Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Khoa quản trị kinh doanh 1 - Lê Thị Ngọc Diệp

chứa các chính sách, quy định của Chính phủ về người lao động. a) HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương quản lý các dữ liệu liên quan đến cách tính lương và các khoản trích theo lương của tổ chức. Các dữ liệu này phụ thuộc vào quy chế phân phối thu nhập của mỗi tổ chức (ví dụ như mức lương, đơn giá tiền lương, bậc lương, hệ số phụ cấp trách nhiệm, hệ số khuyến khích trình độ, hệ số chất lượng công tác tháng, mức đóng bảo hiểm xã hội, y tế, công đoàn phí). HTTT này cung cấp các báo cáo cho phân hệ quản lý lương thuộc HTTT kế toán để thực hiện việc tính toán lương và các khoản trích theo lương, sau đó thanh toán cho người lao động trong tổ chức. Các tệp quản lý lương chứa một lượng lớn thông tin về người lao động - những thông tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra quyết định. Nhờ có hệ quản trị CSDL nên dữ liệu giữa hai hệ thống quản lý lương thuộc chức năng kế toán và chức năng quản trị nhân sự sẽ không bị trùng lắp, đảm bảo sự tương thích và khả năng cung cấp các báo cáo tầm chiến thuật từ dữ liệu của hai hệ thống này. b) HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc Đánh giá tình hình thực hiện công việc (hay còn được gọi là đánh giá chất lượng công tác tháng, quí, năm) là quá trình so sánh kết quả thực hiện công việc với yêu cầu đề ra. Đối với công nhân sản xuất làm việc theo định mức lao động có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện định mức lao động, chất lượng sản phẩm... Đối với các cán bộ quản lý, việc đánh giá có phần phức tạp và khó khăn hơn. Mỗi tổ chức sẽ xây dựng một bộ tiêu chuẩn với các mẫu biểu cụ thể để đánh giá tình hình thực hiện công việc cho các nhóm đối tượng khác nhau. Dữ liệu phục vụ cho các đánh giá được thu thập bằng các mẫu đánh giá người lao động phát tới cấp trên trực tiếp của người PT IT Bài giảng HTTTQL Chương 6. Các HTTTQL cơ bản ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 160 lao động, hoặc phát tới người cùng làm việc, tới bản thân người lao động và thậm chí là phát tới các khách hàng. Thông tin đầu ra từ hệ thống này là kết quả đánh giá tình hình thực hiện công việc và sẽ là dữ liệu đầu vào cho một số phân hệ khác như HTTT quản lý lương, HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc... c) HTTT quản lý người lao động HTTT quản lý người lao động duy trì thông tin cá nhân về nhân sự của tổ chức để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau. Ví dụ phân hệ thông tin này sẽ quản lý tệp nhân sự chứa dữ liệu về bản thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức như họ tên, giới tính, tình trạng gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp, quá trình làm việc trong tổ chức... Một tệp khác có thể kể đến là danh mục các kỹ năng, chứa các thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích công việc, điểm trắc nghiệm, sở thích và các khả năng đặc biệt khác của người lao động. Danh mục này có thể giúp cho các quản trị viên nhân lực xác định được năng lực của từng người lao động và sắp xếp đúng người, đúng việc để đảm bảo hiệu quả lao động cao nhất; đồng thời danh mục này cũng được sử dụng để quyết định đề bạt, đào tạo hay thuyên chuyển người lao động nhằm kích thích khả năng ngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp vị trí việc làm. d) HTTT quản lý vị trí làm việc Trong khi công việc là một đơn vị nhỏ nhất được chia ra từ những hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp thì vị trí là một phần công việc được thực hiện bởi một người lao động. Mục tiêu của phân hệ thông tin quản lý vị trí làm việc là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó. Định kỳ, phân hệ thông tin quản lý vị trí làm việc sẽ cung cấp một danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, theo phòng ban bộ phận, theo nội dung công việc hoặc theo yêu cầu công việc cùng danh mục các vị trí làm việc còn khuyết nhân lực. Những danh mục liệt kê các vị trí làm việc còn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự trong việc ra quyết định tuyển người. Phân hệ này cũng cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống phát hiện ra các vấn đề về nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết định chiến thuật phù hợp. e) HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc Sau khi đã xác định vị trí các công việc và yêu cầu đối với người lao động ở những vị trí công việc đó, HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc sẽ hỗ trợ các nhà quản lý tiến hành quá trình tuyển mộ, sàng lọc, đánh giá, lựa chọn và sắp xếp những người lao động vào các vị trí làm việc còn trống. Số liệu thu được qua phỏng vấn, sát hạch và các quyết định tiếp nhận, phân công công việc phải được thu thập và lưu giữ lại theo đúng yêu cầu của các điều luật, phục vụ mục đích phân tích sau này. f) HTTT báo cáo lên cấp trên Dữ liệu của các phân hệ thông tin quản lý lương, quản lý người lao động và đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể được sử dụng để lập các báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của các cơ quan quản lý cấp trên. PT IT Bài giảng HTTTQL Chương 6. Các HTTTQL cơ bản ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 161 Ví dụ, phân hệ sẽ cung cấp các báo cáo về tình trạng sức khoẻ của mỗi người lao động, những thông tin về các tai nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng thông tin này để tính tai nạn và bệnh nghề nghiệp bình quân cho toàn tổ chức, cho mỗi đơn vị bộ phận, cho mỗi ca làm việc, mỗi dự án; xác định các địa điểm, các ngành nghề hay các người phụ trách liên đới đến một tỉ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỉ lệ trung bình; trên cơ sở đó đặt ra yêu cầu đào tạo hay đào tạo lại nội quy bảo hộ lao động cho những người đó cũng như người phụ trách của họ. Nhà quản lý cũng có thể có nhu cầu sắp xếp các thông tin thu nhận được theo nhóm tại nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp. Thông tin này có thể dẫn đến những khảo sát trong tương lai nhằm xác định, tìm kiếm nguyên nhân gây ra tỉ lệ cao đối với một số loại tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó thực hiện những thay đổi cần thiết trong