Bài giảng hệ quản trị cơ sở dữ liệu access - Võ Thị Thiên Nga

ết kế form 102 Control Tên Ý nghĩa Toggle button Nút có hai trạng thái on/off List box Là một Drop-down menu cho phép chọn một tùy chọn trong danh sách nhƣng không đƣợc nhập thêm giá trị mới Rectangle Vẽ hình chữ nhật Check box Hộp chọn, có hai trạng thái check và uncheck Unbound object frame Cho phép nhúng các đối tƣợng từ các phần mềm khác nhƣ: graph, picture, mà nó không đƣợc lƣu trữ trong field của bảng Attachment Sử dụng cho những field có kiểu Attachment Option button Là một thành phần của option group Subform/ Subreport Dùng để tạo subform hoặc subreport Bound object frame Cho phép nhúng các đối tƣợng từ các phần mềm khác nhƣ: graph, picture, mà nó đƣợc lƣu trữ trong field của bảng Image Hình loại Bitmap 4.2.2.3 Định dạng các control trên form a) Canh lề cho các control Chọn các control cần canh lề và thực hiện một trong các cách nhƣ sau:  Click phải và chọn Align, sau đó chọn một trong các kiểu canh lề trên submenu. 103  Chọn tab Arrange trên Form Design Tools.  Trong nhóm lệnh Sizing & Ordering, click nút Align và chọn một trong các kiểu canh lề trong Submenu. b) Hiệu chỉnh kích thƣớc và khoảng cách giữa các control trên form  Chọn các control cần hiện chỉnh.  Chọn tab Arrange trên Form Design Tools.  Trong nhóm lệnh Sizing & Ordering, click nút Size/Space.  Chọn lệnh hiệu chỉnh thích hợp. 4.3 Thiết kế biểu mẫu Để tạo form, chọn tab Create trên thanh Ribbon, chọn cách tạo form bằng các nút lệnh trong nhóm lệnh Forms. − Form Design: Tạo ra một Form mới trống và hiển thị nó trong chế độ Design View. Nếu một Table hoặc Query đƣợc chọn trong khung Navigation thì khi click nút Form Design, form mới sẽ tự động bị ràng buộc với nguồn dữ liệu là Table hoặc Query đó. − Blank Form: Tạo ra một form trống, form mới không bị ràng buộc với một nguồn dữ liệu, và nó sẽ mở ra trong chế độ Layout View. Bạn phải chỉ định một nguồn dữ liệu (bảng hoặc truy vấn) và thiết kế form bằng cách thêm các điều khiển từ field list. − Form Wizard: Access hổ trợ các bƣớc để thiết kế form đơn giản. Wizard sẽ yêu cầu các nguồn dữ liệu, chọn các field hiển thị trên form, và cho phép bạn chọn layout cho form mới. − Navigation Form: là một form đặc biệt hoàn toàn mới trong Access 2010, nhằm thiết kế form dạng Navigation user, cho phép ngƣời dùng dễ dàng di chuyển giữa các thành phần trong form. 104 4.3.1 Tạo một Single Form Access cung cấp một cách dễ dàng và thuận lợi để tạo một form dựa trên dữ liệu nguồn là Table/Query. Cách thực hiện:  Tronng Navigation, chọn table hoặc query mà bạn muốn sử dụng làm dữ liệu nguồn cho from.  Chọn tab trên thanh Ribbon  Trong nhóm lệnh Form, click nút Form.  Xuất hiện một Form mới ở dạng Layout view  Single form hiển thị một record tại một thời điểm  Mặc định mỗi field hiển thị trên một dòng và theo thứ tự của các field trong bảng hoặc query dữ liệu nguồn.  Nếu dữ liệu nguồn của form là bảng cha có liên kết với bảng con, thì kết quả form sẽ hiển thị các record quan hệ trong bảng con. Ví dụ: Hình 4.3. Dạng hiển thị Single form 105 4.3.2 Tạo form bằng chức năng Form Wizard Chức năng Form Wizard là công cụ tạo form qua các bƣớc trung gian với một loạt các câu hỏi gợi ý để giúp bạn chọn lựa và xây dựng một form phù hợp nhất. Cách tạo:  Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab Create trên thanh Ribbon.  Click nút Form Wizard trong nhóm lệnh Forms.  Xuất hiện cửa sổ Form Wizard  Chọn Table hoặc Query làm dữ liệu nguồn cho form.  Chọn các field hiển thị trên form trong khung Available Fields, click nút để chọn một field, click nút để chọn tất cả các field trong Table/Query dữ liệu nguồn, có thể chọn nhiều fields trên nhiều bảng. Click Next. Chọn dạng form gồm các dạng:  Columnar.  Tabular.  Datasheet  Click Next.  Nhập tiêu đề cho form Finish. Hình 4.4. Dạng hiển thị Single form 106 4.3.3 Tạo Form bằng Design Công cụ Form và Form Wizard giúp bạn thiết kế form một cách nhanh chóng và dễ dàng. Với Design view, bạn sẽ thiết kế một form bằng tay mà không có sự hỗ trợ nào của Access. Có hai cách để thiết kế một form bằng Design view: Form Design và Layout View (Blank Form). 4.3.3.1 Layout View: Với cách thiết kế này bạn có thể can thiệp vào các control: Textbox, checkbox, label, nhƣ di chuyển chúng, thay đổi kích thƣớc chúng, thêm hoặc loại bỏ các điều khiển. Layout view làm cho việc sắp xếp các control trở nên dễ dàng hơn. Cách tạo:  Chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút Blank Form trong nhóm lệnh Forms.  Xuất hiện một form trắng ở chế độ Layout view.  Drag chuột kéo các field từ field list vào form Hình 4.5: Các bƣớc tạo 107 4.3.3.2 Design view Khi thiết kế form bằng Design view thì các control khi thả vào form nó không tự động canh theo hàng và cột nhƣ Blank Form. Cách tạo:  Chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút Design View trong nhóm lệnh Forms.  Xuất hiện một form trắng ở chế độ Design view.  Drag chuột kéo các field từ field list vào form. Hình 4.6. Các bƣớc tạo Design view:Layout View Hình 4.7. Các bƣớc tạo Design view: Form Design 108 4.4 Thiết lập thuộc tính các điều khiển trên form 4.4.1 Thiết lập thuộc tính cho Form  Chọn form cần thiết lập thuộc tính.  Click nút Properties Sheet.  Chọn thuộc tính. Các thuộc tính trong Properties Sheet đƣợc hiển thị theo từng nhóm.  Các thuộc tính quan trọng trong nhóm Format: Thuộc tính Công dụng Caption Tạo tiêu đề cho form. Default view Thiết lập dạng hiển thị của form.  Single Form chỉ hiển thị một Record tại một thời điểm.  Continuous Form: hiển thị các record liên tiếp nhau.  Datasheet hiển thị dữ liệu dạng bảng. Scroll Bar Thiết lập chế độ hiển thị thanh cuộn. Record Selectors Bật/tắt thanh chọn record. Navigation Buttons Bật/tắt các nút duyệt record. Dividi g lines Bật/tắt các đƣờng kẽ phân cách các phần của form. Auto Center Tự động hiển thị form ngay giữa màn hình. Border Style Chọn kiểu đƣờng viền của form. Min Max botton Bật/tắt nút Max/Min. Close Button Bật/tắt nút close form. Picture Alignment Canh vị trí cho các picture trên form.  