Bài giảng Hệ thống thông tin về kế toán

phụ ngân hàng  Cất giữ séc ở nơi an tồn  Lưu trữ danh sách các séc đã sử dụng và cập nhật thường xuyên 66 quy trình quản lý TLương DL 3.6 Quy trình quản lý tiền lương TT HT BCTC Báo cáo nhân sựKiểm sốt nhân sự Hoạt động quản lý tiền lương This image cannot cur rently be displayed. 06/09/2013 34 67 3.6.1 Hoạt động quy trình kế tốn tiền lương CHẤM CƠNG BẢNG CHẤM CƠNG CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN TÍNH LƯƠNG, CÁC KHOẢN KHẤU TRỪ BẢNG LƯƠNG, CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN TRẢ LƯƠNG CNV NỘP TIỀN CHO NHÀ NƯỚC GHI SỔ KẾ TỐN 68 3.6.2 Xây dựng các thủ tục kiểm sốt tiền lương 1. Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro 2. Những hoạt động kiểm sốt chung 3. Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn 06/09/2013 35 69 3.6.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Thu thập các chứng từ ban đầu để tính lương  Sai sĩt trong chấm cơng, tính tốn số lượng sản phẩm dịch vụ hồn thành  Tính giờ cơng cho những NV khơng cĩ thật  Sai phạm trong cập nhật dữ liệu về nhân sự  Thiếu các thủ tục khiến chi phí tiền lương khơng được khấu trừ khi tính thu nhập chịu thuế 70 3.6.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Tính lương và các khoản khấu trừ  Tính sai tiền lương phải trả  Tính lương cho số nhân viên đã nghỉ việc  Tính lương khơng chính xác do sai về chức danh, chức vụ, cấp bậc, bộ phận…  Khấu trừ sai hoặc khơng khấu trừ các khoản  Khơng tuân thủ pháp luật về mức lương tối thiểu, mức tiền cơng làm ngày lễ, chủ nhật 06/09/2013 36 71 3.6.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Phát hành séc trả lương  Chậm trễ hoặc sai sĩt trong việc trả lương  Nhân viên lập séc chiếm đoạt tiền của những người lao động khơng cĩ thật 72 3.6.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Nộp thuế TNCN và các khoản khấu trừ  Chậm nộp hoặc khơng nộp các khoản đã khấu trừ từ tiền lương cho ngân sách nhà nước. 06/09/2013 37 73 3.6.2.2 Những hoạt động kiểm sốt chung Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng  Bộ phận nhân sự; Bộ phận sử dụng lao động; Bộ phận tính lương; Bộ phận trả lương Kiểm sốt quá trình xử lý thơng tin  Kiểm sốt chung: kiểm sốt đối tượng sử dụng; kiểm sốt dữ liệu  Kiểm sốt ứng dụng: kiểm sốt dữ liệu, kiểm sốt quá trình nhập liệu Kiểm tra độc lập việc thực hiện Phân tích, rà sốt, đánh giá tính hợp lý của chi phí tiền lương 74 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn a. Xây dựng chính sách tiền lương b. Kiểm sốt quá trình lập bảng chấm cơng và các tài liệu liên quan để tính lương c. Kiểm sốt quá trình tính lương và các khoản khấu trừ d. Kiểm sốt quá trình trả lương e. Kiểm sốt quá trình nộp thuế TNCN và các khoản khấu trừ 06/09/2013 38 75 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn a. Xây dựng chính sách tiền lương  Căn cứ vào mức đĩng gĩp của nhân viên  Căn cứ vào thị trường lao động  Căn cứ vào tình hình kinh doanh và khả năng tài chính của đơn vị  Căn cứ vào sự cơng bằng giữa các nhân viên cùng phịng ban và giữa các bộ phận trong cùng đơn vị  Căn cứ vào giá trị vật chất và tinh thần mà đơn vị trao cho nhân viên  Căn cứ vào pháp luật hiện hành và các quy định của đơn vị. 76 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn b. Kiểm sốt quá trình lập bảng chấm cơng và các tài liệu liên quan để tính lương  Lập các chứng từ ban đầu làm cơ sở tính lương  Kiểm tra sự đầy đủ của các chứng từ ban đầu về tiền lương  Kiểm tra các nội dung trên chứng từ ban đầu về tiền lương 06/09/2013 39 77 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn c. Kiểm sốt quá trình tính lương và các khoản khấu trừ  Ban hành chính sách tiền lương rõ ràng  Kịp thời cập nhật các biến động về nhân sự  Phân cơng người cĩ thẩm quyền phê duyệt các thay đổi trong tính lương  Phân cơng người cĩ thẩm quyền phê duyệt bảng lương  Chuyển chứng từ cho kế tốn hạch tốn kịp thời 78 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn c. Kiểm sốt quá trình tính lương và các khoản khấu trừ (tt)  Định kỳ đối chiếu lương thực tế với kế hoạch  Phân cơng nhân viên kiểm tra lại việc tính lương và các khoản khấu trừ. 06/09/2013 40 79 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn d. Kiểm sốt quá trình trả lương  Phiếu đề nghị thanh tốn phải gửi cho người cĩ thẩm quyền xét duyệt  Khi nhận lương trực tiếp người lao động phải ký nhận lên bảng thanh tốn lương  Nếu chi lương qua tài khoản ngân hàng nên mở tài khoản chuyên chi lương  Bảng thanh tốn lương phải chuyển cho kế tốn ghi sổ kế tốn. 80 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn e. Kiểm sốt quá trình nộp thuế TNCN và các khoản khấu trừ  Phải phê duyệt trước khi chi lương  Định kỳ phân tích tổng quát tính hợp lý của quỹ lương  Người lao động phải ký nhận lương trực tiếp hoặc chi trực tiếp qua tài khoản ngân hàng 06/09/2013 41 81 quy trình quản lý TSCĐ DL 3.7 Quy trình quản lý TSCĐ hữu hình TT HT BCTC Báo cáo TSDH  Kiểm sốt Tài sản dài hạn Hoạt động quản lý TSCĐ hữu hình 82 3.7.1 Hoạt động quy trình kế tốn TSCĐ hữu hình MUA TSCĐ GHI NHẬN TSCĐ THANH LÝ TSCĐ PHÊ CHUẨN KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ LẬP PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA & XÉT DUYỆT CHỌN NCC LẬP ĐƠN HÀNG HỢP ĐỒNG GIAO TRÁCH NHIỆM QL TSCĐ LẬP BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ GHI SỔ KẾ TỐN TSCĐ SỐT XÉT ĐỊNH KỲ VỀ THANH LÝ TSCĐ LẬP PHIẾU ĐỀ NGHỊ THANH LÝ KIỂM TRA VIỆC NHẬN TIỀN THANH LÝ 06/09/2013 42 83 3.7.2 Xây dựng các thủ tục kiểm sốt TSCĐ hữu hình 1. Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro 2. Những hoạt động kiểm sốt chung 3. Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn 84 3.7.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Quyết định đầu tư TSCĐ  Đầu tư khơng đúng  lãng phí, mất cân đối tài chính  Mua cho cá nhân nhưng tính vào TS đơn vị  Mua TSCĐ với giá cao 06/09/2013 43 85 3.7.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Sử dụng TSCĐ  Sử dụng khơng đúng mục đích  Sử dụng khơng đúng cơng suất  Sử dụng cho mục đích cá nhân  Đánh cắp TSCĐ 86 3.7.