chế độ an toàn lao động hay môi trường làm việc. 6.6.3.2 Các HTTT quản trị nhân lực mức chiến thuật Các HTTT mức chiến thuật hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định liên quan đến phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức. Trong lĩnh vực quản trị nhân lực, các quyết định ở mức này bao gồm lập kế hoạch tuyển dụng người lao động, phân tích và thiết kế công việc, quyết định phát triển và đào tạo nhân lực hay các quyết định kế hoạch hoá quỹ lương, thưởng và trợ cấp cho người lao động. a) HTTT phân tích và thiết kế công việc Phân tích và thiết kế công việc bao gồm quá trình mô tả các công việc cần thiết của một tổ chức và những năng lực, phẩm chất cần có của người lao động để thực hiện các công việc đó. Kết quả của quá trình này là Bản mô tả công việc và Bản đặc tả công việc. Bản mô tả công việc phải nêu được mục đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động đối với công việc cùng với các điều kiện và chuẩn mực để thực thi các nghĩa vụ và trách nhiệm này. Bản đặc tả công việc nêu các kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm và các phẩm chất cần thiết khác đối với người lao động để có thể được sắp xếp vào vị trí làm việc như mô tả. - Đầu vào cho HTTT phân tích và thiết kế công việc là các dữ liệu thu được qua các cuộc phỏng vấn những người phụ trách, những người lao động và các bản hướng dẫn. Thông tin thu được từ môi trường của tổ chức cũng là đầu vào đối với hệ thống thông tin kiểu này, ví dụ từ các nghiệp đoàn lao động, từ các đối thủ cạnh tranh hay từ các tổ chức chính phủ. - Đầu ra của HTTT phân tích và thiết kế công việc là các bản mô tả và đặc tả công việc. Các thông tin này tạo cơ sở cho các nhà quản lý ra các quyết định chiến thuật như: + Xác định giá trị tương đối của một công việc so với những công việc khác trong tổ chức để thực hiện nguyên tắc trả lương công bằng cho người lao động trong nội bộ tổ chức. + Xây dựng danh mục các chức danh một cách gọn nhẹ. Nếu nhà quản lý phát hiện một số công việc có đặc điểm chung thì có thể gộp chúng thành một chức danh duy nhất, để tinh giảm cấu trúc công việc trong tổ chức, từ đó dễ dàng thực hiện việc chuyển đổi nhân sự giữa các vị trí làm việc khác nhau trong cùng một chức danh công việc; đơn giản hoá các hoạt động tuyển chọn, sát hạch và sắp xếp công việc. + Kết nối với HTTT quản lý vị trí làm việc, từ đó có thể đưa ra danh mục các vị trí làm việc còn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kỹ năng nghề nghiệp, theo trình độ và theo kinh nghiệm làm việc cần cho các vị trí đó; Xác định các phẩm chất, kỹ năng và loại PT IT Bài giảng HTTTQL Chương 6. Các HTTTQL cơ bản ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 162 nhân lực cần tuyển dụng. + Thực hiện việc đánh giá, đề bạt hay buộc thôi việc người lao động. HTTT phân tích và thiết kế công việc cung cấp một cơ sở pháp lý cho nhiều chức năng quản trị nhân lực. b) HTTT lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực HTTT lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực sẽ thu thập và xử lý nhiều kiểu thông tin khác nhau để lên kế hoạch như danh sách các vị trí công việc còn trống; danh sách những người lao động dự kiến tuổi hưu trí, thuyên chuyển hay buộc thôi việc; thông tin về kỹ năng và sở trường, kết quả đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động Việc lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực còn phụ thuộc vào kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của tổ chức và đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ theo đúng các luật định về hợp đồng và biên chế lao động. HTTT này cung cấp thông tin để giúp các nhà quản lý kiểm soát được các hoạt động tuyển chọn nhân lực, đảm bảo cung cấp cho tổ chức những nhân lực có khả năng phù hợp với các vị trí công việc còn trống.. c) HTTT quản lý lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp HTTT quản lý lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp hỗ trợ nhà quản lý xây dựng các kế hoạch lương, thưởng và trợ cấp theo từng giai đoạn (quí, năm). Hệ thống này sử dụng các thông tin liên quan đến kế hoạch chiến lược SXKD chung của tổ chức để cung cấp các thông tin đầu ra là quỹ lương kế hoạch chung cho cả tổ chức, hoặc theo từng đơn vị thành viên. Dựa vào đó, các hệ thống lương mới có cơ sở để tính lương (tạm ứng) cho người lao động. d) HTTT kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Dựa vào thông tin thu được từ HTTT quản lý vị trí làm việc và HTTT phân tích và thiết kế công việc, HTTT kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sẽ xử lý và cung cấp kế hoạch đào tạo (theo từng giai đoạn), quản trị các chương trình đào tạo người lao động nhằm thoả mãn yêu cầu công việc. 6.6.3.3 HTTT quản trị nhân lực mức chiến lược HTTT kế hoạch hóa nguồn nhân lực là HTTT ở mức chiến lược. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình xác định các thông tin có tầm chiến lược về nhân lực (số lượng và chất lượng người lao động), về các vấn đề đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng nhân lực trong dài hạn để tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra. Thông tin đầu vào của HTTT kế hoạch hóa nguồn nhân lực là những kế hoạch chiến lược trung hạn và dài hạn như kế hoạch mở rộng thị trường, xây dựng các nhà máy, mở các văn phòng tại những địa điểm mới hoặc đưa một sản phẩm mới vào SXKD; thông tin về số lượng và chất lượng lực lượng lao động hiện có. HTTT này sẽ dự báo nguồn nhân lực cần để thực hiện các mục tiêu của tổ chức được vạch ra trong kế hoạch chiến lược, bao gồm dự báo đặc điểm, số lượng và chi phí cho nguồn nhân lực. Để tiến hành dự báo được các nhu cầu về nguồn nhân lực, phải trả lời hàng loạt các câu hỏi về kế hoạch hóa sau: - Nguồn nhân lực của tổ chức phải như thế nào mới phù hợp với kế hoạch chiến lược? PT IT Bài giảng HTTTQL Chương 6. Các HTTTQL cơ bản ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 163 Đặc điểm và mô tả công việc do kế hoạch chiến lược đề ra là gì? - Để thực hiện kế hoạch chiến lược đề ra cần số lượng nhân lực với những phẩm chất đã nêu trên là bao nhiêu? Cần bao nhiêu vị trí làm việc cho mỗi công việc? - Nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức như thế nào? Đã đáp ứng được