Các thuộc tính thông dụng trong nhóm Data Thuộc tính Công dụng Record Source Chọn dữ liệu nguồn cho form. 109 Thuộc tính Công dụng Filter Khai báo điều kiện lọc. Order by Khai báo field cần sắp xếp số liệu. Allow filter Cho phép/không cho phép lọc các record. Allow Edits Cho phép/ không cho phép chỉnh sửa. Allow Additions Cho phép nhập thêm các record hay không. 4.4.2 Thiết lập thuộc tính cho control  Chọn control cần thiết lập thuộc tính  Click nút properties Sheet trong nhóm lệnh Tools trên thanh Ribbon 4.5 Sử dụng Form Một form khi thiết kế xong, nó có ba dạng xem: Layout view, Design view, Form view.  Layout view: cho phép bạn xem những gì trông giống nhƣ form của bạn, sắp xếp lại các field, và áp dụng định dạng.  Design view: cho phép bạn tinh chỉnh lại form, trong chế độ design view, bạn không nhìn thấy dữ liệu thực.  Form view: hai dạng form Layout view và Design view giúp bạn hiệu chỉnh thiết kế form, thì Form view là dạng form đƣợc sử dụng để thực hiện các thao tác trên dữ liệu thông qua form. Hình 4.8. Thiết lập thuộc tính cho control 110 4.5.1 Tìm kiếm và chỉnh sửa một record 4.5.1.1 Sử dụng form để tìm kiếm một record  Mở form ở dạng form view.  Chọn tab Home trên thanh Ribbon.  Đặt trỏ trong field chứa dữ liệu cần tìm, Click nút Find trong nhóm lệnh Find.  Xuất hiện cửa sổ Find and Replace.  Find What: nhập giá trị cần tìm.  Look in: Phạm vi tìm kiếm.  Search: Hƣớng tìm  Match: Chọn cách so trùng giá trị nhập trong ô Find What với giá trị trong field chứa dữ liệu cần tìm. 4.5.1.2 Thay thế hoặc chỉnh sửa dữ liệu Khi đã tìm thấy record cần tìm, bạn thực hiện chỉnh sửa thì giá trị sau khi chỉnh sửa sẽ cập nhật xuống bảng. Nếu cần thay thế giá trị thì chọn tab Replace trong cửa sổ Find and Replace.  Nhập giá trị cần thay thế trong ô Replace with  Click nút Replace hoặc Replace All nếu cần thay tất cả giá trị trong bảng. 4.5.2 Thêm một record Khi làm việc trên form, để thêm một record mới bạn thực hiện nhƣ sau:  Mở form ở chế độ form view Hình 4.9. Cửa sổ tìm kiếm một record 111  click nút New Record trên thanh Navigation button bên dƣới cửa sổ form.  Form sẽ chuyển đến record trống, cho phép bạn nhập dữ liệu. Tuy nhiên khi nhập dữ liệu phải thỏa mãn các ràng buộc trong cơ sở dữ liệu. 4.5.3 Xóa một record  Di chuyển đến record cần xóa.  Trong nhóm lệnh Record trên thanh Ribbon, chọn lệnh Delete Chọn Delete Record. Tuy nhiên khi xóa record phải xem xét ảnh hƣởng đến các Record quan hệ. 4.5.4 Lọc dữ liệu trên form.  Mở form ở dạng Form view.  Trong nhóm lệnh Sort & Filter trên thanh Ribbon, click nút Advanced, Chọn lệnh Filter by Form.  Form chuyển sang dạng Filter.  Click nút combobox của field chứa Hình 4.10. Cửa sổ thể hiện thêm một record Hình 4.11. Cửa sổ thể hiện lọc dữ liệu trên form 112 Hình 4.13: Tạo Command button bằng wizard giá trị chọn điều kiện lọc.  Nếu có nhiều điều kiện thì bạn chọn tab OR bên dƣới cửa sổ Filter, chọn điều kiện lọc tiếp theo.  Click nút Toggle Filter để thực hiện lọc.  Click nút Toggle Filter để bỏ lọc. 4.6 Nâng cấp biểu mẫu 4.6.1 Cách tạo các control có hỗ trợ của chức năng Wizard 4.6.1.1 Command button  Chọn button trong nhóm Controls, drag chuột vẽ vào form.  Xuất hiện cửa sổ Command button Wizard.  Trong khung Categories chọn nhóm lệnh.  Record Navigation: chứa các lệnh di chuyển giữa các record nhƣ:  Go To First Record: di chuyển đến record đầu,  Go To Last Record: di chuyển đến record cuối, Hình 4.12: Cửa sổ thể hiện kết quả lọc dữ 113  Go To Next Record: di chuyển đến record kế record hiện hành,  Go To Previous Record: di chuyển đến record trƣớc record hiện hành. Các lệnh này thƣờng dùng để tạo thanh navigation buttons trên form.  Record Operations: gồm các lệnh thêm record hoặc xóa record nhƣ:  Add New Record: Thêm record mới.  Delete Record: Xóa record  Duplicate Record: Tạo các record có giá trị trùng ở tất cả các field.  Print Record:  Save Record: lƣu những thay đổi trƣớc khi chuyển đến record tiếp theo.  Undo Record: Hủy sự thay đổi sau cùng.  Form Operations: gồm các lệnh về form  CloseForm: đóng form hiện hành.  Print Current Form: in form hiện hành.  Open Form: Mở một form khác.  Report Operations: gồm các lệnh về Report  Open Report: mở report.  Preview Report: xem một report trƣớc khi in.  Print Report: in report.  Application: gồm lệnh liên quan đến ứng dụng nhƣ Quit Application.  Miscellaneous: chứa những lệnh tổng hợp  Run Query  Run Macro. 114  Chọn lệnh cho nút trong khung Action, click Next.  Chọn Text hoặc Picture hiển thị trên nút, click Next.  Đặt tên cho nút, Finish. 4.6.1.2 Option group  Chọn công cụ option group trong nhóm Controls.  Xuất hiện cửa sổ Option group Wizard.  Nhập nhãn cho các option, click Next.  Chọn/không chọn option mặc định, click Next.  Nhập giá trị cho các option, mặc định, option đầu tiên sẽ có option value là 1, click Next.  Chọn vị trí lƣu trữ giá trị của option group, click Next.  Chọn loại option trong option group và style cho option group, các option này có hình dạng khác nhau nhƣng chức năng là giống nhau, click Next.  Nhập nhãn cho Option group, click Finish. Hình 4.14. Tạo Option group bằng wizard 115 4.6.1.3 Combo box và List box: a) Tạo bằng wizard:  Chọn công cụ Combo box/List box trong nhóm Controls.  Drag chuột vẽ vào form, xuất hiện cửa sổ Combo box Wizard với hai lựa chọn ứng với hai chức năng của combo box:  Nếu chọn I want the combo box to get the values from another table or query thì sau khi click Next để thực hiện bƣớc tiếp theo ta chọn bảng chứa dữ liệu nguồn cho Combo box, dữ liệu nguồn có thể là Table hoặc Query, click Next.  Chọn field chứa dữ liệu đƣa vào Combo box, click nút để chọn một field hoặc click nút để chọn nhiều field, click Next. Hình 4.15. Tạo Option group bằng wizard 116 - Chọn field sắp xếp (có thể bỏ qua), mặc định các field đã đƣợc sắp xếp, click Next.  Điều chỉnh độ rộng của cột dữ liệu trong combo box.  Hide key column (recommended): ẩn hoặc hiện cột khóa. Mặc định mục Hide key column đƣợc chọn (cột khóa bị ẩn), nếu muốn combo box hiển thị field khóa thì bỏ check, click Next. - Chọn field chứa giá trị của combo box, click Next.  