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Ghi nhận thơng tin về TSCĐ  Ghi chép khơng chính xác và kịp thời  Chọn pp khấu hao khơng phù hợp, ước tính sai thời gian hữu dụng của TSCĐ  Khơng ghi chép kịp thời các chi phí bảo trì  Khơng ước tính rủi ro xảy ra, khơng mua bảo hiểm cho các TSCĐ cĩ giá trị lớn  Thất thốt TSCĐ do khơng kiểm kê định kỳ 06/09/2013 44 87 3.7.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Thanh lý TSCĐ  Khơng xĩa sổ TSCĐ đã thanh lý  Nhượng bán với giá thấp  Tham ơ TSCĐ 88 3.7.2.2 Những hoạt động kiểm sốt chung Xây dựng kế hoạch đầu tư TSCĐ hữu hình Phân chia trách nhiệm đầy đủ Kiểm sốt quá trình xử lý thơng tin Kiểm tra độc lập Kiểm sốt vật chất Phân tích rà sốt 06/09/2013 45 89 3.7.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn 1. Đề xuất mua tài sản 2. Xét duyệt mua tài sản 3. Lựa chọn nhà cung cấp 4. Lập đơn đặt hàng 5. Nhận tài sản cố định 6. Ghi nhận tài sản cố định 90 3.7.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn 7. Giao trách nhiệm quản lý tài sản 8. Kiểm kê tài sản 9. Tính và ghi chép khấu hao TSCĐ 10.Ghi nhận nợ phải trả và thanh tốn cho NCC 11.Thủ tục kiểm sốt đối với việc sửa chữa, nâng cấp TSCĐ 12.Thủ tục thanh lý tài sản cố định TNT 1 FAA.EDU.VN CHƯƠNG 4: CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ MƠ HÌNH HĨA DỮ LIỆU GV: NGUYỄN THANH TÙNG FAA 2 Mục tiêu chương 4 Hiểu được các khái niệm về CSDL Mơ hình hĩa dữ liệu bằng sơ đồ ER Biến đổi sơ đồ ER thành mơ hình quan hệ Xây dựng CSDL vật lý bằng MS SQL Server Lập báo cáo bằng Crystal Report TNT 2 FAA 3 Nội dung 4.1 • CSDL & HQTCSDL 4.2 • Mơ hình hĩa dữ liệu 4.3 • Mơ hình quan hệ 4.4 • Thiết kế CSDL cho các quy trình kế tốn 4.5 • Hiện thực CSDL vật lý 4.6 • Khai thác thơng tin CSDL FAA 4 4.1 CSDL & HQTCSDL Database (DB) là một tập hợp cĩ tổ chức bao gồm các dữ liệu cĩ liên quan luận lý với nhau và được dùng chung HQTCSDL (Database Management System - DBMS) là 1 bộ phần mềm cho phép người sử dụng định nghĩa, tạo lập, bảo trì và điều khiển truy xuất CSDL  Ví dụ: MS Access, MS SQL Server, Oracle, DB2, Firebird,… TNT 3 FAA 5 Mơ hình HQTCSDL FAA 6 4.2 Mơ hình hĩa dữ liệu Khái niệm mơ hình hĩa dữ liệu Giới thiệu mơ hình E-R (Entity Relationship) Các thành phần cơ bản trong sơ đồ E-R Các ký hiệu sử dụng trong mơ hình E-R Các bước mơ hình hĩa dữ liệu bằng sơ đồ E-R Sự tiến triển qua các giai đoạn TNT 4 FAA 7 4.2.1 Khái niệm mơ hình hĩa dữ liệu Mơ hình dữ liệu là cơng việc xây dựng dữ liệu và phân tích thơng tin để tạo ra một hệ thống thơng tin nhằm thực hiện một mục tiêu cụ thể Vai trị của mơ hình dữ liệu  Nhận diện phần tử dữ liệu (sự vật, sự việc)  Thiết lập mối kết hợp giữa các phần tử dữ liệu FAA 8 4.2.2 Giới thiệu mơ hình E-R Mơ hình E-R được đề xuất bởi P. Chen năm 1976 (Giáo sư Peter Pin-Shan Chen - tên Trung Quốc: 陳 品山, Trần Phẩm Sơn. Ơng đã nhận bằng kỹ sư điện tại Đại học quốc gia Đài Loan vào năm 1968 và bằng tiến sỹ về khoa học máy tính và tốn ứng dụng tại Đại học Harvard vào năm 1973). Đây là một mơ hình mức khái niệm dựa vào việc nhận thức thế giới thực thơng qua tập các đối tượng được gọi là các thực thể và các mối quan hệ giữa các đối tượng này. TNT 5 FAA 9 4.2.2 Giới thiệu mơ hình E-R (tt) E-R là mơ hình trung gian để chuyển những yêu cầu quản lý dữ liệu trong thế giới thực thành mơ hình CSDL quan hệ Bài tốn Thực tế Mơ hình E-R Mơ hình CSDL Quan hệ DBMS DB FAA 10 4.2.3 Các thành phần cơ bản Thực thể: (entity) là một vật thể tồn tại và phân biệt được với các vật thể khác. (Là 1 đối tượng tồn tại trong thế giới thực, cĩ thể là cụ thể hoặc trừu tượng và cĩ thể nhận biết) Tập thực thể: Tập hợp (gồm một hoặc nhiều) nhỏ nhất thuộc tính của một loại thực thể mà giá trị của tập hợp này là duy nhất đối với mọi thực thể (khơng trùng) và khơng rỗng. TNT 6 FAA 11 4.2.3 Các thành phần cơ bản (tt) Thuộc tính (Attribute): Mỗi thực thể cĩ nhiều đặc trưng, mỗi đặc trưng được gọi là một thuộc tính. Mối kết hợp (Relationship): Biểu thị quan hệ giữa các thực thể của các tập thực thể. Ví dụ: Mối quan hệ R giữa hai tập thực thể E1 và E2 được biểu diễn trong sơ đồ E-R: RE1 E2 FAA 12 *Mối kết hợp - Relationship Biểu diễn bằng hình thoi. Tên của loại mối kết hợp thường là một động từ Giữa 2 loại thực thể cĩ thể tồn tại nhiều hơn một loại mối kết hợp NHÂNVIÊN PHỊNGBAN CĨ PHỤ TRÁCH TNT 7 FAA 13 *Bậc của mối kết hợp Là số lượng loại thực thể tham gia vào mối kết hợp Mối kết hợp một ngơi MƠN HỌC Ràng buộc Mối kết hợp hai ngơi GIÁOVIÊN Dạy LỚP DỰ ÁN Thamgia NHÂNVIÊN CHỨC NĂNG Mối kết hợp ba ngơi FAA 14 *Thuộc tính của mối kết hợp Một mối kết hợp cĩ thể cĩ tính chất riêng của nĩ. Thuộc tính chỉ tồn tại trong loại mối kết hợp giữa 2 loại thực thể Các thuộc tính này khơng thuộc về 2 loại thực thể ban đầu HỌCSINH Học MƠNHỌC Điểm TNT 8 FAA 15 *Bản số của mối kết hợp Là một loại ràng buộc giới hạn khả năng tham gia vào loại mối kết hợp của một thực thể Cĩ 2 cách biểu diễn :  Biểu thị số thực thể tối đa xuất hiện ứng với một thực thể bên kia, cĩ 3 loại 1:1, 1:n, m:n (Ghi ở đầu bên kia)  Biểu thị số thực thể tối thiểu và tối đa xuất hiện ứng với một thực thể bên kia (Ghi ở đầu bên này) • Thể hiện ở bản số tối thiểu là 1 hay 0, hai loại –Bắt buộc tham gia –Khơng bắt buộc FAA 16 *Bản số của mối kết hợp (tt) Một giáo viên cĩ 1 hồ sơ giảng dạy . Một hồ sơ giảng dạy thuộc về 1 giáo viên 1 1GIAO VIEN Cĩ HỒ SƠ Một học sinh chỉ cĩ thể tham gia vào 1 khĩa học . Một khĩa học cĩ nhiều học sinh SINHVIEN Thamgia KHĨA HỌC N 1 Một giáo viên cĩ thể dạy nhiều lớp. Một lớp được dạy bởi nhiều giáo viên N MGIAO VIEN Dạy LOP TNT 9 FAA 17 *Bản số của mối kết hợp (tt) Mỗi giáo viên được dạy tối đa 3 lớp trong một học kỳ. Mỗi lớp được dạy bởi chỉ 1 giáo viên GIAO VIEN Chủ nhiệm LOP (1,1) (0,3) Mỗi lớp học cĩ tối thiểu là 30, tối đa 150 Sinh viên, mỗi sinh viên tham gia tối đa 2 lớp trong một học kỳ. SINHVIEN Thamgia LOP HP M N (30,150) (0,2) FAA 18 4.2.4 Các ký hiệu sử dụng Ký hiệu Ý nghĩa Tập thực thể Mối kết hợp Thuộc tính mơ tả Thuộc tính khĩa TNT 10 FAA 19 4.2.5 Các bước mơ hình hĩa dữ liệu Bước 1: Nhận diện các tập thực thể và thuộc tính nhận diện Bước 2: Nhận diện mối quan hệ giữa các tập thực thể Bước 3: Gắn thuộc tính mơ tả vào tập thực thể FAA 20 Bước 1: Nhận diện các tập thực thể và thuộc tính nhận diện Nhận diện các tập thực thể Mỗi tập thực thể cần kiểm tra các tính chất sau:  Cĩ nhiều thực thể ?  