bao nhiêu nhu cầu về nhân lực của kế hoạch chiến lược? - Còn những nguồn nhân lực nào khác có sẵn để thực hiện kế hoạch chiến lược? Việc xác định số lượng và chất lượng nhân lực cho kế hoạch chiến lược gọi là quá trình dự báo cầu nhân lực, còn việc xác định các nguồn nhân lực có sẵn trong tổ chức và bên ngoài tổ chức gọi là dự báo cung nhân lực. 6.6.4 Các phần mềm quản trị nhân lực Rất nhiều phần mềm đã được thương mại hoá dùng cho hoạt động quản trị nhân lực. Các phần mềm này được chia làm hai loại: phần mềm chung và phần mềm chuyên dụng được phát triển để phục vụ nhu cầu quản trị nhân lực. 6.6.4.1 Các phần mềm chung Đó là những phần mềm vẫn được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực chức năng khác như: phần mềm quản trị CSDL, phần mềm bảng tính và phần mềm thống kê. a) Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu Với sự trợ giúp của hệ quản trị CSDL, có thể tiến hành lập các tệp dữ liệu mô tả công việc, mô tả vị trí làm việc, năng lực nhân viên, tệp những người xin việc Với những tệp dữ liệu này, các nhà quản lý có thể tiến hành vô số các phân tích kiểu What - If cho các mục tiêu lập kế hoạch chiến lược và các hoạt động tác nghiệp một cách nhanh chóng. Các tệp dữ liệu có thể được phát triển hàng loạt trong một CSDL nhưng khi đó, tổ chức thường cần có sự hỗ trợ của các chuyên gia tin học quản lý. Một khi các tệp đã được hình thành và triển khai, các nhà quản lý có thể tiến hành nhiều hoạt động quản trị nhân lực trong một thời gian ngắn. Có thể thiết kế các tệp dữ liệu riêng cho các phòng quản trị nhân lực trên các máy vi tính có sử dụng phần mềm quản trị CSDL. Phương pháp này cho phép bộ phận quản trị nhân lực phát triển hệ thống nhanh hơn và hoàn toàn kiểm soát được hệ thống đó, tuy nhiên đòi hỏi một trình độ quản trị CSDL nhất định của nhân viên quản trị nhân lực. Cách tiếp cận này cũng có nhược điểm là các tệp dữ liệu không thể sử dụng chung cho các nhân viên ở các bộ phận chức năng khác ngoài bộ phận quản trị nhân lực. b) Các cơ sở dữ liệu trực tuyến Các CSDL trực tuyến có thể cung cấp cho các nhà kế hoạch hoá nguồn nhân lực các thông tin về xu hướng kinh tế, các thống kê về lao động, mức lương của các đối thủ cạnh tranh, kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp của nhân công lao động, các quy định của Chính phủ về người lao động c) Phần mềm bảng tính Các quản trị viên nhân lực có thể sử dụng phần mềm bảng tính để lập ngân sách nói chung và ngân sách dự án nguồn nhân lực nói riêng, hoặc để đánh giá dữ liệu về các vấn đề PT IT Bài giảng HTTTQL Chương 6. Các HTTTQL cơ bản ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 164 nguồn nhân lực khác nhau. Quản trị viên nhân lực có thể tiến hành lập các biểu mẫu thống kê số lượng và tỷ lệ lao động trong các ngành nghề khác nhau, biểu mẫu thống kê tai nạn, bệnh tật, tử vong hay số lượng và tỉ lệ nhân lực theo các nhóm tuổi khác nhau d) Phần mềm thống kê Các quản trị viên nhân lực có thể sử dụng phần mềm thống kê để phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Ví dụ như: - Phân tích cơ cấu lao động theo độ tuổi, trình độ; số lượng nhân viên trong các phòng ban, bộ phận; xác định xem vị trí công việc vào sắp rơi vào tình trạng thiếu người đảm nhận vì lý do hưu trí của lao động hiện tại, trên cơ sở đó để lập kế hoạch tuyển bổ sung lao động. - Xác định được mối tương quan giữa các nhóm ngành công việc với tai nạn và bệnh tật. Từ đó tìm ra các nhóm ngành nghề có tỷ lệ tai nạn và bệnh tật cũng cho phép, các nhóm ngành nghề có tỷ lệ tai nạn hay bệnh tật cao bất thường - Xác định chi phí bảo hiểm và các khoản trợ cấp khác cho các năm tới nhằm dự báo chi phí lương trong tương lai của tổ chức 6.6.4.2 Các phần mềm chuyên dụng Có hai nhóm phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho chức năng quản trị nhân lực là: - Phần mềm thông tin nhân lực thông minh. Trong phần mềm này, tất cả các tệp quản trị nhân lực thiết kế theo một cách tích hợp, được quản trị một cách hợp nhất bởi phần mềm quản trị CSDL, sao cho các chương trình ứng dụng có thể cung cấp báo cáo từ một hay từ tất cả các tệp đó. - Phần mềm thông tin nhân lực chức năng hữu hạn cho phép nhà quản trị nhân lực tự động hoá một hay một vài hoạt động nhân lực một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ví dụ như Phần mềm đào tạo được sử dụng để đào tạo trực tuyến các nhân viên, như đào tạo quản lý, đào tạo bán hàng, đào tạo máy vi tính hay đào tạo soạn thảo văn bản. Trong chương trình đào tạo có sử dụng các phần mềm và phần cứng đa phương tiện. Tin học hoá chức năng quản trị nhân lực là một việc hết sức cần thiết, vì một lượng rất lớn các dữ liệu về các vị trí công việc và về các nhân viên cần được duy trì một cách chính xác và vì nhu cầu truy nhập dữ liệu thường xuyên để lên các báo cáo quản trị định kỳ và các báo cáo dành cho các cơ quan quản lý một cách kịp thời. Hiện nay trên thị trường phần mềm có rất nhiều phần mềm quản trị nhân lực chuyên dụng như Phần mềm VnResource, Phần mềm SINNOVA-HRMS Ví dụ về HTTT quản trị nhân lực: Để quản lý nhân sự trong một đơn vị tổ chức, người ta cần tiến hành phát triển một HTTT với đầy đủ các yếu tố cấu thành: phần cứng, phần mềm, hệ thống truyền thông, CSDL nhân sự, con người, các thủ tục liên quan đến tổ chức và quản trị thông tin. CSDL nhân sự sẽ bao gồm nhiều bảng/tệp dữ liệu có quan hệ với nhau. Quy mô, đặc điểm nhân sự và yêu cầu quản lý nhân sự của tổ chức sẽ quyết định quy mô và mức độ phức tạp của CSDL đó. Về cơ bản, CSDL nhân sự cũng chứa 3 loại bảng/tệp dữ liệu sau: PT IT Bài giảng HTTTQL Chương 6. Các HTTTQL cơ bản ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 165 - Bảng/tệp dữ liệu mô tả: danh mục đơn vị công tác, danh mục tôn giáo, danh mục chuyên môn, danh mục dân tộc - Bảng/tệp dữ liệu chính chứa các dữ liệu phục vụ các nhu cầu quản lý khác nhau như: lý lịch nhân viên, trình độ ngoại ngữ, đào tạo bổ sung hay kỷ luật, khen thưởng - Bảng/tệp báo cáo: chứa thông tin kết xuất từ CSDL nhân sự như báo cáo tổng hợp lương, báo cáo tổng hợp trình độ văn hoá Hình 6.13. Luồng thông tin vào/ra của một HTTT quản trị nhân sự Hệ thống danh mục trong CSDL nhân sự: Cũng như các CSDL tác nghiệp khác, việc xây dựng hệ thống danh mục nhân sự trong HTTT quản