Nhập nhãn cho combo box, click Finish.  Nếu chọn I will type in the values that I want, thì sau khi chọn xong, click Next.  Nhập số cột trong ô Number of columns,  Nhập giá trị cho các cột trong combo box, click Next.  Nhập nhãn cho combo box, click Finish. 4.6.2 Mainform – subform: Trong việc thiết kế Form, có thể thiết kế Form trong Form tức là có một Form chính (Main Form) hiển thị các thông tin đồng thời chứa một Form khác gọi là Form Hình 4.16. Các bƣớc tạo Combo Box bằng wizard 117 phụ (SubForm). Mỗi form sử dụng dữ liệu nguồn khác nhau, hiển thị đồng thời và có thể thao tác trên cả hai FORM. Những mẩu tin dùng trong MainForm và SubForm thƣờng có mối quan hệ với nhau - Quan hệ một - một : Một mẩu tin trong Main Form sẽ ứng với một mẩu tin trong SubForm. - Quan hệ một - nhiều : Một mẩu tin trong Main Form sẽ ứng với nhiều mẩu tin trong SubForm. Access sử dụng các thuộc tính LinkMasterFields và LinkChildFields của subform để lựa chọn các record trong subform có liên quan đến mỗi record trong mainform. Ví dụ bảng LOP và bảng SINHVIEN trong cơ sở dữ liệu QLSV. Khi tạo form từ bảng lớp thì nó sẽ hiển thị danh sách các record quan hệ trong bảng con SINHVIEN. 4.6.2.1 Tạo mainform – subform bằng Wizard:  Tạo main form: dữ liệu nguồn của main form thƣờng là thông tin ở bảng cha, do đó dạng form thƣờng là những dạng hiển thị một record tại một thời điểm nhƣ columnar.  Mở main form ở chế độ Design.  Bật nút control Wizard. Hình 4.17. Ví dụ về MainForm - SubForm 118  Chọn công cụ SubForm/SubReport trong nhóm Controls vẽ vào Form, xuất hiện cửa sổ SubForm Wizard với hai tùy chọn:  Use existing Tables and Queries (sử dụng bảng và các query làm dữ liệu nguồn cho subform)  Next. Chọn bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho sub form, trong bảng hoặc query phải có field liên kết với main form Next.  Chọn field liên kết với subformNext.  Nhập tên cho subform Finish.  Use an existing form: sử dụng form có sẵn làm subform.  Chọn form làm subformNext  Nhập tên cho SubFormFinish 4.6.2.2 Tạo bằng Design:  Nếu dữ liệu nguồn của subform đƣợc lấy từ nhiều bảng thì phải tạo query, trong query phải chứa field liên kết với main form (link child filed)  Dạng của subform thể hiện quan hệ n, do đó thƣờng chọn dạng Datasheet hoặc Tabular. Hình 4.18. Tạo MainForm - SubForm bằng wizard Hình 4.19. Tạo MainForm - SubForm bằng wizard 119  Mở main form ở chế độ design, chọn công cụ subform/Subreport trong nhóm Controls drag chuột vẽ vào main form.  Mở Properties Sheet và thiết lập các thuộc tính:  Source object: Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Subform, hoặc chọn form nếu đã thiết kế form để làm subform.  Link child field: nhập tên của field trong subform liên kết với main form  Link master field: nhập tên field của main form liên kết với subform. 4.6.2.2 Tạo ô tính toán trong subform Khi tạo một subform, bạn có thể muốn hiển thị subform thông tin tổng hợp ở dạng tổng thể. Ví dụ, bạn có thể muốn hiển thị số lƣợng của các record trong subform tại một vị trí nào đó trên Mainform. Ví dụ: Cần hiển thị sỉ số sinh viên trong mỗi lớp trên main form Trƣớc khi đặt ô tính toán tổng hợp dữ liệu trên Mainform thì giá trị của nó phải đƣợc tính trong Subform. Ô tính toán tổng hợp dữ liệu phải đƣợc đặt trong phần footer của Subform. Hình 4.20. Vi dụ t 120 Ví dụ: Đếm tổng số sinh viên theo lớp. Sau đó, trên Mainform bạn chèn một text box với ControlSource đƣợc thiết lập giá trị nhƣ sau: Trong đó:  SubformName: là tên của Subform  ControlName_inSubform: tên của ô tính toán tổng hợp dữ liệu trong Subform. Hình 4.21. Vi dụ đếm tổng số sinh viên theo lớp Hình 4.22. Vi dụ đếm tổng số sinh viên theo lớp 121 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƢƠNG 4 BÀI TẬP 1: 1. Mở tập tin QLD.ACCDB, chọn trang Forms và tạo Form sau đây cho table HOCSINH Bài tập 2: 1. Mở tập tin VPP.ACCDB, tạo Form CẬP NHẬT sau đây cho table KHACHHANG 2: Thiết kế form theo mẫu: 122 Bài tập 3: Cơ sở Quản lý lƣơng cán bộ 1. Tạo form cho phép xem danh sách cán bộ từng phòng ban nhƣ sau: Mỗi khi chọn một phòng ban từ hộp thả danh sách cán bộ phòng ban đó đƣợc hiển thị lên Subform. Bài số 2: Tạo form cho phép tìm kiếm cán bộ theo tên nhƣ sau: 123 Sau khi gõ một tên (có thể là đệm + Tên hoặc đầy đủ họ và tên), danh sách các kết quả tìm thấy sẽ đƣợc liệt kê lên Subform. Trên CSDL Quản lý bán hàng hãy: Bài số 3: Thiết kế form lập hoá đơn bán hàng theo mẫu: Yêu cầu chi tiết: - Các nút Tiến, Lùi để định vị hoá đơn cần làm việc; - Nút Thêm mới để bắt đầu tạo mới một hoá đơn; 124 - Nút Xoá HĐ để xoá hoá đơn hiện tại. Yêu cầu phải có xác nhận trƣớc khi xoá; - Nút In HĐ để in chi tiết hoá đơn bán hàng ra report (chức năng này sẽ đƣợc - hoàn thiện sau khi học xong Chƣơng Report) Bài số 4: Tạo form theo dõi thông tin hoá đơn bán hàng của một khách hàng nào đó: Sau khi chọn tên một khách, thông tin về các hoá đơn mua hàng đƣợc hiển thị. 125 Chƣơng 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO (REPORT) Thời lƣợng: 04 tiết lý thuyết + 04 tiết thực hành Kết thúc chương này, sinh viên có thể:  Hiểu được khái niệm báo cáo  Biết được các thành phần của báo cáo  Thiết kế được các loại biểu mẫu  Biết xây dựng báo cáo theo nhóm và tổng hợp số liệu theo nhóm 5.1 Khái niệm về báo cáo, các chế độ hiển thị cửa sổ Report là công cụ để tạo các báo cáo, kết xuất dữ liệu ra màn hình hoặc máy in. Giống nhƣ form, dữ liệu nguồn của report có thể là bảng hoặc là query. Report cung cấp một cách linh hoạt nhất để xem và in thông tin tổng hợp. Nó hiển thị thông tin chi tiết theo mức độ mà ngƣời dùng mong muốn, cho phép bạn xem hoặc in thông tin theo nhiều định dạng khác nhau.  Các chế độ hiển thị: - Design View: chế độ thiết kế để hiệu chỉnh. - Print Preview: để xem trƣớc kết quả thiết kế. - Report View : Giống Print Preview 5.2 Thiết kế báo cáo 5.2.1 Tạo bằng lệnh Report: Chức năng Report là công cụ tạo Report nhanh và dễ dàng, thƣờng dùng để tạo những Report đơn giản có dữ liệu nguồn từ một bảng hoặc một query. Để tạo bằng chức năng Report ta phải chọn dữ liệu nguồn cho Report 126  Click nút Report trong nhóm lệnh Report trên thanh Ribbon.  