Cĩ thuộc tính nhận diện ?  Cĩ thuộc tính mơ tả ?  Cĩ mối quan hệ với tập thực thể khác ? TNT 11 FAA 21 Bước 2: Nhận diện mối quan hệ giữa các tập thực thể Thiết lập mối quan hệ giữa các tập thực thể:  Vẽ đường nối  Diễn tả mối quan hệ theo 2 chiều Xác định bản số mối quan hệ Xác định tập thực thể kết hợp trong mối quan hệ nhiều nhiều. FAA 22 Bước 3: Gắn thuộc tính mơ tả vào tập thực thể Gắn 1 lần duy nhất mỗi thuộc tính vào tập thực thể thích hợp TNT 12 FAA 23 Ví dụ thực hành  Một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kho hàng cĩ chức năng phân phối hàng.  Doanh nghiệp mua hàng từ các nhà cung cấp khác nhau, hàng hĩa cĩ các thơng tin như mã hàng, mơ tả.  Doanh nghiệp cĩ nhu cầu lưu trữ mã NCC, tên, địa chỉ, số điện thoại, và số fax.  Doanh nghiệp phải cạnh tranh, nên một mặt hàng được lấy từ nhiều NCC khác nhau và mỗi lần giao hàng, NCC cĩ thể giao với số lượng tối đa theo qui định của từng mặt hàng.  Hàng hĩa được đĩng bao bì, mỗi bao bì cĩ mã bao bì và kích thước. Đơi khi bao bì lại quá nhỏ để chứa tất cả hàng vì thế hàng được chứa trên nhiều bao bì.  Tuy nhiên, khơng thể cĩ hai mặt hàng cùng chứa trong một bao bì.  Mỗi NCC cĩ thể cung cấp nhiều mặt hàng FAA 24 Hướng dẫn: các bước thực hiện Bước 1: Nhận diện các tập thực thể chính. Tìm danh từ diễn tả đối tượng hay khái niệm của bài tốn như: doanh nghiệp kho hàng hàng, mặt hàng nhà cung cấp bao bì TNT 13 FAA 25 Hướng dẫn: các bước thực hiện Bước 2: Nhận diện mối kết hợp giữa các thực thể: • Hàng được mua từ nhiều nhà cung cấp • Hàng được chứa trên nhiều bao bì • Mỗi mặt hàng được chứa trong một hay nhiều bao bì • Mỗi bao bì chứa một mặt hàng FAA 26 Hướng dẫn: các bước thực hiện Bước 3: gắn các thuộc tính vào tập thực thể Hàng hĩa mã hàng mơ tả NCC mã NCC tên địa chỉ số điện thoại số fax Bao bì mã bao bì kích cỡ TNT 14 FAA 27 Mơ hình ER cho ví dụ trên HỢP ĐỒNG CUNG CẤP mã hàng mô tả MẶT HÀNG mã bao bì kích cỡ BAO BÌ mã nhà cung cấp tên địa chỉ số điện thoại số fax chứa được chứa trong NHÀ CUNG CẤP mã nhà cung cấp mã hàng số lượng cung cấp Cung cấp Cung cấp FAA 28 4.2.5 Sự tiến triển qua các giai đoạn MƠ HÌNH DỮ LIỆU MƠ HÌNH QUAN HỆ VẬT LÝ BẢNG TRONG CSDL TNT 15 FAA 29 4.3 Mơ hình quan hệ Khái niệm mơ hình quan hệ Các đối tượng trong mơ hình quan hệ Quy tắc biến đổi sơ đồ ER thành mơ hình quan hệ FAA 30 4.3.1 Khái niệm mơ hình quan hệ Mơ hình quan hệ xem CSDL là 1 tập hợp của các bảng dữ liệu. Các bảng này cĩ mối liên hệ với nhau thơng qua các thuộc tính liên hệ. Mơ hình này cung cấp 1 giao diện trực tiếp linh hoạt và cĩ thể cung cấp mọi thơng tin. Mơ hình quan hệ sử dụng nhiều phép tốn để xử lý dữ liệu, trong đĩ cĩ 3 phép tốn chính là phép chọn (Selection), phép kết nối (Joint) và phép chiếu(Projection). TNT 16 FAA 31 4.3.2 Các đối tượng trong mơ hình quan hệ Bộ: là tập hợp giá trị của các thuộc tính trong một quan hệ (tương đương 1 dịng trong quan hệ). Quan hệ: là tập hợp các bộ khơng trùng nhau Khĩa: là tập hợp nhỏ nhất các thuộc tính mà giá trị của nĩ dùng để phân biệt giữa bộ này với bộ kia trong một quan hệ FAA 32 4.3.2 Các đối tượng trong mơ hình quan hệ Khĩa chính: là khĩa được chọn để cài đặt trong một HQTCSDL. Khi chọn khĩa chính ta phải chú ý các tính chất sau: duy nhất, nhỏ nhất, ổn định, khơng rỗng. Khĩa ngoại: trong mơ hình quan hệ, để diễn tả mối quan hệ, ta chép khĩa chính từ quan hệ này sang quan hệ kia. Trong quan hệ nhận khĩa, khĩa được chép sang gọi là khĩa ngoại TNT 17 FAA 33 4.3.3 Quy tắc biến đổi sơ đồ ER thành mơ hình quan hệ Một tập thực thể Một quan hệ Mỗi thuộc tính Một thuộc tính Mỗi thuộc tính nhận diện Khố chính Mỗi mối kết hợp Khố ngoại / LĐ quan hệ mới (trong mkh M-N) Mơ hình E-R Mơ hình CSDL Quan hệ Ghi chú : chỉ áp dụng cho mối kết hợp 2 ngơi Người ta dùng khái niệm ”lược đồ quan hệ” để đề cập đến cấu trúc của một quan hệ trong khi khái niệm “quan hệ” đề cập đến thành phần dữ liệu của quan hệ đĩ. FAA 34 Ví dụ 1 (mối kết hợp 1-1) NGƯỜI LÁIXE BẰNG LÁI Mã người lái xe Tên Địa chỉ Ngày sinh Mã bằng lái Loại bằng lái Ngày hết hạn Sở hữu 1 1 (1,1) (1,1) Chuyển khĩa chính từ quan hệ 1 sang quan hệ 2 hoặc ngược lại NGƯỜI LÁI XE (mã người lái xe, tên, địa chỉ, ngày sinh) BẰNG LÁI (mã bằng lái, lọai bằng lái, ngày hết hạn, mã người lái xe) hay NGƯỜI LÁI XE (mã người lái xe, tên, địa chỉ, ngày sinh, mã bằng lái) BẰNG LÁI (mã bằng lái, lọai bằng lái, ngày hết hạn) TNT 18 FAA 35 Ví dụ 2 (mối kết hợp 1-M) Mã học viên Tên học viên Địa chỉ Ngày sinh Số điện thoại Ngày nhập học. Mã mơn học Tên mơn học Thời lượng HỌCVIÊN MƠNHỌCGhi danh Chuyển khĩa chính từ bên một sang bên nhiều HỌC VIÊN (Mã học viên, Tên học viên, địa chỉ, ngày sinh, số điện thoại, ngày nhập học, Mã mơn học) MƠN HỌC (Mã mơn học, Tên mơn học, thời lượng ) 1m FAA 36 Ví dụ 3 (mối kết hợp M-N) Mã học viên Tên học viên Địa chỉ Ngày sinh Số điện thoại Mã mơn học Tên mơn học Thời lượng HỌCVIÊN MƠNHỌCGhi danh M N (1,M) (1,3) Ngày nhập học Tạo một quan hệ mới (cĩ khĩa chính là sự kết hợp các khĩa chính của hai quan hệ) HỌC VIÊN (Mã học viên, Tên học viên, địa chỉ, ngày sinh, số đt ) MƠN HỌC (Mã mơn học, Tên mơn học, thời lượng ) PHIẾU GHI DANH (SốPhieu,Mã học viên, mã mơn học, ngày nhập học) TNT 19 FAA 37 Mơ hình quan hệ cho mơ hình E-R ở ví dụ trên  MẶT HÀNG (mã hàng, mơ tả)  NHÀ CUNG CẤP (mã ncc, tên, địa chỉ, số đt, số fax)  HỢP ĐỒNG CUNG CẤP (mã ncc, mã hàng, số lượng cc)  BAO BÌ (mã bao bì, kích cỡ, mã hàng) HỢP ĐỒNG CUNG CẤP mã hàng mô tả MẶT HÀNG mã bao bì kích cỡ BAO BÌ mã nhà cung cấp Tên nhầ cung cap địa chỉ số điện thoại số fax chứa được chứa trong NHÀ CUNG CẤP mã nhà cung cấp mã hàng số