lý nhân sự là hết sức quan trọng và cần được tiến hành một cách thận trọng trước khi bắt đầu quá trình cập nhật hồ sơ nhân sự. Số lượng danh mục có thể khác nhau giữa tổ chức với những đặc thù nghiệp vụ khác nhau. Sau đây là những danh mục nhân sự thường có trong một CSDL nhân sự: - Danh mục đơn vị công tác: dùng để quản lý các đơn vị, phòng ban khác nhau trong tổ chức. Mỗi đơn vị được nhận diện thông qua mã của nó (mã đơn vị) và được mô tả chi tiết thêm thông qua các thuộc tính sau: Tên đơn vị, Địa chỉ, Số điện thoại, - Danh mục dân tộc: dùng để quản lý các dân tộc. Mỗi dân tộc được gán một mã duy nhất và mô tả chi tiết thông qua tên của nó (tên dân tộc). - Danh mục giới tính: dùng để quản lý giới tính của nhân viên. Bảng danh mục này tuy gồm hai danh điểm tương ứng với hai giới: nam và nữ, nhưng mỗi danh điểm vẫn cần được gán một mã riêng. - Danh mục tôn giáo: dùng để quản lý tôn giáo của các nhân viên. Mỗi loại tôn giáo được gán một mã riêng và mã này được sử dụng để khai báo tôn giáo của một nhân viên trong hồ sơ của nhân viên đó. - Danh mục trình độ văn hoá: dùng để quản lý trình độ văn hoá của các nhân viên. Mỗi loại trình độ văn hoá được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó và nhờ tính duy nhất này người ta có thể tiến hành lập các báo cáo tổng hợp theo trình độ văn hoá, khi có nhu cầu. - Danh mục trình độ chính trị: dùng để quản lý các loại trình độ chính trị của các nhân viên. Mỗi loại trình độ chính trị được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó và người ta có HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Hồ sơ nhân sự  Danh mục đơn vị  Danh mục chức vụ  Danh mục chuyên môn  Danh mục dân tộc  Danh mục trình độ VH  Lý lịch cá nhân  Quyết định phân công, thuyên chuyển Báo cáo nhân sự  Danh sách nhân viên theo đơn vị.  Báo cáo tổng hợp lương.  Báo cáo tổng hợp trình độ văn hoá... PT IT Bài giảng HTTTQL Chương 6. Các HTTTQL cơ bản ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 166 thể tiến hành lập các báo cáo tổng hợp theo trình độ chính trị khi có nhu cầu. - Danh mục chức vụ: dùng để quản lý các loại chức vụ mà các nhân viên đảm trách. Mỗi loại chức vụ được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó và có thể được mô tả chi tiết thêm thông qua các thuộc tính: Tên chức vụ, Phụ cấp chức vụ, Hình 6.14 Hệ thống các tệp dữ liệu trong CSDL quản lý nhân sự - Danh mục ngạch công chức: dùng để quản lý các mức ngạch công chức trong quy định. Mỗi ngạch công chức được gán một mã hiệu riêng. Danh mục này cùng với các danh điểm của nó được dùng để theo dõi ngạch và quá trình chuyển ngạch của cán bộ, công chức. - Danh mục chuyên môn: dùng để quản lý chuyên môn mà các nhân viên được đào tạo hoặc đang đảm trách. Mỗi loại chuyên môn được gán một mã riêng. Mã này sẽ được dùng để khai báo chuyên môn của một nhân viên trong hồ sơ của người đó và thông tin này sẽ rất cần thiết trong việc sắp xếp hoặc thuyên chuyển vị trí làm việc cho các nhân viên. - Danh mục ngoại ngữ: dùng để quản lý các loại ngoại ngữ mà các nhân viên biết hoặc thông thạo ở những mức độ khác nhau. Danh mục này chỉ thực sự cần thiết khi muốn quản lý trình độ ngoại ngữ của các nhân viên. Mỗi ngoại ngữ được gán một mã duy nhất và người ta dùng mã này để kết hợp với mã của một nhân viên để mô tả trình độ ngoại ngữ này của nhân viên đó. DANH MỤC ĐƠN VỊ #Mã đơn vị Tên đơn vị .. DANH MỤC GIỚI TÍNH #Mã giới tính Tên giới tính .. DANH MỤC DÂN TỘC #Mã dân tộc Tên dân tộc .. DANH MỤC TÔN GIÁO #Mã tôn giáo Tên tôn giáo .. HỒ SƠ NHÂN VIÊN #Mã nhân viên Họ và tên đệm Tên Mã giới tính Ngày sinh Nơi sinh Quê quán Ngày vào làm việc Mã đơn vị Mã dân tộc Mã tôn giáo Mã chuyên môn Mã chức vụ .. D.MỤC CHUYÊN MÔN #Mã chuyên môn Tên chuyên môn .. DANH MỤC CHỨC VỤ #Mã chức vụ Tên chức vụ .. TRÌNH ĐỘ NGOẠI NGỮ Mã nhân viên Mã ngoại ngữ Trình độ DANH MỤC NG.NGỮ #Mã ngoại ngữ Tên ngoại ngữ .. KẾT QUẢ TĐKT Mã nhân viên Mã danh hiệu Ngày khen thưởng DANH HIỆU KHEN THƯỞNG #Mã danh hiệu Tên danh hiệu .. .. HÌNH THỨC KỶ LUẬT #Mã hình thức KL Tên hình thức KL .. P IT Bài giảng HTTTQL Chương 6. Các HTTTQL cơ bản ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 167 - Danh mục khen thưởng: dùng để quản lý các hình thức khen thưởng có áp dụng trong tổ chức. Danh mục này cần thiết khi nhu cầu theo dõi tình hình khen thưởng được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó. - Danh mục kỷ luật: dùng để quản lý các hình thức kỷ luật được áp dụng trong tổ chức. Danh mục này chỉ cần thiết khi có nhu cầu theo dõi tình hình kỷ luật đối với từng nhân viên trong tổ chức. Mỗi hình thức kỷ thuật được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó. Tuỳ đặc điểm nghiệp vụ của từng tổ chức (hành chính sự nghiệp, kinh doanh thương mại hoặc sản xuất) mà hệ thống danh mục này được mở rộng thêm hoặc biến đổi phù hợp cho phù hợp với nhu cầu quản lý nhân sự cụ thể. Các bảng/tệp dữ liệu chính trong CSDL nhân sự: Chúng ta biết rằng, đối tượng quản lý chính của HTTT quản lý nhân sự chính là hồ sơ của các nhân viên. Về nguyên tắc, sau khi xây dựng một cách có hệ thống bộ danh mục từ điển nhân sự như trên, có thể tiến hành cập nhật hồ sơ cho các nhân viên, trên cơ sở sử dụng bộ danh mục đã có theo nguyên tắc toàn vẹn tham chiếu. ♦ Tuỳ nhu cầu quản lý nhân sự của mỗi tổ chức: bảng/tệp “Hồ sơ nhân viên” có thể có ít hay nhiều các thuộc tính. Nhưng về nguyên tắc, để phân biệt các nhân viên một cách duy nhất, cần phải gán cho mỗi nhân viên một mã riêng (gọi là Mã nhân viên), ngoài ra mỗi nhân viên có thể được mô tả chi tiết thêm thông qua các thuộc tính sau: Họ, Tên đệm, Tên, Giới tính (*), Ngày sinh, Nơi sinh, Quê quán, Dân tộc (*), Tôn giáo (*), Chức vụ (*), Biên chế, Ngày vào biên chế, Trình độ văn hoá (*), Trình độ chính trị (*), Trình độ chuyên môn (*), Mã ngạch công chức (*), Ngày hưởng mã ngạch, Mức lương, Ngày xếp lương, Trong đó các thuộc tính (*) là những thuộc tính mã đã được khai báo trong các bảng/tệp danh mục tương ứng và khi sử dụng phải dùng đúng mã như đã khai báo. Tuy thuộc vào mức độ chi tiết của nhu cầu quản lý nhân sự, có thể thêm hoặc bớt các thuộc tính mô tả so với liệt kê đã nêu ở trên. ♦ Để quản lý trình độ ngoại ngữ của các nhân viên có thể dùng bảng/ tệp dữ liệu “Trình