Xuất hiện report dạng Tabular ở chế độ Layout. 5.2.2 Tạo report bằng chức năng Wizard  Chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Reports, click nút Report Wizard.  Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report.  Chọn các field hiển thị trên Report trong khung Available Field click nút để chọn một field và click nút để chọn nhiều field. Click Next.  Nếu report lấy dữ liệu nguồn từ một bảng thì bỏ qua bƣớc này, ngƣợc lại nếu dữ liệu lấy từ nhiều bảng thì chọn field kết nhóm. Click Next.  Chọn field mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu cho report. Có thể sắp xếp kết quả trong report bằng cách kết hợp tối đa là 4 field. Hình 5.1. Tạo report nhanh dạng Tabular 127 Chọn dạng Report  Layout: gồm 3 dạng Columnar, Tabular, Justified.  Orientation: chọn hƣớng trang in Portrait (trang đứng), Landscape (trang ngang). Click Next.  Nhập tiêu đề cho report  Chọn chế độ xem report sau khi tạo xong  Preview the report.  Modify the report’s design.  Click Finish để kết thúc. 5.2.3 Tạo report bằng Design Cách tạo: - Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho report.  Chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Reports, click nút Report Design.  Xuất hiện cửa sổ thiết kế report và field list chứa các field trong dữ liệu nguồn của report.  Lần lƣợt drag chuột kéo các field trong field list hoặc các control trong nhóm lệnh Controls trên thanh Ribbon thả vào report. Hình 5.2 . Các bƣớc tạo report bằng wizard Hình 5.3. Cửa sổ thiết kế report bằng Design 128 5.3 Các phần trong cửa sổ thiết kế report Một report gồm các phần: Page Header/Footer, Report Header/Footer, Detail, Group Header/Footer (Các report có phân nhóm).  Page Header/Footer: Chứa tiêu đề đầu trang và cuối trang. Nội dung đặt trong phần Page Header/Footer sẽ xuất hiện ở đầu và cuối mỗi trang. Các nội dung thƣờng đặt trong Page Header/Footer.  Page Numbers: Chèn số trang. Report header Page header Page footer Hình 5.4. Các thành phần của report Hình 5.5. Các thành phần của report 129  Logo: chèn Logo cho Report.  Title: chèn tiêu đề cho Report.  Date and Time: Chèn ngày giờ hiện hành của máy. Lưu ý: Page Header không chứa các ô thống kê dữ liệu.  Report Header/Footer: Tiêu đề đầu và cuối report, nội dung đặt trong Report Header/Footer chỉ xuất hiện ở phần đầu của trang đầu tiên và phần cuối trang của trang cuối cùng. Các nội dung thƣờng đặt trong Report Header/Footer.  Detail: chứa nội dung chính của report, hiển thị dữ liệu trong dữ liệu nguồn dƣới dạng các textbox bound control, mỗi textbox là một field dữ liệu hoặc các textbox dạng unbound control dùng để tạo thêm field mới.  Group Header/Footer (Các report có phân nhóm): đối với các report có phân nhóm giống nhƣ form dạng main-sub thì ngoài các phần cơ bản còn có thêm phần kết nhóm là group header/Footer.  Nội dung trong phần group header/Footer là tiêu đề của nhóm.  Thống kê dữ liệu theo nhóm. 5.4 Tạo report có phân nhóm Chức năng kết nhóm của Report là một công cụ mạnh và không thể thiếu để làm khối lƣợng lớn dữ liệu có ý nghĩa bằng cách sắp xếp chúng thành các nhóm nhỏ hơn, và thực hiện các phép tính toán thống kê trên mỗi nhóm riêng biệt. Có 3 cách sử dụng nhóm để phân tích dữ liệu trong report  Sử dụng Total Query.  Sử dụng Report Grouping.  Sử dụng Subreports. 5.4.1 Sử dụng Total Query 130 Trong trƣờng hợp này, report không chứa phần chi tiết mà chỉ chứa các ô thống kê dữ liệu: Sum, Avg, Min, Max trong phần Detail của report. Cách thực hiện nhƣ sau: Tạo Total Query, trong query chọn field làm tiêu chuẩn thống kê, field chứa dữ liệu thống kê và chọn phép thống kê. Ví dụ: Tạo report tính tổng số lƣợng và tổng tiền đã bán của từng sản phẩm Tạo report, sử dụng Total query đã tạo ở trên. Hình 5.6. Tạo Total Query để tạo report Hình 5.7. Tạo report sử dụng Total Query 131 5.4.2 Report Grouping Report grouping giúp bạn có thể tổ chức khối lƣợng lớn các thông tin vào các nhóm. Với cách này report sẽ thể hiện dữ liệu chi tiết trong từng nhóm và có thể thêm nhiều cấp độ nhóm theo các tiêu chí khác nhau. Cách tạo nhƣ sau:  Trên thanh Ribbon, chọn tab Create, trong nhóm lệnh Reports, click nút Report Design. Xuất hiện cửa sổ thiết kế Report, thanh Ribbon chuyển sang tab Design.  Trong Properties Sheet, chọn Tab Data, tại thuộc tính Record source, chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report.  Click nút Group& Sort trong nhóm lệnh Grouping & Totals.  Trong cửa sổ thiết kế xuất hiện khung Group, Sort and Total bên dƣới cửa sổ thiết kế.  Click khung Add a Sort để chọn field sắp xếp. Hình 5.8. Cửa sổ Property Sheet Hình 5.9. Cửa sổ thiết kế xuất hiện khung Group, Sort and Total Hình 5.8. Tạo report sử dụng Total Query 132  Click nút Add a group để chọn field kết nhóm, chọn field kết nhóm trong field list, trên cửa sổ thiết kế xuất hiện thanh group header.  Khung Group, Sort and Total có dạng nhƣ hình:  Mở thanh group footer và thực hiện các phép thống kê bằng cách click nút More, cửa sổ Group, Sort and Total có dạng:  Click nút with no Total để mở menu Totals:  Total On: chọn field chứa dữ liệu thống kê  Type: Chọn phép thống kê.  Chọn vị trí đặt các ô thống kê bằng cách check vào các ô tùy chọn: o Show Grand Total: đặt ô thống kê trong phần report header/footer. o Show group subtotal as % of Grand Total: Đặt ô thống kê trong phần report header/footer. o Show subtotal in group header: đặt ô thống kê trong phần group header. o Show subtotal in group footer: Đặt ô thống kê trong phần group footer. Drag chuột kéo các field phân nhóm đƣa vào group header, và các field còn lại đƣa vào phần detail. Hình 5.10. Các bƣớc tạo 133 SubReport Ví dụ: thiết kế report Hóa đơn bán hàng Nếu cần thêm field kết nhóm thì trong khung Group, Sort and Total click tiếp trong ô Add a group để chọn field tiếp theo. 5.4.3 SubReport Subreport có tác dụng tƣơng tự nhƣ Report grouping. Sự khác biệt duy nhất là tạo các report trong hai phần riêng biệt: Main Report và SubReport. Main Report Hình 5.11. Cửa sổ thiết kế Report Hóa đơn bán hàng Hình 5.12. Cửa sổ thiết kế Main report – SubReport 134 Cách tạo: − Tạo Main Report, dữ liệu nguồn thƣờng là bảng cha. − Tạo Sub Report, dữ liệu nguồn phải chứa field liên kết với Main Report. − Đƣa Sub Report vào Main Report có thể dùng công cụ SubForm/SubReport trong nhóm lệnh Controls. − Thiết lập thuộc tính Link child Fields và Link master Fields. 