thành Danh mục nhân viên + Danh mục các nhân viên trong công ty, đơn vị Danh mục tài khoản + Các tài khoản sổ cái và các tài khoản cấp cao hơn Danh mục tiểu khoản + Các khoản mục chi phí: lương, văn phòng, công tác phí... + Các đối tượng tập hợp chi phí: bộ phận, trung tâm chi phí + Các đối tượng theo dõi doanh thu: bộ phận, trung tâm lợi nhuận, ngành hàng... Danh mục khách hàng + Khách hàng (tk 131) + Các đối tượng công nợ phải thu (tk 1388) + Các đối tượng công nợ tạm ứng (tk 141) + Các đối tượng c.nợ phải thu nội bộ (tk 136) 25 + Nhà cung cấp (tk 331) + Các đối tượng công nợ phải trả (tk 3388) + Các đối tượng c.nợ phải trả nội bộ (tk 336) Danh mục phân nhóm khách hàng + Phân nhóm khách hàng + Phân nhóm các nhà cung cấp Danh mục thời hạn chiết khấu + Các điều khoản được nhận chiết khấu trong vấn đề mua hàng, bán hàng Danh mục thuế suất GTGT + Thuế suất GTGT Danh mục vật tư + Danh điểm vật tư, CCLĐ, thành phẩm, hàng hoá Danh mục phân nhóm vật tư + Phân nhóm vật tư Danh mục kho hàng + Kho hàng + Đại lý Danh mục khoản mục phí + Các khoản mục chi phí Danh mục TSCĐ + Các TSCĐ trong công ty Danh mục nhóm TSCĐ + Phân nhóm TSCĐ theo quy định của Bộ tài chính Danh mục phân nhóm TSCĐ + Phân nhóm TSCĐ Danh mục các nguồn vốn TSCĐ + Các nguồn vốn hình thành TSCĐ Danh mục các lý do tăng giảm TSCĐ + Các lý do tăng giảm TSCĐ Danh mục các bộ phận sử dụng TSCĐ + Các bộ phận sử dụng TSCĐ Danh mục CCDC + Các CCDC xuất dùng trong công ty 26 Danh mục nhóm CCDC + Phân nhóm CC và DC Danh mục phân nhóm CCDC + Phân nhóm CCDC theo nhu cầu quản lý Danh mục các nguồn vốn CCDC + Các nguồn vốn hình thành CCDC Danh mục các lý do tăng giảm CCDC + Các lý do tăng giảm CCDC Danh mục các bộ phận sử dụng CCDC + Các bộ phận sử dụng CCDC Trong Fast Accounting các chứng từ đầu vào được phân loại như sau: Loại chứng từ Ghi chú Kế toán tổng hợp Phiếu kế toán Các bút toán điều chỉnh, phân bổ, kết chuyển cuối kỳ. Bút toán phân bổ tự động Bút toán do chương trình tự động tạo ra dựa trên dựa trên các khai báo của người sử dụng về tài khoản sẽ phân bổ, các tài khoản sẽ nhận phân bổ và hệ số phân bổ. Chương trình cho phép phân bổ theo các vụ việc (công trình xây lắp, sản phẩm). Ví dụ: phân bổ 621 - 154, 622 - 154, 623 - 154, 627 - 154... Bút toán kết chuyển tự động Bút toán do chương trình tự động tạo ra dựa trên dựa trên các khai báo của người sử dụng về tài khoản sẽ kết chuyển, các tài khoản sẽ nhận giá trị kết chuyển. Chương trình cho phép kết 27 chuyển theo các vụ việc (công trình xây lắp, sản phẩm). Ví dụ: kết chuyển 531 - 511, 532 - 511, 511 - 911, 621 - 154, 622 - 154, 641, 642 - 911, 632 - 911, 911 - 4212... Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Giấy báo có (thu) của ngân hàng Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng Phiếu thu tiền mặt Phiếu chi tiền mặt Bán hàng và công nợ phải thu Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Hoá đơn dịch vụ Hóa đơn giảm giá Dịch vụ, hàng hóa bị trả lại Phiếu ghi nợ, ghi có Chứng từ bù trừ công nợ Mua hàng và công nợ phải trả Phiếu nhập mua hàng Phiếu nhập khẩu Phiếu nhập chi phí mua hàng Dùng trong trường hợp hàng tồn kho đánh giá theo phương pháp nhập trước 28 xuất trước. Trong các trường hợp khác có thể nhập như là một phiếu nhập mua bình thường với số lượng = 0. Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp Hoá đơn mua hàng dịch vụ Ví dụ: hoá đơn tiền điện, hoá đơn tiền điện thoại... trong trường hợp hạch toán qua công nợ phải trả (tk 331) Phiếu thanh toán tạm ứng Trong trường hợp nhập thanh toán tạm ứng mua hàng hóa, vật tư nếu nhập cả phiếu nhập mua và phiếu thanh toán tạm ứng thì phải khai báo tài khoản 141 là tài khoản khử trùng. Phiếu ghi nợ, ghi có Chứng từ bù trừ công nợ Hàng tồn kho Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho sản phẩm từ sản xuất, nhập khác Phiếu xuất kho Phiếu xuất cho sản xuất, xuất trả lại nhà cung cấp, xuất khác Phiếu xuất điều chuyển kho Chương trình tự động tạo ra một phiếu nhập kho với số và ngày của chứng từ trùng với số và ngày của phiếu xuất điều chuyển. Phiếu nhập xuất thẳng Tài sản cố định Bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ Bút toán do chương trình tự động tạo dựa trên bảng phân bổ khấu hao 29 TSCĐ. Có thể nhập bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ ở mục Phiếu kế toán trong phân hệ Kế toán tổng hợp. Bút toán phân bổ CCDC Bút toán do chương trình tự động tạo dựa trên bảng phân bổ CCDC. Có thể nhập bút toán phân bổ CCDC ở mục Phiếu kế toán trong phân hệ Kế toán tổng hợp. 30 3.2.2 Quy trình xử lý số liệu trong Fast Accounting Trong Fast Accounting quy trình xử lý được thực hiện theo sơ đồ sau: Chøng tõ kÕ to¸n NghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh LËp chøng tõ NhËp chøng tõ vµo c¸c ph©n hÖ nghiÖp vô ChuyÓn sæ sang sæ c¸i Lªn b¸o c¸o Sæ s¸ch kÕ to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh C¸c tÖp nh©t ký TÖp sæ c¸i Hình 3.2: Quy trình xử lý số liệu trong Fast Accounting 31 Vấn đề quản lý số liệu nhiều năm khác nhau trong Fast Accounting Trong Fast Accounting số liệu các năm khác được lưu trữ trong cùng một cơ sở dữ liệu và chúng được phân biệt bằng một trường năm. Việc lưu trữ chung này cho phép người sử dụng dễ dàng lên được các báo cáo với số liệu liên quan đến nhiều năm khác nhau. Đối với các số dư đầu năm và phát sinh luỹ kế đến đầu năm thì hàng năm người sử dụng phải thực hiện việc kết chuyển số dư sang năm mới và tính số phát sinh luỹ kế đến đầu năm mới. 3.2.3 Các phím chức năng Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng. Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định. Trong chương trình đã cố gắng thống nhất mỗi phím chức năng chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất. Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình. F1 - Trợ giúp F2 - Xem thông tin (khi làm việc với danh mục từ điển) F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển) F4 - Thêm một bản ghi mới. Ngoài ra, trong Phân hệ Hệ thống F4 còn có tác dụng sao chép các dữ liệu về danh mục, số dư đầu kỳ từ tệp excel vào chương trình. F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm - Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp - Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật. F6 - Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo F6 - Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển Ctrl + F6 - Phân nhóm hàng loạt khi làm việc với các danh mục từ điển F7 - In F8 - Xoá một bản ghi F9 - Máy tính F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu 32 Esc - Thoát Ctrl + A - Chọn tất cả. Ví dụ chọn tất cả các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ Ctrl + U - Không chọn tất cả Ctrl + F - Tự động lấy trường thông tin mà con trỏ đang đứng vào ô “Tìm kiếm”. 3.2.4 Danh sách các công việc cần chuẩn bị trước khi sử dụng Fast Accounting Việc chuẩn bị cẩn thận trước khi sử dụng Fast Accounting là tối quan trọng. Nó sẽ trợ giúp cho việc khai thác thông tin sau này dễ dàng và hiệu quả, tránh những sửa chữa, làm đi làm lại nhiều lần. Công việc chuẩn bị liên quan đến 2 khía vấn đề: + Hệ thống hoá các thông tin + Hệ thống hoá quy trình xử lý thông tin. Dưới đây là bản liệt kê danh sách các công việc cần phải chuẩn bị trước khi sử dụng Fast Accounting: 1. Xác định các yêu cầu về quản lý 2. Nghiên cứu cách tổ chức và xử lý thông tin của Fast Accounting 3. Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin 4. Xây dựng các danh mục từ điển 5. Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tuỳ chọn 6. Khai báo thông tin về ngày bắt đầu của năm tài chính 7. Khai báo thông tin về ngày tính số dư đầu kỳ 8. Xác định số dư đầu kỳ, các số phát sinh luỹ kế 9. Xác định danh sách từng người sử dụng Fast Accounting, công việc và phân quyền truy nhập. Xác định các yêu cầu về quản lý Liệt kê các báo cáo cần phải có hiện tại cũng như trong tương lai. Liệt kê quy trình xử lý số liệu. Việc này là cơ sở tối quan trọng cho việc chúng ta xác định để lên được báo cáo thì các thông tin gì cần phải cập nhật và ngược lại các thông tin nào thì để phục vụ cho báo cáo nào. 33 Nghiên cứu cách tổ chức và xử lý thông tin của Fast Accounting Việc nắm rõ cách tổ chức và xử lý thông tin của Fast Accounting cùng với việc xác định rõ các yêu cầu về quản lý sẽ giúp cho chúng ta tổ chức thông tin và quy trình xử lý thông tin một cách phù hợp và tiện lợi nhất. Ta phải nắm rõ Fast Accounting có các phân hệ nghiệp vụ gì, trong mỗi phân hệ thì có các nghiệp vụ, quy trình cập nhật và xử lý của từng nghiệp vụ như thế nào. Các màn hình nhập liệu thông tin đầu vào có các thông tin gì và chúng được xử lý như thế nào. Fast Accounting quản lý các đối tượng gì tương ứng với các danh mục từ điển nào. Xác định rõ các tham số hệ thống và các tham số tuỳ chọn của Fast Accounting được sử dụng như thế nào. Một phần không kém phần quan trọng là cũng phải làm rõ những thông tin nào được xác định ở phần công việc 1 mà phần mềm không quản lý được, những báo cáo nào mà phần mềm không cung cấp được. Phải xác định xem liệu phần mềm có thể hỗ trợ một phần nào đó để có thể lên được các báo cáo cần thiết không? Phần mềm có thể kết xuất dữ liệu ra EXCEL các thông tin cần thiết phục vụ cho việc xử lý tiếp theo để lên được báo cáo không. Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin Trên cơ sở kết quả của công việc 1 và 2 ta phải xác định các trường thông tin nào trong Fast Accounting sẽ được sử dụng cho việc quản lý thông tin nào của doanh nghiệp và quy trình xử lý thông tin như thế nào. Ta phải xác định những thông tin gì thì được quản lý bằng danh mục tài khoản và tiểu khoản, thông tin gì thì được quản lý bằng danh mục vụ việc... 3.3 Xây dựng các danh mục từ điển và cập nhật số liệu ban đầu Các danh mục từ điển cần xây dựng gồm có: danh mục đơn vị cơ sở, danh mục tiền tệ, danh mục tài khoản, tiểu khoản, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục vụ việc (công trình, hạn mục công trình, đề án, ...), Danh mục hợp đồng mua/bán, danh mục khế ước vay, danh mục kho hàng, danh mục vật tư hàng hoá, danh mục bộ phận kinh doanh, danh mục thuế suất, danh mục TSCĐ, danh mục trường tự do... Khi thực hiện mã hóa một danh mục cần lưu ý các điểm sau:  Mã phải là duy nhất trong danh mục 34  Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu  Trong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh.  Trong một số trường hợp hệ thống mã hóa phải được xây dựng cho sao cho thật tiện lợi cho việc xử lý và lên các báo cáo. Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001. Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ... Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phương án khác là trong mã ta chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2-3 cấp. Ví dụ đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều bắt đầu bằng HN, TP HCM bắt đầu bằng HCM... Lưu ý khi mã hoá không nên để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại là một phần trong mã của một danh điểm khác. Ví dụ không được mã KLABC và KLABC1. Trong trường hợp này phải mã là KLABC1 và KLABC2. Nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài bằng nhau. Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tùy chọn Khai báo các thông tin chung liên quan đến doanh nghiệp như tên, địa chỉ, mã số thuế... Khai báo đồng tiền hạch toán, năm tài chính. Khai báo số chữ số thập phân được hiện ở các trường số lượng, đơn giá, tiền ngoại tệ... Xác định định kỳ lưu trữ số liệu Khai báo thông tin về ngày bắt đầu của năm tài chính Thông thường là ngày 1/1 nhưng có thể là ngày bắt kỳ trong năm tùy đặc thù của doanh nghiệp Khai báo thông tin về ngày tính số dư đầu kỳ 35 Các số dư của tài khoản, của khách hàng, số tồn kho được nhập vào chương trình là số dư của ngày nào. Xác định số dư đầu kỳ, các số phát sinh lũy kế Xác định số dư đầu kỳ của các tài khoản, tiểu khoản. Xác định số dư đầu kỳ của các khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ khác. Xác định số tồn kho và số dư đầu kỳ của các mặt hàng, vật tư và thành phẩm. Xác định số liệu liên quan đến TSCĐ: nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị khấu hao... Xác định các số phát sinh luỹ kế của các tiểu khoản, của các vụ việc đối với các doanh nghiệp có sử dụng các báo cáo liên quan đến các số phát sinh lũy kế. Xác định danh sách từng người sử dụng Fast Accounting, công việc và phân quyền truy nhập Lên danh sách các người sử dụng, quy định tên truy nhập chương trình và phân quyền truy nhập vào các chức năng cần thiết trong chương trình. Trên cơ sở các phương án dưới đây, ta phải lựa chọn xem để quản lý đối tượng thông nào thì sử dụng danh mục nào, trường nào trong Fast Accounting. Đối tượng thông tin cần quản lý Phương án quản lý trong Fast Accounting Ghi chú Tài khoản, tiểu khoản Danh mục tài khoản Tài khoản ngân hàng Danh mục tài khoản ngân hàng Dùng để cung cấp các thông tin cần thiết khi in ủy nhiệm chi từ chương trình Khế ước vay Danh mục khế ước vay Khách hàng, nhà cung cấp, các đối tượng công nợ phải thu, phải Danh mục khách hàng 36 trả Phân loại khách hàng, nhà cung cấp, các đối tượng công nợ Danh mục phân loại khách hàng Ví dụ: Phân theo địa lý, đại lý/khách lẻ. Hợp đồng, đơn hàng (mua/bán) Đơn hàng, hợp đồng Danh mục thuế suất Danh mục thuế suất Bộ phận kinh doanh, nhân viên kinh doanh Danh mục bộ phận, nhân viên kinh doanh Phân xưởng, dây chuyền sản xuất Danh mục phân xưởng, dây chuyền sản xuất Sử dụng trong việc tính giá thành sản phẩm Nhân viên Danh mục nhân viên Danh mục giá bán Danh mục giá bán Vật tư, CCLĐ, hàng hoá, thành phẩm Danh mục vật tư Phân loại vật tư, hàng hoá Danh mục phân loại vật tư, hàng hoá Kho hàng Danh mục kho hàng Hạng mục công trình xây dựng; Đề án, dự án, vụ việc Danh mục vụ việc Công trình, dự án Danh mục phân loại vụ việc Khoản mục phí Danh mục tài khoản, tiểu khoản Danh mục khoản mục phí Sử dụng trong 37 trường hợp phải giữ theo hệ thống cũ. Sản phẩm: tập hợp chi phí và tính giá thành Danh mục sản phẩm Danh mục tài khoản, tiểu khoản Sử dụng trong trường hợp số lượng sản phẩm không quá nhiều và ít thay đổi. TSCĐ Danh mục tài sản cố định Phân loại TSCĐ Danh mục phân loại TSCĐ Nguồn vốn hình thành TSCĐ Danh mục nguồn vốn TSCĐ Lý do tăng giảm TSCĐ Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ Bộ phận sử dụng TSCĐ Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ Các loại tiền ngoại tệ Danh mục tiền tệ Trang thiết bị Danh mục trang thiết bị Các thao tác chung khi cập nhật chứng từ Màn hình thông thường có 04 phần: Phần 1 - các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số chứng từ, mã khách hàng, diễn giải, loại tiền... Phần 2 - danh sách các định khoản / các mặt hàng trong chứng từ đó. Phần 3 - gồm có các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí, trạng thái chuyển vào sổ sách kế toán... Phần 4 - các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như xem / sửa / xoá / tạo mới/ copy, tìm,...