độ ngoại ngữ” với các thuộc tính sau: Mã nhân viên (*), Loại ngoại ngữ (*), Trình độ. ♦ Bằng cách sử dụng bảng/tệp “Kỷ luật/khen thưởng” có thể theo dõi được hình thức khen thưởng và kỷ luật đối với các nhân viên. Bảng/ tệp này có các thuộc tính sau: Mã nhân viên (*), Loại kỷ luật (*), Ngày kỷ luật, Loại khen thưởng (*), Ngày khen thưởng, Các báo cáo đặc trưng trong HTTT quản trị nhân sự: Để ban hành những quyết định về nhân sự, những người làm công tác quản lý thực sự cần có thông tin hỗ trợ. Những thông tin đó nằm chủ yếu trong các loại báo cáo khác nhau, do HTTT quản lý nhân sự cung cấp, ví dụ: - Trích ngang về một nhân viên. - Danh sách nhân viên theo đơn vị. - Báo cáo tổng hợp theo trình độ văn hoá. - Báo cáo tổng hợp theo dân tộc. - Danh sách nhân viên đã nghỉ hưu hoặc buộc thôi việc PT IT Bài giảng HTTTQL Chương 6. Các HTTTQL cơ bản ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 168 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 6 1. Giới thiệu các HTTT quản lý cơ bản được ứng dụng trong thực tế. 2. Trình bày khái niệm và các chức năng chính của HTTT quản lý văn phòng. 3. Trình bày khái niệm và các chức năng chính của HTTT xử lý giao dịch. Giới thiệu một số HTTT xử lý giao dịch mà theo bạn là cần thiết đối với tổ chức. 4. Thế nào là các HTTT quản lý chức năng. Hãy giới thiệu khái quát về các HTTT quản lý chức năng mà bạn biết. Xác định các nguồn chính cung cấp thông tin đầu vào cho các HTTT quản lý chức năng. 5. Hãy phân loại các HTTT Tài chính – Kế toán theo các mức quản lý. Trong số các HTTT đó, hãy xác định: - Các HTTT Tài chính hoặc Kế toán cụ thể mà theo bạn là cần thiết nhất đối với các tổ chức, doanh nghiệp. - Các thông tin vào và thông tin ra đối với mỗi hệ thống này. 6. Hãy phân loại các HTTT quản lý SXKD theo các mức quản lý. Trong số các HTTT đó, hãy xác định: - Các HTTT quản lý SXKD cụ thể mà theo bạn là cần thiết nhất đối với các tổ chức, doanh nghiệp. - Các thông tin vào và thông tin ra đối với mỗi hệ thống này. 7. Hãy phân loại các HTTT quản trị nhân lực theo các mức quản lý. Trong số các HTTT đó, hãy xác định: - Các HTTT quản trị nhân lực cụ thể mà theo bạn là cần thiết nhất đối với các tổ chức, doanh nghiệp. - Các thông tin vào và thông tin ra đối với mỗi hệ thống này. 8. Hãy phân loại các HTTT marketing theo các mức quản lý. Trong số các HTTT đó, hãy xác định: - Các HTTT marketing cụ thể mà theo bạn là cần thiết nhất đối với các tổ chức, doanh nghiệp. - Các thông tin vào và thông tin ra đối với mỗi hệ thống này. PT IT Bài giảng HTTTQL Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 169 CHƯƠNG 7. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH VÀ HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH Các HTTT hỗ trợ ra quyết định và hỗ trợ điều hành được thiết kế để hỗ trợ trực tiếp cho các nhà quản lý trong quá trình ban hành các quyết định phi cấu trúc hoặc bán cấu trúc. Các HTTT hỗ trợ ra quyết định cung cấp các mô hình để giải quyết các bài toán cụ thể của các nhà quản lý, ngược lại các HTTT hỗ trợ điều hành chỉ cung cấp các thông tin tổng quát, thông tin tầm chiến lược trợ giúp nhà quản lý định vị chính xác các vấn đề cần giải quyết mà không đưa ra một giải pháp chi tiết cho các vấn đề đó. 7.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH Kể từ những năm 1970, một số tổ chức đã bắt đầu phát triển các HTTT thực sự khác biệt với các HTTT quản lý truyền thống. Chúng có thể tác động qua lại và được thiết kế giúp đỡ người sử dụng khai thác dữ liệu và các mô hình hỗ trợ cho việc ban hành các quyết định không có cấu trúc hoặc bán cấu trúc. Vào những năm 1980, các hệ thống này đã nhanh chóng phát triển và nâng lên mức hỗ trợ tạo quyết định của các cá nhân, các nhóm và thậm chí toàn bộ tổ chức. Đó chính là các HTTT hỗ trợ ra quyết định và hỗ trợ ra quyết định theo nhóm. 7.1.1 Quá trình ra quyết định trong các tổ chức Trong các tổ chức, vai trò của các nhà quản lý thể hiện qua chính các hoạt động mà họ thường thực hiện và thường được chia thành 3 nhóm chính: vai trò giữa các cá nhân với nhau, vai trò mang tính thông tin và vai trò có tính quyết định. - Vai trò có tính cá nhân xuất hiện khi nhà quản lý hành động như một người đại diện của tổ chức ở môi trường bên ngoài tổ chức, hoặc với tư cách là nhà lãnh đạo chỉ bảo, khuyến khích và hỗ trợ cho những người làm việc dưới quyền. - Vai trò mang tính thông tin: khi nhà quản lý đóng vai trò trung tâm tiếp nhận thông tin mới nhất, chính xác nhất và phân phối những thông tin đó đến những nhân viên cần phải biết về nó. - Vai trò có tính quyết định: khi nhà quản lý ban hành các quyết định, từ đó các đơn vị, cá nhân trong tổ chức sẽ phải thực hiện các quyết định đó. Theo các lý thuyết quản lý hiện đại, việc ra quyết định quản lý không hẳn là trung tâm của các hoạt động quản lý, tuy nhiên nó rất quan trọng và mang tính thách thức lớn nhất đối với các nhà quản lý. Các quyết định quản lý có thể được phân thành 3 mức: chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp. Trong mỗi mức, các quyết định còn được phân loại theo dạng có cấu trúc (có thể lập trình được), dạng không có cấu trúc (không lập trình được) và dạng bán cấu trúc. - Các quyết định không có cấu trúc là các quyết định mà các nhà ra quyết định phải tự đánh giá và hiểu rõ vấn đề được đặt ra. Những quyết định này thường quan trọng, mới lạ, không theo nguyên tắc và không có một quá trình nào có thể tạo ra chúng. Ví dụ các quyết định bổ nhiệm cán bộ, quyết định mở ngành đào tạo mới, thiết lập một dây chuyền sản xuất PT IT Bài giảng HTTTQL Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 170 mới - Các quyết định có cấu trúc được ban hành theo một quy trình gồm một chuỗi các thủ tục đã được xác lập trước, có tính lặp đi lặp lại và theo thông lệ. Ví dụ các quyết định số tiền thưởng theo doanh số bán hàng của các nhân viên bán hàng, quyết định khen thưởng sinh viên xếp loại xuất sắc, giỏi hàng năm - Các quyết định bán cấu trúc là giao thoa của 2 dạng trên. Các nhà quản lý ra quyết định một phần dựa trên kinh nghiệm đã có, một phần dựa vào những thủ tục đã thiết lặp sẵn; các quyết định ít có tính lặp lại. Ví dụ như các quyết định mức chi khen thưởng cho cán bộ có thành tích công tác tốt, cho sinh viên đạt kết