5.4.4 Tạo report có phân nhóm bằng wizard Dữ liệu nguồn cho report có phân nhóm thƣờng đƣợc lấy từ nhiều bảng có quan hệ 1-n, field kết nhóm thƣờng là field khóa chính của bảng 1. − Tạo dữ liệu nguồn cho report theo yêu cầu phân nhóm. − Trên thanh Ribbon, chọn tab Create, click nút Report Wizard − Chọn dữ liệu nguồn cho report là query đã tạo trƣớc. − Chọn các field hiển thị trong kết quả Next. − Nếu dữ liệu có quan hệ 1-n thì access tự phân nhómNext. − Chọn thêm field kết nhóm thứ hai nếu có yêu cầu (hiển thị hai quan hệ 1-n), nếu không thì click Next. − Nếu trong report có chứa field có dữ liệu kiểu số thì trong cửa sổ ở bƣớc này xuất hiện nút Summary Option 135 − Click nút Summary Options để chọn phép thống kê. −Các phép thống kê gồm: Sum, Avg, Min, Max. − Trong mục Show có hai tùy chọn  Detail and Summary: hiển thị chi tiết và ô thống kê dữ liệu.  Summary Only: chỉ hiển thị ô thống kê dữ liệu. −Chọn xong click OK và click Next để tiếp tục. − Chọn Layout cho report, có ba dạng Layout:  Steped: tiêu đề của cột lặp lại ở đầu của mỗi trang.  Block và Ouline: tiêu đề của cột lặp lại trong từng nhóm. − Orientation: chọn hƣớng giấy in.  Portrait: trang đứng.  Landscape: trang ngang. − Chọn xong click Next, nhập tiêu đề cho report, click Finish. 5.4.5 Ngắt trang trong report phân nhóm Đối với các report có phân nhóm, thƣờng ngƣời dùng có nhu cầu hiển thị dữ liệu trong mỗi nhóm trên một trang, để thực hiện ta dùng chức năng ngắt trang theo nhóm: − Click phải trên thanh group header, chọn propertiesTại thuộc tính Force New Page chọn Before section. 5.4.6 Preview Rport Sau khi thiết kế xong, bạn phải xem Report trƣớc khi in, hình thức Hình 5.12. Các bƣớc tạo Report bằng wizard 136 của report xem ở chế độ preview sẽ là hình thức khi in ra giấy. Để xem report trƣớc khi in bạn chọn một trong các cách sau: Chọn Tab File Chọn Print Print Preview. Chọn tab Home View Print Preview. 5.5 Định dạng report Access 2010 cung cấp một công cụ cho phép định dạng report với các mẫu phong phú và đẹp giúp bạn có thể định dạng font chữ và màu chữ cho report một cách nhanh chóng và dễ dàng. 5.5.1 Tạo lƣới cho report: Mở report ở chế độ Layout. Thanh Ribbon chuyển sang Report Layout Tools. Chọn khối dữ liệu cần tạo lƣới. Click nút Gridline chọn kiểu lƣới. 5.5.2 Thiết lập thuộc tính của các đối tƣợng trong report Click phải trên đối tƣợng cần thay đổi thuộc tính, chọn properties Sheet. Property Mô tả Format Định dạng kiểu dữ liệu numbers, dates, times, text . Decimal Places Số số lẻ. Visible Hiển thị hoặc ẩn control. Left Xác định vị trí của control theo chiều ngang. Top Xác định vị trí của control theo chiều dọc. Width Xác định độ rộng của control. Height Xác định chiều cao của control. Back Color Chọn màu nền của control. Click nút để chọn màu. 137 Special Effect Chọn hiệu ứng 3-D cho control. Border Style Chỉ định kiểu đƣờng viền của control transparent lines, solid lines, dashed lines Border Color Màu đƣờng viền. Border Width Độ rộng của đƣờng viền. Fore Color Chỉ định màu cho văn bản trong các control. Font Name Chọn font chữ. Font Weight Chữ đậm. Font Italic Chữ nghiêng. Font Underline Gạch dƣới. Text Align Canh lề cho văn bản trong control. 5.5.3 Định dạng dữ liệu a) Tạo cột số thứ tự Khi tạo report có dạng danh sách, ngoài các field trong cơ sở dữ liệu, ta có thể tạo thêm cột số thứ tự cho danh sách:  Mở report ở chế độ design.  Tạo một textbox trong phần detail  Nhâp nội dung cho textbox  Click phải trên textbox properties chọn tab Data.  Tại thuộc tính Running Sum: chọn kiểu đánh số thứ tự.  No: không đánh số thứ tự  Over Group: đánh số thứ tự theo nhóm, dùng cho report có phân nhóm.  Over All: đánh số thứ tự trên toàn bộ danh sách, dùng cho report không phân nhóm. b) Định dạng dữ liệu kiểu Text =1 138 Định dạng văn bản trong các control dùng thanh công cụ trong nhóm Text Formatting − Mở report ở chế độ Design hoặc Layout view. − Chọn các ô chứa văn bản cần định dạng . − Chọn font chữ trong khung font, kích thƣớc trong khung size... − Ngoài ra các định dạng khác, có thể sử dụng menu tắt khi click chuột phải trên các control cần định dạng. BÀI TẬP KẾT THÚC CHƢƠNG 5 Bài 1: Thực hiện trên CSDL VPP.ACCDB 1. Mở tập tin VPP.ACCDB, chọn trang Reports và tạo report theo mẫu: 2. Mở tập tin VPP.ACCDBDB, chọn trang Reports và tạo report theo mẫu: 139 Bài 2: Trên cơ sở dữ liệu QLD.ACCDB, tạo Report theo mẫu sau: Mẫu 1 Mẫu 2 140 Chƣơng 6. TẠO MACRO Thời lƣợng: 02 tiết lý thuyết +04 tiết thực hành Kết thúc chương này, sinh viên có thể:  Khái niệm về Macro  Cách tạo và thực hiện một tập lệnh Macro  Gắn macro vào các điều khiển trên form  Tạo và sử dụng Submacro  Sử dụng Macro để thiết kế đƣợc form điều khiển 6.1 Giới thiệu 6.1.1 Khái niệm về Macro  Một macro là một tập hợp của một hoặc nhiều hành động thực hiện chính xác theo một trình tự từ trên xuống để phục vụ các yêu cầu thao tác trên các đối tƣợng trong cơ sở dữ liệu.  ACCESS cung cấp nhiều hành động Macro cho phép tự động hóa chƣơng trình ứng dụng.  Macro đặt biệt hữu ích khi tạo những chƣơng trình ứng dụng nhỏ. 6.1.2 Công dụng Bất cứ tác vụ nào phải thực hiện thƣờng xuyên thì nên tạo một Macro. Dùng Macro để nâng cao tính hiệu quả và Macro luôn thực hiện theo cách đã chỉ định không bao giờ sai lệch. Có thể sử dụng Macro để:  Mở Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu, Báo biểu trong khung nhìn (View Mode) bất kỳ và đóng các đối tƣợng này.  Định giá trị cho các điều khiển của Biểu mẫu, Báo biểu.  