lượng cung cấp FAA 38 Mối tương quan giữa các khái niệm qua các mơ hình MƠ HÌNH THỰC THỂ MƠ HÌNH QUAN HỆ BẢNG TRONG HQT_CSDL Tập thực thể Quan hệ Bảng Thực thể Bộ Dịng hay mẫu tin Thuộc tính mơ tả Trường (Field) Trường (cột) Giá trị thuộc tính Giá trị thuộc tính Giá trị trường Thuộc tính xác định Khĩa chính Khĩa chính TNT 20 FAA 39 4.4 Thiết kế CSDL cho các quy trình KT 1. Quy trình mua hàng 2. Quy trình bán hàng 3. Quy trình sản xuất 4. Quy trình tài chính 5. Quy trình quản lý tiền lương 6. Quy trình quản lý TSCĐ hữu hình FAA 40 4.4.1 Quy trình mua hàng B1. Khảo sát nghiệp vụ B2. Mơ hình hĩa nghiệp vụ bằng sơ đồ dịng dữ liệu, lưu đồ chứng từ B3. Mơ hình hĩa dữ liệu bằng sơ đồ ER B4. Biến đổi sơ đồ ER thành mơ hình quan hệ TNT 21 FAA 41 B1. Khảo sát nghiệp vụ Tiến hành khảo sát thực tế nghiệp vụ tại đơn vị Sử dụng các phương pháp  Thu thập biểu mẫu chứng từ  Đặt câu hỏi  Quan sát thực tế cơng việc Giai đoạn này thơng thường phải thực hiện nhiều lần FAA 42 B2. Minh họa nghiệp vụ bằng lưu đồ chứng từ Lưu Kho: Lập phiếu đề nghị mua hàng Bộ phận mua hàng: Lập đơn đặt hàng Kho: đối chiếu Phiếu đề nghị mua hàng và đơn đặt hàng 5 4 3 2 1 Lưu Nhà cung cấp Bộ phận thanh tốn Bộ phận nhận hàng Đối chiếu hàng nhận với đơn hàng, từ chối nhận hàng nếu khơng cĩ đơn hàngCập nhật hàng đã đặt và hàng đã nhận Đối chiếu đơn hàng, Báo cáo nhận hàng với HDLập báo cáo nhận hàng TNT 22 FAA 43 B3. Mơ hình hĩa dữ liệu bằng sơ đồ ER Bước 1: nhận diện các tập thực thể chính • Phiếu đề nghị mua hàng • Đơn hàng • Chi tiết đơn hàng • Hĩa đơn • Chi tiết hĩa đơn • Hàng hĩa • Phiếu nhập kho • Chi tiết phiếu nhập kho • Nhà cung cấp • Phiếu chi • Chi tiết phiếu chi FAA 44 B3. Mơ hình hĩa dữ liệu bằng sơ đồ ER Bước 2: nhận diện mối kết hợp giữa các tập thực thể • Chi tiết đơn hàng cho Đơn hàng • Chi tiết hĩa đơn cho Hĩa đơn • Chi tiết phiếu chi cho Phiếu chi • Chi tiết phiếu nhập cho Phiếu nhập kho • Lập hĩa đơn mua hàng của NCC • Lập phiếu nhập hàng mua của NCC • Lập phiếu chi chi trả NCC • Chi tiết các mặt hàng đặt mua trên chi tiết đơn hàng • Chi tiết các mặt hàng mua trên chi tiết hĩa đơn • Chi tiết các mặt hàng nhập kho trên chi tiết PNK TNT 23 FAA 45 B3. Mơ hình hĩa dữ liệu bằng sơ đồ ER Bước 3: gắn các thuộc tính vào tập thực thể  Căn cứ vào các thơng tin trên trên chứng từ thực tế sử dụng  Phân tích nhu cầu thực tế các thơng tin của đối tượng cần lưu trữ FAA 46 B3. Mơ hình hĩa dữ liệu bằng sơ đồ ER HÀNG HĨA CHI TIẾT PNKCHI TIẾT HĨA ĐƠN CHI TIẾT ĐƠN HÀNG ĐƠN HÀNG NHÀ CUNG CẤP PHIẾU NHẬP KHOHĨA ĐƠN PHIẾU CHI CHI TIẾT PHIẾU CHI TNT 24 FAA 47 NhaCungCap (MaNCC, TenNCC, DiaChi, MaSoThue, DienThoai, DuNoDK, DuCoDK) HangHoa(MaHang, TenHang, DVT, SLTon, TriGiaTon) DonHang(SoDonHang, NgayDonHang, MaNCC) ChiTietDonHang(SoDonHang, MaHang, SoLuong, DonGia, ThueSuat) PhieuNhapKho(SoPhieuNhap, NgayCT, MaNCC) ChiTietPhieuNhapKho(SoPhieuNhap, MaHang, SoLuong, DonGia, ThueSuat) HoaDon(SoHD, KyHieu, NgayHD, MaNCC, ThueSuat) ChiTietHoaDon(SoHD, MaHang, SoLuong, DonGia) PhieuChi(SoPhieuChi, NgayCT, MaNCC) ChiTietPhieuChi(SoPhieuChi, TKNo, TKCo, SoPS) B4. Biến đổi sơ đồ ER thành mơ hình quan hệ FAA 48 4.5 Hiện thực CSDL vật lý Giới thiệu phần mềm quản trị CSDL quan hệ MSSQL Server 2005 Các bước hiện thực CSDL vật lý  Tạo mới CSDL (Database)  Tạo mới bảng (Table)  Tạo các trường trong bảng (Field)  Tạo liên kết giữa các bảng nếu cĩ TNT 25 FAA 49 4.5.1 Giới thiệu phần mềm quản trị CSDL quan hệ MSSQL Server 2005 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ SQL Server 2005 là một sản phẩm của hãng phần mềm Microsoft cho phép quản lý và phân tính dữ liệu. Được xem là hệ quản trị CSDL cao cấp và đáng tin cậy ngay cả với các doanh nghiệp lớn. SQL Server 2005 được tối ưu hĩa để cĩ thể chạy trên mơi trường cơ sở dữ liệu rất lớn lên đến Tera-Byte và cĩ thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user. FAA 50 4.5.1 Giới thiệu phần mềm quản trị CSDL quan hệ MSSQL Server 2005 Các phiên bản của SQL Server 2005:  Enterprise: Hỗ trợ khơng giới hạn số lượng CPU và kích thước Database. Hỗ trợ khơng giới hạn RAM (nhưng tùy thuộc vào kích thước RAM tối đa mà HĐH hỗ trợ) và các hệ thống 64bit.  Standard: Tương tự như bản Enterprise nhưng chỉ hỗ trợ 4 CPU. Ngồi ra phiên bản này cũng khơng được trang bị một số tính năng cao cấp khác.  Workgroup: Tương tự bản Standard nhưng chỉ hỗ trợ 2 CPU và tối đa 3GB RAM  Express: Bản miễn phí, hỗ trợ tối đa 1CPU, 1GB RAM và kích thước Database giới hạn trong 4GB. TNT 26 FAA 51 4.6 Khai thác thơng tin CSDL Giới thiệu ngơn ngữ SQL Câu lệnh truy vấn CSDL Các cơng cụ hỗ trợ lập báo cáo FAA 52 4.6.1 Giới thiệu ngơn ngữ SQL SQL là ngơn ngữ của cơ sở dữ liệu quan hệ SQL là một hệ thống ngơn ngữ bao gồm tập các câu lệnh sử dụng để tương tác với CSDL quan hệ SQL dùng để điều khiển các chức năng:  Định nghĩa dữ liệu  Truy xuất và thao tác dữ liệu  Điều khiển truy cập  Đảm bảo tồn vẹn dữ liệu TNT 27 FAA 53 4.6.2 Câu lệnh truy vấn CSDL 1. SELECT [ALL | DISTINCT][TOP n] DanhSachChon 2. [INTO TenBangMoi] 3. FROM DanhSachBang 4. [WHERE DieuKien] 5. [GROUP BY DanhSachTruong] 6. [HAVING DieuKien] 7. [ORDER BY TruongSapXep] 8. [COMPUTE DanhSachHamGop [BY DanhSachTruong]] FAA 54 4.6.3 Các cơng cụ hỗ trợ lập báo cáo Crystal Report Report Document Report Sharp-Shooter Designer (MISA) ReportBuilder Enterprise Edition (SSP) TNT 28 FAA 55 Bài tập mẫu Doanh nghiệp Hồng Minh là một doanh nghiệp thương mại, chuyên mua bán các loại hàng hĩa. Doanh nghiệp cĩ nhiều văn phịng đại diện bán hàng ở khắp các tỉnh, thành phố trên phạm vi cả nước. Mỗi tỉnh, thành phố được nhận diện bằng mã tỉnh-thành phố và cĩ thuơc tính tên tỉnh- thành phố, số dân. Thơng tin về một văn phịng gồm cĩ: mã văn phịng (duy nhất), tên văn phịng, địa chỉ, điện thoại liên lạc và tỉnh, thành phố nơi đặt văn phịng. FAA 56 Bài tập mẫu (tt)  Doanh nghiệp cĩ nhiều nhân viên bán hàng. Thơng tin về một nhân viên gồm cĩ: mã nhân viên (duy nhất), họ tên, ngày sinh, địa chỉ. Nhân viên chỉ được phép làm việc ở một văn phịng đại diện.  