quả học tập cao Nhìn chung, quá trình ra quyết định được tiến hành qua 4 bước: - Thu thập thông tin: tìm kiếm các thông tin từ các CSDL bên ngoài và bên trong tổ chức liên quan đến các vấn đề mà nhà quản lý cần ra quyết định. HTTT sẽ rà soát toàn bộ các dữ liệu trong quá khứ của tổ chức cũng như các dữ liệu từ môi trường bên ngoài liên quan đến chính sách, pháp luật của nhà nước, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp Những thông tin thu được từ các HTTT sẽ giúp nhà quản lý nhận thức được các vấn đề thách thức hay các cơ hội đang xuất hiện với tổ chức của họ. - Thực hiện các hoạt động thiết kế: tùy thuộc vào đặc điểm của vấn đề cần giải quyết, các nhà quản lý sẽ xác định các quyết định ban hành có dạng cấu trúc hay phi cấu trúc. Đối với dạng quyết định có cấu trúc, cần chỉ rõ các bước cần thực hiện với những phương án cụ thể. Khi đó, các kỹ sư viết phần mềm dễ dàng lập trình để hỗ trợ việc ban hành các quyết định có cấu trúc. Ngược lại với các quyết định phi cấu trúc, do phần lớn các bước tiếp theo sau một hành động được lựa chọn là khó xác định trước, các kỹ sư viết phần mềm rất khó lập trình và chỉ có thể xây dựng một số tình huống dạng “Nếu – Thì” - Lựa chọn một nhóm các quyết định cụ thể. Để có thể giúp cho nhà quản lý lựa chọn một quyết định nào đó, HTTT thường phải thu thập đầy đủ thông tin về vấn đề cần giải quyết và có một tập sẵn có các quyết định cùng các cân nhắc cần lựa chọn. Các nhà quản lý sẽ lựa chọn các quyết định trong một trạng thái “hợp lý có giới hạn”. Nói chung, HTTT thường giúp các nhà quản lý bằng cách đưa ra một số các nhận xét, trong đó nhấn mạnh những điểm cần cân nhắc với mỗi một phương án nào đó. - Thực hiện các quyết định đã được lựa chọn. Ở bước này HTTT cung cấp cho các nhà quản lý các báo cáo điều hành về các hoạt động đang được thực hiện bởi các quyết định đã được lựa chọn, từ đó có thể đánh giá và điều chỉnh quyết định nếu thấy cần thiết. 7.1.2 HTTT hỗ trợ ra quyết định 7.1.2.1 Khái niệm HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS – Decision Support System) là HTTT cho phép tổng hợp dữ liệu và phân tích dữ liệu qua các mô hình phức tạp để hỗ trợ cho những quyết định dạng không có cấu trúc hoặc bán cấu trúc. Hệ thống này có chức năng cung cấp thông tin và trợ giúp cho các nhà quản lý trong suốt quá trình xây dựng và thông qua các quyết định quản lý. Các nhà quản lý có thể tìm PT IT Bài giảng HTTTQL Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 171 những dữ liệu thích hợp, lựa chọn và sử dụng các mô hình thích hợp, điều khiển quá trình thực hiện nhờ những phương tiện có tính chuyên nghiệp. Hệ thống hỗ trợ ra quyết định được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động của các tổ chức. Trước đây, các HTTT trợ giúp ra quyết định hướng đến các nhà quản lý cấp cao, còn ngày nay bắt đầu nhằm vào đối tượng là các nhà quản lý cấp trung. Một HTTT hỗ trợ ra quyết định được tổ chức hiệu quả nếu có khả năng phục vụ nhiều cấp quản lý khác nhau: - Đối với các nhà quản lý cấp cao: DSS hỗ trợ ban hành các quyết định chiến lược nhằm xác định mục tiêu, các nguồn lực và các chính sách của tổ chức trong dài hạn. Vấn đề quan trọng ở đây là dự đoán được tương lai của tổ chức và môi trường mà tổ chức đang hoạt động trong đó. - Đối với các nhà quản lý cấp trung: DSS hỗ trợ ban hành các quyết định chiến thuật để giải quyết các vấn đề như phân bổ hiệu quả các nguồn lực, xác định cách thức tổ chức thực hiện các nhiệm vụ một cách tốt nhất. Việc điều khiển quá trình này đòi hỏi mối liên hệ chặt chẽ với những người thực hiện nhiệm vụ cụ thể nào đó của tổ chức. - Đối với cấp chuyên gia: DSS giúp đánh giá các sáng kiến về sản phẩm, dịch vụ mới, cách thức để truyền kiến thức mới; cách thức để phân phối thông tin hiệu quả trong tổ chức - Đối với cấp tác nghiệp: DSS tạo ra các quyết định liên quan đến các hoạt động cụ thể như xác định bộ phận, cá nhân thực hiện nhiệm vụ, thời gian hoàn thành nhiệm vụ, tiêu chuẩn sử dụng các nguồn lực và đánh giá các kết quả đạt được Một số ví dụ về các hệ thống DSS: - Hệ thống xác định giá và tuyến bay của của các hãng hàng không (American Airlines, Vietnam Airlines) - Hệ thống điều khiển tàu và tuyến đi của Southern Railway - Hệ thống phân tích hợp đồng cho Bộ Quốc phòng Mỹ - Hệ thống định giá bán sản phẩm của Kmart 7.1.2.2 Các thành phần cơ bản của hệ thống Mô hình tổng quát của HTTT hỗ trợ ra quyết định được biểu diễn trong hình 7.1. Một HTTT hỗ trợ ra quyết định bao gồm 5 thành phần cơ bản: - Phần cứng và hệ thống truyền thông: hệ thống các máy tính được nối mạng để có thể trao đổi các mô hình phần mềm và các số liệu với các hệ thống hỗ trợ ra quyết định khác. - Nhân lực: bao gồm các nhà quản lý sử dụng hệ thống, các lập trình viên và các kỹ thuật viên quản lý hệ thống. - CSDL: bao gồm dữ liệu (hiện tại hoặc quá khứ) từ CSDL của các tổ chức kinh tế, ngân hàng dữ liệu bên ngoài, CSDL nội bộ riêng cho các nhà quản lý. Hệ thống DSS bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, bản thân nó không tạo ra hoặc cập nhật dữ liệu mà chỉ tổ chức dữ liệu lại theo cách mà từng cá nhân hoặc từng nhóm nhận thấy là phù hợp để tạo quyết định dựa trên tình trạng thực tế. CSDL của mô hình này thường đã được tổng hợp và lưu trữ đặc PT IT Bài giảng HTTTQL Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 172 Nhà quản lý Thông tin quyết định HTTT HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH Xử lý các mô hình Xử lý hội thoại Hệ quản trị CSDL Các mô hình CSDL biệt cho mục đích sử dụng riêng của hệ thống DSS do hai nguyên nhân: tổ chức cần bảo vệ CSDL của tổ chức, chống sự phá hoại từ những thay đổi đột ngột hoặc không thích hợp; nếu tự rà soát CSDL lớn của tổ chức thì đó sẽ là một quá trình chậm chạp và tốn kém. Hình 7.1. HTTT hỗ trợ ra quyết định - Mô hình: tổng thể các mô hình phân tích và toán học sử dụng trong quá trình ra quyết định như mô hình thống kê, mô hình dự báo, mô hình điều hành, mô hình lập kế hoạch. Mỗi mô hình là một sự mô tả các yếu tố hoặc các mối quan hệ của một hiện tượng nào đó, ví dụ như mô hình phân tích hồi quy, phân tích độ nhạy, phân tích tình huống, tìm điểm hoà vốn, mô hình bài toán quy hoạch tuyến tính Mỗi hệ thống DSS được xây dựng cho một tập hợp các