Cũng có thể mô phỏng hành động bàn phím (cung cấp đầu vào hộp thoại hệ thống) 141  Thi hành hàm Visual Basic hay Macro khác. Thi hành lệnh trên Menu của Access. Tạo Menu tùy biến.  Khởi động / thoát chƣơng trình ứng dụng. Và các công dụng khác. Ví dụ: Xây dựng một Form với nút đóng Form bằng cách tạo nút trên Form và xây dựng một Macro để đóng Form sau đó gán Macro cho sự kiện Click của nút. Object: Button Event: Click Action: Close 6.2 Cách tạo và thực thi macros: 6.2.1 Cách tạo: Chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Macro & Code, click nút Macro. Xuất hiện cửa sổ thiết kế Macro với các thành phần:  Khung bên trái dùng để chọn các action trong Macro.  Khung bên phải chứa các Action theo nhóm và các đối tƣợng trong cơ sở dữ liệu đã đƣợc gán macro. Hình 6.1.Ví dụ về Macro Hình 6.2. Cửa sổ tạo Macro 142 Chọn Action trong khung Add New Action. Ứng với những Action khác nhau thì xuất hiện các ô cho bạn chọn hoặc nhập các argument tƣơng ứng. Ví dụ: khi chọn Action là GotoRecord thì sẽ xuất hiện các Argument nhƣ hình. Tiếp tục chọn Action tiếp theo bằng cách click Add new Action. 6.2.2 Thực thi macro Đối với macro không gán cho sự kiện của một đối tƣợng cụ thể thì chọn tên macro và click nút run để thực thi hoặc double click vào tên macro. Đối với macro mà chỉ có thể thực thi khi tác động vào một đối tƣợng cụ thể trên form hoặc report thì sau khi tạo và lƣu macro thì phải gán macro cho sự kiện của đối tƣợng cụ thể. Các thực hiện: Mở form hoặc report chứa đối tƣợng cần gán macro.  Click phải trên đối tƣợng chọn properties, hoặc chọn đối tƣợng Mở properties Sheet.  Chọn tab Event, chọn sự kiện (event).  Trong danh sách xổ xuống chọn tên Macro. Hình 6.3. Cửa sổ tạo Macro Hình 6.4. Cửa sổ tạo properties Sheet 143 6.2.3 Sub Macro: Các macro có cùng tính chất, cùng chức năng hoặc thực hiện các hành động trên cùng một form, report thƣờng đƣợc tạo trong cùng một macro, các macro đƣợc tạo bên trong một macro gọi là Submacro. Một macro chứa nhiều Submacro bên trong nó vì vậy mỗi Submacro thành phần bên trong phải đƣợc phân biệt bằng một tên riêng. Cách tạo: − Trong cửa sổ thiết kế Macro, mở khung Action Catalog bằng cách click nút Action Catalog trong tab Design trên thanh Ribbon. − Drag chuột kéo Submacro trong khung Action Catalog vào cửa sổ thiết kế macro. − Trong cửa sổ thiết kế xuất hiện khung Submacro. − Nhập tên cho Submacro − Chọn Action cho Submacro. − Khi gán Submacro, ta truy xuất vào tên của Submacro. Hình 6.5. Cửa sổ tạo Submacro Hình 6.6. Cửa sổ tạo Submacro 144 6.2.3 Sử dụng Submacro tạo form điều khiển Giả sử muốn với CSDL nhƣ trên hình 1.1, muốn tạo form điều khiển dạng nhƣ sau: Ta thực hiện nhƣ sau: Trong cửa sổ thiết kế Form ta chọn điều khiển Option Group với các tùy chọn nhƣ hình sau: Lần lƣợt từng bƣớc nhƣ sau: Hình 6.7. Ví dụ về form điều khiển 145 Nhấn Next Nhấn Next, ghi tiêu đề cho Option Group và nhấn Finish. Giả sử ta đặt tên cho Option Group là CHON. Hình 6.7 . Các bƣớc tạo Option Group 146 Ta tạo Macro để gắn cho nút THỰC HIỆN nhƣ sau: Ta dùng Macro dạng điều kiện IF, với mỗi mức giá trị nhƣ trong Option Group thì tƣơng ứng bên một hành động của Macro, xem ví dụ sau: 6.2.4 Các Actions và các Events thông dụng a. Actions: Trong Access 2010 action đƣợc chia thành nhóm theo chức năng. Hình 6.8. Tạo Macro đề gắn vào nút THỰC HIỆN trong Option Group 147 Data Entry Operations  DeleteRecord  EditListItems  SaveRecord Database Objects  GotoControl  GotoPage  GotoRecord  OpenForm  OpenReport  OpenTable  PrintObject  PrintPreview  SelectObject  SetProperty Filter/Query/Search  ApplyFiler  FindNextRecord  FindRecord  OpenQuery  Refresh  RemoveFilterSort  SetFilter  SetOrderBy  ShowAllRecords Macro Commands  OnError  RemoveAllTempVars  RunDataMacro  RunMenuCommand  SetLocalVar  SetTempVar  StopAllMacros  StopMacro System Commands  Beep  CloseDatabase  QuitAccess User Interface Commands  AddMenu  BrowseTo  LockNavigationPane  MessageBox  SetMenuItem  UndoRecord Window Management  CloseWindow  MaximizeWindow  MinimizeWindow  RetoreWindow. b. Events: Sự kiện tác động lên đối tƣợng để thực thi macro. Tùy thuộc vào đối tƣợng khác nhau sẽ có những event khác nhau. 148 − Mouse và Keyboard event Event Ý nghĩa Click click chuột trên đối tƣợng. DblClick Double click trên đối tƣợng. MouseDown Nhấn phím của chuột trên một đối tƣợng. MouseMove Di chuyển chuột ngang đối tƣợng. MouseUp Thả phím của chuột khi đang trỏ đến đối tƣợng KeyDown Nhấn phím của bàn phím KeyUp Thả phím − Form Event Event Ý nghĩa Open Khi form đƣợc mở, nhƣng record đầu tiên chƣa hiển thị Load Khi form đƣợc load vào bộ nhớ nhƣng chƣa mở Resize Khi kích thƣớc của form thay đổi Unload Khi đóng form và record unload, và trƣớc khi form di chuyển khỏi màn hình Close Khi đóng form Activate Khi form nhận focus, trở thành cửa sổ active GotFocus Khi form không active LostFocus Khi form mất focus − Form Data Events Event Ý nghĩa Current Khi di chuyển một record khác đến record hiện hành BeforeInsert Sau khi dữ liệu đầu tiên đƣợc nhập vào new record và trƣớc khi record thực sự đƣợc tạo AfterInsert After the new record đƣợc thêm vào bảng BeforeUpdate Trƣớc khi dữ liệu thay đổi đƣợc cập nhật vào record. AfterUpdate Sau khi dữ liệu thay đổi đƣợc cập nhật vào record. 149 Event Ý nghĩa Filter Khi filter đƣợc chỉ định nhƣng trƣớc khi nó đƣợc áp dụng. ApplyFilter Sau khi filter đƣợc áp dụng vào form. − Control Event Event Ý nghĩa BeforeUpdate Trƣớc khi dữ liệu trong control thay đổi thì cập nhật vào recordset. AfterUpdate Sau khi sự thay đổi dữ liệu đƣợc cập nhật vào recordset của form. Change Khi nội dung trong text box thay đổi. GotFocus Khi một control nhận focus LostFocus Khi một control mất focus Click Khi click chuột DblClick Khi double click 150 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƢƠNG 6 Bài 1: Thực hiện trên CSDL VPP.ACCDB Thiết kê form DIEUKHIEN nhƣ sau: Bài 2: Trên CSDL Quản lý lƣơng cán bộ thực hiện các yêu cầu sau: 1. In danh sách cán bộ một phòng ban nào đó nhƣ sau: Sau khi chọn tên một phòng ban, nhấn nút In danh sách cán bộ. đan sách cán bộ phòng ban đã chọn sẽ đƣợc in ra một report. 