Doanh nghiệp kinh doanh nhiều hàng hĩa, thơng tin về một hàng hĩa gồm: mã hàng (duy nhất), tên hàng, đơn vị tính, đơn giá bán, số lượng tối thiểu phải tồn kho, tỉ suất thuế giá trị gia tăng.  Doanh nghiệp cĩ nhiều khách hàng. Thơng tin về một khách hàng gồm cĩ: mã khách hàng, họ tên, địa chỉ, và thành phố nơi khách hàng cư ngụ. TNT 29 FAA 57 Bài tập mẫu (tt)  Mỗi giao dịch mua bán được tiến hành sẽ cĩ một hĩa đơn bán hàng do một nhân viên đại diện bán hàng lập. Trên hĩa đơn cĩ các thơng tin: tên văn phịng, số hĩa đơn (dùng để phân biệt hĩa đơn này với hĩa đơn kia), ngày hĩa đơn, họ tên khách hàng, địa chỉ khách hàng và một danh sách các mặt hàng cĩ cùng tỉ suất thuế GTGT (xem mẫu). Một lần mua, khách cĩ thể mua nhiều loại hàng cĩ số lượng khác nhau và tỉ suất thuế giá trị gia tăng khác nhau (như 5%, 10%). Nhân viên bán hàng cĩ nhiệm vụ gom các mặt hàng cùng tỉ suất thuế vào một hĩa đơn. Như vậy một lần mua khách cĩ thể cĩ nhiều hĩa đơn với các tỉ suất thuế khác nhau.  Tất cả hĩa đơn của các văn phịng phải được gởi về văn phịng chính để thống kê doanh thu FAA 58 Bài tập mẫu (tt) TNT 30 FAA 59 Bài tập mẫu (tt) Yêu cầu:  1/ Xây dựng mơ hình ER (tập thực thể kết hợp) của vấn đề trên.  2/ Chuyển mơ hình ER thành mơ hình quan hệ. 06/09/2013 1 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHƯƠNG 5 Các giai đoạn thực hiện để tổ chức triển khai hệ thống thơng tin kế tốn Lập kế hoạch Cài đặt Thiết kế Bảo trì & phát triển Phân tích Xây dựng 06/09/2013 2 5.1 Giai đoạn lập kế hoạch 5.1.1 Mục tiêu Xem xét mơi trường hoạt động kinh doanh; Khảo sát yêu cầu chung về thơng tin quản lý của lãnh đạo  Đối với kế tốn tài chính: chứng từ, sổ kế tốn, báo cáo tài chính  Đối với kế tốn quản trị: lập dự tốn, theo dõi đánh giá dự tốn, theo dõi chi phí kinh doanh, tính giá thành sản phẩm, bán hàng và phân tích bán hàng, v.v… 5.1.2 Tổ chức cơng tác khảo sát để lập kế hoạch Quy trình khảo sát được chia làm hai bước:  Khảo sát ban đầu  Khảo sát chi tiết. 06/09/2013 3 5.1.2.1 Khảo sát ban đầu a. Mục đích khảo sát Lập kế hoạch tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn, cơng việc ban đầu của chuyên gia về khảo sát sẽ làm sáng tỏ các vấn đề sau: - Các khâu nào của cơng việc kế tốn cần tổ chức triển khai điện tốn hĩa? - Thời gian để thực hiện: + Khi biết các phần hành của cơng việc kế tốn cần điện tốn hĩa, chuyên gia phân tích sẽ xác định sơ bộ thời gian thực hiện dự án. - Chi phí của dự án điện tốn hĩa cơng việc kế tốn: +Thơng qua giai đoạn khảo sát, nắm bắt yêu cầu cơ bản của cơng việc, xác định sơ bộ thời gian thực hiện dự án thì tiến hành lập dự tốn chi phí của dự án. - Xác định những nhân tố ảnh hưởng đến dự án 06/09/2013 4 b. Phương pháp tiến hành  Việc khảo sát ban đầu được tiến hành qua các bước sau: - Xác định những phần hành cơng việc của kế tốn cần điện tốn hĩa để giải quyết vấn đề phù hợp và tương xứng với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, với người sử dụng và theo yêu cầu của nhà quản lý. - Xác định phạm vi của từng yêu cầu để chỉ ra từng vấn đề cụ thể. b. Phương pháp tiến hành - Xác định các nhân viên sử dụng trực tiếp phần mềm kế tốn là người chịu sự chi phối bởi sự phát triển của tồn hệ thống phần mềm. - Viết báo cáo về khảo sát ban đầu để cĩ cách nhìn bao quát của dự án phần mềm và làm cơ sở cho các giai đoạn tiếp theo. 06/09/2013 5 5.1.2.2 Khảo sát chi tiết Mục tiêu: +Tìm ra những giải pháp tối ưu về kỹ thuật, tình hình tài chính, thời gian thực hiện để lập ra bảng báo cáo chi tiết về các yêu cầu của từng đối tượng sử dụng. 5.1.1.2 Khảo sát chi tiết  Trong đĩ thực hiện hai cơng việc:  Xác định lĩnh vực khảo sát chi tiết là việc thực hiện chi tiết hĩa các mục tiêu của các phần hành kế tốn theo yêu cầu và xác định các nguồn thơng tin, yêu cầu thơng tin của người sử dụng.  Tổ chức khảo sát chi tiết để xem xét các yêu cầu của doanh nghiệp.  Cụ thể cơng việc khảo sát chi tiết được thực hiện như sau: 06/09/2013 6 a. Đối với kế tốn tài chính - Khảo sát các yêu cầu về lập BCTC +Xem xét hệ thống báo cáo này đơn vị cĩ yêu cầu lập theo tháng/quý/năm hay khơng? Dạng đầy đủ hay dạng tĩm lược? +Doanh nghiệp cĩ mở chi tiết cho chi nhánh, hay cơng ty con khơng? Nếu cĩ phải dự tính đến việc thiết kế cơ sở dữ liệu và hệ thống mã hĩa sao cho để xử lý việc lập BCTC tổng hợp hay BCTC hợp nhất sau này. - Khảo sát yêu cầu về chứng từ kế tốn + Số lượng chứng từ cần sử dụng + Tính chất của chứng từ 06/09/2013 7 - Khảo sát yêu cầu về sổ kế tốn + Nghiên cứu về hình thức kế tốn Hệ thống sổ kế tốn của doanh nghiệp Việt Nam liên quan mật thiết với hình thức kế tốn. Mỗi hình kế tốn đều cĩ một hệ thống sổ riêng, kết cấu và phương pháp ghi sổ cũng khác nhau. + Khảo sát về sổ kế tốn chi tiết, sổ kế tốn tổng hợp Các loại sổ kế tốn được phân chia thành 2 loại, đĩ là sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Đối với chế độ sổ kế tốn của Việt nam việc hình thành nên hình thức kế tốn chủ yếu căn cứ vào kết cấu và phương pháp ghi sổ. 06/09/2013 8 b. Đối với kế toán quản trị  Lập dự tốn sản xuất kinh doanh;  Quản lý sản xuất và tính giá thành,  Quản trị bán hàng;  Phân tích CVP,  Quản trị dự án…   Chi tiết: - Khảo sát về lập dự tốn + Để biết được kế hoạch nhu cầu thơng tin của nhà quản lý + Để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đĩ thì doanh nghiệp phải lập dự tốn. 06/09/2013 9 - Khảo sát quản lý sản xuất và tính giá thành + Khảo sát đặc điểm sản phẩm: + Khảo sát quy trình sản xuất: Khảo sát quản trị bán hàng - Xem xét đánh giá được tiềm năng hay hạn chế của khách hàng - Khảo sát việc quản lý doanh thu, quản lý chính sách chiết khấu. - Cĩ kinh doanh qua mạng thì phải khảo sát sự phát triển thương mại điện tử. 06/09/2013 10 Khảo sát nhu cầu phân tích CVP, tài chính  Thơng tin cần tập hợp để phân tích: - Chi phí sử dụng cho từng sản phẩm; - Giá thành sản phẩm; - Bảng tính các chỉ tiêu tài chính như cơ cấu vốn, khả năng thanh tốn, tỷ lệ sinh lời, v.v… Khảo sát quản trị dự án - Những dự án đang triển khai và cần quản lý chúng về kế hoạch, tiến độ thực hiện, thời gian hồn thành, kiểm sốt chi phí cho dự án … 06/09/2013 11 5.2 Giai đoạn phân tích 5.2.1. Mục tiêu  Sau khi khảo sát và lên kế hoạch của dự án, các phân tích viên của dự án sẽ nhận định về quy trình và yêu cầu quản lý thơng tin của nhà quản lý.  