mục đích khác nhau và sẽ tạo ra một tập hợp các mô hình phụ thuộc theo mục đích mà nó hướng tới. - Phần mềm: bao gồm các module để quản lý CSDL, các mô hình thông qua quyết định và các chế độ hội thoại giữa người sử dụng với hệ thống. Hệ thống phần mềm DSS cho phép người sử dụng có thể can thiệp vào CSDL và cơ sở mô hình của hệ thống một cách dễ dàng. Hệ thống phần mềm DSS cung cấp các biểu đồ dễ sử dụng và các giao diện linh hoạt, cho phép cả các nhà quản lý không có kinh nghiệm sử dụng máy tính cũng có thể tiếp cận hệ thống một cách dễ dàng. 7.1.2.3 Phương pháp xây dựng hệ thống Do hệ thống DSS được tạo ra để phục vụ cho nhu cầu đặc biệt của nhà quản lý và chuyên dùng cho một lớp các quyết định nào đó nên trong quá trình xây dựng hệ thống DSS cần có sự tham gia của người sử dụng ở mức cao nhất. Hệ thống này chỉ sử dụng một số lượng nhất định các dữ liệu liên quan, không cần việc trao đổi các dữ liệu một cách trực tiếp và có xu hướng sử dụng những mô hình phân tích phức tạp hơn các hệ thống khác. Quy trình xây dựng các hệ thống DSS thường có các bước sau: PT IT Bài giảng HTTTQL Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 173 - Phân tích: nhằm xác định các vấn đề và các khả năng mà nhà quản lý có thể cho là hữu ích trong việc dẫn dắt tới các quyết định liên quan tới vấn đề đó. Các bước cần tiến hành để thực hiện việc phân tích đạt kết quả cao: - Thiết kế: không giống như một chu trình thiết kế HTTT truyền thống, việc thiết kế hệ thống DSS được thực hiện theo các bước lặp có sử dụng mẫu thử nghiệm. Người ta thiết kế hệ thống, đưa vào dùng thử, phát hiện các sai sót hoặc bất hợp lý, thực hiện điều chỉnh; cứ thế lặp đi lặp lại cho tới khi có được một sản phẩm được coi là “phù hợp”. - Thực hiện: Không giống như các HTTT quản lý khác, việc thiết kế HTTT DSS không bao gồm việc thực hiện một cách riêng rẽ mà việc phát triển hệ thống sẽ được thực hiện một cách liên tục. Trong quá trình sử dụng hệ thống, các nhà quản lý sẽ đánh giá hệ thống và liên tục phát triển hệ thống cho phù hợp với yêu cầu quản lý của tổ chức. 7.1.3 HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm Do cách làm việc theo nhóm ngày càng gia tăng trong các tổ chức nên vào cuối những năm 1980, những người phát triển hệ thống bắt đầu quan tâm đến việc phát triển các HTTT có khả năng hỗ trợ tạo quyết định theo nhóm. HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm (GDSS – Group Decision Support System) được phát triển để giải quyết các vấn đề không có cấu trúc nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của những cuộc gặp theo nhóm. Nhờ các hệ thống này, số lượng các cuộc gặp gỡ của các nhà ra quyết định tăng lên, thời gian họp cũng được kéo dài hơn và gia tăng số ý kiến tham gia để giải quyết các vấn đề của tổ chức. Việc tạo ra các quyết định theo nhóm có đặc thù riêng và khác với việc ra những quyết định của mỗi cá nhân. Sự thành công của hệ thống hỗ trợ ra quyết định theo nhóm phụ thuộc vào những yếu tố sau: - Các đặc điểm của mỗi nhóm: số người trong nhóm, kinh nghiệm của từng người - Đặc điểm tổ chức mà nhóm đang làm việc: quy mô, lĩnh vực hoạt động - Đặc điểm của nhiệm vụ mà nhóm triển khai: chức năng hoạt động, nội dung nhiệm vụ, độ phức tạp, thời gian triển khai - Việc sử dụng CNTT như hệ thống gặp mặt điện tử, truyền hình hội nghị - Quá trình liên hệ và tạo quyết định mà nhóm đang sử dụng Hệ thống GDSS có khả năng giúp giải quyết các vấn đề của các cuộc họp bằng cách như sau: - Phát triển các kế hoạch định trước để tạo cho cuộc gặp gỡ có hiệu quả hơn và thu được kết quả tốt hơn. Các bảng câu hỏi tự động, một số phần mềm trên máy PC có khả năng cấu trúc lại các kế hoạch và do đó, phát triển những kế hoạch này. - Tăng khả năng tham gia. Hệ thống này khiến cho tất cả các thành viên đều có khả năng tham gia đầy đủ ngay cả khi số thành viên là khá lớn. Các thành viên có thể tham gia ý kiến đồng thời hơn vào cùng một thời điểm và do đó tạo hiệu quả cho các cuộc gặp gỡ. PT IT Bài giảng HTTTQL Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 174 - Tạo không khí cởi mở và hợp tác trong các cuộc họp có sự tham gia của các cấp quản lý khác nhau. Các thành viên ở cấp quản lý thấp có thể tham gia ý kiến mà không sợ bị các cấp quản lý cao chỉ trích. Các thành viên ở cấp quản lý cao tham gia cuộc họp mà cũng không lo rằng sự có mặt của họ sẽ điều khiển các luồng ý kiến và từ đó không thu được kết quả như mong đợi. Những người tham gia đều cảm nhận rằng với sự trợ giúp của hệ thống GDSS, việc đóng góp ý kiến trở nên tự do hơn, cởi mở hơn và từ đó sẽ có trách nhiệm cao hơn trong cuộc họp. - Nhằm mục tiêu đánh giá: người tham gia sẽ tập trung đánh giá chính xác các vấn đề được đặt ra. Người đưa ra ý kiến có cơ hội tách biệt bản thân họ với ý kiến của họ để có một cái nhìn khách quan hơn. Việc đánh giá trong bầu không khí không xưng danh như vậy làm tăng độ chính xác của các ý kiến phản hồi. - Tổ chức và đánh giá các ý kiến: Các công cụ của hệ thống này được cấu trúc và dựa trên một phương pháp cụ thể, cho phép các cá nhân tự tổ chức và nộp những kết quả theo nhóm mà không cần xưng danh. Sau đó từng nhóm sẽ tổng hợp lại và phát triển các ý kiến đã được tổ chức này cho tới khi hoàn thiện được các tài liệu. - Tạo tài liệu của cuộc gặp: các thành viên có thể sử dụng dữ liệu của cuộc họp để tranh luận sau cuộc họp hoặc cung cấp với những ai không tham gia cuộc họp, thậm chí có thể tạo ra các bản trình bày từ những dữ liệu đó. Một số công cụ của hệ thống GDSS cho phép người sử dụng nghiên cứu từng vấn đề một cách chi tiết hơn, đầy đủ hơn; cho phép những người không tham gia cuộc họp có cơ hội tìm kiếm được các thông tin cần thiết sau cuộc họp Hệ thống GDSS có rất nhiều ưu điểm, tuy nhiên nó khá phức tạp; tính hiệu quả của các công cụ được sử dụng phụ thuộc phần nào vào các thiết bị phần cứng, chất lượng của các kế hoạch, sự hợp tác của các thành viên; chi phí cho những hệ thống này khá đắt nên thực tế việc đưa các hệ thống này vào sử dụng vẫn còn hạn chế. 7.