2. Thiết kế query in ra bảng tổng hợp cán bộ nhƣ sau: 151 3. Tạo form và report để xem và in bảng lƣơng của các phòng ban nhƣ sau: Sau khi chọn tên một phòng ban, bảng lƣơng các cán bộ phòng đó hiển thị lên sub- form. Nhấn nút In bảng lƣơng, bảng lƣơng riêng phòng ban đó sẽ đƣợc in ra một report. 4. Thiết kế form tìm kiếm nhân viên theo mã số nhƣ sau:  Nút lệnh Tìm nhân viên gắn với một macro. Macro này thực hiện thao tác mở một query chứa các thong tin liên quan đến nhân viên có mã số cần tìm kiếm.  Nút lệnh thoát: Thoát khỏi Access 5.Thiết kê form quản lý nhân viên nhƣ sau: 152 BÀI TẬP TỔNG HỢP Câu 1: Tạo CSDL có tên là Quanlydien.Accdb Câu 2 : Thiết kế bảng - Tạo mối quan hệ - Nhập dữ liệu vào bảng theo các yêu cầu sau - Khachhang : MAKH(T,4); TENKHACH(T,10); DIACHI(T,40) - Sudung : MASD(T,2); LOAISD(T,15); DONGIA(N,Int) - Chitiet : MASD(T,2); MAKH(T,4); SOKW(N,Int); THANHTIEN(N,Double) Câu 2 : Tạo các Query thực hiện các yêu cầu sau 1. Tính cột THANHTIEN trong bảng CHITIET biết THANHTIEN = SOKW*DONGIA, nếu SOKW<=100 dongia giữ nguyên; nếu 100<SOKW<=200 dongia đƣợc tính gấp 1,5 lần; nếu SOKW>200 dongia dƣợc tính gấp 2 lần. 2. Tìm danh sách hộ phải trả tiền điện nhiều nhất. 3. Thêm dữ liệu “KH07”; “NAM”; “10 KHU DÂN CƢ CHÍNH NGHĨA” vào bảng KHACHHANG. Câu 3 : Tạo Form TIENDIEN như hình sau; yêu cầu : 153 Câu 4 : Tạo Report HOADON như hình sau Câu 5 : Tạo Form điều khiển như hình sau, yêu cầu: 1. Chọn Form tiền điện và nhấn nút thực hiện sẽ mở form tiendien 2. Chọn Report hóa đơn và nhấn nút thực hiện sẽ mở report hoadon ra trên màn hình. 154 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Đỗ Trọng Danh, Nguyễn Vũ Ngọc Tùng, Tự học Microsof Access 2010, NXB Đại học Sƣ Phạm, 2012 [2] Giáo trình Access 2007, Đại học công nghệ thông tin, TP. Hồ Chí Minh [3] Giáo trình Access 2010, Trung tâm tin học, Đại học Bách khoa TP Hồ Chí MInh 155 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .......................................................................................................... 1 Chƣơng 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS...........2 1.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu - khái niệm cơ sở dữ liệu quan hệ ......................... 2 1.1.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu ........................................................................... 2 1.1.2 Khái niệm cơ sở dữ liệu quan hệ ............................................................. 3 1.2 Khái niệm hệ quản trị CSDL ......................................................................... 5 1.3 Tổng quan về Microsoft Access ..................................................................... 6 1.3.1 Cơ bản về Access 2010 ........................................................................ 6 1.3.2 Cách tạo tập tin cơ sở dữ liệu: ........................................................ 9 1.3.3 Quản lý cơ sở dữ liệu ...................................................................... 10 1.3.4 Các đối tƣợng trong cơ sở dữ liệu trong Access ......................... 11 1.3.5 Thao tác với các đối tƣợng trong cơ sở dữ liệu ......................... 12 Chƣơng 2. THIẾT KẾ BẢNG VÀ THIẾT LẬP QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG ...................................................................................................................... 18 2.1. Thiết kế bảng ..................................................................................... 18 2.1.1 Khái niệm bảng ................................................................................. 18 2.1.2 Khóa chính (Primary key) ............................................................ 19 2.1.3 Khóa ngoại (Foreign Key) ................................................................ 20 2.1.4 Cách tạo bảng .................................................................................. 20 2.1.5 Các kiểu dữ liệu (Data Type) ........................................................ 23 2.1.6 Các thuộc tính của Field ................................................................ 25 2.1.7 Hiệu chỉnh cấu trúc của bảng ...................................................... 35 2.2 Cách nhập dữ liệu cho bảng ......................................................... 35 2.2.1 Cách nhập dữ liệu cho bảng ........................................................ 35 2.2.2 Một số định dạng trong chế độ Database View ......................... 36 2.3 Thiết lập quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu: .............. 38 2.3.1 Các loại quan hệ .............................................................................. 39 2.3.2 Cách tạo quan hệ ............................................................................ 40 2.3.3 Cách xóa quan hệ ............................................................................ 42 2.3.4 Kiểu kết nối (Join type): ................................................................ 43 2.4 Tìm kiếm, sắp xếp dữ liệu trên bảng ............................................... 44 2.4.1 Tìm kiếm........................................................................................... 44 2.4.2 Sắp xếp .............................................................................................. 45 2.5 Lọc dữ liệu ........................................................................................ 46 2.5.1 Filter by selection ............................................................................. 46 2.5.2 Filter by form .................................................................................. 47 2.5.3 Advanced filter ................................................................................ 47 2.6 Một số toán tử -hàm -biểu thức trong Access ......................................... 48 156 Chƣơng 3. THAO TÁC DỮ LIỆU VỚI TRUY VẤN ......................................... 62 3.1 Khái niệm về truy vấn, các chế độ hiển thị cửa sổ truy vấn .... 