Do vậy, việc nhận định càng sát với thực tiễn sẽ giúp cho giai đoạn phân tích và thiết kế được thuận lợi đúng đắn. 5.2.2 Chi tiết Phân tích hệ thống Điều tra ban đầu Khảo sát hệ thống Nghiên cứu khả thi Xác định yêu cầu hệ thống Phân tích hệ thống là quá trình tìm hiểu hệ thống hiện hành và mơi trường của nĩ để đưa ra các giải pháp và yêu cầu thơng tin cho hệ thống mới Lập Hồ sơ phân tích 4 06/09/2013 12 Phân tích HT: 1. Điều tra ban đầu • Tìm hiểu nhanh vấn đề hệ thống hiện tại nhằm xác định liệu hệ thống mới cĩ cần sửa chữa hay thay thế khơng • Cung cấp những đề nghị ban đầu về giải pháp chi phí, lợi ích của hệ thống mới đề nghị Mục tiêu Phân tích HT: 1. Điều tra ban đầu … Cơng việc  Xác định yêu cầu pháp luật mới  Mơi trường cơng nghệ thơng tin  Xác định chiến lược, xử lý kinh doanh  Tìm hiểu và đánh giá hiệu quả của hệ thống hiện hành so với những yêu cầu mới  Xử lý nghiệp vụ, Cung cấp thơng tin  Kiểm sĩat  Lập kế họach khảo sát 06/09/2013 13 Phân tích HT: 1. Điều tra ban đầu …  Đề nghị giải pháp:  Xác định vấn đề, nguyên nhân của hệ thống tồn tại khơng đáp ứng yêu cầu mới  Phạm vi hệ thống mới: đầu vào, ra  Mức độ phát triển: mới hịan tịan, sửa chữa, giữ nguyên HT hiện hành  Ước tính sơ bộ chi phí  Lập báo cáo  Phương thức: tự làm, thuê tư vấn Cơng việc Phân tích HT: 2. Khảo sát hệ thống • Cung cấp chi tiết cho giải pháp đề nghị ở giai đọan điều tra ban đầu •Đồng thời kiểm tra kỹ tính cần thiết, khả thi của hệ thống đề nghị Mục tiêu •Tạo quan hệ tốt với người sử dụng 06/09/2013 14 Phân tích HT: 2. Khảo sát hệ thống • Xác định chi tiết nhu cầu người sử dụng • Tìm hiểu chi tiết xử lý kinh doanh xác định luân chuyển thơng tin, dữ liệu Cơng việc • Giải thích dự án phân tích cho người sử dụng liên quan • Đánh giá chi tiết kiểm sĩat nội bộ • Tìm hiểu thiết bị, phần mềm và nhân sự hiện cĩ Phân tích HT: 3. Nghiên cứu khả thi  Khả thi về kỹ thuật  Khả thi về thời gian  Thời gian cĩ thiết bị: đặt, giao nhận, cài đặt  Thời gian đào tạo, cài đặt chạy thử phần mềm  Thời gian huấn luyện nhân sự  Thời gian chuyển đổi hệ thống  Thời gian chuẩn bị địa điểm  Khả thi hoạt động  Thỏa mãn yêu cầu thơng tin  Sự hài lịng của người sử dụng với HT  Hệ thống vận hành tốt  Khả thi kinh tế 06/09/2013 15 Khả thi kinh tế: chi phí nhỏ hơn hiệu quả • Chi phí nhân sự • Chi phí thiết bị • Chi phí cài đặt huấn luyện • Chi phí phần mềm • Chi phí địa điểm đặt thiết bị • Chi phí chuyển đổi hệ thống • Chi phí phân tích, thiết kế • Chi phí điều hành họat động • Chi phí bảo dưỡng Tính tĩan CP ban đầu Tính tĩan CP họat động • Định lượng tài chính - Tính tốn lợi ích • Định tính - Phương pháp phân tích • So sánh lợi ích – chi phí  So sánh thuần  So sánh NPV • Dùng chỉ số IRR • Dùng chỉ số ROI 06/09/2013 16 Khả thi luật pháp  Tuân thủ pháp luật quy định  Tuân thủ chính sách, quy định của đơn vị Phân tích HT- 4. Xác định yêu cầu hệ thống • Xác định dữ liệu cần thiết tạo ra thơng tin • Xác định thơng tin tạo ra • Xác định yêu cầu tổ chức dữ liệu • Xác định các xử lý cần thiết 06/09/2013 17 Phân tích HT: 5. Lập hồ sơ phân tích • Xác định Mối quan hệ của dự án với kế họach chiến lược hệ thống thơng tin • Xác định Mục đích của dự án • Họat động hiện hành của hệ thống hiện tại • Nhu cầu thơng tin của người sử dụng • Yêu cầu hệ thống mới • Phân tích khả thi • Các đề nghị khác cho hệ thống mới • Các thu thập đính kèm 5.2.3 Các cơng cụ kỹ thuật sử dụng trong phân tích • Lưu đồ chứng từ / hệ thống • Mơ hình dữ liệu. Từ điển dữ liệu • Ma trận kiểm sĩat  Cơng cụ thu thập dữ liệu • Phỏng vấn • Bảng câu hỏi • Quan sát  Cơng cụ mơ tả hệ thống • Sơ đồ dịng dữ liệu  Cơng cụ phân tích đánh giá hệ thống • Chỉ số tài chính 06/09/2013 18 5.2.4 Các tài liệu sử dụng trong PT HT Hồ sơ doanh nghiệp Hồ sơ cá nhân Sơ đồ cơ cấu tổ chức Hệ thống tài khoản kế tốn DN Ngân sách của mỗi trung tâm trách nhiệm Chiến lược kinh doanh, KH ngắn hạn Chính sách quản lý Bảng mơ tả cơng việc Cẩm nang hướng dẫn Tiêu chuẩn thực hiện cơng việc Lưu đồ qui trình xử lý Mẫu chứng từ Mẫu báo cáo Hồ sơ hoạt động Tài liệu thu thập khác 5.3 Giai đoạn thiết kế 5.3.1 Khái niệm và mục tiêu Mục tiêu  Xác định nội dung và hình thức của từng phần hành cơng việc, quy trình xử lý của hệ thống, các yêu cầu cụ thể về thiết bị và phần mềm kế tốn. 06/09/2013 19 Phân tích hệ thống Thiết kế ban đầu Thiết kế chi tiết Vận hành hệ thống Thực hiện hệ thống Khái niệm: Thiết kế hệ thống là quá trình mơ tả các chi tiết của hệ thống một cách chính xác trên cơ sở các đề nghị của quá trình phân tích hệ thống 3 5.3.2. Nội dung thiết kế Thiết kế ban đầu  Yêu cầu thành phần của HT •Xác định kết xuất HT •Xác định dữ liệu HT (lưu trữ) •Xác định xử lý phù hợp •Xác định DL đầu vào và phương pháp nhập liệu •Xác định các chính sách KS  Yêu cầu tài nguyên cho HT  Báo cáo thiết kế mỗi giai đọan Thiết kế Chi tiết 4 06/09/2013 20 Thiết kế ban đầu: (Conceptual design specifications): Xác định ở mức logic các chi tiết của hệ thống: VD cần cĩ báo cáo gì, nội dung thơng tin trên báo cáo v.v Thiết kế chi tiết: (Physical design specifications): tạo ra mẫu cụ thể trên giấy. Tuy nhiên ở nội dung thiết kế các nguồn lực của hệ thống, thiết kế phần mềm chính là giai đọan lập trình. 