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH 7.2.1 Khái niệm HTTT hỗ trợ điều hành (ESS – Executive Support System) là một HTTT có khả năng tương tác cao, cho phép các cấp lãnh đạo trong bộ máy quản lý truy cập thông tin cần thiết một cách kịp thời, chính xác để hỗ trợ việc ban hành các quyết định quản lý. Hệ thống ESS tạo ra một môi trường khai thác thông tin và được thiết kế để tổng hợp thông tin từ bên ngoài (môi trường vĩ mô, vi mô) và thông tin từ các HTTT nội bộ MIS, DSS của tổ chức. Hệ thống sàng lọc, đúc kết và đưa ra những thông tin chiến lược quan trọng, cần thiết, trợ giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt các thông tin hữu ích một cách nhanh nhất. Tuy nhiên, việc tìm kiếm thông tin từ hệ thống này không có quy trình cụ thể mà đòi hỏi các nhà quản lý phải có khả năng đánh giá, suy xét, chọn lựa các thông tin cần thiết cho mình. ESS được thiết kế chủ yếu cho các cấp lãnh đạo cao nhất, giúp họ giải quyết các vấn đề không có cấu trúc ở mức chiến lược. Hệ thống chỉ cung cấp các thông tin trợ giúp nhà quản lý định vị chính xác các vấn đề cần giải quyết mà không đưa ra một giải pháp chi tiết cho vấn đề đó. P IT Bài giảng HTTTQL Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 175 Lãnh đạo Thông tin chiến lược HTTT HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH Phần mềm cung cấp thông tin Hệ quản trị CSDL Phần mềm viễn thông Ngân hàng dữ liệu CSDL Khai thác CSDL Quản lý Hình 7.2. HTTT hỗ trợ điều hành Các đặc điểm chính của các hệ thống ESS là: - Truy xuất thông tin trong phạm vi rộng cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. - Cung cấp công cụ chọn, trích lọc và lần theo vết các vấn đề quan trọng từ mức quản lý cao xuống mức quản lý thấp. - Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của các nhà quản lý cấp cao (CEO – Chief Executive Officer) - Diễn tả thông tin dạng đồ họa, bảng, hoặc văn bản tóm tắt (tính khái quát cao). 7.2.2 Mô hình hệ thống ESS hoạt động trên cơ sở các phần mềm cung cấp thông tin, một hệ quản trị CSDL và một phần mềm viễn thông. Nó cho phép truy cập một cách nhanh chóng và dễ dàng vào các CSDL nội bộ và một số CSDL bên ngoài tổ chức. Nhờ thế, các cán bộ lãnh đạo luôn luôn được cung cấp thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng và chính xác. Mô hình của HTTT hỗ trợ điều hành được biểu diễn trong hình 7.2. Một HTTT hỗ trợ điều hành bao gồm các thành phần cơ bản: - Phần cứng và hệ thống truyền thông: hệ thống các máy tính được nối mạng để có thể kết nối phần mềm cung cấp thông tin với các CSDL. Các HTTT này đòi hỏi được hỗ trợ mạnh về phần cứng để đáp ứng tốc độ xử lý một khối lượng lớn thông tin một cách nhanh nhất. Các nhà quản lý một hệ thống siêu thị có thể cần xử lý hàng nghìn phép tính để biểu diễn sự biến động doanh thu theo tháng của 5 loại mặt hàng bán tốt nhất; một nhà quản lý giáo dục phải lướt qua hàng trăm báo cáo số liệu tuyển sinh để chuẩn bị cho một bản báo cáo tổng hợp; các nhà quản trị marketing cần biết các thông tin thị trường tổng quát về khách hàng, đối thủ cạnh tranh để có hướng phát triển sản phẩm mới cho tổ chức của mình PT IT Bài giảng HTTTQL Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 176 - CSDL: bao gồm các ngân hàng dữ liệu của các tổ chức kinh tế, ngân hàng dữ liệu bên ngoài, CSDL nội bộ riêng cho các nhà quản lý. Các nhà quản lý có thể cần tìm kiếm thông tin ở các bài báo, các tạp chí được lưu trữ trong một trung tâm nghiên cứu khoa học hoặc một thư viện nào đó. Họ cũng có thể liên hệ qua e-mail với một chuyên gia bên ngoài tổ chức hoặc với một vài đồng nghiệp cùng tổ chức nhưng ở nhiều nước trên thế giới Do đó, HTTT hỗ trợ điều hành phải liên hệ được với nhiều nguồn thông tin bên ngoài hơn là các hệ thống thông thường khác. Đối với nguồn dữ liệu bên trong, ệ thống ESS chủ yếu sử dụng thông tin từ các HTTT nội bộ có tính tổng hợp cao hơn như MIS, DSS của tổ chức để việc xử lý, tổng hợp thông tin chiến lược được thực hiện một cách nhanh chóng. - Phần mềm: bao gồm các module để quản lý CSDL, các mô hình cung cấp thông tin và các chế độ hội thoại giữa người sử dụng với hệ thống. Hệ thống này đòi hỏi các phần mềm có khả năng phân tích, quản lý, kết xuất dữ liệu tổng quát một cách linh hoạt giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin. Chúng thường sử dụng các phần mềm đồ hoạ tiên tiến và có thể chuyển tải đồng thời nhiều biểu đồ và dữ liệu từ các nguồn khác nhau đến các cấp lãnh đạo của tổ chức. Hệ thống phần mềm cung cấp các giao diện linh hoạt, dễ sử dụng, cho phép cả các nhà quản lý không có kinh nghiệm sử dụng máy tính cũng có thể tiếp cận hệ thống một cách dễ dàng. Ví dụ về một giao diện của HTTT ESS – Netsuite được giới thiệu ở hình 7.3. Hình 7.3. Ví dụ về một giao diện của HTTT ESS – Netsuite PT IT Bài giảng HTTTQL Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 177 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 7 1. Hãy trình bày sự hiểu biết về HTTT hỗ trợ ra quyết định. 2. Hãy trình bày sự hiểu biết về HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm. 3. Hãy trình bày sự hiểu biết về HTTT hỗ trợ điều hành. 4. Nêu điểm giống và khác nhau giữa HTTT trợ giúp ra quyết định và HTTT hỗ trợ điều hành. 5. PT IT Bài giảng HTTTQL Tài liệu tham khảo ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 178 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. PGS. TS. Hàn Viết Thuận Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý. Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2008. 2. TS. Phạm Thị Thanh Hồng (Chủ biên), ThS. Phạm Minh Tuấn Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý. Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, năm 2007. 3. TS. Trần Thị Song Minh Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý. Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2012. 4. TS. Vũ Trọng Phong Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý. Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, năm 2009. 5. ThS. Ao Thu Hoài Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý. Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, năm 2001. 6. PGS. TS. Hàn Viết Thuận Giáo trình Tin học ứng dụng. Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2008. 7. Vũ Đức Thi Cơ sở dữ liệu: Kiến thức và thực hành. Nhà xuất bản Thống kê, năm 1997. 8. Robin Sims Phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý. Viện Tin học, năm 1993. 9. Các website giới thiệu các phần mềm quản lý. PT IT