62 3.2 Tạo truy vấn chọn ............................................................................. 64 3.2.1 Cách tạo select query bằng Wizard ............................................ 64 3.2.2 Cách tạo select query bằng Design view ..................................... 66 3.2.3 Sử dụng biểu thức điều kiện ................................................................. 69 3.3 Các toán tử sử dụng vào tiêu chuẩn lựa chọn ................................ 71 3.3.1 Sử dụng ký tự đại diện ..................................................................... 71 3.3.2 Trích những mẩu tin không khớp với một trị khai báo ................ 71 3.3.3 Trích mẩu tin có hoặc không có dữ kiện ........................................ 72 3.3.4 Trích mẩu tin ứng với ngày hiện hành của máy hay 1 danh sách 72 3.3.5 Khai báo các phép tính trong biểu thức tiêu chuẩn ....................... 72 3.3.6 Truy vấn có nhiều điều kiện ở nhiều fields ................................. 72 3.4 Total query ....................................................................................... 76 3.4.1 Cách tạo Total Query: ................................................................... 77 3.4.2 Các tùy chọn trên dòng Total: ...................................................... 78 3.5 Queries tham số (Parameter Queries) ........................................ 79 3.6 Crosstab query ................................................................................ 80 3.6.1 Khái niệm: ......................................................................................... 80 3.6.2 Cách tạo: .......................................................................................... 80 3.7 Các loại query tạo bằng chức năng Wizard ............................... 83 3.7.1 Find Duplicate query....................................................................... 83 3.7.2 Find Unmatched query Wizard................................................... 84 3.8 Action query ..................................................................................... 84 3.8.1 Update query ................................................................................... 85 3.8.2 Make-Table query .......................................................................... 86 3.8.3 Append query .................................................................................. 87 3.8.4 Delete query...................................................................................... 88 Chƣơng 4: THIẾT KẾ GIAO DIỆN VỚI BIỂU MẪU (FORM) ...................... 99 4.1 Khái niệm về biểu mẫu: ............................................................................... 99 4.2.Các thành phần trên biểu mẫu ............................................................. 100 4.3 Thiết kế biểu mẫu .................................................................................... 103 4.3.1 Tạo một Single Form .................................................................... 104 4.3.2 Tạo form bằng chức năng Form Wizard ................................. 105 4.3.3 Tạo Form bằng Design ................................................................. 106 4.4. Thiết lập thuộc tính ....................................................................... 109 4.5 Sử dụng Form ................................................................................ 109 4.6 Nâng cấp biểu mẫu ........................................................................ 112 4.6.1 Cách tạo các control có hỗ trợ của chức năng Wizard .......... 112 4.6.2 Mainform – subform: ..................................................................... 116 Chƣơng 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO (REPORT) ................................................. 121 157 5.1 Khái niệm về báo cáo, các chế độ hiển thị cửa sổ ....................... 125 5.2 Thiết kế báo cáo .......................................................................... 125 5.2.1 Tạo bằng lệnh Report: ................................................................. 125 5.2.2 Tạo report bằng chức năng Wizard ......................................... 126 5.2.3 Tạo report bằng Design ............................................................... 127 5.4 Tạo report có phân nhóm ........................................................... 129 5.4.1 Sử dụng Total Query .................................................................... 129 5.4.2 Report Grouping .......................................................................... 131 5.4.3 SubReport ...................................................................................... 133 5.4.4 Tạo report có phân nhóm bằng wizard ................................... 134 5.4.5 Ngắt trang trong report phân nhóm ........................................ 135 5.5 Định dạng report ......................................................................... 136 5.5.1 Tạo lƣới cho report: ..................................................................... 136 5.5.2 Thiết lập thuộc tính của các đối tƣợng trong report ............. 136 5.5.3 Định dạng dữ liệu ......................................................................... 137 Chƣơng 6.TẠO MACRO ................................................................................... 140 6.1 Giới thiệu ........................................................................................ 140 6.2 Cách tạo và thực thi macros: .................................................... 141 6.2.1 Cách tạo: ........................................................................................ 141 6.2.2 Thực thi macro .............................................................................. 142 6.2.3 Sub Macro: .................................................................................... 143 6.2.4 Các Actions và các Events thông dụng ...................................... 146 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 154 MỤC LỤC ...................................................................................................... 155