5.3.2.1Thiết kế ban đầu a. Thiết kế báo cáo ª Cung cấp thông tin phù hợp người sử dụng •Thơng tin tổng hợp từ nguồn tin cậy •Thơng tin chính xác, khách quan ª Cách trình bày rõ ràng, dễ hiểu ª Trình tự th.tin cần tạo ý nghĩa với người SD ª Kịp thời thời gian ª Gửi báo cáo đúng người sử dụng Yêu cầu chất lượng thơng tin  Báo cáo cung cấp thơng tin hữu ích cho người sử dụng Báo cáo 8 06/09/2013 21 Thiết kế báo cáo Nội dung K.xuất Hình thức kết xuất  Xác định hình thức báo cáo: văn bản, đồ thị, bảng, chứng từ  Hình thức đầu ra: giấy, màn hình, lưu dĩa từ Người sử dụng  Xác định nội dung thơng tin cung cấp  Thời gian lập báo cáo  Xác định thơng tin cần truyền đạt cho ai? Thiết kế báo cáo (1). Báo cáo Cung cấp thơng tin về hoạt động DN • B.C lập kế hoạch. BC này giúp người quản lý thiết lập và phân bổ KH cho các bộ phận • B.C kiểm sốt thực hiện kế hoạch. Thơng thường BC này so sánh giữa thực tế và KH. BC này thường là dạng bảng. • B.C hoạt động. BC về tình hình hoạt động thực tế hay tình trạng của một cá nhận, bộ phận nào đĩ. BC này cĩ thể dạng bảng, dạng đồ thị… 06/09/2013 22 Thiết kế báo cáo Nội dung báo cáo họat động Tiêu đề ngắn gọn, nổi bật nội dung BC Tên đơn vị (lập bo co) Tên Bộ phận nhận báo cáo Ngày hay kỳ thời gian về nội dung BC Ngày hồn thành báo cáo Chu kỳ thời gian lập BC Các nội dung cụ thể trong baĩ cáo Tên bộ phận,người chịu trách nhiệm BC Thiết kế báo cáo... (2). Báo cáo kiểm sĩat họat động HT thơng tin  Mục đích: Kiểm sốt hoạt động hệ thống thơng tin và xử lý thơng tin. Là những B.C ghi nhận các thay đổi với một tập tin dữ liệu hoặc những truy cập, sử dụng HT. VD. BC liệt kê tồn bộ nghiệp vụ được xử lý bởi một phần ứng dụng nào đĩ gọi là Registers. Ví dụ liệt kê tồn bộ chứng từ HĐBH đã nhập vào HT trong kỳ B.C này do nhân viên kiểm sốt dữ liệu kiểm sốt 06/09/2013 23 b. TK dữ liệu đầu vào (chứng từ + nhập liệu) Dữ liệu gì, ghi nhận ban đầu? Đưa DL vơ HT ? Nhập liệu Xác định phương thức nhập liệu vào HT  Thiết lập màn hình, form nhập liệu  Xác định người nhập liệu Xác định chứng từ : Tên, nội dung, nơi lập chứng từ, số liên, số lượng chứng từ ước tính SD, người lập  DL cung cấp cho HT để lưu trữ và xử lýDữ liệu đầu vào Thiết Kế đầu vào … Yêu cầu thiết kế chứng từ Đảm bảo tính KS: dấu vết kiểm tốn; KS hoạt động Ghi nhận đầy đủ dữ liệu của nghiệp vụ phát sinh: Cho mục đích lập báo cáo Mục đích truyền đạt thơng tin Mục đích kiểm sốt hoạt động Hiệu quả chi phí : Ghi chép, Lưu trữ, In ấn 06/09/2013 24 Thiết Kế đầu vào … Yêu cầu thiết kế màn hình nhập liệu  Ghi nhận đầy đủ DL của nghiệp vụ phát sinh  Đảm bảo thuận tiện nhập liệu:  Trật tự ơ nhập DL cùng trật tự DL trên chứng từ  Nhập từ trái sang phái, trên xuống dưới  Cĩ hướng dẫn nội dung nhập  Di chuyển các ơ nhập dễ dàng  Đảm bảo chính xác DL nhập  Giảm thiểu nhập bằng cách truy xuất, DLtừ HT  Thơng báo lỗi, dễ sửa lỗi và trợ giúp trực tuyến Thiết kế chứng từ Hướng dẫn thiết kế chứng từ  Nội dung  Tiêu đề chứng từ  Tên đơn vị tạo; đơn vị nhận chứng từ  Số chứng từ.: nên đánh số trước  Số tham chiếu liên quan  Trình tự hợp lý về DL nghiệp vụ PS  Số tiền ghi bằng chữ  Thành phần xét duyệt, thực hiện NV  Xác định kích cỡ chứng từ  Xác định số liên cần thiết  Xác định màu sắc chứng từ : nhiều màu  Xác định cách lưu trữ, thời gian lưu trữ  Xác định các phần chìm (cho KS) 06/09/2013 25 Thiết kế mã kế tĩan  Là tập hợp các ký tự theo nguyên tắc nhất định để mơ tả thơng tin về đối tượng  Mục đích thuận tiện trong lưu trữ và xử lý KN Các loại mã  Mã theo trình tự (Sequence Code)  Mã Khối (Block Code)  Mã nhĩm (Group Code)  Mã gợi nhớ  Mã vạch Thiết kế mã kế tĩan Nhân tố XD mã  Phù hợp nhu cầu thơng tin DN  Phù hợp đặc điểm cơ cấu tổ chức  Linh hoạt, phù hợp nhu cầu phát triển  Dễ sử dụng  Chi phí- hiệu quả 06/09/2013 26 TK hệ thống tài khỏan Yêu cầu HTTK  Đạt được nhu cầu thơng tin của DN  Thuận lợi lập BC, phân tích thơng tin  Liệt kê theo trình tự thơng tin trên BC  Phân loại, nhĩm TK phù hợp  Thích hợp cấu trúc tổ chức  Linh hoạt, cĩ thể mở rộng  Hướng dẫn đầy đủ  Mơ tả đầy đủ HT tài khoản  Tên TK, mã TK rõ ràng, hợp lý  Hướng dẫn rõ ràng cách ghi chép TK TK hệ thống tài khỏan Phân loại tài khoản trong HTTK Kết hợp: Theo tiêu thức trên báo cáo tài chính Theo chức năng hoạt động: phản ánh hoạt động theo chức năng như SX, tài chính... Theo bộ phận, trung tâm trách nhiệm 06/09/2013 27 5.3.2.2 Thiết kế hệ thống- thiết kế chi tiết Thiết kế chi tiết  Thiết kế chi tiết các thành phầnHT:  Báo cáo  Dữ liệu  Chứng từ, Nhập liệu  Phần mềm xử lý: Cấu trúc;Thủ tục thủ cơng; Giao diện với người dùng  Phương thức, nguồn hình thành thiết bị  Xác định chi tiết phương án tạo phần mềm 5.3.2.3 Báo cáo giai đoạn thiết kế hệ thống Báo cáo thiết kế ban đầu  Trình bày mục tiêu, phạm vi HT  Tĩm tắt quá trình thiết kế: nhân sự, thời gian, nội dung cơng việc  Trình bày nội dung thiết kế HT: Mơ tả các thành phần của HT X.định các thiết bị và phần mềm  phù hợp Xác định yêu cầu tài chính Thiết lập bộ hồ sơ mẫu các thành phần HT  Các kiến nghị, các vấn đề chưa giải quyết định Báo cáo thiết kế chi tiết 06/09/2013 28 5.4 Giai đoạn xây dựng Là giai đoạn thực hiện quá trình chuyển đổi mơ hình hệ thống từ giai đoạn thiết kế trở thành hệ thống thực tế để sử dụng. Ở giai đoạn này người thực hiện là những người chuyên về tin học, chẳng hạn lập trình viên chuyên về tin học quản lý và những người cĩ am hiểu về hệ thống thơng tin kế tốn. 5.4 Giai đoạn xây dựng Hoạt động chính của giai đoạn này là tạo lập chương trình máy tính xử lý theo như thiết kế. Cơng việc này cĩ thể do chính nhân viên của đơn vị hoặc thuê bên ngồi thực hiện hoặc đi mua phần mềm đĩng gĩi sẵn cĩ trên thị trường. 06/09/2013 29 5.5 Giai đoạn cài đặt và bảo trì Sau khi xây dựng hồn chỉnh chương trình như đã thiết kế. Cơng việc tiếp theo là:  Cài đặt chương trình,  Tuyển dụng thêm nhân viên (nếu thiếu),  Huấn luyện nhân viên sử dụng,  Chạy thử nghiệm hệ thống mới,  Chuyển đổi hệ thống (nếu đã cĩ là hệ thống cũ). 5.5 Giai đoạn cài đặt và bảo trì Việc chuyển đổi hệ thống và sau đĩ hệ thống được vận hành chưa làm chấm dứt quy trình tổ chức thực hiện hệ thống thơng tin kế tốn. Một thời gian sau hệ thống cần được thẩm định và đánh giá mức độ hài lịng của người sử dụng, hiệu quả hoạt động của hệ thống. Từ đĩ xác định các vấn đề cần điều chỉnh đối với hệ thống. 06/09/2013 30 TIỂU LUẬN 1. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHO HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG 2. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHO HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG 3. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHO QUẢN LÝ SẢN XUẤT 06/09/2013 1 GV: Nguyễn Thanh Tùng TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TỐN Chương 6: Mục tiêu học phần mềm kế tốn 06/09/2013 2 Nội dung • Khái niệm phần mềm kế tốn • Mơ hình hoạt động PMKT • Tính ưu việt của PMKT so với ghi chép KT thủ cơng • Phân loại PMKT • Ưu nhược điểm PMKT trên thị trường Nội dung • Quy định của Bộ Tài Chính về tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT • Quy định của Bộ Tài Chính về hình thức Kế tốn máy • Các bước đưa PMKT vào ứng dụng? • Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn PMKT tốt nhất 06/09/2013 3 Khái niệm phần mềm kế tốn • Là hệ thống các chương trình máy tính • Tự động xử lý thơng tin kế tốn • Từ khâu: – Lập chứng từ gốc – Phân loại chứng từ – Ghi chép sổ sách – Xử lý thơng tin chứng từ, sổ sách theo chế độ kế tốn • Đến khâu: in sổ kế tốn, báo cáo tài chính, kế tốn quản trị, thống kế phân tích tài chính khác Mơ hình hoạt động PMKT 06/09/2013 4 Tính ưu việt của PMKT so với ghi chép kế tốn thủ cơng Phân loại phần mềm kế tốn • Theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh (ứng với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp) – Phần mềm kế tốn bán lẻ (POS) • Phục vụ : siêu thị, nhà hàng, kinh doanh trực tuyến • Đầu ra của phần mềm này là đầu vào cho phần mềm Kế tốn Tài chính Quản trị – Phần mềm kế tốn tài chính quản trị 06/09/2013 5 Phân loại phần mềm kế tốn • Phân loại theo hình thức sản phẩm: Phần mềm đĩng gĩi Phần mềm đặt hàng Phần mềm đĩng gĩi 06/09/2013 6 Phần mềm đặt hàng • Ưu nhược điểm PMKT nước ngồi • Ưu nhược điểm PMKT trong nước Ưu nhược điểm PMKT trên thị trường 06/09/2013 7 Ưu nhược điểm PMKT nước ngồi • Ưu điểm – Chất lượng tốt – Chuyên nghiệp – Cơng nghệ hiện đại • Nhược điểm – Giá thành cao – Bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật gặp nhiều khĩ khăn – Vấn đề địa phương hĩa • Một số PMKT nước ngồi: MYOB, QuickBooks, PeachTree, Sage AccPac,.. • Các hệ thống ERP: SAP, Dynamics NAV, Infor FMS SunSystems Ưu nhược điểm PMKT trong nước • Ưu điểm – Giá thành thấp – Bảo hành, bảo trì nhanh chĩng, kịp thời – Phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam • Nhược điểm – Cơng nghệ lạc hậu hơn so với PMKT nước ngồi • Một số nhà cung cấp phần mềm trong nước: LẠC VIỆT, MISA, EFFECT, FAST, BRAVO,.. 06/09/2013 8 • Tiêu chuẩn của phần mềm kế tốn • Điều kiện của phần mềm kế tốn • Điều kiện áp dụng phần mềm kế tốn Quy định của Bộ Tài chính về tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT Tiêu chuẩn của phần mềm kế tốn • Tuân thủ các quy định về kế tốn • Cĩ khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi của chế độ kế tốn, chính sách tài chính, khơng ảnh hưởng đến dữ liệu đã cĩ • Tự động xử lý, đảm bảo chính xác • Đảm bảo tính bảo mật, an tồn dữ liệu 06/09/2013 9 Điều kiện của phần mềm kế tốn • Trước khi đưa vào sử dụng, phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt tiêu chuẩn • Cĩ tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo • Bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hồn thành cơng việc kế tốn của 1 năm tài chính Điều kiện áp dụng phần mềm kế tốn • Đảm bảo điều kiện kỹ thuật • Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế tốn • Đảm bảo tính thống nhất trong cơng tác kế tốn 06/09/2013 10 • Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn máy • Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn máy Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế tốn máy Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn máy • Cơng việc kế tốn thực hiện theo một chương trình PMKT trên máy vi tính • Thiết kế theo nguyên tắc của 1 trong 4 hình thức kế tốn hoặc kết hợp. • PMKT thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ cĩ loại sổ của hình thức kế tốn đĩ 06/09/2013 11 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn máy Chứng từ kế tốn Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại Phần mềm kế tốn • Báo cáo tài chính • Báo cáo kế tốn quản trị Sổ kế tốn •Sổ tổng hợp •Sổ chi tiết Các bước đưa phần mềm kế tốn vào ứng dụng? 06/09/2013 12 • Nguồn gốc xuất xứ • Các vấn đề liên quan đến người sử dụng • Các chức năng liên quan tới hoạt động kinh doanh Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế tốn tốt nhất • Những vấn đề cần quan tâm trong cơng tác triển khai và kỹ thuật • Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai • Các yếu tố về bảo mật Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế tốn tốt nhất 06/09/2013 13 Nguồn gốc xuất xứ • Nên chọn phần mềm cĩ thương hiệu, xuất xứ rõ ràng, sẽ cĩ ích trong quá trình sử dụng, nâng cấp và bảo trì sản phẩm. Các vấn đề liên quan đến người sử dụng • Các khoản chi phí đầu tư liên quan: − Chi phí cho giấy phép sử dụng, − Chi phí triển khai, − Chi phí tư vấn, − Chi phí bảo trì, − Nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT • Tính dễ sử dụng: dễ học và sử dụng, giao diện đơn giản, thân thiện 06/09/2013 14 Các vấn đề liên quan đến người sử dụng • Khả năng cảnh báo: Cảnh báo người sử dụng các lỗi cĩ thể phát sinh do nhập dữ liệu sai • Tài liệu dành cho người sử dụng • Bản địa hĩa Các chức năng liên quan tới hoạt động kinh doanh • Khả năng thích ứng với quy trình kinh doanh của phần mềm • Khả năng phân tích tài chính và báo cáo 06/09/2013 15 Những vấn đề cần quan tâm trong cơng tác triển khai và kỹ thuật – Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai – Khả năng tùy biến theo yêu cầu của khách hàng – Thiết kế và cấu trúc của phần mềm – Lỗi lập trình Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai • Khả năng phát triển • Thiết kế phân hệ và khả năng nâng cấp • Khả năng kết nối với các phần mềm khác 06/09/2013 16 Các yếu tố về bảo mật: • Khả năng phân quyền sử dụng cho người dùng • Nhật ký sử dụng • Mã hĩa dữ liệu sử dụng • Ngăn chặn truy cập từ bên ngồi • Bản sao dự phịng Tài liệu tham khảo • Thơng tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài Chính ký ngày 24/11/2005